Chương II. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI
2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ ở Viện
* Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
Nội dung của công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan là toàn bộ các nhiệm vụ như xác định nguồn bổ sung vào kho lưu trữ của cơ quan, xác định thành phần tài liệu cụ thể phải nộp, quy định các thủ tục giao nộp và tổ chức việc chuyển giao tài liệu theo đúng yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ.
Theo Quy định về phân cấp quản lý và quy trình hoạt động quản lý ban hành kèm theo Quyết định số 387/QĐ-KHXH ngày 08 tháng 5 năm 2006 về việc ban hành quy chế công tác văn thư và Lưu trữ của Viện Khoa học xã hội Việt Nam thì tại Điều 23 thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu hiện hành vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau: Hồ sơ tài liệu giải quyết công việc giao nộp vào Lưu trữ cơ quan sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; Đối với tập lưu văn bản Đi, Đến và tập lưu quyết định vào 10 ngày đầu của tháng sau Văn thư cơ quan chuyển giao cho Lưu trữ các tập lưu của tháng trước; Tài liệu nghiên cứu khoa học do Ban Kế hoạch tài chính giao nộp vào Lưu trữ cơ quan sau 01 năm kề từ năm công trình được nghiệm thu chính thức; Tài liệu xây dựng cơ bản được giao nộp vào lưu trữ cơ quan sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán; Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình và các tài liệu khác được
giao nộp vào Lưu trữ cơ quan sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc; Khi giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ phải lập 02 bản “mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản biên bản giao nhận tài liệu để đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản. Như vậy, quy định của Viện đã nêu rõ được nguồn nộp lưu tài liệu, thành phần tài liệu cần giao nộp, thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ, cũng như đã quy định rõ các thủ tục giao nộp theo đúng với quy trình thu nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ của Văn phòng Viện KHXH Việt Nam…
Chính vì vậy mà công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Phòng Lưu trữ của Văn phòng trong những năm gần đây đã có rất nhiều tiến bộ, rất nhiều phòng, ban đã chủ động liên hệ mang hồ sơ, tài liệu đến giao nộp theo đúng quy định của Viện.
Nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số bộ phận vẫn không tiến hành giao nộp đúng quy định gây nên tình trạng tài liệu bị tồn đọng trong nhiều năm, điều này đã gây nên khó khăn cho cán bộ lưu trữ trong việc bổ sung tài liệu vào phông lưu trữ. Hơn nữa việc giao nộp hồ sơ tài liệu không đúng thời hạn còn gây nên tình trạng hồ sơ tài liệu bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát…Trước thực trạng đó, Phòng Lưu trữ đã xây dựng kế hoạch về việc thu thập các tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan để bảo quản tập trung, thống nhất tại kho lưu trữ Văn phòng Viện. Kế hoạch thu thập và bổ sung tài liệu cho bộ Phòng Lưu trữ Văn phòng tương đối đầy đủ các nội dung như: nguồn giao nộp tài liệu, các thành phần tài liệu cần giao nộp, thời gian giao nộp và đã được lãnh đạo Viện xem xét và thông qua cho nên một thực tế cho thấy vào quý I năm 2011, 100%
các phòng ban thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Văn phòng đã thực hiện đúng quy định và đã giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng hạn.
• Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Về nguyên tắc phòng lưu trữ cơ quan cũng như các kho lưu trữ nhà nước đề có trách nhiệm tổ chức công tác thu thập, bổ sung tài liệu dưới sự chỉ đạo chung về nghiệp vụ của Cục Văn thư lưu trữ nhà nước.
• Thời hạn giao nộp hồ sơ.
Hồ sơ giải quyết công việc giao nộp vào lưu trữ cơ qăn sao 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; đối với tập lưu văn bản đi, đến và tập lưu quyết định vào 10 ngày đầu của tháng sau.
TIỂU KẾT
Qua chương II phần nào cho chúng ta thấy được các khâu nghiệp vụ cũng như công tác quản lý, nội dung của công tác lưu trữ hồ sơ tại viện Hàn lâm, từ đó thấy được những điểm mạnh, những điểm tích cực và các hạn chế để đưa ra những ý kiến giải pháp nhằm nâng cao công tác lưu trữu tại Viện.