III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện
2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ
2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 1. Tình hình soạn thảo ban hành văn bản
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác văn thư là hoạt động thường xuyên, đảm bảo hoạt động làm việc của công ty; theo Quyết định số 556/QĐ-PHC ban hành ngày 30/6/2005 của Trưởng phòng Hành chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính, Bộ phận văn thư thuộc Phòng Hành chính.
Mô hình tổ chức công tác văn thư ở phòng Hành chính theo mô hình văn thư tập trung, nghĩa là tất cả các văn bản, tài liệu gửi đến, gửi đi đều phải qua bộ phận văn thư của cơ quan.
Bên cạnh những công việc như lễ tân, đưa-đón khách, sắp xếp lịch làm việc…soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên, bởi văn bản mang chức năng chính là phương tiện thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan; bên cạnh đó văn bản được coi là căn cứ pháp lý để tiến hành giải quyết các công việc, minh chứng cụ thể những hoạt động của cơ quan.
Từ khi ra đời, phòng hành chính đã ban hành và tiếp nhận được khá lớn một khối tài liệu phong phú đa dạng về nội dung, số lượng và thể loại. Thể loại văn bản mà văn phòng nhận được có đủ về văn bản chuyên ngành và văn bản hành chính; gồm các loại: Quyết định, thông báo, công văn, chương trình…
Theo tìm hiểu, tôi đã thống kê được một cách gần chính xác số loại văn bản đến- đi và ban hành trong một năm qua( tính từ ngày 30 tháng 3 năm 2014 đến ngày 30 tháng 3 năm 2015) của công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện trong đó có các văn bản của văn phòng như sau:
STT Tên loại công văn Số lượng STT Tên loại công văn Số lượng
1 Quyết định 415 6 Thông báo 217
2 Chỉ thị 16 7 Công văn 701
3 Kế hoạch 18 8 Giấy mời 175
4 Báo cáo 175 9 Các văn bản khác
(tờ trình, chương trình…)
112
5 Hướng dẫn 04 Tổng số 1833
Qua bảng số liệu trên ta thấy Thông báo, Công văn là loại văn bản chiểm nhiều nhất trong tổng số các văn bản ban hành, đến và đi. Công văn chiếm 38,2% trong tổng số, Thông báo chiếm 11,8% so với tổng số văn bản.
Các văn bản đến từ các hướng chính:
+) Các văn bản được gửi tới từ sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội là cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp quản lý một số hoạt động chung của các
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công ty TNHH trong đó có công ty cổ TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện chủ yếu là các công văn, quyết định, chỉ thị. Và ngược lại có các văn bản gửi lên Sở đó là các văn bản như: Báo cáo, tờ trình, kế hoạch xin ý kiến chỉ đạo.
+) Chiếm một khối lượng lớn văn bản ban hành ra là gửi tới các chi nhánh các cơ quan trực thuộc, đối tác, trong đó chủ yếu là các văn bản như: Công văn, kế hoạch…
+) Các văn bản được gửi đến và đi từ ban lãnh đạo công ty, các phòng ban trong công ty chuyển đến phòng Hành chính
+) Các văn bản lưu hành trong nội bộ, nhóm, cá nhân của phòng Hành chính: trong đó có các văn bản phân công công việc, công văn, khen thưởng, chỉ đạo…
Qua khảo sát tình hình thực tế mô hình tổ chức văn thư và trách nhiệm của ban lãnh đạo, Trưởng phòng Hành chính trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan nói chung, phòng Hành chính nói riêng tôi thấy:
- Lãnh đạo rất quan tâm tới công tác Hành chính, văn thư, lưu trữ. Bên cạnh đó thực hiện tốt các quy định của Nhà nước về công tác Hành chính, văn thư và công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
- Bên cạnh việc yêu cầu các cán bộ, nhân viên Văn thư làm việc tuân thủ đúng theo các văn bản quy định chung như:%Ban lãnh đạo công ty đã xem xét, phê duyệt, ban hành một số văn bản quy định chế độ, làm việc với công tác Văn thư, một số quy chế hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ.
- Ban lãnh đạo còn thường xuyên chỉ đạo tổ chức, mời các cán bộ chuyên viên mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên làm công tác Văn thư. Nội dung học rất cụ thể, thiết thực, đã giúp các học viên được tiếp xúc với nhiều vấn đề mới và có cơ hội học hỏi, trao đổi kinh nghiệm.
- Nhìn chung mô hình văn thư được tổ chức thực hiện một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác theo một trật tự logic, đảm bảo cho việc giải quyết văn bản của cơ quan nhanh gọn, không sai xót, nhầm lẫn, góp phần vào việc giải quyết công việc của phòng Hành chính nói riêng và của công ty nói chung.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trang bị tương đối đầy đủ các phương tiện, trang thiết bị cần thiết, đáp ứng nhu cầu thực hiện nhiệm vụ.
2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản:
Công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện quyền lực tập trung vào người đứng đầu, chính vì vậy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản. Cấp phó có quyền ký thay. Cụ thể:
- Giám đốc có quyền ký:
+ Văn bản hành chính của công ty, văn bản theo thẩm quyền, văn bản về tổ chức bộ máy và nhân sự theo quy định của pháp luật.
+ Văn bản trình Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Phê duyệt Dự án, đề án Quyết định khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, đi công tác, học tập nước ngoài của Phó Giám đốc, các trưởng phòng…
- Phó Giám đốc :
+ Ký thay, ủy quyền, thừa lệnh Giám đốc các văn bản khi được ủy quyền…
+ Ký những văn bản thuộc thẩm quyền được quy định bằng văn bản.
- Trưởng phòng Hành chính:
+ Thừa lệnh Giám đốc các văn bản khi được ủy quyền…
+ Ký những văn bản thuộc thẩm quyền được quy định bằng văn bản.
Xem xét lại văn bản trước khi trình ký.
- Các trưởng phòng và lãnh đạo khác trong công ty:
Ký những văn bản thuộc thẩm quyền được quy định bằng văn bản.
2.1.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng của văn bản.
Văn bản ban hành tại công ty về cơ bản đã đảm bảo theo đúng yêu cầu về thể thức văn bản quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Văn bản được ban hành qua nhiều khâu. Lãnh đạo phòng Hành chính là người
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cuối cùng chịu trách nhiệm về kiểm tra thể thức văn bản để ký ban hành. Chính vì vậy, công tác kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày cũng được kiểm tra một cách chặt chẽ.
2.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan:
* (Phụ lục 6: Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản)
**. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản:
Bước 1: Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.
Bước 2. Chọn tên loại văn bản.
Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin:
- Thông tin pháp lý: Là những thông tin làm cơ sở pháp lý cho những vấn đề được đề cập đến trong văn bản, không chồng chéo, mâu thuẫn và theo quy định của pháp luật.
- Thông tin thực tế: Phản ánh tình hình thực tế có liên quan đến việc soạn thảo văn bản.
Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo:
- Để soạn thảo một văn bản phù hợp, khi soạn thảo phải xây dựng đề cương và được lãnh đạo phê duyệt. Đề cương là công việc cuối cùng để hình thành một văn bản, giúp cho văn bản được soạn thảo chi tiết và đúng với mục đích, giới hạn giải quyết, thực hiện văn bản.
- Đối với các văn bản quan trọng thì có thể xin ý kiến đóng góp của các đơn vị hoặc các đơn vị, cá nhân có liên quan để chất lượng văn bản có hiệu quả.
Bước 5: Duyệt bản thảo:
* *. Đối với văn bản thông thường:
- Văn bản sau khi được soạn thảo sẽ được Thủ trưởng đơn vị trực tiếp phân công soạn thảo duyệt và ký nháy và chịu trách nhiệm về phần nội dung.
- Sau đó trình phòng Hành chính để phê duyệt, ký nháy và chịu trách nhiệm về mặt thể thức của văn bản.
- Văn bản sau khi được kiểm tra đầy đủ về thể thức và nội dung sẽ được
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình lên Lãnh đạo công ty ký ban hành.
Bước 6: Hoàn thiện các thủ tục ban hành văn bản:
Văn bản sau khi được lãnh đạo ký ban hành, được chuyển về đơn vị soạn thảo để xem xét lại lần cuối. Sau đó, đơn vị soạn thảo chuyển cho Văn thư để lấy số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, nhân bản, đóng dấu, vào sổ đăng ký văn bản đi, sắp xếp bản lưu.
Nhìn chung, việc soạn thảo văn bản của công ty đạt yêu cầu về chất lượng. Lãnh đạo ở các đơn vị quan tâm đến chất lượng soạn thảo văn bản, chuyên viên nắm vững lĩnh vực chuyên môn phụ trách, kỹ năng soạn thảo văn bản, thực hiện đầy đủ các quy định về soạn thảo.
2.1.5. Kỹ thuật soạn thảo văn bản:
Kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lý luận, phương pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện.
Đối với công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ thuật Điện thì kỹ thuật soạn thảo văn bản, tuân theo 06 nguyên tắc trong kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước.
2.1.6. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan thực tập
Việc quản lý văn bản đi, đến là một công việc quan trọng của phòng Hành chính. Số lượng văn bản đi, đến, nội dung, quá trình xử lý văn bản sẽ phản ánh toàn bộ hoạt động của công ty. Công việc đó được thực hiện trực tiếp tại Văn thư cơ quan. Ngay từ khi mới thành lập công ty đã ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu…ban hành đảm bảo kỷ cương và thống nhất trong việc ban hành văn bản, nâng cao hiệu lực pháp lý của văn bản ban hành và tạo điều kiện thuận lợi trong quản lý, giải quyết văn bản.
a). Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan:
* (Phụ lục số 7: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bản đi của cơ quan)
2.1.6.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi:
Bước 1: Trình ký văn bản:
Sau khi văn bản soạn thảo xong, chuyển xin ý kiến Lãnh đạo phòng Hành chính; Lãnh đạo phòng đồng ý, sẽ chuyển cho chuyên viên để xin ý kiến lãnh đạo công ty.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi:
- Ghi số, ngày tháng văn bản:
+ Tất cả văn bản phải qua Văn thư kiểm tra, sau khi hoàn thiện Văn thư ghi số, ngày tháng ban hành. Khi ban hành có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền.
- Đóng dấu văn bản đi:
+ Dấu chỉ đóng vào văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền.
+ Dấu chỉ mức độ “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, “Mật” được thực hiện theo quy định.
- Đăng ký văn bản:
+ Đăng ký vào sổ: Văn thư ở công ty sử dụng các loại sổ sau: Quyết định lãnh đạo công ty ký; công văn lãnh đạo công ty ký, công văn mời họp, các loại văn bản còn lại.
+ Vào sổ văn bản đi: Từ số 01 ngày 01/01 đầu năm đến số kết thúc vào ngày 31/12 cuối năm.
(Phụ lục 8 :Mẫu sổ đăng ký văn bản đi).
+ Đăng ký bằng phần mềm quản lý văn bản edocmen trên máy tính
+ Riêng văn bản mật không phải nhập vào máy, quản lý theo quy định riêng do Bộ ban hành.
Bước 3: Chuyển văn bản: Văn bản có thể được chuyển trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện. Đối với việc chuyển văn bản qua đường bưu điện:
- Cho văn bản vào bì, ở ngoài bì ghi nơi nhận, số và ký hiệu của văn bản.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Gửi văn bản đi, đối với văn bản hoả tốc hoặc thượng khấn được làm thủ tục chuyển gấp. Các loại văn bản cần gửi gấp cho các đơn vị ngoài tỉnh hoặc nước ngoài sẽ được ghi phiếu chuyển phát nhanh.
(Phụ lục 9: Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện).
(Phụ lục 10: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi).
Bước 4: Sắp xếp, bảo quản và phục vụ bản lưu:
(Phụ lục 11: Mẫu sổ sử dụng bản lưu).
- Lưu văn bản đi: tất cả văn bản đi, hợp đồng, đề cương, đề án, giấy tờ xác nhận, phê duyệt… của công ty đều phải lưu tại văn thư;
- Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản chính: 01 bản lưu tại văn thư có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và chữ ký nháy; một bản lưu trong hồ sơ công việc của chuyên viên.
- Đối với những văn bản quan trọng, phải lưu ở văn thư 02 bản.
- Văn bản mật lưu riêng, được cất giữ cẩn thận trong tủ, két.
b) Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ quan:
Thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, việc áp dụng quy trình tổ chức giải quyết văn bản đến đã bước đầu giúp cán bộ, công chức làm việc khoa học hơn, giải quyết khẩn trương hơn. Quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến tại công ty TNHH Công nghiệp và Kỹ huật Điện được tiến hành như sau:
* (Phụ lục số 12: Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đến) 2.1.6.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản:
- Tất cả văn bản gửi đến công ty bằng các hình thức đều do Phòng Hành chính (Văn thư phòng) tiếp nhận để đăng ký và xử lý theo quy định.
Bước 2. Phân loại văn bản, bóc bì, đóng dấu đến:
Văn bản đến được Văn thư xem xét và phân làm 06 loại : - Văn bản của cơ quan cấp trên (gọi tắt là VB1);
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Giấy mời họp, thư, đơn thư (gọi tắt là VB2);
- Văn bản mật, điện mật….(gọi tắt là VB3);
- Loại đích danh tên cá nhân, đơn vị…(gọi tắt là VB4);
- Cỏc bản Fax đến được tiếp nhận, ghi sổ theo dừi riờng (bộ phận nhận Fax).
Bước 3. Vào sổ văn bản đến:
(Phụ lục 13: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến)
- Tất cả Văn bản thuộc VB1, VB2, VB3, VB4, Văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến, thời điểm nhận và dán “phiếu xử lý văn bản” của phòng Hành chính để trình Lãnh đạo phòng.
- Riêng đối với Văn bản do công ty chuyển cho phòng Hành chính giải quyết, đã có phiếu xử lý văn bản của công ty, không phải dán phiếu xử lý văn bản.
Bước 4. Lãnh đạo phòng Hành chính xử lý:
- Lãnh đạo phòng xử lý văn bản do Văn thư trình:
- Phõn loại văn bản (A, B, C): xỏc định rừ loại văn bản trờn phiếu xử lý trờn văn bản.
+ Loại A: Văn bản có thời hạn và phải gửi trả lời bằng văn bản.
+ Loại B: Văn bản không có thời hạn và phải gửi trả lời bằng văn bản.
+ Loại C: Văn bản không phải trả lời nơi gửi
- Ghi ý kiến giao nhiệm vụ cho các cá nhân, đơn vị thuộc phòng vào “Phiếu xử lý văn bản”.
- Trả lại Văn thư Văn phòng các Văn bản đã có ý kiến xử lý ngay sau khi xử lý.
Bước 5. Chuyển giao văn bản đến:
- Sau khi lãnh đạo Văn phòng xin ý kiến, các văn bản được trả về cho văn thư.
- Văn thư phân loại, văn bản cần chuyển tiếp đi, cập nhập vào máy tính + Nếu là văn bản chuyển trực tiếp cho các đơn vị thì để vào ô cho các đơn vị trực tiếp đến lấy.
+ Những văn bản có yêu cầu gấp, Văn thư Văn phòng phải Fax hoặc điện
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội báo đơn vị đến nhận ngay.
+ Văn bản xin ý kiến của Lãnh đạo thì chuyển cho chuyên viên Tổng hợp.
+ Lãnh đạo cho ý kiến vào phiếu xử lý, nếu văn bản chuyển tiếp cho đơn vị xử lý thì chuyên viên Tổng hợp trả lại cho Văn thư.
+ Văn thư nhận lại văn bản có ý kiến của lãnh đạo từ chuyên viên Tổng hợp và chuyển xử lý cho các đơn vị.
Bước 6. Theo dừi, đụn đốc việc xử lý văn bản:
- Lãnh đạo công ty kiểm tra việc giải quyết văn bản có đúng với quy định, chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước.
- Lãnh đạo phòng Hành chính có trách nhiệm giúp thủ trưởng kiểm tra và tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đến.
Bước 7. Tiếp nhận, trình xử lý văn bản của các đơn vị:
- Đơn vị, cá nhân thuộc văn phòng nhận văn bản để giải quyết từ Văn thư công ty phải ký nhận trong sổ giao văn bản của Văn thư và trình thủ trưởng đơn vị xử lý ngay trong ngày.
- Văn bản nhận về đơn vị phải được ghi sổ theo dừi của đơn vị, trước khi trình thủ trưởng đơn vị ký.
Bước 8. Giao nhiệm vụ cá nhân xử lý, giải quyết và báo cáo kết quả:
- Thủ trưởng đơn vị khi xử lý văn bản phải giao nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân giải quyết.
- Cá nhân nhận văn bản để giải quyết theo yêu cầu của thủ trưởng đơn vị.
Trường hợp có ý kiến khác phải báo cáo để xử lý kịp thời.
- Trưởng các đơn vị có trách nhiệm báo cáo kết quả giải quyết văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo phòng Hành chính.
- Cập nhật kết quả giải quyết văn bản trong phần mềm quản lý văn bản của phòng Hành chính.
Bước 9. Tổng hợp báo cáo, lưu hồ sơ:
- Văn thư Văn phòng tổng hợp danh mục văn bản đến từ phần mềm “quản lý văn bản đến” của phũng Hành chớnh để lập sổ theo dừi Văn bản đến hàng