Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẨU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long. 3 1. Khái quát về Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng long 3 2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 4 II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Kế toán Tài chính thuộc Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 6 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 8 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 8 1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 8 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. 10 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 cuộc họp của Công ty. 11 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. 12 2. Khảo sát về công tác văn thư 13 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 13 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư. 14 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 15 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 21 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 21 2. Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ của công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 29 3. Quy chế văn hóa công sở của Công ty Cổ phần KCV Thăng Long 29 4. Quy trình tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 35 5. Mô hình văn phòng hiện đại của phòng Kế toán Tài chính 36 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Kế toán Tài chính 38 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 I) Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 40 1. Ưu điểm: 40 1.1 Hoạt động của văn phòng 40 1.2 Công tác văn thư 41 1.3 Công tác lưu trữ 41 1.4 Công tác hành chính văn phòng 42 2. Nhược điểm 42 2.1 Công tác văn phòng 42 2.2 Công tác văn thư 43 2.3 Công tác lưu trữ 43 2.4 Công tác hành chính văn phòng 45 II) Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 45 1. Về đội ngũ cán bộ, công chức 46 2. Về quy trình nghiệp vụ: 46 3. Về trang thiết bị văn phòng 46 4. Về công tác Văn thư Lưu trữ: 47 LỜI CẢM ƠN 50 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẨU PHẦN NỘI DUNG PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long Khái quát Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng long Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long II Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức phòng Kế toán - Tài thuộc Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long .5 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long .7 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng .7 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan (Xem phụ lục 3) 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 họp Công ty .10 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 12 Khảo sát công tác văn thư 13 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 13 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư 14 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 15 PHẦN II 21 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG 21 Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 21 Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 29 Quy chế văn hóa công sở Công ty Cổ phần KCV Thăng Long 29 Quy trình tổ chức hội nghị Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 34 Mô hình văn phòng đại phòng Kế toán - Tài 36 Đánh giá cấu tổ chức, máy phòng Kế toán - Tài 38 PHẦN III 40 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 40 I) Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan 40 Ưu điểm: 40 1.1 Hoạt động văn phòng 40 1.2 Công tác văn thư 41 1.3 Công tác lưu trữ .41 Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.4 Công tác hành văn phòng 42 Nhược điểm .42 2.1 Công tác văn phòng 42 2.2 Công tác văn thư 43 2.3 Công tác lưu trữ 43 2.4 Công tác hành văn phòng 45 II) Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .45 Về đội ngũ cán bộ, công chức 46 Về quy trình nghiệp vụ: .46 Về trang thiết bị văn phòng .46 Về công tác Văn thư - Lưu trữ: 47 LỜI CẢM ƠN 50 PHẦN PHỤ LỤC PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẨU Trong tình hình phát triển đất nước nay, với đổi kỹ thuật công nghệ thời đại Mọi công nghệ máy móc cần có hiểu biết kỹ thuật nó, đứng trước yêu cầu tình hình thực tế, thực trạng nguồn nhân lực vừa có chuyên môn thực tốt nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí quan, tổ chức nhiều thiếu xót Bởi từ yêu cầu cấp thiết xã hội, Khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức đào tạo cán có trình độ cao đẳng, đại học ngành Quản trị văn phòng Nắm tình hình thực tế quan tâm lãnh đạo nhà trường, việc truyền đạt kiến thức cho sinh viên giảng đường, hàng năm Khoa tổ chức cho sinh viên thực tập ngành nghề Đợt thực tập giúp cho sinh viên hiểu thêm tình hình thực tế công tác văn phòng quản lí quan, đơn vị Lý luận thực tiễn có mối quan hệ qua lại hỗ trợ lẫn nhau, sở nhận thức nhằm giúp cho sinh viên giỏi lý luận mà thành thạo nghiệp vụ học Trong thời gian học tập trường trang bị kiến thức nghiệp vụ văn phòng đồng thời quãng thời gian kiến tập để cọ sát thực tế quan, tổ chức Như ông cha ta có câu: “Học đôi với hành”, vừa học vừa thực hành để có thêm hiểu biết công việc sau làm Để làm tốt điều khoa Quản trị văn phòng có tổ chức đợt thực tập ngành nghề cho sinh viên nhằm hệ thống lại kiến thức học trau dồi thêm kinh nghiệm làm việc trước trường Được đồng ý Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long khoa Quản trị văn phòng, đến thực tập công ty thời gian từ 09/03/2015 đến ngày 29/04/2015 với nội dung tìm hiểu công tác văn phòng Những kiến thức lý thuyết việc thực nghiệp vụ, kinh nghiệm cán công ty học bổ ích giúp tự tin công tác sau Qua quãng thời gian thực tập công ty, viết báo cáo để trình bày kết khảo sát trình thực tập mà đạt nhìn khách Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan, đầy đủ, trung thực Bài báo cáo chia thành phần nhỏ với nội dung bố cục sau: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long Phần II: Thực hành nghiệp vụ hành Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long Phần III: Kết luận đê xuất kiến nghị Qua phần tóm tắt nội dung báo cáo kết mà đạt thời gian thực tập công ty Để hoàn thành tốt đợt thực tập báo cáo thực tập này, xin chân thành cảm ơn quan tâm, giúp đỡ thầy cô Khoa đặc biệt bảo tận tình thầy Nguyễn Mạnh Cường - Trưởng khoa Quản trị văn phòng Bên cạnh đó, nhận quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình cán phòng Kế toán - Hành số phòng ban khác thuộc Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long Bên cạnh hạn chế mặt chuyên môn thời gian thực tập số nguyên nhân khách quan khác nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong bảo đóng góp ý kiến thầy cô bạn Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Thanh Hòa Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN NỘI DUNG Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long Khái quát Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng long Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long thuộc sở hữu cổ đông, thành lập sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp tháng 12/2005 quy định hành Nhà nước Tên Tiếng việt : Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long Tên Tiếng anh : KCV Thang Long Automobile Joint stock Company Tên viết tắt: ISUZU Thăng Long Địa chỉ: Km6 đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Xã Nam Hồng, Huyện Đông Anh, Thành phố Hà Nội Điện Thoại: 04- 39589188 Fax: 04-39585199 E-mail: sales@isuzuthanglong.com Chi nhánh đơn vị trực thuộc công ty: • Chi nhánh thành phố Vinh Địa chỉ: Số 50 Nguyễn Trãi, Thành phố Vinh, Tỉnh Nghệ Điện thoại: 038.8606898 • Chi nhánh Hưng Yên Địa chỉ: Thôn Lực Điền, Xã Minh Châu, Huyên Yên Mỹ, Tỉnh Hưng Yên Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long thành lập ngày 06 tháng 04 năm 2011, có giấy phép kinh doanh theo quy định nhà nước số 0105243828 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp - Đại lý bán xe ô tô - Bán buôn ô tô - Kinh doanh phụ tùng ô tô Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Kinh doanh dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng ô tô - Sửa chữa máy móc thiết bị - Đóng mới, cải tạo loại thùng xe, thùng xe chuyên dụng Vốn tài sản: Vốn lưu động 30.000.000.000 VNĐ Với chiến lược phát triển lâu dài công ty việc mở rộng thêm chi nhánh, địa điểm khắp đất nước lên kế hoạch thực khoảng thời gian tới Nhằm tạo liên kết chặt chẽ thị trường nước thị trường quốc tế phù hợp với Nghị Hội đồng quản trị quy định pháp luật Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long 2.1 Chức - Không ngừng nâng cao lợi ích Nhà nước, cổ đông người lao động, tăng tích lũy phát triển sản xuất kinh doanh công ty - Huy động sử dụng vốn cổ đông để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu Góp phần thiết thực vào thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội đất nước 2.2 Nhiệm vụ - Công ty phải đảm bảo việc quản lý, sử dụng vốn, tài sản cổ đông đóng góp, đất đai tài nguyên giao quyền sử dụng nguồn lực khác tốt để thực chức công ty - Phải lực chọn hình thức cách thức huy động vốn phù hợp với quy định Pháp luật để nâng cao lợi ích kinh doanh công ty - Tổ chức máy quản lý, tổ chức đơn vị sản xuất kinh doanh phù hợp với nguyên tắc hoạt động mục tiêu chiến lược công ty - Đổi công nghệ, phù hợp với yêu cầu phát triển sản xuất kinh doanh công ty - Thành lập Chi nhánh, Văn phòng đại diện hay công ty công ty nước nước theo quy định Pháp luật nhằm mở rộng thị trường hoạt động Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Chủ động lựa chọn đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, mua phần toàn tài sản doanh nghiệp khác theo quy định Pháp luật với mục đích mở rộng sản xuất kinh doanh - Chủ động mở rộng thu hẹp quy mô ngành nghề kinh doanh theo khả công ty yêu cầu thị trường để đảm bảo mang lại hiệu tốt kinh doanh - Tìm kiếm thị trường, trực tiếp giao dịch ký kết hợp đồng với khách hàng nước theo yêu cầu kinh doanh công ty nhằm nâng cao lợi ích khách hàng người lao động - Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo trả lương cho người lao động thử việc cho nghỉ việc theo yêu cầu sản xuất kinh doanh công ty lực người lao động nhằm cao chất lượng người lao động, tăng cường hoạt động máy theo hướng gọn nhẹ - động - hiệu quả, đáp ứng điều kiện trình hội nhập kinh tế công công nghiệp hóa - đại hóa đất nước - Thực tốt quan hệ Quốc tế phù hợp với chủ trương mở rộng hợp tác công ty Quy định Nhà nước 2.3 Cơ cấu tổ chức (xem phụ lục 1) Lãnh đạo công ty gồm có: - 01 Giám đốc 01 Phó Giám đốc 01 Giám đốc chi nhánh ISUZU Thăng Long thành phố Vinh 01 Trưởng phòng bán hàng chi nhánh Vinh 01 Trưởng chi nhánh ISUZU Hưng Yên 01 Trưởng phòng Dịch vụ hậu 01 Trưởng phòng Kế hoạch - Hành 01 Trưởng phòng xưởng đào tạo 01 Trưởng phòng kinh doanh II Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức phòng Kế toán - Tài thuộc Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long Chức Đáp ứng nhu cầu tài cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty theo kế hoạch; bảo toàn phát triển vốn Công ty cổ đông Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Công ty lĩnh vực công tác: văn thư lưu trữ; hành quản trị; tổ chức, quản lý lao động, chế độ tiền lương đào tạo; quản lý tài sản; an ninh bảo vệ; phòng chống cháy nổ vệ sinh môi trường trụ sở quan Công ty công tác khác có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Lãnh đạo Công ty giao Nhiệm vụ - Hướng dẫn phòng ban thực chế độ, sách tài chính, thống kê, báo cáo tài kế toán - Hướng dẫn phòng ban thực chấp hành chế độ sách kỷ luật công ty tránh sai sót việc sử dụng vốn quản lý tài sản công ty - Tiếp nhận văn bản, tài liệu quan, tổ chức gửi đến công ty; toàn văn bản, tài liệu gửi đến công ty phải cập nhật vào phần mềm quản lý công văn đến hệ thống internet công ty - Tiếp nhận, gửi phát hành văn công ty Lãnh đạo công ty ký, đóng dấu công ty lưu văn - Công tác bảo vệ quan, trụ sở: xây dựng phương án bảo vệ công ty; xây dựng phổ biến nội quy quan, theo dõi, trì làm việc cán bộ, nhân viên công ty - Lập theo dõi định mức, cấp phát văn phòng phẩm hàng tháng; kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng theo đề xuất phòng công ty đảm bảo có hiệu - Quản lý phương tiện trang thiết bị máy móc: xây dựng quy chế để quản lý, điều hành việc sử dụng xe ô tô lái xe phục vụ Lãnh đạo công ty cán bộ, nhân viên công ty công tác - Quản lý điện, nước, điện thoại chế độ khác phục vụ công tác - Quản lý sổ sách lưu trữ, quản lý sử dụng dấu công ty Quyền hạn - Phòng Kế toán - Tài quyền yêu cầu phòng ban công ty, đơn vị trực thuộc cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết lĩnh vực tổ chức, lao động, Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiền lương hành quản trị để phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm vụ phòng - Kiểm tra thể thức văn trước đóng dấu, yêu cầu phòng ban, đơn vị trực thuộc sửa lại văn thức quy định Cơ cấu tổ chức: (xem phụ lục 2) Lề lối làm việc văn phòng: Văn phòng việc theo chế độ thủ trưởng, văn phòng làm việc theo nguyên tắc: trưởng phòng người đứng đầu văn phòng thủ trưởng văn phòng, phạm vi văn phòng thủ trưởng có trách nhiệm thẩm quyền phân công nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên văn phòng Mỗi nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn khác phục vụ cho công việc phòng BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG - Trưởng phòng Kế toán - Tài người chịu quản lý trực tiếp Giám đốc - Trưởng phòng Kế toán - Tài đầu mối giúp Giám đốc truyền đạt chủ trương, sách, đường lối đến phận công ty - Trưởng phòng Kế toán - Tài giúp Giám đốc tổ chức thực Quyết định quản lý công ty ban hành - Trưởng phòng Kế toán - Tài tiếp nhận thông tin phản hồi từ phận, đơn vị, nhân viên công ty để phản ánh lại với Giám đốc - Trưởng phòng Kế toán - Tài giúp Giám đốc kiểm soát toàn hoạt động phận, đơn vị, nhân viên quan - Trưởng phòng Kế toán - Tài thay mặt Giám đốc tiến hành hoạt động giao tiếp quan, tổ chức, cá nhân bên quan, cá nhân đơn vị bên quan III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng quan, tổ chức có chức riêng phù hợp cho hoạt động quan Từ nói văn phòng phận tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, điều hành, nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý đồng thời đảm bảo điều kiện sở vật chất kỹ thuật cho toàn hoạt động quan Chức văn phòng gồm nhiều chức khác để phù hợp với hoạt động quan, chức văn phòng chức tham mưu tổng hợp, chức giúp việc đảm bảo hậu cần Ở chức văn phòng lại đóng vai trò định - Chức tham mưu đóng góp ý kiến mang tính chất đạo tất lĩnh vực, giúp người lãnh đạo việc đặt tổ chức thực kế hoạch Ngoài văn phòng có trách nhiệm tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo có đầy đủ thông tin có đưa định quản lý phù hợp, xác - Chức đóng vai trò vô quan trọng, gắn liền với tồn quan, tổ chức Để làm tốt chức tham mưu, tổng hợp văn phòng tiến hành cung cấp, xử lý tổng hợp thông tin đảm bảo cung cấp cho lãnh đạo nguồn thông tin xác, tin cậy giúp cho lãnh đạo quan ban hành nội quy, quy chế hoạt động chung, nội quy công tác văn thư lưu trữ, giải công việc, quy trình thủ tục hành quan, tổ chức Qua cho thấy tầm quan trọng văn phòng hoạt động quan mình, chức tham mưu tổng hợp văn phòng Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long: Công tác tham mưu văn phòng công ty coi cánh tay trái ban lãnh đạo, hoạt động công ty văn phòng vừa thực công việc cấp giao Đồng thời giúp lãnh đạo công ty tham mưu xây dựng nội quy, quy chế, quy định công ty Để công ty hoạt động thống đồng thuận cấp dựa giàng buộc quy chế, nội quy Và công tác Văn thư - Lưu trữ văn phòng công ty tham mưu cho lãnh đạo tập hợp thông tin khó khăn vướng mắc trình thu thập tài liệu xếp tài liệu hoạt động phận công ty Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Công tác văn thư Công tác văn thư công ty giải cách nhanh chóng kịp thời, đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty Các văn công văn, giấy tờ công ty gửi đến đơn vị khác kịp thời không thất lạc, văn đến công ty cán bộ, công nhân viên giải lúc Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời bảo mật đảm bảo cho công việc công ty giải nhanh chóng, xác, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ, công nhân viên trình làm việc, giải công việc Công tác văn thư công ty thực cách khoa học xác Cán văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, thường xuyên cử học lớp chức để bồi dưỡng them kiến thức nghiệp vụ tay nghề Cán văn thư luôn học hỏi đồng nghiệp cập nhật quy định Nhà nước, mà công tác văn thư ngày đạt hiệu cao 1.3 Công tác lưu trữ Công ty tổ chức phận lưu trữ phù hợp Việc tổ chức cán phục vụ công tác lưu trữ tiến bộ, đại đa số cán trẻ, có trình chuyên môn công tác lưu trữ có kinh nghiệm nhiều năm ngành Với đội ngũ cán đảm bảo hoạt động công ty phát triển Bên cạnh lãnh đạo công ty trọng đến yếu tố người công tác lưu trữ lựa chọn cán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, đáp ứng nhu cầu công việc Lãnh đạo công ty tạo điều kiện thuận lợi để cán lưu trữ nâng cao trình độ nghiệp vụ *Về sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ: Phòng kho lưu trữ bố trí rộng rãi thoáng mát, phòng lưu trữ trang bị trang thiết bị cần thiết như: máy điều hòa nhiệt độ, giá tủ, bàn ghế Đây sở vật chất thiết yếu phục vụ công tác lưu trữ * Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ: - Thu thập bổ sung tài liệu Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa 41 CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việc tiếp quản tài liệu có bước đầu thực hiện, tài liệu thu thập phòng ban sau các giấy tờ hoàn thiện đầy đủ theo quy định pháp luật xe giao cho khách hàng theo hợp đồng hoàn thành Các phòng ban có ý thức chuẩn bị tài liệu để giao nộp vào lưu trữ; Công tác phân loại tài liệu Tài liệu phân loại theo chiến lược, chương trình, kế hoạch dài hạn hàng năm, sau chia nhỏ theo hợp đồng chi nhánh khu vực khác - Bảo quản tài liệu lưu trữ: Trong kho lưu trữ trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ với trang thiết bị đại như: máy điều hòa, máy hút ẩm, quạt thông gió, giá để tài liệu, xe chở tài liệu, cặp, hộp tạo điều kiện thuận lợi để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ: Bộ phận lưu trữ công ty trang bị máy tính máy in, tính máy tính cán lưu trữ sử dụng để lưu giữ mục lục hồ sơ cho khối tài liệu chỉnh lý nhằm nâng cao hiệu suất phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu độc giả 1.4 Công tác hành văn phòng Cán văn phòng người có trình độ chuyên môn, nhạy bén, say mê tìm tòi, sáng tạo công việc Chính công tác hành văn phòng giải nhanh chóng hiệu đáp ứng yêu cầu cải cách hành thời đại Việc chấp hành nội quy, quy định quan thời gian làm việc thực nghiêm túc Mỗi cán có ý thức chấp hành đạo, điều hành lãnh đạo, từ phấn đấu hoàn thiện thân, tích cực tham gia xây dựng mối quan hệ tốt đẹp thành viên công ty Nhược điểm 2.1 Công tác văn phòng Nhân văn phòng công ty thiếu tiến độ công Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa 42 CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc chậm Công tác văn phòng chưa trọng, đan xen chồng chất công việc lẫn bên kế toán, ảnh hưởng đến hoạt động công ty 2.2 Công tác văn thư - Việc lập hồ sơ số phòng chưa thực tốt - Việc đăng ký văn đi, văn đến công ty thực theo phương pháp truyền thống Việc đăng ký văn số truyền thống có ưu điểm bảo đảm an toàn liệu, không sợ liệu xảy cố điện, máy tính, hay bị virust thâm nhập, nhiên lại gây khó khăn cho công tác tra tìm văn cần thiết 2.3 Công tác lưu trữ Mặc dù bố trí cán có chuyên môn nghiệp vụ đảm nhận công tác lưu trữ công ty lưu trữ công ty cán văn thư kiêm nhiệm, hàng ngày số lượng văn ban hành công ty nhiều nên dẫn đến tình trạng công việc không giải dứt điểm mà bị tồn đọng, không giải kịp thời giải không xong làm ảnh hưởng hưởng đến hiệu công việc Cán văn thư kiêm nhiệm công việc lưu trữ tài liệu sản sinh ngày lại ngày nhiều, công tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn Bên cạnh ưu điểm ban lãnh đạo công ty quan tâm số nguyên nhân khách quan, chủ quan mà lãnh đạo công ty cán công ty chưa làm Do công ty thành lập nên việc tổ chức máy chưa thực hoàn thiện công ty chưa thể ban hành đầy đủ văn quản lý công tác lưu trữ Công ty cần sớm nghiên cứu ban hành văn đạo, hướng dẫn cụ thể công tác lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế công ty Chưa có văn ban hành rõ ràng công tác Văn thư - Lưu trữ dựa vào quy định Nhà nước, chưa có nghiên cứu để sát với thực tiễn công tác công ty, điều dễ hiểu công ty thành lập nên việc nghiên cứu tình hình thực tiễn công tác chưa tiến hành Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa 43 CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cần có kế hoạch tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho cán thuộc phòng ban Có văn hướng dẫn cụ thể, sát vào thực tế tình hình tài liệu công ty Các thiết bị phục vụ công tác điều hòa nhiệt độ chưa bố trí quy chuẩn, chưa hoạt động đặn, cũ hay bị hư hỏng Phòng kho lưu trữ bố trí vị trí chưa quy định,chưa có thoáng mát nên ẩm thấp làm tài liệu bị mục nát Phòng kho chưa khử trùng, khử độc tuổi thọ tài liệu có nguy có bị ảnh hưởng cao Trong đó, tường kho lại làm bẳng kính, ánh sáng phản chiếu gây giòn nát tài liệu, làm tài liệu bị bay mực - Thu thập bổ sung tài liệu: Tuy công tác thu thập bổ sung tài liệu thực phòng ban, song công tác chưa thực cách triệt để, tài liệu thu tình trạng rời lẻ, lộn xộn Đặc biệt đa phần tài liệu phòng nộp vào chưa lập hồ sơ hành Hơn nữa, tài liệu nộp vào lưu trữ lẫn tài liệu giá trị như: giấy nháp, giấy mời Các phòng ban nộp tài liệu bị nhắc nhở không chỗ để dẫn đến tài liệu bị xẻ lẻ, thu không hết tài liệu gây khó khăn tiến hành chỉnh lý - Phân loại tài liệu lưu trữ Tài liệu chưa quan xây dựng theo phương án cụ thể, mà cán chuyên viên phòng ban phân loại tài liệu sơ theo hợp đồng chi nhánh theo hàng năm, theo thời gian để tiện cho việc tra cứu - Xác định giá trị tài liệu: Nhìn chung tài liệu phần lớn tài liệu thuộc khối chuyến môn, nên công ty bảo quản tài liệu chung chung theo thời hạn hợp đồng, hết thời hạn đồng nghĩa tài liệu hết giá trị lưu trữ - Bảo quản tài liệu lưu trữ: Với diện tích kho lưu trữ công ty hạn chế mà tài liệu hình thành trình hoạt động công ty lớn nên xảy tình trạng tài liệu bị chất đống, bó gói chưa lập hồ sơ gây ảnh hưởng không nhỏ tới tình trạng Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa 44 CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vật lý tài liệu.Trong kho lưu trữ không chứa riêng mà nhiều thứ khác giống kho chứa đồ quan( văn phòng phẩm, đồ dùng cán quyên góp làm từ thiện) làm tốn diện tích kho tàng, dễ hư hỏng tài liệu - Khai thác sử dụng tài liệu: Tài liệu đưa khai thác sử dụng chưa nhiều tài liệu thu vào kho tài liệu gì, kho giữ tài liệu nhiều cán chưa đặt chân vào kho lưu trữ - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ: Tuy việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ công ty hạn chế, mục lục hồ sơ cán lưu giữ máy tính chức tra tìm Chưa có hệ thống tra tìm tài liệu máy làm hạn chế nhiều công tác quản lý tài liệu lưu trữ tốc độ phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Toàn khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ tiến hành cách thủ công, không tin học hóa nghiệp vụ 2.4 Công tác hành văn phòng Chất lượng văn ban hành chưa cao, văn số phòng ban mắc số sai xót nhỏ Việc giải quết văn yếu kém, văn xây dựng thiếu sót sai thể thức so với Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Ví dụ số văn quy định, công văn, biên công ty soạn thảo ban hành sai thể thức nội dung( phụ lục 6) Hầu hết công tác hành văn phòng chua trọng, văn xây dựng không thể thức quy định Thông tư Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác hành văn phòng nhiều hạn chế Vì vậy, công tác văn phòng gặp nhiều khó khăn II) Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Để tiến tới xây dựng mô hình văn phòng đại, kiểu mẫu phù hợp với xu thời đại, văn phòng cần phải chủ động, cải tiến quy trình nghiệp Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa 45 CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vụ, với hỗ trợ thiết bị kỹ thuật tiên tiến đội ngũ người làm văn phòng có trình độ cao Bởi em có số giải pháp sau: Về đội ngũ cán bộ, công chức - Tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo cán bộ, công chức văn phòng công tác hành chính, văn thư - lưu trữ xu thời đại - Thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức công ty - Nâng cao trình độ nhận thức, khả nhận biết xử lý thông tin cán văn phòng Tăng cường công tác đào tạo trình độ chuyên môn, tin học, ngoại ngữ để đáp ứng nhu cầu giải công việc văn phòng Về quy trình nghiệp vụ: - Tăng cường triển khai thực hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 công tác văn phòng, TCVN 5700 - 2002 văn quản lý Nhà nước - mẫu trình bày - Cần cập nhật sử dụng phần mềm quản lý văn để cập nhật quản lý văn đi, đến quan - Tổ chức công việc cách khoa học nhân sự, sổ sách tài liệu sở vật chất, đặc biệt công tác lập hồ sơ - Xây dựng, tiến tới hoàn thiện chuẩn hóa quy trình soạn thảo ban hành văn không để tình trạng chồng chéo, bỏ xót công việc Về trang thiết bị văn phòng - Ứng dụng công nghệ thông tin, trang thiết bị văn phòng đại công tác quản lý văn Tích cực đổi văn phòng kiểu cũ sang văn phòng đại, trang thiết bị đại tốc độ truyền dẫn cao, giúp công việc giải cách dễ dàng, góp phần tích cực vào công tác xây dựng phủ điện tử - Xây dựng mô hình văn phòng đại có hiệu quả, có kết hợp hài hòa Tổ chức phòng làm việc cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo nên môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khỏe tinh thần cho cán công chức Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa 46 CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Về công tác Văn thư - Lưu trữ: - Đề cao tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ lãnh đạo cán bộ, nhân viên công ty.Đây việc làm quan trọng, tác động lớn đến hiệu công tác văn thư, lưu trữ Nhận thức lãnh đạo, cán bộ, nhân viên công ty có tốt công tác văn thư , lưu trữ thực suôn sẻ Để nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán nhân viên công ty phụ thuộc lớn vào người làm công tác văn thư, lưu trữ Người làm công tác văn thư, lưu trữ cần sức làm việc, chứng tỏ vai trò tài liệu lưu trữ để lãnh đạo công ty, cán nhận thấy tầm quan trọng công tác Từ đó, lãnh đạo đưa sách nhằm phát triển công tác văn thư, lưu trữ công ty - Ban hành văn quản lý, văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Cán văn thư, lưu trữ cần nghiên cứu tình hình thực tiễn công ty để tham mưu cho lãnh đạo công ty ban hành văn sát với tình hình thực tiễn công ty phù hợp với quy định hành Nhà nước Các văn ban hành cần có quy định chế độ khen thưởng, kỷ luật công tác văn thư, lưu trữ phải có theo dõi kiểm tra thường xuyên Bên cạnh đó, văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ chưa công ty ban hành nhiều Đây văn quan trọng nhằm hướng dẫn cán thực công tác lưu trữ Nếu chưa ban hành cần phải tuyên truyền áp dụng văn ban hành quan Nhà nước có thẩm quyền Cần nghiên cứu biên soạn công cụ tra cứu tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu như: lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông Ngoài ra, cần tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá việc thực công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cán công ty Có chế độ khen thưởng kỷ luật rõ ràng, nghiêm minh Cần đôn đốc cán chuyên môn lập hồ sơ công việc cách nghiêm túc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ - Nâng cao trình độ cán làm công tác lưu trữ, công ty cần tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công tác lưu trữ đặn hơn, hiệu Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa 47 CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhằm nâng cao trình độ cho cán bộ, bổ sung kiến thức đồng thời kiến thức tin học cần đào tạo để cán sử dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ Công ty cần có quy định cụ thể việc tuyển dụng cán lưu trữ, phải có trình độ chuyên ngành đào tạo ngành lưu trữ Có công tác lưu trữ công ty đảm bảo hoạt động có hiệu - Cần có quan tâm, chế độ ưu đãi đặc biệt cho cán lưu trữ, quan tâm động viên lãnh đạo động lực lớn giúp cán lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Do đó, lãnh đạo công ty cần quan tâm đến điều kiện làm việc cán lưu trữ, cần có chế độ bồi dưỡng, khen thưởng hợp lý - Đầu tư sở hạ tầng sở vật chất cho công tác lưu trữ, công ty cần sớm bổ sung, sửa chữa trang thiết bị thiếu, hỏng hóc để đưa vào sử dụng nhằm phục vụ tốt cho công tác lưu trữ - Đối với nghiệp vụ công tác lưu trữ: + Thu thập bổ sung tài liệu: Các cán lưu trữ cần phối hợp với lãnh đạo công ty ban hành quy định chặt chẽ việc thu thập tài liệu vào lưu trữ, ban hành Danh mục tài liệu nộp lưu Ban, sở quan trọng giúp Ban tiến hành nộp lưu tài liệu vào lưu trữ dễ dàng, có hệ thống hơn.Công ty cần quy định cụ thể, chặt chẽ thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ Công ty cần có quy định bắt buộc cán bộ, chuyên viên phòng, Ban phải lập hồ sơ công việc từ khâu hành Để thực dễ dàng, cán lưu trữ cần trực tiếp hướng dẫn phòng việc lập hồ sơ hành Đồng thời tiến hành thống kê tài liệu thiếu đơn vị chưa nộp đủ để hoàn thiện phông lưu trữ Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long + Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: cần ý nhiều nữa, công ty cần trang bị thêm số trang thiết bị đảm bảo tối ưu điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ máy điều hòa, máy hút ẩm đồng thời đầu tư kinh phí để vệ sinh tài liệu, thường xuyên chống nấm mốc, mối mọt cho tài liệu hệ thống phòng cháy chữa cháy kho lưu trữ Cán lưu trữ cần tiến hành tiêu hủy số Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa 48 CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tài liệu trùng thừa, giá trị để chất đống kho để lấy diện tích cho khối tài liệu - Ứng dụng công nghệ thông tin việc làm cần thiết công tác lưu trữ công ty nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Lãnh đạo văn phòng, cán lưu trữ phận chức cần lập kế hoạch xây dựng ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu giúp cán lưu trữ thực khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ nhanh gọn, xác khoa học + Chương trình công bố mục lục hồ sơ mạng công ty cần triển khai thời gian gần để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ đẩy mạnh công tác lưu trữ công ty ngày hoàn thiện, phát triển + Công ty cần nghiên cứu, ban hành lịch sử đơn vị hình thành phông tạo điều kiện cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu quản lý tài liệu hiệu Trên số đề xuất riêng cá nhân để khắc phục mặt hạn chế phát huy ưu điểm, lợi giúp phát triển đại hóa công tác hành văn phòng Công ty thời kỳ hội nhập kinh tế Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa 49 CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trước tiên, cho phép em gửi lời cảm ơn tới thầy Nguyễn Mạnh Cường - Trưởng khoa Quản Trị Văn Phòng thầy cô giáo khoa tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp cho sinh viên khoa Các thầy cô giúp đỡ em nhiều trình học tập lớp thời gian thực tập tốt nghiệp quan nơi làm việc để chúng em hoàn thành đợt thực tập thực tế Sau em xin chân thành cảm ơn bác, anh chị phòng Kế toán – Tài thuộc Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long giúp đỡ, hướng dẫn cho em suốt trình thực tập, tạo hội cho em tiếp xúc với thực tế Bài báo cáo không hoàn thành giúp đỡ đó, qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc Trong thời gian thực tập gần hai tháng ( từ ngày 09/03/2015 đến hết ngày 29/04/2015) Thời gian thực tập nhờ giúp đỡ giảng viên hướng dẫn cán chuyên môn quan trực tiếp hướng dẫn tạo hội cho em áp dụng lý thuyết học tập lớp vào thực tế quan công tác Bước đầu làm quen với công việc văn phòng tạo cho em tảng để tiếp cận công tác văn phòng Từ đó, em tự rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ văn phòng, nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn phòng quan Qua trình tự tìm tòi học hỏi thân cộng với giúp đỡ chị hướng dẫn anh chị phòng giúp em hiểu thêm nhiều điều, học tập thêm thực tế Đó kết lớn mà em đạt thời gian thực tập công ty Em viết báo cáo để gửi nên khoa Quản trị văn phòng để nhận đóng góp ý kiến thầy cô giáo khoa Tuy nhiên báo cáo nhiều thiếu sót hạn chế, em mong đóng góp thầy cô báo cáo thực tập tốt nghiệp em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa 50 CĐ Quản trị Văn phòng K7C Lớp: Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC TRỢ LÝ BH P.KTTC HC TH Kế toán P.KINH DOANH HHH Nhóm Tổ Bảo vệ P.DVHM Nhóm Quản đốc Tổ tạp vụ Chú thích: CN.HƯNG YÊN HCTH CVPT Service CN.VINH XƯỞNG ĐT DV -TK SX HC TH Thủ kho Kiêm nhiệm Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C KINH DOA NH DV H M Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Nhân viên kế toán Nhân viên kế toán Nhân viên kế toán TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH Nhân viên kế toán Nhân viên hành tổng hợp Tổ bảo vệ Tổ tạp vụ Chú thích: Kiêm nhiệm Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 3: Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng Chương trình công tác thường kỳ quan Trách nhiệm Trưởng phòng TC-HC Các Phòng, Ban Xây dựng kế hoạch tổ chức chương trình công tác Đăng ký chương trình công tác phòng Kế toán - Tài chuyên môn Trưởng phòng TC-HC Dự thảo chương trình công tác Trưởng phòng TC- HC Gửi dự thảo đến đơn vị lấy ý kiến đóng góp Cho ý kiến đóng góp Các phòng ban Phòng TC-HC Trình Ban Giám đốc Giám đốc Xem xét phê duyệt Văn phòng Chú thích: Ban hành Kiêm nhiệm Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 4: Sơ đồ công tác tổ chức “ Đại hội đồng cổ đông thường niên” Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long Xây dựng kế hoạch Lập dự toán kinh phí Chuẩn bị đại hội Chuẩn bị tài liệu Chuẩn bị sở vật chất, trang thiết bị Lập ban lễ tân PHÒNG KẾ TOÁN -TÀI CHÍNH Lập ban thư ký Chương trình Đại hội Tiến hành đại hội Quyết toán kinh phí Hoàn tất hồ sơ Đại hội Phục vụ sau Đại hội Kết thúc đại hội Gửi thư cảm ơn Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 5: Sơ đồ hóa công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Lập kế hoạch: Xác định rõ mục đích, địa điểm, thời gian, phương tiện kinh phí công tác Thông báo cho quan đoàn đến công tác thông tin đoàn đề nghị giúp đỡ PHÒNG KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH Chuẩn bị tài liệu Chuẩn bị phương tiện kinh phí cho chuyến Tổ chức họp bàn, phân công nhiệm vụ lãnh đạo công tác Báo cáo công việc cho lãnh đạo Thanh toán công tác phí Chú thích: Kiêm nhiệm Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C