4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng
Trang thiết bị máy tính, máy in và các dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản. Tiến tới việc quản lý văn bản bằng phần mền dữ liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm một cách nhanh chóng.
Việc hiện đại hoá trang thiết bị phải được tiến hành đồng bộ với hiện đại hoá chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó và trong đó việc trang bị tri thức cần được tiến hành trước một bước. Một văn phòng hiện đại là một văn phòng được trang bị những thiết bị hiện đại, được bố trí một cách khoa học, hợp lý kết hợp với một trình độ tri thức luôn luôn sẵn sàng ứng dụng công nghệ khoa học sẽ tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn.
Xây dựng một mô hình Văn phòng hiện đại liên tục cập nhật. Tổ chức phòng làm việc một cách khoa học với đầy đủ các tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo cả về sức khỏe và tinh thần cho cán bộ, công chức. Cần quan tâm phát triển đồng bộ tất cả các lĩnh vực trong văn phòng để tạo nên sự phát triển chung, toàn diện cho văn phòng.
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong trong một phòng làm việc của văn phòng, đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu
Sắp xếp, bố trí phòng làm việc khoa học có một vị trí quan trọng quyết định đến thành công trong công việc. Phòng làm việc của công ty được bố trí hợp lý, mỗi một phòng, bộ phận có phòng làm việc riêng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho quá trình giải quyết công việc, có hành lang đi lại thuận lợi cho việc liên hệ công tác. Các phòng làm việc được trang bị các phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu giải quyết công việc đầy đủ và hiện đại, giúp công việc được giải quyết nhanh chóng không bị ùn tắc. Vị trí các thiết bị, phương tiện được sắp đặt khoa học và phù hợp tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ văn phòng khi thực hiện nhiệm vụ.
Tuy nhiên các phòng làm việc còn xa rời nhau vì vậy không thuận tiện cho việc đi lại, tiếp xúc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với nhân viên, diện tích phòng làm việc còn hẹp, khoảng trống di động ít, khó khăn cho việc đổi mới, tổ chức lại phòng làm việc khi cần. Việc đầu tư các trang thiết bị hiện đại cho văn phòng chưa được chú trọng, số lượng máy vi tính còn ít, một số phòng chưa có điều hòa nhiệt độ, làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy cũng như sức khỏe của cán bộ, công chức đặc biệt là vào mùa hè oi bức.
Có thể sơ đồ hóa phòng làm việc của văn phòng như sau: (Xem phụ lục số 04)
4.3. Các phầm mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng tại công ty, nhận xét bước đầu hiệu quả mang lại.
4.3.1. Phần mềm quản lý nhân sự
OOS.GHR là phần mềm tổng thể, chuyên phục vụ quản trị nhân sự, hệ thống phần mềm quản lý toàn diện vòng đời nhân sự từ khâu tuyển dụng, quản lý, đào tạo, tới khi nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc thuyên chuyển công tác. Ngoài những tính năng cơ bản của hệ thống phần mềm quản lý nhân sự, OOS.GHR tích hợp với các hệ thống ERP, Accounting,.. khả năng đáp ứng toàn diện những yêu cầu đặc thù của công ty.
4.3.2. Phần mềm quản lý văn bản
NeoDOC là phần mềm chuyên sâu về công tác quản lý văn bản, tận dụng các thế mạnh của công nghệ mã nguồn mở tạo thành một hệ thống hoàn chỉnh chứa đựng hầu hết các tính năng cơ bản và nâng cao mà công ty cần có. Các nghiệp vụ phức tạp như xử lý văn bản đến, văn bản đi, tra cứu, thống kê báo cáo...trước khi đưa vào hệ thống đều được khảo sát và phân tích kỹ, tổ chức thành các phân hệ chuyên biệt, nhưng vẫn đảm bảo liên kết chặt chẽ và kế thừa dữ liệu. Quá trình gửi, nhận, luân chuyển, ban hành... văn bản cũng được tiêu chuẩn hóa theo quy trình đặc thù của từng đơn vị, phòng ban và thực hiện hoàn toàn trên phần mềm. Chức năng hồ sơ công việc hỗ trợ người dùng thu thập, lưu văn bản thành các tập hồ sơ có cấu trúc cây để cá nhân sử dụng và chia sẻ với các thành viên khác trong hệ thống.
4.3.3. Phần mềm quản lý tài sản
Phần mềm DTSoft xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, phần mềm mang lại hiệu quả tối ưu cho công tác quản lý tài sản. Phần mềm giúp công ty, quản lý chi tiết tài sản, các hoạt động liên quan tới tài sản, tối ưu hóa chi phí và
nâng cao năng suất lao động. Bên cạnh đó phần mềm hỗ trợ tổng hợp và truyền nhận báo cáo tài sản giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới thuận tiện, nhanh chóng.
4.3.4. Phần mềm quản lý tài chính
Phần mềm ERP SAP BUSINESS ONE STARTER PACKAGE là phần mềm có khả năng ngăn chặn thất thoát về tài chính hay sự cố kinh doanh do hệ thống có khả năng quản lý mua hàng ngay từ giai đoạn đặt hàng (tránh mua hàng không cần thiết, mua giá không hợp lý…) và quản lý bán hàng ngay từ khi làm hợp đồng bán hàng (tránh bán nợ, bán sai giá, bán cho khách hàng có nợ xấu). Quản lý các bất thường trong công ty (nợ quá hạn, tiền mặt quá ít, các khoản chi không đúng quy định, tồn kho xuống dưới mức tồn kho tối thiểu hay vượt mức tồn kho tối đa…).
Đây là phần mềm tự động hóa quá trình hạch toán kế toán, giúp giảm nhân sự nhưng vẫn đảm bảo dữ liệu chớnh xỏc, rừ ràng;
PHẦN II: CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP: HIỆN ĐẠI HểA VĂN PHềNG