Văn phòng có vai trò quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu của cơ quan, đặc biệt là công tác quản lý, điều hành. Là bộ phận vừa có chức năng tham mưu, tổng hợp vừu có chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần. Đảm bảo cho hoạt động của Công ty vận hành một cách thuận lợi và giải quyết, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan.
Bởi vậy việc xây dựng một văn phòng hiện đại cho cơ quan có ý nghĩa tích cực tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ nói riêng.
Theo đó tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động của cơ quan nói chung.Tại Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc đã xây dựng mô văn phòng cho cơ quan nhưng do đã lâu chưa được thay đổi, vẫn theo cách làm việc cũ không phù hợp với tình hình phát triển của cong ty dẫn đến hiệu quả công việc chưa được cao.
Qua thời gian thực tập tại công ty, trong quá trình tìm hiểu và kiến thức được học tại trường tôi xin được đưa ra một mô hình văn phòng mới để có thể góp phần vào sự phát triển của công ty trong tương lai. Đó là mô hình “Văn Phòng Điện Tử.NET”.
5.1.Giới thiệu về Văn Phòng Điện Tử .NET
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý công văn , văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính. Phần mềm được thiết kế với giao diện Website hoàn toàn tiếng Việt nên rất thân thiện với người sử dụng. Tiêu chí của Văn Phòng Điện Tử .NET là đưa đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạng máy tính nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp người sử dụng dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn. Văn Phòng Điện Tử .NET thay đổi cách phân phối công văn và cách giao việc truyền thống bằng một giải pháp hiện đại: Từ máy tính của mình, văn thư cập nhật và phân phối công văn đến các bộ phận. Lãnh đạo các bộ phận xem xét công văn và phân chia công việc đến các nhân viên.
Tìm kiếm tổng hợp công văn một cách nhanh chóng theo loại, nhóm, dự án, cơ quan ban hành…
5.2. Mục tiêu của Văn Phòng Điện Tử .NET
Xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin.
Xây dựng hệ thống quản lý, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả năng phân luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị. Văn Phòng Điện Tử .NET cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, người sử dụng có thể truy cập tại bất kỳ địa điểm nào có kết nối Internet.
Xây dựng một văn phòng không giấy tờ, giúp lãnh đạo có thể trao đổi với nhân viên, phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời. Giúp người sử dụng lên lịch làm việc, tự động nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc đó thông qua máy tính.
Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin điều hành giúp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan có thể trao đổi thông tin trực tiếp. Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin.
Mang đến cho người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạng máy tính nhưng với cách tiếp cận tự nhiên nhất giúp giải qu yết công việc tại cơ quan ,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo cơ quan, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ và chuyên viên trong cơ quan.
Văn Phòng Điện Tử .NET Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp. Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn.
5.3.Lợi ích của Văn Phòng Điện Tử .NET
* Đối với lãnh đạo công ty
- Điều hành và quản lý từ xa, mọi lúc mọi nơi;
- Quản lý cỏc cụng việc đó giao một cỏch rừ ràng, minh bạch;
- Nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác;
- Tạo môi trường công việc dân chủ, trao đổi công khai...
*Đối với Chuyên viên
- Dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý;
- Nắm bắt nhanh chóng các công việc của lãnh đạo giao; - Báo cáo công việc kịp thời;
- Dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân...
*Đối với Văn thư
- Phân phối văn bản đơn giản;
- Dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin khi cần tìm kiếm bản gốc nhanh chóng;
- Hỗ trợ in báo cáo văn bản, lập sổ văn bản;
- Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời...
*Đối với Doanh nghiệp
- Quản lý thông tin nội bộ hiệu quả
- Trao đổi dữ liệu và chia sẽ thông tin dễ dàng;
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tăng cường làm việc cộng tác giữa các cá nhân, bộ phận;
- Nâng cao khả năng ứng dụng CNTT và môi trường mạng. 5.4. Các chức năng chính của Văn Phòng Điện Tử .NET
* Tin điều hành tác nghiệp
Là nơi trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp của đơn vị. Lãnh đạo có thể truyền đạt các chỉ đạo của mình đến các nhân viên một cách dễ dàng. Tin điều hành hoạt động tương tự như một bản tin truyền thống trong đơn vị nhưng được phân chia nhiều chuyên mục nhỏ.
*Quản lý phân phối công văn
Công văn đến đơn vị được văn thư số hóa trình lãnh đạo xem xét và cho ý kiến xử lý, sau đó chuyển đến các phòng ban chức năng ký nhận và phản hồi.
Chuyên viên tại các bộ phận có thể xem nội dung công văn phân phối đến bộ phận mình. Lãnh đạo các bộ phận xem xét và giao việc trực tiếp cho nhân viên cấp dưới thực hiện. Tất cả các thao tác đều thông qua Văn Phòng Điện Tử .NET.
* Quản lý lịch biểu
Xây dựng kế hoạch làm việc chung của công ty hàng tuần, kế hoạch công việc của từng công trình, dự án của chi nhánh, phòng ban, bộ phận theo tuần, theo tháng
* Quản lý công việc
Lãnh đạo bộ phận đọc công văn và ý kiến chỉ đạo của cấp trên có thể trực tiếp giao công việc cho cấp dưới thực hiện và báo cáo kết quả. Khi giải quyết công việc các chuyên viên có nhu cầu lập một hồ sơ công việc chứa các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình xử lý công việc giúp cho việc phân loại tìm kiếm và quản lý công văn , giấy tờ theo những công việc, sự việc nhất định dễ dàng hơn.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Quản lý hồ sơ, trình duyệt
Mục Hồ sơ cho phép nhân viên cấp dưới gửi hồ sơ các bản nháp đang soạn thảo trình cho lãnh đạo hoặc các cá nhân xem xét và đóng góp ý kiến hoàn thiện.
Văn Phòng Điện Tử.NET
* Quản lý tài liệu
Mỗi đơn vị có các tài liệu dùng chung chia sẽ cho mọi người như tài liệu mẫu, tài liệu ISO, các biểu mẫu, quy trình khác.
*Quản trị nhân sự
Quản lý hồ sơ nhân sự: bằng cấp, đào tạo, công tác, hợp đồng lao động, điều chuyển nội bộ, khen thưởng-kỷ luật, quá trình tăng hệ số lương cơ bản, quan hệ gia đình, phép năm, tại nạn lao động, nhận xét-đánh giá, file… Quản lý theo dừi phộp năm của nhõn sự. Quản lý, cảnh bỏo và theo dừi thời điểm hết hạn HĐLĐ với khách hàng.
*Tìm kiếm, khai thác thông tin
Tra cứu công văn đến, công văn đi, hồ sơ công việc theo nhiều tiêu chí : tra cứu công văn đến , công văn đi , hồ sơ công việc , tra cứu chi tiết theo tính
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tháng, nơi ban hành, theo dự án…tạo điều kiện thuận lợi cho các chuyên viên xử lý các vấn đề nghiệp vụ. Lập báo cáo tổng hợp thống kê công văn đến, công văn đi.
*Tự động báo tin
Văn Phòng Điện Tử .NET xây dựng trên tiêu chí tự động thông báo cho người sử dụng nhận công văn, công việc…khi có tin mới.
* Quản trị hệ thống
Tạo lập danh sách người sử dụng, nhóm sử dụng. Tạo lập danh mục chức danh người sử dụng. Phân quyền các bộ phận chức năng và các nhân viên theo chức danh hợp lý Công cụ sao lưu, khắc phục các sự cố và phục hồi dưc liệu.
5.5. Nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của mô hình Văn phòng điện tử.NET
* Ưu điểm
Với sự tiện lợi của hệ thống này, các cuộc họp giao ban, họp điều hành công việc... đã được xóa bỏ, thay vào đó là việc điều hành thông qua hệ thống mạng.
Phần mềm này còn cho phép lãnh đạo kiểm tra cấp dưới đã đọc chỉ thị chưa, đọc khi nào và triển khai ra sao thông qua báo cáo phản hồi bằng chính thiết bị cầm tay của lãnh đạo.
Việc truy cứu, tìm kiếm các văn bản liên quan đến công việc một cách nhanh chóng, vì các văn bản này đã được lưu giữ đầy đủ tại máy chủ.
Tiết kiệm thời gian: đối với các văn bản chỉ đạo nội bộ thì chỉ 1-2 phút sau khi phát hành các thành viên đã nhận được để thực hiện.
Công cụ hỗ trợ làm việc trực tuyến và điều hành trực tuyến;
Kết nối văn phòng, chi nhánh với nhau ;
Chuẩn hóa các Quy trình, chính sách, biểu mẫu…
Công cụ giúp tăng hiệu quả xử lý công việc, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí;
Là môi trường để các thành viên chia sẻ tri thức với nhau;
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng một nét văn hoá mới, giúp bỏ đi thói quen làm việc trên các phương tiện thủ công, xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và ưu việt hơn..
*Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm thì “Văn phòng Điện tử.NET” còn có một số khuyết điểm như:
Chi phí đầu tư cho mô hình cao;
Trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của nhân viên không đồng đều dẫn đến việc tiếp nhận và xử lý công việc có lúc, có nơi chưa kịp thời; do đây là phần mềm mới đưa vào sử dụng, trong quá trình vừa triển khai vừa tìm hiểu rút kinh nghiệm nên chưa khai thác được hết các tính năng, tiện ích của Văn phòng điện tử;
Việc cần số lượng văn bản lớn hàng năm và lưu trữ trên Văn phòng điện tử sẽ chiếm dung lượng lớn ảnh hưởng đến tính an toàn của dữ liệu...
*Mô hình “Văn phòng Điện tử.NET” (Phụ lục 8)
6. Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy Phòng HC – TH công ty TNHH