Chương III BÀI TRÍ CÔNG SỞ
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
Với những kiến thức đã học được học và những kiến thức, kinh nghiệm rút ra từ thực tế, từ những ưu, nhược điểm và đi sâu vào tìm hiểu để giảm bớt những tình trạng trên ta phải thực hiện một số giải pháp sau:
Trong xu thế hội nhập hiện nay cùng với sự phát triển của khoa học – công nghệ,đặc biệt là các thành tựu về tin học, máy tính, viễn thông điều này đặt ra yêu cầu văn phòng cần phải được hiện đại hóa theo kịp sự phát triển của xã hội và phục vụ tốt hơn cho hoạt động quản lý
Để nâng cao hiệu quả công việc,đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công việc, văn phòng cần chú trọng đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực hoạt động của văn phòng nhằm giúp quá trình giải quyết công việc nhanh chóng kịp thời
Trong quá trình thực hiện, mỗi công việc trong văn phòng như xây dựng chương trình công tác, soạn thảo và ban hành các văn bản. Tăng cường triển khai thực hiện hiệu quả, cần xây dựng tiến tới hoàn thiện chuản hóa về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, cú sự phõn cụng nhiệm vụ cụng việc một cỏch rừ ràng khoa học và hợp lý, không để xảy ra tình trạng chồng chéo, bỏ xót việc hoặc ùn tắc trong quá trình thực hiện công việc
Văn phũng cần được sắp xếp rừ ràng và được kiện toàn ổn định tổ chức, có hình thức hợp đồng thuê nhân viên phục vụ, từng bước đổi mới hoạt động của công tác văn phòng
Tổ chức xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với hoạt động của Công ty để các quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa
Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
Tăng cường và nâng cao chất lượng thông tin báo cáo và duy trì thường xuyên chế độ báo cáo
Cần trang bị và sử dụng phần mềm công nghệ máy tính vào công tác quản lý văn thư – lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản. Tiến tới việc quản lý văn bản bằng phần mềm dữ liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm một cách nhanh chóng và các dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư
Cần quan tâm phát triển đồng bộ tất cả các lĩnh vực trong văn phòng để tạo nên sự phát triển chung, toàn diện cho văn phòng.
Trên đây là một số đề xuất những giải pháp trong công tác văn phòng của Công ty TNHH MTV 207 để bộ máy văn phòng ngày càng phát triển khoa học, hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian thực tập gần 02 tháng tại Công ty TNHH MTV 207 tuy thời gian thực tập không lâu em rút ra nhiều bài học quý giá lý thuyết và thực hành phải luôn song hành cùng nhau và có sự liên chặt chẽ không thể tách rời, quá trình thực tập là quá trình áp dụng lý luận vào thực tiễn. Em có thể làm tốt hơn các nghiệp vụ văn phòng của mình đã hiểu biết thêm rất nhiều về công việc
Đợt thực tập này đã giúp em trau dồi thêm rất nhiều kinh nghiệm, vừa ôn lại những kiến thức đã được tích lũy khi còn ngồi trên ghế nhà trường, vừa có thể phát huy, khơi dậy những tiềm năng của một nhà quản trị văn phòng trong tương lai, giúp em tự tin hơn khi đứng trước cánh cửa để hòa nhập với môi trường làm việc mới
Là cơ hội cho em quan sát và học hỏi những kinh nghiệm về tác phong làm việc chuyên nghiệp, cách ứng xử giao tiếp. Đây quả thực là một hành trang quý giá cho em tự tin bước vào cuộc sống độc lập
Trong thời gian thực tập em đã nhận được sự chỉ bảo tận tình của cán bộ nhân viên văn phòng em đã hoàn thành xuất sắc công việc được giao. Qua thực tế đã giúp em nắm vững hơn về nghiệp vụ văn phòng, đây là tiền đề giúp em làm tốt công việc của mình sau khi ra trường
Cuối cùng cho em gửi lời cảm ơn chân thành đến các cán bộ, nhân viên trong phòng Hành chính đã hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập tại Công ty TNHH MTV 207. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp đỡ và trang bị vốn kiến thức quý báu về công tác văn phòng trong suốt thời gian em học tập tại trường để giờ em có cái nhìn tổng quát và hoàn thiện hơn về công tác quản trị văn phòng, đồng thời em cũng xin chân thành cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn em trong đợt thực tập chuyên ngành Quản trị văn phòng là ThS. Lâm Thu Hằng cũng đã tận tình giúp đỡ và giảng dạy em trong quá trình thực tập vừa qua và trong việc viết bài báo cáo này.
Trên đây là bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của em. Do không tránh khỏi những thiếu xót, kính mong được sự quan tâm giúp đỡ , chỉ bảo và đóng góp ý kiến của thầy cô, bạn bè để bài bài cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên thực tập Chu Thị Thắm
Phần IV: PHỤ LỤC