Chương III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
Để công tác lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXHVN được thực hiện tốt thì yêu cầu về việc hoàn thiện đội ngũ cán bộ là cồng tác lưu trữ là yếu tố quan trọng hàng đầu. Hằng năm, cán bộ lưu trữ phải được cử đi đào tạo nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu quả chuyên môn. Đồng thời, mỗi cán bộ làm lưu trữ phải không ngừng học hỏi và có nhận thức đúng đắn về vai trò, vị trí của công tác lưu trữ đối với cơ quan nhằm thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Về lâu dài cần cố kế hoạch cho cán bộ lưu trữ đi học lớp nhằm đẩy cao kiến thức về công nghệ thông tin nhằm sử dụng và đáp ứng tốt cho nhu cầu lưu trữ của cơ quan.
- Đối với công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ : cán bọ lưu trữ cần căn cứ vào danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu nộp lưu của Viện để tiến hành thu thập toàn bộ những tài liệu đã đến hạn nộp, lưu và tài liệu của các phòng, ban đã đến hạn nộp nhưng còn cần cho giải quyết công việc thì cán bộ lưu trữ thì phải yêu cầu cán bộ chuyên môn làm thủ tục giao nộp bình thường sau đó làm biên bản mượng tài liệu tránh tình trạng chưa giao nộp hồ sơ làm ảnh hưởng đến công tác quản lý tài liệu lưu trữ.
Đồng thời cần tiến hành thu thập, bổ sung khối tài liệu nghe nhìn nhằm làm phong phú thành phần tài liệu trong phông. Bởi vạy là loại tài liệu có khả năng tái hiện lại sự vật hiện tượng bằng hình ảnh và âm thanh có giá trị cao.
- Đối với công tác phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu:
Cần phải nghiên cứu để xây dựng bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của cơ quan, làm căn cứ để biên soạn các Văn
bản hướng dẫn nghiệp vụ như: bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, kế hoạch chỉnh lý…..tạo điều kiện cho việc chỉnh lý tài liệu được khoa học, chính xác.
- Công tác xác định giá trị tài liệu: hiện nay bảo quản tài liệu và danh mục hồ sơ vẫn chưa có bảng thời hạn bản quản. Đây là hai công cụ xác định giá trị tài liệu quan trọng nhất, vì vậy cần nhanh chóng nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tìa liệu và lập danh mục hồ sơ cơ quan. Đồng thời phải tiến hành lập hội đồng các định giá trị tài liệu, tạo điều kiện cho việc xác định giá trị tài liệu thuận lợi nhanh chóng và chính xác.
- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: cần đầu tư kinh phí mua thêm trang thiết bị bảo quản tài liệu: giá tủ, cặp, hộp đựng tài liệu, máy hút ẩm, máy điều hòa, quạt thông gió… nhằm bảo quản tài liệu, tăng tuổi thọ của tài liệu lên cao hơn.
Thường xuyên áp dụng các biện pháp khoa học vào trong bảo quản tài liệu như biện pháp chống nấm mốc, côn trùng, chuột đặc biệt là mối…ngoài việc đâu tư mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu thì việc che chắn rèm cửa để chánh ánh sáng quá cao sẽ làm hỏng tài liệu.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ:
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ là một nhu cầu cần thiết, điều này xuất phát từ tính phức tạp của công tác lưu trữ và đòi hỏi phải cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời cho cho nhu cầu giải quyết công việc cơ quan, tổ chức và xã hội. Để phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ trước nhu cầu ngày càng tăng của xã hội, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại. Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam cần mạnh dạn đầu tư lắp đặt thêm các phầm mềm lưu trữ nhằm góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ,
phục vụ cho việc khai thác, sử dụng được nhanh chóng, chính xác, thuận lơi, dễ dàng đem lại hiệu quả cao
TIỂU KẾT
Qua chương III đã cho thấy được những mặt ưu điểm của công tác lưu trữ hồ sơ tai Viện, và những mặt hạn chế trong các khâu chỉnh lý cũng như các vấn đề niên quan đến việc kho chứa, phương pháp bảo quản tài liệu của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, từ đó đưa ra những giải pháp tốt nhất để khắc phục và giúp cho công tác lưu trữ hồ sơ được tốt nhất.