II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan
3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Hiện nay, công ty TNHH một thành viên Newtatco Tây Hồ chưa ban hành Quy chế nào về chỉ đạo công tác lưu trữ mà mới chỉ có một số quy định riêng và thực hiện theo các quy định chung của Nhà nước như:
- Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001;
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại công ty được thực hiện như sau:
3.1.Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Tình hình thu thập tài liệu của công ty được thực hiện và tiến hành theo quy định của Nhà nước. Tài liệu sau khi kết thúc công việc được công việc được một năm thì nộp vào Lưu trữ cơ quan. Để hồ sơ tài liệu lập nên được đầy đủ và đúng yêu cầu thì cán bộ làm Lưu trữ phải thường xuyên thu thập bổ sung vào tài liệu vào Hồ sơ. Thu thập tài liệu Lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan là một khâu nghiệp vụ quan trọng giúp cho hồ sơ đầy đủ hơn, là cơ sở để hình thành phông Lưu trữ của cơ quan.
Các tài liệu của cơ quan ban hành đều được lưu giữ 02 bản trong đó 01 do Văn thư lưu giữ và 01 bản do đơn vị soạn thảo giữ. Sau khi tài liệu công việc kết thúc một năm Văn thư có trách nhiệm thu thập những tài liệu còn thiếu bổ sung tài liệu để lập Hồ sơ lưu giữ một năm rồi giao nộp vào Lưu trữ.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khi tài liệu được bổ sung lưu giư 01 ở phòng Văn thư thì cán bộ Văn thư tiến hành giao nộp tài liệu vào kho Lưu trữ, giao nhận tài liệu có biên bản do một bên giao là Văn thư và bên nhận là cán bộ Lưu trữ ký nhận và mỗi bên giữ một bản.
Hàng năm tài liệu thu thập bổ xung vào kho Lưu trữ chủ yếu là văn bản do công ty ban hành ra. Còn những văn bản tài liệu do các cơ quan, đoàn thể các cấp gửi đến chủ yếu được lưu tại các phòng, đơn vị có liên quan.
Hiện nay tài liệu trong kho là rất nhiều, trong đó chủ yếu là tài liệu văn bản thường, còn một số Văn bản mật nhưng những tài liệu nay chiếm tỉ lệ rất ít.
Tài liệu trong kho được đựng vào cặp 3 dây và sắp xếp lên tủ, giá của kho Lưu trữ, trong đó có một số tài liệu chưa được chỉnh lý. Hàng tháng cán bộ lưu trữ đều làm công tác vệ sinh cho tài liệu, dùng biện pháp thủ công để bảo vệ tài liệu.
Công tác Lưu trữ là một nghiệp vụ đóng vai trò quan trọng trong nền Hành chính Quốc gia, chính vì vậy công tác Lưu trữ đang được các ngành các cấp quan tâm. Công tác Lưu trữ được công ty bố trí 01 cán bộ làm công tác Lưu trữ; Cán bộ Lưu trữ là người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ được đào tạo chính quy với chuyên ngành Lưu trữ nên nắm chắc quy trình quản lý và sử dụng tài liệu Lưu trữ đồng thời là người công tác lâu năm trong nghề nên rất có kinh nghiệp trong khâu nghiệp vụ chuyên môn. Hiện nay công ty đang bổ xung các trang thiết bị để quản lý tài liệu Lưu trữ của cơ quan để nâng cao hiệu quả trong công tác lưu trữ. Nhưng do hiện nay phòng Lưu trữ của cơ quan diện tích còn hẹp nên việc sử dụng tài liệu để phục vụ độc giả không được tiến hành. Đây cũng chính là hạn chế của cơ quan trong công tác phục vụ sử dụng tài liệu, chính vì vậy các ngành các cấp lãnh đạo nói chung công ty nói chung cần quan tâm hơn nữa đến công tác Lưu trữ của cơ quan.
Cần thường xuyên bồi dưỡng cho cán bộ Lưu trữ nắm bắt được khoa học công nghệ áp dụng vào quản lý Lưu trữ. Thường xuyên kiểm tra hoạt động công tác Lưu trữ để khắc phục những hạn chế của công tác Lưu trữ.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của Lưu trữ lựa chọn ra những tài liệu có gía trị đưa vào để bảo quản.Việc xác định giá trị tài liệu là khâu nghiệp vụ trong công tác Lưu trữ nó đóng vai trò quan trọng có ý nghĩa quyết định đến tài liệu. Văn bản tài liệu trong kho được sắp xếp gọn gàng vào cặp 3 dây và được hình thành và lưu giữ cẩn thận trong phòng (kho).
Công tác xác định giá trị tài liệu cần phải có tổ chức, có trình độ thẩm quyền để khi xác định gía trị tài liệu đảm bảo lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản. Nếu làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu chính xác, thuận tiện. Tuỳ theo tình hình thực tế của cơ quan để lựa chọn xác định giá trị tài liệu bảo quản và loại những tài liệu hết giá trị để tiến hành công tác tiêu huỷ. Để tiến hành được nghiệp vụ khâu này cần phải có cán bộ hiểu sâu rộng về tài liệu, quá trình hoạt động của cơ quan từ đó mới tiến hành xác định giá trị tài liệu.
3.3. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ cơ bản của công tác Lưu trữ, là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học trong đó tiến hành chỉnh sữa hoàn thiện phục hồi hoặc lập mới hồ sơ.
Chỉnh lý tài liệu là khâu nghiệp vụ hết sức quan trọng chỉnh lý nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, sử dụng tài những tài liệu được loại ra hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ. Tuỳ theo điều kiện của mỗi cơ quan tổ chức( kinh phí, thời gian, nhân lực, điều kiện vật chất) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hay một số công đoạn của quy trình. Vì điều kiện ở công ty còn thiếu nhân lực, cơ sở vật chất… nên hàng năm việc chỉnh lý tài liệu chỉ được làm một số khâu như sắp xếp, viết mục lục văn bản của chỉnh lý tài liệu.
Hiện nay số tài liệu trong kho là rất nhiều chủ yếu là đơn vị bảo quản lâu dài, có một số Hồ sơ, tài liệu là đơn vị bảo quản tạm thời và vĩnh viễn.
3.4 Công cụ tra tìm tài liệu Lưu trữ của cơ quan
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công cụ tra tìm tài liệu nó là một phương tiện tra tìm tài liệu thông tin trong các Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử nó thống kê cho biết số lượng tài liệu, thành phần tài liệu trong kho Lưu trữ.
Hiện nay với nền khoa học phát triển đã có nhiều loại hình công cụ tra tìm tài liệu hiện đại như tra tìm bằng phương pháp bằng thẻ hiện đại, công cụ tra tìm này giúp cho cán bộ Lưu trữ tra tìm được dễ dàng, thuận tiện đồng thời tiết kiệm được thời gian công sức tiền của, của Nhà nước. Các loại hình công cụ tra cứu tài liệu của công ty chủ yếu là tra tìm qua mục lục Hồ sơ hoặc tra tìm trên sổ.
Mục lục Hồ sơ là công cụ tra tìm chủ yếu đồng thời nó cũng là phương tiện thống kê quản lý tài liệu.Tuy vậy do còn hạn chế một số mặt như về kinh phí, chưa có phương tiện để tra tìm vì vậy vấn đề tra tìm tài liệu còn gặp nhiều khó khăn và công sức.
Với nền khoa học phát triển thì các loại hình tra tìm tài liệu cũng ngày một cải tiến, công cụ tra tìm này phát huy được hiệu quả trong việc tra tìm tài liệu Lưu trữ nhanh chóng và thuận tiện hơn.
3.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ của cơ quan
Ở các cơ quan mỗi đơn vị đều có một đơn vị bảo quản khác nhau tuỳ theo kinh phí và phương pháp của mỗi cơ quan đó. Bảo quản tài liệu đó là sử dụng khai thác được tốt hơn kéo dài tuổi thọ của tài liệu đồng thời đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ sử dụng khai thác.
Hiện nay công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ cũng được cơ quan áp dụng như sắp xếp tài liệu trên gía tủ ngăn nắp, các biện pháp chống côn trùng huỷ hoại. Kết quả cho thấy hạn chế được sự huỷ hoại của côn trùng, nấm mốc, tài liệu liệu trong kho được bảo quản sạch sẽ và lâu dài hơn.
Tài liệu Lưu trữ quốc gia có giá trị đặc biệt trong xây dựng và bảo vệ đất nước, như vậy bảo vệ tài liệu Lưu trữ là bảo vệ nền văn hoá của dân tộc. Trong những năm gần đây công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ đang được sự quan tâm của Nhà nước và các ngành các cấp. Để bảo vệ tốt tài liệu Lưu trữ cần áp dụng biện pháp khoa học vào công tác Lưu trữ để hạn chế quá trình tự huỷ, hoặc do
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nấm mốc, côn trùng xâm nhập phá hoại tài liệu Lưu trữ. Nước ta là một nước có khí hậu nhiệt đới gió mùa điều này cũng là tác nhân gây ảnh hưởng đến tài liệu Lưu trữ rất nhiều.
3.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ đó là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu phục vụ yêu cầu nghiên cứu và yêu cầu hiện hành của cơ quan đồng thời phục vụ độc giả sử dụng tài liệu. Nó là một vị trí quan trọng trong quá trình hoạt của công tác Lưu trữ, công tác này đòi hỏi ngưòi cán bộ Lưu trữ phải nắm được thành phần của Tài liệu Lưu trữ, phải biết phân tích tổng hợp so sánh sử lý các nguồn thông tin để giải quyết những vấn đề sử dụng của độc giả và nghiên cứu tài liệu của các nhà khoa học.
Hiện nay do diện tích kho của công ty còn hạn chế nên việc tổ chức tài liệu cho bạn đọc chưa được tiến hành mà khi có nhu cầu tìm tra cứu tài liệu thì cán bộ Lưu trữ tra tìm tài liệu rồi gửi cho các phòng, ban trong công ty.
Nhìn chung công tác Lưu trữ của công ty đã được quan tâm, tài liệu được bảo quản tương đối tốt. Tuy nhiên vì có những hạn chế về phòng kho, tài chính cơ sở vật chất của cơ quan nên công tác Lưu trữ cũng còn gặp nhiều khó khăn cần được các cấp lãnh đạo quan tâm hơn nữa để ngành Lưu trữ ngày một phát triển hơn.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần,kế hoạch công