CHƯƠNG III CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 11. Điều khoản thi hành
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính của công ty Lãnh đạo văn phòng có 02 cán bộ gồm: một Trưởng phòng và một Phó
trưởng phòng.
Trình độ cán bộ nhân viên trong văn phòng khá cao và đồng đều, trong đó có tới: 01 cán bộ đạt trình độ Đại học,0 2 nhân viên đạt trình độ cao học, còn lại là trình độ Cao đẳng và Trung cấp nghề. Các cán bộ được đào tạo trong các trường nổi tiếng hàng đầu và có nhiều kinh nghiệm giảng dạy tại Việt Nam như:
Kinh tế quốc dân, Đại học Nội vụ, Đại học khoa học- xã hội và nhân văn.
Hạn chế mà tác giả nhận thấy khi đến thực tập tại công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thật Điện là một số nhân viên còn chưa làm việc đúng chuyên môn năng lực của mình, một nhân viên còn làm nhiều việc khác nhau, đây là hạn chế mà đòi hỏi công ty và lãnh đạo phòng Hành chính cần có biện pháp thay đổi giải quyết để đảm bảo nhân viên được làm việc đúng với những kĩ năng mà mình được bồi dưỡng và có thể phát huy hết khả năng của mình.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 1. Nhận xét
1.1. Ưu điểm
1.1.1. Về công tác tổ chức quản lý:
+)Về mô hình chung và nổi bật thì công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện được hoạt động theo mô hình hiện đại. Văn phòng bố trí hiện đại đem lại tính thẩm mĩ cao cho người nhìn, tính độc lập, sự tự giác cao trong công việc nhưng vẫn đảm bảo được sự liên kết giữa các cán bộ khi cần thiết. Bố trí, sắp xếp văn phòng một cách hợp lý, khoa học giúp tiện kiện diện tích; tạo không gian thoáng đãng; công việc trao đổi thông tin, xin ý kiến chỉ đạo được dễ dàng và thuận lợi; tiết kiện được nhiều thời gian trong quá trình đi lại giao dịch.
1.1.1.1. Quản lý và tình hình nhân sự:
Về cơ bản, đội ngũ cán bộ đang dần được trẻ hoá, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao không ngừng được bồi dưỡng và đào tạo thêm, có tinh thần và trách nhiệm, được quản lý và làm việc theo các mảng, nhóm, phòng ban.Công ty không ngừng nâng cao đội ngũ công nhân, viên chức có trình độ và kinh nghiệm đảm bảo cả về chất và về lượng
1.1.1.2. Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng:
Nhân viên trong văn phòng được làm việc trong nhiều điều kiện thuận lợi, đảm bảo đúng ngành nghề đúng vị trí, công việc được phân công dựa trên ngành nghề đào tạo và khả năng làm việc.
1.1.1.3. Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng:
Nhận thức được vai trò của máy móc và công nghệ thông tin, ban lãnh đạo công ty không ngừng nâng cao đầu tư và nâng cấp máy móc, tạo điều kiện cho nhân viết tiếp cận với những thiết bị máy móc hiện đại. Thường xuyên cho sửa chữa và thay các thiết bị hỏng hóc.Từ đó, nhân viên văn phòng tiết kiệm được thời gian và công sức làm việc, đem lại hiệu quả kinh tế cao; ngoài ra còn giúp cho việc
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quản lý, tra cứu thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời cho công việc và lãnh đạo của cơ quan.
+) Bên cạnh công việc, lãnh đạo cơ quan còn chú ý quan tâm tới điều kiện làm việc và đời sống tinh thần của nhân viên, có chính sách khen thưởng và đãi ngộ nhõn viờn rừ ràng. Từ đú, tạo cho nhõn viờn tinh thần làm việc tốt, nhiệt tình, ý thức hoàn thành công việc cao.
1.1.2. Công tác văn thư
Công tác văn thư là một phần việc rất quan trọng của bất cứ công ty nào, công tác này đã nhận được sự quan tâm rất lớn của ban lãnh đạo, không chỉ đầu tư về máy móc, ban lãnh đạo còn thường xuyên quan tâm tới đời sống tinh thần của anh chị em trong công ty nói chung và làm công tác văn thư-lưu trữ nói riêng. Hàng năm bên cạnh việc bổ sung thêm nhân lực đã qua dào tạo chuyện nghiệp , công ty còn chú ý tới việc mời thêm chuyên gia, các cán bộ kinh nghiệm lâu lăm về giảng dạy cho các nhân viên trong công ty, gửi các cán bộ tham gia các khoá học bồi dưỡng dài hạn và ngắn hạn để nâng cao trình độ, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng làm việc của công tác văn thư.
- Tinh thần làm việc của nhân viên trong công ty và trong lĩnh vực văn thư rất đáng biểu dương, tình thần trách nhiệm luôn cao, có sự giúp đỡ trao đổi với nhau để hoàn thành tốt mọi công việc đã được giao, là cánh tay đắc lực và tham mưu tốt cho lãnh đạo của mình.
- Lãnh đạo trong phòng hành chính luôn làm tốt công việc của mình đặc biệt trong việc giám sát, đôn đốc, kiểm tra làm việc của cấp dưới. Thực hiện tốt về thẩm quyền ban hành các loại văn bản đúng chức năng nhiệm vụ mình thực hiện.
- Về thể thức văn bản, hầu hết các văn bản tại công ty Công nghệp và Kỹ thuật Điện đều do cơ quan ban hành, được đảm bảo sọan thảo và đánh máy bởi đội ngũ nhân viên được đào tạo về chuyên môn và có kinh nghiệm. Các văn bản sai thể thức đều được yêu cầu sửa lại, văn bản có hiệu lực pháp lý khi được đánh dấu của công ty. Con dấu luôn được đảm bảo về việc sử dụng và quản lý theo
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đúng quy chế của công ty và pháp luật. Điều đó cho thấy công việc quản lý văn bản về mặt thể thức của công ty rất được chú ý và chặt chẽ.
- Công tác quản lý văn bản đến và đi, lưu nộp hồ sơ;
Các văn bản đến và đi tại công ty đều được đăng ký và nộp lưu hồ sơ. Các văn bản này đăng ký một cách chính xác, khoa học nên đã hạn chế được tình trạng thiếu sót của văn bản, lưu giữ và tra cứu thông tin, tài liệu được nhanh chóng và chính xác.
Công ty đã ban hành được danh mục hồ sơ tài liệu của các đơn vị phòng ban cần giao nộp và lưu trữ ở cơ quan.
1.1.3. Áp dụng công nghệ thông tin.
Mạng nội bộ được ứng dụng đưa vào hỗ trợ quá trình làm việc sớm, đã giúp các phòng bạn có thể dễ dàng trao đổi thông tin, giúp tiện kiệm thời gian, thông tinh được truyền đi nhanh chóng kịp thời, mọi vấn đề được đăng tải nên mạng thông tin nội bộ đã giúp cho nhiều nhân viên cùng sử dụng được thông tin vào một thời điểm, rút ngắn thời gian đi lại, giao dịch giữa các phòng ban, tiết kiênh chi phí sao, in nếu như phải in nội dung ra giấy tờ.
1.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm và thành tích đạt được, công ty vẫn không tránh khỏi các mặt hạn chế cần được khắc phục:
1.2.1. Trong công tác quản trị hành chính văn phòng
Bố trí, sắp xếp văn phòng theo mô hình hiện đại nhưng không tránh khỏi nhưng ảnh hưởng gây ra bởi tiếng ồn của máy móc, sự xâm phạm đời tư, công việc của nhau khi chỗ làm việc của cá lãnh đạo, nhân viên được bố trí cạnh nhau.
Quy chế văn phòng và các phòng ban khác còn chung chung chưa xây dựng được quy chế riêng nên tình hình quản lý trong văn phòng còn nhiều bất cập, một số nhân viên còn thiếu ý thức.
-Sự phân công lao động trong văn phòng:
Tại phòng hành chính, vẫn còn tình trạng một nhân viên kiêm quá nhiều
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc làm giảm hiệu quả làm việc và chất lượng công việc.
Về thiết bị văn phòng, trong văn phòng vẫn còn một số máy móc thừa không sử dụng đến, gây lãng phí và tốn diện tích phòng làm việc.
- Mức lương của nhân viên hành chính khoảng 2-3 triệu/tháng với mức lương này và cơ chế thị trường như hiện nay thì mức lương này không đủ so với việc sử dụng và nhu cầu trang trải.
1.2.2. Công tác văn thư Tình hình soạn thảo văn bản:
Thể thức văn bản; trong quá trình soạn thảo văn bản và giúp các nhân viên tại công ty lưu các văn bản vào máy tôi nhận thấy trong số văn bản ấy vẫn còn một số điểm thiếu sót như: trích yếu nội dung không đầy đủ, còn viết tắt tuỳ tiện trong văn bản ban hành…ví dụ: những văn bản như trên tuy có sai sót nhưng vẫn được đóng dấu, trình ký, và lưu hành bình thường, làm giảm tính hiệu lực pháp lý của văn bản, gây mất thời gian và gây khó khăn cho công tác soạn thảo và hoàn tất văn bản.
Đối với văn bản đến- đi, tuy có tuân thủ theo các quy trình chung và có đăng ký rừ ràng nhưng vẫn cũn tồn tại tỡnh trạng văn bản chuyển đi tới cỏc phòng ban và đến lãnh đạo có thẩm quyền chậm, vẫn còn để tình trạng tài liệu bị thất lạc.
- Công tác lưu nộp hồ sơ.
Các văn bản giao nộp từ các phòng ban, còn chưa được đầy đủ, văn bản có khi không còn nguyên vẹn, bị thất lạc. Tại phòng lưu trữ tình trạng nhiều văn bản bị chất đống, xé lẻ để lung tung vẫn còn diễn ra.
- Áp dụng công nghệ thông tin
Các máy của công tin vẫn còn có tình trạng bị các hack xâm phạm, các nhân viên chỉ biết và được trang bị kiến thức theo trình độ chuyên môn, còn kém trong nhiều mục khác nên khả năng xử lý biến trong công nghệ thông tin còn chậm. Chưa khai thác được hết tính năng của công nghệ thông tin.