Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc tổ chức văn thư theo mô hình tập trung, chỉ có một văn thư kiêm lưu trữ chung của Công ty, các đơn vị phòng ban không tổ chức văn thư riêng. Công ty đã bố trí một cán bộ chuyên trách về công tác văn thư, lưu trữ, in ấn tài liệu. Công tác văn thư trong Công ty được trang bị các trang thiết bị hiện đại như: máy tính, máy phách, máy huỷ tài liệu. Phòng làm việc của nhân viên văn thư chung với phòng làm việc của phòng HC-TC, giúp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuận tiện trong việc trao đổi giữa bộ phận văn thư và các bộ phận khác trong văn phòng. Đồng thời, Công ty đã sử dụng cửa kính để ngăn cách với các bộ phận khác trong phòng nhằm đảm bảo tính bảo mật của tài liệu.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
*Ưu điểm:
Với mô hình văn thư như trên, sẽ giúp cho nhân viên văn thư lưu trữ thuận tiện trong việc trao đổi thông tin với các bộ phận khác trong văn phòng.
Đồng thời, giúp thuận tiện trong việc giám sát, quản lý của trưởng, phó phòng Hành chính-Tổ chức đối với hoạt động của nhân viên văn thư.
*Nhược điểm:
Công tác văn thư bao gồm rất nhiều hoạt động như in ấn, bảo quản và phục vụ sử dụng, là một hoạt động được coi là tương đối vất vả trong hoạt động văn phòng. Tuy nhiên, Công ty chỉ mới bố trí một nhân viên văn thư cho công tác này. Điều này đã tạo một áp lực công việc cho nhân viên văn thư trong khi một mình phải giải quyết tất cả các nghiệp vụ văn thư, khó tránh khỏi những trở ngại và khó khăn trong việc thực hiện nghiệp. Gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả công việc. Hơn nữa, phòng làm việc của nhân viên Văn thư chung với phòng làm việc cho công tác lưu trữ, như vậy sẽ tạo sự lúng túng cho nhân viên văn thư trong việc bảo quản và sử dụng tài liệu. Khó bảo đảm tính bảo mật cho tài liệu lưu trữ.
Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề nếp. tài liệu hành chính chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh.
Việc theo dừi xử lý văn bản ở cỏc khõu văn thư cũn lỏng lẻo, nhiều khi không kịp thời.
2.2 Trách nhiệm của Trưởng phòng HC – TH trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư Công ty.
Phòng Hành chính-Tổng hợp là đơn vị đầu mối tiếp nhận, giải quyết công văn đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, đồng thời thực hiện công việc liên quan đến công tác văn thư. Vì vậy trách nhiệm của Trưởng phòng HC-TH là giúp Giám đốc công ty chỉ đạo công tác văn thư cho các bộ phận, đơn vị thuộc công ty và trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư của công ty.
Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc. Dựa vào quy định của nhà nước về công tác văn thư, dựa vào tình hình thực tổ chức công tác văn thư tại Công ty, tôi nhận thấy Trưởng Phòng HC – TH đã thực hiện tốt chức
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năng, nhiệm vụ của mình trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư Công ty.
Nhận thức được vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của Công ty, Trưởng phòng HC-TH đã hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát nhân viên các bộ phận, phòng, ban có liên quan thực hiện tốt công tác văn thư. Tất cả các hoạt động trong công tác này đều phải được thống nhất, đồng bộ và áp dụng chặt chẽ theo quy định của Công ty và quy định của pháp luật hiện hành.
Ngoài ra, Trưởng Phòng HC-TH đã tham mưu với giám đốc ban hành một số văn bản chỉ đạo về công tác này như: Quyết định số 05/QĐ-TNHHVP ngày15/5/2004 của Giám đốc Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc về việc hướng dẫn quản lý và giải quyết văn bản đi, đến. Quyết định số 12/QĐ-TNHHVP ngày 22/3/2004 của Giám đốc Công ty TNHH Dệt Vĩnh Phúc việc hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành vào lưu trữ Công ty. Các văn bản này đều được áp dụng theo các quy định của nhà nước về công tác này và được triển khai thực hiện một cách hiệu quả.
Cán bộ văn thư đã thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ hiện hành đều được thực hiện tốt, đúng với quy định của Nhà nước và quy định của công ty đặt ra.
3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty TNHH Dệt