Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY TNHH MTV điện tử SAO MAI

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU………………………………………………………………….. 3 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN TỬ SAO MAI……………………………………………………...5 1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai………………………………………………………………………………. 5 1.1. Chức năng, nhiệm vụ…………………………………………………….......5 1.2. Quyền hạn…………………………………………………………………... 5 1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai, vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ máy của cơ quan………………………………………………… 7 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập…………………………………………….………8 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng ……………………………..……..…..8 2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng………..….8 2.1.2. Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng………………………………………………..……………………….9 3. Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức………...……10 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức…………………………………………………..…………10 3.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác…………………11 3.2.1. Kế hoạch công tác năm……………………………………….…………..11 3.2.2. Kế hoạch công tác tuần…………………………………………...………11 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan …………...…….12 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan………………………………………………………………………….…..12 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức…………………………………………………………………………...…14 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá……………………………..15 3.4. Nhận xét quy trình quản lý và giải quyết văn bản……………………...16 a. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi……………………...….. 16 b. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến…………………………18 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan…………………………………………………….….21 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị………...…….…….21 3.5. Công tác tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức ……………….…………22 4. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan………………………………………………………………………….….22 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng……………………………………………………………….……………22 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng( hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu………………23 4.3. Thống kê các tên phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan………………………………………………………………...……23 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP( XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ)………....25 1. Lý do chọn đề tài……………………………………………………………...25 2. Xây dựng văn hóa công sở tại Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai………25 Chương I 1. Những quy định chung…………………………………………………..……27 Chương II : NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ …………………………………28 1. Mục I : Trang phục, lễ phục…………………………………………………..28 2. Mục II: Giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công nhân viên…………………….…30 Chương III : Bài trí khuôn viên công ty………………………...……………34 1. Treo Quốc kỳ, Đảng kỳ………………………………………………….……34 2. Bài trí khuôn viên trong Công ty……………………………………………..34 Chương IV: Chế độ làm việc hội họp…………………………………………36 1. Chế độ làm việc hội họp……………………………………………………...36 Chương V : Nội quy ra vào cơ quan tiếp khách ……………………………..37 1. Nội quy ra vào cơ quan, tiếp khách…………………………………………...37 Chương VI: TỔ CHỨC THỰC HIỆN ………………………………….……41 1. Tổ chức thực hiện……………………………………………………………..41 ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ……………………………………………………43 KẾT LUẬN …………………………………………………………………….47 PHỤ LỤC ………………………………………………………………………49

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU……… 3

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN TỬ SAO MAI……… 5

1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai……… 5

1.1 Chức năng, nhiệm vụ……… 5

1.2 Quyền hạn……… 5

1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai, vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ máy của cơ quan……… 7

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập……….………8

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng ……… …… … 8

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng……… ….8

2.1.2 Xác định vị trí làm việc và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng………/… ……….9

3 Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức……… ……10

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức……… …………10

3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác………11

3.2.1 Kế hoạch công tác năm……….………… 11

3.2.2 Kế hoạch công tác tuần……… ………11

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan ………… …….12

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan……….… 12

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức……… …14

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá……… 15

3.4 Nhận xét quy trình quản lý và giải quyết văn bản……… 16

a Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi……… … 16

b Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến………18

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ

sơ hiện hành của cơ quan……….….21

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị……… …….…….21

3.5 Công tác tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức ……….…………22

4 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan……….….22

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng……….………22

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng( hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu………23

4.3 Thống kê các tên phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan……… ……23

Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP( XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ)……… 25

1 Lý do chọn đề tài……… 25

2 Xây dựng văn hóa công sở tại Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai………25

Chương I 1 Những quy định chung……… ……27

Chương II : NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ ………28

1 Mục I : Trang phục, lễ phục……… 28

2 Mục II: Giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công nhân viên……….…30

Chương III : Bài trí khuôn viên công ty……… ………34

1 Treo Quốc kỳ, Đảng kỳ……….……34

2 Bài trí khuôn viên trong Công ty……… 34

Chương IV: Chế độ làm việc hội họp………36

1 Chế độ làm việc hội họp……… 36

Chương V : Nội quy ra vào cơ quan tiếp khách ……… 37

1 Nội quy ra vào cơ quan, tiếp khách……… 37

Chương VI: TỔ CHỨC THỰC HIỆN ……….……41

1 Tổ chức thực hiện……… 41

ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ………43

KẾT LUẬN ……….47

PHỤ LỤC ………49

LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình thay đổi của xu thế toàn cầu hoá, đất nước ta đã và đangtừng bước trưởng thành và chuyển mình đi lên từ nước có nền nông nghiệp lạchậu trở thành một nước có nền kinh tế phát triển khá ổn định Với chính sách, chủtrương của Đảng và Nhà nước cùng với một nền hành chính hiện đại đang đưanước ta hoà nhập với nền kinh tế thế giới

Công tác Hành chính văn phòng được ví như “một cây cầu” Cầu càngvững chắc, gọn nhẹ thì càng đảm bảo cho tất cả các phương tiện và mọi ngườiqua lại Cũng như vậy nền hành chính của chúng ta càng gọn nhẹ, chặt chẽ, chínhxác thì càng tạo điều kiện để người dân tiếp cận và tin tưởng hơn Điều quantrọng cây cầu đó có vươn xa ra ngoài để hoà nhập với sự thay đổi của thế giới

Trong công tác hành chính Nhà nước thì văn phòng là trung tâm điều hành,phối hợp mọi hoạt động của cơ quan Với việc công cuộc công nghiệp hoá, hiệnđại hoá đất nước thì việc đẩy mạnh giao lưu, hội nhập công tác hành chính càngnắm vai trò quan trọng Hoạt động văn phòng là một trong những yếu tố chủ quanquyết định sự tồn tại, phát triển vững mạnh của cơ quan Văn phòng hoạt độnghiệu quả giúp cơ quan hoạt động có chất lượng, tăng khả năng cạnh tranh, chủđộng trong quá trình hội nhập và nâng cao vị thế của cơ quan

Văn phòng không còn là đơn vị quản lý giấy tờ, hồ sơ, sổ sách mà trởthành một bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong quá trìnhđiều hành, lãnh đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Để đáp ứng tốt hơn công tác Hành chính văn phòng trong giai đoạn hiệnnay và trong yêu cầu cần thiết của các cơ quan, tổ chức Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội đang tiến hành đào tạo ra những Cử nhân chuyên ngành Quản trị vănphòng, Quản trị Nhân lực, Văn thư – Lưu trữ cùng với nhiều hệ đào tạo chínhquy, nghề và hệ tại chức nhằm phát triển đất nước

Bác Hồ đã từng nói: “Học đi đôi với hành” và phương châm của nhàtrường là: “Học thật, thi thật ra đời làm việc thật” Hàng năm trường tổ chức chosinh viên đến các cơ quan thực tập trong đó có lớp Quản trị Văn phòng K13A

Để gắn lý thuyết vào thực tiễn, Nhà trường muốn sinh viên làm quen với côngviệc của mình trong tương lai, đồng thời qua đó củng cố kiến thức trao đổi và họchỏi kinh nghiệm bên ngoài, để chúng em có đủ tự tin khi rời trường Với sự nhấttrí của cơ quan em đã về thực tập tại Văn phòng Công ty TNHH MTV Điện tửSao Mai (địa chỉ: Số 27 phố Hoàng Sâm – Phường Nghĩa Đô – Quận Cầu Giấy –

Hà Nội)

Với kiến thức được tích lũy trong 02 năm học trên ghế nhà trường cùngvới quá trình khảo sát, nghiên cứu thực tế tại cơ quan được hướng dẫn nhiệt tìnhcủa cán bộ văn phòng Công ty đã giúp tôi năm rõ các quy trình làm việc tronglĩnh vực Hành chính Văn phòng

Người ta thường nói “ Trăm hay không bằng tay quen” Với quá trình thựctập tại cơ quan đã cho em rất nhiều bài học kinh nghiệm phục vụ cho công việchiện tại và rèn luyện cho em một tác phong làm việc của một cán bộ văn phòng

Việc thực tập tại cơ quan là điều cần thiết để em có thể khẳng định khảnăng và hoàn thiện mình hơn Qua đợt thực tập này em đã đúc kết mọi kiến thức

để trang bị cho bản thân, qua đó tiến hành viết “ Báo cáo thực tập tốt nghiệp” vớichuyên ngành Thiện Quy chế Văn hóa cơ sở tại Công ty TNHH MTV Điện tửSao Mai

Bản báo cáo tốt nghiệp này là kết quả sự cố gắng, nỗ lực, phấn đấu hếtmình trong công việc và học tập của em, nhưng chắc rằng còn nhiều thiếu sót vàchưa đáp ứng được hết những yêu cầu mà Khoa và Nhà trường đã đặt ra

Kính mong các thầy cô xem xét, đánh giá và góp ý một cách chân thànhnhất để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 11 tháng 11 năm 2015

SINH VIÊN

Nguyễn Thị Thanh Hằng

Phần I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN TỬ SAO MAI.

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập

Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty được căn cứ vào Quyếtđịnh số 1563/QĐ-BQP ngày 15/5/2010 của Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng phê duyệtĐiều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai

1.1 Chức năng, nhiệm vụ.

Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai là một doanh nghiệp Quốc phòng,

an ninh 100 % vốn Nhà nước do Bộ Quốc phòng quyết định thành lập, Tổng cụcCông nghiệp Quốc Phòng trực tiếp quản lý Thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ

do Thủ trưởng Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng giao

Tiền thân của Công ty là cơ sở nghiên cứu linh kiện tích cực thuộc Viện kỹthuật quân sự - Bộ quốc phòng Ngày 15/09/1979, nhà máy sản xuất bóng bándẫn và các linh kiện, có phiên hiệu là Nhà máy Z181 được thành lập theo quyếtđịnh số 920/QĐ-QP của Bộ quốc phòng Nhà máy trực thuộc Tổng cục kỹ thuật -

Bộ quốc phòng Công ty ban đầu thành lập với số vốn điều lệ hơn 15 tỷ đồng , sốcán bộ công nhân viên là 305 người và tổ chức công ty gồm 9 phòng ban và 7phân xưởng Hoạt động trong ngành điện tử hoàn toàn mới trong nền kinh tếquốc dân trong thập kỷ 80, công ty phải đương đầu với nhiều khó khăn song cũng

có nhiều cơ hội để phát triển Công ty vừa nghiên cứu tiếp nhận công nghệ, vừa

tổ chức lắp ráp linh kiện bán dẫn điện tử để xuất khẩu ra nước ngoài Trong 11năm kể từ 1979 đến 1990, công ty đã xuất khẩu Transistor cho Tiệp khắc, Diodcho Ba Lan, màng rung gốm áp điện cho đồng hồ điện tử cho Liên Xô Tổng kimngạch xuất khẩu lên đến 24,8 triệu rúp

Trong những năm đầu của thập niên 90, tình hình thế giới và thị trường cónhiều biến đổi , hệ thống các nước XHCN suy yếu, Đông Âu tan rã Trước tìnhhình mới, theo Quyết định 293/QĐ-QP ngày 16/10/1989 của Bộ Quốc phòng,Nhà máy Z181 được tổ chức sắp xếp lại thành “ Liên hiệp sản xuất bán dẫn SaoMai”

Năm 1993 Bộ quốc phòng ra quyết định số 563/QĐ-QP ngày 19/8/1993 đổitên “Liên hiệp sản xuất bán dẫn Sao Mai” thành Công ty điện tử Sao Mai, gồm 6

công ty con và 3 xí nghiệp là: Công ty điện tử Sao Mai, Công ty Bình Minh,Công ty Hồng Hà, Công ty linh kiện điện tử, xí nghiệp thiết bị điện tử, xí nghiệpBắc Hà, Xí nghiệp khí công nghiệp 81.

Năm 1996, theo thông báo số 1119/ĐMDN ngày 13/3/1996 của văn phòngChính phủ và Quyết định số 504/QĐ-QP ngày 18/4/1996 Bộ quốc phòng 6 công

ty con và 3 xí nghiệp trên sáp nhập thành Công ty điện tử Sao Mai thuộc Tổngcục Công nghiệp Quốc phòng

Từ khi chính thức được thành lập, công ty đã có một số lần thay đổi tổ chức

và thay đổi cơ cấu sản phẩm để vừa đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm vụ đượcgiao, vừa đáp ứng tốt nhu cầu thị trường Hiện nay theo quyết định số 845/QĐ-CNQP ngày 05/11/2004 tổ chức công ty bao gồm các vị trí phòng ban quản lýcông ty (khối cơ quan) và các bộ phận sản xuất gồm 04 xí nghiệp, 01 phân xưởng

và 01 chi nhánh trực thuộc tại Thành Phố Hồ Chí Minh gồm các chức năng sau:

- Sản xuất Linh kiện điện tử

- Sản xuất thiết bị đo lường, kiểm tra, định hướng và điều khiển

- Sửa chữa thiết bị điện , quang học

- Sản xuất thiết bị chiếu sáng

- Sản xuất thiết bị điện tử dân dụng

- Gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại

- Sửa chữa thiết bị điện

- Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp

- Xây dựng đường dây và trạm biến áp đến 35KV

1.2 Quyền hạn và cơ cấu tổ chức.

* Công ty có các quyền sau:

- Tự chủ kinh doanh: Chủ động lựa chọn ngành nghề, địa bàn, hình thứckinh doanh, đầu tư; chủ động mở rộng quy mô và ngành nghề kinh doanh; được

Nhà nước khuyến khích ưu đãi và tạo điều kiện thuận lợi tham gia sản xuất, cungứng sản phẩm, dịch cụ công ích.

- Lựa chọn hình thức, phương thức huy động, phân bổ và sử dụng vốn

- Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng và ký kết hợp đồng

- Tuyển dụng, thuê và sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh

- Chủ động ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quảkinh doanh và khả năng cạnh tranh

- Tự chủ quyết định các công việc kinh doanh và quan hệ nội bộ

- Chiếm hữu và sử dụng tài sản doanh nghiệp

- Từ chối mọi yêu cầu cung cấp nguồn lực không được pháp luật quy định

- Khiếu nại tố cáo theo quy định của Pháp luật về khiếu nại tố cáo

- Trực tiếp hoặc thông qua người đại diện theo ủy quyền tham gia tố tụngtheo quy định của pháp luật

- Các quyền khác theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng

* Cơ cấu tổ chức của Công ty

- Chủ tịch công ty kiêm giám đốc

- Kiểm soát viên

- Xí nghiệp Thiết bị điện tử ( XN1)

- Xí nghiệp Linh kiện điện tử ( XN2)

- Xí nghiệp Trang thiết bị công trình( XN3)

- Xí nghiệp Quang điện tử ( XN4)

- Phân xưởng Khí công nghiệp – Điện tử ( A4)

* Đơn vị trực thuộc Công ty

- Chi Nhánh phía Nam Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai

( Sơ đồ tổ chức bộ máy làm việc của cơ quan thực tập: Sơ đồ số 01)

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập.

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho Giám đốc có chức năng tham mưutổng hợp đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của Giám đốc và đảm bảotốt các điều kiện cơ sở vật chất nhà xưởng cho cơ quan hoạt động

* Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính – hậu cần Công ty gồm các chức năng sau:

- Tổ chức quản lý công tác hành chính – Hậu cần, đời sống, doanh trại,quân trang

- Công tác Quân y

- Công tác pháp chế, đối ngoại quân sự

- Đảm bảo thông tin liên lạc

- Công tác thường trực – bảo vệ

- Công tác vệ sinh môi trường

Ngô Việt Hà Thượng tá Trưởng phòng

Trương Thị Bình Thiếu tá Công vụ

Lương Đức Thanh CNVQP Chủ nhiệm Quân Y

Nguyễn Thị Thanh Hằng Trung úy Lưu trữ

Trần Thanh Mai HĐLĐ Trợ lý pháp chế

Nguyễn Ngọc Hiếu HĐLĐ Trợ lý Doanh Trại

Nguyễn Hồng Quang Trung úy Quản lý Bếp

2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong văn phòng

* Trưởng phòng : Thượng tá Ngô Việt Hà

- Lập kế hoạch, phương án, biện pháo thực hiện nhiệm vụ của Phòng.Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong phòng theo khả năng, hiểu biết vàtheo dõi tình hình thực hiện

- Tham mưu cho lãnh đạo chỉ huy nhà máy về công tác Hành chính – Hậucần

* Phó Phòng: Trung úy Ngô Xuân Hòa

- Thay mặt trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng Chủ trì tổ chức thựchiện một phần công tác của phòng theo phân công

* Trợ lý hành chính – pháp chế:

- Lập kế hoạch công tác cải cách hành chính, pháp chế hàng năm

- Duy trì các nề nếp, quy chế, quy định của đơn vị

- Lập kế hoạch và giám sát công tác sửa đổi, bổ sung ban hành mới cácquy chế, quy định trong đơn vị

* Trợ lý hậu cần, doanh trại.

- Xây dựng sửa chữa nhỏ trong đơn vị, lập được báo cáo về quản lý nhàđất

- Thực hiện kế hoạch quân trang theo hướng dẫn cấp trên và tình hình đơnvị

- Thường xuyên kiểm tra theo dõi, tình hình đảm bảo hoạt động của bếp ănca

* Nhân viên văn thư – lưu trữ.

- Tiếp nhận và xử lý các văn bản đi, đến của Công ty

- Lưu, sắp xếp hồ sơ, lập danh mục hồ sơ, thu hồi, hủy tài liệu theo quyđịnh

- Trình ký các văn bản cho Ban giám đốc Công ty

- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty

- Các công việc khác khi được sự phân công của Giám đốc và trưởngphòng giao.

* Nhân viên Quân y

- Thực hiện công tác quản lý sức khỏe của cán bộ công nhân viên trongđơn vị

- Khám, điều trị, cấp cứu, cho nghỉ ốm theo quy định của Cục Quân y

- Lập kế hoạch triển khai phòng chống dịch bệnh hàng năm

- Thực hiện quản lý, dược, trang bị quân y

- Kiểm ra đôn đốc vệ sinh

- Kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm bếp ăn

* Tổ trưởng tổ bảo vệ:

- Quản lý, phân công nhiệm vụ cho ác nhân viên bảo vệ

- Thực hiện nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ trong ca trực

* Tổ trưởng tổ xe:

- Chịu trách nhiệm trước phòng về hoạt động của các xe

- Tổ chức kiểm tra, sửa chữa thường xuyên, đột xuất các xe

3 Tìm hiểu về công tác văn thư , lưu trữ của cơ quan tổ chức.

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan.

- Hệ thống hoá văn bản: là bước tiếp theo của quá trình, rà soát với nhiệm

vụ tập hợp, sắp xếp những văn bản quy phạm pháp luật riêng lẻ thành 1 hệ thốngthống nhất, hài hoà về nội dung và hình thức theo yêu cầu công việc

- Đầu tiên lập kế hoạch rà soát Đối với kế hoạch rà soát định kỳ thì hàng

năm, các cơ quan chuyên môn ( bộ phận pháp chế có chức năng tham mưu giúpCông ty

- Nếu tiến hành rà soát hệ thống hoá theo đợt thì cần ban hành các quy định

về tổ chức, hoạt động rà soát, hệ thống hoá

- Văn bản được thay thế bằng bản mới của chính cơ quan Nhà nước đã ban

hành văn bản cũ Ví dụ: Điều 5 , Nghị định 38/CP ngày 4/6/1993 của Chính phủquy đinh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Bộ Tư pháp ghi rõ: Nghịđịnh này thay thế Nghị định số 143-HĐBT ngày 22/11/1981

- Khi kết thúc công việc rà soát, hệ thống hóa, cần làm tờ trình để báo cáo

với thủ trưởng cơ quan về kết quả rà soát hệ thống hoá văn bản quy phạm phápluật

- Sau khi kết thúc các bước quy trình rà soát hệ thống hoá văn bản quy

phạm pháp luật cần tổng hợp kết quả rà soát bằng cách lập danh mục các văn bảnhết hiệu lực, còn hiệu lực, văn bản cần sửa đổi…

→ Để việc rà soát, hệ thống hoá VBQPPL tiến hành có hiệu quả, tránh tốithiểu những sai sót có thể sảy ra thì cần thực hiện theo 1 quy trình quy định ởtrên

3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác ( kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan và đơn vị).

Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác của Công ty đượccăn cứ vào Nghị quyết lãnh đạo của Đảng ủy, Chỉ thị, hướng dẫn của cấp trên và

ý kiến chỉ đạo của Ban giáp đốc Công ty, phòng Kế hoạch – Kinh doanh chủ trìcùng các phòng, đơn vị xây dựng kế hoạch công tác năm, công tác tháng, tuầncủa Công ty trình Giám đốc phê duyệt

3.2.1 Kế hoạch công tác năm

Căn cứ hướng dẫn của Tổng cục về lập kế hoạch hàng năm Chậm nhất vàongày 05/11 hàng năm, các phòng, đơn vị nộp về phòng Ké hoạch – Kinh doanhbáo cáo tổng kết năm và kế hoạch xây dựng năm tới Phòng Kế hoạch – Kinhdoanh tổng hợp chuyển Giám đốc Công ty xem xét, phê duyệt xong trước ngày15/11 trình Thủ trưởng Tổng phê duyệt

3.2.2 Kế hoạch công tác tháng, tuần.

Căn cứ vào kế hoạch công tác năm được giao các Phòng, đơn vị trực thuộctriển khai, thực hiện thành kế hoạch hàng tháng, kế hoạch tuần Kế hoạch tháng,

kế hoạch tuần dựa vào tiến độ thực hiện những vẫn đề còn tồn đọng và phát sinhmới các phòng, đơn vị báo cáo, nhận xét mức độ hoàn thành để làm cơ sở xâydựng kế hoạch tháng, kế hoạch tuần kế tiếp nộp về phòng Kế hoạch – kinh doanhvào ngày thứu 6 tuần thứ 2 của tháng đối với kế hoạch tháng, vào trước 15 giờthứ sáu tuần trước đối với kế hoạch tuần

3.3 Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của cơ quan 3.3.1 Thẩm quyền ban hành văn bản.

- Thẩm quyền ban hành văn bản: Căn cứ vào Quyết định số 212/QĐ –

Z181 ngày 11/03/2009 của Nhà máy Z181 về việc ban hành Quy định thẩmquyền ký và quy trình xử lý, giải quyết văn bản và Quyết định số 794/QĐ- Z181ngày 28/6/2010 về việc phân công việc giữa Giám đốc, Chính ủy với các PhóGiám đốc và chế độ làm việc của chỉ huy Nhà máy Z181( Công ty TNHH MTVĐiện tử Sao Mai) được quy định như sau:

* Giám đốc Công ty

Chịu trách nhiệm ký các loại văn bản sau:

- Quy hoạch, kế hoạch, Quyết định đầu tư sản xuất quốc phòng, nghiên cứu

và các hoạt động khác về tiềm lực của phát triển của Nhà máy ngắn hạn, dài hạn

- Quyết định, quy định, nội quy, quy chế các mặt hoạt động của Nhà máy

- Quyết định về tổ chức, thành lập, giải thể, sat nhập các phòng ban, đơn vị

- Giao chỉ tiêu kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh cho các đơn vị

- Quyết định về các văn bản liên quan tới chế độ, chính sách, nâng lương,nâng bậc, điều động, tuyển chọn đối với người lao động

- Quyết định liên quan đến công tác thanh xử lý vật tư, tài sản

- Các Hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, hợp đồng của các đơn vị thànhviên lấy pháp nhân của Công ty và ký nháy kiểm tra các hợp đồng của các đơn vịthành viên

- Các văn bản về uỷ quyền

- Các văn bản liên quan đến hoạt động tài chính

- Văn bản của các Phòng, ban, đơn vị trực thuộc liên quan tới kinh phí khi đã

có ý kiên của Thủ trưởng phụ trách mặt công tác được phân công

- Các văn bản về công tác Thi đua Khen thưởng - kỷ luật của Chính quyền

- Quyết định, kế hoạch, quy hoạch quản lý và sử dụng đất đai, doanh trại

- Quyết định liên quan tới khiếu nại, tố cáo

- Các văn bản về công tác cải cách hành chính

- Kế hoạch, quy hoạch, quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp

- Văn bản liên quan tới hoạt động của các phòng ban, đơn vị khi Thủ trưởngphụ trách trực tiếp đi công tác dài ngày

- Các văn bản chỉ đạo trong nội bộ Nhà máy liên quan đến chuyển đổi sắpxếp doanh nghiệp

* Chính ủy, Phó giám đốc Khoa học Công nghệ

Chịu trách nhiệm ký các loại văn bản sau:

- Các Quyết định, Chỉ thị, Nghị quyết, báo cáo và các văn bản liên quan tớicông tác Đảng, công tác Chính trị

- Các văn bản về chính sách cán bộ, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, tuyểndụng

- Quyết định và các văn bản liên quan tới Thi đua – Khen thưởng - Kỷ luật

về công tác Đảng và các tổ chức quần chúng

- Các văn bản liên quan đến công tác bảo vệ an ninh, dân vận, ban chỉ đạo

138, công tác pháp chế, tuyên huấn

- Các văn bản liên quan tới tổ chức quần chúng: Công đoàn, phụ nữ, Thanhniên

- Các văn bản về thanh tra, kiểm tra công tác Đảng

* Phó giám đốc Hành chính – Hậu cần

Chịu trách nhiệm ký thay Giám đốc các loại văn bản sau:

Kế hoạch, báo cáo, thông báo và các văn bản liên quan công tác Văn thư baỏ mật – Lưu trữ

Kế hoạch, báo cáo , thông báo và các văn bản liên quan đến công tác quântrang, quân nhu, quân y, thông tin liên lác, bảo vệ, tiếp khách

- Kế hoạch, báo cáo và các văn bản triển khai thực hiện liên quan tới côngtác quản lý doanh trại, đất đai, điện, nước

* Phó giám đốc phụ trách công tác kỹ thuật

- Chịu trách nhiệm ký thay Giám đốc những văn bản về việc triển khai thựchiện các mặt công tác thuộc lĩnh vực được phân công:

- Kế hoạch, báo cáo và các văn bản về triển khai sản xuất, nghiên cứu, chếthử, các luận chứng kinh tế khi đã được phê duyệt

- Kế hoạch, báo cáo và các văn bản liên quan tới công tác bảo đảm kỹ thuật,sáng kiến cải tiến kỹ thuật, quản lý KHCN

- Các văn bản về tiêu chuẩn đo lường chất lượng các sản phẩm

- Các văn bản về an toàn, bệnh nghề nghiệp, vệ sinh môi trường, phòngchống cháy nổ, thiên tai, cứu hộ, cứu nạn

- Các văn bản liên quan đến công tác cơ điện, kỹ thuật

- Các văn bản về huấn luyện, đào tạo, nâng bậc thợ.

- Kế hoạch, báo cáo và các văn bản về kinh doanh, thị trường, hợp tác quốc

tế, liên doanh, liên kết, cuộc vận động 50

- Các văn bản liên quan về tác huấn, tác chiến, vật tư, xăng xe, vận tải

- Các văn bản liên quan tới triển khai thực hiện các dự án đầu tư khi đã cóphê duyệt của cấp có thẩm quyền

- Ký trực tiếp các văn bản không thuộc thẩm quyền nhưng được Giám đốc

có uỷ quyền bằng văn bản

Nhận xét: Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của

cơ quan được quy định rõ ràng và thực hiện theo đúng nguyên tắc phân côngcông việc của từng lãnh đạo, không có sự chồng chéo theo quy chế làm việc củaCông ty và thực hiện theo chế độ một người chỉ huy gắn với thực hiện Chế độChính ủy, chính trị viên trong Quân đội nhân dân Việt Nam

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Công ty TNHH MTV Điện tửSao Mai được thực hiện theo Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của

Bộ Quốc Phòng hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chínhcủa các cơ quan, đơn vị trong Quân đội

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyềnban hành của Bộ Quốc Phòng do cơ quan đầu ngành của Bộ dự thảo, thống nhấtvới Văn phòng Bộ Quốc phòng trình Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng xem xét, quyếtđịnh

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng thực hiện theo hướngdẫn của Văn phòng Quân ủy Trung ương

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đoàn thanh niên, hội phụ nữ,công đoàn do Ban thanh niên Quân đội, Ban phụ nữ Quân đội và Ban Công đoànquốc phòng dự thảo, thống nhất với văn phòng Bộ Quốc phòng trình chủ nhiệmTổng cục Chính trị ban hành

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của

cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.

* Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan.

1 Căn cứ vào tính chất, nội dung công việc, người đứng đầu cơ quan, đơn

vị giao cho tập thể hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo theo trình tựsau:

- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn và phạm vi phổ biến

- Thu thập tài liệu, xử lý thông tin liên quan đến nội dung cần soạn thảo;

- Tổ chức soạn thảo văn bản;

- Tổ chức lấy ý kiến các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan( trườnghợp văn bản có nội dung liên quan);

- Nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Kiểm tra, thẩm định tính pháp lý và thể thức, kỹ thuật trình bày;

- Trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký ban hành

2 Duyệt bảm thảo, sửa chữa, bổ dung bản thảo

- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt Người

ký văn bản phải xem xét kỹ về nọi dung, quyết định độ mật, độ khẩn( nếu có)phạm vi phổ biến của văn bản

- Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải bảocáo người duyệt văn bản xem xét, quyết định

3 Đánh máy, nhân bản

- Người nhận bản thảo, tài liệu để đánh máy, nhân bản phải đăng ký vào sổĐăng ký đánh máy, tin sao văn bản; đánh máy đúng nội dung bản thảo đã đượcduyệt, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy định Trường hợp pháthiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thi phải hỏi lại đơn vị, cánhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;

- Bản thảo văn bản, tài liệu khi đã đánh máy, sao xong phải giao lại chongười yêu cầu, người nhận phải ký nhận vào sổ Đăng ký đánh máy, sao văn bản,tài liệu

- Tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản tài liệu; thực hiện đánh máy, nhânbản theo đúng số lượng bản đã được duyệt, thời gian đã hiệp đồng

4 Kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành.

- Chỉ huy đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản phải kiểm tra nội dung, tínhhợp pháp, ký bảo đảm và phải chịu trách nhiệm trước người ký và trước pháp luật

về nội dung văn bản

- Trưởng phòng Hành chính được giao trách nhiệm phải kiểm tra thể thức,

kỹ thuật trình bày văn bản, ký đảm bảo và chịu trách nhiệm trước người ký vàtrước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Nhận xét, đánh giá.

- Được sự quan tâm của lãnh đạo chỉ huy Công ty, Văn thư cơ quan hàngnăm đều được đi tập huấn nghiệp vụ, tham gia các buổi học do Tổng cục tổ chứcnhằm nâng cao kinh nghiệm nghề nghiệp do vậy việc soạn thảo văn bản, kiểm trathể thức văn bản trong cơ quan được rà soát một cách kĩ lưỡng nhất hạn chếnhững sai sót trước khi ban hành

- Tuy nhiên, do kỹ năng soạn thảo văn bản của một số cán bộ, công nhânviên còn hạn chế, cộng với việc nhân viên văn thư còn nể nang trong giải quyếtcông việc nên còn hiện tượng sai thể thức văn bản không đáng có

- Việc cá nhân tự ý trình ký không đưa qua văn thư cũng gây nên tình trạngsai thể thức khi văn bản đã được Ban giám đốc duyệt

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

a Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi.

Thực hiện Thông tư Số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng

Bộ Quốc phòng ban hành quy chế về Công tác Văn thư – Lưu trữ và bảo mật tàiliệu trong Quân đội và Hướng dẫn số 984/HD – ĐTSM ngày 28/9/2012 của Giámđốc Công ty hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản đi thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình thựchiện chức năng, nhiệm vụ quyền hạn được giao Vì thế tính chính xác, kịp thời,tiết kiệm và theo quy trình trong việc tổ chức quản lý văn bản đi phải luôn đượcquan tâm và đặt lên hàng đầu Văn bản đi tại cơ quan được tập chung tại văn thưtheo đúng quy trình nghiệp vụ đã được Nhà nước và quân đội quy định

Qua đợt thực tập tại Văn phòng Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai emthấy việc tổ chức và quản lý văn bản đi tại đây được nhân viên văn thư thực hiệnđúng quy trình theo quy định

Nhân viên văn thư được đi bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm nhằm nâng caokinh nghiệm phục vụ tốt các nhiệm vụ được giao

* Trình tự quản lý văn bản đi

- Kiểm tra, đăng ký và đóng dấu văn bản

- Chuyển và theo dõi văn bản đi

- Lưu và đính chính văn bản đi

* Kiểm tra, đăng ký và đóng dấu văn bản

- Tất cả văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành phải được đưa đến Văn thư

để đăng ký, quản lý

- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản để phát hiện những sai sót và thông báo cho đơn vị hoặc người soạn thảovăn bản sửa chữa trước khi làm thủ tục ban hành

- Ghi số, thời gian ban hành văn bản

- Vào sổ đăng ký văn bản đi ( Phụ lục số 02 ) hoặc nhập thông tin vào cơ

sở dữ liệu máy tính theo Biểu ghi đăng nhập thông tin văn bản đi( Phụ lục số 03)

- Đóng dấu của cơ quan, đơn vị và dấu độ mật, khẩn( nếu có) vào văn bản

* Chuyển và theo dõi văn bản đi.

- Văn bản đã đăng ký, đóng dấu phải làm thủ tục gủi đi trong ngày, chậm

nhất ngày làm việc tiếp theo Văn bản hẹn giờ, khẩn phải gửi trước; văn bản đi( không có độ mật) có thể chuyển đến nơi nhận bằng đường fax hoặc chuyển quamạng được bảo mật theo quy định

- Thủ tục gửi văn bản:

+ Văn bản gửi trực tiếp, người nhận văn bản ký nhận vào Sổ Đăng ký vănbản đi

+ Văn bản gửi gián tiếp phải cho vào phong bì dán kín, đăng ký và nhận

vào Sổ Chuyển văn bản( Phụ lục số 04) Khi gửi văn bản có nội dung “ Tối mật”

“ Tuyệt mật” và nội dung quan trọng phải kèm theo phiếu gửi

+ Thủ tục bì gửi văn bản: Ngoài bì ghi tên cơ quan gửi, số văn bản và tên

cơ quan đơn vị nhận Những bì đựng văn bản có mức độ mật, mức độ khẩn phảiđóng dấu độ mật, độ khẩn tương ứng với độ khẩn, độ mật cao nhất của văn bảntrong bì

+ Thủ tục gửi văn bản có nội dung mật thực hiện theo nội dung đã đượcquy định riêng

+ - Văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.Trường hợp gửi ngoài mục đích giải quyết như “ Để báo cáo”, “ Để phối hợp”, “

Để biết” thì ghi rõ mục đích gửi ở phần nơi nhận cuối văn bản

- Gửi văn bản theo nguyên tắc gửi cấp trực tiếp Trường hợp đặc biệt phaitgửi vượt cấp thì đồng gửi cho cấp trên trực tiếp để báo cáo cấp dưới trực tiếp đểbiết.

- Văn bản gửi đến cơ quan, đơn vị không có thẩm quyền giải quyết thì nơinhận được quyền trả lại nơi gửi

- Cán bộ, nhân viên gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc chuyển vănbản đi và xử lý kịp thời những trường hợp thất lạc, chậm thời gian giải quyết

* Lưu và đính chính văn bản đi

- Mỗi văn bản đi phải được lưu 02 bản, bản gốc lưu tại văn thư, bản chínhlưu ở đơn vị soạn thảo; bản gốc phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăngký

+ Khi mở bì để đăng ký phải đối chiếu số ghi ở bì với số văn bản có trong

bì và phiếu gửi( nếu có); nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai số văn bản thì kiểmtra lại nơi gửi

+ Những bì ghi rõ chức danh hoặc tên người nhận thì văn thư không đượcmở

+ Lấy văn bản ra khỏi bì đóng dấu” Đến” ( Phục lục số 05)

* Đăng ký văn bản đến

+ Tất cả các văn bản đến đều phải được đăng ký vào Sổ Đăng ký văn bản

đến( Phụ lục số 06) hoặc nhập thông tin vào cơ sở máy tính theo biểu ghi thông

tin văn bản đi( Mẫu)

+ Những bì không được mở thì văn thư đăng ký các thông tin ngoài bì vàchuyển cho chức danh hoặc người có tên trên bì nhận Nếu là việc chung thìngười nhận phải chuyển cho văn thư để đăng ký dấu đến

+ Những văn bản chuyển qua fax hoặc mạng điện tử, phải chụp lại hoặc in

ra và đóng dấu đến, Khi nhận được bản chính phải đóng dấu đến và làm thủ tụcđăng ký( số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax hoặc bản chuyểnqua mạng điện tử

+ Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ thì nhân viênvăn thư có trách nhiệm nhận và báo cáo ngay với chỉ huy để xử lý

* Trình chuyển giao văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến:

+ Căn cứ bào ý kiến của người có trách nhiệm, văn thư làm thủ tục chuyểnđến các cơ quan, đơn vị,cá nhân giải quyết trong ngày, chậm nhất là ngày làmviệc tiếp theo

+ Chuyển giao văn bản chính xác, đúng đối tượng có trách nhiệm giảiquyết và giữ được bí mật nội dung văn bản

+ Văn bản chuyển nhầm địa chỉ, nơi nhận phải chuyển trả hoặc chuyển tiếpcho cơ quan, đơn vị có trách nhiệm giải quyết( nếu là việc gấp) và thông báo chonơi gửi biết

- Giải quyết văn bản đến:

+ Chỉ huy trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bảnđến Chỉ huy phó của đơn vị được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến

theo sự ủy nhiệm nhiệm của chỉ huy trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnhvực được phân công phụ trách.

+ Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản phải căn cứ vào chứcnăng, nhiệm vụ, nghiên cứu nội dung văn bản đến và đề xuất ý kiến giải quyết

- Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra văn giải quyết văn bản đến.

+ Người phân văn bản đến có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyếtvăn bản

+ Chỉ huy đơn vị, bộ phận trong đơn vị phải theo dõi, đôn đốc và kiểm traviệc giải quyết văn bản do đơn vị, bộ phận có trách nhiệm giải quyết

+ Nhân viên văn thư có trách nhiệm giúp người phân văn bản theo dõi, đônđốc việc giải quyết văn bản đến của đơn vị

- Thời hạn giải quyết văn bản đến

+ Thời hạn giải quyết văn bản đến được tính từ ngày văn bản đến đơn

quan, cụ thể như sau:

 Giải quyết ngay những vấn đề cấp bách

 Giải quyết theo thời gian yêu cầu của văn bản

 Không quá 03 ngày làm việc, với những vấn đề thông thường

 Không quá 07 ngày làm việc, với những vấn đề phức tạp, cần lấy ý kiếnnhiều nơi

 Trường hợp không bảo đảm thời gian quy định trên thì báo cáo chỉ huyxin ý kiến chỉ đạo và trả lời cho đơn vị gửi văn bản biết lý do và nhữngviệc cần làm tiếp theo

Nhận xét

* Ưu điểm.

- Nhân viên văn thư nắm chắc về kỹ thuật soạn thảo văn bản.

- Công tác phân công nhiệm vụ được thực hiện nghiêm chỉnh, rõ ràng

- Hệ thống phần mềm quản lý văn bản được nâng cấp

* Nhược điểm.

- Nhân viê văn thư ở các đơn vị thường không có trình độ hay làm sai quytrình, và rất hay gây khó khăn với Văn thư Cơ quan Dựa vào ý kiến đã được Thủtrưởng ký mà áp đặt lên sự kiểm tra của Văn thư Cơ quan

- Phần mềm được nâng cấp nhưng chưa thực sự kiểm soát hết văn bản

- Các văn bản mật đến cơ quan chỉ được đăng ký trên máy nhiều khi khôngkiểm soát được, cần có quyển sổ quản lý văn bản mật riêng

- Trình tự giải quyết qua các khâu chuyển qua lại nhiều lần, do đó việc thuthập, sắp xếp tài liệu còn tồn đọng, văn bản còn khá lộn xộn

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi; văn bản

đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan ( Phụ lục số 07)

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác của cơ quan, đơn

vị, cơ quan Bảo mật lưu trữ chủ trì, phối hợp với các bộ phận chuyên môn xâydựng bản Danh mục hồ sơ để hướng dẫn việc lập hồ sơ trong toàn đơn vị

- Danh mục hồ sơ của năm sau được lập vào cuối tháng của năm trước

- Căn cứ vào bản Danh mục hồ sơ đã được chỉ huy đơn vị phê duyệt và sồlượng hồ sơ được giao, cán bộ, nhân viên được phân công lập hồ sơ lấy 1 số bìa

hồ sơ, mục lục văn bản để mở hồ sơ

* Việc lập hồ sơ của cơ quan thực tập mặc dù mới được thực hiện có 1năm nhưng đã đi vào nề nếp quy củ, các cơ quan, đơn vị sau khi nhận được bảndanh mục hồ sơ của đơn vị mình đã mở hồ sơ theo đúng quy định theo hướng dẫncủa Lưu trữ cơ quan Hàng năm nộp hồ sơ về Lưu trữ cơ quan đúng thời gian và

đủ số lượng hồ sơ đã kê

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Công tác văn thư và công tác lưu trữ có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau, làmtốt công tác văn thư sẽ tạo tiền đề làm tốt công tác lưu trữ Phông lưu trữ củaCông ty được lập thành 2 Phông Trường có 2 nhân viên làm công tác Văn thư ,lưu trữ

Là một doanh nghiệp Quân đội, Công ty áp dụng các văn bản hướng dẫncủa Nhà nước và quân đội vào công tác lưu trữ của cơ quan như:

- Luật lưu trữ số 01/2001/QH13 ban hành ngày 11/11/2011

- Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000

- Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 ban hành Quy chế về côngtác Văn thư , lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội.

- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Hiện tại, Phòng lưu trữ của Công tyđược bố trí hai phòng 18m 2 và 28m2 gồm 03 tủ sắt, 03 giá sắt, 02 quạt trần, 04đèn, quạt thông gió 02 bình cứu hoả Trong kho lưu trữ hiện có 250 cặp hộp và

50 hòm tài liệu Hàng năm đều được nhân viên lưu trữ kiểm tra tránh mối mọtđảm bảo an toàn tài liệu

- Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ luôn được lãnh đạo Công ty quantâm chú trọng nhằm phục vụ cho các hoạt động chung của cơ quan.Ngoài ra cònphục vụ cho công tác giải quyết các chính sách xã hội, hưu trí, luân chuyển cán

bộ Thực hiện tốt những nhiệm vụ, kế hoạch đã ban hành các văn bản của cấptrên Hiện tại Công ty chưa bố trí được phòng đọc cho Cán bộ, Công nhân viênnên việc đọc tại phòng là chưa thực hiện được

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong

Văn phòng của Công ty được trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị phươngtiện làm việc gồm 05 máy vi tính, 03 máy in phục vụ cho việc soạn thảo và in ấnvăn bản Ngoài ra phòng còn được trang bị 03 máy điều hòa nhiện độ, điện thoại,máy fax, bàn làm việc, tủ đựng tài liệu và các loại văn phòng phẩm khác

- Cơ sở vật chất của văn phòng Công ty được lãnh đạo công ty quan tâm bốtrí tương đối hiện đại và chất lượng cao Phòng được bố trí ngay tại trung tâmtầng 1 Nhà điều hành nằm gần đường vào cơ quan nên rất thuận tiện cho việc liên

hệ công tác của bộ phận văn thư

- Các trang thiết bị được sắp xếp cho từng cá nhân rất thuận tiện: Dễ thấy, dễlấy, dễ tìm vì thế giúp cho công việc được sắp xếp nhanh chóng

- Đối với phòng Trưởng phòng Hành chính

+ Bố trí sát phòng Văn thư thuận tiện cho việc chỉ đạo công tác, phòng được

bố trí với diện tích lớn và trang bị bàn ghế đầy đủ đế đảm bảo cho việc họpphòng được thuận lợi

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất văn phòng mới tối ưu.

1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm

việc của văn phòng( hiện đại)( Sơ đồ số 08)

2 Đề xuất văn phòng mới tối ưu:

- Với số lượng Nhân viên đông, Phòng làm việc cần được bố trí rộng hơn, có

phòng tiếp khách riêng Cần trang bị thêm một số vật dụng cần thiết như máy hủytài liệu, Máy photo cần đầu tư loại tốt…

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan( Phần mềm quản lý nhân sư, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính….) Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại.

* Các phần mềm sử dụng tại cơ quan

1 Phần mềm quản lý bảo hiểm

đã gặp không ít khó khăn cũng như tâm lý e ngại của người dùng Họ ngại tiếpcận quy trình công nghệ mới, vẫn muốn áp dụng những quy tắc lối mòn như làmột thói quen trong quản lý công việc vốn đã ăn sâu vào tiềm thức Họ còn engại, cân nhắc, đắn đo xem yếu tố bảo mật thông tin, an ninh cho các loại hồ sơ,tài liệu có được như khi chưa triển khai các phần mềm ứng dụng trên Nhưng khiđưa các phần mềm ứng dụng vào hoạt động đã mang lại những hiệu quả rõ rệt.Giúp cho việc quản lý, nhập dữ liệu nhanh, chuyên nghiệp và hiệu quả Hồ sơ, tàiliệu, lý lịch quân nhân, lao động được quản lý chặt chẽ đáp ứng yêu cầu tra tìm

và quản lý của cán bộ Với thiết kế thân thiện với người sử dụng giúp người sửdụng tiếp cận dễ dàng giúp họ có một tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả.Đồng thời việc xây dựng và triển khai ứng dụng các phần mềm trên tại cơ quan

đã tạo môi trường làm việc điện tử, phục vụ công tác quản lý, trao đôi, phục vụviệc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và haotj động chuyên môn của cán bộ, côngnhân viên, xây dựng nhiều ứng dụng như là công cụ trợ giúp cán bộ trong cáchoạt động chỉ đạo, điều hành Để các phần mềm được phát huy hết tính năng hoạtđộng thì cần phải hoàn thiện hệ thống các văn bản, xây dựng kế hoạch cụ thể,nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức cũng như mua sắm đầy

đủ các trang thiết bị góp phần nâng cao chất lượng công việc đáp ứng yêu cầucủa quá trình phát triển Công nghệ thôn tin trong lĩnh vực hoạt động quản lý

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP ( XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ)

1 Lý do chọn đề tài

Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiếnhành một công việc chuyên ngành của Nhà nước Công sở là một tổ chức thựchiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản

để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà

nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao Là

nơi tiếp nhân yêu cầu, đề nghị, khiếu nại của công dân Do đó công sở là một bộ

phận hợp thành tất yếu của của thiết chế bộ máy quản lý Nhà nước

Văn hóa là toàn bộ những hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân một

nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng

nước và giữ nước Văn hóa là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân

tộc khác, từ sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập

quán, lối sống và lao động

Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng một nền nếp làm việc khoa học, có

kỉ cương và dân chủ Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành

viên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình

Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kỉ luật cơ quan, phải chú ý đến danh dự của

cơ quan trong cơ xử với mọi người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc

chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội

2 Xây dựng văn hóa Công sở tại Công ty TNHH MTV Điện tử Sao

Mai

CÔNG TY TNHH MTV ĐIỆN TỬ SAO MAI

Số: 262/QĐ – ĐTSM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà nội, ngày 12 tháng 3 năm 2014

QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế Văn hóa công sở Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

Căn cứ Nghị định 104/2008/NĐ – CP ngày 16/9/2008 của Chính phủ quy

định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chwucs của Bộ Quốc Phòng;

Căn cứ Quyết định số 937/QĐ- BQP ngày 31/3/2010 của Bộ trưởng Bộ

Quốc Phòng về việc chuyển Công ty Điện tử Sao Mai thành Công ty TNHH

MTV Điện tử Sao Mai

Căn cứ Quyết định số 129/2007/QĐ – ttg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng

Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan, hành chính, doanh

nghiệp Nhà nước và Quyết định số 03/2007/QĐ – BNV ngày 26/02/2007 của Bộ

Nội vụ về việc ban hành Quy tắc ứng xử của cán bộ, công nhân viên chức làm

việc trong doanh nghiệp

Xét đề nghị của đồng chí Trưởng phòng Hành chính – Hậu cần;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Văn hóa công sở của

Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai

Điều 2 Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3 Phòng B15, trưởng các phòng, đơn vị và toàn thể cán bộ, công

nhân viên chức, HĐLĐ làm việc trong Công ty Chịu trách nhiệm thi thành quyết

Hà nội, ngày 12 tháng 3 năm 2014

QUY CHẾ Văn hóa công sở Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai

( Ban hành kèm theo Quyết định số: 262/QĐ-ĐTSM ngày 12/03/2014 của Giám

đốc Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai)

Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng.

1 Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về trang phục,chuẩn mực ứng xử của cán bộ, CNVC, HĐLĐ trong khi làm việc và trong quan

hệ xã hội; về bài trí tại Công sở của Công ty TNHH MTV Điện tử Sao Mai( gọitắt là Công ty Điện tử Sao Mai)

2 Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng cho toàn thể cán bộ, CNVC, làmviệc trong Công ty

Điều 2 Nguyên tắc chung.

Việc thực hiện ứng xử doanh nghiệp tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

1 Phù hợp với truyền thống văn hóa, mỹ tục và bản sắc dân tộc và điều kiệnkinh tế - xã hội

2 Phù hợp với quy định của pháp luật, quân đội, Tổng cục và các quy chế,quy định quản lý điều hành Công ty

3 Phù hợp với chiến lược phát triển Công ty và định hướng xây dựng, đàotạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công nhân viên Công ty trước mắt và lâu dài

Điều 3.Mục tiêu và thực hiện ứng xử doanh nghiệp.

1 Đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh

2 Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, nhân viên cơ quanCông ty, cán bộ, nhân viên các đơn vị trực thuộc, với đội ngũ công nhân lao độngcủa Công ty và từng cán bộ, công nhân viên với nhau, tạo ra một đội ngũ ngườilao động mang tính chuyên nghiệp cao, có phẩm chất đạo đức, đạt hiệu quả caotrong lao động sản xuất

Điều 4 Các hành vi bị cấm

1 Hút thuốc lá tại nơi làm việc, hội họp;

2 Sử dụng chất ma túy trong bất kỳ trường hợp nào

3 Sử dụng phương tiện làm việc của Công ty vào các mục đích cá nhân

4 Tụ tập đông người để tán chuyện, gây rối làm mất an ninh, trật trự nơi làmviệc

5 Nói tục, chửi bậy tại nơi làm việc.

6 Thái độ hống hách, quát nạt, gây phiền hà trong giao tiếp và ứng xử

Chương II NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ MỤC I: LỄ PHỤC , TRANG PHỤC

Điều 5 Lễ phục

Lễ phục của cán bộ, CNVC, lao động hợp đồng là trang phục chính thứcđược sử dụng trong các nghi lễ được sử dụng trong các nghi lễ chính thức, cáccuộc họp trọng thể, các cuộc họp toàn Công ty, tiếp khách đối ngoại

1 Đối với các trường hợp là si quan, quân nhân chuyên nghiệp: Mặc lễ phụctheo mùa đúng theo quy định của quân đội

2 Đối với các trường hợp không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp,không phải là thử việc, lao động hợp đồng ngắn hạn, lao động hợp đồng mùa vụ:Mặc đồng phục Công ty ( sơ mi đồng phục, comple đồng phục)

3 Đối với các trường hợp là thử việc, lao động hợp đồng ngắn hạn, mùa vụ:

- Mùa hè: Áo sơ mu, quần tây, sơ vin gọn gàng

- Mùa đông: Màn mặc lịch sự hoặc bộ vest

Điều 6 Trang phục

1 Quy định về trang phục được áp dụng đối với mọi cán bộ, công nhân viênchức, lao động hợp đồng làm việc trong Công ty đối với những ngày không phảimặc đồng phục theo quy định, những dịp phải mặc lễ phục

2 Đối với cán bộ, công nhân viên chức, lao động hợp đồng làm việc trongkhối gián tiếp, gồm nhân viên các phòng ( Trừ bộ phận bếp ăn, vệ sinh côngnghiệp – B15), các ban nghiệp vụ của các xí nghiệp, phân xưởng, khi đến Công

ty làm việc phải ăn mặc lịch sự, gọn gàng; phải đi giày hoặc dép có quai hậu.Không đi dép lê

Đối với nam không mặc áo ba lỗ, áo lót nam; quần cộc, quần sooc, quầnngố, quần áo có họa tiết lòe loẹt, không phù hợp với môi trường làm việc

Đối với nữ: không mặc quần áo quá bó, quá mỏng, áo hai dây, áo sát nách;váy quá ngắn, cổ áo( váy) quá rộng, quá trễ; quần sooc, quần cộc, quần ngố, quần

áo hoặc váy có họa tiết không phù hợp

3 Đối với cán bộ, công nhân viên chức, lao động hợp đồng hợp đồng thamsản xuất trực tiếp ở các đơn vị trực thuộc Công ty, bộ phận bếp ăn, vệ sinh côngnghiệp, khi tham gia vào thực hiện nhiệm vụ, phải mặc trang phục bảo hộ laođộng hoặc trang phục được cấp phát theo đúng Nội quy lao động của Công ty.Trước và sau khi thực hiện nhiệm vụ, công việc, cán bộ, công nhân viênchức, lao động hợp đồng là đối tượng tại khoản này có thể mang mặc trang phụckhông phải là bảo hộ lao động nhưng phải tuân theo quy định về trang phục tạikhoản 2 Điều này

4 Đối với trường hợp Phụ nữ đang mang thai, không phải thực hiện quyđịnh về mang mặc đồng phục, quân phục nhưng phải thực hiện các quy định vềtrang phục

4 Ngoài quy định về mang mặc quân phục, các đối tượng thuộc Điều nàyphải thực hiện các quy định về trang phục, đồng phục trong quy định này

Điều 8 Đồng phục

1 Đồng phục của Công ty được may cho cán bộ, CNV, lao động hợp đồng

có thời hạn và lao động hợp đồng không xác định thời hạn Các trường hợp laođộng mùa vụ, thử việc, hợp đồng ngắn hạn được may khi có Quyết định tuyểndụng chính thức hoặc ký HĐLĐ không xác định thời hạn

2 Đồng phục của Công ty được may khi có quyết định của Giám đốc Công

ty, có thể sửa đổi hoặc thay đổi đồng phục sao cho phù hợp với tình hình và thị

hiếu thời trang thực tế, nhưng trên đồng phục của Công ty phải có lô gô hoặc tênviết tắt của Công ty.

3 Việc mang mặc đồng phục được quy định như sau:

a) Đối với cán bộ, CNVC, lao động hợp đồng thuộc khối gián tiếp( trừ bộphận bếp ăn, vệ sinh công nghiệp), mặc đồng phục vào thứ 2, thứ 5, thứ 6 hàngtuần, khi tham gia các cuộc họp toàn Công ty hoặc đón tiếp khách

b) Đối với cán bộ, CNVC, lao động hợp đồng thuộc khối trực tiếp, phải mặcđồng phục của Công ty khi tham gia các cuộc họp toàn Công ty, hoặc khi có yêucầu từ lãnh đạo Công ty

c) Việc mang mặc đồng phục được quy định theo mùa Công ty sẽ thông báo

cụ thể theo quy định

Ngoài các ngày quy định trên, các cá nhân quy định trong điều này có thểmặc đồng phục Công ty theo ý muốn cá nhân vào các ngày còn lại trong tuần

MỤC II: GIAO TIẾP, ỨNG XỬ CỦA CÁN BỘ, CÔNG NHÂN VIÊN

Điều 9 Giao tiếp ứng xử, thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công nhân viên.

Mỗi cán bộ, công nhân viên của Công ty có nhận thức thống nhất là Công tykhông chỉ quan tâm đến kết quả công việc mà còn quan tâm đến kết quả đó đượcthực hiện như thế nào Để đạt được thành công trong công việc, mỗi cán bộ Côngnhân viên cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

1 Về ý thức làm việc:

- Chấp hành nghiêm các nội quy, quy chế của Công ty và các quy định củaPháp luật về kỷ luật lao động, an toàn vệ sinh lao động

- Thái độ làm việc nghiêm túc, sử dụng thời gian làm việc hợp lý, hiệu quả

- Làm việc chăm chỉ với tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần chủ động, ýthức khắc phục khó khăn để hoàn thành tốt nhiệm vụ

- Thường xuyên học tập để nâng cao hiểu biết, trình độ chuyên môn nghiệpvụ

2 Về tác phong làm việc.

- Thể hiện giao tiếp trí thức, lịch sự, thái độ vui vẻ, có trách nhiệm với côngviệc.

- Tác phong làm việc năng động, thái độ làm việc tích cực, hiệu quả

- Chủ động tự giác trong công việc

- Có ý thức hợp tác, cầu tiến và sẵn sàng nhận và hoàn thành tốt mọi nhiệmvụ

Điều 10 Những quy định cụ thể về giao tiếp, ứng xử

1 Giao tiếp của nhân viên đối với cấp quản lý

- Giao tiếp giữa nhân viên với cấp quản lý là mối quan hệ được hiểu là sựphản hồi thông tin, báo cáo công việc của cá nhân hay tập thể lên cấp quản lý,lãnh đạo tùy theo yêu cầu nhiệm vụ được giao Giao tiếp của nhân viên đối vớicấp quản lý cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

+ Tuân thủ nghiêm chỉnh và phục tùng các quyết định, quy định, mệnh lệnh,yêu cầu của cấp trên theo đúng chức trách nhiệm vụ được giao

+ Thể hiện đúng vai trò, vị trí công tác của mình

+ Thẳng thắn, trung thực trong ứng xử, làm đúng chức trách nhiệm đượcgiao

2 Giao tiếp của cấp quản lý đối với nhân viên

Giao tiếp giữa các cấp lãnh đạo, quản lý với nhân viên là mối quan hệ nhằm chỉđạo, điều hành, hướng dẫn công việc, khuyến khích thúc đẩy nhân viên làm việctích cực để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Để đạt được mục tiêu này cán bộ,lãnh đạo cần phải:

- Thể hiện đúng cương vị, trách nhiệm của mình, giữ gìn, bảo vệ uy tín của

- Khi có cấp trên đến thăm phải thực hiện đúng quy định của quân đội

3 Đối với đồng nghiệp.

Trong giao tiếp ứng xử phải trung thực, thân thiện hợp tác giúp đỡ, chủ độngchia sẻ lẫn nhau cùng hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao