Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN DSP

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DSP 3 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 3 1. Vài nét Công ty Cổ phần DSP 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần DSP. 3 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty: 3 II. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Công ty Cổ phần DSP 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng hành chính 6 2. Cơ cấu tổ chức phòng hành chính: 9 3. Nhiệm vụ của từng cá nhân trong văn phòng 9 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần DSP 11 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 11 1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty: 11 1.2. Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty 12 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một cuộc hội nghị của công ty, lập hồ sơ hội nghị 15 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo công ty 16 1.5.Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của công ty: 17 2.Khảo sát về công tác văn thư 17 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty 17 2.2. Trách nhiệm của Trưởng phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của công ty. 19 3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty: 24 3.1. Thực trạng công tác Lưu trữ ở Công ty: 25 3.1.1. Trong quá trình thu thập: 25 3.1.2. Công tác chỉnh lý: 25 3.1.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ: 25 3.1.4. Tổ chức, sử dụng tài liệu 26 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 27 1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 27 2.Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Công ty Cổ phần DSP 29 3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của Công ty Cổ phần DSP 50 4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần DSP 58 5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho Công ty Cổ phần DSP: 59 6.Đánh giá cơ cấu tổ chức , bộ máy phòng Hành chính của Công ty Cổ phần DSP. Nhận xét ưu nhược điểm của cơ cấu, bộ máy của phòng Hành chính. 61 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 62 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính, Quản trị văn phòng của công ty Cổng phần DSP. 62 1. Ưu điểm: 62 2. Nhược điểm: 63 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm 63 LỜI CẢM ƠN 65 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DSP 3

I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 3

1 Vài nét Công ty Cổ phần DSP 3

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần DSP 3

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty: 3

II Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Công ty Cổ phần DSP 6

1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng hành chính 6

2 Cơ cấu tổ chức phòng hành chính: 9

3 Nhiệm vụ của từng cá nhân trong văn phòng 9

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần DSP 11

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 11

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty: 11

1.2 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty .12

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một cuộc hội nghị của công ty, lập hồ sơ hội nghị 15

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo công ty 16

1.5.Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của công ty: 17

2.Khảo sát về công tác văn thư 17

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty 17

2.2 Trách nhiệm của Trưởng phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của công ty 19

3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty: 24

3.1 Thực trạng công tác Lưu trữ ở Công ty: 25

3.1.1 Trong quá trình thu thập: 25

3.1.2 Công tác chỉnh lý: 25

3.1.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ: 25

3.1.4 Tổ chức, sử dụng tài liệu 26

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 27

1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 27

2.Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Công ty Cổ phần DSP 29

3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của Công ty Cổ phần DSP 50

4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần DSP 58

5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho Công ty Cổ phần DSP: 59

6.Đánh giá cơ cấu tổ chức , bộ máy phòng Hành chính của Công ty Cổ phần DSP Nhận xét ưu nhược điểm của cơ cấu, bộ máy của phòng Hành chính.61 Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 62

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính, Quản trị văn phòng của công ty Cổng phần DSP 62

1 Ưu điểm: 62

2 Nhược điểm: 63

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm 63

LỜI CẢM ƠN 65 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Chúng ta đã biết trong hoạt động quản lí nói chung, là một hoạt động đòihỏi nhiều năng lực và tư duy trong đó chủ thể quản lí luôn có một bộ phận trợgiúp tùy theo quy mô tổ chức mà ở đó là một bộ phận hay một cá nhân

Trong công cuộc đổi mới đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động cónhững đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hòamình vào xu thế đó những năm gần đây ngành Quản trị - Văn phòng có nhữngbước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền hành chính.Ngành Quản trị - Văn phòng được xác định là một hoạt động của bộ máy quản

lý và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của cơ quan, là một mắt xích quantrọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành Hiệu quảhoạt động quản lí của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần củacông tác này có được làm tốt hay không Làm tốt công tác Văn phòng sé gópphần giải quyết công việc cơ quan nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chấtlượng, đúng chế độ, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng vănbản Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào sự phát triển kinh

tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia Nắm bắt được tầm quan trọng của hoạtđộng quản lí văn bản nói chung trong hoạt động quản lí cơ quan nói riêng Đảng

và Nhà nước ta nhiều năm nay đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốcgia trong đó có công tác Quản trị - Văn phòng được tập trung đổi mới và sangtạo hơn Vì vậy, để làm tốt công tác Quản trị - Văn phòng đòi hỏi phải nắmvững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ

Ngày nay công tác Văn phòng có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của

xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó Sống trong một xãhội đang phát triển từng ngày đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên,nỗ lựcphấn đấu hết mình, đem năng lực, kiến thức mình đã trau dồi để phục vụ cho xãhội cho đất nước

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thực hiện Kế hoạch đào tạo tổ chứccho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức Việc thực tập này giúpcho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lýthuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ

quan Đây cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt,rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người cán bộ, nhân viên là cơ hội cho sinhviên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác saunày.

Thực hiện Kế hoạch của Trường Nội vụ Hà Nội về việc thực tập tốtnghiệp lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng K7 – Hệ chính quy (khóa học 2012 –

2015), cùng với sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần DSP đã tạo điều

kiện tiếp nhận em về thực tập tai công ty Thời gian thực tập là hơn 01 tháng bắtđầu từ ngày 09/03/2015 đến ngày 29/04/2015 Nhờ sự giúp đỡ của Ban Lãnhđạo cùng toàn thể cán bộ, công nhân viên phòng Hành chính trong Công ty đãtạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào thực tiễn công tác, rènluyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổinghiệp vụ , từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn phòng

Bài báo cáo thực tập là kết quả trong thời gian em thực tập tốt ngiệpchuyên ngành tại công ty Đây là lần đầu tiên em tập làm một cán bộ, nhân viênthực sự nên còn nhiều bỡ ngỡ, vốn kiến thức còn hạn chế, nên có những sai xótnhất định Em viết bài bài báo cáo này gửi tới nhà trường, khoa Quản trị Vănphòng và kính mong nhận được sự đóng góp ý kiên của thầy (cô) giáo phụ trách

bộ môn chuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn về nhiệp vụ của mình để có cơ

sở, nền tảng bước vào kỳ thi tốt nhiệp sắp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụcho công tác sau này với hi vọng góp một phần nhỏ trong công cuộc đổi mới,xây dựng quê hương đất nước

Em xin chân thành cảm ơn các thầy(cô) giáo Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội và lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần DSP và cán bộ

phòng Hành chính của công ty, đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đợt thựctập và viết bài báo cáo tốt nghiệp này

Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2015

Sinh viên

Lê Thị Hoa

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DSP I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

Ngày đăng ký kinh doanh

Ngày 09/11/2011 công ty chính thức đi vào hoạt động theo hình thứccông ty cổ phần theo Giấy chứng nhận ĐKKD số 0305000215 do Sở Kế hoạch

và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp với vốn điều lệ đăng ký là: 2.500.000.000đồng

Lĩnh vực kinh doanh của công ty cổ phần DSP

Công ty Cổ Phần DSP ( Tên viết tắt: DSPCo., Ltd) là công ty tích hợp hệthống hoạt động trong lĩnh vực CNTT và M&E Phạm vi hoạt động của BNSrộng khắp cả nước, không ngừng nâng cao chất lượng về mọi mặt về tư vấn giảipháp, tích hợp hệ thống hiệu quả, cung ứng và lắp đặt các thiết bị mạng chuyêndụng tiên tiến đồng thời là một nhà cung cấp thiết bị cũng như dịch vụ bảo trì hệthống một cách tối ưu

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần DSP.

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty:

a Chức năng.

- Quan hệ với các Phòng, Ban điều hành dự án, các công ty, đơn vị kinh

tế, chính quyền địa phương những đoàn thể để thực hiên nhiệm vụ của Công tygiao và các hợp đòng kinh tế tự kiếm

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, chế đọ báo cáo thống kê, trích nộp theo quy

định của Tổng công ty Nhà nước.

- Quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công tytheo chương trình, nhiệm vu, mục tiêu Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạtđộng của Công ty

b Nhiệm vụ.

1 Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đăng ký theo quyđịnh của pháp luật:

- Tổ chức kinh doanh có lãi; chịu trách nhiệm trước pháp luật

- Báo cáo Tổng công ty về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Chịu trách nhiệm trước khách hàng về sản phẩm, dịch vụ do Công tythực hiện

2 Xây dựng chiếm lược, đề án phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh;Xây dựng hệ thống quy chế nội bộ phù hợp các quy định của Nhà nước

3 Thực hiện tốt công tác tiếp thị,mở rộng quan hệ, quảng bá thương hiệu

để nâng cao uy tín, mở rộng thị trường cho Công ty

4 Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng quyđịnh của Bộ luật lao động Chi phí tiền lương và tiền thượng dựa trên hiệu quảhoạt động kinh doanh

5 Chăm lo, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ quản

lý cho cán bộ, công nhân viên Công ty, phát triển nguồn nhân lực để đảm bảothực hiện chiếm lược phát triển và nhiệm vụ của Công ty

6 Thực hiện đúng các chế độ và các quy định quản lý vốn, tài sản, kếtoán, hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác theo quy định của Nhànước, chịu trách nhiệm tính xác thực của các hoạt động tài chính của Công ty

7 Thực hiện các nghĩa vụ thuế và các khoản nộp ngân sách theo quy định

8 Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơquan nhà nước có thẩm quyền; chịu trách nhiệm về tính xác, trung thực của báocáo

9 Chịu sự kiểm tra, giám sát; tuẩn thủ các quy định về thanh tra của cơquan tài chính và của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của

- Đảm bảo đủ việc làm và cải thiện điều kiện làm việc ngày càng tốt hơncho người lao động, không ngừng nâng cao thu nhập và đời sống cho người laođộng.

- Đảm bảo nghĩa vụ với nhà nước và hoạt động sản xuất kinh doanh phùhợp với quy định nhà nước

c Quyền hạn.

1 Quản lý, sử dụng tài sản, tiền vốn, đất đai và các nguồn lực khác đểphục vụ hoạt động của Công ty

2 Được đầu tư, huy động vốn để hoạt động theo quy định pháp luật

3 Chủ động tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, liên doanh, liênkết hợp tác với các đơn vị, tổ chức trong và ngoài nước theo quy định của phápluật

4 Chỉ đạo xây dựng và ban hành các nội quy và hệ thống quy chế nội bộ.Thường xuyên theo dõi công tác khoán và thành quyết toán các chi phí khoánđối với công trình, hạng mục công trình theo từng giai đoạn

5 Thực hiện quản lý giá thành trên cơ sở áp dụng các mức lao động vật tưđơn giá tiền lương của Nhà nước, nội bộ và các chi phí khác đảm bảo hiệu quảkinh doanh của công ty và phù hợp với quy định của pháp luật

Lựa chọn các hình thức và thực hiện tiền lương, thưởng cho người laođộng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh, quy định của nhà nước

6 Được hưởng lơi nhuận từ hoạt động kinh doanh thông qua việc tríchlập và sử dụng các quỹ theo quy định của Nhà nước

7 Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế Riêng thuế thu nhập doanh nghiệpthực hiện theo quy định của đơn vị hạch toán phụ thuộc.

d Cơ cấu tổ chức.

Công ty cổ phần DSP hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần, cơ quancao nhất là Hội đồng cổ đông , dưới Đại hội đồng cổ đông là Ban giám đốc vàcác bộ phận chức năng

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chứcnăng

Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện bằng sơ đồ sau:

II Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Công

Chức năng tham mưu, tổng hợp:

Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác

Hội đồng cổ đông

Gián đốc điểu hành

Phòng kinh doanh

Phòng tổ

chức hành

chính

Phòng kỹ thuật

Phòng tài chính kế toán Phòng kế

hoạch

văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lýthông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất cả hai nộidung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản

lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽkhông tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chínhxác

Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó

có yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyếtđịnh đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu

tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợgiúp Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kếtluận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương ánphán quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn mang tính

tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trongcác trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thựctế) để lựa chọn một quyết định tối ưu Đây chính là nội dung tham mưu củacông việc văn phòng Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát

từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnhvực của nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập được.Những thông tin ấy cầnphải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu củangười quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể Hoạt động như trên thuộc về nội dungcông tác tổng hợp của hoạt động văn phòng

Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động thì phònghành chính có nhiệm vụ là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sởkhoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạtđộng của công ty

cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan Đây là hoạt độngmang tính đặc thù của công tác của phòng hành chính tổ chức có ý nghĩa quantrọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty phòng phải chăm lo

về cơ sở vật chất của Công ty, phục vụ cho hoạt động của các phòng ban trongcông ty , phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty

Tóm lại, phòng hành chính tổ chức là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiệncác chức năng trên: Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung chonhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của phòng hànhchính tổ chức trong bộ máy của công ty

- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với các bộ công nhân viên;

Tổ chức thực hiện công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật

- Lập kế hoạch về lao động, tuyển dụng (hoặc sa thải); Quản lý hồ sơnhân sự, theo dõi, kiểm tra việc tổ chức quản lý lao động và sử dụng lao động

- Tổng hợp kết quả hoạt động của các phòng ban trong công ty Giúp Bangiám đốc điều hành các mối quan hệ trong nội bộ và với các đối tác kinh doanh

- Tổ chức các cuộc họp thường niên hàng tháng, quý, họp cuối năm, họp

cổ đông và các hội thảo khách hàng của công ty

- Thực hiện công tác: hành chính,văn thư, lưu trữ; quản lý các con dấutheo qui định hiện hành

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, trật tự an ninh,phòng cháy chữa cháy Đề xuất và thực hiện phối hợp với các đơn vị trongtrường và các địa phương trong công tác giữ gìn an ninh, trật tự trong công ty

- Quản lý và điều phối sử dụng xe ôtô phục vụ công tác của nhân viêncông ty Lập kế hoạch và thực hiện việc bảo dưỡng, sửa chữa xe

- Thống kê và báo cáo theo yêu cầu của ban giám đốc

2 Cơ cấu tổ chức phòng hành chính:

Để phù hợp với các điều kiện làm việc văn phòng của công ty được tổchức một cách gọn nhẹ khoa học Điều đó được thể hiện qua sơ đồ cơ cấu tổchức sau: (Nguồn: phòng Tổ chức – Hành chính)

Trong cơ cấu tổ chức của công ty văn phòng có vị trí như một nhân tốtrung tâm của các luồng thông tin và phục vụ hậu cần Có thể xem xét vănphòng như một trạm trung chuyển giao lưu giữa nhiều đầu mối khác nhau cả bêntrong và bên ngoài công ty

3 Nhiệm vụ của từng cá nhân trong văn phòng

Văn phòng công ty cổ phần DSP bao gồm: Trưởng phòng, bộ phận vănthư lưu trữ, bộ phận bảo vệ và bộ phận tạp vụ Chức năng cụ thể của từng bộphận trên như sau:

Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính.(bản mô tả công việc)

-Chức danh: trưởng phòng Tổ chức – Hành chính

-Cán bộ quản lý: Giám đốc

-Nhiệm vụ và quyền hạn:

+ Tổ chức và thực hiện công tác hành chính của công ty

+ Xây dựng các quy định, quy chế cho công ty

+ Tham mưu, đề xuất cho Giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vựchành chính

TRƯỞNG PHÒNG

BỘ PHẬN VĂN THƯ – LƯU TRỮ

BỘ PHẬN BẢO VỆ

BỘ PHẬN TẠP VỤ

+ Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.

+ Quản lý toàn bộ nhân viên thuộc phòng

+ Sắp xếp lịch làm việc, phân công công việc cho nhân viên trong phòng.+ Giám sát, kiểm tra công tác hành chính

+ Đề xuất khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên phòng Hành chính.+ Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phòng Hànhchính

-Tiêu chuẩn:

* Trình độ học vấn, chuyên môn:

+ Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chính trở lên

+ Chứng chỉ văn phòng tương đương loại B trở lên

*Kỹ năng : lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch,tổ chức và giám sát côngviệc,giao tiếp tốt…

*Kinh nghiệm:

+ Ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong công tác văn phòng

+ Ít nhất 01 năm kinh nghiệm trong vị trí tương đương

Bộ phận văn thư lưu trữ.

Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ sau: xử lý bưu tín, biêntập các văn bản, chuẩn bị thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản, các báo cáo, thuthập các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp, đánh máy, sao in tài liệu chuẩn bịphát hành, lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ, chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị,

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần DSP

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

1.1Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho công ty:

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức cố tráchnhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự chỉ đạo của lãnhđạo, đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn cơ quan,

tổ chức đó

Văn phòng (Phòng hành chính) có 2 chức năng cơ bản chính:

Chức năng tham mưu tổng hợp:

Hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, yếu

tố chủ quan và yếu tố khách quan, bởi vậy muốn đưa ra quyết định mang tínhkhoa học, người ta cần căn cứ vào các yếu tố khách quan như những ý kiến thamgia và các cấp quản lý, của những người trợ giúp Những ý kiến đó được vănphòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnhđạo những thông tin, nhưng án phán quyết kịp thời và đúng đắn

Trong quản lý kinh tế xã hội, thông tin là chất liệu của mọi quá trình quản

lý và là những nội dung phục vụ cho mục tiêu quản lý mà văn phòng được xemnhư trung tâm của một tổ chức Kết quả tham vấn phải xuất phát từ những thongtin ở cả đàu vào, đầu ravà thong tin dựa trê mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng màvăn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu củangười lãnh đạo, quản lý Quá trình thu thập, quản lý và sử dụng thông tin phảituân thủ theo đúng nguyên tắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quảthiết thực

Hoạt động như trên thuộc chức năng tham mưu tổng hợp của công tác vănphòng Chức năng này có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bạicủa cơ quan doanh nghiệp Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các

cơ quan, doanh nghiệp luôn quan tâm củng cố và hiện đại hóa công tác văn

Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần:

Là chức năng đảm bảo các điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương

tiện, thiết bị, công cụ, tài chính,…cho hoạt động quản lý cơ quan, doanh nghiệpnhắm thực hiện mục tiêu công tác Ngoài ra văn phòng còn xây dựng cácchương trình, kế hoạch, lịch làm việc cho lãnh đạo cũng như cơ quan, doanhnghiệp

Vì vậy văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên.Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khảng định

sự cần thiết khách quan tồn tại bộ phận văn phòng ở mỗi cơ quan, doanh nghiệp.Trong đó, chức năng tham mưu tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định sựthành bại trong công tác văn phòng

Ví dụ tình huống cụ thể: Ngày 20/03/2015 Công ty họp Đại cổ đông bất

thường năm 2015 Phòng tổ chức hành chính được giao nhiệm vụ chuẩn bị chocuộc họp Phòng hành chính đã được giao nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp.Phòng hành chính đã chẩn bị địa điểm, thời gian họp, thành phần tham dự, giấymời, các tài liệu lien quan tới cuộc họp cho lãnh đạo công ty Ngoài ra, phònghành chính còn Thông báo các phòng, ban và cổ đông được biết và chuẩn bị chonội dung cuộc họp được tốt nhất

1.2 Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công

ty (Sơ đồ xem phần phụ lục)

Để cho quá trình vân hành hoạt động của công ty và các bộ phận chứcnăng trong công ty hoạt động có hiệu quả, thì phải có một đơn vị xây dựngtrương trình công tác thường kỳ (Tuần, tháng, quý, năm) Phòng hành chính làđơn vị được giao trách nhiệm xây dựng trương trình công tác thường kỳ chocông ty Sơ đồ xây dựng chương trình Công tác tuần, tháng, quý, năm của Công

ty nói chung và của từng đơn vị nói riêng là giống nhau.Trách nhiệm xây dựngchương trình công tác là của phòng hành chính, Phòng hành chính yêu cầu cácđơn vị đăng ký chương trình công tác Các Phòng, Ban thuộc công ty lập danhmục các đề án gửi về văn phòng Công ty, văn phòng tổng hợp dự kiến chươngtrình công tác tuần, tháng, quý, năm Sau khi văn phòng xây dựng chương trình

sơ bộ xong gửi bản thảo dự kiến kế hoạch đến các đơn vị tham gia ý kiến xonggửi lại ý kiến sau khi các phòng, ban thuộc Công ty tham gia ý kiến xong gửi lại

ý kiến về phòng hành chính, phòng Hành chính trình Giám đốc xem xét, Giámđốc Công ty ký ban hành, phát hành tới các Phòng, Ban, biết và thực hiện

Sau khi các đơn vị thực hiện gửi báo các kết quả thực hiện và các vấn đềnảy sinh trong quá trình hoạt động công tác quý sau và gửi đến các đơn vị

Trình tự lập chương trình Công tác của Công ty như sau:

- Chương trình Công tác năm:

+ Chậm nhất vào ngày 05/12 hằng năm các đơn vị thuộc Công ty gửi vănphòng Công ty danh mục những đề án triển khai trong năm, cấp quyết định cơquan phối hợp, cơ quan thẩm định, thời hạn trình của từng đề án

+ Trong vòng 05 ngày từ ngày nhận được dự thảo chương trình Công táccủa Công ty, các đơn vị phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi văn phòng

để tổng hợp trình Giám đốc xem xét và cho ý kiến chỉ đạo, hoàn chỉnh và trìnhlãnh đạo Công ty thông qua

+ Sau khi lãnh đạo Công ty thông qua chương trình công tác năm PhòngHành chính Công ty trình Giám đốc ký ban hành gửi đến các đơn vị để thựchiện

- Chương trình Công tác Quý:

+ Chậm nhất vào ngày 25 của thắng cuối mỗi quý các đợn vị phải có Báocáo đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác quý đó, xét lại các đề áncủa quý sau, xem xét các vấn đề phát sinh để điều chỉnh chương trình công tácquý sau gửi về phòng Hành chính Công ty

+ Phòng Hành chính Công ty tổng hợp lập chương trình công tác quý củaCông ty trình Giám đốc quyết định

- Chương trình Công tác Tháng:

+ Hàng tháng các đơn vị căn cứ vào tiến độ công việc đã ghi trong

chương trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọng, phát sinh đề nghị điều

chỉnh chương trình công tác tháng sau Các đề nghị này phải gửi văn phòngcông ty chậm nhất vào ngày 27 hàng tháng

+ Phòng Hành chính của Công ty tổng hợp lập chương trình công táctháng, trình Giám đốc quyết định và gửi cho các đơn vị thực hiện.

- Chương trình Công tác tuần:

+ Căn cứ vào chương trình công tác tháng, sau khi xin ý kiến lãnh đạoCông ty, phòng Hành chính của Công ty lập chương trình công tác tuần của lãnhđạo Công ty và thong báo cho các đơn vị thực hiện

+ Lãnh đạo các đơn vị thuộc Công ty căn cứ vào chức năng nhiệm vụđược giao kết hợp với chương trình công tác hàng tháng, tuần của Công ty đểlập chương trình Công tác tuần

Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty giúp chocông việc được giải quyết theo trình tự và khoa học hơn Việc gì mang tính chấtquan trọng và cấp bách được đẩy lên giải quyết trước, việc gì không thực sự đòihỏi giải quyết ngay sẽ được sắp xếp sau Nhờ xây dựng chường trình công tácthường kỳ của công ty mà bộ phận có thể phối hợp giải quyết công việc được dễdàng, hiệu quả cao hơn

Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn nhiều hạn chế trong qúa trình xây dựngchương trình công tác các bộ phận phòng, ban chức năng còn chưa thu xếp đượccông việc hợp lý, các công việc giữa các phòng có sưn khác biệt nên quá trìnhgiải quyết còn nhiều hạn chế

Trong quá trình cùng phối hợp giải quyết công việc còn nhiều chi phốidẫn đến tình trạng ỉ lại, chưa thực sự làm hết trách nhiệm của mình với côngviệc làm cho chất lượng cao

Ưu điểm:

- Xác định công việc chính xác;

- Theo dõi được tiến độ của công việc;

- Kiểm soát được thời gian cũng như cách thực hiện công việc

Nhược điểm:

- Chưa xây dựng chương trình đúng thời gian quy định;

- Chưa xác định được thời gian cụ thể

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một cuộc hội nghị của công ty, lập hồ sơ hội nghị(Sơ đồ xem phần phụ lục)

Như chúng ta đã biết, việc tổ chức những sự kiện như hội nghi, hội thảo,hội họp,… là công việc góp phần xây dựng thương hiệu và sản phẩm cho mộtcông ty, đồng thời thông qua sự kiện đó để tạo cơ hội giao lưu với bạn hàng vàđối tác, các cơ quan truyền thong, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tinhai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp

Hội nghị, hội thảo cũng chính là hình thức cơ bản để phát huy và thựchiện nền dân chủ Xã hội chủ nghĩa, tinh thần tập thể, tự giác và tính chủ độngtrong công việc

Hội nghị của Công ty Cổ phần DSP bao gồm các hình thức sau: Hội nghị

sơ kết, Hội nghị tổng kết, khen thưởng, kỷ luật hoặc thảo luận 1 vấn đề nào đó,

… Và tất nhiên, các cuộc tổ chức đó luôn được phòng Hành chính chuẩn bị hếtsức chu đáo:

Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo của Công ty như sau:

a Tổ chức phục vụ trước các cuộc hội nghị:

Công việc thực hiện:

- Chuẩn bị về văn bản như: Quyết định về việc tổ chức hội nghị, kế hoạch,chương trình, giấy mời,…

- Dự trù kinh phí

- Chuẩn bị về nội dung tài liệu

- Lế tân, văn nghệ, ăn ở đi lại cho đại biểu

b.Tổ chức phục vụ trong khi diễn ra hội nghị:

- Nếu Trưởng phòng trực tiếp làm MC điều hành hội nghi, thì Trưởngphòng giao cho cấp dưới làm công việc sau:

+ Quản lý hội trường, giám sát hoạt động lễ tân

+ Quan sát, giám sát hoạt động của thư ký

- Nếu Trưởng phòng không làm MC thì sẽ trực tiếp là công việc nêu trên

c Tổ chức phục vụ sau khi diễn ra hội nghi:

- Tổng hợp kết quả

- Thông báo kết quả.

- Họp rút kinh nghiệm

- Quyết toán, lập hồ sơ công việc

NHẬN XÉT: Qua tìm hiểu về quy trình tổ chức hội nghị của Công ty tôi

thấy quy trình tổ chức hội nghị của Công ty rất khoa học và đảm bảo về mọikhâu nghiệp vụ, mọi cuộc hội nghị của Công ty luôn thành công tốt đẹp

*Hồ sơ hội nghị Đại hội cổ đông bất thường ( văn bản đính kèm phần phụ lục)

- là tất cả các văn bản giấy tờ quan trọng liên quan tới hội nghị

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo công ty (Sơ đồ xem phần phụ lục)

Chuyến đi công tác, đây là hoạt động rất cần thiết đối với mỗi công ty.Chuyến đi công tác của giám đốc cũng như banlanh đạo rất đa dạng có thể đi dàingày, ngắn ngày,tùy thuộc vào tính chất công việc Vì vậy phòng Hành chínhphải chẩn bị hết sức chu đáo

Phòng Hành chính cần phải làm tốt công tác chuẩn bị trước chuyến đi:Liên hệ với đơn vị mà thủ trưởng công tác để chuẩn bị đầy đủ tài liệu lien quan,chuẩn bị phương tiện, kinh phí đi lại, chỗ ở cho lãnh đạo và chuẩn bị các nộidung liên quan khác như: Tổ chực cuộc họp bàn giao công việc khi thủ trường đicông tác

Quy trình tổ chức chuyến đi công tác của công ty như sau:

- Tổ chức phục vụ Lãnh đạo trước chuyến đi:

+ Lập kế hoạch;

+ Liên hệ với nơi đến công tác;

+ Chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị kinh phí, chuẩn bị thủ tục, phương tiện đi lại; + Cử người đi cùng như: thư kí, vệ sĩ, lái xe.

- Tổ chức phụ vụ Lãnh đạo khi đi công tác:

+ Nếu Trưởng phòng đi công tác cùng lãnh đạo Công ty thì Trưởng phòngnhư một người thư kí;

Trưởng phòng cần chuẩn bị tài tài liệu, sắp xếp lịch làm việc, ghi chép kết

quả, tham mưu…

+ Nếu Trưởng phòng không đi cùng lãnh đạo Công ty thì phải thườngxuyên liên hệ với thư kí để nắm tình hình

- Tổ chức phục vụ sau chuyến đi:

+ Tổng kết chuyến đi;

+ Thông báo kết quả;

+ Lập hồ sơ công việc, thanh toán;

+ Phân công công việc;

1.5.Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của công ty:

Nhìn chung việc thực hiện theo quy định của nhà nước về văn hóa công

sở thì Công ty Cổ phần DSP thực hiện rất nghiêm túc phù hợp với truyền thống

và bản sắc văn hóa người Việt, phù hợp với điều kiện kinh tế của cán bộ côngnhân viên trong công ty, vừa đảm bảo theo quy định của pháp luật mặt khác cònđảm bảo tính trang nghiêm và lịch sự

Công ty Cổ phần DSP đã xây dựng được một phong cách ứng xử chuẩn

mực cho nhân viên Nhìn chung các nhân viên trong công ty đều thực hiện tốtquy chế văn hóa công sở mà Công ty đã đặt ra, không sử dụng đồ uống có cồnkhi làm việc và hút thuốc tại nơi làm việc, trang phục của nhân viên gọn gàng,không nấu ăn, lập bàn thờ tại công ty Trong giao tiếp và ứng xử với đồngnghiệp đều thể hiện sự tôn trọng, có thái độ trung thực than thiện và hợp tác

2.Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty

Trong hoạt động quản lý, công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng Cóthể xem công tác văn thư là “nền tảng” trong quá trình quản lý Công tác văn thưđược thực hiện tốt sẽ góp phần thúc đẩy tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt độngvăn phòng một cách hiệu quả và khoa học

Hoạt động công tác văn thư là nội dung chính trong công tác Văn phòng,

là cầu nối liên hệ thông tin giữ lãnh đạo công ty với người lao động, khách hànghoặc làm nhiệm vụ liên lạc thông tin trong và ngoài cơ quan

Công tác văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư tậptrung Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi)cũng như văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thực hiệnchức năng, nhiệm vụ và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư cơ quan.

Công tác Văn thư của Công được tổ chức theo hình thức Văn thư tậptrung với 02 nhân viên văn thư, được đào tạo về trình độ chuyện môn, đào tạobài bản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêucầu của Văn thư hiện đại

Tất cả các văn bản do các cơ quan khác gửi đến để liên hệ công việc vàvăn bản do Công ty ban hành đều phải thông qua văn thư cơ quan Văn thưCông ty quản lý các loại sổ là: Sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến,

sổ chuyển giao văn bản ra ngoài Công ty và sổ chuyển giao văn bản cho các đơn

vị trong cơ quan

Phòng làm việc của văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc,thiết bị hiện đại như: Máy điều hòa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo,

tủ đựng tài liệu… nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu công tác văn thư chính xác,nhanh chóng, an toàn, bí mật

- Ưu điểm:

+ Công tác văn thư được thực hiện khoa học và được xem là “bộ mặt của

công ty” vì vậy luôn được sự quan tâm, chỉ đao kịp thời của ban lãnh đạo công

ty Ban lãnh đạo công ty thường xuyên có những lớp bồi dưỡng cho các cán bộtham gia tập huấn, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

+ Văn thư đã thực hiện đúng chắc năng, nhiệm vụ của mình, giúp giámđốc giải quyết việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, quản lýcon dấu chặt chẽ, việc đăng ký văn bản đứng quy định của Nhà nước

+ Tổ chức Văn thư theo hình thức tập trung đã giúp công ty quản lý thôngnhất văn bản đi – đến Số lượng văn bản được thống kê giúp cho việc tra tìm vănbản, kiểm tra chất lượng, quy trình trách nhiệm dễ dàng, thuận tiện cho cán bộvăn thư công ty

thư-Đối với cơ quan nói chung và phòng Hành chính nói riêng Trưởng phòngđều thực hiện một cách nghiêm túc, đầy đủ nhưng quy định của cơ quan và cấptrên giao phó Đối với công việc trong phòng Hành chính Trưởng phòng là mộtngười có năng lực thực hiện công việc chỉ đạo về văn thư đến cán bộ trongphong Hành chính chính xác, hiệu quả theo quy định của nhà nước và cơ quan.Những văn bản, tài liệu giấy tờ của cơ quan Trưởng phòng chỉ đạo cán bộ vănthư thực hiện nghiêm túc Mọi văn bản, tài liệu đến cơ quan đều được Trưởngphòng xem xét trước khi chuyển đến văn thư giải quyết theo quy định hiện hành.

Công tác Văn thư của Công ty Cổ phấn DSP được tổ chức một cách tập

trung, thống nhất Tức là các phòng ban, bộ phận trong công ty không có bộphận văn thư riêng mà tập trung vào một nơi do văn thư đảm nhiệm thực hiện

Qua thời gian thực tập và tìm hiểu ở công ty tôi thấy công tác văn thư củacông ty tổ chức rất khoa học, hợp lý, phù hợp với công việc, có tổ chức chặt chẽ.Việc sử dụng phần mềm quản lý văn thư giúp cho việc quản lý văn bản đi, vănbản đến … được dễ dàng, chính xác phục vụ cho việc triển khai hay tìm kiếmđược nhanh chóng

Hằng năm, công ty phải tiếp nhận cũng như xử lý rất nhiều văn bản củacác cơ quan, ban, ngành liên quan nên bộ phận văn thư sử dụng phần mềm quản

lý để theo dõi văn bản, ngoài ra bộ phận văn thư còn lập sổ theo dõi văn bản đi,đến để trình Giám đốc xử lý Trên cơ sở nội dung của văn bản mà Giám đốc chỉ

đạo nhân bản và gửi đi cho các đơn vị trực thuộc.

Dối vơi Luật, Nghị định của Chính phủ, các văn bản quy phạm pháp luậtđược nhân bản và gửi cho các đơn vị trực thuộc công ty và phòng chắc năng xử

lý còn bản gốc lưu lại văn thư

Các văn bản chỉ đạo hoặc giao dịch, liên hệ của các Sở, Ban, Ngành trênđịa bàn hoặc doanh nghiệp khác thì tùy tính chất mà nhân bản cho các bộ phận

xử lý

Về ưu điểm: Trách nhiệm của người đứng đầu công ty trong qua xử lý

của Giám đốc do đó một mặt Giám đốc nắm được tất cả mọi nguồn thông tin,nhưng diễn biến trong quá trình tổ chức thực hiện công việc hàng ngày tại công

ty, mặt khác Giám đốc chỉ đạo kịp thời sát thực tế và sát với yêu cầu của nvawnbản đối với từng phòng chức năng và đơn vị trực thuộc

Cán bộ văn thư là người giúp việc cho Giám đốc công ty và Trưởngphòng hành chính và giải quyết các văn bản có sổ theo dõi và phần mềm quản lýnên thuận tiện cho việc tra cứu và tìm kiếm văn bản khi có yêu cầu

Cán bộ trong công ty tùy theo chức năng nhiệm vụ được giao có tráchnhiệm giúp Giám đốc giải quyết vấn đề cụ thể, chính xác Đúng với nhiệm vụcủa mình bởi vì văn bản đó đã được sự chỉ đạo xử lý của Giám đốc

Về nhược điểm: Văn bản được tập trung cho Giám đốc công ty xử lý

không ủy quyền cho Phó Giám đốc xử lý cụ thể ở nhưng loại văn bản nào nênkhi Giám đốc đi công tác vắng thì xử lý văn bản bị chậm

Cán bộ phòng Hành chính chưa thực hiện hết trách nhiệm của mình trongviệc giúp Giám đốc xử lý văn bản

Trình độcủa cán bộ văn thư còn chưa thực sự tốt.Quá trình xử lý văn bản

ở phòng hành chính còn nhiều thiếu sót cần phải khắc phục

Giám đốc và Trưởng các bộ phận có liên quan thương xuyên kiểm tra đônđốc việc thực hiện nghiệp vụ văn thư Đây là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩnthận và khoa học nên rất được quan tâm.Có thể coi đây là cầu nối giữ Tổng giámđốc công ty với nhân viên, giữ công ty với công ty khách hàng nên mọi côngviệc đòi hỏi sự chính xác cao, tốc đọ xử lý nhanh để giúp Giám đốc nắm bắt

được tình hình nhanh nhất và có hướng chỉ đạo thích hợp.

Trưởng phòng Hành chính thường xuyên kiểm tra về trình độ cán bộ vănthư cũng như công việc để đảm bảo việc xử các văn bản không bị chậmtrễ.Ngoài ra Trưởng phòng còn áp dụng các phần mềm quản lý văn bản giúpgiảm gánh nặng sổ sách thủ công cho cán bộ, năng cao chất lượng công việc

Cho đi học các lớp tập huấn nghiệp vụ và khích lệ, khen thưởng vớinhững nhân viên có thành tích cao trong công việc cũng giúp nhân viên vănphòng nói chung, bộ phận văn thư nói riêng không ngừng phấn đấu, nâng caonăng lực bản thân, phục vụ và cống hiến cho công ty

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản căn cứ theo các quy định của nhà nước, bao gồm các văn bản sau:

- Luật Doanh nghiệp năm 2013 ;

- Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật năm 2002, 2008;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trìnhbản hành chính;

- Nghị đinh số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty được thực hiện như sau:

- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày thángvăn bản

- Đóng dấu Công ty (gồm dấu Công ty và các loại dấu khác)

- Đăng ký văn bản đi:

- Đăng ký văn bản đến:

Tất cả văn bản sau khi đã có chữ ký, dấu, ghi số ngày tháng và đăng ký,cán bộ văn thư có nhiệm vụ chuyển phát ngay văn bản đến đối tượng có liênquan trong thời gian ngắn nhất, đảm bảo đồng thời nguyên tắc chính xác, nhanhchóng, kịp thời, đúng đối tượng

Trước khi chuyển giao văn bản đi, văn thư cần chọn bì bà trình bày bì chothích hợp Khi chuyển giao văn bản đến đối tượng có liên quan văn thư phải lập

sổ chuyển giao văn bản đi

- Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu.

+ Sắp xếp bản lưu:

Mỗi văn bản do Công ty ban hành để phục vụ cho hoạt động điều hành,quản lí nên ít nhất phải lưu ít nhất 02 bản chính; 01 ở đợn vị soạn thảo và 01 lưu

ở văn thư Công ty

Nhân viên văn thư có trách nhiện sắp xếp bản lưu thật khoa học và dễdàng tra tìm

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Công ty được thực hiện theo các bước sau:

- Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến

Bộ phận văn thư là đầu mối tiếp nhận tất cả các văn bản, văn bản đến từbất kỳ nguồn nào (kể cả do Lãnh đạo cầm tay mang về) đều phải qua văn thư đểlàm thử tục đăng ký, giải quyết văn bản Sau khi văn thư nhận được công vănnhân viên văn thư tiến hành kiểm tra bì văn bản xem văn bản có dấu hiệu bị bócchưa và kiểm tra có phải văn bản gửi cho Công ty mình hay không sau đó mớitiến hành phân loại công văn rồi mới bóc bị bà vào sổ đăng ký văn bản đến

- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

có trách nhiệm giải quyết văn bản

- Sao văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ;

+ Khi chuyển giao người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao.

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của công ty và nhận xét ưu nhược điểm:

Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bảnđối với mỗi cơ quan hành chính Nhà nước của Công ty Công ty luôn cập nhật

nhưng văn bản về bảo quản và sử dụng con dấu như: Nghị định 58/2001/NĐ-CP

ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và

Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 của Chính phủ sửa

đổi và bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

Công ty có các loại con dấu sau: Dấu tròn khắc tên pháp nhân của Công

ty, dấu chức danh, dấu họ và tên, dấu đến,…

Dấu được để tại Văn phòng của Văn thư – Lưu trữ trong tủ có khóa chắcchắn Con dấu được giao cho cán bộ văn thư bảo quản và đóng dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định trong văn bản của công tynhư sau:

Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bảncủa Giám đốc

Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của công ty

Chỉ đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ “ký tắt” củaTrưởng đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản và chữ ký của người có thẩmquyền, theo đúng chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn đã được quy định tại quychế tổ chức và hoạt động của Công ty

Đóng dấu phải ngay ngắn, rõ ràng, sạch sẽ và con dấu phải trùm lên 1/3chữ ký về phía bên trái

có thể sử dụng được con dấu Có người chuyên trách nên có thể quy trách nhiệmkhi cần thiết.

Con dấu của Công ty do văn thư quản lý và sử dụng đúng nguyên tắc quyđịnh nên ít sảy ra những sự việc đáng tiếc, hay sai sót trong quá trình quản lýcủa Công ty

+ Nhược điểm:

Đôi khi người quản lý con dâu đi vắng nên không lấy được dấu ảnhhưởng tới tiến độ công việc và phải sử dụng con dấu lưu không

Nộp hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ công ty:

Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp các văn bản tài liệu hình thànhtrong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc

và phương pháp nhất định Mỗi hồ sơ có thể là một tập hoặc nhiều tập, mỗi tậpđược gọi là một đơn vị Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tácvăn thư nó là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ Lập hồ sơhiên hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ thì đây là khâu làm rất tốt, tương đốiđầy đủ và đúng theo quy định Nhà nước

Nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty:

Người đúng đầu công ty có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, chỉđạo các cá nhân trong cơ quan giao nộp những văn bản tài liệu có giá trị để Vănthư cơ quan tiến hành lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ hiện hành

3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty:

Công tác nghiệp vụ lưu trữ của công ty luôn được Giám đốc và Trưởngphòng Hành chính kiểm tra thường xuyên

Đối với việc thu tập tài liệu được yêu cầu tiến hành thường xuyên, có biênbản bàn giao tài liệu giữa bên giao và bên nhận, tài lieu thu thập phải được lập

hồ sơ

Việc phân loại tài liệu cũng được yêu cầu tổ chức sắp xếp khoa học tàiliệu,tạo điều kiện khai thác thông tin phục vụ cho hoạt động của công ty đượcthuận lợi, hạn chế tình trạng trùng, thừa tài liệu

Tài liệu phải được phân loại rõ ràng, theo từng đơn vị cụ thể, theo năm

ban hành,…

Tài liệu phải thường xuyên được kiểm tra để xác định giá trị tài liệu phục

vụ cho như cầu sử dụng thông tin của công ty, tài liệu nào hết giá trị thì loại bỏ

Công tác lưu trữ được quan tâm và hiện đại hóa vì đây là nơi lưu giữ cáctài liệu quan trọng liên quan tới hoạt động của công ty nên Giám đốc chỉ đạo cầnsát sao và đôn đốc các cán bộ lưu trữ nắm vững trách nhiệm của mình và tổ chứccác lớp tập huấn để các cán bộ, nhân viên lưu trữ có điều kiện phát triển, làmviệc với phương pháp mới phục vụ công việc ngày càng hiệu quả hơn

3.1 Thực trạng công tác Lưu trữ ở Công ty:

3.1.1 Trong quá trình thu thập:

Chủ yếu là các tài liệu hành chính, được sản sinh trong quá trình hoạtđông của cơ quan, cán bộ lưu trữ phải thường xuyên thu thập, bổ sung những tàiliệu đã giải quyết xong của các Ban thuộc công ty để phân loại theo từng lĩnhvực, cán bộ lưu trữ dựa vào mức độ quan trọng của văn bản mà xác định thờihạn bảo quản

3.1.2 Công tác chỉnh lý:

Tùy thuộc vào phông hoặc khối tài liệu có thể lựa chọn phương án phânloại phù hợp, có thể phân loại theo phương án Thời gian – Mặt hoạt động, Mặthoạt động – Thời gian, Cơ cấu tổ chức – Thời gian, Thời gian – Cơ cấu tổ chức

Áp dụng vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty có thể lựa chọnphương án: Mặt hoạt động – Thời gian

Khi đã chỉnh lý xong thì lập hồ sơ, biên mục hồ sơ, xây dựng công cụ tracứu; đối với tài liệu hết giá trị sử dụng thì làm thủ tục hủy

3.1.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ:

Tài liệu của Công ty chủ yếu là các giấy tờ quản lý hành chính, chất liệuchủ yếu bằng giấy nếu trong quá trình bảo quản gặp điều kiện không tốt rất dễ bị

hư hại như rách nát, bị mốc, mờ chữ, nhòe mực,… vì vậy, tài liệu đã được đưalêu giá, tủ bảo quản phòng chống ẩm mốc, tránh chuột vad côn trùng gặm nhấm

và làm tổ Trong phòng nên đặt túi hút ẩm, đặt bẫy chuột, hộp nhử mối, khôngđược đặt tủ sát tường Khi vào phòng lưu trữ không mang vật gây cháy hay hút

thuốc, luôn vệ sinh phòng sạch sẽ để tránh hư hại tài liệu Trong phòng lưu trữphải có bình cứu hỏa để có thể ứng phó kịp thời khi gặp hỏa hoạn.

3.1.4 Tổ chức, sử dụng tài liệu

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình khai thác thông tin phục vụyêu cầu nghiên cứu lịch sử giải quyết nhiệm vụ của công ty, biến những thôngtin cũ thành những tài liệu có ích

Đánh giá ưu, nhược điểm:

* Ưu điểm:

Trong những năm qua, công tác lưu trữ của phòng Hành chính đã hoànthành nhiệm vụ được giao, thực hiện đúng quy trình, quy định của cơ quan nhànước về công tác Văn thư – Lưu trữ

Tài liệu lưu trữ được sản sinh trong quá trình hoạt động của Công ty nêncông tác thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ được tiến hành nhanh chóng, chínhxác

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.

A Mẫu lịch Công tác tuần

B Mẫu kế hoạch công tác tháng và năm:

CÔNG TY CỔ PHẦN DSP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

I.ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC THÁNG (NĂM) TRƯỚC

1 Thuận lợi, khó khăn

2 Kết quả kinh doanh (cái làm được,chưa hoành thành)

3 Nêu nguyên nhân, cách khắc phục

II.KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG (NĂM)….

1 Nội dung công việc (công việc chưa thực hiện tháng trước và kế hoạchcông tác tháng này)

2.Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Công ty Cổ phần DSP

CÔNG TY CỔ PHẦN DSP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày… tháng… năm……

QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CÔNG TY CỔ PHẦN DSP

(Ban hành kèm theo Quyết định số…/QĐ-DSP ngày….tháng…năm…

của Giám đốc Công ty Cổ phần DSP)

Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng

1 Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trìnhquản lý, chỉ đạo của Công ty Cổ phần DSP để thực hiện các chức năng, nhiệm

4 Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác địnhgiá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan đơn vị

Điều 2 Giải thích từ ngữ

1 Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạmpháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bảnđược chuyển qua mạng) và đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị

2 Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản hành chính (kể cả bản sao vănbản, văn bản nội bộ) do cơ quan, đơn vị phát hành.

3 Bản thảo văn bản: là bản được viết tay hoặc đánh máy, hình thành trongquá trình soạn thảo văn bản

4 Bản gốc văn bản: là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản,được cơ quan, đơn vị ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

5 Bản chính văn bản: là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản vàđược cơ quan, đơn vị ban hành

6 Bản sao y bản chính: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản

và được trình bày theo thể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thựchiện từ bản chính

7 Bản trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trìnhbày theo thể thức quy định Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính

8 Bản sao lục: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, đượcthực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định

9 Hồ sơ: là một tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về mộtvấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân

10 Lập hồ sơ: là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ

sơ, theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

11 Thu thập tài liệu: là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giaonhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan đơn vị

12 Xác định giá trị tài liệu: là việc đánh giá giá trị tài liệu theo nhữngnguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền,

để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản, và những tài liệuhết giá trị

13 Chỉnh lý tài liệu: là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê,lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,

đơn vị.

Điều 3 Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ.

1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc quản lýcông tác văn thư, lưu trữ

a/ Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quyđịnh về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành

b/ Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưutrữ đối với các đơn vị, phòng ban trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử

lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền

2 Trách nhiệm của Trưởng Văn phòng

Trưởng Văn phòng các đơn vị, Trưởng Phòng Tổ chức – Hành chánhhoặc người phụ trách công tác hành chính (sau đây gọi chung là Trưởng Vănphòng) giúp Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, kiểm tra việc thựchiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình, đồng thời tổ chức hướngdẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, đơn vị và thành viêntrực thuộc

3 Trách nhiệm của Trưởng các phòng ban

Trưởng các phòng ban chức năng có trách nhiệm triển khai và tổ chứcthực hiện các quy định của cơ quan, đơn vị về công tác văn thư, lưu trữ

4 Trách nhiệm của mỗi cá nhân

Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưutrữ, mỗi cán bộ nhân viên phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan,đơn vị về văn thư, lưu trữ

Điều 4 Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị phảithực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước

Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 5 Hình thức văn bản

Công ty Cổ phần DSP có thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản sau:

- Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định,hướng dẫn, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biênbản, tờ trình, công văn, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, thư mời,giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, phiếu chuyển.

- Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

Điều 6 Thể thức văn bản

1 Văn bản hành chính

Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính (sau đây gọi tắt là Thông tư 01 của Bộ Nội vụ)

2 Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức nước ngoài

Thực hiện theo các quy định của pháp luật và theo thông lệ quốc tế

Điều 7 Soạn thảo văn bản

1 Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơquan, đơn vị giao cho một phòng ban hoặc một nhân viên soạn thảo hoặc chủ trìsoạn thảo văn bản

2 Phòng ban hoặc nhân viên được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệmthực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ khẩn, mật, nơi nhận văn bản

- Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan

- Soạn thảo văn bản

- Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, đơn vị tham khảo ýkiến của các tổ chức, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoànchỉnh bản thảo

- Trình duyệt dự thảo văn bản

Điều 8 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1 Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản

2 Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo cơ quan, đơn vị phê duyệt,nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì phòng ban

hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt

dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung

Điều 9 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1 Trưởng phòng ban chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu tráchnhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung vănbản (sau dấu /.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký ban hành; đề xuấtmức độ khẩn, mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định

Văn bản do lãnh đạo phòng ban ký ban hành phải có chữ ký nháy/tắt củanhân viên soạn thảo văn bản; nhân viên soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm đốivới nội dung văn bản soạn thảo trình lãnh đạo phòng ban ký ban hành

Đối với tờ trình của Ban Tổng Giám đốc, phải lấy số tờ trình, đóng dấuthành văn bản chính thức để trình cho Hội đồng thành viên

2 Trưởng Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan, đơn vị kiểm tra lầncuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành vănbản của cơ quan, đơn vị và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”

Điều 10 Ký văn bản

1 Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Điều lệ

tổ chức và hoạt động của Công ty

2 Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ký tất cả các văn bản do cơ quan, đơn vị banhành Các trường hợp ký thay phải ghi tắt KT., ký thừa lệnh phải ghi tắt TL., kýthừa ủy quyền phải ghi tắt TUQ., ký thay mặt phải ghi tắt TM

3 Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản

Điều 11 Bản sao văn bản

1 Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao

2 Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư 01 của Bộ Nội vụ

3 Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan,đơn vị, Trưởng Văn phòng cơ quan, đơn vị quyết định

4 Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định phápluật có giá trị pháp lý như bản chính

5 Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) khôngthực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, thamkhảo.

6 Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, đơn vị những ýkiến ghi bên lề văn bản Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo cơ quan, đơn vị ghitrong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chếhóa bằng văn bản hành chính

Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 12 Nguyên tắc chung

1 Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được quản lýtập trung tại Văn thư cơ quan, đơn vị (sau đây gọi tắt và Văn thư) để làm thủ tụctiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định củapháp luật Nhưng văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các phòng ban,

cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

2 Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hànhhoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Vănbản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn”(sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giaongay khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành vàchuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

3 Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật Nhà nước (sau đây gọi tắt là vănbản mật) phải được đăng ký và quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành vềbảo vệ bí mật Nhà nước, và hướng dẫn tại Quy chế này

Điều 13 Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến cơ quan, đơn vị phải được quản lý theo trình tự sau:

1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

2 Trình, chuyển giao văn bản đến

3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1 Khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụtiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong(nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

2 Đối với bản fax và văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trườnghợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến Sau đó, khi nhận đượcbản chính, phải đóng dấu đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến,ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng)

3 Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộnhân viên tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơquan, đơn vị, Trưởng Văn phòng để xử lý

4 Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữliệu quản lý văn bản đến trên máy tính

5 Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trênmáy vi tính thì phải được bảo mật theo các quy định chuyên môn

Điều 15 Trình, chuyển giao văn bản đến

1 Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền đểxin ý kiến phân phối văn bản Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải đượctrình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

2 Căn cứ vào ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, nhân viên vănthư đăng ký tiếp và chuyển văn bản đến nơi được chỉ đạo

3 Việc chuyển giao văn bản phải chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bímật nội dung văn bản Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao vănbản

Điều 16 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1 Sau khi nhận được văn bản đến, phòng ban, cá nhân có trách nhiệm chỉđạo giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, đơn vị; theothời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật

2 Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thờihạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị