Báo cáo kiến tập hành chính văn phòng tại UBND xã dân TIẾN (Hệ trung cấp)

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến 3 1. Chức năng của UBND xã 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Dân Tiến 4 3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến 4 II. Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Dân Tiến 5 1. Chức năng nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã 5 2. Bản mô tả công việc của Văn phòng UBND xã: 6 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành chính văn phòng của UBND xã Dân Tiến 7 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 7 1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 7 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan . 8 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị công tác 11 1.3.1. Tổ chức Hội nghị Tổng kết Công tác năm 2014 11 1.3.2. Quy trình tổ chức hội nghị 11 1.3.3. Mục lục văn bản hồ sơ tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 2014 của UBND xã 12 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 12 1.5 Đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND xã 12 1.6. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng UBND xã 13 2. Khảo sát về công tác Văn thư 14 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 14 2.2. Trách nhiệm của Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 15 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 15 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 17 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 36 I. Nhận xét về công tác văn phòng của UBND xã 36 II. Đề xuất 36 KẾT LUẬN 38 PHỤ LỤC 40

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến 3

1 Chức năng của UBND xã 3

2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Dân Tiến 4

3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến 4

II Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Dân Tiến 5

1 Chức năng nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã 5

2 Bản mô tả công việc của Văn phòng UBND xã: 6

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành chính văn phòng của UBND xã Dân Tiến 7

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 7

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 7

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 8

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị công tác 11

1.3.1 Tổ chức Hội nghị Tổng kết Công tác năm 2014 11

1.3.2 Quy trình tổ chức hội nghị 11

1.3.3 Mục lục văn bản hồ sơ tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 2014 của UBND xã 12

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 12

1.5 Đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND xã 12 1.6 Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng UBND xã 13

2 Khảo sát về công tác Văn thư 14

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 14

2.2 Trách nhiệm của Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn

thư 15

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 15

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 17

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 36

I Nhận xét về công tác văn phòng của UBND xã 36

II Đề xuất 36

KẾT LUẬN 38

PHỤ LỤC 40

LỜI NÓI ĐẦU

Quản lý hành chính Nhà nước là một trong những chức năng cơ bản của mọi Nhànước và trong tất cả các thời đại lịch sử loài người từ khi xuất hiện Nhà nước cho đếnnay Đối với Nhà nước Việt Nam ra đời từ năm 1945 đến nay chức năng này được quyđịnh trong các bản Hiến pháp (1946; 1959; 1980; 1992 sửa đổi bổ sung năm 2001) Vìvậy dù bất kỳ giai đoạn lịch sử nào trong quá trình hình thành và phát triển Nhà nước tacông tác Quản trị văn phòng có vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý Hànhchính Nhà nước nói chung và công cuộc cải cách hành chính nói riêng Làm tốt công tácnày sẽ góp phần giải quyết công việc ở mỗi cơ quan, đơn vị một cách nhanh chóng chínhxác nhằm xây dựng công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước

Nhằm đáp ứng tốt công tác Quản trị văn phòng trong giai đoạn hiện nay và trongyêu cầu quản lý Nhà nước của các cấp các ngành, các cơ quan, đơn vị, tổ chức và đội ngũcán bộ chuyên môn

Thực hiện chủ trương và kế hoạch đào tạo của nhà trường với phương châm "Học

đi đôi với hành gắn lý thuyết vào thực tiễn" và để đảm bảo mục tiêu cũng như chất lượngđào tạo của trường Hàng năm trường tổ chức cho học sinh đi thực tập ở các cơ quan.Qua đợt thực tập này nhà trường muốn học sinh tự làm quen với các công việc của mìnhtrong tương lai Đồng thời qua đó củng cố kiến thức trao đổi và học hỏi kinh nghiệmngoài thực tế ở các cơ quan để chúng em có dư tự tin khi ra trường

Được sự nhất trí của cơ quan em đã về thực tập tại văn phòng UBND xã Dân Tiếnhuyện Võ Nhai tỉnh Thái Nguyên với thời gian từ ngày 09 tháng 3 đến ngày 10 tháng 5năm 2013

Với kiến thức cơ bản tích luỹ trong 02 năm ngồi trên ghế nhà trường cùng với quátrình khảo sát nghiên cứu đi sâu vào thực tế tại cơ quan, được sự hướng dẫn chỉ bảo củacán bộ văn phòng trong UBND xã Dân Tiến đã giúp em nắm rõ hơn về vai trò và nhiệm

vụ của công tác quản trị văn phòng trong cơ quan nhằm nâng cao năng lực và rèn luyện

phòng Về bố cục báo cáo được chia làm 03 phần:

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng UBND xã Dân Tiến

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan

1 Chức năng nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng

2 Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng

III: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòngcủa cơ quan

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

2 Khảo sát về công tác văn thư

3 Khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

Phần II: Chuyên đề thực tập nghiệp vụ hành chính của cơ quan

1 Xây dựng mẫu các văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của cơ quan

2 Xây dựng Quy chế văn hóa công sở của cơ quan

Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị

Chúng em đã trải qua thời kỳ học trung cấp nhưng trong viết báo cáo thực tập tốtnghiệp mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng vẫn còn nhiều thiếu sót chưa đáp ứng đượchết những yêu cầu mà khoa và nhà trường đặt ra

Vậy em kính mong các thầy cô giáo xem xét, đánh giá và góp ý chân thành để bàibáo cáo của em được hoàn thiện hơn

Qua đây em cũng xin cảm ơn các thầy cô đã tạo điều kiện cho em có cơ hội đượctiếp xúc với công việc thực tế Qua đó em cũng đã học hỏi thêm được nhiều về công tácnghiệp vụ của mình

Em xin chân thành cảm ơn các đồng chí trong cơ quan đặc biệt là đồng chí Lê VănThành cán bộ văn phòng thống kê của HĐND - UBND xã Dân Tiến nơi em thực tập đãquan tâm hướng dẫn nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập và viết bài báo cáonày

Dân Tiến, ngày 04 tháng 6 năm 2015

Sinh viên Hoàng Văn Hùng

PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HÀNH CHÍNH VĂNPHÒNG

CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN

* Đặc điểm tình hình của xã Dân Tiến

Xã Dân Tiến là một xã vùng sâu vùng xa nằm ở phía Đông nam của huyện VõNhai, cách trung tâm huyện 15km Xã Dân Tiến tiếp giáp với các xã như sau:

Phía bắc tiếp giáp với xã Phương Giao,

Phía tây tiếp giáp với xã Liên Minh, Tràng xá,

Phía đông tiếp giáp với xã Bình Long,

Phía nam tiếp giáp với xã Canh Nậu - Yên Thế - Bắc Giang

Xã Dân Tiến có tổng diện tích tự nhiên là 5473.83 ha, xã có 1.480 hộ với6.469 khẩu, có 7 dân tộc cùng chung sống xen kẽ với nhau đó là: kinh, Tày, Nùng,Dao, Cao Lan, Hoa, H’mông

Cả xã có 12 bản và bản của đồng bào H’mông di cư di canh đến từ TuyênQuang vào năm 1997

Nền sản xuất chính là Nông - Lâm nghiệp - Chăn nuôi gia súc gia cầm và kinhdoanh dịch vụ nhỏ

Trình độ dân trí không đồng đều, đời sống của nhân dân các dân tộc còn gặpnhiều khó khăn, tỷ lệ hộ nghèo còn cao nhưng có tinh thần đoàn kết các dân tộc,tích cực lao động sản xuất Luôn chấp hành và thực hiện các chủ trương chính sáchpháp luật của Đảng, Nhà nước Tình hình an ninh, chính trị được ổn định quốcphòng được củng cố, nhân dân các dân tộc luôn tin tưởng vào sự lãnh đạo củaĐảng, chính sách phát luật của nhà nước

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến

1 Chức năng của UBND xã

Ủy ban nhân dân cấp xã là cơ quan chủ quản thực hiện chức năng quản lý nhà nước

ở địa phương, là nơi tiếp xúc gần với nhân dân nhất và thực hiện một số nhiệm vụ, quyềnhạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật;góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa

Ủy ban nhân dân cấp xã chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và côngtác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướngdẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dâncấp huyện.

2 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Dân Tiến

Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã được quy định tại điều 111 đến 118của Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 10 tháng 12 năm 2003 UBND xã là cơquan chấp hành của HĐND xã Thực hành quản lý hành chính Nhà nước ở địaphương trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá xã hội

Tổ chức chỉ đạo việc thi hành hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quanNhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp

Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo quy định.Thực hiện các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, y tế, thể dục, thểthao trên địa bàn xã

Cấp giấy khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm và tranh chấp nhỏtrong nhân dân, tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, quyền làm chủ tố cáo và các kiếnnghị của nhân dân theo thẩm quyền

Phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngănngừa phòng chống các biểu hiện quan liêu hách dịch cửa quyền, tham nhũng lãng phíxây dựng và phát triển địa phương về mọi mặt nhằm thực hiện lợi ích thiết thực của nhândân

Trong phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định UBND xã có quyền ban hành vănbản quyết định và một số văn bản quy phạm pháp luật cũng như văn bản hành chínhkhác để thực hiện quản lý hành chính Nhà nước ở địa phương Tổ chức thực hiện vàkiểm tra việc thực hiện các văn bản đó

Như vậy tuỳ theo chức năng nhiệm vụ cụ thể các bộ phận chuyên môn mà cácphòng ban thực hiện đầy đủ nhiệm vụ quyền hạn của mình

3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến

UBND xã do HĐND xã bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND thực hiện nguyêntắc tập chung dân chủ, các uỷ viên UBND xã do HĐND xã bầu ra gồm 03 uỷ viên:

UBND xã có bộ máy cơ bản giữ được ổn định có bước chuyển biến tích cực trongđiều hành quản lý, tổ chức thực hiện có hiệu quả những mục tiêu Nghị quyết của đại hộiđảng bộ đề ra và phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh

* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã

b Về nhiệm vụ:

+ Đối với chức năng tham mưu tổng hợp

Văn phòng UBND xã có một số nhiệm vụ cơ bản sau:

- Giúp lãnh đạo xây dựng các chương trình công tác toàn nhiệm kỳ, hàng năm, 6tháng, quý, tuần

- Theo dõi nắm tình hình các ban chức năng và báo cáo tiến độ thực hiện công việccho chủ tịch UBND xã, giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách cấp giấy giới thiệu, trả lời vàgiải quyết các đề nghị, kiến nghị của dân

- Chuẩn bị tài liệu cần thiết trong các cuộc họp và trong việc giải quyết các côngviệc hàng ngày của uỷ ban

- Làm công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý văn bản, tiếp dân, làmcông tác văn thư, đánh máy đề xuất các ý kiến giải quyết công việc hàng ngày

- Tổ chức điều hành các cuộc họp, hội nghị, ghi biên bản hội nghị

* Sơ đồ hóa văn phòng UBND xã:

- Tham mưu cho UBND về công tác hành chính của cơ quan

- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính

2 Quyền hạn:

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong văn phòng

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viêntrong phòng, chuẩn bị hội trường cho cuộc họp, hội nghị

- Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánhgiá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong cơ

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan

Chúng ta không thể phủ nhận chức năng của văn phòng trong công tác tham mưutổng hợp cũng như các công việc khác, văn phòng có chức năng cực kỳ quan trọng trongmỗi cơ quan hành chính nói chung và với UBND nói riêng

Nhiệm vụ lớn nhất và khó khăn nhất của văn phòng là: "tham mưu tổng hợpcho UBND về hoạt động của UBND" Tham mưu tổng hợp có nghĩa là tham mưungay chính trong nhiệm vụ tổng hợp, vì tổng hợp không phải đơn thuần chỉ là kếtquả của phép cộng mà phải hàm chứa chất liệu tham mưu đề xuất giải pháp xử lýcông việc ngay trong công tác tổng hợp chứ không phải tổng hợp riêng rẽ Đã vậy,tham mưu tổng hợp không phải chỉ ở một lĩnh vực hạn chế nào đó mà phải về hoạtđộng (một khái niệm rộng trong quản lý nhà nước) ở một cấp chính quyền baogồm cả về kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh trật tự, quốc phòng địa phương, tàinguyên, môi trường có nghĩa là tất cả những hoạt động của đời sống xã hội diễn

ra hàng ngày, hàng giờ ở địa phương như thế nào thì hoạt động của UBND phảithực hiện trách nhiệm và thẩm quyền quản lý đến đó Muốn làm nhiệm vụ thammưu tổng hợp, văn phòng tất nhiên không làm thay nhiệm vụ của các cơ quanchuyên môn khác nhưng đòi hỏi phải có một trình độ năng lực tổng hợp thực sự

về quản lý nhà nước, thường xuyên cập nhật thông tin, hiểu biết phong phú xã hội

và sâu sát tình hình địa phương, cụ thể là: xây dựng quy chế làm việc, các chươngtrình công tác, phân rõ thẩm quyền, trách nhiệm giải quyết công việc và trong mốiquan hệ của UBND với cả hệ thống chính trị - xã hội ở địa phương nhất là phải thể

hiện được sự quan tâm gắn bó chặt chẽ và bảo vệ quyền lợi chính đáng của quầnchúng, thực hiện vị trí là "đầu mối công việc" và vai trò "thừa lệnh" UBND trongthực thi công vụ

Nhiệm vụ "Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND vàUBND" nhưng trong tình hình mới cũng không dễ dàng thực hiện, vì đi vào tiếntrình cải cách hành chính hiện nay không thể mua sắm tài sản công bằng tình cảm,duy ý chí mà đòi hỏi phải trên cơ sở khoa học để vừa thực hành tiết kiệm lại bảođảm nguyên tắc tài chính đồng thời bắt kịp với các thiết bị văn phòng mới trongthời đại kỹ thuật số, đáp ứng yêu cầu hiện đại văn minh công sở theo quy định củanhà nước trong công cuộc hội nhập quốc tế là nhiệm vụ không đơn giản, làmkhông đúng thì thiệt hại cho công việc và tài sản không phải là ít, văn phòng nhấtthiết phải xem nhiệm vụ bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho một cấp chính quyền

ở địa phương là cực kỳ quan trọng

Ví dụ: Trong cơ quan Văn phòng luôn là bộ phận cực kỳ quan trọng trongviệc tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan, đảm bảo hậu cần cho cơ quanduy trì tốt lề lối làm việc

Lão đạo cơ quan em là một người cũng có tuổi nên việc tìm kiếm thông tintrên mạng là rất khó khăn, việc cập nhật các văn bản mới trên mạng đều phải nhờđến cán bộ văn phòng tìm kiếm các văn bản mà lãnh đạo cần Tiếp nữa là các giaodịch của các công ty ngoài tỉnh thì không phải lúc nào cũng gặp mặt để giao dịchvăn bản được mà phải gửi bằng email, do vậy mỗi khi lãnh đạo cần gửi các vănbản cho các công ty cần giao dịch thì phải nhờ đến văn phòng gửi email

Thông qua văn phòng mà các giao dịch của lãnh đạo được xuôn sẻ, các cuộc đàmphán ở xã thành công, vì vậy chúng ta không thể phủ nhận vai trò tham mưu tổng hợpquan trọng của Văn phòng

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan

a Quy trình xây dựng chương trình công tác năm

Văn phòng sẽ chủ trì việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác củaUBND và theo dõi, đôn đốc, đánh giá thực hiện chương trình, kế hoạch công tác

đó sau khi được lãnh đạo UBND quyết định; kiến nghị với lãnh đạo các giải phápbảo đảm thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và cân đối cácnhiệm vụ được giao Trường hợp có sự điều chỉnh chương trình, kế hoạch công táccủa UBND, Văn phòng thông báo kịp thời đến các đơn vị và cá nhân liên quan).

Tại cơ quan vào tuần cuối cùng của tháng 10 hàng năm, các ban ngành trìnhlãnh đạo những vấn đề cần đưa vào kế hoạch năm sau Tuần cuối tháng 11 căn cứvào đề nghị của các ban ngành trong UBND, Văn phòng chủ trì việc tổng hợp dựthảo kế hoạch năm của UBND để trình lãnh đạo quyết định

Trước khi trình lãnh đạo, Văn phòng gửi dự thảo kế hoạch năm cho các banngành tham gia ý kiến Chậm nhất là 7 ngày kể từ ngày nhận được bản thảo, thủtrưởng các đơn vị có trách nhiệm xem xét, phản ánh cho Văn phòng những vấn đềcần sửa đổi, bổ sung Trên cơ sở đó, Văn phòng hoàn chỉnh văn bản và trình lãnhđạo thông qua tại phiên họp đầu tháng 12

b Quy trình xây dựng chương trình công tác quý

Vào tháng cuối của mỗi quý, các đơn vị chủ động đánh giá tình hình thựchiện kế hoạch công tác 6 tháng và xem xét các vấn đề mới phát sinh để đề nghịđiều chỉnh kế hoạch công tác quý sau và gửi cho Văn phòng trước ngày 10 củatháng cuối quý

Trước ngày 15 của tháng cuối quý, Văn phòng tổng hợp kế hoạch công tácquý sau của UBND , trình lãnh đạo xem xét, quyết định Chậm nhất là ngày 25 củatháng cuối quý, Văn phòng phải gửi kế hoạch công tác quý sau cho lãnh đạo để chỉđạo, đồng thời gửi cho các đơn vị trực thuộc UBND để thực hiện

c Quy trình xây dựng chương trình công tác tháng

Hàng tháng các đơn vị căn cứ vào kế hoạch công tác quý để xây dựng vàtriển khai thực hiện kế hoạch công tác tháng

Các đơn vị thuộc sẽ phải báo cáo cho UBND kế hoạch tháng trước ngày 15hàng tháng, văn bản báo cáo đều phải gửi qua Văn phòng UBND Sau đó Vănphòng tổng hợp kế hoạch công tác tháng sau trình lãnh đạo xét duyệt Trước ngày

30 hàng tháng, kế hoạch phải gửi đến lãnh đạo để chỉ đạo

d Quy trình xây dựng chương trình công tác tuần

Dựa vào chương trình công tác tháng và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơquan Văn phòng phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng chương trình côngtác tuần, trình lãnh đạo duyệt và gửi các đơn vị vào chiều thứ 6 hàng tuần để cácđơn vị chủ động trong việc bố trí công việc cho tuần sau.

Khi có sự thay đổi chương trình công tác tuần của Lãnh đạo, văn phòng UBND cập nhật thông tin và báo cho các tổ chức, cá nhân có liên quan

* Đánh giá ưu điểm, hạn chế

a Ưu điểm

- Nhìn chung chương trình công tác thường kỳ của UBND xã đã được xâydựng theo quy trình thống nhất, đúng thẩm quyền và trách nhiệm của các cá nhânliên quan

- Các chương trình công tác hầu hết đều đảm bảo về chất lượng, công khai,minh bạch, có tính khả thi cao

b Nhược điểm

- Việc thực hiện chương trình kế hoạch đề ra của UBND xã còn chưa đạtđược hiệu quả như mong muốn (tức là mức độ hoàn thành chương trình kế hoạchchỉ đạt khoảng 70%);

- Việc ban hành chương trình công tác đôi khi còn chưa đúng tiến độ đề ra,việc thực hiện các nội dung trong chương trình còn chưa kịp thời Khi ban hànhchương trình công tác muộn, đồng nghĩa với việc những tháng đầu năm cơ quan rất

ít việc, càng gần tới cuối năm thì khối lượng công việc càng nhiều, đó là mộtnghịch lý cần phải khắc phục trong việc xây dựng và thực hiện chương trình côngtác của UBND xã;

- Vẫn còn hiện tượng “tham việc” khi xây dựng chương trình kế hoạch Đó

là chương trình đề ra quá nhiều việc, trong khi đó lại không tính đến yếu tố cơ sởvật chất, trang thiết bị, nguồn lực, kinh phí thực hiện … nên có nhiều việc chưa thểthực hiện được theo chương trình đề ra;

- Cơ quan đôi khi còn bị động bởi chương trình công tác (ví dụ: đôi khi cơquan phải hoãn cuộc họp do lãnh đạo đi công tác đột xuất)

(Xem phần phụ lục 4)

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị công tác

1.3.1 Tổ chức Hội nghị Tổng kết Công tác năm 2014

- Bước 1: Công việc chuẩn bị trước khi Hội nghị diễn ra

+ Văn phòng tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch cho hội nghị, giúp lãnhđạo xác định phạm vi, quy mô hội nghị;

+ Dự kiến thành phần tham dự, chuẩn bị mời đại biểu, in ấn tài liệu;

+ Phụ trách về công tác lễ tân, hậu cần

- Bước 2: Trong khi hội nghị diễn ra

- Bước 3: Sau khi hội nghị kết thúc

+ Văn phòng đề xuất với lãnh đạo hình thức thông báo kết quả hội nghị, thuthập thông tin, chủ trì việc lập hồ sơ hội nghị;

+ Căn cứ vào kết quả hội nghị, Văn phòng bổ sung công việc đề ra vào chươngtrình cơ quan năm sau;

+ Quyết toán kinh phí hội nghị, tổng kết, rút kinh nghiệm

- Ý kiến của khách mời;

- Tiếp thu ý kiến của cấp trên;

- Biểu quyết;

- Thông qua Nghị quyết;

2 Kế hoạch tổ chức Hội nghị (kèm theo kế hoạch là: Bản phân

công công việc, Chương trình nghị sự, Bản dự trù kinh phí tổ

chức hội nghị)

3 Chương trình tổ chức hội nghị

4 Lời khai mạc

5 Báo cáo chính trị tại hội nghị

6 Các báo cáo tham luận

7 Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên

8 Nghị quyết hội nghị

9 Biên bản hội nghị

10 Lời bế mạc

11 Thông báo kết quả hội nghị (nếu có)

12 Tài liệu ảnh, ghi âm hoặc ghi hình về hội nghị (nếu có)

(Xem phụ lục 5) 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

(Xem phụ lục 6) 1.5 Đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND xã

Nhìn chung, cán bộ, công chức, viên chức đều có trang phục lịch sự, đeo thẻ côngchức khi thi hành nhiệm vụ, tạo sự thuận lợi trong quan hệ công tác với tổ chức và côngdân, thực hiện nghiêm những điều công chức không được làm theo quy định của LuậtCán bộ, công chức; có thái độ lịch sự, nhã nhặn trong giao tiếp, ứng xử, nhất là côngchức được phân công làm việc tại "Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả"

Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức trong thực thi công vụ, đồng thời tổ chứclấy ý kiến của các tổ chức, cá nhân về mức độ hài lòng đối với phong cách phục vụcũng như hiệu quả của các dịch vụ hành chính công của cơ quan, đơn vị hàng năm

Bên cạnh đó, cán bộ, công chức, viên chức đều tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhândân nơi cơ quan đặt trụ sở và nơi cư trú; đoàn kết, tương thân tương ái, giúp đỡ đồngnghiệp, tổ chức, cá nhân trong công tác; gương mẫu thực hiện đúng nội quy quy chế cơquan; có lối sống lành mạnh, tiết kiệm, có ý thức phòng, chống tham nhũng, lãng phí,quan liêu.

Cùng với cuộc vận động xây dựng cơ quan văn minh, xây dựng "Môi trườngkhông thuốc lá", cơ quan đã quan tâm hơn trong việc bày trí công sở; quốc huy, quốc

kỳ được treo ở vị trí trang trọng, đúng tiêu chuẩn và quy định Trụ sở làm việc đảm bảothoáng mát, sạch đẹp; được đầu tư khá đầy đủ trang thiết bị Trụ sở làm việc đều cóphòng tiếp dân, tiếp khách; niêm yết công khai, minh bạch các thủ tục hành chính liênquan và các quy định về văn hóa công sở như: Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức,viên chức theo Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ; mục tiêu chất lượngtheo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000; nội quy cơ quan, lịch tiếp công dân; lịch côngtác, Quy ước xây dựng nếp sống văn hóa của cơ quan

Có thể nói, văn hóa công sở đã và đang là nét đẹp trong cơ quan hành chính Nhànước, tạo được sự đồng thuận, mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ và nhân dân

1.6 Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng UBND xã

a Ưu điểm

Nhìn chung cách bố trí phòng làm việc và sắp xếp các trang thiết bị của văn phòngUBND xã khá hợp lý Mô hình nhà làm việc của UBND xã gồm 01 dãy nhà 02 tầng.Văn phòng nằm ở tầng 1 nên rất tiện cho việc đi lại của người dân khi đến giao tiếp vàxin dấu

Do bố trí phòng làm việc khoa học nên công tác tiếp nhận và trả kết quả của bộphận một cửa phát huy được tác dụng, người dân đến giao dịch chỉ cần đến một thời gianngắn đã được trả kết quả ngay, những trường hợp không làm xong trong ngày thì có hẹnngười dân giời gian cụ thể

b Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm vẫn có một số nhược điểm như phòng làm việc chật hẹpthiết bị hiện đại chưa thực hiện đầy đủ, cách sắp xếp các trang thiết bị trong phòng còn cóchỗ chưa hợp lý và còn thiếu về máy móc như: thiếu máy vi tính, không có máy phôtô,

máy fax, máy ghi âm, máy huỷ tài liệu, văn phòng còn nhỏ, thiếu bàn ghế Điều này ảnhhưởng đến hiệu quả giải quyết công việc của UBND xã.

c Đề xuất phương án tối ưu

- UBND xã nên đầu tư kinh phí xây dựng mua sắm các trang thiết bị như máyphôtô, máy fax, máy điều hoà, máy huỷ tài liệu các phương tiện xử lý văn bản, ghim, kẹp

và các phương tiện bảo quản như cặp, hộp, giá, tủ để phục vụ cho công tác văn thư

- Nên mở rộng diện tích văn phòng

- Tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng

- Tạo ra các yếu tố tâm lý phù hợp với lứa tuổi, giới tính hoàn cảnh xuất sắc

- Môi trường văn phòng thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, màu tường thích hợp

- Trong phòng làm việc bố trí hoa tươi, chậu cảnh

2 Khảo sát về công tác Văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Ủy ban nhân dân là nơi quản lý, ban hành và thực hiện các Quyết định, Chỉthị, Công văn, Thông báo, Tờ trình… vì thế công tác văn thư luôn được xem làmột bộ phận không thể thiếu trong quá trình điều hành của cơ quan

Ưu điểm: Văn phòng là nơi cán bộ chuyên trách văn thư làm việc, cán bộ

văn thư quản lý văn bản đi – đến của UBND xã công việc này được thực hiện mộtcách nhanh chóng, chính xác, thống nhất và khoa học Hiệu quả làm việc của vănphòng cao, đảm bảo thực hiện kịp thời công tác thông tin cho lãnh đạo trong côngtác điều hành và quản lý

Nhược điểm: UBND xã Dân Tiến, trong những năm qua tình hình công tác

văn thư chủ yếu công tác văn phòng kiêm luôn cả công tác văn thư, chứ không cócán bộ văn thư riêng nên công tác văn thư bị hạn chế do quá nhiều việc tồn tạitrong văn phòng, không giống như văn phòng UBND cấp huyện, tỉnh vì cấp huyện,tỉnh có người kiêm văn thư riêng nên việc giải quyết công việc còn chưa được tốt

2.2 Trách nhiệm của Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư

Văn phòng là người trực tiếp giúp lãnh đạo UBND tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác vănthư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc

Văn phòng phải trực tiếp làm các công việc sau:

- Đối với văn bản đi:

+ Trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tham mưu, thực hiện nhiệm vụ công tácvăn thư trong phạm vi cơ quan, đơn vị;

+ Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo;

+ Xem xét và ký chịu trách nhiệm về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày đốivới tất cả các văn bản đi trước khi trình lên lãnh đạo ký;

- Đối với văn bản đến: Văn phòng xem xét các văn bản quan trọng và cho ýkiến giải quyết văn bản đến, phân phối văn bản đến cho các đơn vị cá nhân và báocáo lãnh đạo về những công việc quan trọng;

- Đối với việc lập hồ sơ: Chánh văn phòng giúp lãnh đạo đôn đốc, nhắc nhởcác đơn vị lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ đúng thời gian quy định;

- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu: Văn phòng giúp lãnh đạo quản

lý và kiểm tra việc sử dụng các loại con dấu của cơ quan

Ngoài những yêu cầu trên lãnh đạo văn phòng phải cập nhật thông tin, cập nhật cácvăn bản giấy tờ liên quan đến công tác văn thư để từ đó hoàn thành tốt công tác văn thưcủa cơ quan Ví dụ cập nhật các văn bản về thể thức văn bản như Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính

Văn phòng UBND đã tham mưu giúp UBND xã xây dựng kế hoạch số UBND ngày 26/02/2015 về thực hiện công tác văn thư lưu trữ năm 2015

05/KH-3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: UBND xã Dân Tiến là một cơ quanhành chính ở địa phương vì vậy loại hình tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính Ngoài racòn một số ít tài liệu khoa học kỹ thuật bao gồm những văn bản có nội dung phản ánhnhững hoạt động quản lý Nhà nước trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, quân

sự Nhưng hiện tại UBND Xã Dân Tiến chưa có phòng kho lưu trữ và chưa có cán bộlàm công tác lưu trữ, công tác Lưu trữ ở uỷ ban dường như không có.

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ: UBND xã Dân Tiến chưa có cán bộ lưu trữ, diện tíchphòng kho không có, mặt khác do cán bộ uỷ ban chưa hiểu biết hết ý nghĩa và tầm quantrọng của tài liệu lưu trữ và đặc biệt chưa có ý thức bảo quản những tài liệu đó nên việcbảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở uỷ ban không được tổ chức, hay nói cáchkhác công tác lưu trữ không được thực hiện ở UBND xã Dân Tiến Toàn bộ tài liệu ởtrong tình trạng bó gói, không được chỉnh lý, lập hồ sơ

Nguyên nhân nay là do một phần ở khâu văn thư tài liệu không được lập

- Bảo quản tài liệu lưu trữ: là việc sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật đểkéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt các yêu cầu khaithác, sử dụng tài liệu

Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu Thựchiện các biện pháp phòng chống côn trùng, nấm mốc, khử axit và các tác nhânkhác gây hư hỏng tài liệu Bố trí đầy đủ các phương tiện phòng cháy, chữa cháy

- Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ:

Tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữ, tuy nhiên trong quá trình hoạtđộng các tài liệu này có vai trò quan trọng cho nhu cầu khai thác của Lãnh đạocũng như các cán bộ trong cơ quan và người ngoài cơ quan theo đúng nội quy khaithác hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan

Tài liệu lưu trữ được bố trí theo từng lĩnh vực, theo phông một cách khoahọc, hợp lý, gọn gàng giúp cho công tác tra cứu, khai thác được nhanh chóng vàhiệu quả

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

1 Các mẫu văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan theo Nghị định 09/2010/NĐ-CP

Về việc phê duyệt dự toán thiết kế công trình sửa chữa

Trung tâm học tập cộng đồng xã Dân Tiến Hạng mục: Sửa chữa cải tạo nhà

UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ DÂN TIẾN

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003;Căn cứ Luật xây dựng năm 2003;

Căn cứ Quyết định số 1742/QĐ-UBND ngày 23/7/2009 của UBND tỉnh TháiNguyên về việc quy định thực hiện duy tu bảo dưỡng sau đầu tư thuộc chươngtrình 135 trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên;

Căn cứ Quyết định số 540/QĐ-UBND ngày 03/3/2013 về việc giao chỉ tiêuvốn xây dựng cơ sở hạ tầng và vốn duy tu bảo dưỡng sau đầu tư thuộc chươngtrình 135 huyện Võ Nhai năm 2013;

Căn cứ báo cáo kết quả thẩm tra hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công và dự toáncông trình sửa chữa Trung tâm học tập cộng đồng xã Dân Tiến do Công ty TNHHxây dựng và thương mại Khánh Hưng thẩm tra,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Phê duyệt dự toán thiết kế công trình sửa chữa Trung tâm học tập

cộng đồng xã Dân Tiến; Hạng mục: sửa chữa, cải tạo nhà với các nội dung chínhnhư sau:

1 Tên công trình: Sửa chữa Trung tâm học tập cộng đồng xã Dân Tiến; Hạngmục: Cải tạo nhà

2 Chủ đầu tư: UBND xã Dân Tiến

3 Tổ chức lập dự toán: UBND xã Dân Tiến

4 Loại cấp công trình: Công trình cấp IV nhóm C

5 Địa điểm xây dựng: Xã Dân Tiến, huyện Võ Nhai

6 Tổng diện tích sử dụng: 134,64m2

7 Nội dung: Sửa chữa cải tạo + Điện chiếu sáng và các phần việc sửa chữanhư sau:

- Tháo rỡ sửa chữa mái thay mới 20% mái, xà gồ, cầu phong

- Tháo rỡ trần cũ thay trần nhựa

- Tháo rỡ hệ thống điện cũ và thay mới toàn bộ điện chiếu sáng

- Vệ sinh tường cũ, trát lại tường 30% diện tích

- Vệ sinh cửa cũ toàn nhà, sau đó sơn lại bằng sơn tổng hợp

- Vệ sinh và trát lại vôi ve toàn bộ nhà

- Phá rỡ tường trang trí + bồn hoa bê tông đá 2 x 4 phần bồn hoa phá rỡ

- Vận chuyển hỗn hợp phế thải

8 Tổng dự toán: 76.964.183đ (Bảy mươi sáu triệu, chín trăm sáu tư nghìn,một trăm tám ba đồng)

9 Nguồn vốn đầu tư: Nguồn vốn 135

10 Hình thức quản lý dự án: Chủ đầu tư trực tiếp

11 Thời gian thực hiện: Năm 2010

Điều 2 Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng CSHT xã Dân Tiến căn cứ vào

các văn bản quy định về quản lý đầu tư XDCB của nhà nước để lập các thủ tục tổchức triển khai thực hiện thanh quyết toán vốn đầu tư công trình đúng quy định

Điều 3 Các ông, bà văn phòng HĐND và UBND xã, Ban quản lý dự án đầu

tư xây dựng CSHT xã Dân Tiến chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./

- UBND huyện Võ Nhai

- Phòng Nội Vụ huyện Võ Nhai

Căn cứ thông tư số 03/TT-BNV ngaỳ 05/01/2005 của Bộ nội vụ hướng dẫnthực hiện chế độ nâng bặc lương thường xuyên và trước thời hạn đối với công chứcviên chức;

Căn cứ thông tư số: 83/2005/TT-BNV ngày 10/08/2005 của bộ nội vụ hưỡngdẫn sửa đổi, bổ sung chế độ nâng bặc lương và các chế độ phụ cấp lương đối vớicán bộ công chức viên chức

Căn cứ công văn số: 923/UBND ngày 16/6/2013 của UBND huyện về việchướng dẫn nâng bặc lương thường xuyên, phụ cấp TNVK và thống kê chất lượng

CB, CC, VC 6 tháng đầu năm 2013;

Căn cứ quyết định số 1051/QĐ-UBND ngày 22/8/2007 của UBND huyện VõNhai về việc tuyển dụng và xếp lương vào ngạch đối với công chức cấp xã đối vớiông Nguyễn Văn Anh – Cán bộ tư pháp hộ tịch xã Dân Tiến;

Căn cứ quyết định số 482/QĐ-UBND ngày 08/4/2008 về việc tuyển dụng vàobiên chế và xếp lương vào ngạch cho công chức cấp xã;

Vậy Uỷ ban nhân nghị UBND huyện Võ Nhai, Phòng nội vụ huyện Võ Nhaixét nâng lương lên bậc 2 đối với ông Nguyễn Văn Anh - Cán bộ tư pháp hộ tịch xãDân Tiến /

UỶ BAN NHÂN DÂN

Thực hiện sự chỉ đạo của UBND huyện Võ Nhai;

UBND xã Dân Tiến yêu cầu các hộ dân xóm Đồng Vòi có cây cối ảnh hưởngđến hành lang đường điện trung thế Bình Long - Quảng Phúc kể từ ngày 01/4/2013đến ngày 5/4/2013 phải tự chặt và giải phóng để đơn vị thi công kéo dây cao thế.Yêu cầu Bí thư chi bộ, Trưởng xóm Đồng Vòi thông báo, kiểm tra đôn đốcviệc thực hiện và báo cáo UBND xã Dân Tiến vào ngày 05/4/2015

Trên đây là Thông báo của UBND xã Dân Tiến, yêu cầu Bí thư chi bộ,Trưởng xóm, các hộ dân xóm Đồng Vòi thực hiện nghiêm túc nội dung thông báonày./