II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan
5. Chuyển giao văn bản đi
Văn bản sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm và được đăng ký vào sổ phải được gửi ngay đến đối tượng có liên quan. Tất cả những văn bản do công ty ban hành ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải được thực hiện theo nguyên tắc chung là chính xác, đúng đối tượng, kịp thời nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi thực hiện quá
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ về thời gian, gây ách tắc trong xử lý giải quyết công việc làm gimr hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành.
Văn bản sau khi đã được sao in để gửi tới các đối tượng có liên quan thì cán bộ văn thư phải tiến hành việc phân loại: văn bản chuyển giao nội bộ và văn bản chuyển qua đường bưu điện nhằm tránh được việc chuyển giao không bị sai sót và nhầm lẫn văn bản cho các đối tượng có liên quan.
- Đối với văn bản chuyển giao nội bộ: cán bộ văn thư căn cứ vào phần nơi nhận để tiến hành việc chuyển giao văn bản đến các đối tượng
Hiện tại công ty TNHH MTV Newtatco Tây Hồ vẫn chưa lập được sổ chuyển giao văn bản nội bộ. Điều này đã dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, cán bộ văn thư khụng thể nắm rừ được văn bản đú đó được gửi hay chưa gõy khú khăn cho việc quản lý làm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả của công tác văn thư.
Đây là một thực trạng cần được khắc phục ngay, cán bộ văn thư cần lập sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ để việc chuyển giao văn bản được quản lý chặt chẽ hơn.
- Đối với văn bản gửi đi bưu điện: cán bộ văn thư xác định đơn vị, cá nhân nhận văn bản và tiến hành bao gói văn bản đưa vào bì ghi những thông tin cần thiết lên bì và làm thủ tục phát hành văn bản. Tùy thuộc vào tính chất công việc, nội dung văn bản mà cán bộ văn thư lựa chọn bì và hình thức gửi là chuyển phát nhanh hay gửi thường.
Để đảm bảo nội dung văn bản bên trong bì thì công ty đã lựa chọn phong bì làm bằng chất liệu giấy tốt, khó rách bên ngoài không thể nhìn thấy chữ của văn bản bên trong.
Cỏch trỡnh bày và viết bỡ: phải ghi rừ tờn cơ quan gửi văn bản, số, ký hiệu của văn bản bên trong bì, tên cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
VD: 1) Trường hợp gửi cho cơ quan, tổ chức:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2) Trường hợp gửi cho cá nhân:
Văn bản phải được gấp ngay ngắn và cho vào bì. Những văn bản gửi ra ngoài cơ quan cán bộ văn thư tiến hành cho văn bản vào bì, ghi số, ký hiệu của văn bản bên trong lên bì, dán tem rồi làm thủ tục chuyển phát văn bản.
CÔNG TY TNHH MTV NEWTATCO TÂY HỒ Số 41 đường Tây Hồ, phường Quảng An, quận Tây Hồ , Thành phố Hà Nội
- Điện thoại : (84 4) 35658898 - (84 4) 35658848 - fax: (844) 3566 6461 - Email: newtatco@vnn.vn - contact@newtatco.vn
Kính gửi: công ty TNHH Thành Công
Số 54 đường Láng Hạ, quận Đống Đa, Hà Nội. .
CÔNG TY TNHH MTV NEWTATCO TÂY HỒ Số 41 đường Tây Hồ, phường Quảng An, quận Tây Hồ , Thành phố Hà Nội
- Điện thoại : (84 4) 35658898 - (84 4) 35658848 - fax: (844) 3566 6461 - Email: newtatco@vnn.vn - contact@newtatco.vn
Kính gửi: Ông (bà) Nguyễn Thành Nam Trưởng phòng maketting công ty Đại An
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tuy nhiên, việc chuyển giao văn bản qua đường bưu điện của Công ty TNHH MTV Newtatco Tây Hồ, cán bộ văn thư vẫn chưa lập được sổ “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”. Đây là một tình trạng mà công ty cần phải khắc phục ngay để việc chuyên giao văn bản qua đường bưu điện được quản lý chặt chẽ tránh tình trạng mất mát, thất lạc văn bản, gửi nhầm văn bản giữa các cơ quan nhận với nhau làm ảnh hưởng đến chất lượng công tác văn thư nói riêng và hiệu quả hoạt động của cả công ty nói chung.