PHẦN II: CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP: HIỆN ĐẠI HểA VĂN PHềNG 1. Lý luận về hiện đại hóa văn phòng
3. Một số giải pháp về vấn đề hiện đại hoá công tác văn phòng tại Công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam
3.1. Đầu tư trang thiết bị văn phòng
Trước tiên lãnh đạo công ty và văn phòng cần có các phương án chỉ đạo các phòng, ban xây dựng công trình ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn bộ các phòng ban và nhanh chóng triển khai việc áp dụng quy trình đó để có thể theo kịp trình độ phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay. Muốn làm được điều này, đội ngũ cán bộ, nhân viên, chuyên viên trong văn phòng cần không ngừng trau dồi kiến thức về công nghệ thông tin, thường xuyên cập nhật, tìm hiểu những ứng dụng mới của công nghệ thông tin thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như: đài, mạng internet, báo, sách...có như vậy mới có thể kịp thời nắm bắt được những nhu cầu ngày càng cao của công việc.
Tiếp đó, tiến hành đầu tư mới các trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của văn phòng như: đầu tư hệ thống máy tính các thiết bị phụ trợ cho việc nối mạng nội bộ Lan và mạng diện rộng Wan. Trong văn phòng hiện nay, hầu hết các phòng ban đều được trang bị các máy vi tính và đều được nối mạng nội bộ và mạng diện rộng. Đây là một điều rất thuận lợi cho việc nâng cao hiệu quả làm việc của các nhân viên trong văn phòng, tạo điều kiện cho quá trình trao đổi thông tin liên lạc giữa các phòng ban trong văn phòng với nhau. Xong do thời gian sử dụng đã lâu một số máy tính trong văn phòng không còn được mới, nhiều khi xẩy ra sự cố gây cản trở đến công việc của các nhân viên, chuyên viên. Để khắc phục hạn chế này văn phòng cần chú trọng hơn nữa việc mua sắm một số máy tính mới thay cho những máy tính cũ. Bên cạnh đó lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch mua sắm thêm một số các máy móc cần thiết như máy fax, máy in, máy huỷ tài liệu vì do tính chất công việc của văn phòng nên cần đầu tư thêm các loại máy này để phục vụ cho công tác văn phòng được tốt hơn. Cần thường xuyên kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ cho các máy móc thiết bị trong văn phòng.
Bên cạnh đó cần đào tạo, bồi dưỡng, chuẩn bị, đội ngũ cán bộ có đủ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ về công nghệ để sử dụng các thiết bị hiện đại, ứng dụng các tiến bộ của công nghệ thông tin; bồi dưỡng kiến thức về công nghệ thông tin cho cán bộ văn phòng.
Trang bị cho các lãnh đạo văn phòng máy máy vi tính được cài đặt các phần mềm quản lý phục vụ đắc lực cho công tác điều hành cũng như quản lý hoạt động của nhân viên dưới quyền hàng ngày mà không cần đi lại mất thời gian và công sức. Mỗi máy vi tính của mỗi cán bộ lãnh đạo, nhân viên, chuyên viên trong văn phòng cần được cài đặt mật khẩu riêng để không xảy ra tình trạng tiết lộ thông tin và bảo vệ thông tin trong cơ quan một cách an toàn hiệu quả nhất.
Việc đầu tư mua sắm các trang thiết bị hiện nay của văn phòng là rất cần thiết vì các trang thiết bị đầy đủ, phương tiện hiện đại sẽ góp phần không nhỏ vào việc bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ văn phòng, đồng thời tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc của nhân viên trong văn phòng. Xong văn phòng cũng tuỳ thuộc vào điều kiện của mình mà lãnh đạo văn phòng cần cân nhắc đối với việc đầu tư trang thiết bị sao cho phù hợp nhất để tránh lãng phí.
3.2. Tổ chức nhân sự
Chất lượng hoạt động của con người là yếu tố quyết định mọi chất lượng của mọi công việc, để nâng cao chất lượng công tác văn phòng thì vần đề nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng cũng phải được coi là nhân tố quyết định tới việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng của công ty.
Thực trạng về đội ngũ cán bộ trong văn phòng công ty cũng là thực trạng chung của các cơ quan doanh nghiệp. Để hạn chế được một số tồn tại trong chất lượng hoạt động của đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng cần phải giải quyết một số vấn đề như sau:
Văn phòng tương lai sẽ đón nhận những nhà quản trị văn phòng thông minh, sáng tạo, giàu lòng vị tha và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao. Ngoài ra đó phải là những nhân viên có trình độ ngoại ngữ giỏi, sử dụng thành thạo máy vi tính và công nghệ thông tin. Cần thay đổi nhận thức của nhân viên văn phòng về vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của công tác văn phòng trong hoạt động chung của cơ quan, từ đó giúp họ thấy được vị trí và tầm quan trọng của mình để kích thích họ nâng cao năng lực sáng tạo, tạo ra sự năng động hơn trong mọi hoạt động của cơ quan.
Văn phòng có thể tuyển dụng thêm nhân viên có trình độ năng lực và có trình độ chuyên môn cao để gánh vác công việc. Muốn thực hiện được điều này văn phòng cần có kế hoạch thu hút cán bộ trẻ có năng lực thực thụ, động viên khuyến khích các cán bộ lâu năm có kinh nghiệm chuyên môn chú trọng vào đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực trẻ, để đảm bảo triển khai các công việc vừa mang lại hiệu qủa kinh tế, vừa đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ. Văn phòng nên khuyến khích việc học ngoại ngữ, tin học cho các chuyên viên và nhân viên trong văn phòng . Hàng năm phân tích đánh giá thực trạng trình độ cán bộ, đối chiếu với yêu cầu công tác để xây dựng lại bộ máy theo hướng tiêu chuẩn hoá, đồng thời cần có các hình thức khen thưởng, kỷ luật kịp thời để khuyến khích cán bộ công nhân viên.
Và để đội ngũ cán bộ, chuyên viên trong văn phòng tận tâm tận lực với các nhiệm vụ được giao, hết lòng phục vụ vì sự phát triển của công ty thì ban lãnh đạo công ty cần quan tâm đến đời sống vật chất cũng như tinh thần của các nhân viên trong văn phòng. Vì trên thực tế mức lương của các nhân viên trong văn phòng không đảm bảo để họ ổn định cuộc sống, yên tâm hoàn thành nhiệm vụ được giao và cần quan tâm đến các chính sách phúc lợi, các nhu cầu về tinh thần của nhân viên từ đó tạo ra cho họ tâm lý thoải mái và yên tâm hơn với công việc của mình.
Hiện nay tại văn phòng công ty cán bộ, nhân viên, chuyên viên trong văn phòng khi ra vào cơ qua thường không đeo thẻ của cơ quan vì vậy rất khó phân biệt và gây khó khăn cho việc quản lý, vì vậy lãnh đạo văn phòng cần xem xét đưa ra quy định chung cho việc nhân viên khi ra vào cơ quan. Đồng thời cần tiến hành thực hiện việc kiểm tra thẻ tự động để tránh tình trạng mọi người đi làm không đúng giờ quy định.
3.3. Bố trí nơi làm việc một cách khoa học, hợp lý
Việc bố trí nơi làm việc tại văn phòng của công ty như hiện nay tuy đã đạt yêu cầu nhưng chưa thực sự khoa học và hợp lý, xét trên phương diện một văn phòng hiện đại thì lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch nghiên cứu, bố trí nơi làm việc sao cho tiện lợi và dễ dàng trong quá trình làm việc. Nhìn chung, việc bố trí bàn làm việc như văn phòng hiện nay là tương đối thuận tiện, xong vị trí của các phòng như vậy chưa thực sự hợp lý, phòng Hành chính tổ chức lại được bố trí ngay sau hội trường của cơ quan, điều này thường gây khó khăn cho việc mỗi khi ở hội trường diễn ra các cuộc họp của lãnh đạo, những hội nghị hay họp giao ban rất bất tiện cho nhân viên đi lại khi có việc cần thiết. Hay phòng nghiên cứu tổng hợp lại được bố trí cạnh với phòng văn thư lưu trữ điều này gây ảnh hưởng tới việc nghiên
cứu của cán bộ vì phòng văn thư lưu trữ thường xuyên phải tiếp nhận công văn tài liệu giấy tờ nên rất ồn ào.
Để khắc phục được những tồn tại và nâng cao chất lượng công việc văn phòng thì lãnh đạo văn phòng cần chú trọng hơn nữa đến việc tạo ra một môi trường làm việc khoa học. Vì phòng làm việc của cán bộ và nhân viên văn phong chỉ đủ để sắp xếp các trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc, hướng ngồi chủ yếu đều quay ra cửa nên dễ ảnh hưởng tiếng ồn và người qua lại. Tại phòng làm việc của các chuyên viên thường bi ánh sáng trực tiếp chiếu vào nhiều khi gây cảm giác khó chịu cho nhân viên. Để khắc phục nhược điểm này lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch đầu tư hệ thống cửa kính để vừa có thể ngăn ánh sáng trực tiếp, vừa có thể ngăn tiếng ồn với phòng hội trường của văn phòng.
3.4. Áp dụng các chỉ tiêu chất lượng đối với hoạt động của văn phòng
Các giai đoạn chính của qúa trình áp dụng chỉ tiêu chất lượng gồm các bước như sau:
Bước 1: Tìm hiểu và lựa chọn tiêu chuẩn
Bước 2: Đánh giá thực trạng và so sánh với tiêu chuẩn
Bước 3: Xây dựng bộ máy tổ chức chỉ đạo cho việc áp dụng chỉ tiêu chất lượng Bước 4: Thiết lập và lập văn bản hệ thống chất lượng theo chỉ tiêu lựa chọn Bước 5: Áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn lựa chọn Bước 6: Chuẩn bị đánh giá và chứng nhận
Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận
Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận.
Cho đến hiện tại văn phòng đã hoàn thành 4 bước của quá trình áp dụng, đây mới chỉ là những bước đầu có tính chất thủ tục, chưa tác động trực tiếp đến hoạt động của văn phòng. Để có thể thành công thì bước thứ 5 là bước quan trọng nhất, yêu cầu của bước này là:
- Phổ biến cho tất cả cán bộ công nhân viên trong văn phòng nhận thức về tiêu chuẩn chất lượng.
- Thay đổi mô hình quản lý để phù hợp với tiêu chuẩn.
- Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo quy trình, thủ tục đã được viết ra.
- Phõn rừ trỏch nhiệm ai sử dụng tài liệu nào, cụng cụ, trang bị nào, và thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ và thủ tục đã được mô tả.
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để đánh giá sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp.
Các bước tiếp theo là chuẩn bị đánh giá bao gồm: đánh giá trước chứng nhận, lựa chọn tổ chức chứng nhận, chuẩn bị về mặt tổ chức và nguồn lực để tiến hành đánh giá. Sau đó là tiến hành đánh giá chứng nhận. Bước cuối cùng là bước hết sức quan trọng, thực hiện tốt bước này sẽ đảm bảo chất lượng hoạt động của Hội trong thời gian dài. Còn văn phòng cần quan tâm tới bước duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận. Ở giai đoạn này cần tiến hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại khi đánh giá chứng nhận và tiếp tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và không ngừng cải tiến hệ thống chất lượng trong công tác văn phòng nói riêng và hoạt động của công ty nói chung.
3.5. Hiện đại hoá công tác quản lý văn bản
Nhu cầu phát triển kinh tế - văn hoá – xã hội của đất nước đang thúc đẩy hoạt động của các lĩnh vực quản lý đang càng ngày càng phải soạn thảo xử lý một khối lượng văn bản lớn, công ty có số lượng văn bản ban hành hàng năm rất lớn, vì vậy hiện đại hoá công tác quản lý văn bản là một điều rất cần thiết.
Để làm được điều này văn phòng cần phải lắp đặt các trang thiết bị hiện đại để cơ giới hoá, tự động hoá công tác soạn thảo và xử lý văn bản trong phòng Hành chính tổ chức, vì thực chất của hoạt động quản lý văn bản gắn liền với mục đích tra tìm, do vậy nó đặt ra nhiệm vụ là phải thiết kế hệ thống dữ liệu quản lý tự động hoá. Văn phòng nên từng bước đầu tư mua sắm các máy móc thiết bị phục vụ trong việc nhận, gửi công văn, máy bóc phong bì, huỷ phong bì tự động... hay dùng băng chuyền tự động và hệ thống vận chuyển hơi nén để chuyển công văn tài liệu. Văn phòng cần trang bị phần mềm quản lý dữ liệu để tiện cho việc tra tìm và phục vụ.