I. Hình thức văn bản:
1. Văn bản Hành chính: Quyết định, chỉ thị, công văn, thông báo, tờ trình, báo cáo, đề án, phương án, biên bản, hợp đồng, giấy phép, thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển công văn và một số văn bản khác.
2. Văn bản chuyên ngành: Gồm các văn bản liên quan đến công tác chuyên, môn nghiệp vụ của Phòng Hành chính tổ chức, phòng Dự án Kinh doanh, các Trưởng phòng Hành chính tổ chức phòng nghiệp vụ khác trong Công ty.
II. Thể thức và kỹ thuật văn bản:
1. Thể thức trình bày văn bản được thực hiện theo quy chế quản lý văn bản số 02/QĐ- HCTC, ngày 29 tháng 01 nă 2010.
2. Kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản.
- Việc soạn thảo văn bản phải đảm bảo chính xác về mặt nội dung, hình thức trình bày văn bản, kiểm tra lỗi chính tả trước khi ban hành.
- Khi phát hiện sai sót về hình thức, nội dung của văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, cán bộ văn thư lưu trữ phải trả lại đơn vị soạn thảo để hoàn chỉnh, nếu văn bản đã ban hành mà phát hiện có sai sót thì phải yêu cầu đính chính lại bằng văn bản gửi tới nơi đã phát hành văn bản.
- Văn bản trước khi ban hành phải kiểm tra nội dung, thể thức, hình thức, và tính hợp pháp của văn bản. Người soạn thảo văn bản phải ký nháy vào văn bản trước khi trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt.
III. Thẩm quyền ký văn bản:
- Giám đốc Công ty có thẩm quyền ký kết các văn bản theo quy định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc Công ty.
- Giám đốc Công ty có thể uỷ quyền cho cấp phó ký thay các văn bản trong phạm vi quyền hạn của mình. Trong trường hợp cần thiết có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách cấp dưới ký thừa lệnh (TL), nhưng việc uỷ quyền ký phải được thực hiện bằng văn bản.
- Phụ trách các phòng có quyền ký vào các văn bản trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của phòng hoặc trong trường hợp được uỷ quyền.
- Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai IV. Sao văn bản:
1. Các hình thức sao văn bản:
a) Sao y bản chính: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
b) Bản trích sao: Là bản sao một phần nội dung của văn bản được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
c) Bản sao lục: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản Sao y bản chính, và trình bày theo thể thức quy định.
2. Thể thức sao văn bản:
- Thể thức sao văn bản gồm các yếu tố về hình thức sao, số và ký hiệu bản sao, địa danh ngày, tháng, năm sao, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền, dấu của Công ty.
- Bản sao văn bản được thực hiện theo thể thức quy định có giá trị pháp lý như bản chính.
- Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không thực hiện đúng thể thức quy định chỉ có giá trị tham khảo, không có giá trị pháp lý.
V. Nguyên tắc chung về quản lý văn bản đi, văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến, văn bản đi của Công ty đều được đăng ký tại sổ văn thư.
1. Trình tự xử lý văn bản đến:
- Tiếp nhận, xử lý văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện, hoặc cán bộ trong các đơn vị chuyển đến, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm kiểm tra số lượng, tình trạng bì thư, nơi nhận, dấu niêm phong(nếu có)trước khi ký nhận.
2. Trình chuyển văn bản đến.
a) Phân loại và xử lý văn bản đến.
Loại không bóc phong bì: Văn thư không được bóc các loại phong bì sau:
+ Bì văn bản đến có đóng dấu ký hiệu các độ mật, nếu văn thư không được giao nhiệm vụ thì không được bóc.
+ Bì văn bản đến gửi đích danh Phòng, ban hoặc cá nhân, văn thư có trách nhiệm chuyển bì văn bản đến đích danh nơi nhận ghi trong phong bì.
+ Các loại văn bản liên quan đến hoá đơn, chứng từ kế toán...
+ Thư riêng.
Loại được bóc phong bì.
+ Văn thư được bóc bì và đăng ký các loại văn bản đến khi ngoài bì gửi chung tên Công ty hoặc ghi chức danh của người đứng đầu Công ty(nếu được sự đồng ý của Giám đốc Công ty).
+ Những bì văn bản có đóng dấu độ khẩn cần bóc ngay để giải quyết kịpthời.
+ Tất cả các bì văn bản đến đều được đóng dấu “đến” vào số văn bản, ngày tháng nhận văn bản, nơi gửi văn bản (trừ một số văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật như: Hoá đơn, chứng từ kế toán...) sau đó chuyển cho người có thẩm quyền xử lý văn bản.
Đối với văn bản được gửi qua fax, văn thư có trách nhiệm đóng dấu đến và chuyển cho đơn vị có trách nhiệm giải quyết.
Văn bản đến được chuyển đi cùng phiếu xử lý văn bản (theo mẫu ) cho các đơn vị có thẩm quyền giải quyết.
VI. Chuyển phát văn bản đi:
- Văn bản ký ban hành đều được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là vào đầu giờ làm việc của tuần tiếp theo. Đối với văn bản có độ khẩn phải chuyển phát ngay theo chỉ đạo của Giám đốc.
- Chuyển phát văn bản trong nội bộ: Được thực hiện tại văn thư hoặc do văn thư chuyển trực tiếp đến các cá nhân, tổ chức.
- Văn bản đi được lưu trong Hồ sơ sự việc của cá nhân hoặc tổ chức trực tiếp soạn thảo văn bản, đến thời hạn nhất định phải nộp lại cho phòng Hành chính Tổ chức để làm tài liệu lưu trữ.
VII. Quản lý và sử dụng con dấu:
1.Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định về pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
2. Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ quản lý con dấu phải chịu trách nhiệm trước Công ty về việc quản lý và sử dụng con dấu do Công ty giao cho.
3. Con dấu phải được quản lý và sử dụng tại Công ty, tuyệt đối không được mang ra khỏi nơi làm việc, trừ trường hợp đặc biệt phải có xác nhận của Giám đốc Công ty mới được mang ra ngoài.
4. Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan Công an nơi gần nhất và cơ quan Công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, đồng thời phải thông báo huỷ con dấu bị mất.
5. Con dấu đang sử dụng bị mòn, bị hỏng, hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức, đơn vị, phòng Hành chính Tổ chức đề xuất với ban Giám đốc để làm thủ tục khắc lại con dấu mới, nếu là dấu tròn tên Công ty thì phải nộp lại cho cơ quan Công an.
6. Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ giữ dấu có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Không giao dấu cho người khác quản lý và sử dụng khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của Công ty, không được tự ý đưa cho người khác đóng.
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ đúng thể thức và sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu khống hoặc đóng dấu trước khi ký.
VIII. Đóng dấu:
1. Đúng dấu phải đỳng chiều, ngay ngắn, rừ ràng; Dấu đúng trựmlờnkhoảng1/3 chữ ký về phía bên trái. Dùng mực dấu có màu đỏ tươi theo đúng quy đinh.
2. Việc đóng dấu treo lên các văn bản, tài liệu được đóng trên trang đầu, trên cùng góc trái của văn bản, trùm lên một phần tên Công ty hoặc tên của phụ lục văn bản.
3. Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản quyết định; dấu được đóng bên mép trái trùm lên một phần chữ trang đầu văn bản. Đối với tài liệu là sổ sách, dấu giáp lai được đóng giữa quyển, trùm lên hai mép trang của quyển sổ, sách.
4. Tất cả các văn bản được đóng dấu đều phải lưu một bản tại phòng Văn thư – Lưu trữ, những văn bản không lưu như: biên bản, nghiệm thu, các loại giấy tờ liên quan đến số liệu kế toỏn khụng lưu thỡ phải cỏn bộ văn thư phải lập sổ theo dừi riêng.
5. Tất cả các văn bản được chuyển cho văn thư đóng dấu đều phải ghi số văn bản sau đú vào sổ theo dừi cụng văn theo mẫu quy định.
CHƯƠNG III