MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến 3 1. Chức năng của UBND xã 3 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Dân Tiến 4 3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến 4 II. Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND xã Dân Tiến 5 1. Chức năng nhiệm vụ và sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND xã 5 2. Bản mô tả công việc của Văn phòng UBND xã: 6 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành chính văn phòng của UBND xã Dân Tiến 7 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 7 1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 7 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan . 8 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị công tác 11 1.3.1. Tổ chức Hội nghị Tổng kết Công tác năm 2014 11 1.3.2. Quy trình tổ chức hội nghị 11 1.3.3. Mục lục văn bản hồ sơ tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 2014 của UBND xã 12 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 12 1.5 Đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của UBND xã 12 1.6. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng UBND xã 13 2. Khảo sát về công tác Văn thư 14 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 14 2.2. Trách nhiệm của Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 15 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 15 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 17 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 36 I. Nhận xét về công tác văn phòng của UBND xã 36 II. Đề xuất 36 KẾT LUẬN 38 PHỤ LỤC 40
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HÀNH CHÍNH VĂNPHÒNG CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Dân Tiến Chức UBND xã Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Dân Tiến .4 Cơ cấu tổ chức UBND xã Dân Tiến .4 II Chức , nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND xã Dân Tiến .5 Chức nhiệm vụ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND xã Bản mô tả công việc Văn phòng UBND xã: III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND xã Dân Tiến Khảo sát tổ chức công tác văn phòng .7 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan .7 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị công tác 11 1.3.1 Tổ chức Hội nghị Tổng kết Công tác năm 2014 11 1.3.2 Quy trình tổ chức hội nghị 11 1.3.3 Mục lục văn hồ sơ tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm 2014 UBND xã .12 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 12 1.5 Đánh giá tình hình triển khai thực văn hóa công sở UBND xã 12 1.6 Nhận xét ưu, nhược điểm mô hình tổ chức văn phòng UBND xã 13 Khảo sát công tác Văn thư 14 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư quan 14 2.2 Trách nhiệm Văn phòng việc đạo thực công tác văn thư 15 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 15 PHẦN II 17 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 17 Các mẫu văn hành thuộc thẩm quyền ban hành văn quan theo Nghị định 09/2010/NĐ-CP 17 PHẦN III 36 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 36 Sinh viên: Hoàng Văn Hùng Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I Nhận xét công tác văn phòng UBND xã 36 II Đề xuất 36 KẾT LUẬN 38 PHỤ LỤC 40 Sinh viên: Hoàng Văn Hùng Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Quản lý hành Nhà nước chức Nhà nước tất thời đại lịch sử loài người từ xuất Nhà nước Đối với Nhà nước Việt Nam đời từ năm 1945 đến chức quy định Hiến pháp (1946; 1959; 1980; 1992 sửa đổi bổ sung năm 2001) Vì dù giai đoạn lịch sử trình hình thành phát triển Nhà nước ta công tác Quản trị văn phòng có vị trí quan trọng lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước nói chung công cải cách hành nói riêng Làm tốt công tác góp phần giải công việc quan, đơn vị cách nhanh chóng xác nhằm xây dựng công nghiệp hoá - đại hoá đất nước Nhằm đáp ứng tốt công tác Quản trị văn phòng giai đoạn yêu cầu quản lý Nhà nước cấp ngành, quan, đơn vị, tổ chức đội ngũ cán chuyên môn Thực chủ trương kế hoạch đào tạo nhà trường với phương châm "Học đôi với hành gắn lý thuyết vào thực tiễn" để đảm bảo mục tiêu chất lượng đào tạo trường Hàng năm trường tổ chức cho học sinh thực tập quan Qua đợt thực tập nhà trường muốn học sinh tự làm quen với công việc tương lai Đồng thời qua củng cố kiến thức trao đổi học hỏi kinh nghiệm thực tế quan để chúng em có dư tự tin trường Được trí quan em thực tập văn phòng UBND xã Dân Tiến huyện Võ Nhai tỉnh Thái Nguyên với thời gian từ ngày 09 tháng đến ngày 10 tháng năm 2013 Với kiến thức tích luỹ 02 năm ngồi ghế nhà trường với trình khảo sát nghiên cứu sâu vào thực tế quan, hướng dẫn bảo cán văn phòng UBND xã Dân Tiến giúp em nắm rõ vai trò nhiệm vụ công tác quản trị văn phòng quan nhằm nâng cao lực rèn luyện kỹ nghiệp vụ Nhằm đáp ứng đảm bảo nội dung đợt thực tập tốt nghiệp rút học kinh nghiệm cho thân công tác sau đặc biệt chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp tới em tiến hành viết "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" với chuyên ngành Quản trị văn Sinh viên: Hoàng Văn Hùng Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng Về bố cục báo cáo chia làm 03 phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng UBND xã Dân Tiến I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Dân Tiến II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan Chức nhiệm vụ sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng III: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan Khảo sát tổ chức công tác văn phòng Khảo sát công tác văn thư Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ Phần II: Chuyên đề thực tập nghiệp vụ hành quan Xây dựng mẫu văn hành thuộc thẩm quyền ban hành quan Xây dựng Quy chế văn hóa công sở quan Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Chúng em trải qua thời kỳ học trung cấp viết báo cáo thực tập tốt nghiệp có nhiều cố gắng nhiều thiếu sót chưa đáp ứng hết yêu cầu mà khoa nhà trường đặt Vậy em kính mong thầy cô giáo xem xét, đánh giá góp ý chân thành để báo cáo em hoàn thiện Qua em xin cảm ơn thầy cô tạo điều kiện cho em có hội tiếp xúc với công việc thực tế Qua em học hỏi thêm nhiều công tác nghiệp vụ Em xin chân thành cảm ơn đồng chí quan đặc biệt đồng chí Lê Văn Thành cán văn phòng thống kê HĐND - UBND xã Dân Tiến nơi em thực tập quan tâm hướng dẫn nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập viết báo cáo Dân Tiến, ngày 04 tháng năm 2015 Sinh viên Hoàng Văn Hùng Sinh viên: Hoàng Văn Hùng Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HÀNH CHÍNH VĂNPHÒNG CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN * Đặc điểm tình hình xã Dân Tiến Xã Dân Tiến xã vùng sâu vùng xa nằm phía Đông nam huyện Võ Nhai, cách trung tâm huyện 15km Xã Dân Tiến tiếp giáp với xã sau: Phía bắc tiếp giáp với xã Phương Giao, Phía tây tiếp giáp với xã Liên Minh, Tràng xá, Phía đông tiếp giáp với xã Bình Long, Phía nam tiếp giáp với xã Canh Nậu - Yên Thế - Bắc Giang Xã Dân Tiến có tổng diện tích tự nhiên 5473.83 ha, xã có 1.480 hộ với 6.469 khẩu, có dân tộc chung sống xen kẽ với là: kinh, Tày, Nùng, Dao, Cao Lan, Hoa, H’mông Cả xã có 12 đồng bào H’mông di cư di canh đến từ Tuyên Quang vào năm 1997 Nền sản xuất Nông - Lâm nghiệp - Chăn nuôi gia súc gia cầm kinh doanh dịch vụ nhỏ Trình độ dân trí không đồng đều, đời sống nhân dân dân tộc gặp nhiều khó khăn, tỷ lệ hộ nghèo cao có tinh thần đoàn kết dân tộc, tích cực lao động sản xuất Luôn chấp hành thực chủ trương sách pháp luật Đảng, Nhà nước Tình hình an ninh, trị ổn định quốc phòng củng cố, nhân dân dân tộc tin tưởng vào lãnh đạo Đảng, sách phát luật nhà nước I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Dân Tiến Chức UBND xã Ủy ban nhân dân cấp xã quan chủ quản thực chức quản lý nhà nước địa phương, nơi tiếp xúc gần với nhân dân thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định pháp luật; góp phần bảo đảm thống quản lý ngành lĩnh vực công tác địa Sinh viên: Hoàng Văn Hùng Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phương Ủy ban nhân dân cấp xã chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Dân Tiến Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã quy định điều 111 đến 118 Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 10 tháng 12 năm 2003 UBND xã quan chấp hành HĐND xã Thực hành quản lý hành Nhà nước địa phương lĩnh vực kinh tế, trị, văn hoá xã hội Tổ chức đạo việc thi hành hiến pháp, pháp luật, văn quan Nhà nước cấp nghị HĐND cấp Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo quy định Thực chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, y tế, thể dục, thể thao địa bàn xã Cấp giấy khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật, giải vi phạm tranh chấp nhỏ nhân dân, tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, quyền làm chủ tố cáo kiến nghị nhân dân theo thẩm quyền Phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa phòng chống biểu quan liêu hách dịch cửa quyền, tham nhũng lãng phí xây dựng phát triển địa phương mặt nhằm thực lợi ích thiết thực nhân dân Trong phạm vi quyền hạn pháp luật quy định UBND xã có quyền ban hành văn định số văn quy phạm pháp luật văn hành khác để thực quản lý hành Nhà nước địa phương Tổ chức thực kiểm tra việc thực văn Như tuỳ theo chức nhiệm vụ cụ thể phận chuyên môn mà phòng ban thực đầy đủ nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức UBND xã Dân Tiến Sinh viên: Hoàng Văn Hùng Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND xã HĐND xã bầu quan chấp hành HĐND thực nguyên tắc tập chung dân chủ, uỷ viên UBND xã HĐND xã bầu gồm 03 uỷ viên: - 01 Chủ tịch UBND xã - 02 Phó chủ tịch UBND xã - 01 Trưởng công an xã Các ban ngành: Ban tài ngân sách, ban địa xây dựng, Ban tư pháp - Hộ tịch, Ban văn hoá xã hội, Ban huy quân sự, Ban công an văn phòng UBND Ngoài việc giải công việc UBND xã Dân Tiến thành lập thêm số ban khác: Ban phòng chống bão lụt cứu hộ cứu nạn, Ban giải toả mặt bằng, Ban dân số gia đình trẻ em UBND xã có máy giữ ổn định có bước chuyển biến tích cực điều hành quản lý, tổ chức thực có hiệu mục tiêu Nghị đại hội đảng đề phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh * Sơ đồ tổ chức máy UBND xã (Xem phụ lục 01) II Chức , nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND xã Dân Tiến Chức nhiệm vụ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND xã a Về chức Văn phòng UBND phận giúp việc cho chủ tịch UBND trình điều hành, lãnh đạo quan với hai chức tham mưu tổng hợp đảm bảo hậu cần Tham mưu giúp UBND xã mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo, quản lý, tổ chức lịch làm việc phận phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày ban ngành, tổ chức buổi làm việc, hội họp chuyến công tác chuẩn bị tài liệu cho HĐND UBND đảm bảo điều kiện làm việc cho Uỷ ban b Về nhiệm vụ: + Đối với chức tham mưu tổng hợp Văn phòng UBND xã có số nhiệm vụ sau: - Giúp lãnh đạo xây dựng chương trình công tác toàn nhiệm kỳ, hàng năm, tháng, quý, tuần Sinh viên: Hoàng Văn Hùng Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Theo dõi nắm tình hình ban chức báo cáo tiến độ thực công việc cho chủ tịch UBND xã, giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách cấp giấy giới thiệu, trả lời giải đề nghị, kiến nghị dân - Chuẩn bị tài liệu cần thiết họp việc giải công việc hàng ngày uỷ ban - Làm công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý văn bản, tiếp dân, làm công tác văn thư, đánh máy đề xuất ý kiến giải công việc hàng ngày - Tổ chức điều hành họp, hội nghị, ghi biên hội nghị * Sơ đồ hóa văn phòng UBND xã: (Xem phần phụ lục 2) Bản mô tả công việc Văn phòng UBND xã: Chức vụ: Văn phòng Mã số công việc: Hệ số lương: … Mức lương: … Cán quản lý trực tiếp: Văn phòng UBND xã Trách nhiệm: - Tổ chức thực công tác hành theo chức nhiệm vụ theo yêu cầu UBND xã - Xây dựng quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị quan - Tham mưu cho UBND công tác hành quan - Hỗ trợ phận liên quan công tác hành Quyền hạn: - Quản lý toàn nhân viên văn phòng - Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn nhân viên phòng, chuẩn bị hội trường cho họp, hội nghị - Giám sát việc thực công việc, tiến độ nhân viên phòng, đánh giá việc thực công việc nhân viên trực thuộc - Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên Sinh viên: Hoàng Văn Hùng Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan - Giải không giải đề xuất cá nhân hay phận khác dựa nội quy, quy định quan pháp luật hành - Lên lịch trực cho toàn nhân viên quan có nhiệm vụ giám sát công tác trực, làm việc nhân viên III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND xã Dân Tiến Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan Chúng ta phủ nhận chức văn phòng công tác tham mưu tổng hợp công việc khác, văn phòng có chức quan trọng quan hành nói chung với UBND nói riêng Nhiệm vụ lớn khó khăn văn phòng là: "tham mưu tổng hợp cho UBND hoạt động UBND" Tham mưu tổng hợp có nghĩa tham mưu nhiệm vụ tổng hợp, tổng hợp đơn kết phép cộng mà phải hàm chứa chất liệu tham mưu đề xuất giải pháp xử lý công việc công tác tổng hợp tổng hợp riêng rẽ Đã vậy, tham mưu tổng hợp lĩnh vực hạn chế mà phải hoạt động (một khái niệm rộng quản lý nhà nước) cấp quyền bao gồm kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh trật tự, quốc phòng địa phương, tài nguyên, môi trường có nghĩa tất hoạt động đời sống xã hội diễn hàng ngày, hàng địa phương hoạt động UBND phải thực trách nhiệm thẩm quyền quản lý đến Muốn làm nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, văn phòng tất nhiên không làm thay nhiệm vụ quan chuyên môn khác đòi hỏi phải có trình độ lực tổng hợp thực quản lý nhà nước, thường xuyên cập nhật thông tin, hiểu biết phong phú xã hội sâu sát tình hình địa phương, cụ thể là: xây dựng quy chế làm việc, chương trình công tác, phân rõ thẩm quyền, trách nhiệm giải công việc mối quan hệ UBND với hệ thống trị - xã hội địa phương phải thể Sinh viên: Hoàng Văn Hùng Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan tâm gắn bó chặt chẽ bảo vệ quyền lợi đáng quần chúng, thực vị trí "đầu mối công việc" vai trò "thừa lệnh" UBND thực thi công vụ Nhiệm vụ "Đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND" tình hình không dễ dàng thực hiện, vào tiến trình cải cách hành mua sắm tài sản công tình cảm, ý chí mà đòi hỏi phải sở khoa học để vừa thực hành tiết kiệm lại bảo đảm nguyên tắc tài đồng thời bắt kịp với thiết bị văn phòng thời đại kỹ thuật số, đáp ứng yêu cầu đại văn minh công sở theo quy định nhà nước công hội nhập quốc tế nhiệm vụ không đơn giản, làm không thiệt hại cho công việc tài sản ít, văn phòng thiết phải xem nhiệm vụ bảo đảm sở vật chất, kỹ thuật cho cấp quyền địa phương quan trọng Ví dụ: Trong quan Văn phòng phận quan trọng việc tham mưu giúp việc cho thủ trưởng quan, đảm bảo hậu cần cho quan trì tốt lề lối làm việc Lão đạo quan em người có tuổi nên việc tìm kiếm thông tin mạng khó khăn, việc cập nhật văn mạng phải nhờ đến cán văn phòng tìm kiếm văn mà lãnh đạo cần Tiếp giao dịch công ty tỉnh lúc gặp mặt để giao dịch văn mà phải gửi email, lãnh đạo cần gửi văn cho công ty cần giao dịch phải nhờ đến văn phòng gửi email Thông qua văn phòng mà giao dịch lãnh đạo xuôn sẻ, đàm phán xã thành công, phủ nhận vai trò tham mưu tổng hợp quan trọng Văn phòng 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan a Quy trình xây dựng chương trình công tác năm Văn phòng chủ trì việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác UBND theo dõi, đôn đốc, đánh giá thực chương trình, kế hoạch công tác Sinh viên: Hoàng Văn Hùng Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trát thành; dài 2m x rộng 0,72m x dày 0,02m x bên = 0,06m3 Tổng khối trát: 3,56m3 - Vật liệu: + Cát trát : 3,56m3 x 1,09m3 x 5% = 4,4m4 x 180.000đ = 792.000đ + Xi măng La Hiên: 3,56m3 x 385kg x 55 = 1.450kg x 950đ = 1.375.000đ + Công trát: 176m2 x 0,137 công= 24 công x 80.000đ = 1.920.000đ Đắp đất toàn tuyến: 19,2m3 x 60.000đ = 1.152.000đ Tổng giá trị hợp đồng là: 50.637.000đ (Năm mươi triệu sáu trăm ba mươi bẩy nghì đồng chẵn) Điều 2: Phương thức thời hạn toán: - Phương thức toán tiền mặt - Thời hạn toán: Sau hoàn thành nghiệm thu đưa vào sử dụng bên A có trách nhiệm toán toàn số tiền cho bên B Điều 3: Trách nhiệm quyền lợi bên: Bên A: Giám sát công trình, vật liệu mua (số lượng, chất lượng) giá thành, tiến hành Bên B: Thi công đảm bảo chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật, vật liệu chủng loại - Gạch loại 1, cát sạch, xi măng La Hiên - Mác vừa xây 75, mắc vừa trát 100 - Xây kênh cách mép đường 2m, đầu nối đầu mương hợp lý, toàn tuyến chia thành đoạn có đệm giấy dầu để chống lún - Kênh xây sau 15 ngày đắp đất mang … - Khi đắp dày 15 – 20cm dùng đầm gỗ hay đầm gay để đầm, đầm lần chỗ, sau chuyển sang chỗ khác, đầm so le 1/3 đường kính mặt đầm Tuyệt đối không đầm vào thành kênh, không làm gây chấn động mạnh vào thành kênh Bên B phải bảo hành công trình 12 tháng kể từ ngày nghiệm thu Sinh viên: Hoàng Văn Hùng 31 Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Điều 4: Cam kết chung - Hai bên thực đầy đủ quy định ghi hợp đồng Trong trình thực xây đắp có vướng mắc bên tự trao đổi thống giải Nếu bên vi phạm bị xử lý theo chế độ hợp đồng kinh tế quy định Hợp đồng lập thành 04 có giá trị nhau, bên 01 gửi ngành có liên quan để theo dõi, giúp đỡ thực hiện./ Đại diện bên A Sinh viên: Hoàng Văn Hùng Đại diện giám sát 32 Đại diện bên B Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.9 Giấy mời: UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XÃ DÂN TIẾN Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:…/GM-UBND Dân Tiến, ngày…tháng… năm 2015 “V/v khám sức khoẻ” GIẤY MỜI Kính gửi: ông (bà): ………………………………………………… Địa xóm : ………………………………… xã Dân Tiến Thực kế hoạch số 33/KH-PH ngày 29/01/2013 Trung tâm y tế huyện Võ Nhai Bệnh viện đa khoa Võ Nhai việc tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động người trực tiếp tham gia sản xuất, chế biến, kinh doanh thực phẩm năm 2013; Để triển khai có hiẹu công tác đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm địa bàn Trung tâm y tế Võ Nhai phối hợp với Bệnh viện đa khoa Võ Nhai thống xây dựng kế hoạch khám sức khoẻ định kỳ cho đối tượng trực tiếp tham gia sản xuất, chế biến thực phẩm kinh doanh dịch vụ ăn uống sau: I THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM - Thời gian: 01 ngày từ 30’ đến 17 ngày 10/3/2015 - Địa điểm: Tại trạm y tế xã Tràng Xã, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên II ĐỐI TƯỢNG - Người trực tiếp sản xuất, chế biến, kinh doanh thực phẩm địa bàn xã Dân Tiến III PHÍ KHÁM SỨC KHOẺ - Các đối tượng đến khám sức khoẻ phải nộp phí khám sức khoẻ theo quy định Bộ y tế sau: Sinh viên: Hoàng Văn Hùng 33 Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phí khám sức khoẻ: 35.000đ Xét nghiệm lao: 20.000đ Xét nghiệm nước tiểu: 35.000đ Xét nghiệm người lành mang trủng: 60.000d - Tổng cộng: 150.000đ (Một trăm năm mươi nghìn đồng chẵn) Nhận giấy mời UBND xã Dân Tiến yêu cầu ông, bà bố trí xếp thời gian đến khám sức khoẻ theo thời gian địa điểm trên./ Nơi nhận: TM UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ - Như kính gửi ; KT CHỦ TỊCH - Lưu VP UBND xã PHÓ CHỦ TỊCH Âu Tiên Thọ Sinh viên: Hoàng Văn Hùng 34 Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XÃ DÂN TIẾN Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /QĐ - UBND Dân Tiến, ngày tháng năm 2015 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế văn hóa công sở UBND xã Dân Tiến CHỦ TỊCH UBND XÃ DÂN TIẾN Căn Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003; Căn Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành quy chế văn hóa công sở quan hành nhà nước; Thực Quyết định số 159/QĐ-UBND ngày 01/01/2013 UBND huyện Võ Nhai việc thực Quy chế văn hóa quan làm việc địa bàn huyện, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế văn hóa công sở UBND xã Dân Tiến Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Văn phòng HĐND - UBND, lãnh đạo quan công chức, viên chức UBND xã Dân Tiến chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: CHỦ TỊCH - Như Điều 3; - Lưu: VP Lương Huy Bắc Sinh viên: Hoàng Văn Hùng 35 Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I Nhận xét công tác văn phòng UBND xã Trong thời gian thực tập UBND xã Dân Tiến, thời gian tiếp xúc với công việc quan chưa nhiều mặt khác thân em nhiều hạn chế nên nhận xét công tác văn phòng UBND điều khó khăn nhiên em xin mạnh dạn đưa số nhận xét sau: Ưu điểm: - Cán văn phòng chịu khó học hỏi, tiếp xúc ý kiến đồng nghiệp tham khảo thêm sách báo nên công tác văn phòng uỷ ban ngày làm tốt - Công tác văn phòng lãnh đạo uỷ ban quan tâm thường xuyên cử cán học bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, chương trình tin học văn phòng nên nghiệp vụ cán văn phòng tương đối đảm bảo Nhược điểm: - Công tác văn thư chưa đảm bảo mặt khác cán văn thư chuyên trách nên số khâu nghiệp vụ chưa thực như: Đóng dấu đến, lập hồ sơ hành Điều gây khó khăn cho việc quản lý giải văn Uỷ ban - Chưa có phòng lưu trữ riêng nên toàn tài liệu lưu trữ tình trạng bó gói, không lập hồ sơ Vì việc khai thác, sử dụng tài liệu gặp khó khăn Đây nguyên nhân gây hư hỏng mát tài liệu - Kinh phí phục vụ cho công tác văn phòng nói chung công tác văn thư, lưu trữ, hành văn phòng UBND xã hạn hẹp - Kinh phí trang thiết bị, điều kiện phục vụ cho công tác lưu trữ Chính việc thực tốt khâu nghiệp vụ công tác văn phòng UBND xã Dân Tiến gặp nhiều khó khăn II Đề xuất - UBND cần trang bị thêm số trang thiết bị như: máy photo xây dựng Sinh viên: Hoàng Văn Hùng 36 Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng kho lưu trữ với thiết bị như: máy fax, máy hút bụi, máy huỷ tài liệu, bình chữa cháy kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt - Uỷ ban cần bố trí thêm cán làm công tác Văn thư Lưu trữ chuyên trách, tránh tình trạng cán văn phòng kiêm nhiệm tất công việc để tập trung làm tốt công việc - Cơ quan cần quan tâm đến khâu lập hồ sơ hành phòng ban sau giải xong cho vào kho lưu trữ để tiện cho việc lập hồ sơ hành cán văn phòng hay cán phụ trách phải lập danh mục hồ sơ viết bìa hồ sơ Sinh viên: Hoàng Văn Hùng 37 Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công tác quản trị văn phòng nghiệp vụ cần thiết, quan trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước Nó giúp UBND xã Dân Tiến giải nhanh chóng, xác kịp thời tránh sai sót xảy Đặc biệt tình hình đất nước trước yêu cầu xây dựng tiến hơn, đại Làm tốt nghiệp vụ Văn phòng giúp cho chủ tịch, phó chủ tịch phận chuyên môn có liên quan thực theo dõi toàn chương trình kế hoạch tình hình thực chủ trương đường lối Đảng Nhà nước Qua báo cáo kịp thời xác giúp cho lãnh đạo quan nắm tình hình công việc quan để thủ trưởng quan có biện pháp kế hoạch giải kịp thời xác thông tin cần thiết để phục vụ công tác quản lý quan Do công tác Quản trị văn phòng đòi hỏi cán viên chức phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ định đặc biệt có tâm huyết với nghề đem lại hiệu cao công việc Qua 01 tháng thực tập thực tế nghề nghiệp UBND xã Dân Tiến thân em học thực tế sâu sắc vốn kiến thức nghiệp vụ thân em phong cách làm việc cán văn phòng Qua em rút cho học kinh nghiệm quý báu, tình thực tế xảy khâu giải Ngay từ thành lập quan trọng đến công tác văn phòng Trong thời gian thực tập UBND xã Dân Tiến em thấy công tác văn thư, lưu trữ, hành văn phòng lãnh đạo quan tâm Thời gian thực tập giúp em củng cố lại kiến thức mình, đồng thời vận dụng kiến thức học vào thực tế Là học viên bước đầu tiếp xúc làm quen với công việc giúp em hiểu thêm nhiều cách làm việc lĩnh vực chuyên môn khác cảm thấy tự tin bước vào làm việc quan đơn vị đặc biệt hiểu thêm ngành học biết công việc phải làm cán văn phòng tương lai Tuy nhiên để hiểu thêm phong cách làm việc thành thạo cán văn phòng 02 tháng thực tập Uỷ ban thời gian dài để áp dụng lý thuyết Sinh viên: Hoàng Văn Hùng 38 Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhà trường vào thực tế công việc quan tâm dìu dắt thầy cô Ban giám hiệu, phòng Đào tạo, khoa Quản trị văn phòng thầy cô giáo môn trường giúp đỡ lãnh đạo uỷ ban, hướng dẫn nhiệt tình cán văn phòng cán ban ngành Uỷ ban tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp báo cáo "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" kết em thực tế, có nhiều cố gắng không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vậy em mong quý quan thầy cô giáo giúp em bảo, góp ý nhận xét "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" em hoàn thiện Qua em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo phòng khoa, trung tâm Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội cán ban lãnh đạo xã, đặc biệt cán văn phòng tạo điều kiện để em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp Dân Tiến, ngày 16 tháng năm 2015 Sinh viên thực tập Hoàng Văn Hùng Sinh viên: Hoàng Văn Hùng 39 Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Sinh viên: Hoàng Văn Hùng 40 Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ tổ chức máy UBND xã Dân Tiến Chủ tịch Phó chủ tịch Ban Tài ngân sách Địa xây dựng Sinh viên: Hoàng Văn Hùng Ban Tư pháp hộ tịch Văn phòngThống kê 41 Ban văn hóa xã hội Công an xã Ban huy quân Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND xã Văn phòng UBND xã Văn phòng I Văn phòng II Đánh máy Chịu trách nhiệm công tác văn thư Chịu trách nhiệm quản lý, thống kê số liệu Soản thảo văn cho Chủ tịch, Phó chủ tịch Sinh viên: Hoàng Văn Hùng 42 Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ UBND xã Dân Tiến Bước Bước Văn phòng yêu cầu ban ngành đăng ký khối lượng công việc cho văn phòng Văn phòng tổng hợp thành chương trình công tác chung cho UBND Bước Văn phòng lấy ý kiến đóng góp ban ngành Bước Văn phòng hoàn chỉnh dự thảo lần cuối trình chủ tịch UBND Duyệt Bước Văn phòng hoàn tất thủ tục pháp lý khác ban hành Sinh viên: Hoàng Văn Hùng 43 Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị quan Chuẩn bị hội nghị - Xây dựng chương trình, kế hoạch hội nghị - Dự kiến thành phần tham dự, mời đại biểu - Phụ trách công tác lễ tân, hậu cần - Văn phòng đơn vị, phòng ban Tổ chức hội nghị Kết thúc hội nghị Sinh viên: Hoàng Văn Hùng 44 - Đón tiếp đại biểu - Phát tài liệu - Theo dõi diễn biến hội nghị, bố trí phận thường trực - Cử thư ký ghi biên - Thông báo kết hội nghị, lập hồ sơ hội nghị - Văn phòng toán kinh phí hội nghị, họp tổng kết, rút kinh nghiệm Lớp: TC HCVP K16 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ hoá nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Giai đoạn trước chuyến - Lập kế hoạch - Chuẩn bị kinh phí, phương tiện, tài liệu - Chuẩn bị công việc khác có liên quan Giai đoạn lãnh đạo công tác - Văn phòng giúp thủ trưởng theo dõi đôn đốc thực công việc đề - Thường xuyên liên hệ với lãnh đạo báo cáo sơ tình hình hoạt động uỷ ban nhân dân xin ý kiến đạo cần thiết Giai đoạn kết thúc chuyến công tác - Quyết toán kinh phí chuyến - Báo cáo tình hình hoạt động Uỷ ban Sinh viên: Hoàng Văn Hùng 45 Lớp: TC HCVP K16