LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT MỞ ĐÂU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 1 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Mục tiêu nghiên cứu 2 6. Giả thuyết nghiên cứu 2 7. Đóng góp của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 Chương I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 4 1.1. Lý luận về công tác lưu trữ 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2. Nội dung của công tác lưu trữ 4 1.1.3 Vai trò của công tác lưu trữ 5 1.2 Khái quát về Viện Hàn Lâm khoa học xã hội Việt Nam 5 1.2.1. Sự hình thành và phát triển 5 1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ. 6 1.2.2.1. Chức năng 6 1.2.2.2. Nhiện vụ và quyền hạn 7 Chương II. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 12 2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác lưu trữ 12 2.1.1.Về tổ chức công tác lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXHVN 12 2.1.1.1 Về tổ chức công tác lưu trữ tại công ty Bảo Việt. 12 2.1.2.về cán bộ làm công tác lưu trữ 13 2.2. Tình hình quản lí và chỉ đạo công tác lưu trữ của Viện 14 2.2.1.Tình hình quản lí về công tác lưu trữ 14 2.2.2.Thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lưu trữ 15 2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ ở Viện 17 2.3.1 Công tác lập hồ sơ và thu nộp hồ sơ vào lưu trữ Văn phòng 17 2.3.2 Công tác phân loại tài liệu 19 2.3.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 20 Chương III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN HÀN LÂM KHXHVN 23 3.1. Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXHVN 23 3.1.1. Những thành công trong công tác lưu trữ của Viện 23 3.1.2. Những mặt hạn chế 25 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ 26 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu tự thân thực không chép cơng trình nghiên cứu người khác để làm sản phẩm riêng Các thơng tin thứ cấp sử dụng nghiên cứu có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng Em hồn tồn chịu trách nhiệm tính xác thực ngun nghiên cứu Sinh Viên Thực Hiện LỜI CẢM ƠN Thực tế khơng có thành cơng mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, chúng em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q Thầy Cơ, gia đình bạn bè.Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, chúng em xin gửi đến quý Thầy Cô Bộ môn Phương pháp Nghiên cứu khoa học với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt, học kỳ này, Khoa tổ chức cho em tiếp cận với mơn học mà hữu ích mơn học “Phương pháp Nghiên Cứu Khoa Học” Nghiên cứu khoa học môi trường tốt để sinh viên chúng em có hội sáng tạo, nghiên cứu, đề xuất ý kiến mình, trau dồi thêm kiến thức làm bước đệm cho việc nghiên cứu đề tài sau Để kết thúc môn phương pháp nghiên cứu khoa học em chọn làm đề tài“Công tác Lưu trữ viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam” Để hoàn thành đề tài cố gắng thân Em xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn TS.Lê Thị Hiền tận tâm hướng dẫn chúng em qua buổi học lớp buổi nói chuyện, thảo luận lĩnh vực sáng tạo nghiên cứu khoa học Nếu khơng có lời hướng dẫn, dạy bảo em nghĩ nghiên cứu khoa học chúng em khó hồn thiện Một lần nữa, Em xin chân thành cảm ơn Do kinh nghiệm cịn thiếu sót kiến thức hạn chế nên đề tài nhiều thiếu sót Em mong thầy đóng góp ý kiên để đề tài hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, Ngày tháng năm 2016 Sinh viên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC .2 DANH MỤC VIẾT TẮT MỞĐÂU 1.Ly chon đê tai: .1 2.Đôi tương nghiên cưu va pham vi nghiên cưu 3.Phương phap nghiên cưu 4.Lich sư nghiên cưu 5.Muc tiêu nghiên cưu 6.Gia thuyêt nghiên cưu 7.Đong gop cua đê tai 8.Câu truc cua đê tai PHẦN NỘI DUNG Chương I CƠSỞLY LUÂN VÊCÔNG TAC LƯU TRỮVA KHAI QUAT VÊVIỆN HAN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 1.1 Ly luân vê công tac lưu trữ 1.1.1 Môt sô khai niêm 1.1.2 Nôi dung cua công tac lưu trữ .4 1.1.3 Vai tro cua công tac lưu trữ 1.2 Khai quat vê Viên Han Lâm khoa hoc xã hôi Viêt Nam 1.2.1 Sư hinh va phat triên 1.2.2 Cơ câu tô chưc, chưc năng, nhiêm vu 1.2.2.1 Chưc 1.2.2.2 Nhiên vu va quyên han Chương II THƯC TRANG VÊCÔNG TAC LƯU TRỮTAI VIỆN HAN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM .12 2.1 Tinh hinh tô chưc va can bô lam công tac lưu trữ .12 2.1.1.Vê tô chưc công tac lưu trữ tai Viên Han Lâm KHXHVN 12 2.1.1.1 Vê tô chưc công tac lưu trữ tai công ty Bao Viêt 12 2.1.2.vê can bô lam công tac lưu trữ 13 2.2 Tinh hinh quan lí va đao cơng tac lưu trữ cua Viên 14 2.2.1.Tinh hinh quan lí vê công tac lưu trữ 14 2.2.2.Thưc hiên cac văn ban đao va hướng dẫn vê công tac lưu trữ 15 2.3 Tinh hinh thưc hiên nôi dung nghiêp vu công tac lưu trữ Viên 17 2.3.1 Công tac lâp hồ sơ va thu nôp hồ sơ vao lưu trữ Văn phong 17 2.3.2 Công tac phân loai tai liêu 19 2.3.3 Công tac xac đinh gia tri tai liêu .20 Chương III GIẢI PHAP NÂNG CAO HIỆU QUẢCÔNG TAC LƯU TRỮCỦA VIỆN HAN LÂM KHXHVN 23 3.1 Đanh gia thưc trang công tac lưu trữ tai Viên Han Lâm KHXHVN .23 3.1.1 Những công công tac lưu trữ cua Viên 23 3.1.2 Những mặt han chê 25 3.2 Giai phap nâng cao hiêu qua công tac lưu trữ .26 KẾT LUÂN 31 TAI LIỆU THAM KHẢO .32 PHỤ LỤC 33 KẾT LUẬN .Error: Reference source not found TÀI LIỆU THAM KHẢO Error: Reference source not found PHỤ LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT Tên viết tắt HC-TC Viện Tên đầy đủ Hành – Tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Viện Hàn lâm Nam Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt KHXH Nam Khoa học Xã hội MỞ ĐÂU Lý chọn đề tài: Công tác lưu trữ phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác lưu trữ làm tốt hay không tốt Công tác lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý quan, tổ chức Trong năm ngần công tác lưu trữ ngày quan tâm trọng đổi mới, có vai trị vơ quan trọng việc vận hành quản lí tất quan nhà nước công ty Đối với quan tổ chức công tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng.tuy quan tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn tài liệu có giá trị lưu trữ để tra cứu, sử dụng cẩn thiết Bởi gốc chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao quan tổ chức thành lập công tác lưu trữ tất yếu hình thành “Huyết mạch” hoạt động quan tổ chức Công tác lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý điều hành công việc cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới công việc hàng ngày tới chất lượng hiệu hoạt động quan tổ chức Tất nội dung ý nghĩa mà công tác lưu trữ đem lại quan trọng Như với tư cách sinh viên nghiên cứu đề tài học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tất điều cho phép khẳng định ý nghĩa khoa học thực tiễn nghiên cứu hoạt động cơng tác lưu trữ mà cịn luận chứng cho lý việc lựa chọn đề tài “Công tác lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam” để làm đề tài nghiên cứu em Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Xác định đối tượng nghiên cứu phạm vi công tác Lưu trữ hồ sơ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài này, em dựa vào phương pháp nghiên cứu sau đây: • Phương pháp thu thập tài liệu • Phương pháp nghiên cứu bàn giấy • Tham khảo sách, báo, tài liệu • Phương pháp tổng hợp phân tích • Hệ thống hóa số liệu thơng tin thu thập • Tiến hành phân tích đánh giá theo nội dung Nêu lên nhận xét, đánh giá tình hình lưu trữ hồ sơ Viện Hà lâm Ngồi cịn có phương pháp quan sát tìm hiểu kiểm tra trực tiếp kho lưu trữ hồ sơ lưu trữ Lịch sử nghiên cứu Một số đề tài cơng trình khoa học tiêu biểu cơng tác lưu trữ nêu sau: • Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Giáo trình Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ - Hoàng Lê Minh Muc tiêu nghiên cứu Tìm hiểu cơng tác lưu trữ, quy trình lưu trữ Viện Hàn lâm thực trạng lưu trữ Viện Trên sở lý luận nắm được, đề giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ khắc phục điểm yếu công tác bảo quản lưu trữ hồ sơ, giấy tờ Giả thuyết nghiên cứu Lưu trữ phần quan trọng quan nhà nước công ty, nơi lưu trữ hồ sơ giấy tờ đề tài…quan trọng liêm quan đến quan đến công ty thành viên thuộc quan Là chứng quan trọng để xác thực vấn đề cần giải Nghiên cứu đề tài lưu trữ khơng đơn tìm hiểu q trình lưu trữ hồ sơ Viện, mà cịn giúp chỗ sai, chỗ chưa để từ góp phần hồn chỉnh q trình lưu trữ hồ sơ cho nhằm mục đích bảo quản tra tìm cách hiệu Đóng góp đề tài Bài nghiên cứu phát ưu điểm mặt hạn chế cơng tác lưu trữ Giải pháp đưa ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu công tác lưu trữ Viện Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho quan tâm đến vấn đề tài Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở bài, kết bài, danh mục tài liệu tham khảo đề tài có cấu trúc gồm chương: Chương I: Cở sở lý luận về Công tác Lưu trữ khái quát về Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam Chương II: Thực trạng về Công tác Lưu trữ tại Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam Chương III: Giải pháp để nâng cao hiệu quả, chất lượng Công tác Lưu trữ Viện Hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam PHẦN NỘI DUNG Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 1.1 Lý luận về công tác lưu trữ 1.1.1 Một số khái niệm • Tài liệu lưu trữ: tài liệu có giá trị lựa chọn toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đồn thể, xí nghiệp cá nhân bảo quản cố định kho lưu trữ để khai thác phục vụ mục đích trị kinh tế, văn hóa, khoa học tồn xã hội • Cơng tác lưu trữ tất cơng việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho yêu cầu xã hội 1.1.2 Nội dung công tác lưu trữ Công tác lưu trữ tất cơng việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho yêu cầu xã hội Những năm gần nghiệp vụ cơng tác lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành nhà nước Ở quan văn giấy tờ cán lưu trữ lưu Viện Hàn lâm hầu hết văn quan sinh ra, văn mang tính chất điều hành cấp văn cấp gửi lên, văn quan ngang cấp đề nghị phối hợp điều hành, đề nghị phối hợp thực nghiệp vụ công tác lưu trữ Các nghiệp vụ lưu trữ - Thu thập, bổ sung tài liệu; - Xác định giá trị tài liệu; - Thống kê kiểm tra lưu trữ; - Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu; - Chỉnh lý tài liệu; - Tổ chức bảo quản tài liệu; - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; - Ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ * Ưu điểm: - Có văn hướng dẫn cụ thể công tác lưu trữ Nhà nước ban hành - Công tác lưu trữ cán văn phòng kiêm nhiệm lên gọn cấu tổ chức, văn lưu trữ cẩn thận tránh tình trạng bị thất lạc Những cơng việc lưu trữ thực theo quy trình thống * Nhược điểm: - văn giấy tờ phòng ban sản sinh cán ban tự lưu trữ phịng, quy trình lưu trữ khơng theo trình tự lên dễ thất lạc tài liệu gây khó khăn cho cơng tác điều hành lãnh đạo 1.1.3 Vai trò công tác lưu trữ Trong hoạt động quan nhà nước công ty nay, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành lĩnh vực gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Hồ sơ, tài liệu Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam sinh trình hoạt động Viện công cụ chủ yếu, phổ biến để thực lãnhđạo, đạo, điều hành Lãnh đạo Viện Vì mà hồ sơ, tài liệu Viện kết ghi lại trình làm việc, hoạt động phòng, Viện qua thời kỳ Cũng hoạt động cán viện công tác lưu trữ cần phải thật chặt chẽ Có thể nói định cho tồn sau Viện 1.2 Khái quát về Viện Hàn Lâm khoa học xã hội Việt Nam 1.2.1 Sự hình thành phát triển Từ thành lập đến cấu tổ chức Viện Khoa học Xã hội Việt Nam có thay đổi nhiều Bắt đầu từ Ban nghiên cứu Lịch sử - Điạ lý – Văn học trực thuộc Trung ương Đảng, thành lập tháng 12 năm 1953 (sau đổi Ban Văn – Sử - Địa), quan nghiên cứu khoa học xã hội nước ta Đến tháng 4/1959 Ban Văn – Sử - Địa đổi tên thành Ban Khoa học Xã hội Việt Nam tách khỏi Ủy ban Khoa học nhà nước thành Viện Khoa học Xã hội Việt Nam Năm 1967, Viện Khoa học Xã hội Việt Nam đổi tên thành Ủy ban Khoa học Xã hội Việt Nam Năm 1990, lại trở với tên gọi Viện Khoa học Xã hội Việt Nam Ba năm sau (1993), đổi thành Trung tâm Khoa hoc Xã hội Nhân văn quốc gia Đến ngày 15/01/2004 đổi tên thành Viện Khoa học Xã hội Việt Nam theo văn Nghị định 53/2008/NĐ-CP, ngày 22 tháng năm 2008 Chính phủ quy định chức, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Khoa học Xã hội Việt Nam (tên giao dịch tiếng Anh: Vietnamese Asedemy of Social Sciences), với 29 đơn vị nghiên cứu chuyên nhanh xã hội nhân vân, 05 quan giúp việc cho Chủ tịch Viện 03 đơn vị nghiệp 1.2.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam quan thuộc Chính phủ, có chức nghiên cứu vấn đề khoa học xã hội; cung cấp luận khoa học cho Đảng Nhà nước việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, sách phát triển nhanh bền vững đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực tư vấn sách phát triển; đào tạo sau đại học khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội nước Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số 109/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 22 tháng năm 2013 sau: 1.2.2.1 Chức - Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam quan thuộc Chính phủ, có chức nghiên cứu vấn đề khoa học xã hội; cung cấp luận khoa học cho Đảng Nhà nước việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, sách phát triển nhanh bền vững đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực tư vấn sách phát triển; đào tạo sau đại học khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội nước Chương III GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VIỆN HÀN LÂM KHXHVN 3.1 Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXHVN 3.1.1 Những thành công công tác lưu trữ Viện Thực trạng công tác khai thác hồ sơ Lưu trữ công tác tổ chức bảo quản tài liệu, cơng tác lưu trữ đóng vai trị quan trọng việc lưu trữ bảo quản tài liệu quan nhằm mục đích phục vụ cơng tác quản lý phục vụ nhu cầu khai thác tra tìm tài liệu *Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Cùng với trình hình thành phát triển Viện Khoa học xã hội Việt Nam tài liệu lưu trữ Viện hình thành từ năm 1953, tăng lên nhiều, tài liệu hành chính, tài liệu khoa học, tài liệu kế tốn, tài liệu phơng cá nhân nhà khoa học, tài liệu xây dựng chống xuống cấp Với số lượng tài liệu lưu trữ ngày tăng, tính kho lưu trữ Văn phịng Viện có khoảng 300 mét giá tài liệu bảo quản Việc tổ chức khoa học phát huy giá trị khối tài liệu ln Văn phịng Viện quan tâm, ý Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam ban hành văn bản: Quyết định số 1705/QĐ-KHXH ngày 21/12/2007 Quy chế bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Quyết định số 858/QĐ-VP ngày 07/8/2008 Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Theo đó, lãnh đạo Văn phịng có trách nhiệm: Chỉ đạo, kiểm tra việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Viện KHXH Việt Nam Thẩm quyền phê duyệt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu: + Lãnh đạo Viện Khoa học xã hội Việt Nam phê duyệt nhu cầu khai thác tài liệu mật tối mật; + Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt nhu cầu khai thác tài liệu thường cho đối tượng đơn vị trực thuộc độc giả quan; duyệt nhu cầu khai thác tài liệu mật tối mật Chủ tịch Viện uỷ quyền; trình Chủ tịch 23 Viện duyệt nhu cầu khai thác tài liệu mật tối mật; + Lãnh đạo Phòng Lưu trữ trình Chánh Văn phịng duyệt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thường cho đơn vị trực thuộc độc giả quan; duyệt nhu cầu khai thác tài liệu cho đối tượng đơn vị trực thuộc Chánh Văn phịng uỷ quyền Nhìn chung cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam quan tâm ý phát huy thực giá trị tài liệu lưu giữ, bảo quản Để công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả, ngày phục vụ tốt hoạt động Viện, việc đòi hỏi phải đảm bảo nhân lực, sở vật chất, việc tổ chức thu thập, bảo quản, xếp phải khoa học nhằm đảm bảo nội dung thông tin theo vấn đề mà khối tài liệu lưu trữ có Có ngày phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, để tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin kịp thời, xác phục vụ cho cơng tác quan, đơn vị - Về kho tàng trang thiết bị: Hiện phịng Lưu trữ có 02 kho chứa tài liệu tương đối rộng nhiều giá đựng tài liệu trống phục vụ cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu Kho lưu trữ lại bố trí tầng 4, tầng cao nên thống mát thơng gió, tránh ẩm mốc, thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu Lãnh đạo Viện quan tâm đến cơng tác lưu trữ mà cán lưu trữ đề xuất mua trang thiết bị để phục vụ cho công tác lưu trữ Lãnh đạo Văn phịng đồng ý Do trang thiết bị phục vụ cho cơng tác lưu trữ trang bị tương đối đầy đủ như: Giá đựng tài liệu, cặp, hộp, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy scan… - Công tác bảo quản trọng đảm bảo nguyên tác ánh sáng, độ thơng thống, cơng tác vệ sinh ln cán lưu trữ thường xuyên làm phòng kho, tránh loại bụi bẩn, chất gây hư hỏng tài liệu Kho lắp thiết bị điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thơng gió, hệ thống ánh sáng tốt, thiết bị phòng cháy chữa cháy ln đảm 24 - Qua q trình thực tế phịng Lưu trữ Văn phịng Viện tơi nhận thấy có nhiều người đến khai thác tài liệu Mỗi ngày trung bình có từ hai đến ba người đến khai thác tài liệu, độc giả chủ yêu phòng, ban thuộc Viện đơn vị thuộc trực thuộc, độc giả đến khai thác tài liệu cán phục vụ nhiệt tình, chu đáo vui vẻ Hàng năm, cán phòng Lưu trữ đêỳ lập sổ khai thác tài liệu ghi rõ nội dung tài liệu khai thác đơn vị đến khai thác, để từ hết năm cán lưu trữ tổng hợp lại số lượng người đến khai thác bà báo cáo cho Lãnh đạo Văn phịng Viện Thơng qua sổ khai thác tài liệu cán lưu trữ biết tài liệu nhiều độc giả đến khai thác để có nhiều biện pháp khai thác, phục vụ cho công tác khai thác tài liệu hiệu - Hoạt động kiểm tra đánh giá cơng tác lưu trữ: Hàng năm, ngồi số kiểm tra định kỳ Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, phịng Lưu trữ Viện tiến hành kiểm tra chéo với phòng Lưu trữ thuộc quan khác theo quy định Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước Qua đợt kiểm giúp cho hoạt động phòng Lưu trữ Văn phòng vào nề nếp - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ: Hiện phịng lưu trữ có 05 cán 05 cán trang bị bị đầy đủ máy tính, máy tính có cấy hình tốt kết nối mạng giúp cán truy cập thơng tin Ngồi phịng Lưu trữ sử dụng phần mên quản lý văn tra cứu tài liệu lưu trữ giúp cho việc quản lý văn xác tra cứu tài liệu lưu trữ kịp thời - Về chất lượng đội ngũ cán lưu trữ: đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ tập huấn lớp bồi dưỡng chuyên môn, cán cử tham gia học lớp tổng kết công tác ngành Cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức 3.1.2 Những mặt hạn chế - Nhận thức lãnh đạo Mặc dù ban hành nhiều văn chưa thực trình kiểm tra đơn đốc việc thực văn đó, mà hiệu thi hành 25 văn chưa cao Nên cơng tác lưu trữ cịn chưa vào quy định đề Chẳng hạn việc thu thập, bổ sung tài liệu, việc xác định giá trị tài liệu, công tác lập nộp lưu hồ sơ cán vào Lưu trữ Viện… - Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Nhìn chung quan lớn tổ chức phòng đọc phục vụ cho độc giả đến khai thác tài liệ phòng Lưu trữ Văn phịng Viện chưa có phịng đọc để phục vụ cho nhu cầu khai thác độc giả diện tích phịng cịn q chật hẹp Chính hình thức khai thác là: photocopy, y chính, lục, chí cho mượn tài liệu Trong q trình thực tế tơi nhận thấy đa số người mượn tài liệu phòng, ban Viện đơn vị trực thuôc Viện gọi điện đến đọc số, nội dung văn bản, cán lưu trữ tìm cho, người mượn lên lấy ký vào sổ khai thác tài liệu, lên lấy khơng có phiếu u cầu mượn chữ ký Chánh văn phịng, cơng tác tổ chức khai thác tài liệu phòng Lưu trữ chưa theo định Nhà nước, thể phong cách làm việc gần gũi, quen biết không cần phải rườm rà thời gian Đây hạn chế tình trạng xảy nhiều khơng kiểm sốt tài liệu, tình hình khai thác v.v… - Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trũ lịch sử Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử phòng Lưu trữ Văn phòng Viện chậm chưa thực - Đội ngũ cán chuyên viên Cần có cán lưu trữ Nam giới lưu trữ nghề địi hỏi phải có sức khỏe nên q trình thực số nghiệp vụ cịn gặp nhiều khó khăn như: Việc tra tìm, bưng bê hộp tài liệu giá cao làm cho cán gặp nhiều khó khăn Tính sáng tạo việc đổi cơng tác lưu trữ hồ sơ chưa có 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ Qua khảo sát thực tế kho lưu trữ phòng Lưu trữ Văn phòng, từ ưu điểm hạn chế phân tích trên, em xin mạnh dạn đưa số giải pháp nhằm góp phần hồn thiện cho cơng tác lưu trữ quan 26 - Nâng cao nhận thức Lãnh đạo, cán nhân viên quan công tác lưu trữ - Nâng cao chất lượng công tác Văn thư để góp phần nâng cáo chất lượng cơng tác lưu trữ Công tác Văn thư công tác lưu trữ hai hoạt động tách rời hoạt động quan Hai cơng tác có mối quan hệ biện chứng tác động qua lại lẫn nhau, công tác văn thư thực tốt tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ ngược lại Vì vậy, muốn nâng cao chất lượng cơng tác lưu trữ cần phải đẩy mạnh việc thực tốt công tác văn thư, khâu văn thư cần nâng cao chất lượng văn ban hành Quản lý tài liệu chặt chẽ, tránh tình trạng thất lạc, để giao nộp lưu trữ đầy đủ Đặc biệt, cần thúc đẩy việc lập hồ sơ hành văn thư, hồ sơ lập có chất lượng cao giao nộp vào lưu trữ, khâu nghiệp vụ lưu trữ thuận lợi tiết kiệm thời gian - Nâng cao chất lượng cán làm công tác lưu trữ Xã hội ngày phát triển nhu cầu thông tin ngày cao vùng với thay đổi kiên thức cũ nhiều kiến thức đời, Văn phịng Viện phải thường xun mở lớp tập huấn để nâng cao trình độ cho cán làm lưu trữ, hàng năm định kỳ tổ chức tham quan giao lưu công tác lưu trữ với nước để nâng cao tầm nhìn cơng tác lưu trữ cho cán Không vậy, kiến thức tin học hóa cần đào tạo để cán sử dụng phần mền qản lý tài liệu lưu trữ - Quan tâm có chế độ ưu đãi cho cán làm công tác lưu trữ Lãnh đạo Viện cần quan tâm đến điều kiện làm việc cảu cán lưu trữ Sự quan tâm động viên Lãnh đạo động lực giúp cán lưu trữ hồn thành tốt cơng việc giao Cần thực chế độ phụ cấp độc hại cho cán làm công tác lưu trữ theo quy định Nhà nước Việc bồi dưỡng thể quan tâm Lãnh đạo cán lưu trữ - Đối với khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ: 27 + Công tác thu thập bổ sung tài liệu Văn phòng viện cần sớm nghiên cứu để xây dựng sanh mục hồ sơ nguồn nộp lưu lưu trữ Viện Đồng thời công việc giúp cho công tác thu thậ, bổ sung tào liệu thuân lợi, tiết kiệm thời gian kinh phí cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ + Cơng tác lý khoa học tài liệu lưu trữ Phịng lưu trữ phải nghiên cứu nhanh chóng xây dựng phương án phan loại thống cho toàn khối tài liệu thuộc Phông lưu trữ Viện KHXH Việt Nam Vì phương án phân loại chưa phương án thơng cho tồn khối tài liệu phơng, q trình chỉnh lý cán tùy ứng biến làm cho tài liệu bị lộn xộn không theo quy tắc + Công tác xác định giá trị tài liệu Lãnh đạo Văn phòng cần nhanh chóng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồn thiện để giúp cho cán lưu trữ xác định giá trị tài liệu xác Tránh tình trạng công tác xác định giá trị tài liệu chủ yêu dựa vào chủ quan kinh nghiệm người + Công tác bảo quản tài liệu Công tác bảo quản tài liệu cần ý chống lái phá hủy vi sinh vật, côn trùng, chuột, gián… Khi kẹp tài liệu vào bìa hồ sơ khơng nên dùng cặp, ghim kim loại, qua thời gian, cặp, ghim bị oxy hóa, bị hoen rỉ ố tài liệu + Công tác tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ Phòng Lưu trữ nên đề xuất với Lãnh đạo văn phòng xây dựng phòng đọc nhằm phục vụ cho nhu cầu khai thác tài liệu độc giả có cầu đọc chỗ Phịng lưu trữ cần có biện pháp mở rộng hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Hiện phịng phục vụ khai thác hình thức photocopy cho mượn tai liệu Hai hình thức khơng thể phục vụ hết nhu cầu tìm kiếm thơng tin đối tượng đến khai thác, nữa, với hình thức cho mượn tài liệu nguy hiểm đối tượng mượng có thêt làm rách nát tài liệu 28 Thường xuyên tiến hành kiểm tra, đánh giá khối tài liệu bảo kho, kịp thời phát tìa liệu bị hư hỏng loại tài liệu hết giá trị… nhằm tiết kiệm tối đa mặt diện tích có kho lưu trữ tài liệu Tăng cường công tác quản lý, theo dõi, tổng kết để đánh giá hiệu công tác lưu trữ Để công tác lưu trữ ngày phát triển vào nề nếp Lãnh đạo Viện cần phải thắt chặt quy chế kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ Không đánh giá qua báo cáo tổng kết quý, năm mà lãnh đạo cần phải trực tiếp xuống kiểm tra thực tếc ông việc Yêu cầu việc tổng kết đánh giá phải tiến hành thường xuyên, liên tục nhiệm vụ quan trọng quan Qua tổng kết đó, lãnh đọa Viện đánh giá việc làm được, việc chưa làm để rút học kinh nghiệm lập kế hoạc sửa đổi năm Viện nên xây dựng kế hoạch chế độ khen thưởng kịp thời cho đơn vị cá nhân thực tốt công tác lưu trũ, đồng thời cần có hình thức kỷ luật với đơn vị, cá nhân chưa thực tốt công tác Đây hình thức nhằm khích kệ cán bộ, nhân viên thi đua thực tốt công tác lưu trữ - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Ngày nhu cầu tin học hóa ngày cao nên việc áp dụng cơng nghệ thông tin vào công tác lưu trữ điều cần thiết Cơng nghệ thơng tin góp phần nâng cáo chất lượng công tác lưu trữ Việc tin học hóa cơng tác lưu trữ khơng dừng lại việc xây dựng sở liệu mà cịn tham gia vào quy trình nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu tra tìm, khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ Tin học hóa giúp cho cán lưu trữ thao tác nhiều khâu nghiệp vụ nhanh gọn xác 29 TIỀU KẾT Chương III thực trạng ưu điểm, nhược điểm công tác lưu trữ Viện Hàn lâm giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác lưu trữ đưa công tác lưu trữ trở lên hồn thiện 30 KẾT LUẬN Qua chuyến tìm hiểu thực tế phòng Lưu trữ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Với đề tài nghiên cứu công tác lưu trữ hồ sơ Viện, phần giúp em hiểu biết thêm vốn kiến thức, lý luận thực tế công tác lưu trữ hồ sơ Viện, từ giúp cho em có thêm nhiều kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau Qua chuyến em phần tìm hiểu ưu điểm nhược điểm cịn thiếu sót cơng tác lưu trữ thời điểm nước nhà, đưa số giải pháp nhằm đẩy mạnh công tác lưu trữ Qua em xin gửi lời cảm ơn tới chị phịng lưu trữ Viện Hàn lâm tạo điều kiện giúp đỡ em nhiều trình tìm hiểu thu thập thơng tin nhằm phục vụ cho q trình viết báo cáo hoàn thành tốt nội dung Em xin trân thành cảm ơn 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nghiệp vụ Văn phịng cơng tác văn thư, lưu trữ - Nhà xuất lao động Giáo trình Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ - Hoàng Lê Minh 32 PHỤ LỤC • Sơ đồ cấu tổ chức Viện Hàn Lâm Hình ảnh Khâu chỉnh lý, phân loại tài liệu phòng làm việc Cán Lưu trữ Hình ảnh Kho Lưu trữ tài liệu tài Viện Hàn lâm Hình ảnh trình tìm khai thác tài liệu kho Lưu trữ tài liệu Viện Hàn lâm