3. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
3.2. Khảo sát về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin băng vản bản phục vụ cho lãnh đạo trong việc chỉ đạo, quản lí, điều hành các hoạt đông của cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư bao gồm các hoạt động chính như: Xây dựng và ban hành văn bản, quản lí văn bản đi – đến, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lí và sử dụng con dấu.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm).
Trong quá trình thực tập, em nhận thấy Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam đã áp dụng mô hình tổ chức văn thư hỗn hợp, trong Viện vừa có bộ phận Văn thư – Hành chính thuộc Phòng Tổ chức – Hành chính trực thuộc Văn phòng, bộ phận này phụ trách chung công tác Văn thư của toàn Viện, vừa có bộ phận Văn thư trong các đơn vị trong Viện.
Tổ chức công tác văn thư theo hình thức hỗn hợp có rất nhiều điểm ưu việt song cũng có một số điểm hạn chế cần phải khắc phục.
+ Ưu điểm:
- Tạo ra tính chuyên môn hóa trong quá trình tổ chức, giải quyết công việc.
- Tạo sự thống nhất trong công tác quản lí, xây dựng và ban hành văn bản, quản lí văn bản đi – đến, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lí và sử dụng con dấu.
- Giảm bớt khối lượng và áp lực công việc cho văn thư cơ quan.
- Hiệu quả công việc được nâng lên do công việc được giải quyết kịp thời.
- Xỏc định rừ trỏch nhiệm cho từng bộ phận tạo điều kiện cho cụng tỏc quản lí được dễ dàng.
- Nâng cao tinh thần tự giác và trách nhiệ của nhân viên.
+ Nhược điểm:
- Trong quá trình giải quyết một số công việc sẽ liên quan đến nhiều phòng ban gây ra khó khăn, không chủ động trong công việc.
- Bộ máy cồng kềnh.
- Tốn nhiều chi phí cho nhân lực, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư.
3.2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiêm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Là một cơ quan ngang bộ, các công việc phải giải quyết hàng ngày thường rất quan trọng. Vì vậy khối lượng văn bản được ban hành ở Viện Hàn
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lâm là tương đối lớn. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan. Lãnh đạo Viện nói chung và Lãnh đạo Văn phòng nói riêng đặc biệt quan tâm và có các biện pháp chỉ đạo phù hợp để công tác văn thư hoạt động hiệu quả.
+ Lãnh đạo đã ban hành, phổ biến các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư:
- Trong công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Chánh Văn phòng đã ban hành Quyết định số 634/QĐ-VP ngày 25 tháng 6 năm 2008 của Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam về việc Ban hành Quy trình Ban hành Văn bản( đến nay vẫn còn hiệu lực) đã giúp cho việc xây dựng và ban hành văn bản được thuận lợi
Lãnh đạo văn phòng còn chỉ đạo cán bộ văn thư thực hiện đúng quy định tại Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Ngoài ra văn bản trước khi được ban hành phải kiểm tra nghiêm túc về thể thức và kĩ thuật trình bày.
- Trong công tác quản lí văn bản đi – đến.
Văn bản đi: Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ cho cán bộ văn thư quản lí chăt chẽ tất cả các văn bản đi. Mọi văn bản đi đều phải được đăng ký tại bộ phận văn thư để nhân viên kiểm tra thể thức, làm thủ tục phát hành.
Văn bản đến: Chánh Văn phòng đã ban hành Quyết định số 1001/QĐ-VP ngày 09 tháng 9 năm 2008 của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam về việc ban hành Quy trình Quản lí văn bản đến Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam(đến nay vẫn còn hiệu lực). Việc ban hành quyết định này giúp cho hoạt động quản lí và giải quyết văn bản đến được dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả.
- Trong công tác quản lí và sử dụng con dấu.
Chánh văn phòng đã ban hành Quyết định số 1710/QĐ-VP ngày 21 tháng 12 năm 2007 của văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam về việc ban hành Quy chế quản lí Văn bản, quản lí và sử dụng con dấu do Văn phòng Viện Khoa
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học xã hội Việt Nam quản lí (đến nay vẫn còn hiệu lực) giúp cho công tác quản lí và sử dụng con dấu đúng quy định của pháp luật.
-Trong công tác lập hồ sở hiện hành:
Lónh đạo Văn phũng đó rất chỳ trọng đến việc theo dừi và cú cỏc ý kiến chỉ đạo giúp hồ sơ tài liệu được đầy đủ, ít bị phân tán, thất lạc.
+ Lãnh đạo Văn phòng luôn có ý thức cập nhật và bổ biến các văn bản mới của Nhà nước quy định về công tác văn thư, cho nên công tác văn thư của Viện luôn được làm theo đúng quy định của pháp luật.
+ Lãnh đạo Văn phòng còn rất chú trọng cho các nhân viên làm công tác văn thư thường xuyên được đi tập huấn năng cao trình độ.
Tuy công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo văn phòng về công tác văn thư đã đạt được nhiều thành công song vẫn còn những hạn chế cần phải khắc phục như công tác chỉ đạo nhiều khi chậm, công tác kiểm tra nhiều khi còn lỏng lẻo.