CHƯƠNG III CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 11. Điều khoản thi hành
2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin chính là nguồn hỗ trợ đắc lực cho công việc của người nhân viên văn phòng trong quá trình hoàn thành công việc của mình. Nhân viên công ty nên tận dụng hết nguồn lực lợi ích của công nghệ thông tin để phục vụ công việc.
Bên cạnh đó, để chất lượng làm việc tốt hơn, một phần là nhờ vào sự quan tâm của lạnh đạo cơ quan trong việc thường xuyên có những chế độ khen
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thưởng, thăm hỏi động viên cán bộ, nhân viên. Cần quan tâm đến đời sống của nhận viên như tổ chức dã ngoại, các lễ hội tạo sân chơi, cưới hỏi, đám tang…
Tạo động lực để nhân viên trong công ty không ngừng cố gắng, học hỏi nâng cao trình độ của bản thân, đem hết sức mình cống hiến cho sự nghiệ chung.
Những hành động đó thể hiện sự quan tâm trách nhiệm của những n gười lãnh đạo tới nhân viên dưới cấp quản lý.
LỜI CẢM ƠN
Sau gần hai tháng thực tập và có cơ hội cọ sát với thực tế tại phòng Hành chính tại côngTNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện, tôi đã có cái nhìn đúng đắn và khái quát hơn về mô hình quản lý, điều hành công tác Văn thư Lưu trữ, Hành chính - Văn phòng. Qua đó, tôi đã nhận ra rằng, trong thực tế có rất nhiều điểm khác nhau, không phải lúc nào cũng đưa nguyên vẹn cơ sở lý thuyết vào thực tiễn như dập theo khuân mẫu mà phải biết vận dụng linh hoạt, khoa học.
Với những lý thuyết đã được thầy cô dẫn dắt, tôi hiểu rằng như thế vẫn chưa đủ để tôi có thể thực hiện tốt ngành nghề mình đang được đào tạo mà còn phải tích cực học hỏi, tiếp thu, trau dồi kiến thức nhiều hơn nữa để thực sự trở thành những cán bộ văn phòng có trình độ, năng lực và hiểu biết trở thành trợ thủ đắc lực của lãnh đạo trong giải quyết công việc, hoàn thành những mục tiêu mà cơ quan đề ra.
Trước khi được thực tập tại cơ sở, tôi mới chỉ mơ hồ về những công việc mà nhân viên tại phòng Hành chính phải làm, sau khi được thực tập tôi mới hiểu rừ hơn về những cụng việc của nhõn viờn Hành chớnh, đú là những cụng việc như: Văn thư - Lưu trữ, lễ tân, sắp xếp và tổ chức sự kiện…Đó là những công việc đòi hỏi không chỉ ở tinh thần mà còn về chuyên môn nghiệp vụ, phải được đào tạo một cách có bài bản và giúp tôi thấy yêu quý công việc mà tôi đang theo đuổi hơn.
Qua đợt thực tập, dưới sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của các anh chị nhân viên tại phòng Hành chính tôi đã được vận dụng các kiến thức đã học để thực hành tốt một số khâu nghiệp vụ như: đóng dấu văn bản đến, đăng ký văn bản đi
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - đến, sắp xếp lên chương trình, bố trí bàn làm việc hợp lý…Từ đây, tay nghề của tôi đã trưởng thành và rèn luyện nhiều hơn, giúp tôi dần xây dựng một nền tảng vững chắc cho những bước đi nghề nghiệp sau này.
Để có cái nhìn khách quan, toàn diện, mới mẻ hơn về nghề nghiệp mà mình đang theo đuổi ngoài sự nỗ lực của bản thân tôi còn nhận được sự giúp đỡ từ nhiều phía, qua đây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn của mình tới các thầy cô trong khoa đã cho tôi rất nhiều bài học và lý thuyết quý giá để tôi có đủ tự tin đi kiến tập tại môi trường công sở. Tôi xin gửi lới cảm ơn tới Thầy Nguyễn Mạnh Cường, cô Lâm Thu Hằng đã định hướng cho tôi để tôi có thể hoàn thành tốt bản báo cáo này và cũng xin gửi lời cảm ơn tới toàn bộ ban lãnh đạo, nhân viên trong phòng Hành chính của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện đã tạo cơ hội và tận tình chỉ bảo tôi để thực hiện tốt công việc thực tập của mình.
Tôi mong rằng trong thời gian tới, công tác quản trị Văn phòng sẽ có những bước tiến vươn xa hơn, đạt được nhiều thành tự quý báu, được sự quan tâm nhiều hơn để góp phần vào sự nghiệp phát triển chung của nước nhà.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh viên
Lê Thị Kim Anh
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Sơ đồ bộ máy của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện
Ban giám đốc
Phòng thiết kế
Phòng tài vụ
Phòng hành chính
Phòng kỹ thuật
Phòng kinh doanh
Kho và xưởng sản xuất
Trung tâm bảo hành
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính
Trưởng phòng
Phó trưởng phòng
Nhân viên
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 3
SƠ ĐỒ HểA QUY TRèNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRèNH CễNG TÁC
Trách nhiệm Nội dung
Phòng hành chính
Lãnh đạo phòng hành chính
Lãnh đạo công ty
Văn thư
Xem xét Tiếp nhận yêu cầu,
chương trình
Tổng hợp, xây dựng chương trình công tác
Phê duyệt
Phát hành, lưu trữ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 4
SƠ ĐỒ HểA QUY TRèNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
Xem xét và phê duyệt
Phân công công việc chuẩn bị cho Hội nghị
Tiến hành Hội nghị
Kết thúc Hội nghị
Thu thập tài liệu, lưu hồ sơ công việc, quyết toán kinh phí
Lập Kế hoạch tổ chức Hội nghị
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 05
SƠ ĐỒ HểA QUY TRèNH TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CễNG TÁC
Lập kế hoạch chuyến đi công tác
Liên hệ nơi công
tác
Chuẩn bị ND Công tác
Chuẩn bị giấy tờ
và phương
tiện vật chất
Chuẩn bị phương tiện giao
thông
Chuẩn bị kinh phí Chuẩnbị cho chuyến đi
Kết thúc chuyến công tác Trong thời gian lãnh đạo đi
công tác
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHỤ LỤC SỐ: 06
SƠ ĐỒ HểA QUY TRèNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản
Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản
Chọn tên văn bảnChọn tên văn bản
Thu thập và xử lý thông tinThu thập và xử lý thông tin
Xây dựngXây dựngđề cương và viết bản thảođề cương và viết bản thảo
Duyệt bản thảoDuyệt bản thảo
Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản Hoàn thiện các thủ tục
ban hành văn bản
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 07
SƠ ĐỒ HểA QUY TRèNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI
Trách nhiệm thực hiện Nội dung
Đơn vị soạn thảo
Văn thư Công ty
Văn thư Công ty
Văn thư Công ty
Trình ký văn bản
Đăn ký văn bản đi
Sắp xếp, bảo quản, phục vụ bản lưu
Chuyển văn bản
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 8
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI + Bìa sổ:
+Phần đăng ký nội dung bên trong:
Số, ký hiệu văn bản
Ngày, tháng văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung
Người ký
Nơi nhận
Đơn vị người nhận bản lưu
Số lượn g bản
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CƠ SỞ HẠ TẦNG TÂN HƯNG
CÔNG TY TNHH
CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: 2015
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỔ: 9
MẪU SỔ GỬI ĐI BƯU ĐIỆN + Bìa sổ:
+ Phần nội dung bên trong:
Ngày chuyển
Số, ký hiệu văn
bản
Nơi nhận văn bản
Số lượng bì
Ký nhận và đóng dấu
bưu điện
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
CÔNG TY TNHH
CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
Năm: 2015
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 10
MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
+ Bìa sổ:
+ Phần nội dung bên trong:
Ngày chuyển Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
CÔNG TY TNHH
CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
Năm: 2015
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 11
MẪU SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU + Bìa sổ:
+ Phần nội dung bên trong:
Ngày thán g
Họ tên người sử dụng
Số, ký hiệu ngày tháng văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung
Hồ sơ số
Ký nhậ n
Ngày trả
Người cho phép sử dụng
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
CÔNG TY TNHH
CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
Năm: 2015
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 12
SƠ ĐỒ HểA QUY TRèNH QUẢN Lí, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
Trách nhiệm thực hiện Nội dung
VT Văn phòng
VT Văn phòng
VT Văn phòng
Lãnh đạo VP
VT Văn phòng
VT Văn phòng
Trưởng đơn vị
Trưởng các đơn vị
VT Văn phòng
Tiếp nhận
Phân loại văn bản, bóc bì, đóng dấu
Vào sổ văn bản đến Xử lý văn bản
Chuyển giao văn bản đến Theo dừi, đụn đốc xử lý
Tiếp nhận văn bản, trình xử lý văn bản
Theo dừi, đụn đốc xử lý
Giao nhiệm vụ. Cá nhân xử lý, giải quyết. Báo cáo kết quả
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 13
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN - Bìa sổ :
- Phần nội dung bên trong
Ngà y đến
Số đế n
Tác giả văn bản
Số,
ký hiệu văn bản
Ngày, tháng văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Đơn vị hoặc người nhận
Số bản , số tờ
Ký nhậ n
Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)
CÔNG TY TNHH
CÔNG NGHIỆP VÀ KỸ THUẬT ĐIỆN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm: 2015
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ: 14
SƠ ĐỒ HểA QUY TRèNH GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Trách nhiệm thực hiện Nội dung
Lưu trữ đơn vị
Chyên viên
Chuyên viên
Chuyên viên
Lưu trữ Công ty
Lập hồ sơ và danh mục hồ sơ
Thu nhập VB, Tài liệu đưa vào hồ sơ
Phân chia đơn vị bảo quản, sắp xếp và biên mục hồ sơ
Giao nộp vào lưu trữ đơn vị
Nộp vào lưu trữ Công ty