Phòng làm việc: tốt, phòng máy lạnh, nhiệt độ, ánh sáng tốt, không gian làm việc yên tĩnh, phòng làm việc sạch sẽ.
Trang thiết bị làm việc đầy đủ, hiện đại và cập nhật.
Thời gian làm việc: giờ hành chính
Phụ lục 4. Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính tổ chức
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Bộ phận: Phòng Hành chính Tổ chức
Chức danh: Phó phòng Mã số: EI-PP
Người đảm nhận: Nguyễn Thị Quế Hải
Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính tổ chức Cấp dưới: Nhân viên trong phòng
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ 1. Tóm tắt chức năng, nhiệm vụ
Tham mưu cho Trưởng phòng Hành chính tổ chức và chịu trách nhiệm về toàn bộ các vấn đề thuộc lĩnh vực mình quản lý, nhằm thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ theo đúng thaame quyền.
2. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
Tổng hợp, báo cáo tình hình và đề xuất ý kiến giải quyết các vấn đề với trưởng phòng, giúp Trưởng phòng Hành chính tổ chức quản lý phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp của phòng Hành chính tổ chức.
Đề xuất ý kiến về nội dung chương trình công tác giúp trưởng phòng chuẩn bị dự thảo các báo cáo cho Ban giám đốc, chuẩn bị nội dung các cuộc họp, rà soát, chỉnh lý các văn bản theo chỉ đạo của trưởng phòng.
Soạn thảo các thông báo, văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo công ty hoặc của trưởng phòng khi được yêu cầu
Tham mưu tổ chức, theo dừi phong trào thi đua, dự thảo bỏo cỏo sơ kết, tổng kết các phong trào, hoạt động thi đua của công ty, đề nghị khen thưởng các danh hiệu thi đua và điển hình tiên tiến
Hỗ trợ, tham mưu cho trưởng phòng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động hành chính tổ chức của công ty.
Tham mưu, phối hợi với trưởng phòng xây dựng kế hoạch hoạt động của Phòng Hành chính tổ chức phù hợp với kế hoạch của công ty.
Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát, quản lý rủi ro, báo cáo theo quy định trong hoạt động hành chính tổ chức của công ty và các Đơn vị trực thuộc.
Tham mưu cho trưởng phòng trong công tác tổ chức, nhân sự và đào tạo, thi đua khen thưởng, kỷ luật, chế độ đối với cán bộ nhân viên toàn công ty.
Tham mưu cho trưởng phòng và phối hợp quản lý về các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ, quản trị, lễ tân, khánh tiết và các công việc khác có liên quan.
Tham mưu, hỗ trợ, giúp việc cho trưởng phòng trong việc quản lý tài sản, mua sắm, và giải quyết các công việc theo yêu cầu của trưởng phòng.
Thực hiện các công việc khác do Ban giám đốc giao.
II. QUYỀN HẠN
Tham gia vào quá trình ra quyết định và điều phối hoạt động của văn phòng theo đúng thẩm quyền quy định.
Đề xuất ý kiến về nội dung chương trình công tác, chuẩn bị nội dung các cuộc họp theo yêu cầu.
Được quyền quyết định các công việc theo lĩnh vực mình quản lý trong khuôn khổ các hoạt động của văn phòng theo đúng quy định.
III. CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
1. Mối quan hệ bên trong
Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của trưởng phòng, hàng tháng báo cáo và chị trách nhiệm với trưởng phòng về toàn bộ hoạt động trong lĩnh vực mình quản lý.
Điều hành các công việc trong văn phòng theo lĩnh vực mình quản lý, trực tiếp làm việc với các bộ phận trong văn phòng để giải quyết công việc.
Tư vấn, hỗ trợ cho trưởng phòng về các vấn đề hành chính, văn thư, lễ tân, nhân sự trong văn phòng.
Quản lý, hỗ trợ các nhân viên trong văn phòng 2. Mối quan hệ bên ngoài
Tổ chức cấp trên: các công việc trong văn phòng.
IV. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
Phòng làm việc: tốt, phòng máy lạnh, nhiệt độ, ánh sáng tốt, không gian làm việc yên tĩnh, phòng làm việc sạch sẽ.
Trang thiết bị làm việc đầy đủ, hiện đại và cập nhật.
Thời gian làm việc: giờ hành chính
Phụ lục 5: Bản mô tả công việc của nhân viên phòng Hành chính tổ chức
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Bộ phận: Phòng Hành chính Tổ chức Chức danh: Nhân viên
Mã số: EI-NV
Người đảm nhận: Hoàng Thúy Mai, Phan Thị Hòa, Nguyễn Tiến Minh, Hoàng Thị Dương, Kiều Thị Quỳnh.
Cấp trên trực tiếp: Trưởng, Phó phòng Hành chính tổ chức I. NHIỆM VỤ
1. Với bộ phận hành chính, Tham mưu tổng hợp
Theo dừi, kiểm tra nhõn viờn vệ sinh thực hiện cụng việc, tỡnh hỡnh cụng tỏc vệ sinh một tuần kiểm tra 3 lần theo mẫu của Phòng Hành chính tổ chức.
Lập danh sách dụng cụ, giấy sinh hàng tháng, xác định định mức của các dụng cụ vệ sinh của từng bộ phận, tổ chức mua, cấp phỏt và theo dừi việc sử dụng.
Quản lý việc thu gom rác, hợp đồng rác, lập sơ đồ các thùng rác cho các văn phòng, cách thức lưu chuyển rác, thời hạn hợp đồng rác. Hàng tuần lập biên bản kiểm tra việc thu gom tác của công ty, báo cáo trưởng phòng.
Làm thủ tục đăng báo và liên hệ với các cơ quan nhà nước để thực hiện hoạt động hành chánh văn phòng.
Quản lý thực hiện hợp đồng giữ xe, theo dừi số lượng xe trung bỡnh gửi hàng thỏng, theo dừi thời hạn hợp đồng, cỏch thức giữ xe, hàng thỏng lập biờn bản kiểm tra việc giữ xe của công ty.
Quản lý mối quan hệ với các cơ quan chính quyền địa phương, các tổ chức xã hội nghề nghiệp, lập danh sách các cơ quan chính quyền đia phương theo biểu mẫu danh sách nhà cung ứng, ghi chú các thời gian phải xây dựng mối quan hệ.
Quản lý các loại hợp đồng, lập file để lưu các loại hợp đồng theo thứ tự trong danh mục. Danh mục hợp đồng gồm các loại sau: Stt, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng, tên đối tác, mã hợp đồng tham khảo.
Quản lý bản photo đăng ký kinh doanh có công chứng, hàng tháng kiểm tra số bản đăng ký kinh doanh còn, để lập kế hoạch công chứng tiếp chuẩn bị các cuộc họp theo lịch họp của tiếp tân.
Làm thủ tục mua tất cả các loại vật tư bên ngoài thuộc trách nhiệm phòng trừ văn phòng phẩm do tiếp tân làm thủ tục mua.
Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc tại các đơn vị đúng quy định.
Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc xử lý điện thoại, thư tín, fax.
Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc tổ chức lể tân, tiếp đón khách hàng.
Hỗ trợ tiếp tân chuyển công văn, tài liệu cho các bộ phận liên quan.
Lập kế hoạch công tác hàng tuần chuyển Trưởng phòng duyệt vào thứ bảy hàng tuần.
Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng, xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề
Thực hiện các công việc khác do Ban giám đốc, Trưởng phòng phân công.
2. Với bộ phận Quản trị
Quản lý hoạt động của đồng hồ treo tường, lập sơ đồ các loại đồng hồ treo tường, thời hạn phải thay pin, định kỳ theo thời hạn của pin để thay thế pin theo yêu cầu.
Quản lý hệ thống nước uống, lập sơ đồ các bộ phận cần nước uống, loại bình sử dụng, định mức sử dụng 2 tuần, xác định số lần bên nhà cung ứng chuyển nước, lập báo cáo nước hàng tháng.
Lập biểu đồ lượng điện sử dụng hàng tháng và báo cáo, đề xuất cho Trưởng phòng cách thức giảm tiền điện, quản lý hợp đồng thuê điện tại các văn phòng.
Hàng ngày đọc báo để nắm thông tin cắt điện tại các văn phòng, khi có thông tin cắt điện, lập thông báo trình TP kỳ và chuyển cho bộ phận liên quan trước ngày điện bị cắt để các bộ phận chuẩn bị công việc, dán các chỉ dẫn sử dụng cho các công tắc tại các công tắc điện.
Lập biên bản kiểm tra các toà nhà văn phòng theo biểu mẫu 02 tuần/lần, trình Trưởng phòng phương án sửa chữa, thay thế.
Quản lý hệ thống nước sinh hoạt (bơm nước 1 lần/ngày, lúc 11 giờ), quản lý hợp đồng thuê nước sinh hoạt, xử lý sự cố nước, báo cáo số lượng nước sử dụng tại các văn phòng, lập biểu đồ lượng nước sử dụng hàng tháng và báo cáo đề xuất cho Trưởng phòng cách thức giảm tiền nước.
3. Với bộ phận Văn thư lưu trữ
Thực hiện công tác văn thư lưu trữ (Tiếp nhận công văn đi và đến, Thực hiện đỏnh số theo dừi từng loại văn bản đi và đến, Sao gửi văn bản theo nơi gửi/nơi nhận, Thực hiện lưu trữ văn bản theo quy định….).
Quản lý con dấu và bảo mật công văn (sử dụng con dấu theo đúng quy định và phân cấp ủy quyền, bảo quản cất giữ con dấu đảm bảo an toàn tuyệt đối.
Quản lý sách thư viện. Lập danh sách các loại sách trong thư việc công ty, lập mã số các loại sách, lập sổ cho mượn sách.
4. Với bộ phận Nhân sự
Vận hành hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo đúng quy định của Công ty.
Theo dừi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động toàn Cụng ty.
Theo dừi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sỏch lao động Cụng ty.
Phối hợp với các đơn vị nghiên cứu, xây dựng các chương trình, kế hoạch, quy định an toàn lao động, bảo hộ lao động, phũng chống chỏy nổ…và theo dừi, giỏm sát thực hiện.
II. QUYỀN HẠN
Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc.
Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trong phòng và công ty.
Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong phòng.
Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành.
Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty.
Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ, nhà nước để nhân viên trong công ty am hiểu và thực hiện.
Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao.
Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người lao động.
Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HC.
Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BGĐ.
III. CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Quan hệ cấp trên:
- Quan hệ cấp trên trực tiếp: Trưởng, Phó phòng Hành chính tổ chức.
- Quan hệ cấp trên gián tiếp: Ban giám đốc, Hội đồng quản trị.
- Quan hệ ngang cấp: nhân viên trong phòng Hành chính tổ chức và nhân viên toàn bộ công ty.
IV. ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
Phòng làm việc: tốt, phòng máy lạnh, nhiệt độ, ánh sáng tốt, không gian làm việc yên tĩnh, phòng làm việc sạch sẽ.
Trang thiết bị làm việc đầy đủ, hiện đại và cập nhật.
Thời gian làm việc: giờ hành chính.
Phụ lục 6: Quy chế Văn thư lưu trữ của công ty TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam
SỞ KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ HABEN VIỆT NAM
Số: 09/QC-HCTC
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà nội, ngày 27 tháng 12 năm 2009
QUY CHẾ VĂN THƯ LƯU TRỮ
CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DỊCH VỤ HABEN VIỆT NAM
CHƯƠNG I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG I. Phạm vi áp dụng và đối tượng điều chỉnh:
1. Quy định này áp dụng cho toàn thể cán bộ nhân viên làm việc tại Công TNHH Dịch vụ HABEN Việt Nam.
2. Công tác văn thư quy định tại quy chế này bao gồm các công tác soạn thảo văn bản, xử lý văn bản, công văn, tài liệu, hồ sơ hiện hành và quản lý, sử dụng con dấu của Công ty.
3. Công tác lưu trữ quy định tại quy chế này bao gồm các công việc thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản theo đúng nguyên tắc văn thư bảo mật.