MỤC 2: BÀI TRÍ KHUÂN VIÊN CÔNG SỞ
5. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình Văn phòng
*Sơ đồ mô hình Văn phòng hiện đại (phụ lục số 6).
Văn phòng giữ một vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Để giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác chúng ta phải có một đội ngũ nhân viên có năng lực, nhiệt tình trong công việc. Ngoài ra phải xây dựng được một mô hình Văn phòng hợp lí cho cơ quan.
Ở Việt Nam hiện nay tồn tại hai loại mô hình Văn phòng: Văn phòng truyền thống và Văn phòng hiện đại.Tuy nhiên cùng với sự phát triển của xã hội, hiện tại mô hình Văn phòng hiện đại đã được áp dụng phổ biến. Mặc dù vậy trong bất cứ mọi việc luôn luôn tồn tại trong nó những ưu và nhược điểm riêng và mô hình Văn phòng hiện đại cũng nằm trong số đó.
•Ưu điểm:
- Với mô hình Văn phòng hiện đại này sẽ mang lại cho cơ quan những điều kiện làm việc tốt nhất, thuận tiện cho công việc, góp phần giúp công việc được giải quyết một cách nhanh chóng, hiệu quả.
- Phòng làm việc có đầy đủ trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công việc giúp cho người làm công tác văn phòng đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn đạt hiệu quả công tác cao
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin triệt để vào công tác văn phòng tạo ra những thuận lợi to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm dữ liệu, làm cho hoạt động xử lí thông tin của văn phòng đạt hiệu quả cao. Ngoài ra việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp hoạt động quản lì, điều hành, trao đổi thông tin được dễ dàng hơn.
- Giúp thuyên giảm bớt nhân lực trong bộ máy văn phòng.
- Cách bố trí phòng làm việc khoa học, các trang thiết bị được sắp xếp hợp lí, dễ dàng quan sát.
- Phòng làm việc thoáng mát, đươc bài trí đẹp mắt tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên.
Nói chung việc áp dụng mô hình văn phòng hiện đại hiện giờ trở thành xu thế của xã hội, giúp cho công việc được tiến hành nhanh chóng, đạt hiệu quả cao.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
* Nhược điểm:
-Tốn nhiều kinh phí cho việc mua sắm trang thiết bị, đào tạo lại, tuyển dụng đội ngũ nhân lực có trình độ để có thể điều hành, đưa và hoạt động một cách hiệu quả.
- Nhiều khi bị lệ thuộc quá vào công nghệ.
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng.
Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ vô cùng quan trọng đối với cơ quan, là đơn vị trực tiếp tham mưu giúp lãnh đạo Viện tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là nơi thu thập, xử lý thông tin phục vụ thực hiện các hoạt động của Viên. Vì vậy phải xây dựng một cơ cấu tổ chức, bộ máy Vănphòng hợp lí để có thể đảm nhiệm và hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của mình.
Là một cơ quan thuộc Chính phủ, chuyên nghiên cứu về lĩnh vực khoa học xã hội cho nên quy mô của Viện tương đối lớn, khối lượng công việc nhiều, đòi hỏi phải xây dưng một bộ máy Văn phòng giúp việc, phục vụ cho các hoạt đông của Viện cũng phải lớn.
Hiện nay cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng được xây dưng nhìn chung đã khoa học chặt chẽ và hợp lí, phù hợp với quy mô của Viện và chức năng nhiêm vụ của Văn phòng, thống nhất chỉ đạo và đi vào hoạt động tốt.Với mô hình tổ chức hiệu quả này giúp cho Văn phòng Viện hoàn thành rất tốt nhiệm vụ của mình.
*Ưu điểm và hạn chế của cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng:
+ Ưu điểm:
- Mỗi phòng, ban phụ tránh một nhiệm vụ, một mảng riêng giúp:
Xỏc định rừ trỏch nhiệm của mỗi phũng ban tạo thuận lợi cho việc điều hành, quản lí.
Tránh việc sắp xếp công việc chồng chéo, không đúng chuyên môn, nghiệp vụ từ đó hiệu quả công việc được nâng cao.
Tinh thần tự giác được nâng lên.
- Công việc được giải quyết nhanh chóng kịp thời.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nguyên tắc tổ chức và hoạt động bộ máy văn phòng có sự phân công và phối hợp thực hiện giữa các bộ phận.
- Đội ngũ cán bộ được đào tạo chuyên môn bài bản giúp nâng cao khả năng làm việc hiệu quả hơn.
* Nhược điểm:
- Cơ cấu tổ chức, bộ máy lớn tốn nhiều chi phí cho nhân lực cung như mua săm các trang thiết bị.
- Cần phải có cơ chế quản lí chặt chẽ.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác