III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH MTV 207
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan. Công tác văn thư vô cùng quan trọng trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức. Nó là một phần không thể thiếu và chiếm một phần rất lớn trong nội dung của công tác văn phòng. Ngày nay công tác văn thư có một vị trí quan trọng trong hoạt động của cơ quan
Công tác văn thư gồm các nội dung như: Quản lý, sắp xếp, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lí và sử dụng con dấu, lập hồ sơ, sắp xếp bản lưu, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định. Quản lí cấp phát công lệnh như giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công nhân viên
Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi cũng như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến để chỉ đạo, thực hiện chức năng, nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua văn thư cơ quan
Công tác văn thư của công ty do 01 nhân viên phụ trách toàn bộ công việc Ưu điểm:
Thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cận thông tin với mọi người, được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị hiện đại như:
Máy điều hòa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo, tủ đựng tài liệu,…
đảm bảo yêu cầu của công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
Nhược điểm:
Tuy nhiên, do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan nên trong mô hình tổ chức công tác văn thư của Công ty TNHH MTV 207 còn tồn tại một số hạn chế nhỏ như: công tác phục vụ sử dụng bản lưu đôi khi chưa kịp thời do là cán bộ văn thư cùng lúc làm một số công việc khác và một số văn bản thất thoát.
2.2 Trách nhiệm của trưởng phòng Hành chính trong việc thực hiện công tác văn thư của Công ty:
Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của Công ty được tiến hành định kỳ mỗi năm một lần trên các lĩnh vực công tác của công ty nhằm loại bỏ những văn bản đã hết hiệu lực thi hành và áp dụng những văn bản mới
Tuy nhiên trong công tác văn thư việc kiểm tra, rà soát hệ thống hóa các văn bản liên quan còn hạn chế dẫn đến một số nghiệp vụ trong công tác văn thư của Công ty còn chưa áp dụng đúng theo quy định của nhà nước.
*Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Các văn bản của Công ty TNHH MTV 207 được ban hành ra trình bày đảm bảo tương đối đầy đủ về các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Thực hiện đúng các quy định về bố cục nội dung đối với văn bản mang tính chất quy định quyết định và các văn bản không mang tính chất quy định quyết định, ngôn ngữ trong văn bản trang trọng lịch sự mang đậm văn phong hành chính
Công ty TNHH MTV 207 không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính thông
thường.
*Quản lý giải quyết văn bản
Việc quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của Công ty đã thực hiện đúng các quy trình, nghiệp vụ nhờ đó các văn bản được giải quyết nhanh chóng, kịp thời mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý
Quy trình thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác quản lý và giải quyết văn bản đều do một nhân viên văn thư thực hiện vì vậy rất thống nhất và tập trung.
*Quản lý con dấu
Con dấu là cơ sở pháp lý cuối cùng đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của văn bản vì vậy bảo quản và sử dụng con dấu là nhiệm vụ hết sức quan trọng và cần thiết
Bộ phận văn thư của Công ty đã thực hiện:
-Con dấu của Công ty giao cho bộ phận văn thư bảo quản và sử dụng -Dấu được để trong két có chìa khóa riêng do nhân viên văn thư cất giữ -Văn thư có trách nhiệm với con dấu mình đã đóng vào các văn bản, không được đóng dấu tùy tiện
-Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ của Công ty
-Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng phải xin phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ
-Nếu để mất dấu hoặc lợi dụng việc bảo quản con dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.
*Lập hồ sơ hiện hành
Sau khi lập hồ sơ các cán bộ, nhân viên căn cứ và thời hạn quy định nộp vào lưu trữ cho từng loại tài liệu để thực các thủ tục nộp lưu
Cán bộ, nhân viên trong Công ty căn cứ vào các lĩnh vực công tác mình phụ trách để thu thập, bổ sung những văn bản lập thành hồ sơ nguyên tắc.
Những hồ sơ này không nộp vào lưu trữ mà thường được đóng thành các bộ và được sử dụng làm căn cứ pháp lý trong quá trình giải quyết công việc.
*Nhận xét chung:
-Ưu điểm: Công tác văn thư của Công ty thực hiện tốt và chặt chẽ một cách khoa học thông suốt, đảm bảo hoạt đông văn thư nói riêng và hoạt động của cơ quan nói chung.
-Nhược điểm: Bộ phận văn thư còn kiêm nhiệm