BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ TẠI VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 Chương 1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam và Văn Phòng Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam 3 1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam 3 1.1.1. Vị trí và chức năng 3 1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 6 1.2.3.Lãnh đạo Viện 6 1.2.4.Các đơn vị 8 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng 10 1.2.1.Vị trí chức năng 10 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 11 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 14 Chương 2. Soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 16 2.2. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan. 18 Chương 3.Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến và giải quyết văn bản đến 20 3.1. Công tác quản lý văn bản đi 20 3.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày ,ghi số ngày tháng văn bản 20 3.1.1.1. Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: 20 3.1.1.2. Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản: 20 3.2. Đăng ký văn bản 21 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 21 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển việc phát văn bản đi 21 3.5. Lưu văn bản đi 22 3.6. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với các văn bản quy định hiện hành. 22 Chương 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 23 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 23 4.2. Đăng ký văn bản đến 23 4.3. Trình chuyển giao văn bản đến 23 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 24 4.5. Nhận xét 24 Chương 5. Quản lý và sử dụng con dấu 25 5.1. Các loại con dấu cơ quan 25 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 26 5.3. Bảo quản con dấu 28 Chương 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam 29 6.1. Công tác lập hồ sơ 29 6.2. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 30 Chương 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước và kỹ năng giao tiếp 32 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước và giao tiếp trong công sở 32 7.2. Nhận xét, đánh giá 34 Chương 8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng , các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 35 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Văn phòng 35 8.2. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 35 KẾT LUẬN 37 PHỤ LỤC 38

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ TẠI VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM Họ tên : Phạm Minh Hiếu Lớp : Đại Học Quản Trị Văn Phòng 13c Giảng viên hướng dẫn : ThS Nguyễn Đăng Việt Hà Nội, Năm 2016 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong công xây dựng đất nước theo đường cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước, việc đào tạo đội ngũ tri thức trẻ chủ trương quan tâm hàng đầu nhà nước ta Đặc biệt đào tạo đội ngũ cán hành cho quan, tổ chức kinh tế, trị, xã hội… Có thể nói cơng tác hành văn phịng khâu quan trọng quan hành nhà nước Hành văn phịng quan trực tiếp tham mưu, tổng hợp giúp việc cho lãnh đạo Những nội dung học tập sách lý thuyết mà thôi, lý thuyết với thực tiễn ln có khoảng cách địi hỏi sinh viên cần trải nghiệm thực tiễn để linh hoạt việc sử dụng kiến thức học áp dụng vào thực tiễn phát huy hiệu tối đa Để thu hẹp khoảng cách , nhà trường tạo điều kiện cho chúng em kiến tập trước để học hỏi kinh nghiệm, có hội áp dụng lý thuyết học tập vào thực tiễn trao dồi thêm vốn kiến thức mà nhà trường cung cấp Kiến tập hội cho sinh viên chủ động, độc lập trình quan sát,đánh giá, nhận xét nâng cao ý thức, trách nhiệm việc học tập học phần Với phương châm “Lý luận liền với thực tiễn”, phân cơng khoa Quản Trị Văn Phịng trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đồng ý tiếp nhận Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam em kiến tập phòng lưu trữ thuộc Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam thời gian gần tuần, kể từ ngày 01/6/2016 đến ngày 22/6/2016 Trong thời gian kiến tập em xin gửi lời cảm ơn đến Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội tiếp nhận em tới kiến tập tạo điều kiện tốt để em thực tốt đợt kiến tập Em xin cảm ơn trưởng phịng hành văn phịng giúp đỡ em đợt kiến tập vừa qua em xin trân thành cảm ơn chị Nguyễn Thị Loan chị Trần Anh Thư , cô Văn Thị Mai Hoa giúp đỡ hướng dẫn em suốt qng thời gian kiến tập, ngồi cịn dậy em số kinh nghiệm làm việc mà khơng có sách Do thời gian kiến tập ngắn lần tiếp xúc với môi trường làm việc kinh nghiệm chưa có lên cịn nhiều thiếu sót em mong thầy giáo khoa giúp đỡ nhận xét để em trưởng thành hoàn thiện tốt chuẩn bị cho đợt thực tập sau rút kinh nghiệm để không bỡ ngỡ công việc sau Em xin chân thành cảm ơn thầy cô, nhà trường tạo điều kiện cho em có khoảng thời gian quý báu kiến tập, cảm ơn thầy Việt hướng dẫn cho em nội dung để hoàn thành Báo cáo Và em xin cảm ơn cán bộ, nhân viên văn hòng Viện Hàn Lâm giúp đỡ em hoàn thành báo cáo hồn thiện NỘI DUNG Chương Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam Văn Phòng Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam 1.1.1 Vị trí chức - Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam quan thuộc Chính phủ, có chức nghiên cứu vấn đề khoa học xã hội; cung cấp luận khoa học cho Đảng Nhà nước việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, sách phát triển nhanh bền vững đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực tư vấn sách phát triển; đào tạo sau đại học khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội nước - Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch quốc tế tiếng Anh là: “Vietnam Academy of Social Sciences, viết tắt VASS” 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau gọi tắt Viện Hàn lâm) thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm; trình Thủ tướng Chính phủ định thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên tổ chức Viện Hàn lâm thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ - Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch năm, hàng năm, đề án, dự án quan trọng phát triển khoa học xã hội tổ chức thực sau phê duyệt - Nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn khoa học xã hội: + Đổi hoàn thiện hệ thống trị; nâng cao lực lãnh đạo Đảng Cộng sản Việt Nam; hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước, bước hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam; + Sự phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa dân chủ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; + Những vấn đề phát triển toàn diện người Việt Nam giá trị văn hoá tốt đẹp dân tộc, tiếp thu tinh hoa văn hoá, văn minh nhân loại; + Những vấn đề cấp bách dân tộc, tôn giáo, lịch sử, văn hố, văn học, ngơn ngữ, tâm lý học nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc; + Những vấn đề bản, tồn diện, có hệ thống lý thuyết phát triển Việt Nam tác động tồn cầu hố hội nhập quốc tế; + Những khía cạnh khoa học xã hội kinh tế tri thức bối cảnh tồn cầu hố ứng phó với biến đổi khí hậu đánh giá tác động đến tiến trình phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam; + Lý luận kinh nghiệm phát triển giới, dự báo xu hướng phát triển chủ yếu khu vực giới, đánh giá tác động nhiều mặt q trình tồn cầu hoá hội nhập quốc tế đến phát triển toàn cầu, khu vực Việt Nam; + Nghiên cứu, điều tra bản, liên ngành khoa học xã hội, phân tích dự báo kinh tế - xã hội phục vụ nhu cầu phát triển đất nước, trọng lĩnh vực kinh tế - xã hội chủ yếu, ngành, vùng kinh tế trọng điểm liên kết vùng; + Nghiên cứu, tổ chức biên soạn cơng trình khoa học tiêu biểu, sách lớn, thể tinh hoa trí tuệ Việt Nam giới phục vụ công tác nghiên cứu truyền bá tri thức khoa học xã hội - Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn bảo tàng nhằm phát huy giá trị di sản văn hoá dân tộc Việt Nam - Kết hợp nghiên cứu với đào tạo lĩnh vực khoa học xã hội; đào tạo cấp thạc sĩ tiến sĩ khoa học xã hội theo quy định pháp luật; tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo u cầu nước, ngành, vùng, địa phương doanh nghiệp - Tổ chức hợp tác nghiên cứu liên kết đào tạo khoa học xã hội với tổ chức quốc tế, viện trường đại học nước theo quy định pháp luật - Tư vấn phản biện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, sách, chương trình dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ, ngành, địa phương doanh nghiệp - Tổ chức tư vấn thực dịch vụ công theo quy định pháp luật - Xây dựng hệ thống sở liệu quốc gia thông tin khoa học xã hội, phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí - Quản lý tổ chức, máy, biên chế cơng chức, vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp số người làm việc đơn vị nghiệp công lập; định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật; chế độ, sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền - Quản lý tài chính, tài sản Nhà nước giao; định chịu trách nhiệm trước pháp luật dự án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao theo quy định pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức - Cơ cấu tổ chức 1.2.3.Lãnh đạo Viện - Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam có Chủ tịch khơng 03 Phó Chủ tịch Chủ tịch Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam người đứng đầu lãnh đạo Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trước pháp luật toàn hoạt động Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ảnh lãnh đạo Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam (nguồn internet) - Các Phó Chủ tịch Viện Hàn lâm Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị Chủ tịch Viện Hàn lâm chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện Hàn lâm nhiệm vụ phân công - Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành văn quy phạm,quy chế hoạt động Viện Hàn lâm, quy chế tổ chức hoạt động đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm; định bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật chế độ, sách khác theo quy định pháp luật người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm 1.2.4.Các đơn vị   Căn Nghị Định số 217/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2013 SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỀU CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 109/2012/NĐ-CP NGÀY 26 THÁNG 12 NĂM 2012 CỦA CHÍNH PHỦ QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT    NAM Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001; Theo đề nghị Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam; Chính phủ ban hành Nghị định sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, Điều Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam sau: Sửa đổi, bổ sung Điều sau: “Điều Cơ cấu tổ chức Ban Tổ chức - Cán Ban Kế hoạch - Tài Ban Quản lý Khoa học Ban Hợp tác quốc tế Văn phòng Viện Triết học 10 Chương Tìm hiểu nghi thức nhà nước kỹ giao tiếp 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước giao tiếp công sở Nghi thức nhà nước Viện Hàn Lâm dựa quy định hành nhà nước quy định Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế Văn hóa cơng sở quan hành nhà nước gồm:  Các quy định văn hóa giao tiếp, ứng xử cán công chức công sở - Cán bộ, công chức, viên chức thi hành nhiệm vụ phải thực quy định việc phải làm việc không làm theo quy định pháp luật; - Trong giao tiếp ứng xử, cán bộ, cơng chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; khơng nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt; - Giao tiếp ứng xử với nhân dân: phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể quy định liên quan đến giải công việc; - Cán bộ, cơng chức, viên chức khơng có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà thực nhiệm vụ; - Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác; - Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột Nghi thức nhà nước tổ chức mít tinh, lễ kỷ niệm, trao tặng đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nước Việc tổ chức mít tinh, lễ kỷ niệm, trao tặng đón nhận danh hiệu vinh dự 36 nhà nước theo nghi thức nhà nước cần phải tuân thủ theo qui định nghi thức nhà nước phải có biểu tượng quốc gia Biểu tượng quốc gia khái niệm dùng để yếu tố cấu thành mang tính chất tượng trưng cho quốc gia bao gồm: Quốc kỳ, Quốc ca, Quốc hiệu, Quốc huy * Treo Quốc huy Quốc huy huy hiệu nước hình tượng trưng cho nước Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam hình trịn, đỏ, có ngơi vàng năm cánh, chung quanh có bơng lúa, có nửa bánh xe cưa dòng chữ: “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” (Điều 142, Hiến pháp 1992) Quốc huy treo trang trọng phía cổng tịa nhà Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo Không treo Quốc huy cũ bị hư hỏng * Treo Quốc kỳ Quốc kỳ cờ tượng trưng cho quốc gia, cờ Tổ quốc, biểu trưng cách rõ ràng quyền lực nhân dân ta, chủ quyền lãnh thổ Quốc kỳ treo phòng họp cấp quyền đồn thể họp buổi long trọng Quốc kỳ treo bên vào ngày lễ lớn như: Tết dương lịch âm lịch, ngày bầu cử, ngày Quốc tế lao động, Sinh nhật Bác, ngày Cách mạng tháng Quốc khánh 02/9 Quốc kỳ treo mang nơi có tổ chức mít tinh, động viên quần chúng làm cơng trình tập thể đắp đê, thi đua sản xuất Các quan nhà nước, trường học, đơn vị vũ trang, cửa biên giới, Hải cảng quốc tế phải có cột cờ treo Quốc kỳ trước cơng sở nơi trang trọng trước quan Trụ sở Phủ chủ tịch, Trụ sở Quốc hội, Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Tịa án Nhân dân Tối cao, Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao, Bộ Ngoại giao, Đại sứ quán Việt Nam nước, cột cờ Hà Nội, Trụ sở Ủy ban Nhân dân cấp (trừ Ủy ban nhân dân phường thành phố, thị xã), cửa cảng quốc tế treo Quốc kỳ 24/24 hàng ngày Trụ sở Bộ, quan 37 ngang Bộ, đơn vị lực lượng vũ trang, nhà trường treo cờ từ đến 18 hàng ngày Tùy theo nhu cầu thực tế, có loại quốc kỳ treo ngang có loại treo dọc Nhưng treo Quốc kỳ phải ý đỉnh sao: Một cánh hướng lên trên, bốn cánh lại đối xứng * Hát Quốc ca Quốc ca hát lời cử nhạc trường hợp sau: - Làm lễ chào cờ; - Khai mạc bế mạc buổi mít tinh, lễ kỷ niệm, trao tặng đón nhận danh hiệu Nhà nước tổ chức long trọng quyền đoàn thể tổ chức 7.2 Nhận xét, đánh giá Cơ quan Viện Hàn Lâm nói chung Văn Phịng Viện Hàn lâm nói riêng có tuân thủ tốt quy định có liên quan đến văn hóa cơng sở nghi thức nhà nước ban hành áp dụng vào thực tế Viện đạt hiệu tích cực 38 Chương Tìm hiểu thiết bị văn phòng , phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động Văn phòng Văn phòng Viện Hàn Lâm trang bị đầy đủ thiết bị sử dụng qua trính làm việc nhằm đạt hiệu cao Cụ thể ví dụ phịng Lưu Trữ trang bị 03 máy tính cho nhân viên lưu trữ soạn thảo liệu, máy in máy photo phục vụ cho trình tác nghiệp in ấn tài liệu cung cấp tài liệu sao, y … mà cán Viện cần để sử dụng Ngồi ra, phịng văn thư hành cịn trang bị máy Scan văn để Scan văn bản lên hệ thống quản lý vb đến bằng phần mềm 8.2 Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng Hàng năm phịng Lưu trữ phải phục vụ hàng trăm hàng nghìn lượt việc tra tìm tài liệu Mỗi lần nhân viên phòng lưu trữ lại phải nhiều thời gian cho cơng việc tra tìm Tốn thời gian cơng sức để tra tìm tài liệu kho nhằm đáp ứng nhu cầu người cần 39 Hiện Công nghệ thông tin sử dụng phổ biến quan nhà nước hay quan tư nhân với phần mềm làm việc khoa học giúp cải thiện hiệu công việc giúp rút ngắn thời gian hiệu công việc nâng cao, giảm bớt gánh nặng cho cán văn phòng Phòng lưu trữ thuộc Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội hội nhập vời cơng nghệ thơng tin, phịng đưa số phần mềm như: phần mềm lưu trữ, phần mềm kế toán phần mềm quản lý Phần mềm lưu trữ với chức lưu hồ sơ, nhập hồ sơ văn vào phần mềm mang lại hiệu rõ nét giúp cán lưu nhập văn hồ sơ rễ ràng hơn, giúp việc tra tìm trở lên nhanh gọn với hai thao tác, giảm bớt thời gian công sức cho cán lưu trữ mà hiệu mang lại cao 40 KẾT LUẬN Trên toàn thực trạng công tác văn thư-lưu trữ Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam mà thời gian kiến tập tuần em quan sát Qua đợt kiến tập em nhận thấy công tác văn thư- lưu trữ Viện thực hiến tốt, đồng thời qua đợt kiến tập giúp em nhận khối lượng kiến thức mà em thu q trình học tập đến đâu, cịn thiếu sót chỗ để từ học tập bổ sung thêm Bên cạnh giúp em có nhìn tổng quát kiến thức thực tiễn tạo điều kiện đối chiếu so sánh lý luận thực tiễn Giúp em nhận thấy thách thức hội mà ngành nghề mang lại Trải qua q trình rèn luyện, em có cho thêm kiến thức chuẩn bị hành trang cho đường phía trước trường 41 PHỤ LỤC Một số hình ảnh Kho Lưu Trữ Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam 42 43 Một số hình ảnh quan kiến tập 44 45