Thời gian thực tập tại cơ quan vừa qua em đã tìm hiểu công tác Hành chính của cơ quan. Em xin có một số kiến nghị đề xuất như sau:
1.Về phía cơ quan thực tập:
a. Trong công tác quản trị văn phòng
Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, là nơi tiếp nhận thông tin đa chiều, từ mọi nơi gửi đến. Nó còn là đầu não của cơ quan, là bộ phận trực tiếp quản lý, giám sát các công việc hành chính của cơ quan. Vì vậy, các cấp có thẩm quyền cần quan tâm hơn nữa để công tác Văn phòng được thực hiện có hiệu quả như:
ban hành các văn bản pháp quy quy định về lĩnh vực công tác hành chính văn phòng, quy định cụ thể từng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, cán bộ, nhân viên trong Phòng tránh việc ùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
Để công tác hành chính của Văn phòng được đạt hiệu quả tốt thì cần phải
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phát huy hơn nữa những ưu điểm đã có và khắc phục những hạn chế còn tồn tại.
Cần trang bị các phần mềm trang thiết bị mới hiện đại hơn nữa phù hợp với khối lượng công việc tương đối lớn và tính chính xác cao, tránh tình trạng như hiện nay phần mềm, các trang thiết bị máy móc thường xuyên có vấn đề ảnh hưởng tới công việc của nhân viên.
Bố trí cán bộ phù hợp, có năng lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; vừa có ý thức, tinh thần trách nhiệm với công việc, đạo đức tốt để giao cho họ đảm nhiệm những công việc cụ thể.
Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, giám sát việc thực hiện công tác hành chính văn phòng của công ty. Đưa ra các chính sách, chương trình nhằm động viên, khuyến khích các cán bộ, nhân viên trong cơ quan để tạo cho họ động lực, tinh thần thi đua làm việc có hiệu quả.
Hằng năm, thường xuyên cử các cán bộ Văn phòng đi học thêm tiếp nhận kiến thức mới để nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn và nghiệp vụ. Cần trẻ hóa đội ngũ cán bộ trong Văn phòng vì các thế hệ kế tiếp luôn là những con người nhanh nhẹn và năng động hơn đáp ứng kịp thời với yêu cầu thay đổi của xã hội hiên nay.
Tăng cường sự kiểm tra, rà soát và tình hình hoạt động của văn phòng hơn nữa, tránh tình trạng tồn đọng văn bản hoặc thất lạc văn bản, dẫn đến công việc bị bỏ quên.
Công ty cần đổi mới hoạt động văn phòng theo hướng hiện đại hóa;ứng dựng công nghệ thông tin vào việc hỗ trợ nâng cấp hiệu quả trong quản lý hành chính.Xây dựng và hoàn thiện các phần mềm quản lý.
Công ty nên lắp thêm thiết bị cách âm tại cửa ra vào và cửa sổ nhằm giảm thiểu âm thanh từ môi trường bên ngoài, đồng thời tăng sự tập trung làm việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.
Cần quan tâm phát triển đồng đều trên tất cả lĩnh vực của Văn phòng. Tạo sự phát triển chung và đạt hiệu quả cao cho toàn công ty.
b. Trong công tác văn thư – lưu trữ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn thư, lưu trữ là công tác khá thầm lặng và rất vất vả, vì vậy cơ quan cần quan tâm đến việc thực hiện tốt các chế độ, chính sách đối với cán bộ văn thư, lưu trữ.
Để đảm bảo cho công tác văn thư lưu trữ của công ty được thực hiện tốt, Công ty nên sắp xếp phòng văn thư và lưu trữ cơ quan ở một phòng riêng biệt, có cửa kính làm vách ngăn và đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác giải quyết văn bản, công văn giấy tờ và lưu trữ tài liệu cơ quan được tốt hơn.
Thực tế đã cho thấy, khối lượng công việc văn thư, lưu trữ khá nhiều trong khi đó công ty chỉ có một nhân viên văn thư kiêm lưu trữ thì khó có thể giải quyết được hết các công việc của cơ quan. Để khắc phục điều này thì công ty nên bố trí thêm cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ riêng.
Ngoài ra, cần tiếp tục đổi mới phương thức quản lý văn bản và các quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ theo hướng tin học hóa và hiện đại hóa công tác văn phòng. Xu hướng phát triển chung hiện nay là chuyển dịch từ văn phòng truyền thống với tài liệu bằng giấy là chủ yếu sang văn phòng tin học hóa với tài liệu điện tử là phổ biến. Vì công ty cần đẩy mạnh hơn nữa việc nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ cao công tác quản lý tài liệu ngay từ khâu văn thư, quy trình xử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn và bảo vệ tài liệu lưu trữ như:
Thực hiện việc quản lý, gửi nhận, đăng ký, xử lý văn bản đi, đến đồng bộ trên máy tính.
Công ty nên áp dụng chương trình quản lý ISO vào công tác quản lý và giải quyết công các quản lý văn bản đi - đến, để góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
Để khắc phục tình trạng ban hành văn bản chưa đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày, cơ quan cần thực hiện đúng các quy định về soạn thảo văn bản, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời thực hiện tốt việckiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành.
Bên cạnh đó, trong công tác lưu trữ, thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thống kê tài liệu, vệ sinh định kỳ kho tàng và tài liệu, thực hiện các biện pháp khác để bảo quản tài liệu theo hướng dẫn của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước.
Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới mọi hình thức nhằm phát huy giá trị tài liệu Lưu trữ của công ty.
Tuyờn truyền, phổ biến cho cỏc cỏn bộ, cụng chức trong cơ quan hiểu rừ vai trò và tác dụng của công tác lưu trữ để từ đó mọi cán bộ đều có trách nhiệm hơn trong việc lập lập hồ sơ, giữ gìn và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
Cơ quan cần có kế hoạch thay mới các máy móc đã cũ, trang bị thêm một số máy móc cần thiết khác, như máy hủy tài liệu, máy hút bụi, các kệ đựng hồ sơ, tài liệu cho công tác Văn thư- Lưu trữ.
Tăng cường hơn nữa công tác giao nộp và chuyển giao tài liệu để tránh tình trạng vượt quy trình trong công việc.
2.Về phía nhà trường
Qua đợt thực tập thực tế vừa qua, em đã học hỏi được rất nhiều điều. Em nhận ra rằng “học phải đi đôi với hành”, các bài học ngoại khóa,các đợt kiến tập và thực tập mà nhà trường tổ chức vô cùng bổ ích và có ý nghĩa đối với sinh viên trong trường nói chung và đặc biệt là sinh viên năm cuối Khoa Quản trị văn phòng chúng em nói riêng. Vì vậy, em xin đóng góp một số ý kiến của em với nhà trường và đặc biệt là Khoa Quản trị văn phòng như sau: cần thường xuyên có các buổi học ngoại khóa thực tế và kéo dài thời gian các đợt kiến tập và thực tập hơn nữa để sinh viờn chỳng em cú thể cọ sỏt với thực tế hơn và hiểu rừ hơn những kiến thức mà chúng em đã được học trong nhà trường và vận dụng những kiến thức đó một cách có hiệu quả nhất.
Trên đây là một số ý kiến đóng góp của em với cương vị là một sinh viên thực tập tới công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và Khoa Quản trị văn phòng nói riêng. Em rất mong những kiến nghị, đề xuất đó của em sẽ được nhà trường và ban lãnh đạo công ty quan tâm và xem xét nhằm góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng công tác văn phòng của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cơ quan.Em mong rằng công tác Hành chính của văn phòng công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc ngày càng phát triển để đáp ứng được nhu cầu phát triển của công ty nói riêng và góp phần vào sự phát triển của đất nước nói chung. Em mong rằng Trường Đại học Nội Vụ và Khoa Quản trị văn phòng ngày càng phát triển, nâng cao chất lượng giáo dục, thu hút được nhiều sinh viên hơn./.
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc, nhờ áp dụng những kiến thức đã học dưới mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội và đây là lần thứ hai em được đi thực tập ở ngoài cơ quan nên em đã nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới và cảm thấy tự tin hơn rất nhiều.
Gần hai tháng thực tập, khoảng thời gian không nhiều nhưng đã giúp em học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm quý giá về chuyên môn nghiệp vụ cũng như kỹ năng thực hành vào công việc thực tế, bên cạnh đó em cũng được học hỏi thêm về phong cách giao tiếp ứng xử của cán bộ văn phòng nơi công sở và em cũng nhận thấy rằng: Từ lý luận đến thực tiễn, từ lý thuyết đến thực hành thực sự là cả một vấn đề lâu dài và tốn kém không ít thời gian để làm quen và vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công việc. Tuy quá trình này không phải lúc nào cũng diễn ra theo ý muốn, theo một quy trình nhất định và trên thực tế nó có thể đúng hoặc không đúng hoàn toàn so với những gì đã được đào tạo ở trường học. Nhưng nếu biết vận dụng linh hoạt vào thực tế thì nó sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc.
Em có thể hoàn thành tốt kỳ thực tập và bài báo cáo này là được sự quan tâm giúp đỡ hết mình, sự chỉ dẫn nhiệt tình của các cô, các chú và các anh, chị trong cơ quan cũng như sự hướng dẫn của các thầy các cô Khoa Quản Trị Văn Phòng.
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Nhà trường cũng như
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội các thầy cô giáo đã giúp đỡ em trong suốt thời gian qua.
Em cũng gửi lời cảm ơn tới các cô chú, các anh chị trong công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc đã giúp đỡ, tạo mọi điều kiện để em hoàn thành tốt kỳ thực tập này./.
Em xin chân thành cảm ơn.!
Hà Nội, ngày 2 tháng 5 năm 2015 Sinh viên
Nguyễn Thị Thu Hằng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội