Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU mới bảo THANH

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU MỚI BẢO THANH 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 4 1.1 Chức năng. 4 1.2 Nhiệm vụ của công ty. 4 1.3 Quyền hạn của công ty. 4 1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty. 5 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh 7 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 7 2.1.1.1 Chức năng của văn phòng 7 2.1.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng. 7 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng. 8 2.1.2 Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng. 9 2.1.2.1 Trưởng phòng Hành Chính 9 2.1.2.2 Bộ phận tổng hợp 10 2.1.2.3 Bộ phận văn thư – Lưu trữ 10 2.1.2.4 Bộ phận Hành chính quản trị 11 3. Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Bảo Thanh 11 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của công ty. 11 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Bảo Thanh 11 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty. 12 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 12 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty 12 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của công ty 12 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 14 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi đến. 14 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của công ty Bảo Thanh 15 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty 16 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty. 16 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 16 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 17 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang sử dụng trong công tác văn phòng của công ty Bảo Thanh. Nhận xét bước đầu những hiệu quả mang lại. 17 Phần 2: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU MỚI BẢO THANH 18 Chương 1: Những cơ sở lí luận chung về Xây dựng Văn hóa Công sở 19 1.1 Một số khái niệm cơ bản 19 1.1.1 Khái niệm Văn hóa 19 1.1.2 Khái niệm Công sở 19 1.1.3 Khái niệm Văn hóa công sở 19 1.1.4 Khái niệm xây dựng văn hóa công sở 19 1.2 Những biểu hiện của Văn hóa công sở. 20 1.3 Ý nghĩa và Lợi ích của việc xây dựng văn hóa Công sở trong Doanh Nghiệp. 20 1.3.1 Ý nghĩa 20 1.3.2 Lợi ích 21 Chương 2: Thực trạng xây dựng văn hóa công sở của Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh 22 2.1 Quá trình hình thành văn hóa công sở của công ty 22 2.2 Những đặc trưng Văn hóa công sở hiện tại ở Công ty TNHH Bảo Thanh 23 2.2.1. Văn hóa Công Sở thông qua các hoạt động hướng nội của Công ty. 23 2.2.2. Văn hóa công sở thông qua các hoạt động hướng ngoại của Công ty. 30 2.3. Đánh giá Văn hóa Công sở tại Công ty Bảo Thanh. 32 2.3.1. Những kết quả đạt được: 32 2.3.2. Giá trịVăn hóa Công ty Bảo Thanh. 34 2.3.3. Một số mặt còn hạn chế của văn hóa công sở tại công ty Bảo Thanh 35 Chương 3: Giải Pháp và Kiến Nghị 36 3.1 Một số giải pháp hoàn thiện văn hóa công sở tại Công ty Bảo Thanh 36 3.1.1 Hoàn thiện văn hóa kiểu gia đình hay văn hóa cộng đồng. 36 3.1.2 Củng cố văn hóa thứ bậc. 37 3.1.3 Phát triển văn hóa thị trường và tăng cường văn hóa riêng biệt, sáng tạo. 38 3.1.4 Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá năng lực nhân viên tại công ty Bảo Thanh 38 3.1.5 Cụ thể hóa 5 đặc trưng văn hóa của Công ty: 40 3.2 Kiến Nghị 41 3.2.1 Đối với nhà nước. 41 3.2.2 Đối với Công ty Bảo Thanh 42 KẾT LUẬN 43 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1

Phần 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU MỚI BẢO THANH 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 4

1.1 Chức năng 4

1.2 Nhiệm vụ của công ty 4

1.3 Quyền hạn của công ty 4

1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty 5

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh 7

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 7

2.1.1.1 Chức năng của văn phòng 7

2.1.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng 7

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng 8

2.1.2 Bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng 9

2.1.2.1 Trưởng phòng Hành Chính 9

2.1.2.2 Bộ phận tổng hợp 10

2.1.2.3 Bộ phận văn thư – Lưu trữ 10

2.1.2.4 Bộ phận Hành chính quản trị 11

3 Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Bảo Thanh 11

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của công ty 11

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Bảo Thanh 11

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty 12

3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 12

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty 12

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của công ty 12

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 14

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi- đến 14

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của công ty Bảo Thanh 15

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty 16

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty 16

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 16

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 17

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang sử dụng trong công tác văn phòng của công ty Bảo Thanh Nhận xét bước đầu những hiệu quả mang lại 17

Phần 2: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU MỚI BẢO THANH 18 Chương 1: Những cơ sở lí luận chung về Xây dựng Văn hóa Công sở 19

1.1 Một số khái niệm cơ bản 19

1.1.1 Khái niệm Văn hóa 19

1.1.2 Khái niệm Công sở 19

1.1.3 Khái niệm Văn hóa công sở 19

1.1.4 Khái niệm xây dựng văn hóa công sở 19

1.2 Những biểu hiện của Văn hóa công sở 20

1.3 Ý nghĩa và Lợi ích của việc xây dựng văn hóa Công sở trong Doanh Nghiệp 20

1.3.1 Ý nghĩa 20

1.3.2 Lợi ích 21

Chương 2: Thực trạng xây dựng văn hóa công sở của Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh22

2.1 Quá trình hình thành văn hóa công sở của công ty 22

2.2 Những đặc trưng Văn hóa công sở hiện tại ở Công ty TNHH Bảo Thanh 23 2.2.1 Văn hóa Công Sở thông qua các hoạt động hướng nội của Công ty 23

2.2.2 Văn hóa công sở thông qua các hoạt động hướng ngoại của Công ty 30

2.3 Đánh giá Văn hóa Công sở tại Công ty Bảo Thanh 32

2.3.1 Những kết quả đạt được: 32

2.3.2 Giá trịVăn hóa Công ty Bảo Thanh 34

2.3.3 Một số mặt còn hạn chế của văn hóa công sở tại công ty Bảo Thanh 35 Chương 3: Giải Pháp và Kiến Nghị 36 3.1 Một số giải pháp hoàn thiện văn hóa công sở tại Công ty Bảo Thanh .36 3.1.1 Hoàn thiện văn hóa kiểu gia đình hay văn hóa cộng đồng 36

3.1.2 Củng cố văn hóa thứ bậc 37

3.1.3 Phát triển văn hóa thị trường và tăng cường văn hóa riêng biệt, sáng tạo 38

3.1.4 Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá năng lực nhân viên tại công ty Bảo Thanh 38

3.1.5 Cụ thể hóa 5 đặc trưng văn hóa của Công ty: 40

3.2 Kiến Nghị 41

3.2.1 Đối với nhà nước 41

3.2.2 Đối với Công ty Bảo Thanh 42 KẾT LUẬN 43

PHẦN PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại toàn cầu hóa như hiện nay, để hòa nhập với tiến trình pháttriển của thời đại đòi hỏi người cán bộ văn phòng không chỉ có kiến thức mà cần

có kỹ năng, không chỉ lý luận mà cần có thực tiễn Vì vậy thực tập là một giaiđoạn quan trọng và cần thiết của mỗi sinh viên Đây là thời gian để toàn bộ cácsinh viên củng cố lại kiến thức đã học và trau dồi thêm kiến thức thực tế, chuyênmôn nghiệp vụ cũng như thực hiện công việc và tác phong làm việc đúng đắn

Nghị quyết Trung ương 5 khoá VIII của Đảng Cộng sản Việt Nam đãkhẳng định: “ Văn hoá là nền tảng tinh thần của xã hội, vừa là mục tiêu vừa làđộng lực thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội.”Chúng ta phải làm cho văn hoáthấm sâu vào mọi lĩnh vực của đời sống, nhất là trong lĩnh vực kinh tế Vì vậyvăn hoá công sở được coi là nguồn lực nội sinh, là sợi chỉ đỏ xuyên suốt kết nốimọi thành viên, mọi phòng ban trong công ty tạo thành một khối vững chắc,giúp doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn, sóng gió trên con đường hội nhập vàphát triển bền vững Góp phần vào thành công của sự nghiệp công nghiệp hoá,hiện đại hoá đất nước

Tuy nhiên, bên cạnh đó còn nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng đến lợinhuận, coi lợi nhuận như là một “tiêu chuẩn duy nhất” để tồn tại doanh nghiệp,không quan tâm đến việc xây dựng “Văn hoá Công sở” Từ đó dẫn đến lươngtâm, phẩm giá của người lao động bị giảm sút, làm ăn kém hiệu quả, chất lượngsản phẩm không đảm bảo, trình độ quản lý, kinh doanh kém, cạnh tranh khônglành mạnh, không trả lương, trả thưởng cho người lao động đúng thời hạn,không đảm bảo vệ sinh an toàn lao động, làm cho người lao động không hứngthú làm việc, không gắn bó với doanh nghiệp Tất cả những điều trên cho thấy,các doanh nghiệp thiếu hẳn vai trò của văn hoá trong sản xuất kinh doanh Haynói một cách khác là các doanh nghiệp chưa thực sự hình thành cho mình mộtVăn hóa Công Sở

Chính vì những lẽ trên, vấn đề xây dựng văn hóa Công sở trong Doanh

nghiệp trở nên hết sức cần thiết trong điều kiện hiện nay Mỗi doanh nghiệp phải

tự xây dựng cho được một nền văn hóa phù hợp Có như vậy mới có thể tạo rađược các giá trị riêng cho doanh nghiệp thích ứng được nhu cầu cạnh tranh và

có sức sống.Văn hóa Công Sở không phải được xây dựng trong 1 hay 2 năm màcần có định hướng và mục tiêu lâu dài Có thể nói rằng văn hoá Công Sở là cáicòn thiếu khi doanh nghiệp đã có tất cả và là cái còn lại khi doanh nghiệp khôngcòn nữa

Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh là một doanhnghiệp hoạt động trong lĩnh vực Dịch Vụ Nhiều năm qua vấn đề xây dựng vàphát triển văn hóa Công Sở ở Công ty rất được chú trọng và mang tầm chiếnlược lâu dài Điều này rất phù hợp với hướng nghiên cứu mà tôi chọn nên sau

khi thực tập tại Công ty tôi quyết định chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp xây dựng văn hóa Công Sở tại Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh” làm Báo Cáo thực tập tốt nghiệp của mình.

Phần 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH

PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU MỚI BẢO THANH

Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh được thành lậpngày 10 tháng 5 năm 2002 do Sở Kế hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hà Nội cấp

và hoạt động cho tới nay.Ngay từ khi thành lập, với quy mô là một công ty tưnhân nhỏ nhưng công ty luôn đặt tiêu chí lợi ích của khách hàng lên hàng đầu

Vì vậy uy tín cũng như tên tuổi của Công ty đã được nhiều khách hàng biết đến,sản phẩm của công ty đã có mặt trong nhiều lĩnh vực và các Doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động và phát triển, công ty đã không ngừng pháttriển và mở rộng quy mô hoạt động của mình Khi mới thành lập công ty cungcấp các mặt hàng của mình chủ yếu cho những khách hàng trong khu vực HàNội và một số khách hàng lẻ do mối quan hệ quen biết từ trước, nhưng hiện naycông ty đã đủ năng lực cung cấp các mặt hàng của mình không chỉ ở khu vực HàNội mà còn phân phối cho các đơn vị ở khắp các tỉnh Miền Bắc Sau 13 nămhoạt động, nhân viên của công ty đã tăng không ngừng về số lượng cũng nhưchất lượng phục vụ khách hàng Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên đượcđào tạo chính quy tại các trường đại học và cao đẳng, làm việc với tinh thầntrách nhiệm cao Đặc biệt đội ngũ nhân viên kinh doanh phải thường xuyênnghiên cứu, tìm hiểu thị trường, gặp gỡ khách hàng và tạo mối quan hệ tốt vớikhách hàng Tuy công việc vất vả và đòi hỏi có sự tìm hiểu kỹ lưỡng về đối tácnhưng đội ngũ cán bộ nhân viên luôn làm việc hết sức mình và đã mang lại chocông ty ngày càng nhiều mối quan hệ với khách hàng Vì vậy doanh thu củacông ty mỗi năm tăng lên đáng kể

Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế của cả nước, hoạt độngcủa công ty đã đi vào ổn định, phát triển, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra

và kinh doanh có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước,đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được cải thiện và nângcao

-Tên đầy đủ: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU MỚI BẢO THANH

-Tên viết tắt: Công ty TNHH Bảo Thanh

- Hình thức công ty: Công ty TNHH

1.2 Nhiệm vụ của công ty.

 Nâng cao tiêu thụ và Kinh doanh đúng danh mục các mặt hàng đãđăng ký kinh doanh

 Thực hiện đầy đủ các chính sách và pháp luật của nhà nước

 Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định

 Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định của nhà nước

1.3 Quyền hạn của công ty.

Mỗi phòng ban có quyền hạn và trách nhiệm riêng quy định rõ phân cấp

từ trên xuống dưới, từ bộ phận lãnh đạo tới các phòng, ban Bộ phận quản lý củacông ty hoạt động nhịp nhàng, hài hoà

Lập kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý Tổ chức, sắp xếp, điều động nhânlực phù hợp để kiểm tra chất lượng nguyện vật liệu đầu vào Phân loại, đánh giánguyên vật liệu đầu vào, lựa chọn nhà cung ứng phù hợp với yêu cầu của thực tế.

1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty.

Các phòng ban đều có một bộ máy quản lý riêng thích hợp nhằm đảm bảohoạt động của từng khâu, từng bộ phận trong toàn hệ thống phối hợp nhịpnhàng, không gián đoạn và đạt hiệu qua cao nhất nhằm phát triển sản xuất về sốlượng lẫn chất lượng với chi phí thấp nhất đồng thời không ngừng cải thiện điềukiện lao động, nâng cao đời sống cả về chất lượng tinh thần cho mọi thành viên.Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh là một doanh nghiệphạch toán kinh tế độc lập, bộ máy quản lý tổ chức thành các phòng ban với chứcnăng quản lý nhất định và được phân cấp bậc rõ ràng, điều này cho phép xácđịnh rõ trách nhiệm, tránh được sự chồng chéo bất hợp lý mà lắm khi gây phiền

hà, cản trở và đình trệ sản xuất Thêm vào đó các cán bộ cao cấp không phải mấtthời gian giải quyết các vụ việc lặt vặt, tập trung quản lý tổ chức mang tính khoahọc mà Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh đã chủ độngtháo gỡ được những khó khăn, cản trở rất kịp thời và hiệu quả

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

(Sơ đồ: Phụ lục I)

Giám đốc:

Là người đứng đầu Công ty, chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanhcủa Công ty và đặc biệt có nhiệm vụ hoàn thành kế hoạch sản xuất và kinhdoanh, thực hiện đầy đủ các quyết định, đại diện cho Công ty trong quan hệ vớiNhà nước về các bên thứ 3 về tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động củaCông ty trong phạm vi điều lệ của công ty

Điều động và luân chuyển nhân viên khi cần.

Phối hợp với bộ phận kinh doanh để theo dõi hiện trạng từng nhãn hiệucủa công ty

Phối hợp với bộ phận kinh doanh trong việc sáng tạo và phát triển các vậtphẩm quảng cáo tại cửa hiệu, các chương trình khuyến mãi

Lên kế hoạch các hoạt động PR và lập ngân sách theo chiến lược ngắnhạn và dài hạn của công ty Tổ chức các sự kiện (họp báo, hội thảo, soạn thôngcáo báo chí, cung cấp thông tin ra bên ngoài) Xây dựng, duy trì và phát triểncác mối quan hệ với các cơ quan truyền thông Đánh giá kết quả truyền thôngdựa trên khảo sát Chăm sóc website, đưa tin bài lên website Tổ chức các hoạtđộng trong nội bộ công ty nhằm tạo tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trongcông ty

Đảm bảo mục tiêu của Marketing luôn gắn liền với kinh doanh

Tạo mối quan hệ với các khách hàng trung gian để thúc đẩy doanh sốthông qua việc tổ chức các hội nghị khách hàng, chương trình khách hàng thânthiết…

Cập nhập và đưa ra những phản hồi về thị trường và thông tin đối thủcạnh tranh, đề xuất những hoạt động phản ứng lại đối thủ cạnh tranh nhằmchiếm ưu thế trên thị trường

Tổ chức các hội chợ thương mại trong nước và quốc tế

Kết hợp với bộ phận kinh doanh đưa ra chiến lược phát triển mới

Phòng tài chính kế toán

Là quản lý lập kế hoạch cho các hoạt động tổ chức, kết hợp với cácphòng ban khác trong Công ty trong các hợp đồng mang tính chất chiến lược vàchịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về hoạt động của các phòng nhân sự,phòng Tài chính

Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ vận hành máy móc để tạo ra sản phẩm Phòng hành chính bảo vệ:Có nhiệm vụ quản lý tài sản của Công ty

không bị mất mát

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

2.1.1.1 Chức năng của văn phòng

Văn phòng công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh là cơquan tham mưu, tổng hợp hậu cần cho Ban giám đốc và toàn công ty

- Tổ chức, phục vụ hoạt động công ty

- Tham mưu cho việc xây dựng các quy chế, các quy định tổ chức điểu

hành của công ty

- Tham mưu cho công ty thực hiện công tác Văn thư - Lưu trữ.

- Tham mưu về việc bao hiểm xã hội cho toàn bộ nhân viên công ty.

- Tham mưu về tuyển nhân sự.

- Xây dựng và tổ chức các chương trình cho khóa đào tạo, đảm bảo được

tiến hành thường xuyên, hiệu quả

- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin sao cho hiệu quả.

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho lãnh đạo và chịu trách nhiệm về

pháp lý, kỹ thuật soạn thả văn bản của công ty ban hành

- Xây dựng, tổ chức củng cố bộ máy Văn phòng.

- Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của Văn phòng.

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của công ty, giữ vai trò là chiếc cầu

liên hệ với các đối tác

2.1.1.2 Nhiệm vụ của Văn phòng.

Xây dựng và trình Ban giám đốc chương trình làm việc, kế hoạch côngtác thường kỳ của công ty

Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự chỉ đạo lãnh đạo,điều hành của ban Giám đốc theo quy định Thực hiện các thông tin báo cáođịnh kỳ đột xuất được giao theo quy định

Trình ban Giám đốc các kế hoạch phát triển dài hạn, ngắn hạn của công ty

và các chương trình thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công việc thuộc phạm vi Vănphòng

Phối hợp với các phòng ban, bộ phận thực hiện các kế hoạch được Banlãnh đạo phê duyệt

Giúp ban Giám đốc duy trì mối quan hệ công tác với khách hàng, đối táctrong và ngoài công ty

Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của công ty, và cácvăn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan

Lên kế hoạch, tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách của côngty

Đảm bảo cho các cơ sở vật chất, điều kiện làm việc sao cho hiệu quả nhất.Thực hiện các nhiệm vụ khác do ban lãnh đạo công ty giao

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng.

Trưởng phòng có nhiệm vụ và quyền hạn:

- Chỉ đạo các bộ phận trực thuộc, tham mưu xây dựng, trình ban Giámđốc chương trình làm việc, kế hoạch công tác thường kỳ của của công ty; đôn

đốc kiểm tra các bộ phận việc thực hiện các quyết định, chỉ thị của cấp trên.

- Chỉ đạo các bộ phận chuyên môn xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục

vụ sự lãnh đạo chỉ đạo, điều hành của công ty và ban Giám đốc

- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác Văn thư - Lưu trữ

- Tham mưu cho ban lãnh đạo, Giám đốc giữ các mối quan hệ lâu dài vớiđối tác, khách hàng

- Lập kế hoạch giới thiệu sản phẩm, chăm sóc khách hàng của công ty

- Giải quyết các đề xuất, yêu cầu của cán bộ, nhân viên công ty

Lập chương trình công tác của Phòng Hành chính

Chỉ đạo công tác Văn thư - Lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ công ty.Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty, chỉ đạo, tổ chức tiếpđón khách đến làm việc tại công ty

Thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể: Tổ chức nhân viên, cải cách hànhchính, thi đua khen thưởng, quản lý tài chính cơ quan

các mối quan hệ, làm việc độc lập và biết cách giải quyết công việc tập thể.

- Có trình độ và nghiệp vụ chuyên môn giỏi

- Am hiểu về quản trị, phát triển nguồn nhân lực

- Thành thạo công nghệ thông tin như các phần mềm: Word, Excel,Powerpoint, phần mềm quản lý nhân sự, phần mêm quản ly Văn thư - Lưu trữ…

- Khả năng giao tiếp và thuyết phục tốt

- Biết cách sắp xếp công việc, phân công nhân lực hợp lý

Chịu được áp lực công việc, có khả năng công tác xa nhà

*Mối quan hệ.

- Quan hệ nội bộ:

+ Ban lãnh đạo: Tham mưu cho ban Giám đốc một số công việc thuộclĩnh vực chuyên môn của phòng Hành chính Báo cáo công việc thường xuyềnđối với cấp trên và nhận chỉ đạo giải quyết công việc

+ Các phòng ban khác: Có trách nhiệm phối hợp, trao đổi và hướng dẫncông tác chuyên môn

+ Các tổ trong phòng Hành chính: Luôn hòa đồng với mọi người, lắngnghe ý kiến phản hồi của nhân viên và chỉ đạo việc thực hiện công việc mộtcách khoa học có hiệu quả

* Bên ngoài: Trưởng phòng Hành chính là đại diện công ty, do vậy phải

có khả năng giao tiếp tốt

2.1.2.2 Bộ phận tổng hợp

Là bộ phận giúp Trưởng phòng thực hiện công tác thông tin tổng hợp,tham mưu cho thủ trưởng, xây dựng công tác tuần cho lãnh đạo cơ quan, tổ chứcthẩm định đề án, biên soạn các văn bản khác của cơ quan khi được cấp trên giao

2.1.2.3 Bộ phận văn thư – Lưu trữ

- Bộ phận văn thư là một mắt xích quan trọng trong hoạt động của Vănphòng Tiếp nhận, chuyển giao kịp thời các văn bản theo đúng sự điều hành củaTrưởng phòng Bảo quản tài liệu, con dấu theo chế độ bảo mật và quy định bảo

vệ bí mật của công ty

- Bộ phận Lưu trữ: Đây là bộ phận làm công tác lưu trữ và quản lý kho

lưu trữ của công ty Giúp trưởng phòng và giám đốc công ty quản lý, chỉ đạocông tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của giám đốc công ty.

2.1.2.4 Bộ phận Hành chính quản trị

Thường xuyên kiểm tra, phát hiện, báo cáo đề xuất sửa chữa thay thế vàgiám sát việc sữa chữa, thay thế các thiết bị, cơ sở vật chất của công ty Chịutrách nhiệm tham mưu đề xuất việc mua sắm các trang thiết bị, các cơ sở vậtchất phục vụ lãnh đạo và hoạt động chung của công ty

3 Công tác văn thư, lưu trữ của Công ty TNHH Bảo Thanh

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của công ty.

Hiện tại Công ty đang áp dụng các văn bản sau:

- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001

- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật Lưu trữ

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004

về công tác văn thư

- Thông Tư số 07/2012/TT-BNV ngày 21 tháng 11 năm 2012 của BộNội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưutrữ cơ quan

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Bảo Thanh

Công tác văn thư là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý doanhnghiệp nói chung, và doanh nghiệp Bảo Thanh nói riêng Hoạt động văn thư làhoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, cho công việccủa toàn công ty

Xác định rõ tầm quan trọng của công tác văn thư, công ty TNHH BảoThanh luôn chú ý chỉ đạo mọi mặt hoạt động của công tác này Công tác văn thưgóp phần lớn cho việc giải quyết công việc, giữ lại đầy đủ các văn bản về mọimặt hoạt động của công ty

Trong văn bản quy định về quy trình làm việc của Phòng Hành chính đãnói rất cụ thể về cách thức làm việc và quy trình tiếp nhận văn bản giấy tờ, nhânviên phụ trách mảng công việc này cứ theo quy định mà làm và trong quá trình

làm việc nếu có gì không hợp lý thì có ý kiến đến trưởng phòng Đây cũng làcách làm việc khoa học và rất logic

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của công ty.

3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty

Văn bản quản lý của Công ty BảoThanh ban hành theo đúng thẩm quyền,luôn bảo đảm tính pháp lý và tính khả thi của văn bản

Công ty có thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản sau:

- Văn bản hành chính: quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, hướng dẫn,thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình,công văn, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, thư mời, giấy mời, giấygiới thiệu, giấy đi đường, phiếu chuyển

- Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.Mỗi năm công ty thành lập đoàn kiểm tra và rà soát hệ thống văn bản hóacủa công ty Để kiểm tra xem văn bản ban hành có đúng thẩm quyền không,đúng luật, nội dung và thể thức không Từ đó tổng kết được mô hình tổ chức vănthư của công ty, rút ra được những ưu và nhược điểm để có những biện phápkhắc phục kịp thời

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty

Soạn thảo tất cả các loại văn bản của công ty đều phải tuân theo quy định,

đó là soạn thảo theo thông tư 01/2011/TT-BNV về việc hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản Hành chính, Văn bản trao đổi với cơ quan tổ chứcnước ngoài thì thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và theo thông lệ quốc

tế Thống nhất cả về hình thức và nội dung của các loại văn bản Chính vì thếcông ty TNHH Bảo Thanh đã soạn thảo mẫu văn bản cho toàn bộ các phòngban

* Các mẫu văn bản soạn thảo: (phụ lục III)

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của công ty

Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của công ty là trình tự

các bước được sắp xếp khoa học và nhất thiết phải tiến hành trong công tác soạnthảo và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vihoạt động

- Xác định tên loại văn bản

- Thu thập và xử lý thông tin

Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo

- Lập đề cương:

+ Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện

ở nội dung văn bản

- Viết bản thảo:

+ Kiểm tra, rà soát bản thảo, kiểm tra bố cục nội dung

+ Kiểm tra thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt và trình bày

Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản

- Các phòng ban soạn thảo văn bản trình Hồ sơ trình duyệt dự thảo vănbản lên cấp trên để xem xét thông qua

- Hồ sơ trình duyệt bao gồm:

+ Tờ trình

+ Bản dự thảo

+ Các văn bản giấy tờ khác liên quan

Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản

- Ghi số , ngày tháng năm ban hành văn bản

- Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản

- Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản

- Nhân văn bản đủ số lượng ban hành

- Đóng dấu công ty

- Bao gói và chuyển giao văn bản

Nhìn chung quy trình soạn thảo văn bản quản lý của công ty TNHH BảoThanh là thực hiện đúng theo quy định hiện hành của nhà nước Các bước trongquy trình soạn thảo văn bản là tương đối rõ ràng, rành mạch và có sự logic Cácbước được sắp xếp theo một trình tự khoa học và hợp lý từ đó dễ dàng cho việcsoạn thảo văn bản của công ty Cắt bớt các khâu rờm rà không cần thiết mang lạihiệu quả cao trong quá trình soạn thảo văn bản

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi- đến.

Tậphợp vănbảntrình ký(3)

Kiểm trathể thứcvăn bản(4)

VPHVTrình kýBan Giámđốc(5)

Xử lý vănbản tại vănthư côngty(6)

-Diễn giải qui trình

Bước 1: Nhân viên hoặc văn thư đơn vị được giao nhiệm vụ có trách

nhiệm soạn thảo văn bản

Bước 2: Trưởng Phòng đơn vị kiểm tra, ký nháy vào một trong các văn

bản gốc và chịu trách nhiệm nội dung văn bản

(Lãnh đạo đơn vị ký nháy sau chữ cuối cùng của nội dung văn bản)

Bước 3: Nhân viên hoặc văn thư đơn vị chuyển văn bản trình ký đến Bộ

phận văn thư của công ty

Bước 4: Trưởng phòng kiểm tra, ký nháy và chịu trách nhiệm về thể thức

văn bản

Bước 5: Văn thư Công ty trình ký Ban Giám đốc theo lĩnh vực được phụ

Bước 6: Văn bản Ban Giám đốc đã ký chuyển vềVăn thưcông ty, đóng

dấu, vào sổ theo dõi, lưu 1 văn bản gốc (văn bản có 3 chữ ký) các văn bản cònlại trả về đơn vị để làm thủ tục gửi văn bản tới các đơn vị trong, ngoài công ty

Vào sổtheo dõi(3)

Gửi vănbản đếncác đơn

vị, cánhân(4)

- Diễn giải qui trình

Bước 1: Văn thư công ty chịu trách nhiệm tiếp nhận và phân loại văn bản

gửi đến trình

Trưởng các phòng ban của công ty

Bước 2: Trưởng phòng phê duyệt Văn bản trước khi chuyển đến các đơn

vị, cá nhân

Bước 3: Văn thư vào sổ theo dõi, lưu bản gốc tại Văn thư công ty

Bước 4: Văn thư Scan văn bản đến Chuyển văn bản tới các đơn vị, cá

nhân theo đúng phê duyệt của Trưởngphòng bằng đường thư điện tử (E_Mail)

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của công ty Bảo Thanh

Lập Hồ sơ hiện hành là công việc thường xuyên của tất cả các phòng ban,không phải chỉ có ở phòng hành chính Các văn bản tài liệu của một công ty doanhnghiệp tư nhân là không ít, do vậy việc lập hồ sơ hiện hành phải thật thành thạo,làm theo đúng quy trình và chọn lọc những văn bản cần thiết lập hồ sơ

- Tất cả công nhân viên trong công ty khi làm việc có liên quan đến côngvăn , giấy tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm , đến thời

hạn quy định nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của công ty

Tài liệu lưu trữ phản ánh một cách chân thực về tình hình phát triển củacông ty TNHH Bảo Thanh Do đó, việc bảo quản tốt tài liệu lưu trữ có ý nghĩa

vô cùng quan trọng, có tính lâu dài

Công ty TNHH Bảo Thanh có 01 cán bộ lưu trữ, có nhiệm vụ thu thập, bổsung tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ của công ty

đã được bố trí kho lưu trữ 20m2 làm kho chuyên dụng bảo quản tài liệu lưu trữcủa công ty Không gian thoáng, khô và có các biện pháp tránh chuột gián, cáccon côn trùng phá hoại khác vào kho Trong kho được chuẩn bị 04 giá sắt đểđựng tài liệu, 01 tủ sắt để đựng hồ sơ, 02 hòm cất giữ tài liệu quan trọng, 01 tủlàm bằng gỗ và 04 bình chữa cháy Ngoài ra, công ty đã tiến hành chuẩn bị cho

bộ phận lưu trữ 250 cặp ba dây, 100 bìa hồ sơ, 10 hộp ghim giấy… tất cả là đểphục vụ cho việc thu thập, lưu trữ và bảo quản tài liệu Nếu thiếu, hoặc hết một

số đồ dùng cho lưu trữ thì nhân viên lưu trữ viết giấy Oder hàng lên trưởngphòng Hành chính

Lãnh đạo công ty được trưởng phòng Hành chính tham mưu về một sốvăn bản quy định công tác lưu tữ và cách thức giải quyết công việc lưu trữ saocho có hiệu quả, giúp cho việc thực hiện công việc của văn thư được thuận lợihơn

Công ty đã ban hành những quy trình thực hiện công tác lưu trữ, Quytrình làm việc của phòng Hành chính

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty.

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.

Nhìn chung trang thiết bị văn phòng của công ty Bảo Thanh là tương đốiđầy đủ, cơ sở vật chất tiện nghi đảm bảo phục vụ cho tốt nhất cho công nhânviên làm việc tại công ty

Văn phòng công ty Bảo Thanh là một phòng khép kín, được trang bị đầy

đủ các trang thiết bị cần thiết để tiến hành các công việc chuyên môn như:

- Các phương tiện kỹ thuật gồm: Máy tính ( có kết nối internet), Máy in,Máy fotocopy, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị âm thanh nghe nhìn, điện thoại,Fax,…

- Các dụng cụ làm việc: Bàn, Ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòngphẩm

- Các dụng cụ cần thiết khác: Hộp y tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy,…

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.

(Sơ đồ: Phụ lục IV)

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang sử dụng trong công tác văn phòng của công ty Bảo Thanh Nhận xét bước đầu những hiệu quả mang lại.

Trong quá hoạt động công ty Bảo Thanh đã sử dụng các phần mềm côngtác văn phòng như sau:

- Phần mềm quản lý tiền lương ( Smart- HRM)

- Phần mềm quản lý văn bản – Công việc (Perfect Dispatch)

- Phần mềm quản lý khách hàng (Perfect CRM)

( Hình ảnh: Phụ lục V)

 Nhận xét bước đầu những hiệu quả mang lại.

- Tiết kiệm thời gian và chi phí

- Quản lí quả các nguồn lực

- Phối hợp hiệu quả với Phòng ban khác nhau

- Cải thiện khả năng quản lý

- Xử lý một khối lượng công việc lớn

- Nâng cao hiệu quả kinh doanh

Phần 2: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN

THƯƠNG HIỆU MỚI BẢO THANH

Tất cả những công trình nghiên cứu, những bài viết về văn hóa công sở của các tác giả khác nhau rất có ý nghĩa cho việc hình thành cơ sở lý luận về Văn hóa công sở trong Doanh Nghiệp Nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu chuyên sâu và có hệ thống về văn hóa công sở ở Việt Nam nói chung và ở địa bàn Hà Nội nói riêng đặc

biệt trong các Doanh nghiệp Tư nhân Vì vậy đề tài“Thực trạng và giải pháp xây

dựng văn hóa Công sở tạiCông ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh” mong muốn được góp một phần nhỏ vào việc xây dựng cơ sở lý luận về

Công sở ,đồng thời đưa ra một số phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả xây dựng văn hoá công sở trong các Doanh nghiệp Tư nhân thúc đẩy doanh nghiệp phát triển một cách bền vững Qua đó khẳng định vai trò “chủ đạo” của Doanh Nghiệp trong nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay, đây cũng chính là những nét mới của

đề tài.

Kết cấu đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Nhưng cơ sở lí luận chung về văn hóa công sở

Chương 2: Thực Trạng xây dựng văn hóa công sở tại Công ty TNHH Phát Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh

Chương 3: Giải Pháp và Kiến Nghị

Chương 1: Những cơ sở lí luận chung về Xây dựng Văn hóa Công sở

1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1Khái niệm Văn hóa

Văn hoá là toàn bộ những hoat động sáng tạo và giá trị của nhân dân mộtnước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựngnước và giữ nước Văn hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dântộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tụctập quán, lối sống và lao động

1.1.2 Khái niệm Công sở

Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiếnhành một công việc chuyên ngành của nhà nước Công sở là một tổ chức thựchiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản

để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhànước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao Lànơi tiếp nhận yêu cầu, đề nghị, khiếu nại của công dân Do đó, công sở là một bộphận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý Nhà Nước

1.1.3 Khái niệm Văn hóa công sở

Văn hoá công sở là một dạng đặc thù của văn hoá xã hội bao gồm tổngthể các giá trị, chuẩn mực, vẻ đẹp và cách hành xử trong hoạt động công sở, màcác thành viên trong công sở cùng tiếp nhận để ứng xử với nhau trong nội bộcông sở và phục vụ cộng đồng với sự tác động của hệ thống quan hệ thứ bậcmang tính quyền lực và tính xã hội

1.1.4Khái niệm xây dựng văn hóa công sở

Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có

kỉ cương và dân chủ Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thànhviên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quanmình Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kĩ luật cơ quan, phải chú ý đến danh

dự của cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên những

nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội.

1.2 Những biểu hiện của Văn hóa công sở.

Để xem xét các khía cạnh khác nhau của văn hóa tổ chức trong một công

sở cụ thể mà ở đây được gọi là văn hóa công sở, chúng ta có thể dựa vào một sốbiểu hiện cụ thể của các hành vi điều hành và hoạt động của công sở đó như sau:

- Tinh thần tự quản, tính tự giác của cán bộ công chức làm việc tại công

sở cao hay thấp Thái độ trách nhiệm trước công việc và các cơ hội mà mọingười có được để vươn lên luôn là biêu thị của môi trường văn hóa cao trongcông sở và ngược lại

- Mức độ áp dụng các quy chế để điều hành, kiểm tra công việc

- Thái độ chỉ huy dân chủ hay độc đoán

- Cán bộ công chức của từng cơ quan và các đơn vị của cơ quan có tinhthần đoànkết, tương trợ, tin cậy lẫn nhau như thế nào Mức độ của bầu khôngkhí cởi mởtrong công sở

- Các chuẩn mực được đề ra thích đáng và mức độ hoàn thành công việctheo chuẩn mực cao hay thấp Một công sở làm việc không có chuẩn mực thốngnhất là sựbiểu hiện của văn hóa công sở kém

- Các xung đột nội bộ được giải quyết thỏa đáng hay không

- Những biểu hiện bề ngoài mang tính thẩm mỹ như : tư thế, ánh mắt,cách ăn mặc, trang điểm, lời nói, cách ứng xử tình cảm, tự tin, nhiệt tình, lịch sự,nhẹ nhàng, kiềm chế, bình tĩnh

1.3Ý nghĩa và Lợi ích của việc xây dựng văn hóa Công sở trong Doanh Nghiệp.

1.3.1 Ý nghĩa

- Tạo cho mỗi thành viên hiểu được giá trị của bản thân đối với công ty

- Văn hóa công sở tạo ra tất cả mọi người trong công ty cùng chung taylàm việc vượt qua những giai đoạn thử thách, những tình thế khó khăncủa công ty và có thể làm việc quên thời gian

- Văn hóa công sở có thể tạo sự khích lệ động lực cho mọi người và trênhết tạo nên khí thế để làm nên chiến thắng

1.3.2 Lợi ích

- Là tài sản vô hình, vô cùng quý giá

- Là Phần hồn của Doanh nghiệp cùng với phần xác là cơ sở vật chấttrang thiết bị

- Nếu ví hệ thống quản lí của công ty là cỗ máy thì văn hóa công sở là dầubôi trơn cho cỗ máy vận hành

- Tạo lợi thế cạnh tranh

- Là nguồn lực của doanh nghiệp

- Thu hút nhân tài gắn bó lao động

- Tạo bản sắc nhận dạng riêng của tổ chức, Phân biệt với tổ chức khác

- Ảnh hưởng đến hoạt động chiến lược

- Tạo sự ổn định của Tổ chức

Chương 2: Thực trạng xây dựng văn hóa công sở của Công ty TNHH Phát

Triển Thương Hiệu Mới Bảo Thanh

2.1 Quá trình hình thành văn hóa công sở của công ty

Ý tưởng về việc xây dựng, hình thành văn hóa Công ty đã được lãnh đạocao nhất (Giám đốc Công ty) quan tâm từ những năm 2008, trong giai đoạn cònnhiều khó khăn của công ty

Văn hóa Công ty Bảo Thanh được hình thành từ những yếu tố sau:

+ Thứ nhất từ lĩnh vực Dịch Vụ của ngành là các tổ chức, doanh nghiệp,các nhà sản xuất trong nhiều lĩnh vực kinh tế - xã hội Vì vậy, sự phát triển tồntại của một doanh nghiệp trong lĩnh vực Dịch Vụ có mối quan hệ mật thiết vớihoạt động sản xuất kinh doanh, với sự phát triển của khách hàng Điều đó cónghĩa là xây dựng được lòng tin với khách hàng là điều kiện tiên quyết để công

ty tồn tại và phát triển ổn định

+ Thứ hai, từ những giai đoạn thăng trầm trên con đường phát triển, từnhững yêu cầu bức thiết để có thể tồn tại, phát triển, … Lãnh đạo và các thànhviên công ty đã nỗ lực, sáng tạo để vượt qua khó khăn, vươn tới những thànhtích vượt bậc trong sản xuất kinh doanh Quá trình đó đã dần hình thành nên triết

lý kinh doanh đặc thù và những nét văn hóa riêng có của mình Đó là:

- Tính cộng đồng cao, hành xử đồng thuận vì lợi ích chung

- Tinh thần học tập, cầu tiến

- Tinh thần tiết kiệm, hệ thống quản trị chặt chẽ

+ Thứ ba: Văn hóa Công ty Bảo Thanh được thôi thúc bởi nghị quyết Hộinghị Ban Chấp Hành Trung ương lần 5 (khóa VIII) về việc xây dựng và pháttriển nền văn hóa Việt Nam tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc, vì mục tiêu dângiàu nước mạnh, xã hội công bằng, văn minh, tiến bộ

Đúc kết quá trình thực tiễn, những đặc điểm trong 5 năm hoạt động saukhi cấu trúc lại công ty; Đảng bộ Công ty Bảo Thanh đã tổng kết trình Đảng bộ

thông qua “Chương trình Văn hóa Công ty Bảo Thanh” tháng 12/2012 với nộidung:

- Xác định tư tưởng chủ đạo trong hoạt động

- Tổng kết quá trình hình thành các đặc trưng văn hóa công ty

- Qui định các hình thức, thái độ hành vi ứng xử

- Chọn ngày truyền thống hàng năm của công ty: Ngày 15/8

2.2Những đặc trưng Văn hóa công sở hiện tại ở Công ty TNHH Bảo Thanh

Trong phần này, đề tài sẽ tập trung đi sâu vào phân tích các biểu hiện củanhững nét văn hóa trong hoạt động của Công ty Đây là một trong những phầnquan trọng nhất của đề tài Hoạt động của công ty được chia làm hai mảng lớnlà: các hoạt động có tính chất hướng nội và các hoạt động mang tính chất hướngngoại

Các hoạt động hướng nội của Công ty gồm có: Thứ nhất, các yếu tố liênquan đến môi trường làm việc của cán bộ công nhân viên công ty: Giờ giấc làmviệc, điều kiện làm việc của công nhân viên, giao tiếp ứng xử hàng ngày, sự hợptác của nhân viên trong công ty, đánh giá nhân viên, sự phân công công việc,trách nhiệm và những chuẩn mực ngầm định nền tảng của công ty Thứ hai,phong cách lãnh đạo trong công ty: thể hiện thông qua phương pháp truyền đạtthông tin, phương pháp ra quyết định, thể hiện qua các cuộc họp, đánh giá vềphong cách lãnh đạo hiện nay của công ty Ngoài ra, những nghi thức lễ nghicũng tạo nên nét văn hóa riêng cho công ty

Các hoạt động hướng ngoại của Công ty bao gồm: Thứ nhất, Hệ thốngnhận diện thương hiệu, những đặc trưng về sản phẩm Thứ hai, văn hóa phục vụkhách hàng và các chính sách chăm sóc khách hàng hiện tại của công ty

2.2.1 Văn hóa Công Sở thông qua các hoạt động hướng nội của Công ty.

a Môi trường làm việc của công ty.

 Giờ giấc làm việc:

Giờ giấc làm việc của cán bộ công nhân viên được quy định rõ trong quy

chế hoạt động của công ty Theo đó, các bộ phận phòng ban triển khai vànghiêm chỉnh chấp hành quy định giờ giấc Việc tuân thủ đúng giờ làm việccũng thể hiện tính kỷ luật tốt của cán bộ nhân viên Giờ giấc làm việc được công

ty ban hành như sau:

*Quy Định Về Giờ Giấc Làm Việc của Cán Bộ, Công Nhân Viên.

SángChiều

08h00 – 12h0013h30 – 17h30

Các đơn vị cứ theo quy định về giờ giấc mà áp dụng thực hiện Tuy nhiênBan Giám Đốc khuyến khích nhân viên nên ăn sáng tại công ty để có thể vàolàm việc đúng thời gian quy định Ngoài ra công ty còn quy định nhân viên khốiphòng ban cần đến trước thời gian làm việc 15 phút, đó là khoảng thời gian dànhcho việc sắp xếp, vệ sinh bàn làm việc để có thể nhanh chóng vào làm việc dúngthời gian quy định

 Tình hình chấp hành giờ giấc làm việc:

Tình hình chấp hành giờ giấc làm việc của cán bộ, công nhân viên công typhản ánh ý thức của người lao động và kết hợp các biện pháp tuyên truyền củacông ty Việc người lao động không chấp hành đúng giờ giấc làm việc ảnhhưởng rất nhiều đến tiến dộ sản xuất và hoạt động kinh doanh của công ty Trênthực tế, tình hình này đôi lúc còn phụ thuộc vào nhiều nguyên nhân khác như:Khoảng cách từ nhà đến công ty, phương tiện đi lại của người lao động, côngviệc đột xuất, thói quen của từng người, tình trạng giao thông và quan trọng nhấtvẫn là ý thức của người lao động

Nhìn chung, tình hình chấp hành giờ giấc làm việc của người lao độngtrong công ty là rất tốt Hầu như không có một nhân viên nào đi trễ hơn giờ quyđịnh Đó cũng phản ánh ý thức chấp hành tốt quy định của cán bộ công nhânviên trong công ty nhưng cũng là sự nỗ lực rất lớn từ phía lãnh đạo công ty đãđưa ra thời gian làm việc hợp lý

 Điều kiện làm việc của cán bộ công nhân viên công ty:

Điều kiện làm việc là các điều kiện có sẵn hoặc được trang bị tại nơi làmviệc của cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện cho quá trình làm việc được tốthơn Điều kiện làm việc bao gồm các yếu tố : Không gian làm việc, sự bố trí,sắp xếp nơi làm việc, không khí và tinh thần làm việc, trang phục, các mối quan

hệ giữa các công nhân viên trong quá trình làm việc… Tất cả các yếu tố này đềuảnh hưởng đến quá trình làm việc của cán bộ nhân viên trong công ty và từ đóảnh hưởng không nhỏ đến kết quả cũng như hiệu quả của công việc, đây cũng làmột trong những yếu tố thể hiện nét văn hóa tại công ty

Không gian làm việc: Hầu hết các phòng làm việc đều được bố trí ở tầngmột thuận tiện cho việc đi lại và liên hệ công việc của nhân viên và khách hàng.Văn phòng bố trí hết sức hợp lý trong không gian gần 100 m2 Các phòng ban cótính tương tác rất cao, được ngăn cách nhau bởi vách gỗ thấp hoặc cửa kính tùyvào tính chất của công việc, phòng nào cũng đều có bảng tên ghi rõ tên phòng,tất cả đều được trang bị máy điều hòa, đèn điện Màu tường là màu trắng tạokhông khí nhẹ nhàng và mát mẻ

Thiết bị làm việc: Tùy theo tính chất công việc của mỗi người mà công tytrang bị cho những trang thiết bị cần thiết và phù hợp Mỗi người có một cabinriêng và các trang thiết bị cần thiết như điện thoại, máy vi tính, máy in, thùngrác…Ngoài ra, một số thiết bị chuyên biệt như máy photocopy, scanner, máy faxđược sử dụng chung cho toàn văn phòng công ty

Môi trường làm việc: Nhân viên trong công ty được làm việc trong mộtmôi trường hiện đại và thoải mái với hệ thống máy lạnh, hệ thống chiếu sáng làđèn philips ánh sáng trắng không ảnh hưởng đến mắt, hệ thống điện và có mộtphòng nước, phòng vệ sinh riêng để phục vụ cho từng phòng ban

Sự bố trí và sắp xếp nơi làm việc: Công ty tiến hành sắp xếp các cabinlàm việc một cách hợp lý cho từng vị trí và đặc thù của công việc Từ đó, cácnhân viên có thể tự mình sắp xếp cắc thiết bị và trang trí chỗ làm việc của mìnhtheo sở thích riêng Các nhân viên có thể đặt những vật dụng cá nhân như lynước, khung ảnh, giá điện thoại di động, lịch làm việc tạo không gian thân thuộc