Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Công ty TNHH MTV 207

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV 207 3 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV 207 3 1. Giới thiệu chung về công ty TNHH MTV 207 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV 207 4 2.1 Chức năng của Công ty 4 2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 4 2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty 5 2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty 8 II. Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty TNHH MTV 207 8 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty 8 1.1. Chức năng của văn phòng Công ty 8 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty 9 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty 10 3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 11 4. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 12 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH MTV 207 13 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 13 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Công ty 13 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty 14 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị, cuộc họp của Công ty 16 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty: 16 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Công ty 17 2. Khảo sát về công tác văn thư 18 2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty 18 2.2 Trách nhiệm của trưởng phòng Hành chính trong việc thực hiện công tác văn thư của Công ty: 19 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 21 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH MTV 207 23 1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 23 1.1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần 23 1.2 Mẫu kế hoạch công tác tháng 24 1.3 Mẫu kế hoạch công tác năm 25 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của Công ty 26 3. Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của Công ty 45 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Công ty 51 5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này 52 5.1 Xây dựng văn phòng hiện đại cho Công ty 52 5.2 Nhận xét mô hình văn phòng hiện đại của Công ty 52 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính của Công TNHH MTV 207. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Hành chính. 53 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54 I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty 54 1. Công tác hành chính văn phòng 54 2.1. Công tác văn thư 55 2.2. Công tác lưu trữ 55 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 56 LỜI CẢM ƠN 58 Phần IV: PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV 207 3

I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV 207 3

1 Giới thiệu chung về công ty TNHH MTV 207 3

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV 207 4

2.1 Chức năng của Công ty 4

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 4

2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty 5

2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty 8

II Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty TNHH MTV 207 8

1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty 8

1.1 Chức năng của văn phòng Công ty 8

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty 9

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty 10

3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng 11

4 Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng 12

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH MTV 207 13

1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 13

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Công ty 13

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty 14

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị, cuộc họp của Công ty 16

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty: 16

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Công ty 17

2 Khảo sát về công tác văn thư 18

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty 18

2.2 Trách nhiệm của trưởng phòng Hành chính trong việc thực hiện công tác

văn thư của Công ty: 19

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 21

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH MTV 207 23

1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 23

1.1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần 23

1.2 Mẫu kế hoạch công tác tháng 24

1.3 Mẫu kế hoạch công tác năm 25

2 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của Công ty 26

3 Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của Công ty 45

4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Công ty 51

5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn phòng này 52

5.1 Xây dựng văn phòng hiện đại cho Công ty 52

5.2 Nhận xét mô hình văn phòng hiện đại của Công ty 52

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính của Công TNHH MTV 207 Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Hành chính 53

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 54

I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty 54

1 Công tác hành chính văn phòng 54

2.1 Công tác văn thư 55

2.2 Công tác lưu trữ 55

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 56

LỜI CẢM ƠN 58 Phần IV: PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới công nghiệp hóa – hiện đại hóa xây dựng vàphát triển đất nước các ngành, các lĩnh vực hoạt động đều đóng góp nhất định vàluôn tự cải tiến sáng tạo để bắt kịp sự đổi mới của thế giới Đất nước ta đangtrong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phầnkinh tế vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo địnhhướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thànhtựu to lớn về: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, đối ngoại,

… đang tạo ra những tiền đề mới, đưa đất nước ta bước sang thời kỳ phát triểnmới – thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa Từ khi tiến hành công cuộc đổimới đến nay đất nước ta đã giành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, vănhóa, xã hội, ngoại giao,… nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mớiđòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quanquản lý Nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa

Thế kỷ 21 thời kì công nghiệp hóa – hiện đại hóa Ngành Quản trị vănphòng đã và đang ngày càng phát triển đào tạo được nguồn nhân lực có chuyênmôn, nghiệp vụ phục vụ tốt cho công tác văn phòng và vươn lên theo sự chuyểnđổi của nền kinh tế đất nước

Bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thểthiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào Tuy nhiên nguồn nhân lực có chuyên môn

để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại các cơquan còn rất thiếu Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và phương châm gắn liềngiữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của Trường Đại học Nội vụ HàNội nói chung và khoa Quản trị Văn phòng nói riêng: lấy lí luận làm điểm tựalàm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiếnthức mới cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận

Để đáp ứng được phương châm đó khoa Quản trị Văn phòng đã đề ra kếhoạch thực tập Ngành Quản trị Văn phòng khóa 7 tại các cơ quan, đơn vị, tổchức cho sinh viên Chuyến thực tập này giúp em cũng như các bạn sinh viênkhác làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã

được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan Đócũng là dịp để sinh viên chúng em củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyệnphẩm chất đạo đức của một nhân viên văn phòng, là cơ hội cho em và các bạnđúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.

Trong thời gian qua, được sự đồng ý của công ty và sự quan tâm của nhàtrường đã tạo điều kiện cho em được thực tập với chuyên ngành đã học Là mộtsinh viên Ngành Quản trị Văn phòng, sau một thời gian thưc tập tại phòng Hànhchính của Công ty TNHH MTV 207 em nhận thức được tầm quan trọng của vănphòng đối với hoạt động của các cơ quan, đơn vị nói chung và của Phòng Hànhchính nói riêng Em đã tìm hiểu được công tác quản trị văn phòng và kiến nghị

tổ chức hợp lí của công tác văn phòng theo mô hình truyền thống ( gồm 3 chứcnăng cơ bản: tham mưu, tổng hợp, hậu cần) đang được áp dụng

Với thời gian thực tập không dài chỉ gần 02 tháng ( từ ngày 09/3/2015 đếnngày 29/4/2015) nhưng em đã được thực tập và thực hành đã giúp em trang bịthêm kỹ năng nghề nghiệp giúp em thêm yêu ngành nghề mình đã chọn là ngànhQuản trị văn phòng và dưới sự hướng dẫn nhiệt tình, sự chỉ bảo ân cần của cán

bộ nhân viên trong phòng Hành chính cùng sự cố gắng của bản thân muốn họchỏi trao dồi kiến thức đã giúp em hoàn thành tốt công việc thực tập Mặc dù đã

nỗ lực rất nhiều nhưng bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót vàhạn chế Em viết báo cáo này muốn gửi tới nhà trường, các thầy cô nơi em họctập, rèn luyện trong những năm qua và đóng góp ý kiến thiết thực của thầy côgiáo, các cán bộ trong công ty để bài báo cáo của em được hoàn thiện

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 27 tháng 4 năm 2015

Sinh viên

Chu Thị Thắm

Phần I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV 207

I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV 207

1 Giới thiệu chung về công ty TNHH MTV 207

Công ty TNHH MTV 207 là đơn vị trực thuộc Bộ Tổng Tham mưu đượcthành lập theo Quyết định số 85/2007/QĐ-BQP ngày 18/5/2007 của Bộ trưởng

Bộ Quốc phòng

Đến tháng 12/2007 Xí nghiệp 207 được nâng cấp lên thành Công ty

207-Bộ Quốc phòng; Ngày 03 tháng 7 năm 2010 207-Bộ Quốc phòng có Quyết định số2338/QĐ-BQP về việc chuyển Công ty 207 thành Công ty TNHH MTV 207 vớichức năng nhiệm vụ Xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹthuật,…

Từ khi thành lập đến nay, với sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viêntoàn Công ty, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã không ngừng pháttriển về quy mô và ngành nghề sản xuất kinh doanh, mức độ tăng trưởng hàngnăm tăng 150% so với năm trước, tạo tích lũy tăng cường năng lực sản xuất,đóng góp nâng cao thu nhập, cải tiến đời sống cho người lao động, đóng góp chongân sách nhà nước và Quốc phòng

Qua sáu năm kinh nghiệm, Công ty đã trở thành một doanh nghiệp nhànước hạng I, sản xuất kinh doanh đa ngành, đa nghề trên nhiều lĩnh vực khácnhau, khẳng định được thương hiệu trên thị trường Công ty có nhiều đóng gópthành tích trong lĩnh vực Quốc phòng như Công trình đường tuần tra biên giới…

Vài nét về Công ty:

Tên Công ty: CÔNG TY TNHH MTV 207

Địa chỉ: 21B Lý Nam Đế - Hàng Mã – Hoàn Kiếm – Hà Nội

Số điện thoại: 069552036

Fax: 0437476318

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV 207

2.1 Chức năng của Công ty

Công ty TNHH MTV 207 có chức năng xây lắp các công trình dân dụng,công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật,…

Tư vấn lập dự án và thiết kế công trình

Thi công xây lắp, sửa chữa công trình

Công ty đã có nhiều bước phát triển vượt bậc mang lại hiệu quả kinh tế,từng bước khẳng định vị trí và thương hiệu của mình trên thị trường

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty

Trong quá trình xây dựng và trưởng thành, Công ty đã không ngừng pháttriển cả về số lượng, chất lượng các công trình và tính chuyên nghiệp trong lĩnhvực xây dựng, góp phần đáng kể vào việc phát triển ngành xây dựng Quốcphòng nói riêng và ngành xây dựng cả nước nói chung Công ty có đủ khả năngđảm nhiệm thi công các công trình có quy mô lớn mức độ phức tạp và yêu cầu

kỹ thuật cao với thời gian nhanh nhất

Trong những năm qua, Công ty luôn quan tâm tới việc phát triển nguồnnhân lực; chú trọng mổ rộng quy mô, đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa cơ

sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công việc

Tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và các Luật khác có liênquan

Hoạt động có hiệu quả và trong khuôn khổ của pháp luật, Điều lệ củaCông ty

Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đăng ký, kinh doanh theohướng phat triển giữ vững ổn định

Nhiệm vụ xây dựng chiến lược, các kế hoạch phát triển, kế hoạch sản xuấtkinh doanh phù hợp với các chức năng, nhiệm vụ của Công ty và nhu cầu của thịtrường nhằm mang lại lợi ích cao nhất và giá trị

Quản lý tốt cán bộ nhân viên của Công ty theo đúng chế độ chính sáchcủa Nhà nước Không ngừng cải thiện điều kiện lao động, sinh hoạt của cán bộ

công nhân viên nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệu quả trong quản lý

Đặc biệt, do nắm bắt được xu thế phát triển và nhu cầu của xã hội Công

ty đã kịp thời điều chỉnh mục tiêu và mở rộng quy mô, đa dạng hóa các loạihình, từng bước khẳng định được chất lượng và thương hiệu của mình

2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV 207 gồm có: Gíam đốc, các phógiám đốc, các phòng, kiếm soát viên và bộ phận giúp việc

2.3.1 Giám đốc Công ty:

Giám đốc Công ty giải quyết và điều hành các lĩnh vực của Công ty

Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày củacông ty

Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công tyBan hành quy chế quản lí nội bộ công ty

Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty

Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lí lỗ trong kinh doanhTuyển dụng lao động

2.3.2 Các phó Giám đốc:

Giúp việc và tham mưu cho Giám đốc công ty trong việc phụ trách cơ sởvật chất công ty trang thiết bị và các vấn đề chuyên môn

Giúp việc cho Giám đốc trong quản lí điều hành các hoạt động của công

ty theo sự phân công của Giám đốc

Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công vàchịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả các hoạt động

2.3.3 Phòng Hành chính

Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các tronglĩnh vực tổ chức lao động, quản lí và bố trí nhân lực, chế độ chính sách, chamsóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty

Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nộiquy, quy chế công ty

Xây dựng kế hoạch công tác cho Lãnh đạo

Tham mưu giúp lãnh đạo công ty thực hiện công tác thi đua khen thưởngTiếp đón hướng dẫn khách đến thăm và làm việc; trang trí khánh tiết,phục vụ, chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cho hội nghị, cuộc họp củacông ty

Thực hiện tốt công tác văn thư, bảo mật theo quy định

Thực hiện tốt công tác chính trị nội bộ

Tổ chức thực hiện tốt công tác đảm bảo an ninh

2.3.4 Phòng Tài chính – Kế toán:

Tổ chức hoạch toán kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của công

ty Phòng Tài chinh – Kế toán chịu trách nhiệm phản ánh đầy đủ tình hình sửdụng vốn vào các hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình biến động lao động,vật tư và tập hợp đầy đủ các chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm, thựchiện các nghĩa vụ về thuế đối với ngân sách, đồng thời thực hiện các chức năng

về quản lí và chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc về mọi hoạt động

Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác của phòng để bồi dưỡng nâng cao trình

độ quản lí, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ trong phòng đáp ứng yêucầu nhiệm vụ được giao

2.3.6 Phòng kế hoạch

Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng các kế hoạch sản xuất kinhdoanh ngắn hạn và dài hạn, tìm hiểu khai thác thị trường, đầu tư phát triển sảnxuất, liên doanh liên kết trong và ngoài công ty

Giao dịch với khách hàng và điều tiết hoạt động sản xuất kinh doanhtrong toàn công ty

Soạn thảo và tham mưu cho lãnh đạo công ty ký kết các hợp đồng kinh tếXây dựng phương án và theo dõi tiến độ sản xuất, phân công và giao kế

hoạch cho các đơn vị

Thống kê và báo cáo theo chế độ Bảo quản lưu trữ hồ sơ thuộc phòngquản lí, tuyệt đối giữ bí mật thông tin kinh tế, bí mật sản xuất kinh doanh củacông ty

Tổ chức thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, công tác đánh giá cán bộquản lí theo nhiệm kỳ

Tổ chức công tác tuyển dụng lao động, bố trí sử dụng, điều động cán bộ,nhân viên theo kế hoạch nhu cầu nguồn nhân lực của công ty

2.3.8 Phòng dự án đầu tư

Nghiên cứu xây dựng chiến lược về lĩnh vực đầu tư của công ty, tìm kiếmcác cơ hội đầu tư cho các dự án; xây dựng các chương trình mục tiêu, lập báocáo đầu tư cho các dự án chuẩn bị đầu tư để trình giám đốc công ty phê duyệt dự

án theo thẩm quyền; tham mưu cho giám đốc trong việc xúc tiến tìm, chọn cácnguồn vốn đầu tư

Tham mưu trong việc bảo toàn phát triển vốn và theo dõi quản lí cácnguồn vốn đầu tư vào các dự án của công ty

Thẩm tra khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành

Thực hiện công tác báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của giámđốc công ty

2.3.9 Kiểm soát viên

Kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của ban lãnh đạo công tytrong tổ chức thực hiện quyền chủ sở hữu, trong quản lí điều hành công việckinh doanh của công ty

Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh

giá công tác quản lí và các báo cáo khác trước khi trình chủ sở hữu công ty hoặc

cơ quan nhà nước có liên quan

Kiến nghị chủ sở hữu công ty các giải pháp sửa đổi bổ sung, cơ cấu tổchức quản lí, điều hành công việc kinh doanh của công ty

2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty (phụ lục 01)

II Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty TNHH MTV 207

1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty

1.1 Chức năng của văn phòng Công ty

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý

và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điềuhành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt đôngchung của toàn cơ quan, tổ chức

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, nó có điều kiện tồn tại nhưbất kỳ một thực thể nào Có thể nói văn phòng cũng có điều kiện để tồn tại độclập tương đối như bất kỳ một tổ chức nào đó thông qua môi trường mà nó tồntại, cả về phương diện tự nhiên và phương diện xã hội

Chức năng tham mưu: văn phòng giúp thực hiện công tác quản lý vănbản, lập hồ sơ, lưu trữ văn bản, hồ sơ theo quy định của pháp luật; tiếp nhận vàquản lý văn bản, theo dõi chặt chẽ quá trình vận hành các văn bản, tổ chức in,sao, phát hành văn bản đúng thể loại, thể thức, thẩm quyền ban hành và gửiđúng thành phần Triển khai thực hiện và thường xuyên theo dõi, đôn đốc thựchiện chương trình, kế hoạch đã xây dựng Văn phòng tổng hợp và chọn lọcnhững lý luận chung nhất, cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương ángiải quyết kip thời, đúng đắn

Chức năng tổng hợp: văn phòng là đầu mối thu thập, quản lý, sử dụngthông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể manglại được những hiệu quả thiết thực

Chức năng hậu cần: hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu cácđiều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính Những

thứ đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thờitrong mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi

Tham mưu cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn cũng như công việcđược giao

Tổng hợp, thu thập thông tin phục vụ công tác

Phục vụ công tác hậu cần

Xây dựng các chương trình, lịch công tác các kế hoạch của phòng và củaCông ty thuộc phạm vi chuyên môn được giao

Làm chức năng thông tin với cấp trên và với cơ sở

Công tác quản lí lao động

Công tác thi đua khen thưởng – kỷ luật và giải quyết các chế độ chínhsách đối với cán bộ nhân viên và người lao động

Công tác văn thư lưu trữ và quản lí hồ sơ cán bộ công nhân viên

Công tác Hành chính quản trị, y tế

Giúp theo dõi thực hiện quy chế và các hoạt động công tác, công việc

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty

Hoạch định các chiến lược phát triển của công ty Xây dựng chương trình

và báo cáo thực hiện chương trình công tác theo tuần, tháng, quý, năm của côngty

Xây dựng các kế hoạch cho công ty(kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dàihạn,…), các chương trình công tác Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn

bị tổ chức các Hội nghị, hội thảo, cuộc họp của Công ty, lãnh đạo công ty vàphục vụ các Hội nghị, hội thảo đó

Kiểm tra giám sát giúp giám đốc công ty quả lý chỉ đạo cong tác Hànhchính của công ty

Lập kế hạch mua sắm trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc.Quản lí sử dụng và bảo quản có hiệu quả các phương tiện làm việc, tài sản

Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất và phương tiện kỹ thuật đáp ứng nhu cầucông việc của công ty

Soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ liên quan đến các lĩnh vực do phòng

Quản lý giám sát việc thực hiện các nọi quy, quy chế của công ty

Đảm bảo công tác hậu càn tốt nhất phục vụ cho lãnh đạo và công ty

Công tác bảo vệ, lễ tân bảo đảm an toàn về người và tài sản

Thực hiện các công việc trong lĩnh vực, chuyên môn được giao và phụtrách

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty

Phòng Hành chính của Công ty bao gồm:

Trưởng phòng: Lập kế hoạch đào tạo booig dưỡng cán bộ, nâng cao trình

Tham mưu xây dựng kế hoạch hoạt động của phòng

Cán bộ, nhân viên Hành chính: Tham mưu giúp lãnh đạo về các lĩnh

vực văn hóa, xã hội,thường xuyên nắm bắt kịp thời mọi hoạt động của cácphòng, dự thảo báo cáo và các văn bản khác

Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình

Nhân viên văn thư – lưu trữ: Là toàn bộ hoạt động nhằm giữ gìn, bảo

quản văn bản, tài liệu Là việc giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ cógiá trị trong hoạt động của cơ quan tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tracứu khi cần thiết

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản; quản lý, tổ chức thực hiệncông tác văn thư, lưu trữ iện hành; tham mưu cho lãnh đạo về công tác hànhchính, văn thư, theo quy định của pháp luật

Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tàiliệu đến và đi trong phạm vi quyền hạn

Tiếp nhận vào sổ và chuyển giao công văn đi, đến

Quản lý chặt chẽ, bí mật tài liệu; trực điện thoại theo quy định

Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định; chỉ đóng dấu văn bản khi đãđảm bảo thể thức, nội dung vào số, ngày, tháng và có chữ ký của Lãnh đạo đảmbảo đúng quy trình ban hành văn bản

Hỗ trợ tạp vụ tiếp khách khi cần thiết; thực hiện một số nhiệm khác đượcLãnh đạo phân công

Nhân viên bảo vệ: Duy trì việc thường trực bảo vệ cơ quan hàng ngày

bảo đảm an toàn, trật tự Hướng dẫn khách đến công ty vào đúng nơi làm việc và

để xe đúng nơi quy định Thay thế, sửa chữa, bổ sung các trang thiết bị đáp ứngyêu cầu, nhiệm vụ được giao

Quản lý hệ thống điện thắp sáng và nước máy sinh hoạt bảo đảm tiết kiệmPhối hợp với các bộ phận khác giải quyết công việc xung đột của cơ quankhi được Lãnh đạo điều động

3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (phụ lục 02).

4 Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH

Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng Hành chính

Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc của toàn bộ nhânviên trong phòng

Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển đối với nhân viên trongphòng

c Báo cáo và ủy nhiệm

Báo cáo cho ban giám đốc về công tác hành chính theo nhiệm vụ đượcgiao định kỳ tuần, tháng, quý,6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuấthoặc nhiệm vụ do ban giám đốc giao

Khi vắng mặt thì ủy quyền lại cho một nhân viên trong phòng thực hiện

d Tiêu chuẩn

- Trình độ học vấn

Tốt nghiệp đại học Luật, hành chính văn thư, hành chính văn phòng,kinh

tế quản trị trở lên

Sử dụng thành thạo tin học văn phòng

- Kỹ năng

Kỹ năng lãnh đạo nhân viên

Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc

Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

Kỹ năng giao tiếp tốt

- Kinh nghiệm

Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác hành chính

Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

- Phẩm chất cá nhân

Có khả năng chịu áp lực trong công việc

Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác

Sáng tạo trong công việc

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH MTV 207

1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Công ty

Bộ máy văn phòng giữ vai trò rất quan trọng trong việc tham mưu tổnghợp giúp việc cho Công ty Mọi đầu mối công việc đều thông qua văn phòng

Văn phòng là nơi thu thập và xử lý các thông tin, phân tích chọn lọcnhững thông tin chính xác và thiết thực nhất rồi tổng hợp cung cấp cho lãnh đạophục vụ trong hoạt động quản lý Phòng Hành chính của Công ty TNHH MTV

207 là cánh tay trợ giúp đắc lực cho giám đốc và là đơn vị phối hợp chặt chẽ vớicác đơn vị chức năng trong Công ty

Soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ liên quan đến các lĩnh vực do phòngHành chính phụ trách

Tỏ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo văn phòng

Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất

kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần chohoạt động và công tác của công ty

Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ an toàn côngty; tổ chức phục vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân,tiếp khách một cách khoa học và văn minh

Từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng, chỉ đạo vàhướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các đơn vị chuyên môn khi cần thiết

Cho đến nay văn phòng là bộ phận bị phàn nàn về nhiều vấn đề, tình trạngnhân viên văn phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực chưa tương xứng với yêucầu ngày càng cao đối với công tác văn phòng còn phổ biến từ đó văn phòngchưa phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức điều hànhcông việc, chức năng hậu cần được thực hiện chưa có hiệu quả còn lãng phí,thiếu khoa học, lúng túng trong bố trí sử dụng quản lý các phương tiện, điềukiện vật chất của công ty

Để có được những kết quả tham vấn chuẩn xác cho các nhà quản trị phảixuất phát từ thông tin ở đầu vào và đầu ra, thông tin ngược trên mọi lĩnh vực.Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác Văn phòng Chứcnăng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của vănphòng mà các tổ chức đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hóa công tácvăn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại

Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, công tác hành chính

Ví dụ:

Hàng tháng phòng Hành chính tổng hợp thông tin số liệu của các phòngbáo cáo cho Giám đốc

Chuẩn bị tài liệu cho giám đóc khi tổ chưc cuộc họp hàng quý…

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty

Chương trình công tác thường kỳ là loại chương trình xây dựng theo định

kỳ, việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như mộtnăm, một quý, tháng, tuần

-Xây dựng chương trình công tác năm:

Đầu tháng 12 hàng năm, Phòng Hành chính gửi yêu cầu các phòng trongCông ty đăng ký chương trình công tác của năm sau

Phòng Hành chính căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công

ty, kế hoạch kinh tế trong năm tới và phiếu đăng ký công tác của các phòng Sau

đó xây dựng thành dự thảo chương công tác năm của công ty

Gửi dự thảo đến các đơn vị, phòng ban để lấy ý kiến đóng góp sau đótổng hợp và hoàn thiện dự thảo

Trình dự thảo lên Giám đốc Công ty phê duyệt ban hành

-Chương trình công tác tháng:

Chương trình công tác tháng được xây dựng trên cơ sở cụ thể hóa chươngtrình công tác quý Căn cứ vào khối lượng công việc các phòng đăng ký và cáccông việc tồn đọng của tháng trước Phòng Hành tổng hợp thành dự thảo chươngtrình công tác tháng của Công ty trình Phó giám đốc phê duyệt ban hành chậmnhất vào ngày 24 của tháng trước

-Lịch công tác tuần của công ty cũng được xây dựng tương tự theo cácbước như trên là chương trình công tác trong tuần về lịch của ban lãnh đạo vàcán bộ, nhân viên…

Giúp mọi người chủ động hơn trong công việc

Nhìn chung Công ty TNHH MTV 207 cũng có các thành tích cao Việchoạch định các kế hoạch có tính quyết định làm nền tảng để triển khai các hoạtđộng thường xuyên của công ty Hoạch định kế hoạch đảm bảo tính khoa học

hệ thống thường xuyên được kiểm tra bởi lãnh đạo để việc thực hiện có hiệu quả

Nhược điểm:

Tuy nhiên việc thực hiện các chương trình công tác chưa được như mong muốn

Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty (phụ lục 03)

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị, cuộc họp của Công ty

Để tổ chức một hội nghị, cuộc họp thành công cần chuẩn bị tốt các côngviệc như: Xây dựng chương trình kế hoạch, chương trình nghị sự, chuẩn bị cácvăn bản giấy tờ, bản dự trù kinh phí, bảng phân công công việc, soạn thảo giấymời, chuẩn bị thời gian và địa điểm, chuẩn bị ghi biên bản,…

Công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp được Phòng Hành chính chuẩn bị hếtsức chu đáo:

Phòng Hành chính lập kế hoạch hội nghị, cuộc họp trình giám đốc

Sau khi kế hoạch đã được lãnh đại phê duyệt thì lên danh sách trưởngphòng và các khách mời hội nghị

Công tác tổ chức hội nghi, cuộc họp Phòng Hành chính là đơn vị tổ chức

đã hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ của mình góp phần làm nên thành công củacuộc họp

Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp của Công ty (phụ lục 04) 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty:

Tổ chức chuyến đi công tác là một số hoạt động thường xuyên, cần thiếtkhông thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan Đó có thể là hội nghi, hội thảo, đi kiểm tra, đi thăm quan học hỏi kinhnghiệm,…

Các chuyến đi công tác nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể đặt ra trong việcthực hiện chức năng quản lý nói chung hoặc trong việc giải quyết những vấn đề

cụ thể thuộc chương trình kế hoạch công tác năm đã được xác định

Các chuyến đi công tác của lãnh đạo công ty được phòng Hành chính lập

kế hoạch cụ thể các chuyến đi công tác phải có mục đích rõ ràng, không bịchồng chéo

-Trước chuyến đi công tác

Chuẩn bị chuyến đi công tác

Thông báo với những nơi công tác về nội dung chuyến đi dể tiếp nhậnHoạch định chuyến đi công tác của lãnh đạo gồm các việc: lập kế hoạch

cụ thể cho chuyến đi từ địa điểm, thời gian, thành phần,…

Giúp lãnh đạo Công ty chuẩn bị những tài liệu liên quan đến nội dungcông tác

Chuẩn bị phương tiện cho chuyến đi căn cứ nơi đến, điều kiện giao thông

để sắp xếp

Chuẩn bị kinh phí cho chuyến đi bao gồm chi phí đi lại, ăn nghỉ…vadkinh phí dự phòng

Luôn đảm bảo về thời gian

Kiểm tra chuyến đi công tác sao cho tốt

-Sau chuyến đi công tác:

Thu thập, chuẩn bị tài liệu lập hồ sơ

Kiểm tra hóa đơn

Quyết toán kinh phí

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty (phụ lục 05)

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Công ty

Ngày nay, nghi thức nhà nước cần phải được hiểu là những phương thứctrong hoạt động quản lý nhà nước nói chung được quy định tại các văn bản phápluật của nhà nước theo tập quán truyền thống dân tộc hoặc quốc tế mà các bêntham gia quan hệ thủ tục quản lý nhà nước phải tuân thủ và thực hiện nghiêmchỉnh Nội dung của nghi thức nhà nước do đó bao gồm:

-Những vấn đề liên quan đến hình thức của công sở

-Những vấn đề liên quan đến tổ chức các cuộc họp, hội họp, lễ kỷ niệm,…-Những vấn đề liên quan đến kỹ năng giao tiếp

-Những vấn đề liên quan đến cách thức thể hiện và biểu tượng quốc gia-Những vấn đề liên quan đến công tác lễ tân hay tổ chức tiếp đãi kháchQuá trình giao tiếp nơi công sở thể hiện những tính chất, đặc thù của hoạtđộng thi hành công vụ, là một trong những phương tiện để thực hiện công việc

Nghi thức xã giao nơi công sở là một bộ phận cấu thành “Văn hóa côngsở” đó là những vấn đề có liên quan đếntrang phục,thái độ, đi đứng,…của cán

bộ trong nghi thức công sở

Công ty TNHH MTV 207 cũng quy định về văn hóa công sở như sau:-Về trang phục cán bộ, nhân viên trong Công ty ăn mặc gọn gàng, lịch sự-Về giao tiếp ứng xử của cán bộ nhân vieencos thái độ lịch sự, tôn trọng,hòa nhã, ngôn ngữ giao tiếp rõ ràng, không nói tục quát nạt

Giao tiếp qua điện thoại ngắn gọn, không ngắt điện thoại đột ngột, khôngdùng điện thoại vào mục đích riêng

Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc đảm bảo gọn gàng, ngăn nắp, khoahọc, hợp lí

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Công tác vănthư vô cùng quan trọng trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức Nó là mộtphần không thể thiếu và chiếm một phần rất lớn trong nội dung của công tác vănphòng Ngày nay công tác văn thư có một vị trí quan trọng trong hoạt động của

cơ quan

Công tác văn thư gồm các nội dung như: Quản lý, sắp xếp, chuyển giaovăn bản đến, văn bản đi, quản lí và sử dụng con dấu, lập hồ sơ, sắp xếp bản lưu,lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định Quản lí cấp phát công lệnh như giấy giớithiệu, giấy đi đường cho cán bộ công nhân viên

Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi cũng như cácvăn bản mà cơ quan khác gửi đến để chỉ đạo, thực hiện chức năng, nhiệm vụ vàliên hệ công việc đều phải thông qua văn thư cơ quan

Công tác văn thư của công ty do 01 nhân viên phụ trách toàn bộ công việc

Ưu điểm:

Thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cận thông tin vớimọi người, được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị hiện đại như:Máy điều hòa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo, tủ đựng tài liệu,…đảm bảo yêu cầu của công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại

Nhược điểm:

Tuy nhiên, do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan nên trong môhình tổ chức công tác văn thư của Công ty TNHH MTV 207 còn tồn tại một sốhạn chế nhỏ như: công tác phục vụ sử dụng bản lưu đôi khi chưa kịp thời do làcán bộ văn thư cùng lúc làm một số công việc khác và một số văn bản thất thoát

2.2 Trách nhiệm của trưởng phòng Hành chính trong việc thực hiện công tác văn thư của Công ty:

Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của Công ty được tiếnhành định kỳ mỗi năm một lần trên các lĩnh vực công tác của công ty nhằm loại

bỏ những văn bản đã hết hiệu lực thi hành và áp dụng những văn bản mới

Tuy nhiên trong công tác văn thư việc kiểm tra, rà soát hệ thống hóa các văn bản liên quan còn hạn chế dẫn đến một số nghiệp vụ trong công tác văn thư của Công ty còn chưa áp dụng đúng theo quy định của nhà nước.

*Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Các văn bản của Công ty TNHH MTV 207 được ban hành ra trình bàyđảm bảo tương đối đầy đủ về các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.Thực hiện đúng các quy định về bố cục nội dung đối với văn bản mang tính chấtquy định quyết định và các văn bản không mang tính chất quy định quyết định,ngôn ngữ trong văn bản trang trọng lịch sự mang đậm văn phong hành chính

Công ty TNHH MTV 207 không có thẩm quyền ban hành văn bản quyphạm pháp luật mà chỉ có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính thông

*Quản lý giải quyết văn bản

Việc quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của Công ty đã thựchiện đúng các quy trình, nghiệp vụ nhờ đó các văn bản được giải quyết nhanhchóng, kịp thời mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý

Quy trình thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác quản lý và giải quyếtvăn bản đều do một nhân viên văn thư thực hiện vì vậy rất thống nhất và tậptrung

*Quản lý con dấu

Con dấu là cơ sở pháp lý cuối cùng đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lựccủa văn bản vì vậy bảo quản và sử dụng con dấu là nhiệm vụ hết sức quan trọng

và cần thiết

Bộ phận văn thư của Công ty đã thực hiện:

-Con dấu của Công ty giao cho bộ phận văn thư bảo quản và sử dụng-Dấu được để trong két có chìa khóa riêng do nhân viên văn thư cất giữ-Văn thư có trách nhiệm với con dấu mình đã đóng vào các văn bản,không được đóng dấu tùy tiện

-Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ của Công ty

-Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng phải xin phép khắc dấu mới vànộp lại dấu cũ

-Nếu để mất dấu hoặc lợi dụng việc bảo quản con dấu để hoạt động phạmpháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật

*Nhận xét chung:

-Ưu điểm: Công tác văn thư của Công ty thực hiện tốt và chặt chẽ mộtcách khoa học thông suốt, đảm bảo hoạt đông văn thư nói riêng và hoạt độngcủa cơ quan nói chung.

-Nhược điểm: Bộ phận văn thư còn kiêm nhiệm

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

*Công tác thu tập và bổ sung tài liệu lưu trữ

Là một doanh nghiệp kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, sản sinh ra một khốilượng lớn các tài liệu rất đa dạng, nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ từ nhiềunơi; các tài liệu này được nhân viên trong quá trình hoạt động lập thành hồ sơ.Nhân viên lưu trữ có trách nhiệm thu thập những hồ sơ, tài liệu hiện hành đã giảiquyết xong của cán bộ, nhân viên vào lưu trữ Công ty Tuy nhiên, không phải tất

cả đều được thu thập vào lưu trữ hiện hành mà nhân viên lưu trữ phải phối hợpvới các cá nhân, đơn vị để xác định các hồ sơ, tài liệu phản ánh đúng chức năng,nhiệm vụ của công ty để đưa vào lưu trữ

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ diễn ra thường xuyên và đúngtheo quy trình

Các tài liệu thu thập phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của công ty

*Công tác chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ

Do khối lượng công việc nhiều Công ty lại không có cán bộ lưu trữchuyên trách vì thế công tác chỉnh lý tài liệu còn nhiều hạn chế Tài liệu lưu trữchỉ được xử lý sơ bộ trước khi đưa vào lưu trữ Chính do tài liệu lưu trữ khôngđược chỉnh lý hoàn chỉnh dẫn đến tổ chức sắp xếp còn chưa khoa học gây khókhăn rất lớn cho công tác quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cán

bộ, nhân viên trong Công ty

Việc bảo quản tài liệu lưu trữ trên thực tế còn nhiều hạn chế Tuy các tàiliệu lưu trữ đều có giá trị, tủ đựng gọn gàng nhưng Công ty vẫn chưa áp dụngcác biện pháp chống ẩm mốc cho tài liệu vì vậy một số không ít các tài liệu quantrọng bị nhòe, ố không thể tiếp tục sử dụng

*Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Việc sử dụng tài liệu lưu trữ của cán bộ, nhân viên trong Công ty diễn ra

không thường xuyên Thông thường những tài liệu đã được đưa vào lưu trữ thì ítkhi được sử dụng lại.Các cán bộ, nhân viên có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữthì đề nghị nhân viên lưu tữ tra tìm giúp Việc tra tìm tài liệu thường mất nhiềuthời gian khi đưa vào lưu trữ không được xây dựng công cụ tra tìm.

*Nhận xét chung:

-Ưu điểm: Công tác chỉ đạo nghiệp vụ của Công ty được thực hiện tốt,hợp lí

Chỉnh lý tài liệu nhanh chóng, chính xác

Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Bảo quản tài liệu lưu trữ tốt, đảm bảo các yêu cầu về tài liệu được bảoquản để phục vụ nghiên cứu, tra tìm và sử dụng

-Nhược điểm: Chưa có công cụ tra tìm nên việc tra tìm tài liệu còn mấtnhiều thời gian

Phần II.

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP:

NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH MTV 207

1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 1.1 Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần

BỘ QUỐC PHÒNG

CÔNG TY TNHH MTV

207 -

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -

Hà Nội, ngày tháng năm

Cá nhân/

đv phối hợp

Địa điểm Ghi chú

Thứ 2 Sáng

ChiềuThứ 3 Sáng

ChiềuThứ 4 Sáng

Sáng Thứ 5 Sáng

ChiềuThứ 6 Sáng

ChiềuThứ 7 Nghỉ

Chủ nhật Nghỉ

1.2 Mẫu kế hoạch công tác tháng

BỘ QUỐC PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CÔNG TY TNHH MTV 207

-Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -

Số: /KH-HC Hà Nội, ngày tháng năm

KẾ HOẠCH Công tác tháng… nãm

II Nội dung

STT Nội dung công

việc

Cá nhân,

đv thực hiện

Cá nhân,

đv phối hợp

Ðịa điểm

Thời gian

Ghi chú

- Lưu: VT, Dương Văn Vinh

1.3 Mẫu kế hoạch công tác năm

Số: /KH-HC Hà Nội, ngày tháng năm

KẾ HOẠCH Công tác năm …

Cá nhân,

đv phối hợp

Ðịa điểm

Thời gian

Ghi chú

Dương Văn Vinh

2 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của Công ty

Số: /QĐ-HC Hà Nội, ngày tháng năm

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Quy chế Công tác văn thư lưu trữ của Công ty TNHH MTV

GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH MTV 207

-Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng

02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số110/2004/NĐ-CP;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của BộNội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan,

tổ chức;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Hành chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Công tác văn

thư, lưu trữ của Công ty TNHH MTV 207

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 04 năm

2015 về ban hành Quy chế Công tác văn thư và lưu trữ

Điều 3 Trưởng phòng Hành chính, các phòng ban chịu trách nhiệm

thi hành Quyết định này./

Nơi nhận: GIÁM ĐỐC

-Như Điều 3;

-Lưu: VT Dương Văn Vinh

QUY CHẾ Công tác văn thư lưu trữ của Công ty TNHH MTV 207

(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-HC ngày tháng năm

của Giám đốc Công ty TNHH MTV 207)

CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

-Quy chế này quy định công tác văn thư – lưu trữ của Công ty TNHHMTV 207, được áp dụng thống nhất đối với các phòng chuyên môn, đơn vị củaCông ty để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình

Đối tượng áp dụng bộ phận văn thư lưu trữ, các phòng chuyên môn

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Công

ty TNHH MTV 207, thành lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơquan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giátrị, bảo quản thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạtđộng của Công ty

Điều 2 Nội dung công tác văn thư lưu trữ

1.Công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý,

xử lý văn bản và các tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động củaCông ty; quản lý và sử dụng con dấu

2 Công tác lưu trữ bao gồm việc lập hồ sơ công việc, thu thập, phân loại,bảo quản, phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; tiếp nhận và quản lývăn bản, hồ sơ, tài liệu

2.Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản đượcchuyển qua mạng) và đơn, thư gửi đến Công ty.

3.Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ) do Công typhát hành

4.Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quátrình soạn thảo văn bản

5.Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản đượcCông ty ban hành và có chữ ký trực tiếp của Giám đốc Công ty

6.Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản vadđược Công ty ban hành

7.Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản

và được trình bày theo thể thức quy định Bản sao y bản bản chính phải đượcthực hiện từ bản chính

8.Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trìnhbày theo thể thức được quy định Bản trích sao phải được thực hiện từ bảnchính

9.Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, đượcthực hiện từ bản sao y bản chính và được trình bày theo thể thức quy định

10.Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sựviệc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

tổ chức, cá nhân

11 Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc của Công ty, thành hồ sơ theo nhữngnguyên tắc và phương pháp nhất định

12 Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài lệu, lựa chọn, giaonhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan

13 Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê,

lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty

14 Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo nhữngnguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn theo quy định để xác định những tài liệu cógiá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị

Điều 4 Trách nhiệm đối với công tác văn thư lưu trữ

1.Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm chung về quản lý và hoạt động củacông tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị

2 Trưởng phòng Hành chính giúp Giám đốc Công ty trực tiếp quản lý,kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ và giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưutrữ tại cơ quan, đơn vị

3 Trưởng các phòng chuyên môn, đơn vị có trách nhiệm triển khai tổchức thực hiện các nội dung của Quy chế này đến cán bộ, nhân viên, người laođộng của đơn vị

4 Toàn thể cán bộ, nhân viên, người lao động các phòng chuyên môn,đơn vị có liên quan đến công tác soạn thảo văn bản có trách nhiệm tuân thủ theođúng các quy định tại tại Quy chế này

Điều 5 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ

1.Tổ chức:

a, Tại văn phòng công ty có bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư

và bộ phận làm công tác lưu trữ

b, Tại các phòng chuyên môn, đơn vị tùy vào chức năng, nhiệm vụ, cơ

cấu tổ chức của từng phòng, đơn vị về công tác tổ chức cán bộ mà Trưởngphòng, đơn vị bố trí đủ số lượng cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ thuộcphòng Hành chính hoặc tương đương

2 Nhiệm vụ của văn thư:

a, Thực hiện quy trình văn bản đi, văn bản đến;

b, Theo dõi, báo cáo Trưởng phòng hoặc người được giao trách nhiệm về

đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của phòng chuyên môn, đơn vị;

c, Giúp Trưởng phòng kiểm tra thể thức , hình thức và kỹ thuạt trình bày

văn bản hành chính; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu;

d, Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

e, Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục

cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, nhân viên;

f, Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan;

g, Lập hồ sơ, tài liệu đúng thời gian quy định;

h, áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư;

i, Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ và báo cáo đột xuất về công

tác văn thư

3 Nhiệm vụ của lưu trữ

* Đối với cán bộ lưu trữ:

a, Phát bìa hồ sơ cho các phòng chuyên môn để lập hồ sơ nộp vào lưu trữ;

b, Hướng dẫn, phối hợp với cán bộ, nhân viên các phòng chuyên môn và

cán bộ làm công tác lưu trữ lập hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào lưu trữ hiện hànhcủa cơ quan;

c, Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành;

d, Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

e, Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

f, Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ theo

quy định và thực hiện các thủ tục về tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

g, Lập danh sách các loại hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản trình

Giám đốc Công ty xem xét, quyết định;

h, Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất về công tác lưu

trữ

*Đối với cán bộ lưu trữ các đơn vị:

a, Mua, phát bìa hồ sơ cho cán bộ,nhân viên của đơn vị để lập hồ sơ nộp

lưu;

b, Hướng dẫn cán bộ, nhân viên của đơn vị lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

c, Xây dựng kế hoạch thu nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ của đơn vị;

d, Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đúng thời gian quy định; Điều 6 Bảo vệ bí mật Công ty trong công tác văn thư, lưu trữ