MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DSP 3 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 3 1. Vài nét Công ty Cổ phần DSP 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần DSP. 3 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty: 3 II. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Công ty Cổ phần DSP 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng hành chính 6 2. Cơ cấu tổ chức phòng hành chính: 9 3. Nhiệm vụ của từng cá nhân trong văn phòng 9 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần DSP 11 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 11 1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty: 11 1.2. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty 12 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một cuộc hội nghị của công ty, lập hồ sơ hội nghị 15 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo công ty 16 1.5.Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của công ty: 17 2.Khảo sát về công tác văn thư 17 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty 17 2.2. Trách nhiệm của Trưởng phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của công ty. 19 3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty: 24 3.1. Thực trạng công tác Lưu trữ ở Công ty: 25 3.1.1. Trong quá trình thu thập: 25 3.1.2. Công tác chỉnh lý: 25 3.1.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ: 25 3.1.4. Tổ chức, sử dụng tài liệu 26 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 27 1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 27 2.Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Công ty Cổ phần DSP 29 3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của Công ty Cổ phần DSP 50 4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần DSP 58 5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho Công ty Cổ phần DSP: 59 6.Đánh giá cơ cấu tổ chức , bộ máy phòng Hành chính của Công ty Cổ phần DSP. Nhận xét ưu nhược điểm của cơ cấu, bộ máy của phòng Hành chính. 61 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 62 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính, Quản trị văn phòng của công ty Cổng phần DSP. 62 1. Ưu điểm: 62 2. Nhược điểm: 63 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm 63 LỜI CẢM ƠN 65 PHỤ LỤC
Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DSP I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty Vài nét Công ty Cổ phần DSP Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần DSP .3 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty: II Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng Hành Công ty Cổ phần DSP.6 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng hành Cơ cấu tổ chức phòng hành chính: Nhiệm vụ cá nhân văn phòng .9 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty Cổ phần DSP 11 1.Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 11 1.1Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho công ty: 11 1.2 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ công ty (Sơ đồ xem phần phụ lục) 12 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị công ty, lập hồ sơ hội nghị(Sơ đồ xem phần phụ lục) 15 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo công ty (Sơ đồ xem phần phụ lục) 16 1.5.Đánh giá công tác tình hình triển khai thực văn hóa công sở công ty: .17 2.Khảo sát công tác văn thư 17 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư Công ty .17 2.2 Trách nhiệm Trưởng phòng việc đạo thực công tác văn thư công ty 19 3.Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ Công ty: 24 3.1 Thực trạng công tác Lưu trữ Công ty: 25 Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.1 Trong trình thu thập: 25 3.1.2 Công tác chỉnh lý: .25 3.1.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ: 25 3.1.4 Tổ chức, sử dụng tài liệu 26 Phần II 27 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .27 1.Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 27 2.Quy chế công tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần DSP 29 3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” Công ty Cổ phần DSP 50 4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị Công ty Cổ phần DSP .58 5.Xây dựng mô hình văn phòng đại cho Công ty Cổ phần DSP: 59 6.Đánh giá cấu tổ chức , máy phòng Hành Công ty Cổ phần DSP Nhận xét ưu nhược điểm cấu, máy phòng Hành 61 Phần III 62 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 62 I.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành chính, Quản trị văn phòng công ty Cổng phần DSP 62 1.Ưu điểm: 62 2.Nhược điểm: 63 II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm 63 LỜI CẢM ƠN 65 PHỤ LỤC PHỤ LỤC Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Chúng ta biết hoạt động quản lí nói chung, hoạt động đòi hỏi nhiều lực tư chủ thể quản lí có phận trợ giúp tùy theo quy mô tổ chức mà phận hay cá nhân Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hòa vào xu năm gần ngành Quản trị - Văn phòng có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu hành Ngành Quản trị - Văn phòng xác định hoạt động máy quản lý chiếm phần lớn nội dung hoạt động quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lí quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần công tác có làm tốt hay không Làm tốt công tác Văn phòng sé góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, chế độ, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng hoạt động quản lí văn nói chung hoạt động quản lí quan nói riêng Đảng Nhà nước ta nhiều năm không ngừng cải cách Hành quốc gia có công tác Quản trị - Văn phòng tập trung đổi sang tạo Vì vậy, để làm tốt công tác Quản trị - Văn phòng đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ Ngày công tác Văn phòng có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội, đóng góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, không phủ nhận vai trò quan trọng Sống xã hội phát triển ngày đòi hỏi cá nhân phải tự biết vươn lên,nỗ lực phấn đấu hết mình, đem lực, kiến thức trau dồi để phục vụ cho xã hội cho đất nước Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực Kế hoạch đào tạo tổ chức cho sinh viên thực tập quan, đơn vị, tổ chức Việc thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan Đây dịp sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức người cán bộ, nhân viên hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Thực Kế hoạch Trường Nội vụ Hà Nội việc thực tập tốt nghiệp lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7 – Hệ quy (khóa học 2012 – 2015), với giúp đỡ Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần DSP tạo điều kiện tiếp nhận em thực tập tai công ty Thời gian thực tập 01 tháng ngày 09/03/2015 đến ngày 29/04/2015 Nhờ giúp đỡ Ban Lãnh đạo toàn thể cán bộ, công nhân viên phòng Hành Công ty tạo hội cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào thực tiễn công tác, rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ , từ nhận thức rõ tầm quan trọng công tác Văn phòng Bài báo cáo thực tập kết thời gian em thực tập tốt ngiệp chuyên ngành công ty Đây lần em tập làm cán bộ, nhân viên thực nên nhiều bỡ ngỡ, vốn kiến thức hạn chế, nên có sai xót định Em viết bài báo cáo gửi tới nhà trường, khoa Quản trị Văn phòng kính mong nhận đóng góp ý kiên thầy (cô) giáo phụ trách môn chuyên ngành giúp em hoàn thiện nhiệp vụ để có sở, tảng bước vào kỳ thi tốt nhiệp tới đạt kết cao đồng thời phục vụ cho công tác sau với hi vọng góp phần nhỏ công đổi mới, xây dựng quê hương đất nước Em xin chân thành cảm ơn thầy(cô) giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần DSP cán phòng Hành công ty, tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập viết báo cáo tốt nghiệp Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015 Sinh viên Lê Thị Hoa Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DSP I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty Vài nét Công ty Cổ phần DSP Địa chỉ: Số 31tổ dân phố Phú Đô, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Công ty có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, mở tài khoản ngân hàng, có mã số thuế theo quy định pháp luật Trải qua trình hoạt động trưởng thành Công ty giữ vững phát huy truyền thống đơn vị có công nghệ đại, kỷ cương lao động Ngày đăng ký kinh doanh Ngày 09/11/2011 công ty thức vào hoạt động theo hình thức công ty cổ phần theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 0305000215 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp với vốn điều lệ đăng ký là: 2.500.000.000 đồng Lĩnh vực kinh doanh công ty cổ phần DSP Công ty Cổ Phần DSP ( Tên viết tắt: DSPCo., Ltd) công ty tích hợp hệ thống hoạt động lĩnh vực CNTT M&E Phạm vi hoạt động BNS rộng khắp nước, không ngừng nâng cao chất lượng mặt tư vấn giải pháp, tích hợp hệ thống hiệu quả, cung ứng lắp đặt thiết bị mạng chuyên dụng tiên tiến đồng thời nhà cung cấp thiết bị dịch vụ bảo trì hệ thống cách tối ưu Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần DSP 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty: a Chức - Quan hệ với Phòng, Ban điều hành dự án, công ty, đơn vị kinh tế, quyền địa phương đoàn thể để thực hiên nhiệm vụ Công ty giao hợp đòng kinh tế tự kiếm - Thực đầy đủ nghĩa vụ, chế đọ báo cáo thống kê, trích nộp theo quy Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định Tổng công ty Nhà nước - Quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty theo chương trình, nhiệm vu, mục tiêu Chịu trách nhiệm trước pháp luật hoạt động Công ty b Nhiệm vụ Đăng ký kinh doanh kinh doanh ngành nghề đăng ký theo quy định pháp luật: - Tổ chức kinh doanh có lãi; chịu trách nhiệm trước pháp luật - Báo cáo Tổng công ty hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty - Chịu trách nhiệm trước khách hàng sản phẩm, dịch vụ Công ty thực Xây dựng chiếm lược, đề án phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh; Xây dựng hệ thống quy chế nội phù hợp quy định Nhà nước Thực tốt công tác tiếp thị,mở rộng quan hệ, quảng bá thương hiệu để nâng cao uy tín, mở rộng thị trường cho Công ty Thực đầy đủ nghĩa vụ người lao động theo quy định Bộ luật lao động Chi phí tiền lương tiền thượng dựa hiệu hoạt động kinh doanh Chăm lo, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ quản lý cho cán bộ, công nhân viên Công ty, phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo thực chiếm lược phát triển nhiệm vụ Công ty Thực chế độ quy định quản lý vốn, tài sản, kế toán, hạch toán, chế độ kiểm toán chế độ khác theo quy định Nhà nước, chịu trách nhiệm tính xác thực hoạt động tài Công ty Thực nghĩa vụ thuế khoản nộp ngân sách theo quy định Thực chế độ báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền; chịu trách nhiệm tính xác, trung thực báo cáo Chịu kiểm tra, giám sát; tuẩn thủ quy định tra quan tài quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội pháp luật 10 Tuẩn thủ quy định công tác bảo mật, thông tin nội theo quy định pháp luật 11 Thực quy định Nhà nước bảo vệ tài nguyên môi trường, quốc phòng an ninh quốc gia 12 Có trách nhiệm lưu giữ bảo quản chứng từ tài liệu, sổ sách kế toán toàn tài liệu liên quan đến hoạt động Công ty cải thiện điều kiện làm việc theo quy định Nhà nước - Đảm bảo đủ việc làm cải thiện điều kiện làm việc ngày tốt cho người lao động, không ngừng nâng cao thu nhập đời sống cho người lao động - Đảm bảo nghĩa vụ với nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với quy định nhà nước c Quyền hạn Quản lý, sử dụng tài sản, tiền vốn, đất đai nguồn lực khác để phục vụ hoạt động Công ty Được đầu tư, huy động vốn để hoạt động theo quy định pháp luật Chủ động tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, liên doanh, liên kết hợp tác với đơn vị, tổ chức nước theo quy định pháp luật Chỉ đạo xây dựng ban hành nội quy hệ thống quy chế nội Thường xuyên theo dõi công tác khoán thành toán chi phí khoán công trình, hạng mục công trình theo giai đoạn Thực quản lý giá thành sở áp dụng mức lao động vật tư đơn giá tiền lương Nhà nước, nội chi phí khác đảm bảo hiệu kinh doanh công ty phù hợp với quy định pháp luật Lựa chọn hình thức thực tiền lương, thưởng cho người lao động, phù hợp với yêu cầu kinh doanh, quy định nhà nước Được hưởng lơi nhuận từ hoạt động kinh doanh thông qua việc trích lập sử dụng quỹ theo quy định Nhà nước Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trực tiếp làm việc với quan thuế Riêng thuế thu nhập doanh nghiệp thực theo quy định đơn vị hạch toán phụ thuộc d Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần DSP hoạt động hình thức Công ty cổ phần, quan cao Hội đồng cổ đông , Đại hội đồng cổ đông Ban giám đốc phận chức Bộ máy quản lý Công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến chức Cơ cấu tổ chức công ty thể sơ đồ sau: Hội đồng cổ đông Gián đốc điểu hành Phòng tổ chức hành Phòng kế hoạch Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng tài kế toán II Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng Hành Công ty Cổ phần DSP Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng hành a Chức Phòng hành phận vô quan trọng có ý nghĩa không nhỏ hoạt động kinh doanh công ty Do phòng hành hích tổ chức có hai chức để phục vụ cho nhu cầu làm việc giải vấn đề công ty là: tham mưu, tổng hợp hậu cần • Chức tham mưu, tổng hợp: Nội dung công tác tham mưu rõ hoạt động tham vấn công tác Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn phòng; nội dung tổng hợp nghiêng nhiều khía cạnh thống kê, xử lý thông tin liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất hai nội dung nhằm mục tiêu chung hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý thủ trưởng quan, đơn vị Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý không tránh khỏi phiến diện, chủ quan thiếu khoa học xác Ta biết hoạt động quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, có yếu tố chủ quan (thuộc người thủ trưởng), muốn có định đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người trợ giúp Những ý kiến tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án phán kịp thời đắn Hoạt động cần thiết mang tính tỏ hữu hiệu vừa tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) tính chuyên sâu trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh thực tế) để lựa chọn định tối ưu Đây nội dung tham mưu công việc văn phòng Nhưng mặt khác, kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngược lĩnh vực nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập được.Những thông tin cần phải sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ sử dụng theo yêu cầu người quản lý lĩnh vực cụ thể Hoạt động thuộc nội dung công tác tổng hợp hoạt động văn phòng Như hai nội dung tham mưu tổng hợp hoạt động phòng hành có nhiệm vụ trợ giúp cho thủ trưởng quan, đơn vị có sở khoa học để lựa chọn định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động công ty • Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài Các điều kiện phương tiện phải quản lý, xếp, phân phối không ngừng bổ sung để cung Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cấp kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu hoạt động quan Đây hoạt động mang tính đặc thù công tác phòng hành tổ chức có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động Công ty phòng phải chăm lo sở vật chất Công ty, phục vụ cho hoạt động phòng ban công ty , phục vụ cho hoạt động kinh doanh công ty Tóm lại, phòng hành tổ chức đầu mối giúp lãnh đạo thực chức trên: Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan tồn phòng hành tổ chức máy công ty b Nhiệm vụ phòng Hành chính: - Lập kế hoạch công tác công ty Tham mưu cho Ban Giám đốc xếp tổ chức máy hoạt động công ty - Tham mưu cho Ban giám đốc công tác quy hoạch, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ công nhân viên - Tổ chức thực chế độ sách công nhân viên; Tổ chức thực công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật - Lập kế hoạch lao động, tuyển dụng (hoặc sa thải); Quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý lao động sử dụng lao động - Tổng hợp kết hoạt động phòng ban công ty Giúp Ban giám đốc điều hành mối quan hệ nội với đối tác kinh doanh - Tổ chức họp thường niên hàng tháng, quý, họp cuối năm, họp cổ đông hội thảo khách hàng công ty - Thực công tác: hành chính,văn thư, lưu trữ; quản lý dấu theo qui định hành - Xây dựng kế hoạch tổ chức thực công tác bảo vệ, trật tự an ninh, phòng cháy chữa cháy Đề xuất thực phối hợp với đơn vị trường địa phương công tác giữ gìn an ninh, trật tự công ty - Quản lý điều phối sử dụng xe ôtô phục vụ công tác nhân viên công ty Lập kế hoạch thực việc bảo dưỡng, sửa chữa xe - Thống kê báo cáo theo yêu cầu ban giám đốc Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công ty cán bộ, công nhân viên hưởng ứng với tinh thần cao vận động người nghèo hỗ trợ nạn nhân có cố xảy Điều 25 Điều khoản thi hành Quy chế có hiệu lực kể từ ngày ký định ban hành; Các thành viên HĐCĐ, Giám đốc, Trưởng phòng, ban cán bộ, công nhân viên toàn công ty chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này./ GIÁM ĐỐC Nơi nhận: (Đã kí) -Ban giám đốc công ty; -Trưởng phòng, ban; Nguyễn Đình Hữu -Lưu: VT 4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị Công ty Cổ phần DSP Quy trình tổ chức hội nghị Công ty Cổ phần DSP: Bước Xác định thống chủ đề hội nghị: - Tổ chức họp bàn lấy ý kiến thị lãnh đạo Bước Lập kế hoạch hội nghị - Kế hoạch phải đầy đủ nội dung sau đây: + Mục đích, yêu cầu cần đạt hội nghị + Nội dung hội nghị, chương trình hội nghị + Thời gian, địa điểm hội nghị + Kinh phí dự trù cho hội nghị + Danh sách khách mời Bước 3:Chuẩn bị cho hội nghị: - Chuẩn bị tài liệu cho hội nghị: kế hoạch, phát biểu, tài liệu có liên quan tới hội nghị - Truyền thông, thông báo cho kiện - Chuẩn bị băng zôn, hiệu, ghế ngồi, hoa,nước… - Phát giấy mời Lê Thị Hoa 58 Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đặc dịch vụ kèm theo như: Lễ tân, ăn uống, nghỉ ngơi, lại… Bước Công tác tổ chức hội nghị: - Đón tiếp đại biểu - Phát tài liệu - Điều khiển dẫn chương trình hội nghị - Thư ký ghi biên hội nghị, tổng kết đưa kết sau hội nghị Bước Kết thúc hội nghị: - Thu dọn hội trường - Lập hồ sơ hội nghị, - Gửi thư cảm ơn đại biểu - Đưa sai sót, rút kinh nghiệm lần tổ chức hội nghị lần sau 5.Xây dựng mô hình văn phòng đại cho Công ty Cổ phần DSP: Mô hình văn phòng Công ty Cổ phần DSP: Dãy bàn làm việc nhân viên ( bàn làm việc máy tính điện thoại) Máy in đa Lối vào Bàn làm việc trưởng phòng Tủ đựng văn phòng phẩm Lê Thị Hoa Bàn tiếp khách Dãy bàn làm việc nhân viên ( bàn làm việc máy tính điện thoại) 59 Tủ đựng tài liệu Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhận xét: • Ưu điểm: + Cách bố trí bàn làm việc trang thiết bị văn phòng hợp lý tận dụng tốt không gian phòng làm việc + Ở vị trí trưởng phòng giám sát toàn hoạt đông nhân viên • Nhược điểm: Tuy nhiên số vị trí chưa thật hợp lý : tủ đựng văn phòng phẩm nên để gần máy in đa để tiện cho việc in ấn, phô tô tài liệu, văn Nên có vách kính mờ ngăn khu vực tiếp khách tách biệt với văn phòng làm việc Mô hình kiến nghị: Tủ đựng văn phòng phẩm Máy in đa Dãy bàn làm việc nhân viên ( bàn làm việc máy tính điện thoại) Bàn làm việc trưởng phòng Tủ đựng tài liệu Lối vào Bàn tiếp khách Dãy bàn làm việc nhân viên ( bàn làm việc máy tính điện thoại) Mô hình khắc phục nhược điểm mô hình văn phòng công ty Tận dụng tối đa không gian thuận tiện hoạt động công tác Lê Thị Hoa 60 Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6.Đánh giá cấu tổ chức , máy phòng Hành Công ty Cổ phần DSP Nhận xét ưu nhược điểm cấu, máy phòng Hành A Đánh giá cấu tổ chức, máy phòng Hành - Cơ cấu tổ chức ,bộ máy phòng Hành đơn giản gồm có trưởng phòng ba phận chuyên môn : văn thư – lưu trữ, bảo vệ,bộ phận tạp vụ - Cơ cấu tổ chức máy theo mô hình quản lý trực tuyến - Các phận phòng Hành tương tác, hỗ trợ lẫn công việc, có mối liên hệ chặt chẽ với - Bộ phận Văn thư – Lưu trữ kiêm nhiệm nhiều công tác như: Lễ tân, văn thư, lưu trữ cử quan B Ưu điểm, nhược điểm cấu tổ chức, máy phòng Hành • Ưu điểm -Cơ cấu máy tinh giản, tiếc kiệm nguồn nhân lực -Với mô hình cấu máy kiểu trực truyến dễ dàng quán lý, có tương tác từ xuống phận với để hiệu công việc cao • Nhược điểm -Với việc phận Văn thư – Lưu trữ kiêm nhiệm nhiều công tác có 02 nhân viên khiến cho tiến độ công việc châm , nhân viên vô vất vả không đảm bảo yêu cầu chuyên môn Giải pháp: + Tuyển thêm nhân viên có trình độ chuyên môn cao + Nên tách phận Văn thư riêng, Lưu trữ riêng với việc quy mô công ty ngày mở rộng, lượng văn ngày nhiều việc tách phận vô cần thiết Lê Thị Hoa 61 Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành chính, Quản trị văn phòng công ty Cổng phần DSP Qua trình thực tập phòng Hành công ty tiếp xúc với công việc em nhận thấy điều rằng: Văn phòng có vị trí quan trọng hoạt động Công ty nói riêng quan, đơn vị khác nói chung, phòng hành máy điều hành tổng hợp quan đơn vị Văn phòng nơi xử lý thu thập thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí, nơi chăm lo lĩnh vực hậu cần đảm bảo điều kiện cho hoạt động Công ty, văn phòng coi “cánh tay phải đắc lực” lãnh đạo quan trình giải công việc tham mưu tổng hợp cung cấp sử lý thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, kịp thời xác Trong thời gian em làm quen, rèn luyện học tập để trở thành cán văn phòng thực thụ, thành thạo chuyên môn nghiệp vụ để trường vào thực tế giải công việc cách dễ ràng, tự tin vào khả giao tiếp, hiểu nhân cách, tác phong người cán văn phòng thời kỳ hội nhập Bản thân em snh viên thực tập nên trình thực tập quan có số hạn chế chưa tìm hiểu, quan sát tỉ mỉ vấn đề để đưa nhận xét toàn diện, bao quát xác đượcvì vậy, báo cáo với kiến thức học với thông tin tìm tổng hợp trình hoạt động Công ty em đưa nhận xét số ưu nhược điểm sau: Ưu điểm: Với quan tâm đạo sát lãnh đạo công ty, phận Hành hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Với mục tiêu công ty xây dựng văn phòng đại, áp dụng triệt để khoa hoc – kỹ thật vào quản lý công tác nghiệp vụ giúp đổi phương thức làm việc lãnh đạo công ty lề lối làm Lê Thị Hoa 62 Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc phận công ty giúp nâng cao hiệu làm việc Bộ phận văn phòng công ty thực chức thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ điều hành phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ hành đại, mặt khác đảm bảo yêu cầu vật chất, kỹ thuật cho hoạt đông chung công ty tiết kiệm, kịp thời, hợp lý hiệu Việc khoa học hóa tiêu chuẩn hóa giấy tờ hành thủ việc thi hành công ty, cải tiến thủ tục hành giúp cho việc giải công việc nhanh chóng, xác, đường lối, sách, mục tiêu công ty Nhược điểm: Quá trình xử lý cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty chậm Cán bộ, nhân viên phận Hành chưa thực hết trách nhiệm trình xử lý văn giúp giám đốc Trình độ chuyên môn số cán văn phòng yếu, chưa đáp ứng nhu cầu công việc II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm Văn phòng phận quan trọng, thiếu quan nhà nước doanh nghiệp Đây phận tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị, hậu cần quan, tổ chức Vì cấp có thẩm quyền, Giám đốc công ty cần quan tâm khích lệ tinh thần làm việc nhân viên văn phòng để tiếp tục xây dựng mục tiêu văn phòng đại mà công ty đề Ngoài tổ chức kiểm tra, rà soát chất lượng công việc, lực làm việc nhân viên để có hướng xử lý kịp tránh làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc Không ngừng trẻ hóa đội ngũ văn phòng công việc hành văn phòng đòi hỏi động, nhanh nhẹn, tiếp thu công nghệ cao cách nhanh Các trang thiết bi cần quan tâm trang bị để phục vụ nhu cầu Lê Thị Hoa 63 Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công việc ngày nhiều công ty Để góp phần chung vào nghiệp đổi đất nước, cần phải quan tâm đến công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt cán làm công tác Đầu tư sở vật chất để bảo quản tài liệu Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, xác, đầy đủ Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn Thận trọng giữ bí mật phát ngôn quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ Kiểm tra thường xuyên việc áp dụng hiệu văn đảng nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ quan Cần phải trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, phong cách ứng xử nhanh nhẹn, biết tập trung giải vấn đề gặp phải, có biện pháp chủ động kịp thời Họp kiểm tra tình hình thực công việc đồng thời đưa giải pháp khả thi nữa, khắc phục tồn tại, hạn chế sai sót Cần quan tâm phát triển đồng đến tất lĩnh vực Văn phòng để tạo nên phát triển chung cho toàn văn phòng công ty Trên số ý kiến, đề xuất em dựa tình hình thực tế Kính mong cấp lãnh đạo công ty xem xét, giải để công tác Quản trị văn phòng ngày hiệu Lê Thị Hoa 64 Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Để có buổi thực tập hiệu Công ty Cổ phần DSP giúp có them học bổ ích, kinh nghiệm quý bausphucj vụ cho công việc thân tương lai , xin gửi lời cảm ơn chân thành đến: Ban Giám đốc Công ty Cổ phần DSP , cô phòng Hành toàn thể nhân viên công ty Bên cạnh xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy cô khoa Quản trị văn phòng giúp đỡ trình thực tập hoàn thành báo cáo Do thời gian thực tập không nhiều, kinh nghiệm thực tế thân số hạn chế Vì vậy, khuôn khổ viết này, chắn không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đóng góp, bổ xung thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, ban lãnh đạo công ty cô nhân viên công ty để viết em đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2015 SINH VIÊN Lê Thị Hoa Lê Thị Hoa 65 Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục Bảng phân công công việc Phòng Hành STT NỘI DUNG CÔNG VIỆC - Tham mưu Giám đốc xây dựng, kiện toàn, cải tiến tổ chức áp dụng chế quản lý hành Công ty NGƯỜI THỰC HIỆN - Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, quản lý thông tin nội Công ty, thông tin đến - Chỉ đạo công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường làm việc - Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập, tạo dựng phát triển uy tín, thương hiệu Công ty Trưởng phòng: Lê Thi Hải - Tổ chức chăm lo đời sống cho cán nhân viên Công ty - Quản lý, giám sát nhân trực thuộc -Soạn thảo văn cho công ty, thực thủ tục ban hành văn -tiếp nhận văn đến, đăng kí văn -Chuyển giao văn bản, giám sát việc xử lý văn - Quản lý sử dụng dấu Nguyễn thị Hà (bộ phận Văn thư – Lưu trữ) - lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Thực công việc lễ tân, trực máy điện thoại công ty - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Phối hợp với phòng ban, cán nhân viên xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan, đơn vị - Hướng dẫn phòng ban, cán nhân viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu - Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu -Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập biên giao nhận tài liệu Đỗ Thùy Trang (Bộ phận Văn thư – Lưu trữ) - Chỉnh lý tài liệu: phận loại tài liệu, Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh, lập kế hoạch thu thập hồ sơ - Xác định giá trị huy văn hết giá trị -tổ chức việc sử dụng văn bản, bảo quản tài liệu, kể kê số lượng văn - Nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử -Thực công tác an ninh đảm bảo tài sản cho công ty -quán lý phương tiện lại, điều xe phục vụ cho công tác công ty Trần Văn Kiên Nguyễn Văn Quân ( Bộ phận bảo vệ) -Hướng dẫn việc lại cho khachs hàng, đối tác tới công ty -Thực công tác vệ sinh công ty đảm bảo nơi công ty sẽ, khang Bộ phận tạp vụ trang Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ quy trình xây dựng công tác thường kỳ Công ty Trưởng phòng Gửi công văn yêu cầu phòng,ban đăng ký Chương trình Các phận phòng ban Đăng ký chương trình phòng Hành Không đạt Các phận, phòng ban Xây dựng thảo Chương trình Gửi thảo tới đơn vị lấy ý kiến đóng góp Các phận phòng, ban khác Đóng góp ý kiến Các phận, phòng ban Hoàn chỉnh dự thảo trình thủ trưởng quan phê duyệt, ban hành Đạt Giám đốc Phòng Hành Lê Thị Hoa Xem xét phê duyệt Ban hành Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 3.Sơ đố quy trình tổ chức hội nghị công ty Chuẩn bị vè tài liệu liên quan đến nội dung họp Công tác chuận bị trước hội nghị Chuẩn bị giấy tờ liên quan, công tác lễ tân hội nghị… Chuẩn bị sở vật chất, trang thiết bị, hoa, nước, maket… Đón tiếp đại biểu Công tác phục vụ hộ nghị làm công tác hậu cần Phát tài liệu cho đại biểu Bao quát hội nghị xử lý có biến cố Thu dọn hội trường Phục vụ sau kết thúc hội nghị Tổng kết kết đạt hội nghị Lập hồ sơ hội nghị Hồ sơ hội nghị: Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Công ty GIÁM ĐỐC Trưởng phòng Hành Theo dõi, đôn đốc trình chuẩn bị Lập Liên hệ nơi công tác KH Chuẩn bị tài liệu Chuẩn bị kinh phí Giám đốc công tác Theo dõi, đôn đốc công việc công ty, báo cáo tình hình với Giám đốc Kết thúc chuyến công tác Bổ xung nội dung công việc Thanh toán công tác phí Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc NHẬT KÝ THỰC TẬP LỚP CAO ĐẲNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K7C Họ tên sinh viên: Lê Thị Hoa Ngày sinh: 17/07/1994 Cơ quan thực tập: Công ty Cổ phần DSP Địa quan: Số 31tổ dân phố Phú Đô, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Vị trí thực tập: Nhân viên phòng Hành Nhiệm vụ giao: Soạn thảo số loại văn thông thường cho Công ty, đăng ký văn đến vào sổ, chuyển giao văn đến đơn vị….Sắp xếp lại tài liệu hồ sơ, kiểm tra tình trạng tài liệu…các nghiệp vụ liên quan tới văn thư – lưu trữ Cán hướng dẫn thực tập: Lê Thị Hải Chức vụ: Trưởng phòng Hành Điện thoại liên hệ: 01649322812 Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C Báo cáo Tốt nghiệp Tuần thứ Ngày tháng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nội dung công việc Từ 09/03/2015 -Đến phòng Hành gặp lãnh đạo để xếp đến 14/03/2015 lịch thực tế - Làm quen với cán bộ, nhân viên phòng môi trường làm việc - Tìm hiểu quy định làm việc, tổng quan máy hoạt động phòng Hành Từ 16/03/2015 -Bắt đầu tìm hiêu công việc phòng Hành đến 21/03/2015 - Tìm hiểu công việc có liên quan đến văn thư, lưu trữ - Làm quen nghiệp vụ văn phòng, Bắt đầu học nghiệp vụ đơn giản Từ 23/03/2015 -Thực nghiệp vụ đơn giản giám đến 28/03/2015 sát cán giám sát trình ký; đăng ký văn đến; đóng dấu, chuyển giao văn tới đơn vị công ty Từ 30/03/2015 -Tiếp tục công việc giao thực đến 04/04/2015 thêm nghiệp vụ đơn giản khác như: soạn thảo loại văn hành thông thường, in ấn, photo tài liệu, nhập liệu vào mày tính, xếp hồ sơ… Từ tuần Từ 06/04/2015 -Tiếp tục công việc giao thực đến tuần đến 25/04/2015 thêm nghiệp vụ khác Từ 27/04/2015 -Tìm kiếm tài liệu, lấy thông tin phục vụ 29/04/2015 báo cáo, bắt đầu viết báo cáo thực tập XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN NƠI SINH VIÊN THỰC TẬP (Ký tên, đóng dấu) Lê Thị Hoa Lớp: CĐ QTVP K7C