II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng cơ quan
2. Trình ký văn bản
3. Ghi số và ngày tháng và đóng dấu vào văn bản 4. Đăng ký văn bản đi
5. Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi
6. Sắp xếp, bảo quản, phục vụ nghiên cứu sử dụng văn bản lưu.
2. Trình ký văn bản
Tất cả văn bản trước khi trình lãnh đạo ký chính thức phải kiểm tra lại toàn bộ nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Cán bộ chuyên môn của công ty là người soạn thảo văn bản của công ty sau đó trình cho Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính ký về thể thức và trình cho Giám đốc ký ban hành văn bản. Tuy nhiên là do cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản nên chỉ đảm bảo về mặt nội dung còn mặt thể thức của văn bản thì cán bộ chuyên môn vẫn chưa đảm bảo được vì vậy việc trình ký mà không đảm bảo thể thức thì dễ dẫn tới văn bản chưa chính xác và phải tốn thời gian để soạn thảo văn bản mới.
Việc soạn thảo văn bản phải được thực hiện theo đúng các văn bản của Nhà nước quy định:
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội Vụ-Văn phòng Chính Phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn bản.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Tuy nhiên, trong quá trình thực tập tại công ty được tiếp xúc với các văn bản, tài liệu em thấy một số văn bản vẫn còn mắc phải những lỗi nhỏ không đáng có như:
CTY TNHH MTV NEWTATCO TÂY HỒ
****
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2013 Điểm sai đó là bên dưới tên cơ quan ban hành văn bản là đường kẻ thẳng chứ không được thêm hoa văn khác.
Căn cứ vào điều 6, điều 14 tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì văn bản này sai lỗi chính tả và cách trình bày các thành phần thể thức.
Văn bản được sửa lại như sau:
CTY TNHH MTV NEWTATCO TÂY HỒ
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2013 3. Ghi số, ngày tháng và đóng dấu văn bản
* Ghi số, ngày tháng văn bản:
Sau khi văn bản được Giám đốc ký ban hành sẽ được cán bộ văn thư ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản. Ghi số, ngày tháng văn bản là yếu tố bắt buộc không thể thiếu trong bất kỳ một loại văn bản nào. Mỗi loại văn bản của Công ty TNHH MTV Newtatco Tây Hồ ban hành đều được đánh theo một hệ thống số nhất định.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các văn bản hành chính áp dụng quy phạm pháp luật được đánh theo hệ thống số:
VD: Số: 120/QĐ-NTC Số: 121/CT-NTC
- Các văn bản hành chính thông thường đánh theo hệ thống số:
VD: Số: 30/BC-NTC Số: 31/TB-NTC
+ Ghi ngày, tháng văn bản: ghi ngày, tháng phát hành văn bản, ngày văn bản có hiệu lực pháp lý, những ngày dưới 10 và tháng dưới 3 thì ghi thêm số “0”
vào đằng trước để đảm bảo độ chính xác cho văn bản.
VD, Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2013
* Đóng dấu văn bản
- Các loại con dấu của công ty: dấu pháp nhân, dấu chức danh, dấu họ tên, dấu chỉ mức độ mật.
Việc quản lý con dấu ở công ty TNHH MTV Newtatco Tây Hồ đã được quy định rất rừ ràng:
- Văn thư là người trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của công ty.
- Chỉ được đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của Giám đốc hoặc của người có thẩm quyền.
- Văn thư không được giao dấu cho người khác sử dụng khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Giám đốc.
- Văn thư phải kiểm tra tất cả văn bản trước khi đóng dấu và phải tự tay đóng dấu vào văn bản, không đóng dấu khống chỉ.
- Văn thư phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
Việc đóng dấu của công ty được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước:
- Dấu đúng phải rừ ràng, ngay ngắn, đỳng chiều và đỳng mực dấu theo quy định.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Khi đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính thì các phụ lục được đóng dấu lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan về bên trái. Đối với văn bản nhiều trang thì đóng dấu giáp lai.
Nhìn chung, việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty TNHH MTV Newtatco Tây Hồ đã đúng theo quy định của Nhà nước.