Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP và kỹ THUẬT điện

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện 3 1. Sơ lược về sự hình thành và phát triển của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện. 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện 4 2.1. Chức năng của Công ty 4 2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 4 2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Công ty 5 1.1. Chức năng của Phòng Hành chính 5 1.2. Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Công ty 6 1.3. Quyền hạn của Phòng Hành chính công ty 6 2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính 6 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện 7 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 7 1.1. Đánh giá vai trò của phòng Hành chính trong công việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty 7 1.1.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp 7 1.1.2. Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần 8 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan nói chung và của từng đơn vị nói riêng: 9 1.3. Sơ đồ hóa tổ chức Hội nghị của cơ quan: 11 1.3.1. Quy trình tổ chức hội nghị: 11 1.4. Quy trình sắp xếp chuyến đi công tác cho lãnh đạo 13 1.4.1. Sắp xếp chuẩn bị 13 1.4.2. Trong chuyến đi công tác 16 1.4.3. Sau chuyến đi công tác 16 1.5. Công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hoá công sở của công ty 17 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ 17 2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 17 2.1.1. Tình hình soạn thảo ban hành văn bản 17 2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản: 20 2.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: 20 2.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan: 21 2.1.5. Kỹ thuật soạn thảo văn bản: 22 2.1.6. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan thực tập 22 2.1.6.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi: 22 2.1.6.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 24 2.1.7. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 31 3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ: 31 3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: 31 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 32 3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 33 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 33 3.5. Nhận xét ưu nhược điểm các nội dung trên: 34 PHẦN II .CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THẬT ĐIỆN 37 1. Mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 37 1.1. Lịch công tác tuần 37 1.2 Mẫu kế hoạch công tác tháng 38 1.3 Mẫu kế hoạch công tác năm 39 2. Soạn thảo Quy chế công tác văn thư lưu trữ của công ty 40 3. Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của công ty 57 4. Chương trình hội nghị của công ty 62 5. Mô hình văn phòng hiện đại của công ty. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này 63 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính của công ty 64 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 65 1. Nhận xét 65 1.1. Ưu điểm 65 1.1.1. Về công tác tổ chức quản lý: 65 1.1.2. Công tác văn thư 66 1.1.3. Áp dụng công nghệ thông tin. 67 1.2. Hạn chế 67 1.2.1. Trong công tác quản trị hành chính văn phòng 67 1.2.2. Công tác văn thư 68 2. Kiến nghị 68 2.1. Về công tác quản trị văn phòng 68 2.2. Đối với công tác văn thư 69 2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin. 69 LỜI CẢM ƠN 70 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện 3

1 Sơ lược về sự hình thành và phát triển của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện 3

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện 4

2.1 Chức năng của Công ty 4

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 4

2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty 5

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện 5

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Công ty 5

1.1 Chức năng của Phòng Hành chính 5

1.2 Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Công ty 6

1.3 Quyền hạn của Phòng Hành chính công ty 6

2 Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính 6

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện 7

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 7

1.1 Đánh giá vai trò của phòng Hành chính trong công việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty 7

1.1.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp 7

1.1.2 Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần 8

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan nói chung và của từng đơn vị nói riêng: 9

1.3 Sơ đồ hóa tổ chức Hội nghị của cơ quan: 11

1.3.1 Quy trình tổ chức hội nghị: 11

1.4 Quy trình sắp xếp chuyến đi công tác cho lãnh đạo 13

1.4.1 Sắp xếp chuẩn bị 13

1.4.2 Trong chuyến đi công tác 16

1.4.3 Sau chuyến đi công tác 16

1.5 Công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hoá công sở của công ty 17

2 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ 17

2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 17

2.1.1 Tình hình soạn thảo ban hành văn bản 17

2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản: 20

2.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: 20

2.1.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan: 21

2.1.5 Kỹ thuật soạn thảo văn bản: 22

2.1.6 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan thực tập 22

2.1.6.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi: 22

2.1.6.2 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 24

2.1.7 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 31

3 Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ: 31

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu: 31

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ: 32

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 33

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 33

3.5 Nhận xét ưu nhược điểm các nội dung trên: 34

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THẬT ĐIỆN 37

1 Mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 37

1.1 Lịch công tác tuần 37

1.2 Mẫu kế hoạch công tác tháng 38

1.3 Mẫu kế hoạch công tác năm 39

2 Soạn thảo Quy chế công tác văn thư lưu trữ của công ty 40

3 Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của công ty 57

4 Chương trình hội nghị của công ty 62

5 Mô hình văn phòng hiện đại của công ty Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này 63

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính của công ty 64

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 65

1 Nhận xét 65

1.1 Ưu điểm 65

1.1.1 Về công tác tổ chức quản lý: 65

1.1.2 Công tác văn thư 66

1.1.3 Áp dụng công nghệ thông tin 67

1.2 Hạn chế 67

1.2.1 Trong công tác quản trị hành chính văn phòng 67

1.2.2 Công tác văn thư 68

2 Kiến nghị 68

2.1 Về công tác quản trị văn phòng 68

2.2 Đối với công tác văn thư 69

2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin 69

LỜI CẢM ƠN 70 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

“Học đi đôi với hành” đây là hai nhiệm vụ phải đi song song với nhau, dùsinh viên theo học nghành nghề nào, chuyên môn nào cũng phải học tập nghiêncứu lý luận để trang bị những kiến thức cơ bản về ngành nghề họ đang theo học.Bên cạnh lý thuyết thì thực tập thực tế là phần không thể thiếu được trong quátrình học tập Nhận thấy mối quan hệ đòng hành của học và hành, Trường Đạihọc Nộ vụ Hà Nội đã tạo điêu kiện cho sinh viên ở các bậc học đều được trảinghiệm với thực tế công việc thông qua các đợt thực tại các đơn vị cơ quan tổchức về thực hành các kỹ năng chuyên ngành bao gồm các kiến thức về quản trịvăn phòng, công tác văn thư lưu trữ…

Thực tập là một nhiêm vụ quan trọng đối với mọi ngành nghề, giúp chosinh viên được làm quen với công việc chuyên môn, tạo tiền đê vững vàng, tựtin hơn khi ra trường có nhiều kỹ năng tìm việc Đối vói nghề văn phòng hay lưutrữ, thực tập là một công việc thiết thực, không những giúp sinh viên hòa mìnhvào thực tế, được kiểm nghiệm kiến thúc đã học bằn thực tiễn, rút ra những knhnghiệm cho bản thân mà còn hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp,văn hóa ứng xử nơi công sở của một cán bộ văn phòng tương lai

Theo kế hoạch tôi đã được nhận thực tập tại công ty TNHH Công nghiệp

và Kỹ thuật Điện Qua hai tháng thực tập (09/3/2015 – 29/4/2015) tìm hiểu tạiđây, tôi đã được khảo sát thực tế đồng thời vận dụng kiến thức đã học để thứchành một số nghiệp vụ của cong tác văn phòng, công tác văn thư Với tư cách làmột sinh viên chưa có kinh nghiệm trong hoạt động thực tiễn nên rất khó trongviệc đưa ra cái nhìn đầy đủ về tất cả các công việc Mặc dù vậy, báo cáo thực tậptốt nghiệp sinh viên này cũng cố gắng khai thác những vẫn đề cơ bản, để phầnnào phản ánh hoạt động thực tiễn về công tác văn phòng, công tác văn thư tạicông ty TNHH Công nghiệp và Kĩ thuật Điện

Vì báo cáo thực tập mang tính chất thực tiễn cao nên tôi đã sử dụng một

số phương pháp như: phương pháp quan sát, tổng hợp và phỏng vấn để thựchiện báo cáo này

Báo cáo được chia thành:

Lời mở đầu

Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của công ty TNHH Công nghiệp và

Kỹ thuật Điện

Phần 2: Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành chính của công ty

Phần 3: Kết luận và đề xuất, kiến nghị

Tuy nhiên, với thời gian thực tập ngắn cùng với việc còn lúng túng khi

áp dụng lý thuyết vào thưc tiễn nên báo cáo của tôi không tránh khỏi còn nhữngthiếu sót, tôi mong nhận được sự góp ý từ phía các thầy cô giáo trong Khoa cũngnhư cán bộ Phòng Văn Thư Lưu trữ để tôi có thể hoàn thiện kỹ năng làm việccủa mình

Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Quản trị Vănphòng đã tổ chức một đợt thực tập rất bổ ích cho sinh viên, đặc biệt tôi xin gửilời cảm ơn chân thành đến Thầy Nguyễn Mạnh Cường, người đã giúp đỡ vàhướng dẫn tôi trong đợt thực tập vừa qua

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến công ty TNHH Côngnghiệp và Kỹ thuật Điện, đặc biệt Phòng Hành chính đã giúp tôi hoàn thành đợtthực tập này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2015

Sinh viên

Lê Thị Kim Anh

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH

CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

1.Sơ lược về sự hình thành và phát triển của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện.

Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện (eie co.,Ltd) được thànhlập tháng 04/2003 Theo đà phát triển của các ngành kinh tế nói chung, củangành Công nghiệp sản xuất vật tư, thiết bị phục vụ ngành điện nói riêng, công

ty đã mở rộng và tăng vốn điều lệ vào tháng 03/2004 dưới sự cho phép của Sở

Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội

EIE đang ngày càng phát triển và hoàn thiện với mạng lưới kinh doanh,

dự án của mình về thiết bị điện trung thế phục vụ cho ngành Điện đặc biệt là cácthiết bị đóng cắt trung thế Công ty đã không ngừng đầu tư, cải tiến để liên tụcphát triển về mọi mặt Trụ sở chính tại 35/45-194 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.Ngoài ra, công ty còn có văn phòng giao dịchvà phân xưởng sản xuất tại KCNQuang Minh – Mê Linh – Hà Nội , Cho tới nay, Công ty Công nghiệp và Kỹthuật Điện đang là đại diện phân phối độc quyền cho một số hãng như : LauritzKnudsen Electric (LKE) - Đan Mạch, SAREL – Italy, Nature-China… Ngoàilàm đại diện phân phối độc quyền tại Việt nam cho các hãng trên công ty Côngnghiệp và Kỹ thuật điện còn quan hệ kinh doanh với nhiều hãng thiết bị đãkhẳng định được chất lượng tại Việt Nam như : MESA (Tây Ban Nha), SATEM(Pháp), ENSTO (Phần Lan), Crompton Greaves (ấn Độ), Electroteknica (ấn Độ),EXIDE (Đức), Electro Sciencentifica (Italy)…

Với đội ngũ cán bộ có trình độ và vững vàng về chuyên môn kỹ thuật, độingũ công nhân lành nghề, nhân viên kỹ thuật giàu kinh nghiệm, Công ty Công

nghiệp và Kỹ thuật Điện (EIE) ngày càng trở thành một thương hiệu có uy tín vàchuyên nghiệp trong lĩnh vực cung cấp các thiết bị điện trung thế.

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

2.1 Chức năng của Công ty

Là một công ty mới thành lập và đi vào hoạt động trong những năm gầnđây nhưng công ty đã có nhiều bước phát triển vượt bậc mang lại hiệu quả kinh

tế, từng bước khẳng định vị trí của mình trong lĩnh vực công nghiệp sản xuấtvật tư, thiết bị phục vụ ngành điện Công ty hoạt động:

- Kinh doanh vật tư, máy móc, thiết bị phục vụ ngành Điện lực, viễnthông

+ Sản xuất, lắp ráp, nội địa hoá các thiết bị đóng cắt trung thế

+ Sản xuất, lắp ráp Annouciators (Bộ đèn cảnh báo tín hiệu, sự cố)

+ Sản xuất, lắp ráp các tủ điều khiển, bảo vệ, đo lường dùng cho các trạmbiến áp

+ Cung cấp các tủ điện trung thế (Metal-clad; metal- enclosure cho hệthống phân phối MV primary distribution, MV secondary distribution)

+ Cung cấp các thiết bị cho hệ thống SCADA (Tranducers, RTUs)

+ Cung cấp vật tư và thiết bị DZ đến 220kV (Sứ và phụ kiện)

+ Cung cấp các hệ thống cấp nguồn tự dùng (ắc quy và tủ nạp)

- Tư vấn thiết kế, đấu nối, đưa vào vận hành các công trình Điện đến110kV

- Nhận thầu xây lắp các công trình điện cho các khu Công nghiệp và Đôthị

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

Trong những năm qua, công ty luôn quan tâm tới việc phát triển nguồnnhân lực và nâng cao chất lượng, chú trọng mở rộng quy mô,đa dạng hóa cơ sởvạt chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công việc

Kinh doanh , cung ứng vật tư thiết bị ngành điện

Tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và các Luật khác có liênquan

Hoạt động có hiệu quả và trong khuôn khổ của pháp luật và Điều lệ củaCông ty.

Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đăng kí, kinh doanh theohướng phát triển giữ vững ổn định

Nhiệm vụ phát triển chiến lược, các kế hoạch phát triển, kế hoạch sảnxuất kinh doanh phù hợp với các chức năng nhiệm vụ của coongty và nhu cầucủa thị trường nhằm mang lại lợi ích và giá trị cao nhất

Do nắm bắt được xu thế phát triển và nhu cầu xã hội, Công ty đã kịp thờiđiều cỉnh mục tiêu và mở rông quy mô, đa dạng hóa các loại hình, từng bướckhẳng định được chất lượng và thương hiệu của mình

2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Công ty TNNH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện là doanh nghiệp tư nhân.Mọi công việc đều do Giám đốc Công ty giải quyết và điều hành các lĩnh vựccủa công ty

Công ty có 2 Phó Giám đốc: tham mưu và giúp việc cho Giám đốc

Các phòng ban chuyên môn: Phòng kinh doanh, Phòng tài vụ, Phòng kỹthuật, Phòng hành chính, Phòng thết kế

(Phụ lục 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty)

II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Hành chính công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính Công ty 1.1 Chức năng của Phòng Hành chính

Tham mưu cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn cũng như công việcđược giao

Tổng hợp, thu thập thông tin phục vụ công tác

Phục vụ công tác hậu cần

Xây dựng các chương trình, kế hoạch, lịch công tác ủa phòng và của công

ty thuộc phạm vi chuyên môn được giao

Làm chức năng thông tin với cấp trên và với cơ sở

Công tác thi dua khen thưởng – kỷ luật và giả quyết các chế độ chính sáchđối với cán bộ nhân viên và người lao động

Công tác Văn thư lưu trữ

Công tác hành chính quản trị, y tế

Giúp theo dõi việc thực hiện các quy chế và các hoạt động công tác, côngviệc

1.2 Nhiệm vụ của Phòng Hành chính Công ty

Hoạch định các chiến lược phát triển của công ty Xây dựng chương trình

và báo cáo thự hiện chương trình công tác theo tuần, tháng, quý, năm của côngty

Xây dựng các kế hoạch cho công ty (kế hoạc tháng, năm, ngắn hạn, dàidạn, ….) các chương trình công tác… Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vịchuẩn bị tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp của công ty

Kiểm tra,giám sát giúp giám đốc công ty quản lí chỉ đạo công tác hànhchính của công ty

Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng , phương tiện làm việc.Quản lí sử dụng và bảo quản có hiệu quả các phương tiện làm việc, tài sản

Soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ liên quan đến các lĩnh vực do Phònghành chính phụ trách

Quản lí, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ của công ty

Quản lí và lưu trữ hồ sơ

Đào tạo cán bộ đáp ứng nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn nghiệp

vụ và kĩ năng tay nghề cao

Quản lí giám sát việc thực hiện các nội dung quy chế của công ty

Công tác bảo vệ,lễ tân bảo đảm toàn về người và tài sản

1.3 Quyền hạn của Phòng Hành chính công ty

Thực hiên các công việc trong lĩnh vực, chuyên môn được giao và phụtrách

2.Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính

Phòng Hành chính của công ty bao gồm:

+ Trưởng phòng

+ Phó trưởng phòng

+ Cán bộ, nhân viên hành chính

+ Nhân viên Văn thư – Lưu trữ

+ Nhân viên bảo vệ

(Phụ lục 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính)

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1.Đánh giá vai trò của phòng Hành chính trong công việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty

Phòng hành chính giữ vai trò rất quan trọng trong việc tham mưu tổnghợp giúp việc trong công ty Mọi đầu mối công việc đều thông qua Phòng Hànhchính

1.1.1 Chức năng tham mưu, tổng hợp

- Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo,sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiếnlược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị

Phòng Hành chính tham mưu, đề xuất trong xây dựng, điều hành côngviệc của lãnh đạo công ty, của công ty cũng như tham mưu, đề xuất trong xâydựng, ban hành và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định và hướng dẫn nghiệp

vụ về các lĩnh vực hoạt động khác nhau của công ty như “ Quy chế làm việc củacông ty”, “Quy chế làm việc của Phòng Hành chính”, hướng dẫn, đôn đốc vàkiểm tra việc thực hiện

Phòng Hành chính tổ chức và triển khai thực hiện công tác văn thư, lưutrữ Bên cạnh đó, Phòng Hành hính còn tổ chức, kiểm tra công tác thi đua, khenthưởng

- Tổng hợp là tập hợp các thông tin, ý kiến, tình hình bên trong và bên

ngoài; phân tích, quản lý, sử dụng thông tin đó theo những nguyên tắc trình tựnhất định.

Phòng Hành chính tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin về mọi mặt vềtình hình hoạt động của công ty; nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các biện phápgiải quyết và xử lý

1.1.2 Chức năng giúp việc, đảm bảo hậu cần

Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng vớitoàn bộ cơ quan, đơn vị Với chức năng này Phòng Hanh chính có một vị tríquan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của công ty Muốn vận hànhđược công ty phải có các phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết vàcác yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của Phòng Hành chính để đảm bảo đápứng đầy đủ, kịp thời mọi nhu cầu của công ty

Phòng Hành chính là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý củaban lãnh đạo công ty, thông qua các công việc cụ thể như sau:

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch, lịch làm việc tuần, tháng, quý,năm;

- Theo dõi các đơn vị về việc thực hện chương trình, kế hoạch;

- Tổ chức điều phối các hoạt động chung công ty như: tổ chức hội nghị,hội họp của công ty;

- Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo;

Bên cạnh đó hoạt động của cơ quan không thể thiếu được các điều kiện vềvật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị tài chính Phòng Hành chính là bộphận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sửdụng có hiệu quả Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất sẽ phụthuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của cơ quan, đơn vị Chi phí thấp nhấtvới hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

Làm tốt công tác hậu cần Phòng Hành chính sẽ góp phần quan trọng vàoviệc nâng cao hiệu quả làm việc của công ty Chức năng hậu cần có nhiều ýnghĩa đối với Phòng Hành chính nói riêng và công ty nói chung như:

- Nó tạo tiền đề phát triển cho mỗi công ty;

- Tăng cường khả năng sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng Cácđiều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị…nếu được quản lý,sắp xếp khoa học, hợp lý sẽ là trợ thủ đắc lực cho việc tối ưu hóa những hoạtđộng của con người và tăng cường hiệu năng của thiết bị;

- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, tiết kiệm sức người,sức của và các khoản phụ phí không cần thiết;

- Nâng cao năng suất lao động của công ty;

- Quản lý biên chế quỹ lương;

- Quản lý vật tư, hàng hóa, quản lý tài sản cố định: phân loại, lập hồ sơ,lập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp thời việc xuất nhập và sử dụng, sửa chữa, nắmchắc số lượng, chất lượng; có quy chế quản lý, giao nhận trong quá trình sửdụng và quy định chế độ trách nhiệm vật chất đối với việc sử dụng tài sản cốđịnh; thực hiện kiểm kê cuối năm

Ví dụ: Ta có thể thấy được tất cả những chức năng của Phòng Hành chính

trong tổ chức cuộc hội nghị tổng kết công tác năm Phòng Hành chính có tráchnhiệm tham mưu cho Lãnh đạo công ty về chương trình và nội dung của hộinghị, xây dựng kế hoạch tổ chức cụ thể cho từng cá nhân, đơn vị để chuẩn bị hộinghị: lập dự thảo chương trình hội nghị, chuẩn bị tài liệu, phát hành và gửi giấymời, chuẩn bị hậu cần như hoa, nước, xe cộ, trang thiết bi phục vụ hộinghị, Sau hội nghị thì quyết toán, thông báo kết luận hội nghị, lập hồ sơ và nộplưu, thu dọn hội trường,

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan nói chung và của từng đơn vị nói riêng:

Chương trình công tác là các định hướng, các biện pháp để thực hiện mộtmục tiêu nhất định, chương trình công tác sẽ công khai hóa các nhiệm vụ của cơquan, là căn cứ để đảm bảo tính ổn định, tương đối trong hoạt động của cơ quan

Việc xây dựng chương trình công tác phải được tuân thủ theo trình tự vànguyên tắc nhất định, tại công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật điện nói

chung, từng đơn vị nói riêng, quy trình xây dựng chương trình công tác đượctiến hành như sau:

a) Tiếp nhận, tổng hợp xây dựng chương trình công tác:

* Xây dựng chương trình công tác năm:

- Căn cứ vào sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty, chương trình công tác củacác phòng ban quan trọng khác, Phòng Hánh chính tổng hợp và xây dựngchương trình công tác năm gồm 2 phần:

Phần 1: Xây dựng các chương trình, đề án, dự án trình cấp trên phê

duyệt Tiến độ triển khai các công việc trọng tâm của đơn vị trong năm Trong

đó nêu rõ đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp thực hiện, người chỉ đạo triển khai,thời gian trình lãnh đạo công ty

Phần 2: Thực hiện chức năng quản lý Các đơn vị xây dựng chương trình

công tác theo mẫu gửi cho Phòng Hành chính, tổng hợp trước ngày 05/11 hàng năm

* Xây dựng chương trình công tác tháng:

Căn cứ vào chương trình công tác năm của cơ quan và các phòng ban khác,yêu cầu của lãnh đạo công ty, chương trình công tác tháng của công ty TNHHCông nghiệp và Kỹ thuật Điện, Phòng Hành chính (phòng Tổng hợp) xây dựngchương trình công tác của công ty vào ngày 30 hàng tháng, gửi lãnh đạo cơ quan

và các đơn vị triển khai thực hiện

* Xây dựng chương trình công tác tuần:

Căn cứ vào chương trình công tác tháng và các vấn đề đột xuất, yêu cầulãnh đạo công ty và của các đơn vị, chi nhánh đề xuất công việc cần triển khaithực hiện trong tuần, chuyên viên tổng hợp giúp việc lãnh đạo công ty xây dựngchương trình công tác của các đồng chí lãnh đạo công ty, trình lãnh đạo công typhê duyệt và đưa lịch lên 16h thứ sáu hàng tuần

* Các chương trình công tác gửi phòng Hành Chính:

- 01 bản in (đủ chữ ký, đóng dấu) gửi trực tiếp cho Phòng Hành chính củacông ty

b) Xem xét:

Trưởng phòng hoặc phó phòng Hành chính xây dựng chương trình côngtác năm, chuyên viên Tổng hợp chung xây dựng chương trình công tác tháng,chuyên viên giúp việc Lãnh đạo công ty xây dựng công tác tuần.

c) Phê duyệt:

Sau khi được Lãnh đạo phòng Hành chính thông qua, chuyên viên giúpviệc Lãnh đạo công ty trình Lãnh đạo công ty phê duyệt

(Phụ lục 3: Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kì của công ty)

1.3 Sơ đồ hóa tổ chức Hội nghị của cơ quan:

Tổ chức hội nghị là một trong những biện pháp quan trọng để triển khaicác hoạt động của cơ quan và cán bộ phòng Hành chính cũng chiếm một vị tríquan trọng trong quá trình tổ chức hội nghị Hàng năm các cơ quan tổ chức tổchức rất nhiều hội nghị như: Hội nghị tổng kết năm, hội nghị tổng kết công tácthi đua, khen thưởng…Hội nghị thường được triển khai theo đúng quy trình,những công việc chuẩn bị thường được giao cho Văn phòng, phòng Hành chính

và những đơn vị có liên quan phối hợp thực hiện Tại công ty TNHH Côngnghiệp và Kỹ thuật Điện hội nghị tổ chức gồm 3 khâu: Khâu chuẩn bị, khâu tổchức và kết thúc hội nghị

(Phụ lục 4: Sơ đồ tổ chức hội nghị)

1.3.1 Quy trình tổ chức hội nghị:

a Chuẩn bị hội nghị:

* Chủ trương:

- Lãnh đạo công ty quyết định chủ trương tổ chức hội nghị hoặc các đơn

vị đề xuất lãnh đạo quyết định tổ chức hội nghị

* Xây dựng Tờ trình hoặc Kế hoạch tổ chức hội nghị:

- Đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị làm tờ trình lãnh đạo công ty về nộidung, thành phần, thời gian, địa điểm và kinh phí để tổ chức hội nghị, phân côngcho các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung và phục vụ hội nghị

* Xem xét và phê duyệt kế hoạch tổ chức hội nghị:

- Lãnh đạo duyệt tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị theo quy định

* Trách nhiệm của lãnh đạo

- Xác định mục tiêu của cuộc họp (trả lời câu hỏi Why ?)

- Xác định nội dung cần giải quyết (trả lời câu hỏi What ?)

- Xác định thành phần tham dự (trả lời câu hỏi Who ?)

- Xác định ngày tháng, thời gian tiến hành cuộc họp (trả lời câu hỏi When ?)

- Xác định địa điểm cuộc họp (trả lời câu hỏi Where ?)

* Thành lập ban tổ chức/Phân công công việc:

- Lãnh đạo công ty hoặc Trưởng phòng Hành chính quyết định thành lậpBan tổ chức hội nghị

- Ban tổ chức hội nghị phân công nhiệm vụ cho các đơn vị

- Ban tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra và xử lý các vấn đề phátsinh trong quá trình chuẩn bị và triển khai hội nghị

* Trách nhiệm thư ký và ban tổ chức

- Lựa chọn ngày tháng

- Chuẩn bị hồ sơ cuộc họp

- Soạn thảo lịch trình kế hoạch và trương trình nghị sự

- Đặt phòng sắp xếp dịch vụ ăn uống

- Thông báo cho các thành viên tham dự

- Sắp xếp phân phối tài liệu

- Sắp xếp chỗ ngồi, xử lý các tình huống làm gián đoạn

- Ghi biên bản, soạn thảo biên bản

* Phân công cho các đơn vị: chuẩn bị hội nghị chuẩn bị danh sách đại

biểu, giấy mời, văn phòng phẩm, tài liệu, dự toán, trang thiết bị phuc vụ hộinghị…

b Tiến hành hội nghị:

Sau khi đã chuẩn bị xong, đơn vị chủ trì tiến hành Hội nghị theo thời gianquy định, đây là giai đoạn quan trọng nhất của Hội nghị Cụ thể:

* Các đơn vị thuộc công ty:

- Phối hợp cùng phòng Hành chính đón tiếp đại biểu, phát tài liệu theo sự

phân công của Lãnh đạo.

- Tổng hợp thành phần hội nghị

- Theo dõi diễn biến, ghi kết luận của Lãnh đạo

- Báo cáo Ban Tổ chức hội nghị để xử lý các công việc đột xuất

- Lễ tân, phục vụ hội nghị

- Hướng dẫn các đại biểu hội nghị về địa điểm họp, địa điểm gửi xe

- Vận hành các thiết bị tin học phục vụ hội nghị theo yêu cầu

- Đón tiếp và phát tài liệu cho phóng viên báo chí, chụp ảnh, quay phim,ghi âm; theo dõi để đưa tin lên Website

c Kết thúc hội nghị:

- Soạn thảo thông báo ý kiến kết luận của lãnh đạo tại hội nghị để trìnhTrưởng phòng phê duyệt trước khi trình ký

- Nhân bản và phát hành thông báo đã được phê duyệt

- Đưa tin hội nghị lên website

- Làm thủ tục thanh quyết toán chi phí hội nghị

d Họp rút kinh nghiệm:

- Sau khi kết thúc hội nghị Ban Tổ chức họp rút kinh nghiệm (nếu cần)

1.4 Quy trình sắp xếp chuyến đi công tác cho lãnh đạo

(Phụ lục 5: Quy trình tổ chức chuyến đi công tác)

1.4.1 Sắp xếp chuẩn bị

Trong đời sống của một doanh nghiệp hay bất cứ tổ chức nào, các cán bộ,chuyên viên thường có các chuyến đi công tác xa lâu ngày, kể cả các chuyến đitại nước ngoài Là một trợ lý, thư ký, nhân viên văn phòng cần phải biết hoạchđịnh cho các chuyến đi công tác, kế hoạch chuyến đi công tác bao gồm các hoạtđộng:

Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác

- Giải quyết các thủ tục giấy tờ

- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn

- Liên hệ với các nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện đón tiếp, làm việc

- Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn

- Chuẩn bị kinh phí

- Đảm nhận trách nhiệm ở nhà

- Kiểm tra chuyến đi phút chót

- Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác

- Xác định mục đích và nội dung chuyến đi

- Số lượng người tham gia

- Các địa điểm sẽ đến

- Ngày tháng đến và kết thúc

- Phương tiện đi lại

- Các cuộc gặp gỡ trao đổi tọa đàm

- Chuẩn bị lịch trình công tác.Có 2 loại:

+ Lịch trình sắp xếp di chuyển + Lịch trình sắp xếp cuộc hẹn

- Giải quyết các thủ tục giấy tờ

- Các giấy tờ cần thiết bao gồm:

+ Giấy giới thiệu đi công tác

+ Giấy đi đường

+ Giấy phép suất cảnh, hộ chiếu (nếu đi công tác tại nước ngoài)

+ Chứng minh thư nhân dân

+ Các giấy tờ khác về chức danh, khoa học, chính trị

* Chuẩn bị phương tiện đi lại

- Tùy theo địa điểm, thời gian công tác, lựa chọn các phương tiện giaothông cho phù hợp và tiết kiệm

- Thư ký phải nắm bắt được đầy đủ chinh xác phương tiện giao thông nơiđoàn đến công tác như:

- Bảng giờ đến-đi của từng loại phương tiện, giá vé

- Độ dài quãng đường

- Tiêu chuẩn mà thủ trưởng hay người đi công tác được sử dụng

* Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị đón tiếp và làm việc.

- Thư ký hoặc nhân viên phòng Hành chính điện thoại đến nơi có đoànhoặc cán bộ đến công tác để thông báo nội dung, hẹn ngày giờ làm việc và đăng

ký ăn ở

- Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:

- Cần báo bằng văn bản cho cơ qua có thẩn quyền xem xét, xét duyệt vàđàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó

- Đối với nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quan tại ViệtNam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba

- Sau khi đã thỏa thuận về các nội dung trước chuyến đi công tác, trướckhi đi cần phải thông báo cụ thể cho cơ quan tiếp nhận về thời điểm đến và danhsách người đến, đăng kí chỗ ở bằng fax hoặc Email, có xin xác nhận

* Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn

- Các tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc chuyên môn

- Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan

- Các dữ liệu nên được sao chép trong đĩa CD-ROM và mang theo máytính xách tay

- Nếu có thể được nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nốimạng với mày tính xách tay để gửi fax, chat, hội thoại…

- Chuẩn bị kinh phí

- Dựa và kế hoạch công tác mà thư ký, nhân viên văn phòng lập dự trùkinh phí, trong bản dự trù cần có các khoản cơ bản sau:

+ Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô…

+ Tiền ăn nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi

+ Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính

+ Tiền đóng góp cho hội thảo, hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu)

+ Một số kinh phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi…

* Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm ở nhà.

Thông báo về thời gian thủ trưởng hay cán bộ đi công tác vắng mặt

Thủ trưởng phải ủy thác, ủy quyền trách nhiệm những công việc ở nhànếu như người đi công tác là lãnh đạo công ty, bàn giao lại công việc dở dangnếu là nhân viên.

Thư ký hoặc nhân viên phòng Hành chính có trách nhiệm hủy bỏ, lên lạilịch các cuộc họp đã ấn định, các công việc dở dang của lãnh đạo hoặc nhânviên đi công tác

* Kiểm tra chuyến đi phút chót

Kiểm tra lại các mặt nội dung đã xây dựng trong kế hoạch để có nhữngbiện pháp thay đổi, bổ sung kịp thời

1.4.2 Trong chuyến đi công tác

Thư ký làm việc với người được ủy thác, ủy quyền xem đã hoàn thànhcông việc chưa, thường xuyên đôn đốc các công việc chưa, chậm tiến độ thựchiện

Ghi chép hoãn các lịch hẹn khi thủ lãnh đạo đi công tác, ghi chép nhật kýlàm việc

Đối với công tác thư tín, hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng như hồ

sơ khẩn hay hồ sơ cần phải làm ngay để chung vòa một hồ sơ, bìa “Để thôngbáo” trong một hồ sơ, những việc mà thư ký hay người nào khác đã thực hiện đểvào hồ sơ “Để đọc khi có thời gian” […]

Chuyển công tác văn thư cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý Cầnphải xem qua các loại thư từ mặc dù cấp quản trị là người duy nhất trả lời thư

đó Trong trường hợp cần thiết phải trả lời cho đối phương biết rằng lãnh dạo đã

đi công tác, thư sẽ được chuyển tiếp và sẽ trả lời khi thủ trưởng về

1.4.3 Sau chuyến đi công tác

- Thư ký, cá nhân được giao nhiệm vụ và có trách nhiệm báo cáo tóm tắtdiến biến trong công ty

- Trình bày những sách báo, công văn, giấy tờ khác cho lãnh đạo, báo cáo

sổ tóm tắt thư tín, nhật ký hoạt động hành chính

- Nhận giấy tờ, chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán

- Soạn thảo thư cảm ơn những người đã tiếp và giúp đỡ tạo điều kiệnthuận lợi cho chuyến đi.

- Lưu trữ các tài liệu hồ sơ của chuyến đi

1.5 Công tác tình hình triển khai và thực hiện Nghi thức Nhà nước về văn hoá công sở của công ty

Trong xã hội hiện đại ngày nay, vấn đề Văn hoá xã hội đang là vấn đềđáng quan tâm của xã hội Trong các cơ quan, tổ chức hiện nay, vấn đề thựchiện Nghi thức Nhà nước, văn hóa công sở trong công sở cũng là vấn đề rấtđược quan tâm Mỗi cơ quan, tổ chức đều đưa ra các quy chế riêng về Văn hoácông sở tại cơ quan và công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện tư xâydựng cũng không phải là trường hợp ngoại lệ

Để thống nhất về phong cách, lề lối làm việc của cán bộ, nhân viên trongcông ty, Công Đoàn phối hợp cùng phòng Hành chính đã xây dựng quy ước nếpsống văn hoá nơi công sở Bản quy ước này thay thế cho quy chế Văn hoá công

sở của riêng và mới giới hạn tại phòng Hành chính, được toàn thể cán bộ, nhânviên công ty thảo luận, nhất trí và thống nhất cùng nhau thực hiện.Bản quy chế

là văn bản cụ thể số % bản thân tác giả được sự tin tưởng của lãnh đạo phòngHành chính cũng được cho phép tham gia vào hoạt động xây dựng quy chế vănhóa công sở cho toàn công ty Bản quy ước đã quy định rất cụ thể nếp sống vănhoá nơi công sở về tất cả mọi mặt như: Văn hoá trong làm việc, văn hoá tronghội họp, văn hoá trong giao tiếp ứng xử, văn hoá trong giữ gìn vệ sinh, an toànnơi làm việc, văn hoá trong sinh hoạt Bản quy ước được ban hành đã xây dựngcho công ty một phong cách, lề lối làm việc thống nhất

Tuy nhiên, do mới có sự thay đổi trong quy chế văn hóa công sở nên tìnhhình thực hiện các quy định trong quy ước của các cán bộ, nhân viên vẫn cònnhiều vấn đề tồn tại như:

- Vấn đề đi làm muộn của các cán bộ, nhân viên vẫn còn tiếp diễn;

- Các cán bộ, nhân viên không đeo thẻ khi làm việc, trang phục chưađồng đều, trong giờ làm việc vẫn còn tụ họp nói chuyện

- Việc thực hành tiết kiệm trong sử dụng điện, nước văn phòng phẩmchưa được thực hiện tốt

- Các vấn đề này cần được sự chấn chỉnh của các lãnh đạo trong từngphòng ban để đảm bảo tính nghiêm minh của bản quy ước

2 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ

2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

2.1.1 Tình hình soạn thảo ban hành văn bản

Tình hình thực tế về quản lý các văn bản

Công tác văn thư là hoạt động thường xuyên, đảm bảo hoạt động làm việc củacông ty; theo Quyết định số 556/QĐ-PHC ban hành ngày 30/6/2005 của Trưởngphòng Hành chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức củaPhòng Hành chính, Bộ phận văn thư thuộc Phòng Hành chính.

Mô hình tổ chức công tác văn thư ở phòng Hành chính theo mô hình vănthư tập trung, nghĩa là tất cả các văn bản, tài liệu gửi đến, gửi đi đều phải qua bộphận văn thư của cơ quan

Bên cạnh những công việc như lễ tân, đưa-đón khách, sắp xếp lịch làmviệc…soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang tínhchất thường xuyên, bởi văn bản mang chức năng chính là phương tiện thông tinphục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan; bên cạnh đó văn bản được coi làcăn cứ pháp lý để tiến hành giải quyết các công việc, minh chứng cụ thể nhữnghoạt động của cơ quan

Từ khi ra đời, phòng hành chính đã ban hành và tiếp nhận được khá lớnmột khối tài liệu phong phú đa dạng về nội dung, số lượng và thể loại Thể loạivăn bản mà văn phòng nhận được có đủ về văn bản chuyên ngành và văn bảnhành chính; gồm các loại: Quyết định, thông báo, công văn, chương trình…

Theo tìm hiểu, tôi đã thống kê được một cách gần chính xác số loại vănbản đến- đi và ban hành trong một năm qua( tính từ ngày 30 tháng 3 năm 2014đến ngày 30 tháng 3 năm 2015) của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuậtĐiện trong đó có các văn bản của văn phòng như sau:

STT Tên loại công văn Số lượng STT Tên loại công văn Số lượng

(tờ trình, chươngtrình…)

112

Qua bảng số liệu trên ta thấy Thông báo, Công văn là loại văn bản chiểmnhiều nhất trong tổng số các văn bản ban hành, đến và đi Công văn chiếm38,2% trong tổng số, Thông báo chiếm 11,8% so với tổng số văn bản

Các văn bản đến từ các hướng chính:

+) Các văn bản được gửi tới từ sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội

là cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp quản lý một số hoạt động chung của các

công ty TNHH trong đó có công ty cổ TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điệnchủ yếu là các công văn, quyết định, chỉ thị Và ngược lại có các văn bản gửi lên

Sở đó là các văn bản như: Báo cáo, tờ trình, kế hoạch xin ý kiến chỉ đạo

+) Chiếm một khối lượng lớn văn bản ban hành ra là gửi tới các chi nhánhcác cơ quan trực thuộc, đối tác, trong đó chủ yếu là các văn bản như: Công văn, kếhoạch…

+) Các văn bản được gửi đến và đi từ ban lãnh đạo công ty, các phòng bantrong công ty chuyển đến phòng Hành chính

+) Các văn bản lưu hành trong nội bộ, nhóm, cá nhân của phòng Hànhchính: trong đó có các văn bản phân công công việc, công văn, khen thưởng, chỉđạo…

Qua khảo sát tình hình thực tế mô hình tổ chức văn thư và trách nhiệmcủa ban lãnh đạo, Trưởng phòng Hành chính trong việc chỉ đạo thực hiện côngtác văn thư của cơ quan nói chung, phòng Hành chính nói riêng tôi thấy:

- Lãnh đạo rất quan tâm tới công tác Hành chính, văn thư, lưu trữ Bêncạnh đó thực hiện tốt các quy định của Nhà nước về công tác Hành chính, vănthư và công tác bảo vệ bí mật nhà nước

- Bên cạnh việc yêu cầu các cán bộ, nhân viên Văn thư làm việc tuân thủđúng theo các văn bản quy định chung như:%Ban lãnh đạo công ty đã xem xét,phê duyệt, ban hành một số văn bản quy định chế độ, làm việc với công tác Vănthư, một số quy chế hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ

- Ban lãnh đạo còn thường xuyên chỉ đạo tổ chức, mời các cán bộ chuyênviên mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên làm công tác Vănthư Nội dung học rất cụ thể, thiết thực, đã giúp các học viên được tiếp xúc vớinhiều vấn đề mới và có cơ hội học hỏi, trao đổi kinh nghiệm

- Nhìn chung mô hình văn thư được tổ chức thực hiện một cách khoa học,nhanh chóng, chính xác theo một trật tự logic, đảm bảo cho việc giải quyết vănbản của cơ quan nhanh gọn, không sai xót, nhầm lẫn, góp phần vào việc giảiquyết công việc của phòng Hành chính nói riêng và của công ty nói chung

- Trang bị tương đối đầy đủ các phương tiện, trang thiết bị cần thiết, đápứng nhu cầu thực hiện nhiệm vụ

2.1.2 Thẩm quyền ban hành văn bản:

Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện quyền lực tập trung vàongười đứng đầu, chính vì vậy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

ký tất cả các văn bản Cấp phó có quyền ký thay Cụ thể:

- Giám đốc có quyền ký:

+ Văn bản hành chính của công ty, văn bản theo thẩm quyền, văn bản về

tổ chức bộ máy và nhân sự theo quy định của pháp luật

+ Văn bản trình Sở Kế hoạch và Đầu tư

Phê duyệt Dự án, đề án Quyết định khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, đicông tác, học tập nước ngoài của Phó Giám đốc, các trưởng phòng…

+ Thừa lệnh Giám đốc các văn bản khi được ủy quyền…

+ Ký những văn bản thuộc thẩm quyền được quy định bằng văn bản.

Xem xét lại văn bản trước khi trình ký

- Các trưởng phòng và lãnh đạo khác trong công ty:

Ký những văn bản thuộc thẩm quyền được quy định bằng văn bản.

2.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là một trong những yếu tố quantrọng để đảm bảo chất lượng của văn bản

Văn bản ban hành tại công ty về cơ bản đã đảm bảo theo đúng yêu cầu vềthể thức văn bản quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCPdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản được ban hành qua nhiều khâu Lãnh đạo phòng Hành chính là người

cuối cùng chịu trách nhiệm về kiểm tra thể thức văn bản để ký ban hành Chính vìvậy, công tác kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày cũng được kiểm tra một cáchchặt chẽ.

2.1.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan:

* (Phụ lục 6: Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản)

** Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản:

Bước 1: Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và

thực hiện văn bản

Bước 2 Chọn tên loại văn bản.

Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin:

- Thông tin pháp lý: Là những thông tin làm cơ sở pháp lý cho những vấn

đề được đề cập đến trong văn bản, không chồng chéo, mâu thuẫn và theo quyđịnh của pháp luật

- Thông tin thực tế: Phản ánh tình hình thực tế có liên quan đến việc soạn

thảo văn bản

Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo:

- Để soạn thảo một văn bản phù hợp, khi soạn thảo phải xây dựng đềcương và được lãnh đạo phê duyệt Đề cương là công việc cuối cùng để hìnhthành một văn bản, giúp cho văn bản được soạn thảo chi tiết và đúng với mụcđích, giới hạn giải quyết, thực hiện văn bản

- Đối với các văn bản quan trọng thì có thể xin ý kiến đóng góp của cácđơn vị hoặc các đơn vị, cá nhân có liên quan để chất lượng văn bản có hiệu quả

Bước 5: Duyệt bản thảo:

* * Đối với văn bản thông thường:

- Văn bản sau khi được soạn thảo sẽ được Thủ trưởng đơn vị trực tiếpphân công soạn thảo duyệt và ký nháy và chịu trách nhiệm về phần nội dung

- Sau đó trình phòng Hành chính để phê duyệt, ký nháy và chịu tráchnhiệm về mặt thể thức của văn bản

- Văn bản sau khi được kiểm tra đầy đủ về thể thức và nội dung sẽ được

trình lên Lãnh đạo công ty ký ban hành.

Bước 6: Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản:

Văn bản sau khi được lãnh đạo ký ban hành, được chuyển về đơn vị soạnthảo để xem xét lại lần cuối Sau đó, đơn vị soạn thảo chuyển cho Văn thư đểlấy số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, nhân bản, đóng dấu, vào sổ đăng kývăn bản đi, sắp xếp bản lưu

Nhìn chung, việc soạn thảo văn bản của công ty đạt yêu cầu về chấtlượng Lãnh đạo ở các đơn vị quan tâm đến chất lượng soạn thảo văn bản,chuyên viên nắm vững lĩnh vực chuyên môn phụ trách, kỹ năng soạn thảo vănbản, thực hiện đầy đủ các quy định về soạn thảo

2.1.5 Kỹ thuật soạn thảo văn bản:

Kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lýluận, phương pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan

để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện

Đối với công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện thì kỹ thuật soạnthảo văn bản, tuân theo 06 nguyên tắc trong kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lýnhà nước

2.1.6 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan thực tập

Việc quản lý văn bản đi, đến là một công việc quan trọng của phòng Hànhchính Số lượng văn bản đi, đến, nội dung, quá trình xử lý văn bản sẽ phản ánhtoàn bộ hoạt động của công ty Công việc đó được thực hiện trực tiếp tại Vănthư cơ quan Ngay từ khi mới thành lập công ty đã ban hành một số văn bản quyphạm pháp luật liên quan đến quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiệnhành và giao nộp tài liệu…ban hành đảm bảo kỷ cương và thống nhất trong việcban hành văn bản, nâng cao hiệu lực pháp lý của văn bản ban hành và tạo điềukiện thuận lợi trong quản lý, giải quyết văn bản

a) Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan:

* (Phụ lục số 7: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn

bản đi của cơ quan)

2.1.6.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi:

Bước 1: Trình ký văn bản:

Sau khi văn bản soạn thảo xong, chuyển xin ý kiến Lãnh đạo phòng Hànhchính; Lãnh đạo phòng đồng ý, sẽ chuyển cho chuyên viên để xin ý kiến lãnhđạo công ty

Bước 2: Đăng ký văn bản đi:

- Ghi số, ngày tháng văn bản:

+ Tất cả văn bản phải qua Văn thư kiểm tra, sau khi hoàn thiện Văn thưghi số, ngày tháng ban hành Khi ban hành có chữ ký hợp lệ của người có thẩmquyền

- Đóng dấu văn bản đi:

+ Dấu chỉ đóng vào văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩmquyền

+ Dấu chỉ mức độ “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, “Mật” được thựchiện theo quy định

- Đăng ký văn bản:

+ Đăng ký vào sổ: Văn thư ở công ty sử dụng các loại sổ sau: Quyết địnhlãnh đạo công ty ký; công văn lãnh đạo công ty ký, công văn mời họp, các loạivăn bản còn lại

+ Vào sổ văn bản đi: Từ số 01 ngày 01/01 đầu năm đến số kết thúc vàongày 31/12 cuối năm

(Phụ lục 8 :Mẫu sổ đăng ký văn bản đi).

+ Đăng ký bằng phần mềm quản lý văn bản edocmen trên máy tính

+ Riêng văn bản mật không phải nhập vào máy, quản lý theo quy địnhriêng do Bộ ban hành

Bước 3: Chuyển văn bản: Văn bản có thể được chuyển trực tiếp hoặc gửi

qua đường bưu điện Đối với việc chuyển văn bản qua đường bưu điện:

- Cho văn bản vào bì, ở ngoài bì ghi nơi nhận, số và ký hiệu của văn bản

- Gửi văn bản đi, đối với văn bản hoả tốc hoặc thượng khấn được làm thủtục chuyển gấp Các loại văn bản cần gửi gấp cho các đơn vị ngoài tỉnh hoặcnước ngoài sẽ được ghi phiếu chuyển phát nhanh

(Phụ lục 9: Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện).

(Phụ lục 10: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi).

Bước 4: Sắp xếp, bảo quản và phục vụ bản lưu:

sơ công việc của chuyên viên

- Đối với những văn bản quan trọng, phải lưu ở văn thư 02 bản

- Văn bản mật lưu riêng, được cất giữ cẩn thận trong tủ, két

b) Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ quan:

Thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, việc áp dụngquy trình tổ chức giải quyết văn bản đến đã bước đầu giúp cán bộ, công chứclàm việc khoa học hơn, giải quyết khẩn trương hơn Quy trình tổ chức và giảiquyết văn bản đến tại công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ huật Điện được tiếnhành như sau:

* (Phụ lục số 12: Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến)

2.1.6.2 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:

Bước 1: Tiếp nhận văn bản:

- Tất cả văn bản gửi đến công ty bằng các hình thức đều do PhòngHành chính (Văn thư phòng) tiếp nhận để đăng ký và xử lý theo quy định

Bước 2 Phân loại văn bản, bóc bì, đóng dấu đến:

Văn bản đến được Văn thư xem xét và phân làm 06 loại :

- Văn bản của cơ quan cấp trên (gọi tắt là VB1);

- Giấy mời họp, thư, đơn thư (gọi tắt là VB2);

- Văn bản mật, điện mật….(gọi tắt là VB3);

- Loại đích danh tên cá nhân, đơn vị…(gọi tắt là VB4);

- Các bản Fax đến được tiếp nhận, ghi sổ theo dõi riêng (bộ phận nhận Fax)

Bước 3 Vào sổ văn bản đến:

(Phụ lục 13: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến)

- Tất cả Văn bản thuộc VB1, VB2, VB3, VB4, Văn thư phải đóng dấu đến,ghi số đến, thời điểm nhận và dán “phiếu xử lý văn bản” của phòng Hành chính đểtrình Lãnh đạo phòng

- Riêng đối với Văn bản do công ty chuyển cho phòng Hành chính giảiquyết, đã có phiếu xử lý văn bản của công ty, không phải dán phiếu xử lý văn bản

Bước 4 Lãnh đạo phòng Hành chính xử lý:

- Lãnh đạo phòng xử lý văn bản do Văn thư trình:

- Phân loại văn bản (A, B, C): xác định rõ loại văn bản trên phiếu xử lý trên vănbản

+ Loại A: Văn bản có thời hạn và phải gửi trả lời bằng văn bản

+ Loại B: Văn bản không có thời hạn và phải gửi trả lời bằng văn bản

+ Loại C: Văn bản không phải trả lời nơi gửi

- Ghi ý kiến giao nhiệm vụ cho các cá nhân, đơn vị thuộc phòng vào “Phiếu

xử lý văn bản”

- Trả lại Văn thư Văn phòng các Văn bản đã có ý kiến xử lý ngay sau khi xửlý

Bước 5 Chuyển giao văn bản đến:

- Sau khi lãnh đạo Văn phòng xin ý kiến, các văn bản được trả về cho vănthư

- Văn thư phân loại, văn bản cần chuyển tiếp đi, cập nhập vào máy tính+ Nếu là văn bản chuyển trực tiếp cho các đơn vị thì để vào ô cho các đơn

vị trực tiếp đến lấy

+ Những văn bản có yêu cầu gấp, Văn thư Văn phòng phải Fax hoặc điện

báo đơn vị đến nhận ngay.

+ Văn bản xin ý kiến của Lãnh đạo thì chuyển cho chuyên viên Tổng hợp.+ Lãnh đạo cho ý kiến vào phiếu xử lý, nếu văn bản chuyển tiếp cho đơn

vị xử lý thì chuyên viên Tổng hợp trả lại cho Văn thư

+ Văn thư nhận lại văn bản có ý kiến của lãnh đạo từ chuyên viên Tổnghợp và chuyển xử lý cho các đơn vị

Bước 6 Theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản:

- Lãnh đạo công ty kiểm tra việc giải quyết văn bản có đúng với quy định,chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước

- Lãnh đạo phòng Hành chính có trách nhiệm giúp thủ trưởng kiểm tra vàtổng hợp tình hình giải quyết văn bản đến

Bước 7 Tiếp nhận, trình xử lý văn bản của các đơn vị:

- Đơn vị, cá nhân thuộc văn phòng nhận văn bản để giải quyết từ Văn thưcông ty phải ký nhận trong sổ giao văn bản của Văn thư và trình thủ trưởng đơn

vị xử lý ngay trong ngày

- Văn bản nhận về đơn vị phải được ghi sổ theo dõi của đơn vị, trước khitrình thủ trưởng đơn vị ký

Bước 8 Giao nhiệm vụ cá nhân xử lý, giải quyết và báo cáo kết quả:

- Thủ trưởng đơn vị khi xử lý văn bản phải giao nhiệm vụ cụ thể cho từng

cá nhân giải quyết

- Cá nhân nhận văn bản để giải quyết theo yêu cầu của thủ trưởng đơn vị.Trường hợp có ý kiến khác phải báo cáo để xử lý kịp thời

- Trưởng các đơn vị có trách nhiệm báo cáo kết quả giải quyết văn bảntheo yêu cầu của lãnh đạo phòng Hành chính

- Cập nhật kết quả giải quyết văn bản trong phần mềm quản lý văn bảncủa phòng Hành chính

Bước 9 Tổng hợp báo cáo, lưu hồ sơ:

- Văn thư Văn phòng tổng hợp danh mục văn bản đến từ phần mềm “quản

lý văn bản đến” của phòng Hành chính để lập sổ theo dõi Văn bản đến hàng

tháng, tổng hợp số hàng quý, năm.

- Văn thư lập hồ sơ văn bản đến lưu tại Văn thư nộp Lưu trữ Văn phòng

c) Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là khâu quan trọng cuốicùng của công tác văn thư, là nguồn bổ sung chủ yếu không bao giờ cạn chocông tác lưu trữ, là mắt xích quan trọng gắn công tác văn thư với công tác lưutrữ Mặt khác, nếu làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho côngtác lưu trữ Hàng năm, công ty cổ phần Đầu tư xây dựng và phát triển cơ sở hạtầng Tân Hưng đã triển khai thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ theo quy địnhcủa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

(Phụ lục số 14: Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan).

* Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan:

Bước 1: Mở hồ sơ:

- Đầu năm, mỗi đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ công việc của đơn vị

để mở hồ sơ Phòng Hành chính có trách nhiệm cung cấp bìa hồ sơ theo dự kiếndanh mục hồ sơ đã lập từ cuối năm trước cho các đơn vị, cá nhân Đồng thời với

mở hồ sơ thực tế, các chuyên viên mở hồ sơ trên máy tính Trong quá trình thựchiện, nếu có việc đột xuất thì phải lấy bìa hồ sơ để mở thêm hồ sơ mới và bổsung thêm hồ sơ đó vào danh mục hồ sơ

- Lưu trữ đơn vị tập hợp danh mục hồ sơ của đơn vị mình vào tháng 01hàng năm, làm căn cứ thu thập hồ sơ của cán bộ công chức

Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ:

- Là những tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việcvào hồ sơ thực tế và hồ sơ trên máy tính

- Từng cán bộ nhân viên trong quá trình giải quyết công việc tiến hành thuthập tài liệu, văn bản đưa vào hồ sơ Hồ sơ phải phản ánh chức năng, nhiệm vụtrọng tâm của đơn vị

- Sắp xếp văn bản vào bìa hồ sơ, hộp có dán nhãn, mục lục văn bản trong hồsơ.

- Các hồ sơ vụ việc, vấn đề thì sắp xếp theo quá trình giải quyết côngviệc, đối với hồ sơ Hội nghị, Hội thảo thì tài liệu được sắp xếp theo diễn biếncủa chương trình Hội nghị

Bước 3: Phân chia đơn vị bảo quản, sắp xếp và biên mục hồ sơ:

- Sau khi thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ cần phân loại, chỉgiữ lại một bản chính hoặc một bản sao có giá trị

- Sau khi công việc kết thúc, người lập hồ sơ kiểm tra, sắp xếp lại văn bảntheo trình tự giải quyết công việc; đánh số thứ tự tờ giấy có trong hồ sơ bằng bútchì vào góc bên phải phía trên; viết mục lục văn bản, chứng từ kết thúc hồ sơ vàhoàn thiện tờ bìa hồ sơ

Bước 4: Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ đơn vị:

- Dựa trên danh mục hồ sơ đã lập, ngày 15/01 hàng năm cán bộ nhân viênphải nộp hồ sơ công việc của năm trước mà mình phụ trách vào lưu trữ đơn vị

- Tài liệu phải được xếp trong hộp và đưa lên giá hoặc tủ đựng tài liệu, phải

có dán nhãn ghi đầy đủ thông tin để phục vụ cho việc thống kê và tra tìm

- Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản theo Nghị định số 110/2004/NĐ – CPngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ

Bước 5: Nộp hồ sơ vào Lưu trữ Bộ:

- Hồ sơ lưu trữ tại đơn vị sau 01 năm được lập danh mục và nộp vào Lưu trữtheo quy định

d) Nhận xét ưu nhược điểm các nội dung trên:

1 Tổ chức quản

lý văn bản đi

- Việc quản lý văn bản đi củaphòng Hành chính đạt yêu cầu vềchất lượng

- Lãnh đạo các đơn vị quan tâm

- Quy trình quản

lý văn bản phảiqua nhiều khâu

- Một số đơn vị

đến chất lượng soạn thảo Vănbản, chuyên viên nắm vững lĩnhvực chuyên môn phụ trách.

- Thực hiện đầy đủ quy định vềquản lý văn bản đi

- Trước khi trình lãnh đạo, văn bảnđược kiểm tra về thể thức và nộidung

- Khi văn bản chưa đạt yêu cầu,Chánh văn phòng cho ý kiến xử lýbằng phiếu xử lý văn bản đi thể hiệntính khoa học đem lại hiệu quả côngviệc cao

- Phần mềm đăng ký văn bảnEDOCMEN thiết kế đầy đủ các dữ

liệu như trong sổ đăng ký thuận tiệncho việc đăng ký, tra cứu và sửdụng Trình đăng ký văn bản đi, đếntrên phần mềm được thiết kế chặtchẽ, rõ ràng

- Văn bản được chuyển giao bằngnhiều cách nên chuyển giao nhanhchóng kịp thời…

còn tồn tại tìnhtrạng làm tắt, cácvăn bản do đơn vịsoạn thảo đượcthủ trưởng đơn vịtrình lãnh đạocông ty phêduyệt, không quaphòng Hànhchính thẩm định

mà vẫn đóng dấu

- Khi đăng kýphần mềm tínhbảo mật, an toànkhông cao

2 Tổ chức quản

- Công tác quản lý văn bản đếnđược Văn thư phụ trách văn bảnđến nhập vào máy tính cẩn thận,chuyển giao đúng thủ tục

- Mỗi văn bản đến được cập nhậpvào một loại sổ riêng biệt, dễquản lý và theo dõi

- Một số văn bản

do lãnh đạo công

ty đi vắng nên việcxin ý kiến lãnhđạo chưa đảm bảo

về mặt thời gian;vẫn có văn bản

lý văn bản đến

- Tổ chức giải quyết văn bản đếnđược thực hiện chặt chẽ

- Sử dụng phần mềm quản lý vănbản bằng máy tính thuận lợi choviệc quản lý và tra tìm…

chưa được thựchiện đúng quyđịnh tập trung đầumối qua Văn thư

- Một vài văn bảnchuyển giao chưađúng địa chỉ

- Việc giao vănbản chưa đúngnguyên tắc vào sổ

mà giao trựctiếp…

- Cách lưu hồ sơ theo tên loại vănbản khi tìm văn bản nhanh, chínhxác

- Danh mục hồ sơ do chuyênviên, các đơn vị lập do đó dễ dànghơn, độ chính xác cao, theo sáttừng công việc giải quyết trong 1năm

- Việc biên mục hồ sơ phục vụcho việc tra tìm tài liệu kịp thờitạo điều kiện thuận lợi cho côngtác lưu trữ, phục vụ tra cứu trướcmắt và lâu dài của cơ quan

- Việc lập hồ sơchưa thực hiệnđúng quy trình,không đảm bảo vềyêu cầu chấtlượng, việc phânloại, sắp xếp tàiliệu trong phòngcòn lộn xộn, cácnhóm tài liệu bị xé

lẻ, cách thống nhấtviết tiêu đề hồ sơchưa đồng bộ

- Tài liệu của lãnhđạo công ty vàlãnh đạo phòngHành chínhchuyển xuống lưu

trữ phần lớn làchưa sắp xếp,thống kê và xácđịnh tài liệu…

2.1.7 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Dấu là thành phần thể hiện quyền lực nhà nước và cơ quan trong văn bảnđồng thời cũng là thành phần để khẳng định, đảm bảo tính chính xác và thành phầncủa văn bản

Công tác quản lý và sử dụng con dấu tại công ty được thực hiện theo Nghịđịnh 58/2001/NĐ - CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu Công tác

tổ chức quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện tương đối nghiêm túc Cụthể:

- Con dấu của công ty được giao cho nhân viên Văn thư giữ và đóng dấu tại

cơ quan Nhân viên Văn thư có trách nhiệm thực hiện đúng quy định việc sử dụngcon dấu

- Văn thư đã tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước về vị trí con dấu

và cách thức đóng từng loại dấu

- Việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty tương đối tốt, đúngnguyên tắc, chưa để xảy ra tình trạng bị lợi dụng con dấu vào mục đích phipháp Các đơn vị đã có phân công trách nhiệm quản lý cho cán bộ Văn thưchuyên trách có đủ phẩm chất đạo đức tin cậy

- Các loại con dấu pháp nhân cũng như tiêu đề, chức danh họ tên củaLãnh đạo 100% được khắc theo công nghệ mới và hiện đại, giúp cho văn thưđóng dấu thuận lợi, rõ ràng, sạch sẽ và tiết kiệm được nhiều thời gian

3 Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ:

Tài liệu lưu trữ được sản sinh trong quá trình giải quyết công việc theochức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện Nó lànguồn sử liệu quan trọng, là những chứng cứ chuẩn xác nhất trong việc xây dựng

và phát triển của công ty Chính vì nhận thấy tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ,công ty đã quan tâm, đầu tư cho công tác lưu trữ nhằm bảo tồn khối tài liệu

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu:

Thu thập bổ sung tài liệu có vai trò và vị trí vô cùng quan trọng trongcông tác lưu trữ vì công tác Thu thập bổ sung tài liệu đựợc tốt sẽ đảm bảo đưa

vào các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảoquản và phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập bổsung tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ bổ sung được các nguồn tài liệu làm phongphú thành phần tài liệu trong phông và khả năng phục vụ khai thác sử dụng tàiliệu.

Phòng Hành chính có trách nhiệm thu thập tài liệu vào kho lưu trữ hiệnhành Sau khi thu thập tài liệu, lưu trữ của công ty, bộ phận Lưu trữ có tráchnhiệm:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu

- Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập

- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống

kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”

- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Tất cả những hồ sơ, tài liệu sau khi được thu thập về lưu trữ công ty đềuđược chỉnh lý theo phương pháp phân loại như sau:

* Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật:

-Áp dụng phương án phân loại theo “Bộ thiết kếsản phẩm” Trong mỗi bộ

thiết kế, tài liệu được phân theo các giai đoạn Trong mỗi giai đoạn, tài liệu phânchia thành các hạng mục Đối với từng hạng mục cụ thể, tài liệu được phân chiatiếp thành bộ phận chi tiết

- Hiện nay, kho Lưu trữ của công ty có một phòng duy nhất: Phòng côngtyTNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện , hiện nay thành phần tài liệu trongphòng tính tới tháng 4/2015 hiện có:

+ 12m giá tài liệu quản lý khoảng 247cặp

+ 199m công trình, thiết kế, đề án khoảng 11956 cặp

+ 136m giá tài liệu kế toán của các đơn vị thuộc công ty

+ 13hòm hồ sơ, tài liệu chứng từ tài chính kế toán, kế toán và 9 bao tải tài

liệu chưa được sắp xếp, chỉnh lý.