MỤC II: BÀI TRÍ KHUÔN VIÊN TRONG CÔNG TY Điều 12. Biển tên cơ quan
Điều 26. Bổ sung, sửa đổi Quy chế
Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có vướng mặc, phát sinh; các đơn vị kịp thời thông báo và đề xuất, báo cáo lãnh đạo Công ty ( Qua Phòng Hành chính – hậu cần) những điểm chưa phù hợp để sửa đổi, bổ sung.
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ
Trong quá trình thực tập tại cơ quan, em xin đóng góp một số ý kiến và hi vọng những ý kiến của tôi sẽ góp một phần nào đó vào công tác Hành chính văn phòng của cơ quan.
Lãnh đạo Công ty, lãnh đạo văn phòng cần quan tâm hơn nữa đến đời sống của cán bộ, trong công việc thì phải chỉ đạo nhiệt tình với tình thần cầu tiến là chính, cần động viên và tạo không khí thoái mái để toàn nhân viên có nghị lực phấn đấu.
42
Xây dựng cho các cán bộ một chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh đó phải tạo thời gian cơ hội cho các nhân viên, ngoài công việc cũng phải quan tâm lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, các buổi giao lưu giữa các đơn vị và trong văn phòng.
Bố trí phòng làm việc một cách khoa học hơn, lãnh đạo văn phòng phải gần cỏc phũng ban để tiện theo dừi, kiểm tra và giao dịch.
Phong cách làm việc cần chuyên nghiệp hơn nữa, từ cách ứng xử giữa nhân viên trong phòng với nhau, giữa các cán bộ trong cơ quan và khách từ ngoài cơ quan, từ các đơn vị trực thuộc Công ty, chính quan hệ giao tiếp ứng xử có văn hoá tạo nên một môi trường làm việc lành mạnh và luôn hỗ trợ nhau trong công việc.
Cần phải thường xuyên cử cán bộ đi đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn, tham gia các buổi thuyết trình, tổ chức đi công tác để học hỏi mô hình, kinh nghiệm từ bên ngoài về áp dụng cho cơ quan mình nếu thấy phù hợp. Việc cử cán bộ ra ngoài tập huấn vừa nâng cao trình độ cho bản thân, vừa mang kiến thức về giúp đỡ các cán bộ khác của cơ quan. Đây là chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm được công đào tạo lại mang hiệu quả cao.
Thiết chặt hơn nữa thời gian làm việc tại cơ quan, tránh tình trạng đi muộn về sớm với nhiều lý do khác nhau.
Cần có một phần mềm hiện đại hơn để phù hợp với khối lượng công việc tương đối lớn và tình chính xác cao, tránh tình trạng như hiện nay phần mềm thường xuyên có vấn đề.
Tăng cường hơn nữa công tác giao nộp tài liệu, không được xảy ra tình trạng vượt quy trình.
Làm công tác tư tưởng ngay từ trên xuống dưới, làm việc không được mang tính cá nhân mà phải vì lợi ích chung của cơ quan.
Là một đơn vị Quân đội làm kinh tế vì thề công việc tương đối lớn và cần giải quyết nhanh kịp thời, chính vì vậy cần có một quy trình làm việc hợp lý, để có sự hỗ trợ, bổ sung cho nhau kịp thời.
Tăng cường sự kiểm tra, rà soát và tình hình hoạt động của Văn phòng, tránh tình trạng tồn đọng văn bản hoặc thất lạc văn bản, dẫn đến công việc bị bỏ qua.
- Lưu trữ Cơ quan có vai trò quan trọng trong hoạt động của văn phòng, nó lưu giữ toàn bộ tài liệu của cả Công ty, vì thế cần được đầu tư một cách thoả đáng, nâng cao hiệu quả hoạt động của của cơ quan và văn phòng.
Nên thay đổi chương trình đào tạo, đưa nhiều thực hành vào trong quá trình học, thay đổi số lượng các môn học, ưu tiên nhưng môn quan trọng phục vụ cho quá trình làm việc của sinh viên sau này. giảm tải các môn phụ và đại cương.
(Ví dụ Văn phòng Công ty em thực tập những kiến thức mà em có thể áp dụng đó là soạn thảo Văn Bản, Văn thư, Lưu trữ, nhưng kiến thức mà em được đào tào quá nhiều lý thuyết, chính vì thế mà khi ra thực tập cần phải thời gian dài để làm quen.
- Nờn cú sự phối hợp và theo dừi của Nhà trường và cơ quan trong quỏ trình thực tập. Cần có sự quan hệ mật thiết giữa hai bên không chỉ trong quá trình thực tập mà còn trong nhu cầu công việc sau này, vì nếu uy tín của nhà trường và chất lượng thực tập của sinh viên tốt thì cơ quan sẽ nhận sinh viên thực tập vào làm việc, vừa tạo được công việc cho sinh viên lại nâng cao uy tín của nhà trường, qua đó nhu cầu của các sinh viên vào trường học sẽ nhiều hơn. Vì trong tư tưởng sinh viên luôn mong muốn là học ở trường nào mà ra dễ xin việc.
- Trong quá trình học nên cho sinh viên tiếp xúc với các phần mềm thông dụng đang được sử dụng tại các cơ quan nhà nước hiện nay.
- Việc sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện nay là khá quan trọng, nhà trường nên đầu tư các trang thiết bị hiện đại mà các cơ quan nhà nước hay dùng như: máy scan, máy photo, máy Fax, máy hút bụi, máy điều hoà, máy huỷ tài liệu.
- Nhà trường nên đầu tư các khoá hay các môn tiếng anh, vì khi đi ra làm việc ngoại ngữ là cơ sở và điều kiện để cơ quan nhận vào làm việc, ngoại ngữ có vai trò quan trọng trong quá trình giao tiếp trong các cuộc hội thảo và chuyến đi công tác nước ngoài.
44