Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI DẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH DỆT VĨNH PHÚC 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc. 3 1. Vài nét về Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc. 3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc. 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng ( phòng Hành chính – Tổng hợp) Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc. 7 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổng hợp 7 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng HCTH 14 3. Bản mô tả công việc của Trưởng phòng HC TH 15 2.1.Các trách nhiệm chính 15 2.2. Kết quả công việc cần đạt được 18 3.Các yêu cầu khác đối với Trưởng phòng HC TH 18 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc. 19 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 19 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 19 1.2. Sơ đồ hoá nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 20 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị . Lập mục lục văn bản hồ sơ đó. 21 1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty. 22 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của Công ty. 22 2. Khảo sát về công tác văn thư 23 2.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan. 23 2.2 Trách nhiệm của Trưởng phòng HC – TH trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư Công ty. 24 3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc 25 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH DỆT VĨNH PHÚC 27 1.Xây dựng một số văn bản của công ty. 27 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ “ của Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc. 37 3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở”của công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc 60 4. Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc 62 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 63 6. Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy Phòng HC – TH công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc.Nhận xét ưu điểm và nhược điểm 69 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 71 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc 71 II.Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 77 1.Về phía cơ quan thực tập: 77 2.Về phía nhà trường 80 LỜI CẢM ƠN 81 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI NÓI DẦU PHẦN I .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH DỆT VĨNH PHÚC I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc .3 Vài nét Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng ( phòng Hành – Tổng hợp) Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc .7 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Hành – Tổng hợp Sơ đồ cấu tổ chức phòng HC-TH 14 Bản mô tả công việc Trưởng phòng HC - TH .15 2.1.Các trách nhiệm 15 2.2 Kết công việc cần đạt 18 3.Các yêu cầu khác Trưởng phòng HC- TH 18 II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc 20 1.Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 20 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan 20 1.2 Sơ đồ hoá nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ Công ty Đánh giá ưu điểm, hạn chế .21 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị Lập mục lục văn hồ sơ 22 1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Công ty .23 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hoá công sở Công ty 23 Khảo sát công tác văn thư 24 Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Mô hình tổ chức văn thư quan .24 2.2 Trách nhiệm Trưởng phòng HC – TH việc đạo thực công tác văn thư Công ty 26 Tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc 27 Phần II 29 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH DỆT VĨNH PHÚC 29 1.Xây dựng số văn công ty .29 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ “ Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc 39 3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở”của công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc 64 Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc 66 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng 67 Đánh giá cấu tổ chức, máy Phòng HC – TH công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc.Nhận xét ưu điểm nhược điểm 73 Phần III .75 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 75 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác Hành văn phòng công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc 75 II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 81 1.Về phía quan thực tập: .81 2.Về phía nhà trường 84 LỜI CẢM ƠN 85 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI DẦU Ngành giáo dục ngành đào tạo quan trọng hàng đầu đất nước ta Sự nghiệp giáo dục nước ta trình xây dựng phát triển nhằm bắt kịp xu giáo dục nước khu vực giới Vì vậy, công việc học tập đôi với thực hành biện pháp hiệu đắn áp dụng trường Đại học,Cao đẳng Việt Nam Ngày nay,việc tổ chức máy Văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức nào.Song, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ Văn phòng vừa có trình độ quản lý quan hạn chế chưa đáp ứng nhu cầu cần thiết xã hội.Với mong muốn đáp ứng nhu cầu thực tế khả đào tạo, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành lập đào tạo ngành Quản trị Văn phòng.Với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa QTVP nói riêng lấy lý luận làm điểm tựa, làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận Do đó, Khoa QTVP đề kế hoạch thực tập tốt nghiệp cho sinh viên quan, đơn vị, tổ chức Chuyến thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học khị ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đó dịp sinh viên củng cố, bỗi dưỡng lại kiến thức, tập dược, rèn luyện phẩm chất, đạo đức quản trị viên, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, khả giao tiếp phục vụ cho công tác sau Được hướng dẫn nhiệt tình thầy cô giáo trường Đại họcNội vụ Hà Nội đặc biệt thầy giáo Nguyễn Mạnh Cường – ThS.Giảng viên, Trưởng Khoa Quản Trị Văn Phòng Cùng với giúp đỡ tận tình cán bộ, anh chị quan đặc biệt chị:Nguyễn Thị Dáng – Nhân viên văn thư lưu trữ phòng HC - TH.Trong thời gian thực tập em có tháng học tập làm việc tạc quan,đã có cách nhìn nhận đầy đủ toàn Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội diện vai trò tầm quan trọng ngành Quản Trị Văn Phòng.Từ đó, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm để trang bị cho kiến thức phục vụ cho công việc học tập sau Trong thời gian thực tập,tuy có nhiều cố gắng nỗ lực với vốn kiến thực hạn chế cộng với quỹ thời gian ngắn ngủi em tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong nhận góp ý, giúp đỡ thầy cô giáo cán quan để giúp em hoàn thiện tốt báo cáo Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Thu Hằng Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CÔNG TY TNHH DỆT VĨNH PHÚC PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH DỆT VĨNH PHÚC I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc Vài nét Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc với diện tích: 5000m hoạt động lĩnh vực sản xuất:Bít tất thời trang xuất nguyên liệu sợi dệt kim Có tiền thân công ty Dệt Kim Hà Nội Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc thành lập vào năm 2002 nhà doanh nghiệp tư nhân Việt Nam có nhiều năm kinh nghiệm ngành sản xuất bít tất nguyên liệu sợi dệt kim.Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc ban đầu sản xuất sản phẩm bít tất nội địa tất Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quân trang …., sợi chun, sợi spandex…phục vụ nhu cầu chủ yếu nhu cầu tiêu dùng nội địa, phục vụ ngành dệt may nước Thời điểm số lượng cán công nhân viên công ty có 108 người, số lượng máy dệt bít tất 48 chủ yếu máy khí máy sợi chun + sợi spandex Là doanh nghiệp trẻ với lãnh đạo điều hành giám đốc Bùi Khánh Thi lao động sáng tạo phát triển cảu công ty toàn thể nhân viên công ty đến công ty bước phát triển mạnh mẽ Công ty có trụ sở tại: Thôn Do Hạ, xã Tiền Phong, Huyện Mê Linh, Hà Nội Điện thoại: 0438178605 Fax: 0438178603 Email: vitexco2@pft.vn Cơ sở pháp lý doanh nghiệp: Giấy phép đăng ký kinh doanh số:1902000180 Đăng ký lần đầu 05/04/2002 Đăng ký thay đổi lần 1, ngày 14/09/2007 Công ty có ví trí văn phòng tương đối thuận lợi cho phát triển kinh doanh, nên việc giao của khách hàng đến với công ty tương đối thuận lợi 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc a Chức Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc hoạt động sản xuất kinh doanh, sản xuất sản phẩm bít tất xuất sợi dệt kim đáp ứng nhu cầu thị trường Xây dựng kế hoạch ngắn hạn dài hạn sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật hành Chấp hành pháp luật, thực chế độ sách quản lý sử dụng vốn, thực nghĩa vụ với nhà nước Tổ chức sản xuất, nâng cao suất lao động, áp dụng tiến khoa học Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kỹ thuật, cải tiến công nghệ nâng cao chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO Quản lý toàn diện đào tạo, phát triển đội ngũ cán công nhân viên, chăm lo đời sống,thực phân phối công theo pháp luật cho người lao động Thực chức khác theo quy định pháp luật b Nhiệm vụ Đăng ký kinh doanh hoạt động kinh doanh ngành nghề đăng ký; Chịu trách nhiệm trước Chủ sở hữu kết sản xuất kinh doanh; Chịu trách nhiệm trước khách hàng Pháp luật công việc Công ty đảm nhận Bảo toàn phát triển vốn Nhà nước Lập sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ lập báo cáo tài trung thực, xác theo quy định hành Đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế thực nghĩa vụ tài khác theo quy định Pháp luật Kê khai định kỳ báo cáo xác, đầy đủ thông tin doanh nghiệp tình hình tài doanh nghiệp với quan đăng ký kinh doanh quan có liên quan theo quy định Pháp luật Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ Công ty Ký kết tổ chức thực hợp đồng kinh tế với đối tác Thực nghĩa vụ người lao động theo quy định Bộ Luật lao động theo Thoả ước lao động tập thể Thực quy định nhà nước bảo vệ tài nguyên, môi trường, bảo vệ di tích lịch sử văn hoá, danh lam thắng cảnh, an ninh quốc gia công tác phòng chống cháy nổ Chịu kiểm tra quan quản lý nhà nước theo quy định pháp luật Tuân thủ quy định tra kế toán quan nhà nước có thẩm quyền Thực nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật c Quyền hạn Công ty có quyền quản lý, sử dụng, bảo toàn phát triển nguồn vốn Chủ sở hữu giao quản lý bao gồm: Tài sản, đất đai, tài nguyên nguồn lực khác để thực mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức máy quản lý, đơn vị trực thuộc nhằm tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ Công ty Đổi công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển hiệu kinh doanh Công ty Kinh doanh ngành nghề mà pháp luật không cấm Tiếp cận thị trường tìm kiếm việc làm, trực tiếp giao dịch ký kết hợp đồng với khách hàng nước nước theo yêu cầu hoạt động kinh doanh Công ty phù hợp với quy định hành Pháp luật Được quyền bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp bao gồm: Các phát minh, sáng chế, giải pháp hữu ích, nhãn hiệu sản phẩm, kiểu dáng công nghiệp, tên gọi xuất xứ hàng hoá theo quy định Pháp luật Việt Nam Đầu tư, liên doanh, liên kết góp vốn cổ phần, mua phần toàn tài sản doanh nghiệp khác theo quy định Pháp luật với mục đích mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo đào tạo lại lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh Quyết định hình thức trả lương theo quy định Bộ Luật lao động văn Pháp luật Nhà nước hành Có quyền khen thưởng xữ lý vi phạm nội quy, quy chế, vi phạm kỹ luật lao động theo quy định Bộ Luật lao động Điều lệ Công ty Mời tiếp khách nước cử cán bộ, nhân viên Công ty công tác nước phù hợp với chủ trương mở rộng hợp tác Công ty quy định Nhà nước Thực quyền khác theo quy định Pháp luật d, Cơ cấu tổ chức Bộ máy quản lý công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến Công ty có 785 cán công nhân viên chia thành phòng ban: - Giám đốc :01 người Phó giám đốc: 01 người Phòng hành – tổng hợp : 10 người Phòng tài chính- kế toán: 10 người Phòng kinh doanh : 05 người Phòng kế hoạch: 09 người Phòng maketting: 04 người Phòng mẫu: 08 người Phân xưởng sản xuất: 741 người, công ty vần chưa thành lập Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chi nhánh khác *Sơ đồ cấu tổ chức máy tổ chức quản lý công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc (Phụ lục 1) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng ( phòng Hành – Tổng hợp) Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Hành – Tổng hợp 1.1.Trưởng Phòng a) Chức Tham mưu giúp Ban Giám đốc quản lý công tác tổ chức, tuyển dụng, đào tạo, công tác cán bộ, lao động tiền lương chế độ người lao động b) Nhiệm vụ - Phụ trách điều hành công việc Phòng - Xây dựng phương án xếp máy nhân phục vụ sản xuất - Xây dựng, trình duyệt BGĐ kế hoạch lao động, tiền lương, đào tạo, tuyển dụng - Xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp khuyến khích-kích thích người lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động - Nghiên cứu, soạn thảo, trình duyệt quy định, quy chế nội quy lao động, chế độ sách, an ninh trật tự, vệ sinh lao động thuộc phạm vi chức phòng giám sát việc chấp hành nội quy - Tổ chức thực công tác hành theo chức nhiệm vụ theo yêu cầu Ban Giám đốc - Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức – hành – nhân c) Quyền hạn - Tham gia họp theo thành phần triệu tập phát biểu phạm vi thành phần - Yêu cầu phòng ban đơn vị cung cấp số liệu phục vụ công việc Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Nhân viên tuyển dụng đào tạo, quản lý nhân a) Chức Tham mưu giúp Trưởng phòng thực công tác tuyển dụng đào tạo, quản lý nhân b) Nhiệm vụ - Xác định nhu cầu tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển tiến hành tuyển dụng - Tổ chức đào tạo lao động nâng cao tay nghề, đào tạo lao động tuyển - Thực thủ tục cho lao động tuyển - Quản lý lao động thực tế làm việc; Theo dõi, đánh giá ký HĐLĐ cho CB-CNV diện tiếp tục ký - Nắm bắt tình hình sử dụng lao động đơn vị, thực phân bổ lao động điều động Nhà máy - Thực đánh giá nhân toàn Nhà máy - Quản lý, cập nhật hồ sơ CB-CNV theo quy định - Chịu trách nhiệm thực báo cáo tiền lương, lao động, an toàn lao động- vệ sinh lao động cho ban ngành liên quan c) Quyền hạn - Tham gia họp theo thành phần triệu tập - Yêu cầu phòng ban, đơn vị cung cấp số liệu phục vụ công việc - Đề xuất biện pháp giải công việc theo chức nhiệm vụ 1.3 Nhân viên thống kê số liệu tính lương a) Chức Tham mưu giúp trưởng phòng thực công tác quản lý số liệu sản phẩm tính lương b) Nhiệm vụ - Thống kê số liệu hàng ngày phân xưởng, phối hợp phận liên quan tính sản phẩm tính lương cho người lao động giải vấn đề Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc Giám Đốc Phó giám đốc Phòng Hành – Tổng hợp Phòng Tài – Kế toàn Phòng kinh doanh Phòng Kế hoạch Phòng maketting Phòng Mấu Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Phòng hành – Tổng hợp Trưởng phòng Nhân viên chế độ , sách Nhân viên tuyển dụng, đào tạo quản lý nhân Nhân viên thống kê số lượng, tính lương Nhân viên lao động tiền lương Nhân viên quản trị HC thi đua KT Nhân viên văn thư lưu trữ Nhân viên y tế Nhân viên kiểm soát an ninh Nhân viên lái xe Nhân viên vệ sinh công ty Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Bản phân công công việc Trưởng phòng nhân viên phòng HC - TH BẢN PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP MÃ SỐ : QĐ551-07 LẦN BAN HÀNH : 01 NGÀY BAN HÀNH : 20 /7/ 2009 TRANG :1/9 NGƯỜI VIẾT NGƯỜI KIỂM TRA NGƯỜI DUYỆT Phạm Thu Hà Nguyễn Thanh Lâm Bùi Khánh Thi NGÀY THÁNG 20 / / 2009 1.Trưởng Phòng NHỮNG THAY ĐỔI ĐÃ CÓ NỘI DUNG THAY ĐỔI LẦN THAY ĐỔI Ban hành lần đầu 01 * Nhiệm vụ - Phụ trách điều hành công việc Phòng - Xây dựng phương án xếp máy nhân phục vụ sản xuất - Xây dựng, trình duyệt BGĐ kế hoạch lao động, tiền lương, đào tạo, tuyển dụng - Xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp khuyến khích-kích thích người lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động - Nghiên cứu, soạn thảo, trình duyệt quy định, quy chế nội quy lao động, chế độ sách, an ninh trật tự, vệ sinh lao động thuộc phạm vi chức phòng giám sát việc chấp hành nội quy - Tổ chức thực công tác hành theo chức nhiệm vụ theo yêu cầu Ban Giám đốc Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức – hành – nhân *Yêu cầu vị trí - Học vấn: Kỹ sư dệt cử nhân kinh tế - Kỹ năng: Hiểu biết, vận dụng quy định pháp luật, văn pháp quy Nhà nước lĩnh vực công việc giao +Có khả tổng hợp, phân tích, tổ chức, làm việc theo nhóm +Có khả thương thuyết vấn đề giải nhân - Kinh nghiệm -+Có thâm niên làm việc đơn vị sản xuất: 03 năm + Có kinh nghiệm vị trí tương đương 03 năm Nhân viên tuyển dụng đào tạo, quản lý nhân *Nhiệm vụ - Xác định nhu cầu tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển tiến hành tuyển dụng - Tổ chức đào tạo lao động nâng cao tay nghề, đào tạo lao động tuyển - Thực thủ tục cho lao động tuyển - Quản lý lao động thực tế làm việc; Theo dõi, đánh giá ký HĐLĐ cho CB-CNV diện tiếp tục ký - Nắm bắt tình hình sử dụng lao động đơn vị, thực phân bổ lao động điều động Nhà máy - Thực đánh giá nhân toàn Nhà máy - Quản lý, cập nhật hồ sơ CB-CNV theo quy định - Chịu trách nhiệm thực báo cáo tiền lương, lao động, an toàn lao động- vệ sinh lao động cho ban ngành liên quan * Yêu cầu vị trí - Học vấn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản lý - Kinh nghiệm: Có 02 năm kinh nghiệm vị trí tương đương Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.Nhân viên thống kế số liệu tính lương * Nhiệm vụ - Thống kê số liệu hàng ngày phân xưởng, phối hợp phận liên quan tính sản phẩm tính lương cho người lao động giải vấn đề liên quan đến sản phẩm tính lương - Cung cấp số liệu tính lương cho lao động tiền lương *Yêu cầu vị trí - Học vấn: Tốt nghiệp đại học - Kỹ năng: +Có khả sử dụng tốt chương trình word, exel… + Hiểu biết hành trình công nghệ sản phẩm - Kinh nghiệm: Có 01 năm kinh nghiệm vị trí tương đương Nhân viên lao động tiền lương * Nhiệm vụ - Kiểm tra, quản lý ngày công cho CB-CNV, tính lương cho toàn Công ty - Quản lý lao động hàng ngày Công ty - Theo dõi ngày nghỉ theo chế độ CB-CNV (nghỉ phép, nghỉ ốm…) - Giải vấn đề liên quan đến việc tính lương - Tính thưởng định kỳ cho CB-CNV *Yêu cầu vị trí - Học vấn: Tốt nghiệp đại học - Kỹ năng: Hiểu biết chế độ tiền lương, thưởng… Nhà nước - Kinh nghiệm: Có 01 năm kinh nghiệm vị trí tương đương Nhân viên quản trị hành chính, thi đua khen thưởng, kỷ luật * Nhiệm vụ - Định kỳ theo dõi, kiểm soát thi đua khen thưởng, kỷ luật đơn vị - Giải kỷ luật lao động - Quản lý giải vụ hàng ngày có vấn đề vi phạm nội quy lao động Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Yêu cầu vị trí - Học vấn: Tốt nghiệp đại học - Kỹ năng: Hiểu biết Luật lao động - Kỹ giải tranh chấp nhân - Kinh nghiệm: Có 01 năm kinh nghiệm vị trí tương đương 6.Nhân viên chế độ sách *Nhiệm vụ - Thực công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động theo quy định - Thanh toán chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho người lao động - Giải chế độ cho lao động nghỉ việc - Tham mưu, triển khai thực xây dựng sách chế độ theo quy định - Nắm bắt diễn biến người lao động tiền lương, tiền thưởng; Tính toán, đánh giá, đề xuất sách lương hợp lý, kịp thời phận - Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo phòng giao * Yêu cầu vị trí - Học vấn: Tốt nghiệp đại học - Kỹ năng: Hiểu biết luật lao động, chế độ sách người lao động theo quy định Pháp luật - Kinh nghiệm: Có 01 năm kinh nghiệm vị trí tương đương Nhân viên, văn thư lưu trữ *Nhiệm vụ Chịu trách nhiệm giải vấn đề lễ tân Nhà máy - Soạn thảo, đánh máy văn hành chính, tổ chức Phòng công công việc Ban giám đốc giao - Gửi, tiếp nhận fax, thư, hàng, sách báo…, chuyển phát lưu trữ theo quy định Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quản lý, theo dõi thiết bị văn phòng: Máy tính, máy in, máy copy… - Chịu trách nhiệm việc đăng ký, mua, cấp phát văn phòng phẩm cho Nhà máy - Phô tô mẫu biểu phục vụ sản xuất theo yêu cầu - Thực công việc văn thư, công tác hành khối văn phòng * Yêu cầu vị trí - Học vấn: Tốt nghiệp trung cấp trở lên - Kỹ năng: Có khả sử dụng tiếng Anh tốt, khả giao tiếp Nhân viên Y tá * Nhiệm vụ - Thực công việc y tế, điều trị sơ cứu ban đầu, sơ cấp cứu khẩn (nếu có) - Chịu trách nhiệm quản lý, lập kế hoạch mua thuốc, cấp phát thuốc theo quy định - Quản lý sức khoẻ toàn công ty - Quản lý lao động thai sản, bệnh phụ nưc, kinh nguyệt, nuôi nhỏ… - Quản lý tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp người lao động, giải vấn đề liên quan đến tai nạn lao động, sức khoẻ lao động - Cộng tác nhân viên chế độ sách cấp phát thẻ BHYT, giải vấn đề toán cho người lao động - Tổ chức triển khai KSK định kỳ, nghề nghiệp, đột xuất cho người lao động - Quản lý tổ vệ sinh công nghiệp, đôn đóc công tác vệ sinh môi trường - Tổ chức triển khai đo đạc môi trường, xét nghiệm nước uống… - Quản lý mua sắm dụng cụ vệ sinh công nghiệp, giấy vệ sinh - Quản lý đăng ký ăn ca, kiểm tra chất lượng – VS ATTP - Giải vấn đề liên quan đến Nhà ăn theo chuyên môn thẩm quyền Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quản lý, cấp phát bảo hộ lao động cho CB-CNV *Yêu cầu vị trí - Học vấn: Tốt nghiệp trung cấp chuyên ngành trở lên - Kinh nghiệm: Có 01 năm kinh nghiệm vị trí tương đương 9.Nhân viên kiểm soát an toàn , an ninh * Nhiệm vụ - Kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, quy định nội quy an toàn lao động, vệ sinh lao động, trật tự doanh nghiệp, trách nhiệm vật chất, chấp hành thời làm việc, thời nghỉ ngơi, bảo vệ tài sản doanh nghiệp CB-CNV - Giám sát thời gian làm việc, ăn ca, giám sát chất lượng hàng hoá nguyên liệu thực phẩm nhập Nhà ăn - Đôn đốc đơn vị thực quy định an toàn lao động, vệ sinh lao động nơi sản xuất - Hàng ngày ghi chép diễn biến xảy sổ giao ca - Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo phòng giao *Yêu cầu vị trí - Học vấn: Tốt nghiệm PTTH trở lên - Kinh nghiệm: Có 01 năm kinh nghiệm vị trí tương đương 10.Nhân viên lái xe * Nhiệm vụ - Đến công ty giờ, ngồi vị trí, sẵn sàng lái xe có yêu cầu - Lái xe hành trình theo lệnh điều xe - Theo dõi việc sửa chữa, bảo dưỡng xe giao - Thường xuyên lau chùi xe giao - Phụ giúp việc giao hàng, bốc xếp hàng cần thiết *Yêu cầu vị trí - Học vấn: Tốt nghiệm PTTH trở lên - Có lái xe theo yêu cầu cụ thể loại xe giao Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Kinh nghiệm: Có 02 năm kinh nghiệm lái xe loại, tương đương - Trung thực, khoẻ mạnh, nhanh nhẹn Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 11.Nhân viên vệ sinh công nghiệp *Nhiệm vụ - Thực công việc vệ sinh khu vực phân công - Thu gom, phân loại phế liệu; Phụ giúp việc bán phế liệu * Yêu cầu vị trí - Học vấn: Tốt nghiệm PTCS trở lên - Trung thực, khoẻ mạnh, nhanh nhẹn Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Trách nhiệm: Nhân viên Tổng hợp Gửi công văn yêu cầu đơn vị, phòng, ban đăng ký khối lượng công việc Các đơn vị, phòng, ban Đăng ký khối lượng công việc với văn phòng Trưởng phòng HC - TC Nhân viên Tổng hợp Các đơn vị, phòng, ban Dự thảo chương trình công tác Gửi thảo, lấy ý kiến đóng góp đơn vị, phòng, ban Cho ý kiến đóng góp Trưởng phòng HC - TH Hoàn chỉnh dự thảo trình Giám đốc Công ty phê, duyệt Giám đốc Công ty Xem xét phê duyệt Trưởng phòng HC – TH Hoàn tất thủ tục hành ban hành Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ Lục Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị Đổi Nâng cao chất lượng sản phẩm Văn phòng Văn phòng Văn phòng phối hợp đơn vị, Phòng, ban có liên quan Lãnh đạo Công ty đạo đơn vị, Phòng, ban có liên quan phối hợp Lập Kế hoạch tổ chức Hội họp Trình Lãnh đạo Công ty xem xét phê duyệt Phân công công việc, chuẩn bị cho Cuộc họp (chuẩn bị văn bản, tài liệu liên quan đến Hội họp, chuẩn bị sở vật chất, TTB,…) Tiến hành Hội họp (đón tiếp Đại biểu, khách mời; tổ chức khai mạc, diễn biến bế mạc) Văn phòng Kết thúc Hội họp Đơn vị chủ trì Văn phòng Thu thập tài liệu, lập hồ sơ Hội họp vào lưu trữ Công ty Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06 Mục lục văn hồ sơ Cuộc họp Đổi Nâng cao chất lượng sản phẩm STT Danh mục hồ sơ Trang Chương trình họp Diễn văn khai mạc Kế hoạch đổi nâng cao chất lương sản phẩm Các văn tham luận 11 Nghị Họp 15 Biên Họp 18 Các văn có liên quan: … …, …, Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 07 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo Công ty Trước lãnh đạo công tác Văn phòng chuẩn bị cho chuyến (phương tiện, kinh phí, bố trí thời gian, chuẩn bị nội dung, tài liệu cần thiết) Trong lãnh đạo công tác Sau lãnh đạo công tác Văn phòng thực công việc giao phạm vi Bàn giao tài liệu thời gian công tác cho lãnh đạo Theo dõi tiến độ cá nhân, ban ngành Giúp lãnh đạo triển khai nội dung chuyến Ghi nhật ký công việc Thanh toán kinh phí yêu cầu Cử cán lãnh đạo (nếu cần) Lưu lại sách báo, tạp chí, thư riêng lãnh đạo Giữ liên lạc thường xuyên với lãnh đạo Soạn thảo thư cảm ơn cho lãnh đạo Hoàn thiện hồ sơ Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ Lục 08 Sơ đồ mô hình văn phòng đại Quản lý công văn Lãnh Đạo Thông tin – Thông báo Nhân Viên Dữ liệu chung Giao việc Bộ phận chức Trình duyệt, góp ý Quản lý tài liệu Mô hình liệu tập chung Văn phòng Lãnh đạo Văn phòng điện tử Net Chi nhánh văn phòng đại Nhân viên Sinh viên:Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C