MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghin cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Mục tiêu nghiên cứu 3 6. Giả thuyết nghiên cứu 3 7. Đóng góp của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 Chương I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 4 1.1. Lý luận về công tác lưu trữ 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2. Nội dung của công tác lưu trữ 4 1.1.3 Vai trò của công tác lưu trữ 4 1.2 Khái quát về Viện Hàn Lâm khoa học xã hội Việt Nam 5 1.2.1. Sự hình thành và phát triển 5 1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ. 5 1.2.2.1. Chức năng 5 1.2.2.2. Nhiện vụ và quyền hạn 6 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức 8 Chương II. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 11 2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ 11 2.1.1.Về tổ chức công tác lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXHVN 11 2.1.2.về cán bộ làm công tác lưu trữ 12 2.2. Tình hình quản lí và chỉ đạo công tác lưu trữ của Viện 13 2.2.1.Tình hình quản lí về công tác lưu trữ 13 2.2.2.Thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lưu trữ 14 2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ ở Viện 16 Chương III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN HÀN LÂM KHXHVN 19 3.1. Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXHVN 19 3.1.1. Những thành công trong công tác lưu trữ của Viện 19 3.1.2. Những mặt hạn chế 20 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ 22 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu tơi thực khơng có chép người khác để làm sản phẩm riêng Nếu có giả dối tơi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn Sinh Viên LỜI CẢM ƠN Trong trình làm nghiên cứu em gặp phải khơng khó khăn, thử thách Để hồn thành tốt nghiên cứu nhờ hướng dẫn nhiệt tình thầy cô giáo Nghiên cứu khoa học môn mà cá nhân em thấy hay có tính sáng tạo cao.giúp cho chúng em mở rộng thêm kiến thức, tư để sống có thêm phần hiểu biết,sinh động để tự tin sau đời làm việc Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới TS Lê Thị Hiền với thầy cô môn Phương pháp nghiên cứu khoa học truyền đạt kiến thức bổ ích, quý giá cho chúng em để ngày hôm em hồn thành tốt nghiên cứu với đề tài ‘’Công tác Lưu trữ Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam’’ Do kiến thức hạn chế kinh nghiệm chưa có nên nghiên cứu em cịn thiếu sót em mong thầy giúp đỡ đóng góp ý kiến để em có thêm kinh nghiệm Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2016 Sinh Viên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1.Lý choṇ đềtaì 2.Đôí tượng nghiên cưú vàpham ̣ vi nghiên cưú 3.Phương phaṕ nghin cưú .2 4.Lich ̣ sử nghiên cưú 5.Muc̣ tiêu nghiên cưú 6.Giả thuyêt́ nghiên cưú 7.Đong ́ goṕ cuả đềtaì 8.Câú truć cuả đềtaì PHẦN NỘI DUNG Chương I CƠ SỞ LÝLUÂN ̣ VỀCÔNG TAC ́ LƯU TRỮ VÀKHAÍ QUAT ́ VỀ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 1.1 Lýluâṇ vềcông tać lưu trữ 1.1.1 Môṭ sốkhaí niêm ̣ 1.1.2 Nôị dung cuả công tać lưu trữ .4 1.1.3 Vai tròcuả công tać lưu trữ 1.2 Khaí quat́ vềViện Hàn Lâm khoa học xã hội Việt Nam 1.2.1 Sự hinh ̀ ̀ vàphat́ triên̉ 1.2.2 Cơ câú tổ chưc, ́ chưć năng, nhiêm ̣ vu.̣ 1.2.2.1 Chức 1.2.2.2 Nhiện vụ quyền hạn 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức Chương II THỰC TRANG ̣ VỀCÔNG TAC ́ LƯU TRỮ TẠI .11 VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 11 2.1 Tình hình tổ chức cán làm công tác lưu trữ 11 2.1.1.Về tổ chức công tác lưu trữ Viện Hàn Lâm KHXHVN 11 2.1.2.về cán làm công tác lưu trữ 12 2.2 Tình hình quản lí đạo cơng tác lưu trữ Viện .13 2.2.1.Tình hình quản lí cơng tác lưu trữ .13 2.2.2.Thực văn đạo hướng dẫn công tác lưu trữ 14 2.3 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ Viện .16 Chương III GIAỈ PHAP ́ NÂNG CAO HIÊU ̣ QUẢ CÔNG TAC ́ LƯU TRỮ CỦA VIỆN HÀN LÂM KHXHVN 19 3.1 Đanh ́ giáthực trang ̣ công tać lưu trữ Viện Hàn Lâm KHXHVN 19 3.1.1 Những thành công công tác lưu trữ Viện .19 3.1.2 Những mặt hạn chế 20 3.2 Giaỉ phaṕ nâng cao hiêụ quả công tać lưu trữ .22 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC .28 DANH MỤC VIẾT TẮT Tên viết tắt HC-TC VT-LT Viện KHXH Tên đầy đủ Hành – Tổ chức Văn thư – Lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Khoa học Xã hội MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đất nước đường hội nhập kinh tế quốc tế, q trình tồn cầu hóa diễn hệ q trình vơ mạnh mẽ mang tính chất đột biến khoa học cơng nghệ cao việc truyền bá lưu giữ thông tin, tài liệu góp phần quan trọng vào phát triển Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu nhà nươc ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày nay, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, cơng tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội thông tin tài liệu lưu trữ loại thơng tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lývà tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế hành nhà nước Đối với quan tổ chức cơng tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng.tuy quan tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn tài liệu có giá trị lưu trữ để tra cứu, sử dụng cẩn thiết gốc chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao quan tổ chức thành lập công tác lưu trữ tất yếu hình thành “ Huyết mạch” hoạt động quan tổ chức Công tác lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý điều hành công việc cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới công việc hàng ngày tới chất lượng hiệu hoạt động quan tổ chức Tất nội dung ý nghĩa mà công tác lưu trữ đem lại lý mà em chọ đề tài chuyên ngành mà em yêu thích em muốn tìm hiểu sâu nhìn nhận rõ cơng tác Qua em muốn chứng minh cho người thấy hiểu công tác lưu trữ kết mang lại để đáp ứng yêu cầu ngành cấp quan đơn vị tổ chức nhận thức vị trí quan trọng công tác lưu trữ Như với tư cách sinh viên nghiên cứu đề tài học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tất điều cho phép khẳng định ý nghĩa khoa học thực tiễn nghiên cứu hoạt động công tác lưu trữ mà luận chứng cho lý việc lựa chọn đề tài “Công tác lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam” để làm đề tài nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi công tác lưu trữ hồ sơ giấy tờ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Phương pháp nghin cứu - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích tổng hợp số liệu - Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo - Nguồn tin từ mạng internet - Nguồn thông tin từ Viện Hàn Lâm KHXHVN Lịch sử nghiên cứu Nhắc đến công tác lưu trữ Đã có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập đến, công tác lưu trữ không thu hút nhà lãnh đạo mà vấn đề quan tâm nhà khoa học nhà quản lí Một số cơng trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu cơng tác lưu trữ nêu sau: - ‘’Cơng tác lưu trữ Việt Nam’’ Cục Lưu Trữ Nhà nước, nhà xuất Hà Nội, 1987 - ‘’Môn khoa học công bố tài liệu văn kiện’’ tác giả Nguyễn Văn Hàm, nhà xuất Hà Nội, 1982 - ‘’Xây dựng, ban hành, quản lí văn cơng tác lưu trữ’’ tác giả Nghiêm Kì Hồng, Nguyễn Quốc Bảo, nhà xuất trị quốc gia, 1998 - Giáo trình ‘’Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ’’ Đào Xuân Chúc,Nguyễn Văn Hàm,Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, nhà xuất Hà Nội,1990 - Giáo trình ‘’Lưu trữ tài liệu khoa học- kỹ thuật’’ tác giả Nguyễn Minh Phương, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội xuất bản, 1992 Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiều sở lí luận thực tiễn cơng tác lưu trữ - Tìm hiểu thực trạng công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu Viện Hàn Lâm KHXHVN thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác lưu trữ - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cua công tác lưu trữ Viện Hàn Lâm KHXHVN nước nói chung Giả thuyết nghiên cứu Hồ sơ tài liệu tìm kiếm sửa đổi, lưu trữ để phục vụ mục đích tra cứu thơng tin cần thiết Vì Viện Hàn Lâm KHXHVN xây dựng thực kế hoạch phát triển lưu trữ; tăng cường sở vật chất; ban hành chế độ thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác lưu trữ ; nâng cao nhận thức vị trí, vai trị, ý nghĩa, tầm quan trọng cơng tác lưu trữ ứng dụng khoa học công nghệ vào cơng tác lưu trữ việc tìm kiếm, tra cứu thông tin dễ dàng thuận tiện Đóng góp của đề tài - Đề tài nghiên cứu góp phần xây dựng cơng tác lưu trữ có ứng dụng công nghệ thông tin tốt hơn, rộng rãi hơn, đem lại hiệu tốt - Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ quan khác Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo đề tài có cấu trúc gồm chương: Chương I: Cở sở lý luận Công tác Lưu trữ khái quát Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam Chương II: Thực trạng Công tác Lưu trữ Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam Chương III: Giải pháp để nâng cao hiệu quả, chất lượng Công tác Lưu trữ Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam PHẦN NỘI DUNG Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 1.1 Lý luận về công tác lưu trữ 1.1.1 Một số khái niệm - Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị, lực chọn tồn khối tài liệu hình thành q trình hoạt động quan tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,… tồn xã hội - Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lí nhà nước bao gồm tất vấn đề lí luận, thữ tiến pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cơng tác quản lí, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân 1.1.2 Nội dung của công tác lưu trữ Công tác lưu trữ đời đòi hỏi tinh khách quan việc quản lí, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì thế, cơng tác lưu trữ mắt xích khơng thể thiếu hoạt động máy nhà nước, Công tác lưu trữ bao gồm có nội dung sau : - Hoạt động nghiệp vụ: thực quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ - Hoạt động quản lí: Soạn thảo, ban hành văn quy phạm pháp luật để quản lí nhà nước lưu trữ, tổ chức kiểm tra,hướng dẫn thực quy định nhà nước lưu trữ 1.1.3 Vai trò của công tác lưu trữ Có thể nói với thời đại cơng nghệ thơng tin bây vấn đề lưu trữ thông tin vấn đề quan trọng cần thiết cơng ty hay quan nhà nước, lưu trữ yếu tố quan trọng định có sức ảnh hưởng tới tồn công ty, quan Hàng năm Viện Hàn lâm sản sinh hàng nghìn văn có liên quan đến tài sản, người…lưu trữ hiểu đơn giản nơi lưu giữ khứ quan toàn việc quan trọng quan giúp quan sau có việc gi ma cần đến lấy làm chứng để bảo vệ quan Vì cơng tác lưu trữ có vai trị vơ quan trọng quan doanh nghiệp quan nhà nước 1.2 Khái quát về Viện Hàn Lâm khoa học xã hội Việt Nam 1.2.1 Sự hình thành và phát triển Viện Khoa học xã hội Việt Nam kể từ quan tiền thân thành lập năm 1953 đến có lịch sử hình thành phát triển liên tục 60 năm Trong khoảng thời gian nửa kỷ , Viện có bước trưởng thành phát triển mặt, có đóng góp quan trọng vào nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa nghiệp phát triển khoa học cơng nghệ nước nhà nói chung, nghiệp phát triển khoa học xã hội nhân văn nói riêng Quá trình hình thành, phát triển Viện Khoa học xã hội Việt Nam chia thành thời kỳ, tương ứng với giai đoạn phát triển cách mạng Việt Nam 1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ 1.2.2.1 Chức Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam quan thuộc Chính phủ, có chức nghiên cứu vấn đề khoa học xã hội; cung cấp luận khoa học cho Đảng Nhà nước việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, sách phát triển nhanh bền vững đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực tư vấn sách phát triển; đào tạo sau đại học khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội nước - Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch quốc tế tiếng Anh là: Vietnam Academy of Social Sciences, viết tắt VASS 1.2.2.2 Nhiện vụ quyền hạn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau gọi tắt Viện Hàn lâm) thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm; trình Thủ tướng Chính phủ định thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên tổ chức Viện Hàn lâm thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ - Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch năm, hàng năm, đề án, dự án quan trọng phát triển khoa học xã hội tổ chức thực sau phê duyệt - Nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn khoa học xã hội: + Đổi hồn thiện hệ thống trị; nâng cao lực lãnh đạo Đảng Cộng sản Việt Nam; hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước, bước hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam; + Sự phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa dân chủ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; + Những vấn đề phát triển toàn diện người Việt Nam giá trị văn hoá tốt đẹp dân tộc, tiếp thu tinh hoa văn hoá, văn minh nhân loại; + Những vấn đề cấp bách dân tộc, tơn giáo, lịch sử, văn hố, văn học, ngơn ngữ, tâm lý học nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc; + Những vấn đề bản, toàn diện, có hệ thống lý thuyết phát triển Việt Nam tác động tồn cầu hố hội nhập quốc tế; + Những khía cạnh khoa học xã hội kinh tế tri thức bối cảnh tồn cầu hố ứng phó với biến đổi khí hậu đánh giá tác động đến tiến trình phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam; + Lý luận kinh nghiệm phát triển giới, dự báo xu hướng phát triển chủ yếu khu vực giới, đánh giá tác động nhiều mặt giao nộp vào Lưu trữ quan sau 03 tháng kể từ công việc kết thúc; Khi giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ phải lập 02 “mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 biên giao nhận tài liệu để đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ quan giữ loại Như vậy, quy định Viện nêu rõ nguồn nộp lưu tài liệu, thành phần tài liệu cần giao nộp, thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ, quy định rõ thủ tục giao nộp theo với quy trình thu nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ Văn phòng Viện KHXH Việt Nam… Chính mà cơng tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Phòng Lưu trữ Văn phòng năm gần có nhiều tiến bộ, nhiều phòng, ban chủ động liên hệ mang hồ sơ, tài liệu đến giao nộp theo quy định Viện Nhưng bên cạnh cịn số phận không tiến hành giao nộp quy định gây nên tình trạng tài liệu bị tồn đọng nhiều năm, điều gây nên khó khăn cho cán lưu trữ việc bổ sung tài liệu vào phông lưu trữ Hơn việc giao nộp hồ sơ tài liệu không thời hạn cịn gây nên tình trạng hồ sơ tài liệu bị phân tán, thất lạc mát…Trước thực trạng đó, Phòng Lưu trữ xây dựng kế hoạch việc thu thập tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động quan để bảo quản tập trung, thống kho lưu trữ Văn phòng Viện Kế hoạch thu thập bổ sung tài liệu cho Phòng Lưu trữ Văn phòng tương đối đầy đủ nội dung như: nguồn giao nộp tài liệu, thành phần tài liệu cần giao nộp, thời gian giao nộp lãnh đạo Viện xem xét thông qua thực tế cho thấy vào quý I năm 2011, 100% phòng ban thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Văn phòng thực quy định giao nộp hồ sơ, tài liệu hạn • Cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Về nguyên tắc phòng lưu trữ quan kho lưu trữ nhà nước đề có trách nhiệm tổ chức cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu đạo chung nghiệp vụ Cục Văn thư lưu trữ nhà nước • Thời hạn giao nộp hồ sơ Hồ sơ giải công việc giao nộp vào lưu trữ qăn 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; tập lưu văn đi, đến tập lưu định vào 10 ngày đầu tháng sau 17 TIỂU KẾT Qua chương II phần cho thấy khâu nghiệp vụ công tác quản lý, nội dung công tác lưu trữ hồ sơ viện Hàn lâm, từ thấy điểm mạnh, điểm tích cực hạn chế để đưa ý kiến giải pháp nhằm nâng cao công tác lưu trữu Viện 18 Chương III GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN HÀN LÂM KHXHVN 3.1 Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ Viện Hàn Lâm KHXHVN 3.1.1 Những thành công công tác lưu trữ Viện - Cán làm công tác văn thư lưu trữ ln có tinh thần trách nhiệm với cơng việc mình, biết xếp thời gian phục vụ kịp thời yêu cầu Lãnh đạo Viện Vì mà hiệu suất công việc cải thiện rõ rệt, chất lượng công việc nâng cao rõ rệt - Việc giao nhận tài liệu tiến hành công khai minh bạch tiến hành đầy đủ thủ tục theo quy định Nhà nước quan - Việc bảo quản tài liệu lưu trữ thực ổn định, tài liệu đươc xếp ngăn nắp giá, có phương tiện phục vụ cho việc bảo quản tài liệu - Về nhận thức lãnh đạo Viện công tác lưu trữ : Lãnh đạo Viện nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ hoạt động Viện đơn vị trực thuộc Bộ, mà viện ban hành nhiều văn quy định quy chế ,chế độ văn thư lưu trữ Viện nhằm mục đích giúp cho hoạt động lưu trữ Viện vào nề nếp Viện trọng đến việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm công tác lưu trữ cách tổ chức tập huấn chuyên môn năm cho cán lưu trữ, cử cán tham gia lớp tổng kết công tác ngành Cục văn thư lưu trữ tổ chức - Đối với việc tổ chức công tác lưu trữ văn phịng có 0,5 cán nữ đào tạo nghiệp vụ lưu trữ đặc biệt đồng chí trưởng phịng thạc sĩ lưu trữ học quản trị văn phòng, cống hiến nhiều năm công tác lưu trữ nên có nhiều kinh nghiệm ngồi cịn có tinh thần trách nhiệm lịng say mê cơng việc Đây điều kiện thuận lợi để thúc đẩy công tác lưu trữ Viện vào nề nếp có chiều sâu - Về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: nhìn chung cơng tác thu thập tài liệu Phòng lưu trữ phòng, ban Viện tương đối tốt Nhiều 19 phịng, ban có ý thức giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành theo quy định quan Quy chế hoạt động công tác lưu trữ Tài liệu phòng, ban nộp kho có phận lập thành hồ sơ công việc Tạo điều kiện thuận lợi cho cán lưu trữ thực khâu nghiệp vụ Hàng năm, thu thập tài liệu cán lưu trữ ghi vào sổ nhập để theo dõi xem q trình thu thập trước phịng, ban, đơn vị nộp đủ tài liệu phòng, ban , đơn vị chưa nộp đủ tài liệu để tiếp tục thu, tránh tình trạng tài liệu bị thất lạc, mát thu không đầy đủ Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ: Cán phòng lưu trữ xác định rõ phương án phân loại phông lưu trữ Viện KHXH Việt Nam phương án cấu – thời gian, phương án thống cho tồn phơng, áp dụng phương án tào điều kiện thuận lợi cho việc xếp phân chia vấn đề , hệ thống hóa - Đối với cơng tác bảo quản : bố trí tầng tịa nhà với diện tiếc hai kho lên đến 120m vuông Kho thiết kế cao dáo thống Được bố chí cách khoa học thiết bị chống ẩm mốc bố chí cẩn thận - Đối với cơng tác kiểm tra giám sát Viện ngồi đợt kiểm tra định kỳ cịn tăng cường đợt kiểm tra cheo phòng đơn vị với - cơng nghệ thơng tin có trọng áp dụng công tác lưu trữ nhằm giúp phần nâng cao hiệu công việc 3.1.2 Những mặt hạn chế - Chỉnh lý tài liệu nhiều mà cán chỉnh lý cịn hạn chế, tiến độ công việc thường bị chậm chưa đạt hiệu Phòng để thực hiên, làm việc chỉnh lý hạn hẹp - Việc bảo quản tài liệu cịn hạn chế tình trạng hồ sơ chất lượng, trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa tốt nhân lực khai thác sử dụng Công tác thu thập hồ sơ, bổ sung tài liệu chậm, nhiều văn trùng lặp Việc giao nộp văn vào lưu trữ quan chưa nộp theo quy định - Công tác thu thập hồ sơ, bổ sung tài liệu chậm, nhiều văn trùng lặp Việc giao nộp văn vào lưu trữ qua chưa nộp 20 theo quy định - Về đội ngũ cán chuyên viên: Các cán nữ mà lưu trữ nghề đỏi hỏi phải có sức khỏe nên trình thực số nghiệp vụ cịn gặp nhiều khó khăc như: Việc tra tìm, bưng bê hộp giá cao làm cho cán gặp nhiều khó khăn Về chun ơn, trình độ, đào tào nhiều lưu trữ song pháp triển nhiều mặt lĩnh vực, công tác lưu trữ ngày căng có nhiều thay đổi mởi mẻ, cán cập nhập thay đổi tinh sáng tạo cao công việc - Công tác tổ chức thực nghiệp vụ tài liệu lưu trữ + Công tác thu thập hồ sơ bổ sung tài liệu Mặc dù Quy chế quy định rõ công tác thu thập bổ sung tài liệu Tuy nhiên hiều đơn vị khơng nộp số cịn cho việc thu nộp tài liệu lưu trữ trách nhiệm cán làm lưu trữ Một số đơn vị giao nộp để đối phó Cho đến văn có ban hành khơng có hiệu quả, nên cán lưu trữ việc thúc giục khơng cịn biện pháp để thu thập đầy đủ tài liệu tình trạng + Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Mặc dù hồ sơ chỉnh lý q trình bổ sung tài liệu chúng tơi thấy tài liệu trùng thừa nhiều, hồ sơ cịn có nhiều văn khơng có giá trị văn photo với dấu đen, có văn khơng có chữ kí khơng có dấu, việc viết tiêu đề hồ sơ chưa xác chưa toát lên nội dung bên hồ sơ lý là: để tiết kiệm bìa sơ cán tiến hành ghép hồ sơ có vấn đề vào bìa hồ sơ Cách làm có cán hiểu tìm hồ sơ độc giả đến khai thác khó tìm thấy + Cơng tác xác định giá trị tài liệu Mặc dù xây dựng Bảng thời hạn bảo quản công tác xác định giá trị chủ yếu cán xác định theo cảm tinh kinh nghiệm Những giá trị tài liệu liên quan đến tổ chức cán bộ, văn đạo Đảng, Nhà nước Viện… + Công tác bảo quản tài liệu Do bị hạn chế khơng gian , diện tích phịng kho danh cho bảo quản tài liệu chưa nhiều Với kho tài liệu diện tích kho nhỏ, 21 nhiều tài liệu chưa chỉnh lí để chất đống đất Tình trạng kéo dài làm cho tài liệu bị hư hỏng nấm mốc, môi trường… 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ - Đối với đội ngũ cán làm công tác lưu trữ Để công tác lưu trữ Viện Hàn Lâm KHXHVN thực tốt yêu cầu việc hoàn thiện đội ngũ cán cồng tác lưu trữ yếu tố quan trọng hàng đầu Hằng năm, cán lưu trữ phải cử đào tạo nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu chuyên môn Đồng thời, cán làm lưu trữ phải không ngừng học hỏi có nhận thức đắn vai trị, vị trí cơng tác lưu trữ quan nhằm thực tốt khâu nghiệp vụ lưu trữ Về lâu dài cần cố kế hoạch cho cán lưu trữ học lớp nhằm đẩy cao kiến thức công nghệ thông tin nhằm sử dụng đáp ứng tốt cho nhu cầu lưu trữ quan - Đối với công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ : cán bọ lưu trữ cần vào danh mục quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu thành phần tài liệu nộp lưu Viện để tiến hành thu thập toàn tài liệu đến hạn nộp, lưu tài liệu phòng, ban đến hạn nộp cịn cần cho giải cơng việc cán lưu trữ phải yêu cầu cán chun mơn làm thủ tục giao nộp bình thường sau làm biên mượng tài liệu tránh tình trạng chưa giao nộp hồ sơ làm ảnh hưởng đến công tác quản lý tài liệu lưu trữ Đồng thời cần tiến hành thu thập, bổ sung khối tài liệu nghe nhìn nhằm làm phong phú thành phần tài liệu phơng Bởi vạy loại tài liệu có khả tái lại vật tượng hình ảnh âm có giá trị cao - Đối với công tác phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu: Cần phải nghiên cứu để xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng quan, làm để biên soạn Văn 22 hướng dẫn nghiệp vụ như: hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, kế hoạch chỉnh lý… tạo điều kiện cho việc chỉnh lý tài liệu khoa học, xác - Cơng tác xác định giá trị tài liệu: bảo quản tài liệu danh mục hồ sơ chưa có bảng thời hạn quản Đây hai công cụ xác định giá trị tài liệu quan trọng nhất, cần nhanh chóng nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tìa liệu lập danh mục hồ sơ quan Đồng thời phải tiến hành lập hội đồng định giá trị tài liệu, tạo điều kiện cho việc xác định giá trị tài liệu thuận lợi nhanh chóng xác - Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: cần đầu tư kinh phí mua thêm trang thiết bị bảo quản tài liệu: giá tủ, cặp, hộp đựng tài liệu, máy hút ẩm, máy điều hịa, quạt thơng gió… nhằm bảo quản tài liệu, tăng tuổi thọ tài liệu lên cao Thường xuyên áp dụng biện pháp khoa học vào bảo quản tài liệu biện pháp chống nấm mốc, côn trùng, chuột đặc biệt mối…ngoài việc đâu tư mua sắm trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu việc che chắn rèm cửa để chánh ánh sáng cao làm hỏng tài liệu - Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ: Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ nhu cầu cần thiết, điều xuất phát từ tính phức tạp cơng tác lưu trữ địi hỏi phải cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời cho cho nhu cầu giải công việc quan, tổ chức xã hội Để phát huy vai trò tài liệu lưu trữ trước nhu cầu ngày tăng xã hội, góp phần xây dựng hành đại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam cần mạnh dạn đầu tư lắp đặt thêm phầm mềm lưu trữ nhằm góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ, 23 phục vụ cho việc khai thác, sử dụng nhanh chóng, xác, thuận lơi, dễ dàng đem lại hiệu cao 24 TIỂU KẾT Qua chương III cho thấy mặt ưu điểm công tác lưu trữ hồ sơ tai Viện, mặt hạn chế khâu chỉnh lý vấn đề niên quan đến việc kho chứa, phương pháp bảo quản tài liệu Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, từ đưa giải pháp tốt để khắc phục giúp cho công tác lưu trữ hồ sơ tốt 25 KẾT LUẬN Công tác lưu trữ phận thiếu quan, tổ chức công việc tập thể riêng cá nhân Vì cần phải nâng cáo tri thức người vầ công tác lưu trữ, đưa công tác lưu trữ trở thành hoạt động người ý đến phủ nhận đóng góp người làm công tác lưu trữ Đặc biệt, tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa đưa phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi chứa đựng độ cao có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua thời kỳ hệ trướ, mà hệ sau hiều lich sử hào hùng đân tộc, khó khăn, hi sinh, mát mà nhân dân ta trải qua Ngày không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu quan, tổ chức người kế cận tìm hiểu lịch sử hình thành đóng góp to lớn Viện nói riêng giai đoạn phát triển đát nước nói chung Có thể, theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành…và cơng việc lưu trữ dễ dàng đạt hiệu tốt Trên tình thực trạng công tác lưu trữ tai Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, công tác lưu trữ thực tương đối tốt cần khắc phục số hạn chế tồn để công tác lưu trữ Viện đem lại hiệu cao nhât, để người quan, tổ chức hiểu rõ tầm quan trọng công tác lưu trữ 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Cuốn soạn thảo Văn công tác Văn thư, lưu trữ - PGS.TS Đổng Thị Thanh Phương, ThS Nguyễn Thị Ngọc Lan Mấy đề công tác Văn Phòng, Văn thư Lưu trữ thời kì đổi mới- ThS Nghiêm Kỳ Hồng Nhà Xuất trị Quốc Gia Tuyển tập Văn Quy phạm pháp luật hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư lưu trữ hành: Nhà xuất Văn hóa – Thơng tin 27 PHỤ LỤC Một số hình ảnh phịng Lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Xã Hội Việt Nam Hình ảnh Kho Lưu trữ tài liệu Viện Hàn Lâm Hình ảnh Phịng Lưu trữ q trình làm việc cơng tác chỉnh lý hồ sơ Hình ảnh cổng Viện Hàn Lâm