MỤC 2: BÀI TRÍ KHUÂN VIÊN CÔNG SỞ
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
Qua khảo sát thực tế công việc ở văn phòng, từ những ưu điểm và hạn chế đã lêu ở trên. Em xin mạnh rạng đưa ra một số giải pháp nhằm góp phàn hoàn thiện hơn cho công tác văn phòng tại cơ quan.
- Cần phải có sự chỉ đạo sát sao hơn nữa của lãnh đạo, thường xuyên kiểm tra đôn đốc công việc của nhân viên.
- Lãnh đạo cần quan tâm nhiều hơn nữa đối với cán bộ, công chức trong cơ quan không chỉ trong công việc mà cả về đời sống tinh thần của họ ( luôn động viên, khích lệ tinh thần làm việc, tổ chức các chuyến du lịch, có thêm các chính sách đãi ngộ tốt hơn ).
- Duy trì mối quan hệ tốt giữa lãnh đạo với nhân viên cũng như giữa các nhân viên với nhau.
- Văn phòng lên tham mưu với lãnh đạo Viện tuyển dụng thêm nhân sự để
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoàn thành tốt hơn công việc.
- Phõn cụng cụng việc rừ ràng, minh bạch với từng cỏn bộ, cụng chức tránh sự trồng chéo công việc dẫn tới tị nạnh khó kiểm tra, giám sát.
- Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng.
Xã hội ngày càng tiến bộ, khoa học kỹ thuật luôn luôn phát triển không ngừng, ngày càng có nhiều phương pháp làm việc tiến bộ ra đời. Dó đó, văn phòng Viện phải thường xuyên mở các lớp tập huấn để nâng cao trình độ cho cán bộ văn phòng, hàng năm tổ chức các chuyến đi tham quan giao lưu, trao đổi kinh nghiệm về công tác văn phòng không chỉ với ở các cơ quan trong nước mà cả ở nước ngoài để nâng cao tầm nhìn về công tác văn phòng cho cán bộ. Đặc biệt phải chú trọng đào tạo nhiều hơn nữa cho cán bộ về tin học để có thể sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý văn bản.
- Phòng lưu trữ lên đề xuất với lãnh đạo văn phòng xây dựng một phòng đọc phục vụ cho nhu cầu công tác tài liệu của độc giả có nhu cầu đọc tại chỗ.
- Công tác tổ chức khai thác tài liệu cần phải được giám sát chặt chẽ hơn nữa.
- Tiếp tục tham mưu cho lãnh đạo Viện đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc, loại bỏ các thủ tục hành chính rườm rà không còn phù hợp.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lí thuyết đi đôi với tế”.Sau khi hoàn thành song chương trình truyền đạt lí thuyết cơ bản cho sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng.Khoa Quản trị Văn phòng trương Đại học Nội vụ Hà Nội, đã tổ chức đợt thực tập kéo dài gần hai tháng cho sinh viên. Đợt thực tập này nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lí luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp.
Trong thời gian thực tập vừa qua, tuy thời gian thực tập cũng không được dài nhưng đã đem lại cho em nhiều điều bổ ích, em đã bước đầu nắm bắt được những kiến thức thực tế về nền hành chính NHà nước nói chung và hoạt đông thường nhật của văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam nói riêng.
Qua đó em thấy mỗi nhân viên hành chính cần có tinh thần học hỏi cao, phong cách và thái độ làm việc nghiêm tức, không ngừng phấn đấu cộng với lòng nhiệt huyết trong công việc. Tại cơ quan thực tập, dưới sự hướng dẫn tận tình của cán bộ Văn phòng em đã học hỏi được rất nhiều kiến thức và tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu. Đồng thời em còn có cơ hội tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, cách thức làm việc, các mối quan hệ và sự phối hợp với các phòng ban, ngoài ra em còn được vận dụng những kiến thức đã được học ở trường thực tế công việc đúng chuyên môn của mình.
Sau đợt thực tập này, với sự chỉ dạy, chuyền đạt kiến thức của các thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cùng sự chỉ dạy kiến thức thực tế của cán bộ Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, em có thể vững tin trên con đường mình đã chọn.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô trong Khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đã tận tình dạy dỗ em trong quá trình theo học tại trương cũng như thời gian qua để em hoàn thành nốt đợt thực tập ngành nghề và viết bài báo cáo này. Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể cán bộ, công chức trong văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam tận tình giúp đỡ, tạo điều kiên để em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 30 tháng 4 năm 2015 Sinh viên
Lê Việt Dũng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC
Phụ lục số 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 2: Sơ đồ cơ cấu, tổ chức Văn phòng
Chánh Văn phòng Nguyễn Bùi Nam
Phó chánh Bùi Ngọc Quang Phó chánh
Đỗ Hữu Hưng Phó chánh
Ngô Tiến phát
- Phòng Hành chính – Tổ chức
- Phòng tài chính Kế toán
- Phòng lưu trữ - Phòng tổng hợp TT biên tập
- Phòng pháp chế
- Phòng kĩ thuật
- Phòng y tế - Phòng lễ tân
- Phòng bảo vệ - Phòng Quản lí xe
- Phòng cơ sơ vật chất
- TT tư vấn và dịch vụ KH
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 3:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 4:
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 5
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 6: Sơ đồ mô hình văn phòng hiện đại
Chú thích:
1. Bàn làm việc 9. Điện thoại
2. Bàn tiếp khách 10.Máy in
3. Ghế 1. Khay đựng tài liệu
4. Tủ đượng tài liệu 2. Máy Fax
5. Tủ đựng văn phòng phẩm 3. Máy Scan
6. Bình nước 4. Chậu cây
7. Điều hòa 5. Máy photo
8. Máy tính 6. Hộp đựng văn phòng phẩm
Cửa
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hình ảnh của Viện Hàn Lâm
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hình ảnh về kho lưu trữ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội