Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHÂN I:KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤHUYỆN CHỢ ĐỒN 5 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện Chợ Đồn. 5 A. Khái quát chung về Huyện Chợ Đồn. 5 1. Vị trí địa lý 5 2. Địa hình, khí hậu, tài nguyên thiên nhiên 5 3. Điều kiện phát triển kinh tế xã hội 6 4. Đặc điểm dân cư huyện Chợ Đồn 6 5. Tài nguyên khoáng sản 7 B. Khái quát chung về UBND Huyện Chợ Đồn. 7 1. Vị trí, chức năng 7 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 3. Cơ cấu tổ chức 9 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ Huyện Chợ Đồn. 10 1. Vị trí, chức năng 10 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 10 2.1. Về tổ chức, bộ máy: 10 2.2. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp: 11 2.4. Về cán bộ, công chức, viên chức: 12 2.5. Về cải cách hành chính: 12 2.6. Về công tác văn thư, lưu trữ: 12 2.7. Về công tác tôn giáo: 12 2.8. Về công tác thi đua, khen thưởng: 13 2.9. Về công tác thanh niên: 13 3. Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn: 14 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ. 18 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 18 1.1 Vai trò của Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp giúp việc đảm bảo hậu cần cho UBND Huyện. 18 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 19 1.3. Sơ đồ công tác tổ chức hội nghị. 20 1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lánh đạo cơ quan. 21 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở. 22 1.6. khảo sát mô hình mô hình văn phòng của Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn. 23 2. Khảo sát về công tác văn thư. 24 2.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan. 24 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan: 25 2.2.1. Công tác ban hành và soạn thảo văn bản. 26 2.2.2. Quản lý giải quyết văn bản. 28 2.2.3. Quản lý con dấu. 29 3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 29 PHÂN IICHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦAPHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHỢ ĐỒN. 31 1. Giúp cơ quan xây dựng mẫu Lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác năm: 31 1.1 Mấu lịch công tác tuần của Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn. 31 1.2. Chương trình công tác năm của Phòng Nội vụ. 32 2. Giúp cơ quan mấu hóa một số, văn bản. 35 3. Quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan. 42 4. Xây dựng mồ hình văn phòng hiện đại cho cơ quan, ưu nhược điêm. 44 5. Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng của Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn. 44 Phần IIIKẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 48 I. Nhận xét, đánh giá chung về nhưng ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ huyện. 48 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: 49 LỜI CẢM ƠN 51 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC SV: Ma Văn Tâm Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Xã hội ngày phát triển, kéo theo quan, tổ chức không ngừng lên để hoàn thiện bắt kịp đà phát triển Trong năm gần đây, Việt Nam tích cực tham gia vào tổ chức kinh tế, thương mại, văn hóa, y tế, quân sự, ngoại giao… khu vực giới Ngày khẳng định vị nước có kinh tế phát triển trường quốc tế Điều chứng tỏ rằng, Việt Nam vươn mạnh mẽ hội nhập vào phát triển chung giới Để bắt kịp với phát triển đó, tổ chức, đơn vị cần phải làm tốt công tác quản lý có hoạt động quản lý nhà nước quản lý hành để giảm bớt gánh nặng người đứng đầu quan, tổ chức đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý Nghề văn phòng đời tất yếu khách quan xã hội ngành nghề khác xã hội, nghề văn phòng ngày phát triển có xu hướng đại hóa, xuất khắp nơi quan, tổ chức, đơn vị, công ty, xí nghiệp… Thực chủ trương, đường lối Đảng, Nhà nước cải cách hành quốc gia thời kì Công tác văn phòng góp phần tích cực vào việc thực chủ trương đó, cầu nối quan, tổ chức, giữ vai trò then chốt việc quản lý điều hành phát triển quan, đơn vị đất nước ta trình xây dựng công nghiệp hóa, đại hóa đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa mà Đảng, Nhà nước ta giữ gìn, bảo vệ suốt trình phát triển đất nước Bên cạnh đó, thực tốt công tác văn phòng đem lại hiệu suất hoạt động quản lý, lãnh đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Nhận thấy tầm quan trọng nhu cầu cần thiết xã hội việc sử dụng công tác văn phòng quan, đơn vị, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ( tiền thân Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW1) đưa vào giảng dạy chuyên ngành Hành văn phòng, ngày Quản trị văn phòng Để đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn nghiệp vụ SV: Ma Văn Tâm Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cao lĩnh vực văn phòng Từ ngày đưa chuyên ngành Quản trị văn phòng vào công tác đào tạo, đến Nhà trường đào tạo hàng nghìn sinh viên, học sinh có trình độ chuyên môn làm việc quan, tổ chức, bổ sung cho đất nước đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng với số lượng lớn, nhằm đáp ứng yêu cầu loại hình văn phòng thời kỳ Để giúp cho sinh viên nắm rõ công việc sau trường phải làm Và nắm bắt kỹ quản lý công tác văn phòng Ngoài việc giảng dạy cho sinh viên kiến thức chuyên môn giảng đường, Nhà trường tổ chức cho sinh viên ngành học thực tập ngành nghề quan, tổ chức Nhà nước, giúp cho sinh viên nắm bắt chuyên môn, nghiệp vụ, làm quen với môi trường công việc Đặc biệt xuất phát từ nguyên lý Đảng Nhà nước giáo dục - đào tạo giai đoạn “ Học đôi với hành”, lý thuyết kèm với thực tiễn Ngay từ đầu, Nhà trường xác định thực tập ngành nghề môn học nằm chương trình đào tạo Với mục đích giúp cho sinh viên làm sáng tỏ lý thuyết học giáo trình, sách bước đầu giúp cho sinh viên làm quen với áp lực va chậm với công việc Đây lần tập dượt cho sinh viên rèn luyện đạo đức, văn hóa ứng xử, kỹ nghề nghiệp tác phong làm việc cán văn phòng tương lai Được đồng ý giúp đỡ anh chị cán Phòng Nội Vụ Huyện Chợ Đồn phối hợp Nhà trường tạo điều kiện cho em thực tập Phòng Nội Vụ Huyện Chợ Đồn , giúp em hiểu rõ chuyên ngành mà em theo học trường Qua thời gian thực tập hai tháng Phòng Nôi Vụ Huyện Chợ Đồn, giúp em làm quen tiếp xúc với nhiều công việc văn phòng, tiếp xúc với loại văn bản, giấy tờ, nắm bắt số kỹ người cán văn phòng Để em có kết đánh giá tổng hợp kiến thức lĩnh hội, trau dồi quan thực tập cá nhân Qua em xin bày tỏ đánh giá đưa số đề xuất, giải pháp thân đê công tác văn phòng hoàn thiện Để thực tốt báo cáo thực tập em hướng dẫn SV: Ma Văn Tâm Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cô giáo Lâm Thị Thu Hằng giúp đỡ bảo tận tình cán bộ, nhân viên Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn Trong khoảng thời gian này, thân em nỗ lực phấn đấu không ngừng, học hỏi, tiếp thu kiến thức từ thực tế để tổng hợp hoàn thiện báo cáo Xong nội dung nghiên cứu, tìm hiểu rộng nên không tránh khỏi hạn chế thiếu sót định Em mong nhận góp ý, đánh giá bổ sung thầy, cô khoa, cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng để báo cáo em hoàn thiện nội dung hình thức trình bày Kết thúc đợt kiến tập cho em gửi lời cảm ơn chân thành lời chúc sức khỏe đến thầy cô, giảng viên khoa Quản trị văn phòng, ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên Phòng Nộ Vụ giúp em hoàn thành tốt khóa thực tập tốt nghiệp Đặc biệt, cho em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Chị Triệu Thị Hiền - chuyên viên người hướng dấn trực tiêp em thời gian vừa qua Bài báo cáo bố cục gồm phần : - Phần I: Khảo sát công tác văn phòng Phòng Nội Vụ Huyện Chợ Đồn Phần II: Nghiệp vụ hành Phòng Nội Vụ Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Phần IV : Phụ lục ( văn bản, sơ đồ ) Xin chân thành cảm ơn ! Chợ Đồn ,ngày tháng 05 năm 2016 Sinh viên Ma Văn Tâm SV: Ma Văn Tâm Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp STT 10 11 12 13 14 15 16 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Danh mục viết tắt TÊN LOẠI VĂN BẢN Văn hành Quyết định (cá biệt) Quy chế Quy định Thông báo Hướng dẫn Kế hoạch Phương án Đề án Báo cáo Biên Tờ trình Công điện Giấy uỷ quyền Giấy mời Giấy giới thiệu Giấy đường SV: Ma Văn Tâm CHỮ VIẾT TẮT QĐ QC QyĐ TB HD KH PA ĐA BC BB TTr CĐ UQ GM GT ĐĐ Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHÂN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN CHỢ ĐỒN I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Huyện Chợ Đồn A Khái quát chung Huyện Chợ Đồn Vị trí địa lý Huyện Chợ Đồn nằm phía Tây tỉnh Bắc Kạn, có diện tích tự nhiên 91.115,00 (ha) chiếm 18,75% diện tích tự nhiên tỉnh Bắc Kạn Huyện Chợ Đồn có thị trấn (Bằng Lũng) 21 xã Có ranh giới tiếp giáp sau: phía Bắc giáp huyện Ba Bể; phía Nam giáp huyện Chợ Mới; phía Đông giáp huyện Bạch Thông; phía Tây giáp tỉnh Tuyên Quang Trung tâm huyện lỵ thị trấn Bằng Lũng cách tỉnh Bắc Kạn khoảng 40km theo tỉnh lộ 257 Huyện Chợ Đồn có hệ thống giao thông đầy đủ với đường tỉnh lộ 254, 254B, 255, 257 … tuyến liên xã tương đối hoàn thiện tạo thuận lợi cho huyện giao lưu thương mại, phát triển kinh tế xã hội, du lịch… Như vậy, Chợ Đồn hội tụ đầy đủ điều kiện, yếu tố cần đủ vị trí địa lý, đặc biệt đường để phát triển kinh tế - xã hội nhanh bền vững bước phát triển trở thành đô thị trung tâm tỉnh Địa hình, khí hậu, tài nguyên thiên nhiên Huyện Chợ Đồn huyện miền núi vùng cao tỉnh Bắc Kạn, có độ cao giảm dần từ Bắc xuống Nam, từ Đông sang Tây với dạng địa hình phổ biến: địa hình núi đá vôi, địa hình núi đất, địa hình thung lũng Địa hình chia cắt mạnh hệ thống song suối dày đặc Khí hậu huyện Chợ Đồn chịu ảnh hưởng chung khí hậu Miền Bắc Việt Nam Được hình thành từ nhiệt cao đới chí tuyến thay hoàn lưu lớn theo mùa, kết hợp với điều kiện địa hình nên mùa đông (từ tháng 10 năm trước đến tháng năm sau) giá lạnh, nhiệt độ không khí thấp, khô hanh, có sương muối; mùa hè (từ tháng đến tháng 9) nóng ẩm, mưa nhiều Ngoài chênh lệch nhiệt độ theo mùa năm, khí hậu Chợ Đồn có đặc trưng khác sương mù Chợ Đồn có nguồn tài nguyên thiên nhiên SV: Ma Văn Tâm Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đa dạng phong phú: đất, nước, khoáng sản, rừng, du lịch…thuận lợi cho phát triển kinh tế Điều kiện phát triển kinh tế - xã hội * Về kinh tế: Những năm qua, kinh tế nông nghiệp, nông thôn huyện Chợ Đồn có chuyển biến rõ rệt Tiềm năng, lợi địa phương bước đầu khai thác có hiệu Huyện Chợ Đồn đẩy mạnh sản xuất nông nghiệp với phương châm đẩy nhanh ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào sản xuất, tăng cường đầu tư thâm canh, nâng cao thu nhập đơn vị diện tích canh tác Bên cạnh chế, sách hỗ trợ, khuyến khích phát triển sản xuất Nhờ đó, kết sản xuất nông lâm nghiệp có bước tiến vượt bậc Ngoài hoạt động khai thác khoáng sản, dịch vụ…cũng trọng * Về văn hóa, giáo dục, y tế: Giáo dục đào tạo trọng nâng cao chất lượng; công tác xóa đói giảm nghèo, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho người dân bước đạt nhiều kết đáng ghi nhận; phong trào văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao quần chúng phát triển rộng rãi Bên cạnh đó, công tác y tế, chăm sóc sức khỏe, phòng chống dịch khám chữa bệnh cho nhân dân quan tâm thường xuyên hơn; mạng lưới y tế sở củng cố * Về an ninh quốc phòng: Quốc phòng – an ninh giữ vững, trật tự an toàn xã hội đảm bảo Xây dựng nhiều phương án, kế hoạch để tổ chức phối hợp Đoàn thể ngành chức vận động nhân dân tham gia phòng chống tội phạm Công tác tuyển quân hàng năm thực tốt * Về xây dựng quyền cải cách thủ tục hành chính: Công tác cải cách hành quan tâm thực hiện, bước đầu đạt kết khả quan Quy trình thủ tục hành rà soát điều chỉnh theo hướng thuận tiện cho người dân Đặc điểm dân cư huyện Chợ Đồn Trải qua thời gian dài hình thành phát triển, ngày dân số Chợ Đồn lên tới khoảng 50.000 người, với dân tộc sinh sống: Tày, Nùng, Dao, Kinh Hoa SV: Ma Văn Tâm Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chiếm số dân đông huyện dân tộc Tày (khoảng 70%) Người Tày có mặt sớm chủ thể vùng đất Dân tộc Nùng chiếm phận nhỏ dân số (khoảng 1,7%) có mặt gần với thời người Tày Dân tộc Dao (chiếm 8,6%) đến sau thời gian thường sống vùng núi cao Dân tộc Kinh (khoảng 19,4 %) có mặt vùng vào khoảng kỷ XVII (theo Chiều Mạc) tăng lên vào đầu kỷ XX, thực dân Pháp mở khai thác nguồn tài nguyên khoáng sản nơi Từ năm 1960 trở đi, thực chủ trương Đảng Chính phủ, đồng bào miền xuôi tình nguyện lên khai hoang, phát triển kinh tế Cũng từ số lượng người Kinh tiếp tục tăng lên Tài nguyên khoáng sản Chợ Đồn hai khu vực tập trung tài nguyên khoáng sản tỉnh Bắc Kạn (Chợ Đồn Ngân Sơn – Na Rì) Những khoáng sản có tiềm sắt, chì, kẽm vật liệu xây dựng có trữ lượng lớn Những mỏ thăm dò có trữ lượng lớn mỏ Bằng Lũng khoảng 5.032 nghìn có hàm lượng Pb 3,71 – 4,61% Zn 1,31 – 1,60% với quặng ôxít Pb 5,51 – 9,5% Zn 3,33 – 4,25% với quặng sunphua, mỏ Chợ Điền thuộc xã Bản Thi khoảng 10 triệu với hàm lượng 3-24% (Pb+Zn) Nhóm phi kim loại theo đánh giá sơ huyện có nhiều núi đá vôi, đất sét, đá hoa cương… Tại vùng Bản Khắt (xã Quảng Bạch) có khoảng 200 triệu m3 chiếm gần 70% trữ lượng đá vôi tỉnh, thôn Phiêng Liềng (xã Ngọc Phái) có khoảng 32 triệu m , nguồn tài nguyên lớn để sản xuất vật liệu xây dựng Nguồn tài nguyên khoáng sản lợi lớn để Chợ Đồn phát triển ngành công nghiệp khai khoáng, công nghiệp vật liệu xây dựng, bước tích lũy xây dựng ngành công nghiệp khác sau B Khái quát chung UBND Huyện Chợ Đồn Vị trí, chức Căn vào Hiến pháp, pháp luật hành luật tổ chức HĐND UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn HĐND cấp bầu, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân SV: Ma Văn Tâm Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cấp quan nhà nước cấp UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở UBND huyện Chợ Đồn tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ; thực nhiệm vụ, quyền hạn theo Hiến pháp, luật văn quan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa phòng chống biểu quan liêu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm biểu tiêu cực khác cán bộ, công chức máy quyền huyện UBND huyện Chợ Đồn chịu đạo UBND tỉnh Bắc Kạn Hiệu hoạt động UBND đảm bảo hiệu hoạt động tập thể UBND thành viên khác UBND quan chuyên môn Trong hoạt động UBND phối hợp chặt chẽ với ban thường trực UBMTTQ Việt Nam thành viên mặt trận, tổ chức xã hội khác chăm lo bảo vệ lợi ích người dân, vận động nhân dân tham gia vào việc QLNN thực nghĩa vụ với nhà nước, kiểm tra việc thực văn Trong phạm vi quyền hạn pháp luật quy định, UBND huyện định, thị tổ chức thực Nhiệm vụ, quyền hạn Theo luật tổ chức HĐND UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn thực nhiệm vụ quyền hạn quy định từ điều 97 đến 110, cụ thể sau: - Trong lĩnh vực kinh tế; - Trong lĩnh vực nông lâm ngư nghiệp, thủy lợi; - Trong lĩnh vực công nghiệp, thủ công nghiệp; - Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải; - Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch; SV: Ma Văn Tâm Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A - Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, xã hội, thông tin thể thao; - Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường; - Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự an toàn xã hội; - Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo; - Trong việc thi hành pháp luật; - Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính; Cơ cấu tổ chức UBND huyện Chợ Đồn có cấu tổ chức quyền sau: - Phòng Nội vụ; - Văn phòng HĐND UBND; - Phòng công thương; - Phòng Tài – Kế hoạch; - Phòng Kinh tế hạ tầng; - Phòng Dân tộc; - Phòng Văn hóa – Thông tin Thể thao; - Phòng Lao động – Thương binh Xã hội; - Phòng Tài nguyên – Môi trường; - Phòng Tư pháp; - Phòng Y tế; - Phòng Giáo dục; - Ban quản lý dự án; - Phòng tra; - Nông nghiệp & phát triển nông thôn; - Đài phát truyền hình; * Sơ đồ cấu tổ chức UBND Huyện Chợ Đồn ( xem phụ lục I ) SV: Ma Văn Tâm 10 Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo quy định quản lý sử dụng dấu Nhà nước + Công việc văn thư nhiều cán văn thư xếp thực cách khoa học, nề nếp ý thức làm việc đặt lên hàng đầu + Tổ chức văn thư theo hình thức tập trung khép kín giúp quan thống việc quản lý văn đi, đến Số lượng văn thống kê, giúp cho việc tra tìm văn đi, đến, kiểm tra chất lượng, quy trách nhiệm dễ dàng va thuận tiện - Công tác lưu trữ + Cơ quan có biện pháp tích cực việc bảo quản tài liệu lưu trữ, thiết bị phục vụ cho kho lưu trữ + Hệ thống thiết bị phòng cháy chữa cháy nâng cấp đại, đảm bảo an toàn cho tài liệu người + Tài liệu xếp gọn gàng theo hệ thống định * Nhược điểm - Đội ngũ nhân văn phòng + Lãnh đạo văn phong thường xuyên phải họp, giải nhiều việc việc theo dõi kiểm tra hoạt động nhân viên chưa sát + Lãnh đạo quản lý chưa thật chi tiết, quản lý trình đánh giá tổng kết + Cán bộ, nhân viên văn phòng chưa chấp hành nghiêm chỉnh quy định quan Văn hóa công sở - Việc thực chức văn phòng + Công tác tham mưu tổng hợp đạt nhiều kết tốt thực chưa tốt công việc như: công tác tổ chức hội nghị, chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo chậm + Cách bố trí phòng làm việc chưa thật khoa học + Các chuyên viên soạn thảo chưa linh hoạt việc cập nhật quy định Nhà nước soạn thảo văn + Thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định cũ nên chưa thực quy định hành SV: Ma Văn Tâm 47 Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Việc kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn chưa thực tốt - Công tác văn thư + Việc đăng ký văn đi, văn đến máy tính gặp nhiều khó khăn bị lỗi mạng không kiểm soát hết văn bản, nhiều đơn vị gọi điện tìm hiểu số văn tìm thấy phần mềm chưa kịp xử lý - Công tác lưu trữ + Công tác thu thập, bổ sung tài liệu chậm, nhiều đơn vị chưa giao nộp tài liệu hết thời gian quy định + Việc giao nhận tài liệu vào lưu trữ quan sử dụng hình thức giao nhận miệng, quen biết mà bỏ qua khâu lập biên bản, kiểm tra tài liệu tài liệu bị thiếu sót, thất lạc + Một số đồ dung, dụng cụ, trang phục lao động cán thiếu, chưa đầy đủ + Công tác chỉnh lý tài liệu chưa lưu trữ quan thực Tất hồ sơ đưa vào lưu trữ chỉnh lý sơ phận văn thư, phận lưu trữ kiểm tra đưa vào kho lưu trữ bảo quản không chỉnh lý tài liệu + Tài liệu xếp dạng tập lưu nên tra tìm tài liệu vấn đề, kiện định gặp khó khăn + Công tác quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ nhiều hạn chế Qua thấy số thực trạng tồn tạị quan ảnh hưởng tới công việc gây khó khăn cho cán bộ, công nhân viên làm việc Sau em xin đưa số giải pháp cho Phòng Nội vụ vơi hy vọng góp phần nhỏ ý kiến vào quan SV: Ma Văn Tâm 48 Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Phòng Nội vụ huyện * Ưu điểm: - Công tác văn phòng Phòng Nội vụ huyện quan tâm , đạo, kiểm tra hướng dẫn; quán triệt đên cán bộ, nhân viên văn phòng.Tạo sở vật chất , trang thiết bị đảm bảo cho công tác văn phòng quan hoạt động cách hiệu - Công tác tham mưu, tổng hợp thực theo quy định, đảm bảo an ninh trật tự văn phòng - Thực tốt quy chế, nội quy đề ra, xây dựng lịch công tác tuần, tháng, quý năm, tổ chức họp giao ban, hội nghị… theo quy định -Thực tốt khâu nghiệp vụ văn phòng theo quy định nhà nước nhằm phát huy nhiệm vụ văn phòng - Các văn phòng Nội vụ soạn thảo nhìn chung thẩm quyền quy định nhà nước pháp luật -Công tác tiếp nhận chuyển giao văn thực theo quy trình thủ tục; văn xếp tương đối hợp lý; số văn lập hồ sơ; văn có giá trị biên mục bảo quản kho lưu trữ *Nhược điểm - Một số khâu nghiệp vụ chưa làm tốt : Công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu; tài liệu xếp lộn xộn, chưa phân loại riêng; văn có giá trị pháp lý cao chưa xếp hợp lí bảo quản riêng -Tài liệu xếp chưa khoa học hợp lí; khó cho việc kiểm tra, quản lí tra tìm tài liệu.Văn thiếu xót ngày không lưu chính, việc ghi số ký hiệu văn có nhầm lẫn Công tác lập hồ sơ chưa hành; Khâu chuyển giao văn chưa kịp thời số cán đào tạo không chuyên ngành gặp số khó khăn việc xử lý SV: Ma Văn Tâm 49 Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn mang tính chuyên môn ngành nghề - Cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu công tác văn thư lưu trữ quan Chưa áp dụng phần mềm quản lí văn bản, lập hồ sơ gặp nhiều khó khăn hạn chế, kho lưu trữ trật hẹp không thường xuyên bảo quản quét dọn; trang thiết bị hỗ trợ bảo quản quạt thông gió,… Còn thô sơ cũ chưa có cán chuyên trách công tác lưu trữ - Tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý; Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ chỉnh lý nhiều hạn chế Việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ áp dụng theo phương pháp truyền thống nhiều thời gian mà không hiệu - Phòng làm việc phận văn thư chưa có điều hòa mà sử dụng hệ thống quạt trần nên nhiều thực công việc làm bay giấy tờ, gây cản trở cho công việc gây áp lực tinh thần làm việc mùa hè nóng nực - Một số máy móc, trang thiết bị văn phòng ( máy photocopy) cũ chưa thay Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư thiếu như: phòng văn thư thiếu máy in, loại giá, tủ đựng tài liệu hạn chế - Hầu hết cán bộ, nhân viên văn phòng có trình độ đại học, cao đẳng số trường hợp công việc không với chuyên ngành đào tạo (cán chuyên ngành sư phạm, kỹ sư xây dựng ) - Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa đồng Trong công tác văn thư, việc đăng ký văn số chưa thực máy tính, chưa áp dụng rộng rãi, từ dẫn đến hiệu không cao - Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan chưa tiến hành triệt để, có nhắc nhở lãnh đạo văn phòng Bên cạnh đó, hình thức tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ nhiều hạn chế, chưa có phòng đọc chuyên dụng II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: Qua nhược điểm trên, theo đánh giá cá nhân, em xin đề xuất SV: Ma Văn Tâm 50 Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội số giải pháp nhằm cho công tác hành Phòng Nội vụ - Hiện nay, trang thiết bị cung cấp đầy đủ số lượng số máy chất lượng không ban đầu, ảnh hưởng đến công việc Vì mà phận Tin học, quản lý sở vật chất Ủy ban nhân dân Huyện cần quan tâm nhiều đến vấn đề máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công việc - Soạn thảo văn hướng dẫn công tác hành chính, cụ thể nghiệp vụ hành cho đơn vị, phận - Lãnh đạo quan tổ chức soạn thảo, ban hành văn văn thưlưu trữ nhiền tiến hành kiểm tra nghiệp vụ, kiểm tra văn thường xuyên - Tổ chức buổi tập huấn công tác hành văn phòng cho cán bộ, nhân viên văn phòng - Phòng Nội vụ cần có biện pháp quan tâm đến công tác tổ chức máy làm việc đơn vị để nâng cao hiệu công việc - Bố trí cán Lưu trữ không kiêm nhiệm, thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, theo dõi công tác văn thư, lưu trữ - Cần chỉnh lý tài liệu thường xuyên - Cần lập danh mục hồ sơ, để làm tốt công tác Văn thư, lưu trữ, quán triệt tới cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ - Có mức khen thưởng thích đáng cho cán bộ, nhân viên hoàn thành tôt nhiệm vụ giao - Quan tâm việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ Nên nghiên cứu, xây dựng vận dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư, lưu trữ - Việc sử dụng trang thiết bị quan trọng, mà quan nên đầu tư thêm nhiều trang thiết bị hiệu công việc nâng cao - Thường xuyên theo sát, nắm bắt rõ tình hình thực tế mặt hoạt động công tác hành văn phòng Phòng để hạn chế khuyết điểm, nâng cao ưu điểm, tạo tiền đề phát triển Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn SV: Ma Văn Tâm 51 Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Sau hai tháng thực tập Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn, em cảm thấy tầm quan trọng công tác văn phòng hoạt động điều hành quản lý nói chung Nó có vai trò vô quan trọng công việc lãnh đạo cấp ủy Trong suốt trình thực tập, em tiếp xúc làm quen với nhiều công việc thực tế quan, cụ thể phận văn phòng Em hiểu, thấm thía câu nói “Học đôi với hành”, “Lý thuyết gắn liền với thực tiễn” Có thể nói, chân lý sinh viên nói chung thân em nói riêng Việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn điều cần thiết Tuy nhiên, trình thực tập, em nhận thấy lý thuyết cung cấp môi trường nhiều điểm khác so với công việc thực tế Vì đòi hỏi sinh viên phải có linh hoạt, chủ động tình phải có quan sát, học hỏi từ cán bộ, nhân viên trực tiếp hướng dẫn Kết thúc đợt thực tập, em xin đúc rút kiến thức, kinh nghiệm học hỏi vào thu hoạch nhằm tổng kết lại trình thực tập Phòng Nội vụ Huyện Mặc dù cố gắng hết mình, báo cáo tránh khỏi thiết sót, hạn chế Kính mong bảo, giúp đỡ thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng để báo cáo em tốt Qua báo cáo thực tập, cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo, cô giáo khoa Quản trị Văn phòng Đồng thời, cho em gửi lời cảm ơn tới cán bộ, nhân viên Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn toàn thể quan UBND Huyện giúp em hoàn thành tốt khóa thực tập Xin chân thành cảm ơn ! Chợ Đồn, ngày tháng 05 năm 2016 Sinh viên Ma Văn Tâm SV: Ma Văn Tâm 52 Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC I: Sơ đồ cấu tổ chức UBND Huyện Chợ Đồn UBND HUYỆN HĐND CHỦ TỊCH CÁC PHÓ CHỦ TỊCH CÁC PHÒNG BAN TRỰC THUỘC VĂN PHÒNG HDNN-UBND PHÒNG NỘI VỤ PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH & XÃ HỘI PHÒNG THANH TRA PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH ĐÀI PHÁT THANH – TRUYỀN HÌNH PHÒNG CÔNG THƯƠNG PHÒNG TƯ PHÁP PHÒNG NN &PTNT PHÒNG VĂN HÓA THÔNG TIN PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN PHÒNG DÂN TỘC PHÒNG TÀI NGUYÊN & MÔI TRƯỜNG PHÒNG Y TẾ PHÒNG KINH TẾ HẠ TẦNG SV: Ma Văn Tâm Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Ma Văn Tâm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC II: sơ đồ tổ chức máy Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn TRƯỞNG PHÒNG PHÓ PHÒNG CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN NV Hợp đông SV: Ma Văn Tâm Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC III Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND huyện Chợ Đồn Gửi văn yêu cầu các Phòng đăng ký chương trinh công tác Nộp đăng ký chương trình công tác về Văn phòng để tổng hợp Dự thảo chương trình công tác Gửi dự thảo đến đơn vị xin ý kiến đóng góp Hoàn chỉnh bản dự thảo và trình lánh đạo ủy ban phê duyệt ban hành Lãnh đạo UBND xem xét và phê duyệt Ban hành chương trình công tác thường kỳ SV: Ma Văn Tâm Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Ma Văn Tâm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC IV Sơ đồ tổ chức hội nghị lập kế hoạch xây dựng chương trình hội nghị chuẩn bị địa điểm chuẩn bị kinh phí chuẩn bị tài liệu tiến hành hội nghị đón khách lễ tân ghi biên phát tài liệu cho đại biểu điểm danh đại biểu tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu,thông báo ct tuyên bố bế mạc hội nghị điều hành việc phát biểu tham luận đại biểu điều hành hội nghị thu dọn hội trường lập hồ sơ hội nghị toán kinh phí báo cáo kết hội nghị SV: Ma Văn Tâm Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC V: Tổ chức chuyến công tác cho lánh đạo quan Chuyến công tác cho lãnh đạo -Lập kế hoạch chuyến công tác -Thông báo thành viên, thời gian địa điểm -Nội dung chuyến công tác -Soạn thảo văn bản, ủy quyền -Đôn đốc nhắc nhở đơn vị hoàn thiện văn bản, dự trù kinh phí , phương tiện -Tổ chức hội ý lãnh đạo để thủ trưởng cho ý kiến đạo công việc lãnh đạo công tác -Báo cáo văn thời gian, phân công công việc -Thường xuyên liên lạc với lãnh đạo -Thông báo kết công tác cho toàn quan -Nội dung kết chuyến công tác -Quyết toán kinh phí chuyến công tác -Lập hồ sơ rút kinh nghiệm cho chuyến công tác Trước chuyến công tác Sau chuyến công tác Trong chuyến công tác SV: Ma Văn Tâm Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Ma Văn Tâm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC VI: Mô hình văn phòng đại Bàn tiếp khách.5 Tủ đựng văn Ghế tiếp khách.6 Máy photocoppy Bàn làm việc chuyên viên.7 Máy lọc nước Ghế làm việc.8 Điều hòa SV: Ma Văn Tâm Lớp CĐ Quản trị văn phòng 13A