II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của công ty TNHH một thành viên Newtatco
Để đảm bảo cho hoạt động công tác văn thư được hiệu quả ngoài việc đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác văn thư ra thì nhân tố con người cũng đóng vai trò rất quan trọng. Con người là nhân tố quan trọng và cũng là yếu tố quyết định đến năng suất và hiệu quả hoạt động bộ máy toàn công ty. Một cán bộ văn thư giỏi không chỉ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ giỏi mà còn phải đảm bảo yêu cầu về phẩm chất chính trị, luôn phải học tập, rèn luyện nâng cao năng lực hơn nữa để đảm bảo thông tin cho hoạt động của toàn cơ quan. Với tầm quan trọng đó hiện nay công tác văn thư ở các cơ quan nói chung và công ty TNHH MTV Newtatco Tây Hồ nói riêng đã được quan tâm, chú trọng hơn. Hiểu được tầm quan trọng trong việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư công ty đã bố trí một cán bộ văn thư chuyên trách làm công tác văn thư. Cán bộ văn thư của công ty đã được đào tạo chuyên sâu về chuyên ngành văn thư với trình độ Cao đẳng. Cán bộ văn thư đã làm tốt trách nhiệm của mình, đã sử dụng thành thạo máy vi tính phục vụ cho việc đánh máy, in ấn và đã sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng hiện đại đảm bảo cho công tác xử lý văn bản, giấy tờ được nhanh chóng, chính xác.
Trưởng phòng tổ chức – hành chính có trách nhiệm thực hiện công tác văn thư của cơ quan mình, xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân
Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản tham gia vào việc thảo,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội duyệt văn bản. Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi gửi đi. Tổ chức việc đánh máy các văn bản đi, là người trực tiếp chỉ đạo đôn đốc và kiểm tra công chức viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu của đơn vị
Lãnh đạo văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình.
- Lãnh đạo văn phòng đã tham mưu cho công ty + Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Công ty thực hiện tương đối tốt, công ty đã rất chú trọng đến công tác soạn thảo văn bản của công ty cụ thể công ty đã thực hiện theo hướng dẫn của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản.
+ Về công tác quản lý văn bản đi, đến của công ty.
Tất cả các văn bản đi đến của công ty đều được tập trung tại bộ phận văn thư của công ty để thống nhất cho việc quản lý và giải quyết.
+ Về công tác quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu của công ty do cán bộ văn thư bảo quản và sử dụng dưới sự giám sát của trưởng phòng Hành chính – Tổ chức, con dấu được bảo quản tại ngăn tủ của văn phòng công ty có chìa khóa bảo vệ riêng. Việc đóng dấu của công ty được thực hiện nghiêm túc và đúng theo các quy định.
+ Về công tác lập hồ sơ của cơ quan.
Sau khi công việc được giải quyết xong cán bộ chuyên môn đã thu thập, xắp xếp lại các văn bản tài liệu để lập thành hồ sơ.
- Công ty đã trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại và bố trí cán bộ làm công tác văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao đảm bảo cho hoạt động công tác văn thư đạt hiệu quả cao.
Nhìn chung công tác văn thư của công ty được chú trọng rất nhiều và được thực hiện tương đối tốt. Công ty đã có quy chế công tác văn thư cho toàn
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cơ quan.
Một số ưu điểm, nhược điểm về nội dung soạn thảo và ban hành văn bản
- Thể thức và kỹ thuật trình bày
Công ty TNHH một thành viên Newtatco với quy mô công ty còn nhỏ số lượng văn bản do công ty soạn thảo và ban hành ít. Nhận thức được rằng hiệu quả hoạt động của công ty một phần tùy thuộc vào chất lượng hệ thống văn bản được ban hành. Vì vậy việc soạn thảo và ban hành văn bản của công ty rất được quan tâm và chú trọng
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty trước đây được thực hiện đầy đủ và chính xác các thành phần được quy định tại thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và mới đây được thay thế bằng thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 11 năm 2011
•Ưu điểm
Nhìn chung các văn bản được ban hành có đầy đủ 9 thành phần cơ bản các thành phần này được trình bày theo thể thức quy định tại thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của bộ nội vụ
+ Đảm bảo được đường lối của đảng, pháp luật của nhà nước mang tính khoa học, trình tự lôgic và theo mẫu nhất định
+ Kết cấu nội dung chặt chẽ bổ sung cho nhau thể hiện thể hiện được thẩm quyền và hiệu lực pháp lý
+ Ngôn ngữ khách quan, mạch lạc dễ hiểu
•Nhược điểm
Mặc dù đã có văn bản hướng dẫn về kỹ thuật trình bày văn bản của nhà nước đã được đua vào áp dụng từ năm 2006 đến nay và được cập nhật thay đổi thường xuyên nhưng việc áp dụng trình bày các thể thức của văn bản vẫn còn nhiều chỗ chưa hợp lý
+ Cỡ chữ các thành phần thể thức không hoàn toàn theo hướng dẫn chung của thông tư thông thường là để nhỏ hơn so với quy định của từng thành phần
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thậm chí phần nội dung đôi khi kéo nhỏ đến cỡ chữ 11, 12 miễn sao cho văn bản được gói gọn vào một trang
+ Tiêu ngữ phông chữ ở phần tiêu ngữ lại sử dụng phông “ Vn Aral”
không theo phong quy định chung của thông tư liên tịch. Dòng kẻ dưới tiêu ngữ không phải đường kẻ liền mà lại theo đường kẻ chấm và trang trí viền hoa
+ Số của văn bản: Trong phần sơ, ký hiệu vẫn có ký hiệu tên loại của văn bản
Ví dụ: số: 12/CV-HCTH + Tên loại văn bản:
Đối với Quyết Định đôi khi không có chữ “QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY”. Chữ “ Quyết định” ở dưới phần căn cứ không có dấu hai chấm ở phía cuối
Trích yếu nội dung văn bản còn dài dòng không khái quát được nội dung chủ yếu của văn bản
+ Nội dung văn bản: Nhìn chung là các văn bản đúng với nội dungxong bên cạnh đó còn có những văn bản còn có những sai sót như sai về lỗi chính tả, kiểu chữ hay sau một căn cứ lại không có dấu chấm phẩy, viết hoa nhiều chỗ không cần thiết.
Dưới phần Quyết định và trích yếu nội dung không có dấu gạch chân, phần căn cứ vẵn để dấu gạch đầu dòng ở phía trước
Ví dụ: Căn cứ Quyết định số…
- Căn cứ biên bản số…
Phần điều khoản thi hành lại có dấu gạch chân ở dưới và dấu hai chấm Ví dụ: Điều 1:
+ Nơi nhận: không thống nhất vẵn có tình trạng chữ nghiêng, chữ thẳng sai dấu chấm dấu phẩy cỡ chữ
Ví dụ: Nơi nhận:
- Hội đồng QT( báo cáo) - Như điều 3(T/H).
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Chức dạnh: Đôi khi không có phần chức danh của người ký mà chỉ có tên và chữ ký của người đó.
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty.
1. Quốc hiệu: Được trình bày ở tờ đầu phía trên cùng góc phải của văn bản. Mỗi cụm từ được trình bày trên một dòng. Dòng trên viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm. Dòng dưới được trình bày bằng chữ thường, cỡ chữ 13-14, chữ cái đầu của các từ được viết hoa, giữa các từ có gạch ngang nhỏ, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
2. Tên cơ quan ban hành văn bản: được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ