Mục 1:
LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 26. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 1.Nguyên tắc
Tất cả cán bộ, nhân viên có tên trong Danh mục hồ sơ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao liên quan liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hiện hành.
2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành a, Mở hồ sơ:
Hàng năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ của Công ty và thực tế công việc được giao, mỗi cán bộ, nhân viên chuẩn bị các bìa hồ sơ , ghi tiêu đề hồ sơ lên bỡa để quản lý văn bản liờn quan dến cụng việc giải quyết, ngoài bỡa ghi rừ tiờu đề hồ sơ. Trong quá trình giải quyết công việc, sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó.
b, Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:
Cán bộ nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ.
Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp.
c, Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu và loại ra các văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu không cần thiết để trong hồ sơ.
Các hồ sơ phải được biên mục đầy đủ.
3. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
- Hồ sơ lập ra phải thể đúng chức năng, nhiệm vujcuar đơn vị có hồ sơ;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của sự việc hay trình tự giải công việc;
- Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị pháp lý như nhau;
Cán bộ, nhân viên phải thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác quản lý tài liệu tại đơn vị; tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác của từng cá nhân phải được sắp xếp gọn gàng,khoa học, tiện cho công tác tra cứu, khai thác sử dụng theo quy định và có hiệu quả.
Điều 27. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
-Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Công ty.
- Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đối với tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình.
- Thủ tục giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Công ty.
Điều 28. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
-Trách nhiệm của giám đốc Công ty.
- Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính.
- Trách nhiệm của trưởng các đơn vị trong Công ty.
- Trách nhiệm của cán bộ, nhân viên văn thư lưu trữ.
Mục 2:
CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 29. Thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu lưu trữ
Hàng năm, nhân viên lưu trữ Công ty có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các phòng ban, cán bộ nhân viên xác định những loại hồ
sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ.
3. Hướng dẫn các phòng ban, cán bộ nhân viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, và lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Công ty.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 30. Chỉnh lý tài liệu 1.Nguyên tắc
a, Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trong sự hình thành của tài liệu theo trình tự giải quyết công việc.
b, Tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của đơn vị.
c, Nhân viên lưu trữ có trách nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ Công ty.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a, Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
b, Xác định thời gian bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn
c, Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
d, Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu, sử dụng tài liệu.
e, Lập danh mục xác định tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy.
Điều 31. Xác định giá trị tài liệu
1.Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau:
a, Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn.
b, Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
2. Thời hạn bảo quản tài liệu
Thực hiện Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của Công ty.
Điều 32. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Công ty 1.Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu
Trưởng phòng tham mưu thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho giám đốc Công ty về việc quyết định:
a, Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản.
b, Danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây
a, Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm tra thực tế tài liệu nếu cần
b, Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến tiêu hủy. Biên bản cuộc họp có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng và được lập thành hai bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu, một bản đưa và hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.
c, Thông qua biên bản trình giám đôc Công ty quyết định.
3. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm:
a, Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
b, Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
c, Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
d, Quyết định của giám đôc Công ty về việc cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
e, Quyết định hủy tài liệu hết giá trị.
f, Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị.
g, Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
Điều 33. Hủy tài liệu hết giá trị
Thẩm quyền của giám đóc Công ty trong việc quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan.
Thủ tục và hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Mục 3:
BẢO QUẢN, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1.Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu trữ do các cá nhân, phòng tự bảo quản phải đảm bảo an toan cho các hồ sơ, tài liệu đó.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải được tập trung bảo quản trong kho lưu trữ của Công ty. Nhân viên lưu trữ của Công ty có nhiệm vụ lập các công cụ thống kê cần thiết để quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu, thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên toàn bộ tài liệu lưu trữ trong kho.
3. Hồ sơ, tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ phải được để trong hộp(cặp) sắp xếp trên giá, tủ một cách khoa học, thuận tiện cho việc quản lý và khai thác, sử dụng.
4. Kho lưu trữ cần được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
Điều 35. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1.Tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, nhân viên Công ty. Cán bộ, nhân viên Công ty được nghiên cứu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi công tác chuyên môn hoặc lĩnh vực bản thân có trách nhiệm theo dừi.
2. Tài liệu lưu trữ chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu trữ. Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác cần sử dụng tài liệu ở ngoài nơi lưu trữ phải được giám đôc Công ty cho phép.
3. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ phải được giám đốc Công ty cho phép.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 37. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1.Việc thực hiện các nội dung của quy chế này là một trong những tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm đối với tập thể, cá nhân phòng chuyên môn, đơn vị thuộc Công ty.
2. Trường hợp cán bộ, nhân viên vi phạm các quy định tại Quy chế này
mà gây thiệt hại vật chất cho Công ty phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ, nhân viên.
Điều 37. Tổ chức thực hiện
1.Trưởng phũng Cụng ty cú trỏch nhiệm tổ chức theo dừi, đụn đốc, kiểm tra các phòng chuyên môn đơn vị thuộc Công ty thực hiện Quy chế này.
2. Trưởng các phòng ban, thủ trưởng các đơn vị thuộc Công tycos trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện các quy định tại Quy chế này đến cán bộ, nhân viên thuộc phạm vi quản lý.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc chưa phù hợp cần góp sửa đổi, điều chỉnh bổ sung thì các phòng chuyên môn, đơn vị cán bộ, nhân viên phản ánh kịp thời về phòng Hành chính để báo cáo giám đốc Công ty xem xét quyết định./.
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC -Trưởng các phòng, đơn vị thuộc chuyên môn
Công ty(TH);
-Bộ phận văn thư, lưu trữ; Dương Văn Vinh -Lưu: VT, VP.
3. Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của Công ty BỘ QUỐC PHềNG
CÔNG TY TNHH MTV 207 ---
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--- Số: /QĐ-HC Hà Nội, ngày tháng năm
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành quy chế văn hóa công sở ---
GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH MTV 207
Căn cứ Nghị định số 08/2012/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2012 ban hành Quy chế làm việc của Chính phủ;
Căn cứ Kế hoạch số:.../KH-HC ngày...tháng...năm 2014 về xây dựng quy chế văn hóa công sở của Công ty;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Hành chính, QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế văn hóa công sở tại Công ty.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng công báo. Những quy định trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.
Điều 3. Căn cứ Quy chế ban hành kèm theo Quyết theo này, các cán bộ, nhân viên trong Công ty chấp hành Quyết định này./.
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC
-Các phòng ban;
-Lưu: VP.
Dương Văn Vinh
BỘ QUỐC PHềNG CÔNG TY TNHH MTV 207
---
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--- QUY CHẾ
Văn hóa công sở tại Công ty TNHH MTV 207
(Ban hành kè theo Quyết định số /QĐ-HC ngày tháng năm của Giám đốc Công ty TNHH MTV 207)
--- Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
Quy chế này quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, nhân viên khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tai Công ty.
Điều 2. Nguyên tắc thực hiện văn hóa công sở
Việc thực hiện văn hóa công sở tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
1.Phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hóa dân tộc và điều kiện kinh tế - xã hội;
2. Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp, hiện đại;
3. Phù hợp với các quy định của pháp luật và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hóa nền hành chính nhà nước.
Điều 3. Mục đích
Việc thực hiện văn hóa công sở nhằm các mục đích sau đây:
1.Đảm bảo tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của Công ty;
2. Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, nhân viên trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành suất sắc nhiệm vụ được giao.
Điều 4. Các hành vi bị cấm
1.Hút thuốc lá trong phòng làm việc;
2. Sử dụng đồ uống có cồn tại Công ty, trừ trường hợp được sự đồng ý của giám đốc Công ty vào các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao;
3. Quảng cáo thương mại tại công sở.
Chương II
TRANG PHỤC, GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, NHÂN VIÊN TRONG CÔNG TY
Mục 1
TRANG PHỤC CỦA CÁN BỘ, NHÂN VIÊN Điều 5. Trang phục
1.Khi thực hiện nhiệm vụ cán bộ, nhân viên phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự;
2. Cán bộ, nhân viên có trang phục riêng thì thực hiện theo quy định của pháp luật.
Điều 6. Lễ phục
Lễ phục của cán bộ, nhân viên là trang phục chính thức được sử dụng trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài.
1.Lễ phục của nam cán bộ, nhân viên; bộ comple, áo sơ mi, carvat.
2. Lễ phục của nữ cán bộ, nhân viên; áo dài truyền thống, bộ comple nữ.
3. Đối với cán bộ, nhân viên là người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội dân tộc cũng coi là lễ phục.
Điều 7. Thẻ cán bộ, nhân viên Công ty
1.Cán bộ, nhân viên phải đeo thẻ khi làm nhiệm vụ.
2. Thẻ cán bộ, nhân viên phải có tên cơ quan, ảnh, họ tên, chức danh, số hiệu của cán bộ, nhân viên Công ty.
3. Thống nhất mẫu thẻ và cách đeo thẻ đối với cán bộ, nhân viên Công ty.
Mục 2
GIAO TIẾP VÀ ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, NHÂN VIÊN CÔNG TY Điều 8. Giao tiếp và ứng xử
Cán bộ, nhân viên khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp
luật.
Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, nhân viên phải có thái độ lịch sự, tôn trọng. Ngụn ngữ giao tiếp phải rừ ràng, mạch lạc, khụng núi tục, núi tiếng long, quát nạt.
Điều 9. Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp
Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp cán bộ, nhân viên phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.
Điều 10. Giao tiếp qua điện thoại
Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, nhân viên phải xưng tên, Công ty nơi công tác, trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột.
Chương III