Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY TNHH một THÀNH VIÊN NEWTATCO

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NEWTATCO 3 I. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH một thành viên Newtatco. 5 1. Chức năng, nhiệm vụ 5 2. Quyền hạn công ty 5 3. Cơ cấu tổ chức của công ty 6 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng 6 1.1. Phòng tổ chức – hành chính tổng hợp. 7 1.2. Phòng tài chính – kế toán. 9 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 10 3. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng tổ chức hành chính tổng hợp. 10 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan 12 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 12 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho công ty. 12 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 14 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của cơ quan 15 1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 15 1.5. Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của công ty TNHH một thành viên Newtatco Tây Hồ 17 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ 20 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của công ty TNHH một thành viên Netatco Tây Hồ 20 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của công ty TNHH một thành viên Newtatco 22 3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 39 3.1.Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan 39 3.2. Xác định giá trị tài liệu 40 3.3. Chỉnh lý tài liệu 41 3.4 Công cụ tra tìm tài liệu Lưu trữ của cơ quan 41 3.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ của cơ quan 42 3.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ 42 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN 44 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần,kế hoạch công tác tháng và năm 44 2. Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan 46 3. Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 59 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 66 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 68 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hành chính của công ty. Nhận xét ưu, nhược điểm . 69 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 71 I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 71 1. Ưu điểm 71 2. Nhược điểm 73 II. ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 74 1. Đối với công ty 74 2. Đối với nhà trường. 75 LỜI CẢM ƠN 76 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NEWTATCO 3

I Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH một thành viên Newtatco 5

1 Chức năng, nhiệm vụ 5

2 Quyền hạn công ty 5

3 Cơ cấu tổ chức của công ty 6

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng 6

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng 6

1.1 Phòng tổ chức – hành chính tổng hợp 7

1.2 Phòng tài chính – kế toán 9

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 10

3 Bản mô tả công việc của Trưởng phòng tổ chức - hành chính tổng hợp 10

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan 12

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 12

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho công ty 12

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 14

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của cơ quan 15

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 15

1.5 Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của công ty TNHH một thành viên Newtatco Tây Hồ 17

2 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ 20

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của công ty TNHH một thành viên Netatco Tây Hồ 20 2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công

3 Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 39

3.1.Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan 39

3.2 Xác định giá trị tài liệu 40

3.3 Chỉnh lý tài liệu 41

3.4 Công cụ tra tìm tài liệu Lưu trữ của cơ quan 41

3.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ của cơ quan 42

3.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ 42

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN 44

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần,kế hoạch công tác tháng và năm 44

2 Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan 46

3 Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 59

4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 66

5 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này 68

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hành chính của công ty Nhận xét ưu, nhược điểm 69

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 71

I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 71

1 Ưu điểm 71

2 Nhược điểm 73

II ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 74

1 Đối với công ty 74

2 Đối với nhà trường 75

LỜI CẢM ƠN 76 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay , xã hội ngày càng phát triển hướng tới công nghiệp hóa – hiện đạihóa đất nước, thì bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý,không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.Tuy nhiên nguồn nhân lực vừa cóchuyên môn thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại

cơ quan thì còn rất thiếu Với xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức như hiệnnay thì công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn

vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trìnhquản lý.Vì vậy đội ngũ văn phòng rất cần thiết cho các cơ quan tổ chức

Như lời dạy của Bác Hồ vĩ đại “ học đi đôi với hành thì mới có thể làm đượcviệc” và Mác đã nói “ Thực tiễn phải gắn liền với lý thuyết, lý thuyết mà không

có thực tiễn là lý thuyết suông và thực tiễn mà không có lý thuyết thì là thực tiễnmù” đó là phương châm giảng dạy và học tập của trường Đại học Nội vụ HàNội

Đối với một sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng cửa Trường Đại HọcNội Vụ Hà Nội được nhà trường tổ chức cho đợt thực tập sau khi đã học xongnhững môn học về công tác văn phòng như: Nhập môn quản trị văn phòng,Nguyên lý thống kê, Nghi thức nhà nước, Nghiệp vụ công tác văn thư, về cơbản đã định hình được một số công việc trong văn phòng Nhà trường cùng vớikhoa đã phối hợp thực hiện việc tổ chức kiến tập cho sinh viên nghành Quản trịVăn Phòng nhằm một số mục đích như sau:

Thư nhất là: Giúp cho sinh viên vận dụng được những kiến thức cơ bản,những lý thuyết đã được học tại trường để đưa vào áp dụng thực tiễn tại các cơquan, đây là tiền đề cho sinh viên đến với cơ quan thực tập tự tin hơn, có kinhnghiệm thực tế hơn để đưa vào trong bài học của mình

Thứ hai là: Thông qua đợt đi thực tập nghành nghề, sinh viên biết vậndụng lý thuyết vào thực tế để rèn luyện kỹ năng thực hành, để nâng cao tay nghềrồi sau khi ra trường có thể hoàn thành tốt mọi công việc được giao

Thứ ba là: Cần có nhận thức đúng đắn về nghề nghiệp mà mình đang

Thứ tư là: Để nâng cao hiệu quả công việc sau này mỗi sinh viên cầnphải cố gắng hết mình để có thể góp một phần nhỏ của mình cho đất nước.

Đây là cơ hội giúp sinh viên củng cố lại kiến thức đã được học trong nhàtrường và khẳng định lại năng lực của mỗi sinh viên trước khi tốt nghiệp ratrường Là sinh viên nghành quản trị văn phòng em thấy rằng quá trình học tập,tốt nghiệp chính là cơ hội để sinh viên chúng em tập duyệt và rèn luyện tácphong nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng trong tương lai Sau thời gian tiếpsúc thực tế hai tháng với môi trường làm việc thực tập ở cơ quan, tôi đã học hỏiđược rất nhiều những kinh nghiệm, lý thuyết trên sách vở ở giảng đường để vậndụng vào thực tế nơi mình làm việc, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm chobản thân để đem lại những tri thức mà mình đã lĩnh hội được trên lý thuyết vàsách vở để phục vụ cống hiến cho chính bản thân mình và cho sự phát triển củađất nước sau này

Dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn của nhà trường, thầy cô giáo trong khoaQuản trị văn phòng, đồng thời được sự đồng ý tiếp nhận của lãnh đạo công tyTNHH một thành viên Newtatco, em đã về thực tập tại cơ quan từ ngày09/03/2015 đến hết ngày 29/4/2015

Đây là kết quả đầu tiên đánh dấu bước trưởng thành của em sau thời gian họctập và rèn luyện tại trường Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do kiến thức học ở nhàtrường còn hạn chế so với công việc thực tế và sự thiếu kinh nghiệm của bảnthân nên em cũng không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế trong quá trìnhthực tập tại cơ quan Em rất mong nhận được sự thông cảm, đóng góp của cácthầy cô giáo và của cán bộ trong cơ quan để bài báo cáo của em được hoànchỉnh hơn, giúp em có thêm những kinh nghiệm trong công việc và tạo điều kiệnthuận lợi cho em trong quá trình công tác sau này

Xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH

MỘT THÀNH VIÊN NEWTATCO

 Sự ra đời của công ty TNHH một thành viên Newtatco

Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Công nghệ mới và Du lịch(viết tắt NEWTATCO) là Doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc Viện Khoa học vàCông nghệ Việt nam, tiền thân là Tổng Công ty Phát triển Công nghệ và Du lịch được thành lập theo Quyết định số 713/VKH - QĐ ngày 5 - 10 - 1991 do Việntrưởng Viện khoa học ký

Ngày 27- 5 - 1996 Giám đốc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Côngnghệ Quốc gia (nay là Viện khoa học và Công nghệ Việt Nam) ra quyết định số1194/QĐ-KHCNQG về việc tổ chức lại Tổng công ty Phát triển Công nghệ và

Du lịch theo mô hình tổ chức Tổng công ty 90

Ngày 21 - 5 - 2002, Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam raquyết định số 669/KHCNVN - QĐ đổi tên Tổng công ty Phát triển Công nghệ

và Du lịch thành Tổng công ty Ứng dụng Công nghệ mới và Du lịch (viết tắtNEWTATCO)

Ngày 19 - 6 - 2008, Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam kýQuyết định số 1058/QĐ - KHCNVN về tổ chức lại Tổng công ty Ứng dụngCông nghệ mới và Du lịch - NEWTATCO thành Công ty Ứng dụng Công nghệmới và Du lịch - NEWTATCO

Ngày 01 - 10 - 2010, Chủ tịch Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam

ký Quyết định số 1266/QĐ - KHCNVN về tổ chức lại Công ty Ứng dụng Côngnghệ mới và Du lịch - NEWTATCO thành Công ty TNHH Một thành viên Ứngdụng Công nghệ mới và Du lịch - NEWTATCO

a.Tên Công ty: Công ty TNHH Một thành viên Ứng dụng Công nghệ

Công ty TNHH MTV NEWTATCO Tây Hồ có trụ sở số 41 – Đường Tây

Hồ, Phường Quảng An, Quận Tây Hồ, Tp.Hà Nội Được thành lập theo giấyphép kinh doanh số 0105896908 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp

Hiện nay công ty đang hoạt động theo luật doanh nghiệp Công ty được

kinh doanh theo giấy phép kinh doanh với những công việc sau:

Dịch vụ chăm sóc duy trì cảnh quản

Vệ sinh nhà cửa và các công trình khác

Sửa chữa máy móc thiết bị

Kinh doanh Bất động sản, quản lý BĐS, Đại lý bán vé máy bay;

Kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ dưỡng, nhà hàng, khu vui chơi giải trí lữhội khách hàng

Trách nhiệm và nhiệm vụ công ty do điều lệ công ty quy định

2 Quyền hạn công ty

Theo quy định của pháp luật và luật doanh nghiệp công ty có nhữngquyền hạn sau đây:

- Chiếm hữu sử dụng định đoạt tài sản của doanh nghiệp

- Lựa chọn ngành nghề, địa bàn đầu tư, hình thức đầu tư, kể cả liên doanhgóp vốn vào doanh nghiệp khác, chủ động mở rộng quy mô, ngành nghề kinhdoanh

- Tìm kiếm thị trường, khách hàng và kí kết hợp đồng

- Lựa chọn hình thức và cách thức huy động vốn

- Kinh doanh xuất nhập khẩu

- Tuyển, thuê và sử dụng người lao động theo yêu cầu kinh doanh.

- Tự chủ kinh doanh, chủ động áp dụng phương thức quản lí khoa học,hiện đại để nâng cao hiệu quả và khả năng cạnh tranh

- Từ chối mọi yêu cầu cung cấp các nguồn nhân lực không được pháp luậtquy định từ bất kì cá nhân, cơ quan hay tổ chức nào Trừ những khoản tựnguyện đóng góp vì mục đích nhân đạo hoặc công ích

3 Cơ cấu tổ chức của công ty ( xem phần phụ lục 1 )

Như chúng ta đã biết, mỗi một tổ chức tuy thuộc quy mô và quá trình hoạtđộng thì có cơ cấu tổ chức khác nhau

Về cơ cấu tổ chức của công ty TNHH một thành viên Newtatco Tây Hồđược khái quát như sau:

3.1 Ban điều hành công ty

- Giám đốc

- Phó giám đốc

- Trưởng phòng các đơn vị, phòng ban

3.2 Các phòng tham mưu giúp việc

- gồm chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và Thành phố Hà Nội

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng

- Các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúpviệc cho giám đốc trong quản lý, điều hành công việc

- Kế toán trưởng: giúp giám đốc doanh nghiệp chỉ đạo, tổ chức thực hiệncông tác kế toán, thống kê doanh nghiệp và có các nhiệm vụ quyền hành theoquy định của pháp luật

- Các phòng, ban, trung tâm khi ra khỏi cơ quan để giao dịch với các đốitác ( trong nước và ngoài nước) phải báo cáo với các giám đốc về thời gian, nộidung công việc và kết quả phải được sự đồng ý của giám đốc.

- Các báo cáo của lãnh đạo các phòng, ban trung tâm lên giám đốc phảiđược soạn thảo và lãnh đạo phòng, ban ký nháy

- Các văn bản của công ty phải đươc lưu giữ theo đúng quy định bảo mậtthông tin đã quy định

- Không tự ý cung cấp thông tin, các văn bản, báo cáo có liên quan đếncông ty khi chưa được giám đốc công ty đồng ý Ai sai phạm sẽ xử lý kỉ luật củatheo quy định của công ty như nhắc nhở, cảnh cáo, buộc thôi việc

1.1 Phòng tổ chức – hành chính tổng hợp.

- Xây dựng mô hình tổ chức biên chế quản lý và tổ chức sản xuất phù hợpvới các chức năng nhiệm vụ của công ty; bố trí và sử dụng lao động đảm bảotính khoa học

- Thực hiện chế độ tuển dụng lao động theo đúng quy định của công ty và

Bộ luật lao động Tham mưu cho giám đốc thực hiện tốt kế hoạch công tác nângbậc lương, thi ngạch viên chức hàng năm đối với cán bộ công nhân viên

- Giúp giám đốc công ty quản lý và nắm chắc chất lượng đội ngũ cán bộcông nhân viên, tham mưu đề xuất trong việc đề xuất, bổ nhiệm, điều động khenthưởng và xử lý kỷ luật cán bộ công nhân viên thuộc quyền quản lý

- Xây dựng và thực hiện tốt quy chế tiền lương, tiền thưởng theo đúngquy định của công ty và pháp luật Xây dựng định mức lao động và đơn giá tiềnlương đảm bảo tính khoa học kết hợp với đảm bảo tốt chính sách cho người laođộng tạo động lực thúc đấy sản xuất kinh doanh phát triển

- Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán

bộ công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trước mắt và xây dựng chiếnlược phát triển nguồn nhân lực của công ty

- Thực hiện chính sách liên quan đến người lao động như: chế độ tiềnlương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…xây dựng và sủ dụng có hiệu quả các

quỹ tiền lương, quỹ đào tạo, quỹ phúc lợi.

- Quản lý toàn bộ hồ sơ của doanh nghiệp và các tài liệu liên quan đến tưcách pháp nhân của công ty Quản lý hồ sơ cảu cán bộ công nhân viên thuộcquyền quản lý của công ty

- Phối hợp với công đoàn cơ sở, cùng Giám đốc giải quyết các vấn đề liênquan đến người lao động như: tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng lao động,thực hiện chế độ đối với người lao động và tranh chấp lao động (nếu xảy ra)

- Tham mưu cho lãnh đạo công ty, hướng dẫn kiểm tra các đơn vị về côngtác đảm bảo an toàn, công tác phòng chống cháy nổ; công tác quản lý thống kê

cơ sở vật chất, trang thiết bị; công tác văn thư bảo mật Xây dựng hướng dẫnđôn đốc các đơn vị thực hiện tốt các quy chế quy định, liên quan đến công tácchuyên môn

Xây dựng và thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ theo đúng quy địnhcủa pháp luật về công tác văn thư lưu trữ tại doanh nghiệp

Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện của công ty

Duy trì mọi hoạt động, thời gian làm việc theo quy chế hoạt động củacông ty

Xây dựng chương trình công tác, sắp xếp lịch làm việc tuần của công ty.Thu thập, xử lý thông tin, duy trì thông tin liên lạc thông suốt, đảm bảocho mọi thông tin có liên qun đến công ty đều được sử lý kịp thời

Làm tốt công tác lễ tân đón tiếp khách khi đến liên hệ công tác tại côngty

Quản lý và điều hành xe ô tô phục vụ cho các nhiệm vụ của công ty

Tổ chức trực đảm bảo an toàn tài sản, an ninh trật tự, vệ sinh và phòngchống cháy nổ của công ty

Tiếp thị tìm kiếm đối tác để liên kết liên doanh phù hợp với chức năngcủa công ty

Tiếp khách, phục vụ buồng phòng, dịch vụ ăn uống vệ sinh sân vườn, câycảnh, đảm bảo điện nước…

Định biên, chức danh:

Định biên: 08 người

Trưởng phòng: phụ trách chung, kiêm công tác tổ chức, lương, bảo hiểm

xã hội, công tác bảo vệ chính trị nội bộ, văn thư lưu trữ

Phó phòng: phụ trách lễ tân, điện nước, cây cảnh, sân vườn, vệ sinh (03người)

Phó phòng: phụ trách tiếp thị, kinh doanh, bảo vệ, quản lý tài sản, quan hệđịa phương (04 người)

1.2 Phòng tài chính – kế toán.

Tham mưu cho giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh, chiến lượckinh doanh, hướng kinh doanh, trực tiếp thực hiện các kế hoạch đã được phêduyệt;

Tham mưu và giúp cho giám đốc trong việc xây dựng và lập kế hoach sảnxuất kinh doanh của công ty hàng quý, hàng năm Tổ chức thực hiện kế hoạchsản xuất kinh doanh đã được phê duyệt Tổng hợp và báo cáo kế hoạch sản xuấtkinh doanh hàng tháng, quý, năm và các loại báo cáo định kỳ theo quy định củaNhà nước và cấp trên;

Tổng hợp các mặt công tác của công ty trong tuần thông qua giám đốc đểbáo cáo lên cấp trên;

Quản lý, kiểm tra theo dõi việc thực hiên các hợp đồng thương mại, vàchịu trách nhiệm về hiệu quả các hợp đồng kinh tế, thương mại;

Lập sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ và lập báo cáo tàichính trung thực, chính xác;

Đăng kí thuế, kê khai thuế nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chínhkhác theo quy định của pháp luật;

Bảo đảm chất lượng hàng hóa theo tiêu chuẩn đã đăng kí;

Kê khai và định kỳ báo cáo chính xác, đầy đủ các thông tin về doanhnghiệp và tình hình tài chính của doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh;khi phát hiện các thông tin đã kê khai hoặc báo cáo là không chính xác, không

đầy đủ hoặc giả mạo thì phải kịp thời hiệu đính lại các thông tin đó với cơ quanđăng ký kinh doanh.

Định biên, chức danh: 02 người

Kế toán trưởng: giúp giám đốc doanh nghiệp chỉ đạo, tổ chức thực hiệncông tác kế toán thống kê doanh nghiệp và có các nhiệm vụ quyền hạn theo quyđịnh

Nhân viên kế toán: thực hiện các công việc do kế toán trưởng giao phó

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng ( phụ lục 2)

Để tồn tại và hoạt đọng được thì bất kỳ mỗi cơ quan, tổ chức nào cũng cómột cơ cấu nhất định Với cơ cấu tổ chức văn phòng của công ty là một chínhthể gồm các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyênmôn hóa được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất địnhvà được bố tríthành từng cấp nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Vớiquy mô của công ty TNHH một thành viên Newtatco thì cơ cấu tổ chức của vănphòng như sau:

và chính xác nhất cho lãnh đạo công ty

3 Bản mô tả công việc của Trưởng phòng tổ chức - hành chính tổng hợp.

Thừa lệnh Giám đốc chủ trì độc lập tổ chức phối hợp với trưởng các đơn

vị khác trong công ty thực hiện những nhiệm vụ thuộc phạm vi trách nhiệm vàquyền hạn được giao

Bố trí điều động nhân sự, phân công công việc, đánh giá nhận xét,đề nghịnăng bậc lương, đề nghị khen thưởng, kỷ luật các cán bộ công chức, viên chứcthuộc biên chế của đơn vị Có kế hoạch bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ chuyênmôn và phương pháp công tác, lề lối làm việc cho cán bộ công chức, viênchức của đơn vị mình

Đại diện văn phòng công ty quan hệ với các đơn vị thuộc công ty, và cácđối tượng trong và ngoài nước

Lên kế hoạch xây dựng chương trình công tác của Lãnh đạo công ty

Chỉ đạo việc tổ chức các hội nghị, làm việc, tiếp khách của lãnh đạo côngty

Quản lý sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất, phương tiện, thiết bị của cơquan theo quy định

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo công ty ủy quyền

e, Quyền hạn:

Làm chủ tài khoản của văn phòng

Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, ổ nhiệm cán bộthuộc quyền quản lý của văn phòng

f, Yêu cầu trình độ, chuyên môn nghiệp vụ:

- Tốt nghiệp đại học trở lên đúng với chuyên nghành của công ty

- Tiếng anh B, Tin học B trở lên

- Là chuyên viên chính 5 năm trở lên

- Am hiểu đường lối chủ trương của Đảng, Pháp luật và nhà nước

- Có năng lực lạnh đạo tổ chức tổ chức các đơn vị

- Có khả năng tổng hợp báo cáo, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch

- Có khả năng giao tiếp tốt

- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm về công tác văn phòng

II.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

Tùy thuộc vào quy mô của công ty có cơ cấu văn phòng phù hợp với tìnhhình hoạt động của công ty Văn phòng là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnhđạo công ty, ở đó diễn ra các hoạt động văn thư, lưu trữ, là nơi giao tiếp thu thập

xử lý thông tin phục vụ có hiệu quả trong công tác quản lý của lãnh đạo và đảmbảo công tác hậu cần cho công ty Và thiết lập nên phòng tổ chức - hành chínhtổng hợp là một yếu tố vô cùng quan trọng đối với công ty

Trong cơ quan tổ chức mỗi bộ phận, mỗi con người đều giữ nhiệm vụnhất định để cùng hoàn thiện mục tiêu chung của tổ chức chính vì thế trong tổchức của một văn phòng cũng có sự sắp xếp và bố trí những công việc phù hợpvới từng đối tượng

Đứng đầu là Trưởng phòng tổ chức – hành chính tổng hợp là người chịutrách nhiệm trước lãnh đạo công ty về công tác văn phòng và cũng là người trựctiếp quản lý về công tác văn phòng Và văn phòng hoạt động theo nguyên tắchành chính.Bên cạnh trưởng phòng tổ chức – hành chính tổng hợp là trưởng các

bộ phận trong văn phòng trực tiếp chịu trách nhiệm trước lãnh đạo văn phòng vềcông việc mà bộ phận mình đang đảm nhiệm Còn các nhân viên trong vănphòng trực tiếp chịu sự quản lý của các trưởng bộ phận để hoàn thành tốt côngviệc của mình

Trong quá trình hoạt động của công ty phòng tổ chức – hành chính tổnghợp đã thực hiện chức trách của mình trong những công việc cụ thể và vô cùngquan trọng đối vơi sự phát triển của công ty được thể hiện rõ ở những vấn đềsau:

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho công ty.

Văn phòng cơ quan là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổchức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnhđạo.văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo,chỉ đạo của lãnh đạo Nói cách khác là tổ chức nhân sự giúp việc cho lãnh đạo

Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xâydựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế giúp lãnh đạo xây dựng

và tổ chức thực hiện chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnhđạo, thẩm định về phạm vi yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề ánkiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan tổ chức , biêntập kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục thể thức của văn bản

Ngoài ra chức năng tham mưu của văn phòng trong công ty còn được thểhiện trong việc tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý thuộc thẩmquyền toàn công ty để phù hợp với yêu cầu thực tế và lâu dài Tham mưu về bốtrí nhân lực phù hợp với mô hình bộ máy sản xuất kingh doanh của toàn công ty

và quản lý lao động theo đứng quy định của pháp luật

Tham mưu xây dựng hệ thống văn bản quản lý về công ty, bổ sung, thaythế hoặc chỉnh sửa cho phù hợp với từng thời kỳ

Tham mưu hướng dẫn về thực hiện quy trình văn thư – lưu trữ, soạn thảovăn bản Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong việc xây dựng quy hoạch cán

bộ, đào tạo bồi dưỡng, tuyển dụng để bổ sung phát triển nguồn nhân lực đáp ứngyêu cầu sản xuất kinh doanh trước mắt và lâu dài của công ty

Do được hoạt động trong công ty nên chức năng tham mưu của văn phòngthể hiện khá rõ vai trò và tầm quan trọng của mình Hoạt động sản xuất kinh

doanh của công ty không ngừng phát triển, giá trị sản lượng và lợi nhuận sảnxuất kinh doanh của năm nay cao hơn năm trước Điều đó thể hiện chức năng vịtrí đặc biệt quan trọng trong công ty.

Ví dụ: Trong những tháng có ngày lễ đặc biệt văn phòng đã tham mưucho lãnh đạo thực hiện chiến lược nhằm thu hút lượng khách hàng, thực hiệnchính sách giảm giá 10% cho tất cả các loại mặt hàng

Nói tóm lại việc kết hợp hài hòa giữa tham mưu và tổng hợp giúp việcđảm bảo hậu cần cho cơ quan sẽ tạo nên một thành công tốt trong mọi mặt củacông ty, giúp cho công ty ngày càng phát triển bền vững

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan ( xem phụ lục 3 )

Xây dựng chương trình là công việc quan trọng trong hoạt động của vănphòng,đây là công việc đầu tiên đặt cơ sở tồn tại cho công ty

Thường xuyên nắm bắt thông tin, xử lý kịp thời cung cấp cho lãnh đạotrong việc quản lý và đưa ra những quyết định phù hợp nhất đúng thời cơ trongquá trình hoạt động của cơ quan, những đơn vị, tổ chức Bởi bất cứ tổ chức nàotồn tại dựa trên mục tiêu của nó, chức năng, nhiệm vụ của nó chứ không phảitồn tại vì tổ chức, cơ cấu của nó

Để xây dựng một chương trình công tác thì phòng tổ chức – hành chínhtổng hợp luân dựa trên những điểm sau:

+ Dựa vào chức năng, nhiệm vụ chung của công ty Dựa vào chủ trươngchính sách của Đảng và Pháp luật của nhà nước có liên quan trong từng thời kỳ.Căn cứ vào chương trình công tác ý kiến chỉ đạo của cáp trên Căn cứ vào yêucầu đề nghị của các đơn vị trực thuộc Công ty Căn cứ vào tình hình chung củacông ty, căn cứ vào điều kiện cơ sở vật chất của công ty, căn cứ vào quỹ thờigian và các yếu tố môi trường tác động đến

Sau đó phòng tổ chức - hành chính tổng hợp yêu cầu các đơn vị chứcnăng đăng ký công việc về cho văn phòng Văn phòng tổng hợp thành chươngtrình công tác chung cho toàn cơ quan Lấy ý kiến góp ý của các đơn vị Hoànchỉnh bản dự thảo lần cuối và trình công ty duyệt Hoàn tất các thủ tục cần thiếtkhác ( đăng ký, photocopy, đóng dấu )

Đối với năm sau phải chuẩn bị từ tháng 10 và ban hành vào tháng 11 củanăm trước đối với quý sau thì chuẩn bị vào ngày 25 tháng và ban hành vào 25của cuối quý trước Đối với tuần sau thì chuẩn bị và ban hành vào ngày thứ sáucủa tuần trước

 Ưu điểm

Tạo sự thống nhất công việc không bị chồng chéo nhiệm vụ giữa các bộphận trong công ty và giữa các nhân viên trong cùng bộ phận

Tránh được sự thiếu sót trong bản mô tả công việc của mỗi đơn vị

Xây dựng do các đơn vị đăng ký công việc văn phòng tổng hợp nên chínhxác cao giảm được số lượng công việc phát sinh

 Nhược điểm

Do hoạt động của công ty nên phát sinh thêm công việc trong

một năm là rất nhiều vì vậy mặc dù các đơn vị lên kế hoạch văn phòngtổng hợp thành chương trình công tác của cơ quan nhưng vẫn có thể bổ sungthay thế Như vậy việc xây dựng chương trình kế hoạch của cơ quan theo hìnhthức này chỉ đạt được 70% chương trình công việc đã đề ra

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của cơ quan ( xem phụ lục 4)

Tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp là những chương trình làm việcthường xuyên diễn ra tại cơ quan, khâu chuẩn bị tổ chức thuộc về văn phòng đây

là tầm quan trọng giúp cho hội nghị làm việc được thành công

Văn phòng chịu trách nhiệm giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức hội nghị, hộithảo, cuộc họp của công ty Từ khâu chuẩn bị hội nghị đến hội nghị làm việc,kết thúc hội nghị văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan hoàn thành nốt công việc liênquan đến hội nghị ( lập hồ sơ hội nghị, hoàn thành kinh phí cho hội nghị )

 Các bước tiến hành hội nghị gồm:

Bước 1: Căn cứ vào quá trình làm việc, hoạt động của cơ quan và yêu cầugiải quyết các công việc hàng ngày Thủ trưởng cơ quan phân công trách nhiệmcác đơn vị chuẩn bị về tổ chức hội nghị

Bước 2: Các đơn vị được chuẩn bị nội dung hội nghị

Bước 3: Tiến hành tổ chức hội nghị

Bước 4: Kết thúc hội nghị

+ quyết toán kinh phí

+ thông báo kết quả hội nghị

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan ( xem phụ lục 5)

Mục đích của chuyến đị công tác cho lãnh đạo bao giờ cũng gắn với chức

năng, nhiệm vụ của cơ quan cho dù mục đích của chuyến đi là để giải quyết mộtcông việc cụ thể hay thiết lập một mối quan hệ Phạm vi chuyến đi công tác củamỗi cơ quan là khác nhau Vì vậy, với các công ty việc thực hiện chuyến đi côngtác cho lãnh đạo phù hợp vào tiềm lực của cơ quan và các quy định khung pháp

Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo gồm 3 bước cụ thể nhưsau: trước, trong và sau chuyến đi công tác

Trước hết cần phải lập kế hoạch cho chuyến đi công tác đó là cơ sở đểđánh giá kết quả của chuyến đi

Các chuyến đi công tác thường phải đưa vào kế hoạch công tác năm củađơn vị với các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể đã xác định trước Đảm bảo 3 yêu cầu

cơ bản: thể thức văn bản, tính khá thi của việc thực hiện, các nội dung thông tin

Sau khi kế hoạch được thủ Trưởng duyệt, kế hoạch được chuyển tới cácđại biểu tham gia chuyến đị và các phòng ban có liên quan để hỗ trợ trong việc

tổ chức chuyến đi công tác

Tiếp theo cần phải tiến hành một số công việc cụ thể như sau:

+ Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác

+ Chuẩn bị nội dung chuyến đi công tác

+ Chuẩn bị tư liệu, tài liệu

+ Chuẩn bị về phương tiện giao thông

+ Chuẩn bị giấy tờ

+ Chuẩn bị kinh phí và một số yếu tố khác

Trong thời gian lãnh đạo đi công tác, cần tổ chức họp bàn giao côngviệc giữa thủ trưởng và các cá nhân có liên quan Trên cơ sở kết quả của cuộchọp bàn giao trong thời gian lãnh đạo đi công tác

Thực hiện chức năng, nhiệm vụ thường xuyên công việc được giao hoặcđược ủy quyền

Lưu giữ các văn bản giấy tờ có liên quan, ghi nhật ký công tác

Thừa lệnh thủ trưởng đôn đốc giám sát các phòng ban chức năng thựchiện đúng chương trình kế hoạch

Giữ liên lạc với thủ trưởng trong thời gian thủ trưởng đi công tác

Sau chuyến đi công tác của lãnh đạo thì cần giải quyết các vấn đề liênquan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác, thu thập giấy tờ, tài liệu Tổ chứccác cuộc họp mở rộng hoặc nội bộ để thông báo kết quả chuyến đi và triển khaicông việc

Trình nhật ký công tác và các văn bản giấy tờ thuộc quyền thủ trưởng,xin ý kiến thủ trưởng để giải quyết các công việc còn tồn đọng Và cuối cùng làsoạn thư cảm ơn tới nơi công tác

1.5 Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của công ty TNHH một thành viên Newtatco Tây Hồ

Văn hóa công sở cũng giống như bất cứ loại hình văn hóa nào khác là

một loại hành vi và quy ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mốiquan hệ khác.

Văn hóa công sở còn là một hệ thống được hình thành trong quá trìnhhoạt động của đơn vị tạo niềm tin và thái độ làm việc của cán bộ công chức,viên chức bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến phương pháp làm việc và hiệu quảhoạt động

Văn hóa công sở đóng một vai trò quan trọng bởi nó là một trong nhữngyếu tố tạo nên thành công cho một công ty

Hiểu được tầm quan trọng của nó nhà nước ta đã ban hành Quyết định số129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng chính phủ về việc ban hànhquy chế văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước hiện nay Điều đókhông chỉ được áp dụng trong các cơ quan nhà nước mà các doanh nghiệp công

ty đều triển khai thực hiện

Công ty TNHH một thành viên Newtatco Tây Hồ được hình thành vàphát triển như ngày hôm nay chính là nhờ sự đóng góp rất nhiều của tất cả cán

bộ và công nhân viên trong công ty Để sự phát triển đó mãi bền vững và khẳngđịnh được thương hiệu là một nhà sản xuất độc quyền thì văn hóa công sở làkhâu quan trọng tạo nên ấn tượng tốt đẹp giữa công ty và khách hàng

Văn hóa công sở là tổng hòa những giá trị hữu hình và vô hình, baogồm trình đôn nhận thức, phương pháp quản lý, tổ chức, môi trường cảnh quan,phương tiện làm việc, đạo đức nghề nghiệp và phong cách giao tiếp ứng xử củatoàn bộ cán bộ công nhân viên trong tổ chức nhằm xây dựng một công sở vănminh, lịch sự hoạt động đúng pháp luật và hiệu quả cao

Chính vì thế việc triển khai thực hiện về văn hóa công sở được công tyrất quan tâm

Nhìn chung các cán bộ, nhân viên trong công ty đều ăn mặc gọn gàng,lịch sự

Lễ phục của cán bộ nam là bộ comple, áo sơ mi, cravat

Lễ phục của nữ giới là áo sơ mi trắng, chân váy màu đen không quá ngắn

Các cán bộ khi đến cơ quan phải đeo thẻ có ảnh, họ tên, chức danh, sốhiệu

 Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, nhân viên

Trong giao tiếp và ứng xử các cán bộ, nhân viên có thái độ lịch sự, tôntrọng Ngôn ngữ rõ ràng mạch lạc không nói tục, nói tiếng lóng

Trong giao tiếp với khách có thái độ nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giảithích rõ ràng, cụ thể về quy định liên quan đến giải quyết công việc Sự thànhcông trong công việc phụ thuộc rất lớn vào cách ứng xử giao tiếp của mỗi nhânviên trong công ty

Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp có thái độ trung thực, thân thiên,hợp tác

Trong giao tiếp qua điện thoại rõ ràng, tập trung vào nội dung công việc,lời lễ nhẹ nhàng tôn trọng người nghe

Trong công ty do có nhiều thế hệ, nhiều trình độ khác nhau tính cách cũngkhác nhau nhưng mọi người luôn xây dựng mối quan hệ hòa đồng với nhau vàluôn giữ nguyên tắc lấy công việc làm trọng

Bên cạnh đó cán bộ, công chức, viên chức đều tạo mới quan hệ tốt đẹpvới dân cư nơi cơ quan và các cơ quan khác đơn vị đặt trụ sở và nơi cư trú đoànkết, tương thân tương ái giúp đỡ đồng nghiệp, tổ chức, cá nhân trong công tác,gương mẫu thực hiện đúng nội quy, quy chế cơ quan

 Bài trí khuân viên công sở

Phòng làm việc có tên ghi rõ đơn vị, họ và tên, chức danh cán bộ,côngnhân viên Cách săp xếp bài trí phòng làm việc luôn đảm bảo gọn gàng sạch sẽ,ngăn nắp khoa học hợp lý

Ngoài ra công ty còn thực hiện cuộc vận động xây dựng cơ quan vănminh, xây dựng “ Môi trường không thuốc lá” cơ quan đơn vị đã quan tâm hơntrong việc bài trí công sở Trụ sở làm việc đảm bảo thoáng mát, sạch sẽ, đượcđầu tư khá đầy đủ trang thiết bị

Tóm lại tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa

công sở của cơ quan vẫn được quan tâm thực hiện thường xuyên và liên tục.Văn hóa thực hiện trong phong cách làm việc, tác phong của nhân viên cả trongcông việc cũng như trong cuộc sống Không chỉ kế thừa văn hóa truyền thốngdân tộc công ty còn xây dựng văn hóa của riêng mình Văn hóa công ty đã vàđang trở thành một chỉ số nhận dạng để phân biệt công ty này với công ty khác.

2 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của công ty TNHH một thành viên Netatco Tây Hồ

Cũng như ở nhiều các cơ quan, tổ chức khác thì công tác văn thư ở Công

ty TNHH MTV Newtatco Tây Hồ cũng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạtđộng quản lý của công ty Công tác văn thư luôn đảm bảo thông tin bằng vănbản phục vụ cho việc trao đổi thông tin trong mọi hoạt động đầu tư, sản xuấtkinh doanh của công ty Ngoài ra, công tác văn thư còn phục vụ công tác lãnhđạo, chỉ đạo, điều hành từ ban Giám đốc đến các đơn vị, cá nhân trong công ty

Để tổ chức công tác văn thư được hợp lý, khoa học thì công ty phải lựa chọnđược hình thức tổ chức văn thư phù hợp với quy mô, cơ cấu tổ chức, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và khối lượng văn bản ban hành hàng năm của công ty

Với quy mô vừa, cơ cấu tổ chức không phức tạp, khối lượng văn bản banhành hàng năm không nhiều công ty TNHH MTV Newtatco Tây Hồ đã lựa chọnhình thức tổ chức văn thư tập trung Việc tiếp nhận, xử lý văn bản đi – đến củacông ty đều do bộ phận văn thư đảm nhiệm dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng

Tổ chức – Hành chính Theo hình thức này thì tất cả văn bản đến và đi của công

ty đều được tập trung tại một đầu mối là bộ phận văn thư để tiếp nhận và giảiquyết Tổ chức hình thức văn thư này sẽ giúp cho văn bản tài liệu của công tyđược quản lý chặt chẽ, khoa học, đảm bảo thông tin cho hoạt động của công ty

và phục vụ cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết của ban Giám đốc, các đơn vị,

cá nhân trong công ty được thuận tiện, dễ dàng

Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và làhoạt động quản lý của từng cơ quan, đơn vị nói riêng Bất kỳ cơ quan, tổ chứcnào muốn làm tốt công tác văn thư ngoài việc đầu tư trang thiết bị hiện đại, lựachọn cán bộ làm văn thư có trình độ thì việc chỉ đạo điều hành đúng đắn, kịpthời từ cấp trên là rất quan trọng góp phần làm cho công tác văn thư đạt đượchiệu quả cao

Nhận thức được tầm quan trọng đó của công tác văn thư nên lãnh đạo

công ty đã rất quan tâm đến công tác văn thư của công ty mình Công ty đã ápdụng những văn bản của Nhà nước về công tác văn thư như sau:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Công văn số 425/VTLTNN-NVĐP ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi-đến

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu

Đối với việc soạn thảo văn bản hiện nay ở công ty do cán bộ chuyên môntừng bộ phận đảm nhận và trực tiếp soạn thảo rồi trình Trưởng phòng Tổ chức –Hành chính ký duyệt về thể thức và trình lãnh đạo công ty ký ban hành văn bản

Vì vậy các văn bản soạn thảo ra đều chính xác về mặt nội dung tuy nhiên về thểthức thì chưa đảm bảo Để văn bản tài liệu chính xác hơn về cả nội dung và thểthức thì cán bộ chuyên môn cần nắm rõ thể thức trình bày văn bản để hồ sơ tàiliệu đưa vào lưu trữ sẽ được chính xác và độ tin cậy cao hơn

Như vậy việc chỉ đạo công tác văn thư ở công ty có vị trí quan trọng vàngày càng được chú trọng hơn đó là công ty đã lập ra quy chế về công tác vănthư để quy định cụ thể về công tác văn thư cho cả cơ quan

 Ưu điểm

+ Với mô hình tổ chức văn thư tập trung của cơ quan làm cho việc thốngnhất tập trung mà công văn giấy tờ của cơ quan luôn được giải quyết nhanhchóng kịp thời, chính xác nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

+ Thông tin truyền đạt đúng đối tượng chính xác và hiệu quả

+ Hình thức văn thư tập trung giúp cho việc tập hợp quản lý bảo quản và

phục vụ tra tìm tài liệu diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi

+ Tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ, công chức trong quá trìnhthừa hành công vụ

 Nhược điểm

+ Do cơ quan chỉ có một cán bộ văn thư lại kiêm lưu trữ và lễ tân nêncông việc nhiều thời gian còn hạn chế nên gây ảnh hưởng đến quá trình giảiquyết công việc của cơ quan

2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của công ty TNHH một thành viên Newtatco

Để đảm bảo cho hoạt động công tác văn thư được hiệu quả ngoài việc đầu

tư trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác văn thư ra thì nhân tố con ngườicũng đóng vai trò rất quan trọng Con người là nhân tố quan trọng và cũng làyếu tố quyết định đến năng suất và hiệu quả hoạt động bộ máy toàn công ty Mộtcán bộ văn thư giỏi không chỉ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ giỏi mà cònphải đảm bảo yêu cầu về phẩm chất chính trị, luôn phải học tập, rèn luyện nângcao năng lực hơn nữa để đảm bảo thông tin cho hoạt động của toàn cơ quan Vớitầm quan trọng đó hiện nay công tác văn thư ở các cơ quan nói chung và công tyTNHH MTV Newtatco Tây Hồ nói riêng đã được quan tâm, chú trọng hơn Hiểuđược tầm quan trọng trong việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư công ty đã bốtrí một cán bộ văn thư chuyên trách làm công tác văn thư Cán bộ văn thư củacông ty đã được đào tạo chuyên sâu về chuyên ngành văn thư với trình độ Caođẳng Cán bộ văn thư đã làm tốt trách nhiệm của mình, đã sử dụng thành thạomáy vi tính phục vụ cho việc đánh máy, in ấn và đã sử dụng thành thạo cáctrang thiết bị văn phòng hiện đại đảm bảo cho công tác xử lý văn bản, giấy tờđược nhanh chóng, chính xác

Trưởng phòng tổ chức – hành chính có trách nhiệm thực hiện công tácvăn thư của cơ quan mình, xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho cácđơn vị, cá nhân

Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản tham gia vào việc thảo,

duyệt văn bản Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trướckhi gửi đi Tổ chức việc đánh máy các văn bản đi, là người trực tiếp chỉ đạo đônđốc và kiểm tra công chức viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt cácnhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu của đơn vị

Lãnh đạo văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thựchiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

- Lãnh đạo văn phòng đã tham mưu cho công ty

+ Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Công ty thực hiện tương đối tốt, công ty đã rất chú trọng đến công tácsoạn thảo văn bản của công ty cụ thể công ty đã thực hiện theo hướng dẫn củaThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức kỹ thuật trình bàyvăn bản

+ Về công tác quản lý văn bản đi, đến của công ty

Tất cả các văn bản đi đến của công ty đều được tập trung tại bộ phận vănthư của công ty để thống nhất cho việc quản lý và giải quyết

+ Về công tác quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu của công ty do cán bộ văn thư bảo quản và sử dụng dưới sự giámsát của trưởng phòng Hành chính – Tổ chức, con dấu được bảo quản tại ngăn tủcủa văn phòng công ty có chìa khóa bảo vệ riêng Việc đóng dấu của công tyđược thực hiện nghiêm túc và đúng theo các quy định

+ Về công tác lập hồ sơ của cơ quan

Sau khi công việc được giải quyết xong cán bộ chuyên môn đã thu thập,xắp xếp lại các văn bản tài liệu để lập thành hồ sơ

- Công ty đã trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại và bố trí cán bộ

làm công tác văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao đảm bảo cho hoạtđộng công tác văn thư đạt hiệu quả cao

Nhìn chung công tác văn thư của công ty được chú trọng rất nhiều vàđược thực hiện tương đối tốt Công ty đã có quy chế công tác văn thư cho toàn

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty trước đây được thựchiện đầy đủ và chính xác các thành phần được quy định tại thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP và mới đây được thay thế bằng thông tư01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 11 năm 2011

 Ưu điểm

Nhìn chung các văn bản được ban hành có đầy đủ 9 thành phần cơ bảncác thành phần này được trình bày theo thể thức quy định tại thông tư01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của bộ nội vụ

+ Đảm bảo được đường lối của đảng, pháp luật của nhà nước mang tínhkhoa học, trình tự lôgic và theo mẫu nhất định

+ Kết cấu nội dung chặt chẽ bổ sung cho nhau thể hiện thể hiện đượcthẩm quyền và hiệu lực pháp lý

+ Ngôn ngữ khách quan, mạch lạc dễ hiểu

 Nhược điểm

Mặc dù đã có văn bản hướng dẫn về kỹ thuật trình bày văn bản của nhànước đã được đua vào áp dụng từ năm 2006 đến nay và được cập nhật thay đổithường xuyên nhưng việc áp dụng trình bày các thể thức của văn bản vẫn cònnhiều chỗ chưa hợp lý

+ Cỡ chữ các thành phần thể thức không hoàn toàn theo hướng dẫn chungcủa thông tư thông thường là để nhỏ hơn so với quy định của từng thành phần

thậm chí phần nội dung đôi khi kéo nhỏ đến cỡ chữ 11, 12 miễn sao cho văn bảnđược gói gọn vào một trang

+ Tiêu ngữ phông chữ ở phần tiêu ngữ lại sử dụng phông “ Vn Aral”không theo phong quy định chung của thông tư liên tịch Dòng kẻ dưới tiêu ngữkhông phải đường kẻ liền mà lại theo đường kẻ chấm và trang trí viền hoa

+ Số của văn bản: Trong phần sơ, ký hiệu vẫn có ký hiệu tên loại của vănbản

Ví dụ: số: 12/CV-HCTH

+ Tên loại văn bản:

Đối với Quyết Định đôi khi không có chữ “QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁMĐỐC CÔNG TY” Chữ “ Quyết định” ở dưới phần căn cứ không có dấu haichấm ở phía cuối

Trích yếu nội dung văn bản còn dài dòng không khái quát được nội dungchủ yếu của văn bản

+ Nội dung văn bản: Nhìn chung là các văn bản đúng với nội dungxongbên cạnh đó còn có những văn bản còn có những sai sót như sai về lỗi chính tả,kiểu chữ hay sau một căn cứ lại không có dấu chấm phẩy, viết hoa nhiều chỗkhông cần thiết

Dưới phần Quyết định và trích yếu nội dung không có dấu gạch chân,phần căn cứ vẵn để dấu gạch đầu dòng ở phía trước

+ Chức dạnh: Đôi khi không có phần chức danh của người ký mà chỉ cótên và chữ ký của người đó.

* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty.

1 Quốc hiệu: Được trình bày ở tờ đầu phía trên cùng góc phải của văn

bản Mỗi cụm từ được trình bày trên một dòng Dòng trên viết bằng chữ in hoa,

cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm Dòng dưới được trình bày bằng chữ thường,

cỡ chữ 13-14, chữ cái đầu của các từ được viết hoa, giữa các từ có gạch ngangnhỏ, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

2 Tên cơ quan ban hành văn bản: được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ

chữ 12-13,kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có đường gạch ngang nét liền độ dàikhoảng 1/3 so với độ dài của dòng chữ và đặt cân đối ở giữa

CÔNG TY TNHH MTV NEWTATCO TÂY HỒ

3 Số, ký hiệu văn bản

- Số văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty TNHH MTV

Newtatco Tây Hồ ban hành, bắt đầu từ số 01cho văn bản đầu tiên trong năm(tính từ ngày 01/01) và đánh số liên tục đối với văn bản tiếp theo cho đến hếtnăm (ngày 31/12) Mỗi năm thay số một lần

- Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính có tên loại cáchtrình bày số và ký hiệu như sau:

Số:……./ viết tắt tên loại văn bản – viết tắt tên cơ quan

Hà Nội, ngày … tháng …năm 2015

- Văn bản hành chính không có tên loại (công văn hành chính)

Số:………./ viết tắt tên cơ quan – viết tắt tên đơn vị soạn thảo

VD:

4 Địa danh, ngày, tháng năm văn bản

- Địa danh: là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi mà cơ quan,

tổ chức đóng trụ sở

- Ngày, tháng năm văn bản: là ngày văn bản đó được ký chính thức

Như ví dụ trên: Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2013 (địa danh)

5 Tên loại, trích yếu nội dung văn bản:

Tên loại văn bản: là tên gọi chính thức của từng văn bản do cơ quan tổ

chức ban hành

Trích yếu nội dung văn bản: là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ

phản ánh khái quát nội dung cơ bản của văn bản Trích yếu phải được viết ngắngọn, đủ ý và khái quát được chính xác nội dung văn bản

VD:

QUYẾT ĐỊNH (tên loại)

Về việc điều chuyển công tác cho cán bộ ( trích yếu nội dung )

6 Nội dung văn bản: là thành phần quan trọng nhất của văn bản Được

trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng

7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:

- Công ty hoạt động theo chế độ Thủ trưởng nên Giám đốc là người cóquyền ký tất cả văn bản của công ty ban hành Giám đốc phải chịu trách nhiệm

về nội dung văn bản mà mình ký ban hành

VD:

TỔNG GIÁM ĐỐC

Trịnh Thanh GiảngTrường hợp ký thay: Phó Giám đốc ký thay Giám đốc những văn bảnthuộc lĩnh vực phân công phụ trách hoặc do Giám đốc ủy quyền và chịu tráchnhiệm trước Giám đốc và pháp luật

VD:

KT TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

Nguyễn Hồng Khê

8 Dấu: Thực hiện theo các văn bản quy định của Nhà nước:

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu

Dấu là một yếu tố bắt buộc không thể thiếu trong bất kỳ một loại văn bảnnào, nó khẳng định tư cách pháp nhân của cơ quan và giá trị pháp lý của văn bản

mà cơ quan ban hành

Dấu phải được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái, mực dấumàu đỏ tươi và chỉ được đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩmquyền tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ

9 Nơi nhận:

Chỉ áp dụng đối với công văn hành chính được trình bày như sau:

Mở đầu bằng cụm từ “Kính gửi” sau đó hai chấm (: ) Tiếp theo là tên cơquan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản phần này được trình bày bằng chữ inthường, cỡ chữ 14 kiểu chữ đứng

Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2013

V/v: tham dự hội thảo khoa học

Kính gửi: Công ty TNHH Thành Công

………

Nơi nhận:

- Như trên;

- Lưu: TCHC, VT.

*Quy trình soạn thảo văn bản của công ty

Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý Chấtlượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả công việc của cơquan quản lý Việc tiến hành soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ

mỉ, thận trọng và khoa học nhằm thống nhất trong công tác soạn thảo, bảo đảm

về mặt nội dung cũng như kỹ thuật trình bày văn bản Công tác soạn thảo, banhành văn bản ở Công ty TNHH MTV Newtatco Tây Hồ bao gồm các bước:

1 Chuẩn bị: xác định mục đích, nội dung, tên loại văn bản cần ban hành

và tiến hành thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành

2 Xây dựng bản thảo: xây dựng đề cương đối với những văn bản quan

Khi đã có chữ ký tắt của người ký ban hành văn bản vào bản dự thảo cán

bộ văn thư tiến hành đánh máy Sau khi đánh máy xong cán bộ văn thư kiểm tralại toàn bộ về nội dung và thể thức văn bản

5 Hoàn thiện văn bản:

Trước khi trình ký, cán bộ văn thư kiểm tra lại văn bản nếu có sai sót thìsửa chữa lại cho đúng, nếu không có gì sai sót thì tiến hành trình cho Trưởngphòng Tổ chức – Hành chính ký tắt về thể thức và trình cho Giám đốc ký banhành văn bản

Nhìn chung, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty TNHHMTV Newtatco Tây Hồ đã được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước

* Quản lý giải quyết văn bản của công ty

- Tình hình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

1 Đánh máy, in văn bản Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồmvăn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể

cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan tổchức phát hành.

Văn bản đi là công cụ điều hành quản lý trong quá trình thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảmbảo nguyên tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo quy trình mànhà nước đã quy định Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi phải được quy

về một đầu mối đó là bộ phận văn thư

Thực hiện theo Công văn số 425/VTLTNN-NVĐP ngày 18/7/2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.Quy trình quản lý văn bản đi của công ty được thực hiện theo các bước sau:

1 Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn bản

2 Trình ký văn bản

3 Ghi số và ngày tháng và đóng dấu vào văn bản

4 Đăng ký văn bản đi

5 Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi

6 Sắp xếp, bảo quản, phục vụ nghiên cứu sử dụng văn bản lưu

2 Trình ký văn bản

Tất cả văn bản trước khi trình lãnh đạo ký chính thức phải kiểm tra lạitoàn bộ nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Cán bộ chuyên môncủa công ty là người soạn thảo văn bản của công ty sau đó trình cho Trưởngphòng Tổ chức – Hành chính ký về thể thức và trình cho Giám đốc ký ban hànhvăn bản Tuy nhiên là do cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản nên chỉ đảm bảo

về mặt nội dung còn mặt thể thức của văn bản thì cán bộ chuyên môn vẫn chưađảm bảo được vì vậy việc trình ký mà không đảm bảo thể thức thì dễ dẫn tới vănbản chưa chính xác và phải tốn thời gian để soạn thảo văn bản mới

Việc soạn thảo văn bản phải được thực hiện theo đúng các văn bản củaNhà nước quy định:

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của

Bộ Nội Vụ-Văn phòng Chính Phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày

Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2013

Điểm sai đó là bên dưới tên cơ quan ban hành văn bản là đường kẻ thẳngchứ không được thêm hoa văn khác

Căn cứ vào điều 6, điều 14 tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính thì văn bản này sai lỗi chính tả và cách trình bày các thành phần thểthức

Văn bản được sửa lại như sau:

CTY TNHH MTV

NEWTATCO TÂY HỒ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2013

3 Ghi số, ngày tháng và đóng dấu văn bản

* Ghi số, ngày tháng văn bản:

Sau khi văn bản được Giám đốc ký ban hành sẽ được cán bộ văn thư ghi

số và ngày, tháng ban hành văn bản Ghi số, ngày tháng văn bản là yếu tố bắtbuộc không thể thiếu trong bất kỳ một loại văn bản nào Mỗi loại văn bản củaCông ty TNHH MTV Newtatco Tây Hồ ban hành đều được đánh theo một hệthống số nhất định

+ Ghi số văn bản:

- Các văn bản hành chính áp dụng quy phạm pháp luật được đánh theo hệthống số:

VD, Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2013

- Văn thư là người trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của công ty

- Chỉ được đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của Giám đốc hoặc củangười có thẩm quyền

- Văn thư không được giao dấu cho người khác sử dụng khi chưa có sựđồng ý bằng văn bản của Giám đốc

- Văn thư phải kiểm tra tất cả văn bản trước khi đóng dấu và phải tự tayđóng dấu vào văn bản, không đóng dấu khống chỉ

- Văn thư phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về quản lý

- Đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Khi đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính thì các phụ lụcđược đóng dấu lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan về bên trái Đối vớivăn bản nhiều trang thì đóng dấu giáp lai

Nhìn chung, việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty TNHH MTVNewtatco Tây Hồ đã đúng theo quy định của Nhà nước

4 Đăng ký văn bản

Đăng ký văn bản là công việc bắt buộc phải được thực hiện trước khichuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Việc đăng ký văn bảnnhằm mục đích quản lý chặt chẽ văn bản tránh thất lạc, mất mát phục vụ tốt chocông tác tra tìm

Công ty TNHH MTV Newtatco Tây Hồ đã lập một số loại sổ đăng ký vănbản đi như sau:

- Sổ đăng ký văn bản hành chính thông thường

- Sổ đăng ký văn bản chuyên ngành

Mẫu bìa của sổ đăng ký văn bản:

CÔNG TY TNHH MTV NEWTATCO TÂY HỒ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: 2012

Từ ngày …… đến ngày…

Từ số …… đến số …

Quyển số: ……

Phần đăng ký nội dung bên trong sổ gồm 08 cột:

Ngườiký

Nơinhậnvănbản

Đơn vịhoặc cánhânnhậnbản lưu

Sốlượngbản

Ghichú

Cách đăng ký các cột trong sổ:

Cột 1: Ghi ngày, tháng ban hành văn bản Ngày dưới 10 và tháng 1, 2thêm số “0” vào trước nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản

Cột 2: Ghi theo số và ký hiệu văn bản

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản (đối với văn bản hànhchính có tên loại), riêng công văn không ghi tên loại mà bắt đầu bằng chữ “vềviệc”

Cột 4: Ghi tên người ký văn bản

Cột 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu

Cột 7: Ghi số lượng bản được phát hành hoặc bản lưu

Cột 8: Ghi những điều cần thiết khác

* Đối với văn bản Mật: do số lượng văn bản mật của công ty khôngnhiều nên cán bộ văn thư không lập sổ “ Sổ đăng ký văn bản mật đi” mà đăng

ký chung vào sổ “Sổ đăng ký văn bản đi” và ghi mức độ mật vào cột ghi chú

5 Chuyển giao văn bản đi

Văn bản sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngàytháng năm và được đăng ký vào sổ phải được gửi ngay đến đối tượng có liênquan Tất cả những văn bản do công ty ban hành ra được gửi tới các đốitượng có liên quan phải được thực hiện theo nguyên tắc chung là chính xác,đúng đối tượng, kịp thời nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi thực hiện quá