Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY TNHH sản XUẤT THƯƠNG mại và DỊCH vụ HÙNG NGÂN

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HÙNG NGÂN 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân 3 1.1. Vài nét về Công ty 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Hùng Ngân 4 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 4 1.2.2 Quyền hạn 4 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty 5 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân 5 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 5 2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng. 7 2.1.2.1 Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Hành chính Tổ chức 7 2.1.2.2 Bản mô tả công việc của bộ phận hành chính 9 2.1.2.3 Bản mô tả công việc của bộ phận nhân sự 10 3. Công tác văn thư, lưu trữ của công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân 10 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của công ty về công tác văn thư lưu trữ 10 3.2. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 11 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Hùng Ngân 12 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty 12 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty 12 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan 14 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 15 3.4.1. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 15 3.4.1.1 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi 15 2.4.1.2 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến 16 3.4.2. Nhận xét về công tác lập hồ sơ hiện hành: 18 3.5. Khảo sát về tổ chức lưu trữ của công ty 18 3.5.1 Văn bản quản lý công tác lưu trữ. 18 3.5.2 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 19 3.5.3 Người thực hiện 19 4. Khảo sát công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty 19 4.1. Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 19 4.1.1 Các máy móc dùng trong văn phòng 19 4.1.2 Các đồ dùng khác trong văn phòng 20 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc 21 4.3. Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân 21 4.3.1.Phần mềm quản lý văn bản 21 4.3.2. Phần mềm quản lý nhân sự 21 4.3.3. Phần mềm quản lý tài sản 22 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP : XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 24 CHƯƠNG I :CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 26 1.1 Khái niệm về văn hóa doanh nghiệp 26 1.1.1 Văn hóa là gì? 26 1.1.2. Văn hoá doanh nghiệp là gì? 27 1.2. Vai trò của văn hóa doanh nghiệp 27 1.2.1 Vai trò của Văn hoá doanh nghiệp trong quản lý. 28 1.2.2 Ảnh hưởng của văn hoá trong kinh doanh 30 1.3. Nội dung văn hoá doanh nghiệp 31 1.3.1 Văn hoá doanh nghiệp là văn hoá ứng xử 31 1.3.2 Văn hoá doanh nghiệp là sự tiết kiệm 32 1.3.3 Văn hoá doanh nghiệp là bảo vệ thương hiệu công ty. 33 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HÙNG NGÂN 34 2.1 SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP. 34 2.1.1 Sự cạnh tranh khốc liệt. 34 2.1.2 Khả năng thích ứng. 34 2.1.3 Tạo nên giá trị tinh thần. 35 2.1.4. Tạo sức hút của doanh nghiệp. 35 2.2 Thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân 35 2.2.1 Các giá trị văn hóa hữu hình. 37 2.2.2 Các giá trị văn hóa vô hình. 38 2.2.2.1 Sứ mệnh, mục tiêu chiến lược. 38 2.2.2.2 Triết lý kinh doanh. 40 2.2.2.3 Các giá trị cốt lõi. 41 2.2.2.4 Niềm tin và văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp. 42 2.2.2.5 Lịch sử phát triển và truyền thống văn hóa. 42 2.2.3. Các giá trị ngầm định 43 2.3 Những thành tựu đã đạt được và hạn chế còn tồn tại trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân 44 2.3.1 Nhữngthành tựu đã đạt được 44 2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại 44 Chương: III MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 45 3.1. Coi trọng nhân tố con người trong văn hoá doanh nghiệp. 45 3.2. Xây dựng hình tượng doanh nghiệp, thực hiện quảng bá thương hiệu. 46 3.3. Xây dựng văn hóa ứng xử 46 3.4. Loại bỏ vấn đề gây mâu thuẫn, hiểu lầm trong Công ty. 47 3.5. Xây dựng thói quen thưởng, phạt trong doanh nghiệp. 47 3.6. Xây dựng một tinh thần tập thể vững mạnh thông qua xác định những giá trị cốt lõi. 47 KẾT LUẬN 48 PHẦN PHỤ LỤC 49

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HÙNG NGÂN 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân 3

1.1 Vài nét về Công ty 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Hùng Ngân 4

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 4

1.2.2 Quyền hạn 4

1.2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty 5

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân 5

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 5

2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng 7

2.1.2.1 Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Hành chính Tổ chức 7

2.1.2.2 Bản mô tả công việc của bộ phận hành chính 9

2.1.2.3 Bản mô tả công việc của bộ phận nhân sự 10

3 Công tác văn thư, lưu trữ của công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân 10

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của công ty về công tác văn thư lưu trữ 10

3.2 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 11

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại & Dịch vụ Hùng Ngân 12

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý

của công ty 12

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty12 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan 14

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 15

3.4.1 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 15

3.4.1.1 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi 15

2.4.1.2 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến 16

3.4.2 Nhận xét về công tác lập hồ sơ hiện hành: 18

3.5 Khảo sát về tổ chức lưu trữ của công ty 18

3.5.1 Văn bản quản lý công tác lưu trữ 18

3.5.2 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 19

3.5.3 Người thực hiện 19

4 Khảo sát công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty 19

4.1 Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 19

4.1.1 Các máy móc dùng trong văn phòng 19

4.1.2 Các đồ dùng khác trong văn phòng 20

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc 21

4.3 Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân 21

4.3.1.Phần mềm quản lý văn bản 21

4.3.2 Phần mềm quản lý nhân sự 21

4.3.3 Phần mềm quản lý tài sản 22

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP : XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 24

CHƯƠNG I :CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 26

1.1 Khái niệm về văn hóa doanh nghiệp 26

1.1.1 Văn hóa là gì? 26

1.1.2 Văn hoá doanh nghiệp là gì? 27

1.2 Vai trò của văn hóa doanh nghiệp 27

1.2.1 Vai trò của Văn hoá doanh nghiệp trong quản lý 28

1.2.2 Ảnh hưởng của văn hoá trong kinh doanh 30

1.3 Nội dung văn hoá doanh nghiệp 31

1.3.1 Văn hoá doanh nghiệp là văn hoá ứng xử 31

1.3.2 Văn hoá doanh nghiệp là sự tiết kiệm 32

1.3.3 Văn hoá doanh nghiệp là bảo vệ thương hiệu công ty 33

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HÙNG NGÂN 34

2.1 SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP 34

2.1.1 Sự cạnh tranh khốc liệt 34

2.1.2 Khả năng thích ứng 34

2.1.3 Tạo nên giá trị tinh thần 35

2.1.4 Tạo sức hút của doanh nghiệp 35

2.2 Thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân 35

2.2.1 Các giá trị văn hóa hữu hình 37

2.2.2 Các giá trị văn hóa vô hình 38

2.2.2.1 Sứ mệnh, mục tiêu chiến lược 38

2.2.2.2 Triết lý kinh doanh 40

2.2.2.3 Các giá trị cốt lõi 41

2.2.2.4 Niềm tin và văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp 42

2.2.2.5 Lịch sử phát triển và truyền thống văn hóa 42

2.2.3 Các giá trị ngầm định 43

2.3 Những thành tựu đã đạt được và hạn chế còn tồn tại trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại công ty TNHH Sản xuất Thương mại

và Dịch vụ Hùng Ngân 44

2.3.1 Nhữngthành tựu đã đạt được 44

2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại 44

Chương: III MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 45

3.1 Coi trọng nhân tố con người trong văn hoá doanh nghiệp 45

3.2 Xây dựng hình tượng doanh nghiệp, thực hiện quảng bá thương hiệu .46

3.3 Xây dựng văn hóa ứng xử 46

3.4 Loại bỏ vấn đề gây mâu thuẫn, hiểu lầm trong Công ty 47

3.5 Xây dựng thói quen thưởng, phạt trong doanh nghiệp 47

3.6 Xây dựng một tinh thần tập thể vững mạnh thông qua xác định những giá trị cốt lõi 47

KẾT LUẬN 48

PHẦN PHỤ LỤC 49

LỜI MỞ ĐẦU

Việt Nam đang trên con đường hội nhập kinh tế thế giới đã tạo ra nhiều

cơ hội thuận lợi cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta không ngường đổi mớitrên mọi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình

Để tận dụng một cách triệt để những cơ hội trong công tác điều hành vàquản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộmáy lãnh đạo môi trường cạnh tranh năng động và cải cách hiệu quả, xã hội thìngày càng phát triển kéo theo đó là sự phát triển đa dạng của các ngành nghề.Theo các doanh nghiệp được hình thành ngày càng nhiều đã đặt ra những yêucầu cấp thiết đối với nền hành chính văn phòng cũng như hoạt động quản lý ởmỗi doanh nghiệp Thực tế công việc cho thấy trong bất kỳ một doanh nghiệphay cơ quan nhà nước nào thì văn phòng cũng đóng một vai trò, vị trí quan trọngtrong việc tổ chức tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạonhững công việc hàng ngày, là cầu nối giữa các bộ phận với lãnh đạo…

Thực tế đó đòi hỏi phải có những người làm công tác văn phòng có trình

độ chuyên môn Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhàquản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy

ra trong công ty Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ragiải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ

Nắm bắt được những nhu cầu thực tế đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đã nhanh chóng bắt tay vào việc đào tạo những cán bộ Quản trị văn phòng có kỹnăng và trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc trong xã hội vàtương lai cho đất nước

Bên cạnh tiếp thu những kiến thức đã học ở trường thì việc áp dụng vàothực

tiễn lại là một yêu cầu không thể thiếu đối với mọi sinh viên Nhận thấyđược vị trí quan trọng của đợt thực tập trong chương trình đào tạo chuyên ngànhquản trị tế nhằm củng cố vận dụng những kiến thức mình đã học vào công việc

Được sự giới thiệu của nhà trường và sự tiếp nhận của Công ty TNHHSản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân, tôi đã đến thực tập tại văn phòng

Công ty Qua đợt thực tập này tôi đã tích lũy thêm cho mình những kiếnthức cũng như kinh nghiệm thực tế, đó sẽ là hành trang giúp tôi năng động, tựtin hơn trong cuộc sống và công việc sau này

Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của tôi tại Công tyTNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân Ghi lại và đánh giá mộtcách khách quan những gì mà em đã làm được cũng như chưa làm được Quađây cho tôi được gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ các thầy cô trong Khoa QuảnTrị Văn Phòng và Nhà trường đã chỉ dạy cho tôi những kiến thức bổ ích Xincảm ơn ban lãnh đạo công ty, các anh chị nhân viên trong văn phòng công ty, đãtạo mọi điều kiện tốt nhất, hướng dẫn quan tâm nhiệt tình giúp đỡ tôi hoàn thànhđợt thực tập viết bài báo cáo này

Báo cáo thực tập của em được trình bày cơ bản theo các mục sau:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan thực tập.

Phần II: Chuyên đề thực tập: Văn hóa doanh nghiệp

Phần III: Phần phụ lục.

Do thời gian thực tập không dài trong khi kiến thức của bản thân còn phảihọc hỏi nhiều, những hiểu biết và kinh nghiệm chuyên môn còn hạn chế nên bảnbáo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong các thầy cô đóng góp ýkiến để bản báo cáo được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày tháng năm 2015

SINH VIÊN

Hoàng Thị Tập

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH

SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HÙNG NGÂN

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân

Tên công ty: TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân

Tên tiếng anh:

Tên viết tắt:

Loại hình: Công ty TNHH

Trụ sở chính: Số 102, Đào Tấn ,Phường Cống Vị, quận Ba Đình, Hà Nội

Mã số thuế: 010452141

Người đại diện:

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân là mộttrong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp các sản phẩmthiết bị văn phòng Công ty đã thực hiện rất nhiều dự án phục vụ cộng đồng, các

tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân luôn áp

dụng những công nghệ tiên tiến từ các nước Châu Âu, sử dụng nguồn nhân lực

có trình độ cao và đối tác là các hãng cung cấp thiết bị văn phòng nổi tiếng thếgiới nhằm cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lượng tốt với chi phíhợp lý giúp cho quá trình hoạt động đạt được hiệu quả đầu tư tốt nhất

Các sản phẩm chính mà Hùng Ngân sản xuất, nhập khẩu bao gồm: máyfax, máy in, máy photo, máy scan, máy đếm tiền, máy hủy tài liệu …

Được thành lập năm 2011 Công ty có trụ sở chính tại 102 Đào Tấn- Ba

Đình, Hà Nội Là một doanh nghiệp còn khá trẻ Công ty TNHH Sản xuấtThương mại và Dịch vụ Hùng Ngân luôn nỗ lực không ngừng để xây dựnghoàn thiện hình ảnh một công ty năng động sáng tạo không ngừng

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Hùng Ngân

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Hùng Ngân đã đặt ra cáctiêu chí cho hoạt động của mình Đó là các tiêu chí quan trọng hàng đầu baogồm:

Con người: Con người luôn là trung tâm, là yếu tố quyết định làm nên

các chính sách, định hướng và chiến lược của công ty Con người là tài sản, là

bộ phận hiện thực hoá của thành công và thịnh vượng của công ty

Đối tác: Đối tác của Công ty luôn được coi trọng xứng đáng với những gì

mà Công ty cùng họ đạt được Quan hệ đối tác đối với Công ty được xây dựngtrên cơ sở tin cậy, bình đẳng và công bằng

Tài sản và tài chính: Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ

Hùng Ngân cam kết hoạt động vì sự bền vững và do vậy công ty luôn bảo vệquyền lợi của những nhà đầu tư Hệ thống tài chính và quản lý tài chính, kiểmtoán và kiểm soát tài sản được xây dựng dựa trên nền tảng có độ tin cậy caonhất, minh bạch nhất và công khai nhất đối với các nhà đầu tư

Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh: sản xuất, cung cấp, lắp đặtcác thiết bị văn phòng được Nhà nước chấp thuận theo quy định của pháp luậtvới chức năng:

- Thi công lắp đặt các thiết bị văn phòng

- Tư vấn lắp đặt các thiết bị văn phòng đáp ứng nhu cầu của khách hàng

- Mua, bán sản xuất các thiết bị văn phòng

- Dịch vụ vận chuyển tại văn phòng

1.2.2 Quyền hạn

- Tự chủ trong kinh doanh; chủ động lựa chọn ngành, nghề, địa bàn, hìnhthức kinh doanh, đầu tư; chủ động mở rộng quy mô và ngành, nghề kinh doanh;

được Nhà nước khuyến khích, ưu đãi và tạo điều kiện thuận lợi tham gia sảnxuất, cung ứng sản phẩm, dịch vụ công ích.

- Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng và ký kết hợp đồng

- Kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu

- Chủ động ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quảkinh doanh và khả năng cạnh tranh

- Tự chủ quyết định các công việc kinh doanh và quan hệ nội bộ

- Chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản của doanh nghiệp

- Trực tiếp hoặc thông qua người đại diện theo uỷ quyền tham gia tố tụngtheo quy định của pháp luật

1.2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân được tổchức theo mô hình công ty TNHH với quan điểm là gọn nhẹ, linh hoạt cho phùhợp với hoạt động kinh doanh đa dạng, của công ty Các vị trí lãnh đạo đượcphân công quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, các phòng, ban được sắp xếp hợp

lý tối đa để bảo đảm hiệu quả hoạt động và giảm chi phí quản lý

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty (Phụ lục số 01)

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

Văn phòng là bộ phận cấu thành giúp việc của cơ quản lý, là nơi thu thập

xử lý thông tin, là bộ phận bàn thảo và ban hành các quyết định quản lý, đồngthời là nơi tổ chức thực hiện, theo dõi kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện cácquyết định đã ban hành

* Chức năng, nhiệm vụ

Phòng hành chính tổ chức có chức năng nhiệm vụ sau:

- Tham mưu, tổng hợp cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý, điều hànhcác bộ phận trong công ty Thu thập và xử lý thông tin kịp thời cho lãnh đạođiều hành xử lý công việc

- Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, hỗ trợ cho phòng kinh doanh hoànthành mục tiêu

- Chịu trách nhiệm về mặt thủ tục hành chính có liên quan đến Pháp luậtcủa công ty, đảm bảo tính pháp lý các văn bản do Ban lãnh đạo công ty ban hành.Chịu trách nhiệm về hợp đồng lao động, chế độ của nhân viên, nhân viên ký hợpđồng lao động với công ty

- Lập kế hoạch cung cấp quảng cáo theo kế hoạch phát triển thị trườngcủa phòng kinh doanh

- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty Theo dõi, đônđốc các đơn vị thuộc công ty thực hiện chương trình, sắp xếp lịch công tác tuầncủa Giám đốc công ty

- Xây dựng các văn bản, quy chế thuộc lĩnh vực công tác văn phòng côngty

- Tổ chức việc chuẩn bị nội dung tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đicông tác của lãnh đạo công ty với cấp trên và với các cơ quan, đoàn thể, tổ chức,

cá nhân trong, ngoài công ty,tổ chức ghi biên bản các cuộc làm việc đó

- Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác bảo vệ tại cơ quan công ty Đảmbảo cơ sở vật chất cho toàn thể công ty

- Quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản văn phòng công ty,thực hiện công tác thống kê, kế toán của công ty

* Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – tổ chức:

Phòng Hành chính – tổ chức có cơ cấu gọn nhẹ, do quy mô nhỏ nên cán

bộ kiêm nhiệm công việc Cụ thể như sau:

- Trưởng phòng: Là thủ trưởng của văn phòng, chịu trách nhiệm trướclãnh đạo công ty về toàn bộ hoạt động công tác văn phòng, chịu trách nhiệmchung và là người chủ tài khoản của văn phòng

- Bộ phận hành chính :Giúp thủ trưởng văn phòng thực hiện các công việcđược giao như: , công tác văn thư lưu trữ phụ trách về văn phòng phẩm cho toàncông ty, các công tác tạp vụ, vệ sinh, ăn uống,

- Bộ phận nhân sự: Phụ trách về tiền lương, chấm công, bảo hiểm xã hộicho cán bộ nhân viên trong công ty, phụ trách công tác tuyển dụng đào tạo vàđánh giá nhân viên

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (Phụ lục 02)

2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng.

Bản mô tả công việc là là một văn bản viết giải thích về những nhiệm đếnmột công việc cụ thể vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề cóliên quan

2.1.2.1 Bản mô tả công việc của Trưởng phòng Hành chính Tổ chức BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

- Lên chương trình kế hoạch của Phòng HC-TC;

- Quản lý tất cả mọi hoạt động của nhân viên về công tác hậu cần cuả lãnh

đạo công ty;

- Lãnh đạo, điều hành chung công việc, chịu trách nhiệm trước lãnh đạocông ty và trước pháp luật về toàn bộ các hoạt động của văn phòng;

- Phụ trách chỉ đạo công tác tổ chức, tài chính, quản trị và hành chính vănthư lưu trữ;

- Chỉ đạo việc tổ chức các hội nghị, làm việc, tiếp khách của lãnh đạocông ty;

- Quản lý, sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất, phương tiện, thiết bị của cơquan theo quy định;

- Triển khai quy đinh nội quy: triển khai thực hiện các văn bản của phònghành chính – tổ chức về công tác quản lý nhân sự;

- Giải quyết mâu thuẫn và những kiến nghị của người lao động;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo công ty ủy quyền

3) Quyền hạn và quyền lợi

- Làm chủ tài khoản của phòng hành chính – tổ chức

- Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán bộthuộc quyền quản lý của phòng hành chính – tổ chức

- Mức lương theo năng lực và theo từng khối lượng công việc;

- Công ty sẽ đưa ra các cuộc thi đua khen thưởng giưa các phòng ban, bộphận khi cá nhân, tập thể hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ hoặc có đóng góp có lợicho công ty;

- Được đóng bảo hiểm đầy đủ

4) Thời gian và địa điểm làm việc

4.1 Thời gian làm việc:

Sáng: 8h00’ – 12h00’, chiều: 13h00’ – 17h00’

Làm việc từ thứ 2 – hết thứ 7

4.2 Địa điểm làm việc : 102 Đào Tấn, Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội

4.3 Điệu kiện làm việc: Làm việc tại văn phòng, được trang bị đầy đủ cácthiết bị phục vụ cho công việc

5) Yêu cầu khả năng chuyên môn

Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học trở lên

Kỹ năng chính:

- Có khả năng giao tiếp tốt và xử lý tình huống nhanh chóng

- Am hiểu đường lối, chủ trương của Đảng, Pháp luật và Nhà nước

- Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị

6) Kinh nghiệm và thái độ đối với công ty

* Kinh nghiệm

- Có sự quan sát bao quát;

- Hiểu biết về nhiều công việc;

- Có ít nhất là 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nghành quản trị

* Thái độ đối với công việc của Công ty

- Có thái độ ứng xử tốt với môi trường làm việc trong và ngoài công ty;

- Thái độ sẵn sàng làm việc và học hỏi, cầu tiến;

- Tuân thủ các nội quy mà công ty đặt ra;

- Tôn trọng và thực hiện theo sự quản lý của người quản lý trực tiếp

2.1.2.2 Bản mô tả công việc của bộ phận hành chính

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Chức danh công việc: Nhân viên Hành chính

1) chế độ báo cáo: báo cáo với Trưởng phòng Hành chính tổ chức

- Thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ

3) Kỹ năng, trình độ chuyên môn:

- Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên

- Chuyên ngành: Hành chính văn phòng

- Chứng chỉ: Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ

- Kinh nghiệm: Trên 02 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương

- Kỹ năng: Độc lập, chủ động và chịu áp lực công việc, có khả năng sángtạo;

- Thành thạo các phần mềm máy tính phục vụ cho công việc

2.1.2.3 Bản mô tả công việc của bộ phận nhân sự

Chức danh công việc: Nhân viên nhân sự

1) chế độ báo cáo: báo cáo với Trưởng phòng Hành chính tổ chức

3) Kỹ năng, trình độ chuyên môn:

- Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên

- Chuyên ngành: Quản trị Nhân lực

- Kinh nghiệm: Trên 02 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương

- Kỹ năng: Độc lập, chủ động và chịu áp lực công việc, có khả năng sángtạo;

- Thành thạo các phần mềm máy tính phục vụ cho công việc

3 Công tác văn thư, lưu trữ của công ty TNHH Sản xuất Thương mại

sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng

4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến vàlập hồ sơ trong môi trường mạng

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm

2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

3.2 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụchoviệc chỉ đạo quản lý, điều hành văn bản của cơ quan Đối tượng của công tácvăn thư là văn bản, công tác văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về văn bảngiấy tờ Công tác văn thư là một khâu quan trọng trong bộ máy hành chính nhànước nói chung và quản lý cơ quan đơn vị nói riêng

Công tác văn thư đối với hoạt động của công ty ví như một sợi dâychuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ phận

đó trong công ty với Giám đốc, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ giữa cơquan với cơ quan cấp trên và cơ quan cấp dưới Nếu sợi dây chuyền đó ngừnghoạt động hoặc hoạt động không đồng đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt độngcủa nhà máy Vì vậy công tác văn thư có tác dụng rất lớn trong hoạt động củadoanh nghiệp

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại & Dịch vụ Hùng Ngân đã xây dựng

một hệ thống Văn thư tập trung, xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổchức và hình thức làm việc theo chế độ thủ trưởng Toàn bộ khâu tiếp nhận và

xử lý văn bản; quản lý và sử dụng các loại con dấu, thống nhất được cả quy trình

thực hiện công tác văn thư trong toàn công ty, do đó văn thư phải đảm nhận mộtkhối lượng công việc rất lớn Việc được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ vềvăn thư, lưu trữ, thường xuyên được bồi dưỡng, không ngừng nâng cao kiếnthức nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học, nhận thức chính trị - xã hội cùng vớikinh nghiệm làm việc lâu năm đã giúp cán bộ văn thư – lưu trữ của công ty làmviệc ngày càng hiệu quả.

* Ưu điểm:

- Hình thức tổ chức văn thư tập trung cho phép giảm bớt chi phí cho việcthực hiện các công tác văn thư, cải tiến tổ chức lao động, tạo điều kiện nâng caohiệu quả công việc, đẩy mạnh hoạt động của Công ty

Để đảm bảo cho công tác văn thư được thực hiện một cách hiệu quả Công

ty đã ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ

Hiện tại công ty đã đưa phần mềm công tác văn thư – lưu trữ vào sử dụng,điều này góp phần lớn vào việc lưu giữ những giấy tờ quan trọng của công ty

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại & Dịch vụ Hùng Ngân

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản

- Giấy giới thiệu

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm

những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổsung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất địnhtheo quy định tại Nghị định số: 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của chínhphủ về công tác văn thư và Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản,thể thức văn bản phải có đầy đủ những yếu tố sau:

- Quốc hiệu

- Tác giả văn bản

- Số và ký hiệu văn bản

- Địa danh, ngày, tháng, năm

- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

- Nội dung văn bản

- Chữ ký của người có thẩm quyền

- Dấu của cơ quan tổ chức

- Nơi nhận văn bản

- Dấu mức độ mật, khẩn của văn bản

Ngoài các yếu tố trên đối với công văn công điện, giấy giới thiệu, giấymời, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, địa chỉ email số điện thoại, số telex, Fax

Các thành phần thể thức khác được trình bày theo quy định của thông

tư Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Đại đa số văn bản ban hành của công ty Công ty TNHH Sản xuất Thươngmại và Dịch vụ Hùng Ngân đều đảm bảo về thể thức và kỹ thuật trình bày theođúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước, đó là văn bản được trình bày trên khổgiấy A4 có đầy đủ các yếu tố thể thức Nội dung của văn bản không trái với chủtrương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước sát với thực tế, đúng vớithẩm quyền ban hành văn bản vì thế mỗi văn bản củacông ty TNHH Sản xuấtThương mại & dịch vụ Hùng Ngân khi ban hành đều mang tính hiệu lực pháp lýcao

Tuy nhiên có đôi khi do công việc gấp nên có một số văn bản soạn thảo

có nội dung sơ sài, không được trình duyêt về thể thức và khi đánh công văn vẫnchưa bỏ tên cv đi theo thông tư 01/2011/TT-BNV đã hướng dẫn.

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của

cơ quan

Bước 1 chuẩn bị trước khi soạn thảo văn bản: bước này yêu cầu ngườisoạn thảo văn bản cần nắm rõ các yếu tố để soạn thảo như: hoàn cảnh xuất hiệnvăn bản , mục đích, nội dung, các căn cứ cho văn bản

Bước 2 Viết để cương bản thảo (viết sơ bộ và viết chi tiết): vạch ra những

ý lớn, cơ bản nhất của văn bản sau đó chắp nối những ý lớn thành dàn ý chi tiết

Bước 5 ký duyệt và ban hành: văn bản đc soạn thảo xong thì trình người

có thẩm quyền xem xét, ký rồi chuyển đến văn thư đóng dấu và ban hành Đây

là bước cuối cùng để văn bản có hiệu lực

Nếu một văn bản quan trọng mà không tuân theo quy trình như trên thì cóthể dẫn tới những sai sót đáng tiếc trong việc truyền đạt thông tin, mong muốn,

ý trí của người soạn thảo văn bản với người nhận văn bản

* Nhận xét

Quy trình soạn thảo văn bản: Việc soạn thảo văn bản được thực hiện đầy

đủ các bước theo quy định soạn thảo và ban hành văn bản, việc hoàn chỉnh cácbước trong soạn thảo văn bản là rất quan trọng nên trong quá trình thực hiện thìcán bộ văn phòng không bỏ qua bước nào Vì vậy việc hoàn thành bản thảo cũng

ít sai sót và đem lại hiệu quả công việc cao Hầu hết văn bản soạn thảo xong đềutrình Trưởng phòng hành chính - tổ chức kiểm tra trước khi đóng dấu và banhành

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến

3.4.1 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi – đến

3.4.1.1 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi

Bước 1:Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,tháng của văn bản

⃰ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thưcần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu pháthiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giảiquyết

⃰ Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quyđịnh khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức dovăn thư thống nhất quản lý

- Ngày, tháng văn bản ghi sau địa danh, dưới quốc hiệu

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Đăng kí văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyểngiao văn bản đến các đối tượng có liên quan

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệuvăn bản đi trên máy vi tính

Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản

⃰ Làm thủ tục phát hành văn bản

⃰ Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổchức

⃰ Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

Bước 5: Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp củangười có thẩm quyền

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Nhữngvăn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh

số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thìđược sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản

* Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi (Phụ lục

số 03)

2.4.1.2 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến

Bước1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

⃰ Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, phải kiểm tra sơ bộ

về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với vănbản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

⃰ Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý nhưsau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, cácđoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận,

được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh ngườinhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cánhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừnhững bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);

⃰ Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại vănthư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật vàquy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức hoặc người được người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiếnphân phối, chỉ đạo giải quyết

⃰ Chuyển giao văn bản đến

Sau khi có ý kiến chỉ đạo việc giải quyết và sao văn bản của thủ trưởng cơquan, bộ phận văn thư chuyển giao văn bản cho các đơn vị hoặc cá nhân giảiquyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền

Bước3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

⃰ Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyếtkịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơquan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giảiquyết khẩn trương, không được chậm trễ

⃰ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của phápluật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thờihạn giải quyết.

* Sơ đồ hoá quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến (Phụ lục

số 04)

3.4.2 Nhận xét về công tác lập hồ sơ hiện hành:

Lập hồ sơ là quá trình tập hợp sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc vàphương pháp quy định

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải quyếtxong công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc

Việc lập hồ sơ hiện hành tốt sẽ giúp cho công việc tra tìm được nhanhchóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả Đồngthời nhằm quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của công ty Không nhữngvậy việc lập hồ sơ còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốtcho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài

Công tác lập hồ sơ hiện hành tại công ty TNHH Sản xuất Thương mại vàdịch vụ Hùng Ngân chưa được thực hiện

Do công ty mới thành lập chưa lâu nên số lượng văn bản, tài liệu khôngnhiều và do chưa có người làm công tác văn thư – lưu trữ chính thức

Trong thời gian tới do yêu cầu mở rộng kinh doanh công ty TNHH Sảnxuất người phụ trách công tác văn thư

3.5 Khảo sát về tổ chức lưu trữ của công ty

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa

học tài liệu, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tácquản lý của cơ quan

3.5.1 Văn bản quản lý công tác lưu trữ.

Công ty TNHH Sản xuất Thương mại & Dịch vụ Hùng Ngân thực hiệntốt các nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của nhà nước và theo quy chế văn thư –

lưu trữ của công ty Quy chế này quy định về việc soạn thảo, ban hành văn bảnhành chính; quản lý và xử lý văn bản; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư;lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; thu thập,chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ.

3.5.2 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Do Công ty không có kho lưu trữ mà chủ yếu tài liệu của Công ty đượcbảo quản ngay tại phòng Hành chính – Tổ chức nên cơ sở vật chất phục vụ chocông tác lưu trữ rất ít và thiếu quan tâm, chủ yếu chỉ là các hộp đựng tài liệu cóghi tên cụ thể các loại tài liệu, hồ sơ bên ngoài được để ngay ngắn trong tủ đựngtài liệu

Để có thể bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt, Công ty cần quan tâm hơnnữa đến việc trang bị cơ sở vật chất cho văn phòng như bình chữa cháy mini,thuốc chống ẩm, mốc, xịt gián, mối…

Ngoài ra còn cần thường xuyên lau bụi cho hồ sơ, tài liệu, quét dọn lauchùi tủ đựng tài liệu

Công tác Lưu trữ của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại & Dịch vụ

Hùng Ngân nhìn chung là được thực hiện tốt ,chất lượng tài liệu đưa vào Kholưu trữ khá tốt, phần lớn là những tài liệu có giá trị vĩnh viễn và giá trị lâu dài

4.1 Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng

4.1.1 Các máy móc dùng trong văn phòng

- Máy tính: được trang bị đầy đủ cho mỗi nhân viên trong văn phòng phục

vụ công tác Loại máy tính được trang bị trong văn phòng chủ yếu là máy tính

để bàn của hãng Sam sung

- Máy photocopy:

- Máy fax:

- Máy scan:

- Điện thoại: là một trong những phương tiện thông tin nhanh nhất, thuậntiện và kinh tế nhất văn phòng công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụHùng Ngân được trang bị máy điện thoại để bàn cho mỗi nhân viên viên trongvăn phòng phục vụ cho công tác thông tin liên lạc

4.1.2 Các đồ dùng khác trong văn phòng

Đồ dùng trong văn phòng gồm nhiều loại, mỗi loại có tính năng, tác dụngkhác nhau, văn phòng công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ HùngNgân được trang bị các đồ dùng sau:

-Bàn ghế: gồm bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách, bàn để đồ dùng Cácloại bàn ghế này được thiết kế phù hợp với mục đích sử dụng, tạo cảm giac thoảimái khi làm việc

- Tủ hồ sơ : trong văn phòng cần thiết phải có tủ đựng hồ sơ tài liệu, gồmnhiều ngăn để sắp xếp tài liệu được gọn gang Ngoài ra còn có giá sách đựngsách báo tham khảo

- Tủ lạnh : được dùng để chứa hoa quả, nước giải khát… phục vụ cho hoạtđộng tiếp khách và nhân viên trong văn phòng

Ngoài các máy móc và đồ dùng nêu trên, để văn phòng có thể hoạt độngđược còn có các vật dụng cần thiết khác như: hộp đựng tài liệu, các loại dụng cụdập ghim, đục lỗ, bút, thước, dao kéo…

* Nhận xét

- Không gian làm việc trong văn phòng công ty rộng rãi được trang trí phùhợp với văn hóa công ty và tạo sự năng động, thân thiện

- Bàn ghế làm việc thuận tiện, thoải mái

- Các thiết bị văn phòng được trang bị đầy đủ, hiện đại phục vụ cho hoạtđộng của văn phòng được diễn ra thuận tiện: máy tính, điện thoại, máy in, máy

scan, máy fax, máy photo tài liệu

- Có thể thấy văn phòng công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụHùng Ngân được tổ chức theo mô hình văn phòng hiện đại, chú trọng đến sựthoải mái, thân thiện khi làm việc, tạo điều kiện để nhân viên phát huy hết khả

năng của mình

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc

Sơ đồ bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc( phụ lục số 05)

4.3 Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân

4.3.1.Phần mềm quản lý văn bản

Phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice là phần mềm đang được nhiều cơquan, tổ chức, doanh nghiệp áp dụng bởi những tính năng quản lý chuyênnghiệp và ưu điểm vượt trội so với các phương pháp quản lý truyền thống

* Các chức năng chính của phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice

Phần mềm quản lý văn bản CloudOffice có đầy đủ các chức năng nghiệp

vụ quản lý văn bản như: Quản lý công văn đi, công văn đến, tờ trình phânloại, phê duyệt văn bản, báo cáo tình hình xử lý văn bản, theo dõi thời hạn xử lývăn bản Ngoài ra, khả năng truy cập, điều hành từ xa thông qua thông qua cácthiết bị thông minh như máy tính bảng, smartphone rất phù hợp với nhu cầu thực

tế của các lãnh đạo khi đi công tác

* Những lợi ích mà phần mềm quản lý văn bản Clouoffice mang lại

Áp dụng phần mềm quản lý văn bản Cloudoffice sẽ mạng lại những thayđổi tích cực trong công tác quản lý Giúp đơn vị cơ quan thay đổi phương pháplàm việc truyền thống vốn tồn tại nhiều hạn chế, giúp quá trình xử lý văn bảnđược nhanh chóng đúng hạn, đổi mới phong cách làm việc, , dễ dàng tiếp nhận ýkiến chỉ đạo công việc của lãnh đạo, tiết kiệm chi phí văn phòng, giấy tờ in ấn

4.3.2 Phần mềm quản lý nhân sự

* Các chức năng chính của phần mềm quản lý

Phần mềm Quản lý Nhân Sự HRM Pro không chỉ đáp ứng các nghiệp vụthông thường trong việc quản lý nhân sự như chấm công, tính lương, quản lý

thông tin nhân viên… mà còn là công cụ để xây dựng hệ thống chức danh, bộ

tiêu chuẩn đào tạo, bộ tiêu chuẩn đánh giá, phân tích và hoạch định nguồn lực,quản trị chi phí nhân sự, xây dựng chính sách đãi ngộ giữ chân người tài… cho

một doanh nghiệp không chỉ lực lượng nhân sự lớn, nhiều cấp bậc đòi hỏi phải

có các nghiệp vụ vô cùng phức tạp mang tính đặc thù riêng của từng ngành màcòn phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu thay đổi chính sách nhân sự từ chính phủ

HRM Pro cung cấp các công cụ hữu hiệu trong việc dự báo tình hình nhân

sự trong tương lai giúp doanh nghiệp có nhiều không gian và thời gian cho việcđào tạo, hoạch định và ổn định đội ngũ nhân sự kế cận

* Những lợi ích mà phần mềm quản lý văn bản Clouoffice mang lại

Tự động hóa và tin học hóa công việc quản trị nhân sự

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Cung cấp các báo cáo quản trị nhân sự và báo cáo lương chính xác vànhanh chóng

Cung cấp thông tin phân tích về hiệu quả giờ làm việc, tăng ca, thôiviệc… hỗ trợ quá trình ra quyết định

Tránh sự các rủi ro trong việc thực hiện công việc do phụ thuộc vào nhânviên thừa hành

4.3.3 Phần mềm quản lý tài sản

* Các chức năng chính của phần mềm quản lý tài sản

Quản lý thông tin, lý lịch tài sản

Quản lý điều chuyển tài sản,cho phép người dùng thực hiện điều chuyểntài sản từ đơn vị này đến đơn vị khác; theo dõi quá trình điều chuyển tài sản

Quản lý hoạt động tài sản,cho phép người dùng cập nhật các thông tin vềhoạt động của tài sản, lưu quá trình hoạt động trong vòng đời của tài sản

Quản lý sửa chữa bảo dưỡng tài sản,quản lý thông tin bảo dưỡng tài sảnQuản lý kiểm định tài sản, cho phép người dùng thiết lập lại thông tinkiểm định tài sản trong quá trình quản lý hoạt động của tài sản và đưa ra kếhoạch kiểm định tài sản trong năm

Quản lý chi phí cho tài sản, cho phép người dùng cập nhận các chi phíhoạt động của tài sản trong tháng, quí,năm, và tạo ra một bảng báo cáo chi phíhoạt động của tài sản theo tháng, quí hoặc năm

Quản lý thanh lý tài sản

Quản lý vật tư thiết bị

* Lợi ích mà phần mềm mang lại

Phần mềm quản lý, lưu trữ dữ liệu tài sản tập trung, giúp cho việc khaithác, cập nhật dữ liệu nhanh chóng, đơn giản, đồng bộ, đạt hiệu quả cao ở đơn vịcác cấp có cùng triển khai chương trình

Phần mềm luôn tự động cập nhật các tính năng mới, các quy định mớinhất về quản lý và sử dụng tài sản theo luật hiện hành

Dễ dàng thực hiện công tác quản lý theo dõi tài sản của đơn vị theo cácqui định của pháp luật về quản lý tài sản

Các công việc như đề xuất trang cấp tài sản, đề nghị xử lý tài sản của đơn

vị cũng như việc nhận các quyết định phê duyệt từ cấp trên được thực hiện tựđộng thông qua các chức năng của chương trình với thao tác nhanh chóng, thuậntiện

Gửi các báo cáo tài sản cho cấp trên cũng như cho cơ quan tài chính mộtcách dễ dàng, nhanh chóng

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP : XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

Lý do chọn đề tài

Xu thế toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới đang diễn ra với tốc độ ngàycàng cao đã đem đến cho các doanh nghiệp Việt nam những thời cơ mới, đồngthời nhiêù thách thức mới nảy sinh mà các doanh nghiệp phải đối mặt Một yếu

tố vô cùng quan trọng góp phần bảo đảm sự thành công trong quản lý và giúpcho các doanh nghiệp tiếp cận được thương trường quốc tế phải kể đến đó là

văn hoá doanh nghiệp.

Khái niệm văn hoá doanh nghiệp còn rất mơ hồ đối với nhiều doanhnghiệp ở Việt nam Với hầu hết cá nhân lao động thì rất ít người được nghe tớidanh từ “ văn hoá doanh nghiệp”, rõ ràng, họ chưa thấy được giá trị đích thựccủa môi trường văn hoá nơi mà họ thường gắn bó Sức mạnh tổng hợp của mộtdoanh nghiệp chỉ được tạo nên khi mọi cá nhân nhận thức được đầy đủ giá trịvăn hoá của đơn vị mình Đó là yếu tố quyết định đem lại thành bại của mỗidoanh nghiệp trong thương trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay

Xuất phát từ thực tế đó, tôi đã lựa chọn chuyên đề thực tập: Xây dựngvăn hóa doanh nghiệp

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Làm rõ các nội dung và vai trò của văn hóa doanh nghiệp đối với sự pháttriển của doanh nghiệp

Phân tích thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại công ty TNHH Sản xuấtThương mại và Dịch vụ Hùng Ngân

Đề xuất giải pháp cho việc xây dựng và phát triển văn hóa doanhnghiệp tại công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Những khái niệm về văn hóa, văn hóa doanh nghiệp và sự cần thiết phảixây dựng văn hóa doanh nghiệp Thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại công tyTNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân

Phạm vi nghiên cứu: công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ

Hùng Ngân

Kết cấu của chuyên đề

Chương 1: Cơ sở lí luận về văn hóa doanh nghiệp

Chương 2: Phân tích thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty TNHHSản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân

Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Hùng Ngân