Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan
Điều 6. Soạn thảo và ban hành văn bản 1. Xác định công việc cần ban hành văn bản
Những việc cần phải chỉ đạo, hướng dẫn các phòng ban, đơn vị thuộc quyền hoặc của cấp trên hoặc cần phải quản lý chặt chẽ làm bằng chứng pháp lý, làm tư liệu tham khảo thì cần phải có đầy đủ và chính xác.
Văn bản ban hành phải cụ thể, thiết thực, đúng mục đích sử dụng, phù hợp với quy định.
2. Soạn thảo văn bản
Căn cứ vào tính chất công việc, nội dung của văn bản cần soạn thảo, các
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng ban, đơn vị hoặc cá nhân tiến hành soạn thảo văn bản.
Soạn thảo văn bản gồm các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản soạn thảo;
- Thu thập, xử lý các thông tin liên quan đến vấn đề cần soạn thảo;
- Tiến hành soạn thảo văn bản;
- Lấy ý kiến tham gia của các cơ quan, đơn vị liên quan (nếu cần);
- Trình duyệt bản thảo.
3. Duyệt bản thảo
Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Người duyệt bản thảo phải xem xét kỹ về nội dung, độ mật, độ khẩn, phạm vi phổ biến và ký vào bản thảo.
4. Đánh máy, nhân văn bản
Đánh máy phải đúng bản thảo đã được duyệt, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Đánh máy nhân bản đúng số lượng, kịp thời, chặt chẽ và tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản. Tất cả các văn bản đều phải được nhân bản ít nhất thành 02 bản và một trong số đó sẽ được lưu lại tại văn thư.
5. Thẩm định và kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành
- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Trước khi trình Ban Tổng Giám đốc ký chính thức, Trưởng các Phòng chức năng và các đơn vị phải ký nháy vào ngay sau dấu chấm hết "./."
- Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự chịu trách nhiệm thẩm định về mặt pháp lý đối với các văn bản có phạm vi điều chỉnh chung trong toàn Công ty và những văn bản quan trọng.
- Văn bản được thừa uỷ quyền của Ban Giám đốc Công ty do Trưởng các Phòng ban, các đơn vị được uỷ quyền ký thừa lệnh (TL) hay thừa uỷ quyền (TUQ) phải có chữ ký nháy của Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự để đảm bảo về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản.
6. Ký văn bản
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6.1. Thẩm quyền ký:
- Chủ tịch Hội đồng Quản trị có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của Công ty liên quan đến pháp luật và có thể ủy quyền cho Phó Chủ tịch Hội đồng Quản trị ký thay (KT) khi đi vắng hoặc một lĩnh vực nhất định.
- Chủ tịch Hội đồng Quản trị ủy quyền cho Tổng Giám đốc ký tất cả các văn bản của Công ty (trừ những văn bản mang tính chất đại diện theo pháp luật).
Chủ tịch HĐQT có thể uỷ quyền cho các Phó Tổng Giám đốc ký thay (KT) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Trong trường hợp đặc biệt, khi Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc đều đi vắng, Tổng Giám đốc có thể uỷ quyền cho cán bộ lãnh đạo dưới một cấp (Trưởng các phòng chức năng và Giám đốc các Trung tâm, đơn vị...) ký thừa uỷ quyền (TUQ) một số văn bản. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được thể hiện bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.
- Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự được thừa lệnh (TL) Tổng Giám đốc ký các văn bản, giấy tờ giao dịch thông thường thuộc lĩnh vực hành chính;
thông báo về những vấn đề chung trong toàn Công ty, bản sao các văn bản.
- Trưởng các đơn vị trực thuộc có tư cách pháp nhân ký toàn bộ văn bản của đơn vị ban hành hoặc có thể giao cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phụ trỏch. Dưới dũng "KT. TRƯỞNG PHềNG" hoặc "KT.
GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM …" ghi rừ chức danh "PHể PHềNG " hoặc "PHể GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM”…
6.2. Trách nhiệm người ký văn bản
- Người ký văn bản phải ký đúng quyền hạn và chịu trách nhiệm về văn bản do mình ký. Chữ ký trong văn bản phải đúng chữ ký đã đăng ký và đã được giới thiệu
- Không dùng bút chì, bút mực màu đỏ hoặc các loại mực dễ phai để khi ký văn bản.
Chương III
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Mục 1
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 7.Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Công ty hay các đơn vị đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của Công ty.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các độ khẩn: "Hoả tốc" (kể cả "Hoả tốc" hẹn giờ), "Thượng khẩn" và "Khẩn" (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.