PHẦN II: CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP: HIỆN ĐẠI HểA VĂN PHềNG 1. Lý luận về hiện đại hóa văn phòng
2. Thực trạng về công tác văn phòng tại Phòng Hành chính tổ chức 1. Công tác văn thư lưu trữ
Nhận thức được ý nghĩa, vị trí của công tác văn thư- lưu trữ, tại văn phòng công ty rất chú trọng tới công tác này. Từ việc soạn thảo, ban hành văn bản đến việc giải quyết các loại công văn giấy tờ đi- đến đều được chú ý quan tâm, cụ thể như sau:
- Việc soạn thảo và ban hành các loại văn bản
Văn bản mà công ty ban hành bao gồm rất nhiều loại, chủ yếu là: công văn, quyết định, giấy mời, giấy đi đường.... Việc soạn thảo và ban hành các loại văn bản này được cơ quan thực hiện đúng theo quy định của nhà nước, cả về thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản. Quá trình soạn thảo được tiến hành trực tiếp trên máy vi tính, các văn bản sau khi đã hoàn chỉnh được in ra giấy trình lãnh đạo xem xét và ký duyệt. Số và ký hiệu của văn bản được đánh rất chính xác theo quy định của Nhà nước đã ban hành. Đối với các loại văn bản mật khi mới được bàn bạc nội dung của văn bản được giữ bí mật cho đến khi có quyết định chính thức của cơ quan về việc ban hành văn bản.
Về kỹ thuật soạn thảo văn bản: Ở văn phòng công ty có các chuyên viên về soạn thảo văn bản, họ đều có chuyên môn và nghiệp vụ rất tốt văn bản khi ban hành không xảy ra tình trạng sai về nội dung và thể thức văn bản.
- Quản lý và giải quyết công văn đến
Tất cả các loại văn bản, giấy tờ đến cơ quan công ty đều được đăng ký vào sổ, được quản lý thống nhất ở bộ phận văn thư, được xử lý một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật an toàn. Về cơ bản, tất cả các công văn, tài liệu, thư, điện gửi đến văn phòng công ty, qua bưu điện hoặc chuyển trực tiếp đều được đăng ký và làm thủ tục ở văn thư của cơ quan. Các công văn đến được bộ phận văn thư phân loại theo cơ quan đơn vị. Công văn đến cơ quan thường là các công văn từ trên gửi xuống và của các đơn vị ở dưới gửi lên, sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng thì bộ phận văn thư tiến hành vào sổ công văn đến của cơ quan và nhập dữ liệu vào máy vi tính. Sau khi nhận văn bản văn thư chuyển trực tiếp đến những người có liên quan, nếu ngoài bì thư có nghi tên cụ thể tên người nhận. Còn nếu văn bản không ghi tên người nhận mà chỉ ghi tên cơ quan thì công văn đó được chuyển trực tiếp đến chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng để xem xét giải quyết. Trong quá trình tiếp nhận công văn đến bộ phận văn thư của cơ quan kiểm tra, xem xét đối chiếu số và ký hiệu bên ngoài phong bì với bưu điện hoặc với người chuyển trực tiếp, trường hợp không đúng hoặc phong bì không còn nguyên vẹn thì trả lại.
- Quản lý và giải quyết công văn đi
Việc quản lý và giải quyết công văn đi của văn phòng công ty được tiến hành theo đúng nguyên tắc do Nhà nước quy định. Đó là mọi công văn giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư của văn phòng để đăng ký đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Do thực hiện tốt nguyên tắc này lên đã hạn chế được tình trạng lạm dụng giấy tờ, con dấu của cơ quan để làm những việc phi pháp, sai nguyên tắc không đúng với chế độ.
Các công văn đi được bộ phận văn thư của cơ quan quản lý một cách rất khoa học và xử lý nhanh chóng, hạn chế đến mức thấp nhất vịêc chậm trễ hay để thất lạc công văn, tài liệu.
Việc đăng ký vào sổ công văn đi được tiến hành thống nhất tại văn thư cơ quan. Mọi công văn khi chuyển đi đều được đăng ký vào sổ, lấy số công văn, nhân bản, đóng dấu, gửi đi theo đúng thành phần cần gửi được thể hiện ở mục “ Nơi nhận”.
Bộ phận văn thư của văn phòng thực hiện việc gửi công văn đi rất đúng nguyên tắc, đó là tất cả các công văn đi được gửi ngay trong ngày vào sổ và đăng ký phát hành.
Để đảm bảo cho công tác văn thư lưu trữ được nâng cao văn phòng đã có những quy định cụ thể trong việc giải quyết, quản lý văn bản. Văn phòng thường xuyên có hướng dẫn đôn đốc bộ phận văn thư thực hiện tốt nghị định 142/CP của Hội Đồng Bộ Trưởng và điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ, Nghị định số 62/CP của chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Về quản lý công văn tài liệu
+ Bộ phận văn thư có trách nhiệm quản lý in ấn, sao, đóng dấu, lưu trữ các loại công văn tài liệu của công ty theo quy định hiện hành của Nhà nước.
+ Chuyển công văn đi- đến đúng địa chỉ, đối tượng và kịp thời.
+ Những công văn khẩn, hoả tốc phải được gửi kịp thời trực tiếp đến nơi nhận, không được để lưu tại văn phòng quá 24 giờ.
+ Mọi công văn đi- đến đều phải ghi vào sổ công văn và ghi đầy đủ nội dung cột, mục theo quy định của Nhà nước.
+ Những công văn có dấu mật, Tuyệt mật, Tối mật, phải được bảo quản và sử dụng đúng theo các quy định về bảo mật của Nhà nước.
+ Không được chuyển các văn bản có ghi ý kiến của lãnh đạo vào bên lề văn bản cho cơ quan khác (bên ngoài), mà phải thể chế thành văn bản chính thức mới gửi.
+ Cán bộ, nhân viên, chuyên viên văn phòng phải thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật công văn tài liệu, không tự tiện cung cấp văn bản, tài liệu của cơ quan ra ngoài khi chưa được phép của lãnh đạo công ty và lãnh đạo văn phòng.
+ Cán bộ, chuyên viên, nhân viên nghỉ qua 02 tháng do đi công tác, học tập hoặc nghỉ việc vì lý do đau ốm... phải bàn giao tài liệu do mình quản lý cho người được phân công đảm nhiệm công việc thay.
+ Không được bán giấy vụn (nếu chưa được xử lý) có thông tin quan trọng của nhà nước hoặc cơ quan ra ngoài.
Về công tác hành chính, văn thư đánh máy
+ Bộ phận văn thư có trách nhiệm tiếp nhận chuyển giao, lưu trữ các công văn, tài liệu gửi đến hoặc gửi đi.
+ Bộ phận hành chính, văn thư phải kiểm tra lại toàn bộ thể thức văn bản như:
ngày, tháng, số công văn, trích yếu nội dung, chức danh, thẩm quyền ký, địa chỉ nơi nhận... theo quy định của nhà nước.
+ Những công văn, tài liệu gửi đi hoặc đến phải vào sổ, kiểm tra, nếu đủ thủ tục thì chuyển ngay trong ngày, không để thất lạc hoặc để quá một ngày.
+ Người được phân công quản lý con dấu không được để thất lạc hoặc trao con dấu cho người khác, chỉ trao khi được Trưởng phòng Hành chính tổ chức đồng ý, không được đóng dấu khống chỉ vào bất cứ loại giấy tờ gì.
+ Phải có ký duyệt của Trưởng phòng Hành chính tổ chức, Phó phòng Hành chính tổ chức mới được đánh máy, phô tô, in công văn, tài liệu; việc đánh máy, sao chộp, in cụng văn, tài liệu phải chớnh xỏc, rừ ràng, khụng viết tắt, tẩy xoỏ.
+ Không được tự ý sử dụng máy tính, máy phô tô, máy fax, máy in và các phương tiện khác của văn phòng vào việc riêng khi chưa được sự đồng ý.
Nhìn chung cán bộ nhân viên, chuyên viên trong văn phòng đã thực hiện rất tốt những quy định trên.
2.2. Xử lý thông tin
Thông tin và tri thức luôn hiện hữu trong mọi hoạt động sản xuất và hoạt động kinh tế, ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp. Nhưng phải chờ đến khi nền sản xuất công nghiệp và nền kinh tế hàng hoá phát triển cao từ giữa thế kỷ XX đến nay, nhiều nhu cầu về thông tin và xử lý thông tin mới nảy sinh nhanh chóng và đòi hỏi phải đáp ứng kịp thời.
Để xử lý các luồng thông tin đầu vào, đầu ra người ta nối các máy tính thành mạng để tiện liên hệ, làm việc vơi nhau. Như mạng LAN, mạng WAN, mạng Internet...
Với những ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tac văn phòng làm cho hoạt động của văn phòng được khoa học và công nghệ hoá. Tất cả các công việc của văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần để thực hiện chức năng tham mưu, điều hành tổng hợp đều được hệ thống máy vi tính cùng các trang thiết bị của công nghệ thông tin hỗ trợ, xử lý. Các hoạt động trên đều được thực hiện theo những quy trình cần thiết.
Nhận thức được điều này toàn thể cán bộ, nhân viên, chuyên viên trong văn phòng công ty đã rất chú trọng tới công tác thu thập và xử lý thông tin. Việc thu thập và xử lý thông tin của văn phòng không chỉ đơn thuần từ sách báo, tạp chí, công văn, giấy tờ mà đã phần nào ứng dụng được công nghệ thông tin vào vấn đề này. Đó là việc chuyển thư từ, trao đổi giữa các bộ phận trong nội bộ văn phòng và giữa văn phòng với các đơn vị phòng ban, bộ phận khác đã sử dụng đường thư
điện tử (Email), máy fax, thay cho việc phải chạy đi, chạy lại hay phải ra bưu điện để chuyển, gửi công văn giấy tờ... như vậy đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức mà hiệu quả mang lại rất cao. Các thông tin được thu- phát khá nhanh chóng và có phạm vi rộng và việc trao đổi thông tin diễn ra thường xuyên liên tục.
Văn phòng là đầu não thu thập và xử lý mọi thông tin đi- đến của cơ quan cũng đã phần nào khắc phục được việc ùn tắc thôn tin. Chính điều này đã có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động chung của toàn công ty. Nó cho phép thực hiện tự động hoá các quy trình xử lý thông tin theo yêu cầu của hệ thống quản lý với hiệu quả cao về tốc độ, độ chính xác, khả năng truyền dẫn, tìm kiếm, chọn lọc, lưu trữ và phân tích.
Quá trình xử lý thông tin tại văn phòng đã tạo nên sự phối hợp rất nhịp nhàng ăn khớp giữa các phòng ban, các bộ phận với nhau, góp phần rất lớn vào việc nâng cao hiệu quả công việc và tạo ra không khí hào hứng, sôi nổi của các nhân viên trong quá trình làm việc.
Hiện nay việc thu thập thông tin tại văn phòng công ty một phần từ sách báo, công văn, giấy tờ... còn phần lớn là trên mạng internet đã khai thác được các cơ sở dữ liệu trực tiếp với nguồn gốc chính xác. Bởi vì nếu như xét về phương diện các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho việc tìm kiếm các thông tin trên mạng diện rộng hoàn toàn không khó, tại văn phòng công ty các máy tính đều được nối mạng diện rộng và nối mạng nội bộ. Tuy nhiên một hạn chế mà không chỉ văn phòng không thể tránh khỏi đó là chưa thực sự khai thác hết các tính năng của việc tìm kiếm thông tin trên mạng internet, chưa hiểu hết vai trò, tầm quan trọng cũng như hiệu quả của việc nối mạng, nên nhiều khi còn xảy ra tình trạng lãng phí cơ sở vật chất, trang bị kỹ thuật
2.3. Tổ chức lao động tại văn phòng
Phòng Hành chính tổ chức của công ty có nhân sự còn khá mỏng, trong đó có 1 Trưởng phòng Hành chính tổ chức và 1 Phó phòng Hành chính tổ chức và 5 nhân viên.
Cán bộ nhân viên văn phòng đều có trình độ chuyên môn, có phẩm chất đạo đức tốt, nhiệt tình và có trách nhiệm với công việc, tích cực học hỏi kinh nghiệm, có khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ được giao lãnh đạo trong văn phòng phân công lao động cho từng bộ phận, mỗi chuyên viên tương đối khoa học, hợp lý. Dựa vào trình độ chuyên môn mà mỗi cán bộ, nhân viên trong văn phòng đảm nhận một lĩnh vực công tác riêng, đúng chức danh, phù hợp với trình độ, khả năng, sở trường
nhằm phát huy một cách cao nhất năng lực của từng cán bộ, nhân viên trong văn phòng. Lãnh đạo văn phòng đã có những chương trình kế hoạch phân công công việc, gắn với từng chức danh rất hợp lý, không có hiện tượng chồng chéo trong công việc người thì phải làm quá nhiều việc trong một lúc, người thì quá nhàn dỗi.
Nhìn chung chất lượng công tác tốt, mọi người trong văn phòng đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Như vậy việc bố trí lao động như hiện nay của văn phòng là khá hợp lý nên đã phát huy được hiệu suất của các phòng ban trong văn phòng nói riêng và toàn bộ văn phòng nói chung.
Thực hiện tốt công tác lập kế hoạch và cử cán bộ phòng Hành chính tổ chức tham gia các chương trình đào tạo, bồi dưỡng theo đúng quy định của công ty. Tại phòng Hành chính tổ chức thường xuyên có cán bộ đi công tác, học tập, chính điều này đã tạo điều kiện bồi dưỡng và nâng cao năng lực, trình độ của cán bộ, nhân viên trong văn phòng, giúp cho họ có cơ hội tiếp cận, giao lưu học hỏi những kinh nghiệm làm việc.
Công tác quy hoạch của văn phòng đã thực hiện theo đúng quy định của công ty đề ra, Ban lãnh đạo văn phòng đã bàn bạc thống nhất từng trường hợp quy hoạch cụ thể, việc xây dựng chương trình kế hoạch công tác cũng được Trưởng phòng Hành chính tổ chức trao đổi với lãnh đạo công ty để cho ý kiến, dự thảo chương trình công tác tháng, quý, 6 tháng, hàng năm và báo cáo lãnh đạo công ty tại các cuộc họp đầu tuần, sau khi được lãnh đạo công ty cho ý kiến, Trưởng phòng Hành chính tổ chức thông báo về chương trình công tác tháng, quý, 6 tháng, năm cho toàn bộ văn phòng được biết và thực hiện. Trong các chương trình công tác đều nờu rất rừ cỏc nội dung cụng việc, đơn vị, người thực hiện, và thời gian hoàn thành. Cán bộ, nhân viên của phòng Hành chính tổ chức đều rất cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nhiều khi do tính chất công việc gấp gáp mọi người trong phòng Hành chính tổ chức phải làm thêm cả ngày nghỉ, hay làm thêm giờ để khi đã hết giờ làm việc để đảm bảo tiến độ công việc.
Việc theo dừi và thực hiện cụng tỏc tiền lương, tiền thưởng, nghỉ chế độ điều dưỡng vào bảo hiểm xã hội đúng chế độ quy định, hàng quý phòng Hành chính tổ chức tiến hành rà soát đúng tiêu chuẩn, chế độ, đảm bảo quyền lợi chính đáng cho từng cán bộ trong phòng Hành chính tổ chức. Trưởng phòng Hành chính tổ chức rất quan tâm tới đời sống tinh thần của cán bộ, nhân viên trong văn phòng. Văn phòng có kế hoạch cụ thể cho việc thăm hỏi cán bộ, nhân viên và các chuyên viên mỗi khi ốm đau, phải vào bệnh viện. Không chỉ có vậy, trong gia đình cán bộ, nhân viên nào có người thân đau ốm đều được tổ chức đến thăm hỏi động viên.
Về môi trường làm việc: Xét thấy rằng việc sắp xếp, bố trí phòng làm việc như hiện nay của phòng Hành chính tổ chức là chưa thực sự khoa học, hợp lý, chưa phù hợp với một văn phòng hiện đại. Xu thế hiện nay là các văn phòng thường được bố trí theo mặt bằng mở, các phòng được ngăn cách nhau bởi các vách ngăn, nhưng tại phòng Hành chính tổ chức các phòng làm việc vẫn còn tách biệt nhau, gây khó khăn cho việc trao đổi trực tiếp giữa các bộ phận hơn nữa việc bố trí như vậy là rất tốn kém diện tích và chi phí quản lý.
2.4. Trang thiết bị, công nghệ phục vụ cho công tác văn phòng
Về cơ bản tại phòng Hành chính tổ chức thì các trang bị phục vụ cho công tác văn phòng khá đầy đủ, các thiết bị vật dụng, công nghệ thông tin tối thiểu như:
máy tính, máy fax, điện thoại, máy in, máy scan, máy photocopy, máy huỷ tài liệu.... đã được văn phòng trang bị đầy đủ để phục vụ cho công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này.
Hiện nay tất cả các lãnh đạo, cán bộ nhân viên trong văn phòng công ty đều làm việc trên máy vi tính, các máy đều đã được nối mang diện rộng và mạng nội bộ, các bộ phận được bố trí khoa học hợp lý với đầy đủ máy móc thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng. Tính đến thời điểm hiện nay toàn bộ công ty có 02 ô tô để phục vụ đưa đón lãnh đạo đi công tác; 62 máy vi tính, bình quân mỗi cán bộ, nhân viên sử dụng một máy; 03 máy fax; 02 máy scan; 03 máy photocopy; 03 máy huỷ tài liệu, ngoài ra điện thoại, điều hoà nhiệt độ thì phòng làm việc nào cũng được trang bị rất đầy đủ.
Những đồ dùng thông dụng như bàn ghế, tủ đựng tài liệu hồ sơ, giấy tờ là những thứ không thể thiếu trong văn phòng, bàn ghế và tủ đựng tài liệu trong phòng làm việc của lãnh đạo được trang bị rất sang trọng. Ngoài ra mỗi nhân viên trong văn phòng đều có tủ đựng hồ sơ, tài liệu riêng cho từng người, các vật dụng hàng ngày như ghim, kẹp giấy... đều được cung cấp rất đầy đủ kịp thời khi cần thiết.
Phòng họp của văn phòng là nơi thường xuyên diễn ra các cuộc họp, hội nghị, bàn bạc công việc... cũng được văn phòng bố trí tương đối khoa học, đầy đủ. Các thiết bị, máy móc như: máy chiếu, máy ghi âm, máy ảnh, loa đài, micro..., bàn ghế trong hội trường đã phần nào đáp ứng được yêu cầu thẩm mỹ nói chung. Ngoài ra trong phòng họp, điều hoà nhiệt độ, quạt điện, bình hoa, tranh ảnh trang trí, rèm cửa tạo ra một không khí rất trang trọng, lịch sự.