Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu 2 3. Phương pháp thu thập thông tin 3 4. Kết cấu của đề tài 4 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 5 1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực 5 1.1.1. Khái niệm chung 5 1.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực 5 1.2. Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp xã. 6 1.2.1. Thẩm quyền chứng thực 6 1.2.2. Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã 7 1.3. Thủ tục chứng thực 7 1.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính 7 1.3.1.1. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 8 1.3.1.2. Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã 8 1.3.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính 9 1.3.1.4. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính 10 1.3.1.5. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính 10 1.3.1.6. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính 10 1.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký 11 1.3.2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký 12 1.3.2.2. Thời hạn chứng thực chữ ký 13 1.3.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất 13 1.3.3.1. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn 14 1.3.3.2. Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp 19 Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ NGA AN HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA 22 2.1. Khái quát về xã Nga An 22 2.1.1. Đặc điểm về địa lý: 22 2.1.2. Nhiệm vụ của UBND Xã Nga An 23 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Nga An 24 2.2. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND Xã Nga An 26 2.2.1. Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc 26 2.2.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính 27 2.2.3. Thực trạng chứng thực chữ ký 28 2.2.4. Kết quả đạt được 29 2.3. Đánh giá chung: 30 2.3.1. Ưu điểm 30 2.3.2. Hạn chế: 31 Chương 3. CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG – CHỨNG THỰC. TẠI UBND XÃ NGA AN, HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA 33 1.Công việc được giao tại đơn vị thực tập: 33 2. Đánh giá kết quả công việc thực hiện trong quá trình thực tập. 33 2.1. Về mặt ưu điểm: 34 2.2. Về mặt hạn chế và thiếu sót: 34 3. Nhận xét của em đối với đơn vị thực tập 34 Chương 4. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC 36 1.Cơ quan, đơn vị thực tập: 36 1.1. UBND xã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ: 36 2. UBND xã Nga An đã giúp đỡ học viên hoàn thành nhiệm vụ thực tập: 36 2.Kiến nghị đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 37 2.1. Điểm phù hợp: 37 2.2. Điểm chưa phù hợp: 37 2.3. Kiến nghị: 37 3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực 38 3.1. Một số quy định về thẩm quyền, thủ tục chứng thực các việc cụ thể còn chưa phù hợp: 39 3.2. Một số giải pháp đối với thực trạng chứng thực tại UBND Xã Nga An. 41 C. KẾT LUẬN 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45
LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q Thầy Cơ, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô khoa Nhà nước pháp Luậttrường Đại học Nội Vụ Hà Nội với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt, kỳ này, Khoa tổ chức cho chúng em kiến cọ sát, áp dụng kiến thức chúng em học vào thực tế mà theo em hữu ích sinh viên ngành Dịch vụ pháp lý Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo: Nguyễn Đức Thiện tận tâm hướng dẫn em q trình nghiên cứu hồn thành báo cáo kiến tập Báo cáo thực tập thực khoảng thời gian gần tuần Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu lĩnh vực hoạt động chứng thực UBND xã Nga An huyện Nga Sơn, kiến thức em hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi thiếu sót điều chắn, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu quý Thầy Cô bạn học lớp để kiến thức em lĩnh vực hoàn thiện Một lần nữa, em xin kính chúc q Thầy Cơ Khoa Nhà nước pháp Luật- trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thật dồi sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực sứ mệnh cao đẹp truyền đạt kiến thức cho hệ mai sau Em xin cảm ơn Đảng ủy, HĐND, UBND ban nghành đoàn thể UBND xã Nga AN huyện Nga Sơn- Tỉnh Thanh Hóa giúp đỡ em suốt q trình thu thập thơng tin để hoàn thiện báo cáo Nga An, ngày 16 tháng 04 năm2017 Sinh Viên Đinh Thị Thuỷ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A PHẦN MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Thời gian địa điểm thu thập thông tin xử lý số liệu Phương pháp thu thập thông tin Kết cấu đề tài B NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 1.1 Các quy định pháp luật hành chứng thực 1.1.1 Khái niệm chung 1.1.2 Giá trị pháp lý cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chữ ký chứng thực 1.2 Thẩm quyền chứng thực người thực chứng thực uỷ ban nhân dân cấp xã 1.2.1 Thẩm quyền chứng thực 1.2.2 Người thực chứng thực Uỷ ban nhân dân cấp xã 1.3 Thủ tục chứng thực 1.3.1 Thủ tục chứng thực từ 1.3.1.1 Quyền, nghĩa vụ người yêu cầu chứng thực từ 1.3.1.2 Nghĩa vụ quyền Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã .8 1.3.1.3 Thủ tục chứng thực từ 1.3.1.4 Địa điểm chứng thực từ .10 1.3.1.5 Trường hợp khơng chứng thực từ 10 1.3.1.6 Thời hạn chứng thực từ .10 1.3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký 11 1.3.2.1 Thủ tục chứng thực chữ ký .12 1.3.2.2 Thời hạn chứng thực chữ ký .13 1.3.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn thực quyền người sử dụng đất 13 1.3.3.1 Chứng thực hợp đồng, văn soạn thảo sẵn 14 1.3.3.2 Chứng thực hợp đồng, văn người thực chứng thực soạn thảo giúp 19 Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ NGA AN HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA 22 2.1 Khái quát xã Nga An 22 2.1.1 Đặc điểm địa lý: 22 2.1.2 Nhiệm vụ UBND Xã Nga An .23 2.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND Xã Nga An .24 2.2 Thực trạng công tác chứng thực UBND Xã Nga An 26 2.2.1 Thực trạng cấp từ sổ gốc 26 2.2.2 Thực trạng chứng thực từ 27 2.2.3 Thực trạng chứng thực chữ ký .28 2.2.4 Kết đạt 29 2.3 Đánh giá chung: 30 2.3.1 Ưu điểm .30 2.3.2 Hạn chế: .31 Chương CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG – CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ NGA AN, HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA 33 1.Công việc giao đơn vị thực tập: 33 Đánh giá kết cơng việc thực q trình thực tập 33 2.1 Về mặt ưu điểm: .34 2.2 Về mặt hạn chế thiếu sót: 34 Nhận xét em đơn vị thực tập 34 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC 36 1.Cơ quan, đơn vị thực tập: 36 1.1 UBND xã thực tốt chức năng, nhiệm vụ: .36 UBND xã Nga An giúp đỡ học viên hoàn thành nhiệm vụ thực tập: 36 2.Kiến nghị trường Đại học Nội Vụ Hà Nội .37 2.1 Điểm phù hợp: 37 2.2 Điểm chưa phù hợp: .37 2.3 Kiến nghị: .37 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực 38 3.1 Một số quy định thẩm quyền, thủ tục chứng thực việc cụ thể chưa phù hợp: 39 3.2 Một số giải pháp thực trạng chứng thực UBND Xã Nga An 41 C KẾT LUẬN .43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong năm trở lại đây, nhu cầu sao, kể chứng thực lớn Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ cơng chứng, chứng thực đời có đóng góp to lớn việc đáp ứng yêu cầu chứng thực nhân dân Tuy nhiên, trình thực NĐ 23 bộc lộ hạn chế tình trạng ùn tắc, tải hoạt động công chứng, chứng thực giấy tờ, chữ ký phòng cơng chứng UBND huyện Nhận thấy cần thiết phải ban hành văn để thay cho văn cũ, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký (Sau gọi NĐ 23/2015 /NĐ-CP) Nghị định đời với đời Luật công chứng 2016 đáp ứng kịp thời yêu cầu nhân dân cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký thể tinh thần cải cách hành theo chế cửa, dấu, đáp ứng mong mỏi nhân dân vấn đề Nghị định thực việc phân cấp đặc biệt phân cấp thẩm quyền chứng thực cho UBND cấp xã giấy tờ, văn tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân mở hệ thống rộng rãi cho UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay có Phòng cơng chứng UBND cấp huyện Nghị định trước Sau năm thực Nghị định số 23 , ngồi kết đạt bộc lộ hạn chế, bất cập mặt tổ chức lẫn hoạt động Do nhận thức lý luận quy định pháp luật có lẫn lộn hai hoạt động công chứng chứng thực Sự lẫn lộn dẫn tới việc chứng thực không thẩm quyền, UBND cấp xã, phường chứng thực hợp đồng giao dịch Việc chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thực năm năm thiếu hướng dẫn cụ thể Chứng thực giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường thách thức đội ngũ cán Tư pháp xã, phường không trang bị công cụ hỗ trợ để nhận biết văn giả mạo văn giấy tờ giả mạo ngày tinh vi, khó phát Trong thời gian thực tập địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, chứng thực người dân quan tâm, đặc biệt nơi em thực tập – UBND xã Nga An, huyện Nga Sơn, tỉnh Thanh Hóa nhu cầu chứng thực sao, chứng thực chữ ký lớn Với mong muốn phản ánh xác thực tế trình thực hoạt động UBND xã nơi em thực tập nên em chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực UBND xã Nga An huyện Nga Sơn thực trạng giải pháp " để làm chuyên đề thực tập để làm rõ mặt làm được, chưa làm UBND Xã Nga An thực NĐ 23/2015/NĐ-CP từ hoạt động thực tế Xã Nga An , thân tơi rút học kinh nghiệm có kiến nghị khắc phục, đặc biệt điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp hội nhập kinh tế quốc tế đất nước ta Thời gian địa điểm thu thập thông tin xử lý số liệu Được phối hợp Ban cán lớp cao đẳng Dịch vụ pháp lý 14A, theo nguyện vọng em UBND xã Nga An thực tập Trải qua tuần UBND xã từ ngày 20/03/ 2017 đến ngày 16/04/2017, giúp đỡ nhân viên Ban tư pháp xã em tiến hành thu thập thông tin cần thiết phục vụ cho chuyên đề Phương pháp thu thập thông tin Nhận thức rõ tầm quan trọng thông tin phục vụ cho việc viết chuyên đề, suốt trình thực tập em xác định rõ định hướng mục tiêu cụ thể để có thơng tin có độ xác cao Được giúp đỡ tận tình cán Ban tư pháp nơi thực tập, điều kiện lại chưa phải thuận tiện nhất, nhiên với cố gắng em có kiến thức để viết Những tài liệu phục vụ cho việc viết chuyên đề nằm rải rác nhiều nguồn tài liệu khác nhau, sách vở, tài liệu, giấy tờ, thực tiễn cơng việc Nó đòi hỏi người làm chun đề phải sử dụng kết hợp nhiều phương pháp thu thập khác Các phương pháp chủ yếu em sử dụng, là: phương pháp điều tra, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp so sánh Phương pháp tổng hợp thống kê Phương pháp dựa số liệu từ báo cáo, tờ trình, đề tài nghiên cứu khoa học, sau tổng hợp số liệu liên quan đến chuyên đề, từ phân loại số liệu cho mục nhỏ để làm dẫn chứng Phương pháp giúp người nghiên cứu hiểu khái quát hoạt động chứng thực địa bàn Xã Nga An Đây phương pháp quan trọng khơng thể thiếu q trình tìm hiểu nghiên cứu chuyên đề 3.2 Phương pháp so sánh Từ số liệu dã thống kê, tổng hợp đem so sánh qua thời kỳ, năm Để thấy nhu cầu thực tế tốc độ gia tăng nhu cầu chứng thực Ngoài so sánh quy định văn pháp luật qua thời kỳ để tìm điểm mới, điểm tiến pháp luật đồng thời thấy tồn chưa thể khắc phục Trên sở đưa đánh giá khách quan xác thực tiễn ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân 3.3 Phương pháp phân tích Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy tác động tích cực, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan 3.4 Phương pháp điều tra khảo sát Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực UBND Xã Nga An lấy ý kiến người dân đến chứng thực ý kiến cán làm công tác chứng thực để đánh giá khách quan hoạt động chứng thực hiểu tâm tư nguyện vọng nhân dân Đồng thời tham khảo thêm báo cáo Phòng Tư pháp huyện Nga Sơn để đánh giá xác thực trạng chứng thực tồn huyện Nga Sơn 3.5 Phương pháp khác Lấy ý kiến chun gia có trình độ chun mơn cao kinh nghiệm trực tiếp làm việc lĩnh vực chứng thực để giúp người nghiên cứu hiểu sâu tác động chứng thực đến đời sống nhân dân Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung đề tài chia thành chương: Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ NGA AN HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HĨA Chương 3: CƠNG VIỆC ĐƯỢC GIAO VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG – CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ NGA AN, HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA Chương 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC B NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 1.1 Các quy định pháp luật hành chứng thực 1.1.1 Khái niệm chung Theo quy định pháp luật hành lĩnh vực chứng thực có thuật ngữ sau: "Bản chính" quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần có giá trị pháp lý để sử dụng, sở để đối chiếu chứng thực "Bản sao" chụp, in, đánh máy, đánh máy vi tính viết tay có nội dung đầy đủ, xác sổ gốc "Sổ gốc" sổ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lập thực việc cấp chính, có ghi đầy đủ nội dung mà quan, tổ chức cấp "Cấp từ sổ gốc" việc quan, tổ chức quản lý sổ gốc, vào sổ gốc để cấp Bản từ sổ gốc phải có nội dung với nội dung ghi sổ gốc "Chứng thực từ chính" việc quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định Điều Nghị định 23/2015 vào để chứng thực với "Chứng thực chữ ký" việc quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định Nghị đinh chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực 1.1.2 Giá trị pháp lý cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chữ ký chứng thực Theo quy định pháp luật quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần có giá trị pháp lý để sử dụng, sở để đối chiếu chứng thực Bản cấp từ sổ gốc chứng thực từ theo quy định nghị định có giá trị pháp lý sử dụng thay cho giao dịch Trong giao dịch, quan, tổ chức tiếp nhận cấp từ sổ gốc, chứng thực từ, khơng u cầu xuất trình để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ giả mạo có quyền xác minh Chữ ký chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực ký chủ ký đó, để xác định trách nhiệm người ký nội dung giấy tờ văn 1.2 Thẩm quyền chứng thực người thực chứng thực uỷ ban nhân dân cấp xã 1.2.1 Thẩm quyền chứng thực a) Chứng thực từ giấy tờ, văn tiếng việt, cụ thể là: Chứng thực giấy tờ, văn tiếng việt quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam cấp tiếng việt, có xen số từ tiếng nước ngồi (Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn người Việt Nam người nước ngồi, có ghi tên, địa người nước tiếng nước ) - Chứng thực giấy tờ, văn có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu cơng dân Việt Nam, chứng tốt nghiệp trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học nước ngồi có ghi đầy đủ tiếng Việt tiếng nước ngoài) b, Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn tiếng Việt c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể sau: Theo Luật Đất đai năm 2013 thì: Điều Người chịu trách nhiệm trước Nhà nước việc sử dụng đất Người đứng đầu tổ chức, tổ chức nước ngồi có chức ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi việc sử dụng đất tổ chức Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn việc sử dụng đất nơng nghiệp vào mục đích cơng ích; đất phi nông nghiệp giao cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau gọi chung Ủy ban nhân dân cấp xã) để sử dụng việc xuất trình giấy tờ, rút ngắn thời gian giải chứng thực Nghị định cho phép người dân yêu cầu quan tổ chức cấp từ sổ gốc, chứng thực từ đường bưu điện, khơng thiết phải đến quan tổ chức Ngồi phân cấp thẩm quyền tạo điều kiện cho người dân đến liên hệ công tác giao dịch đảm bảo 2.3.2 Hạn chế: Theo Quy định Luật Công chứng Số: 53/2014/QH13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP Chính phủ, việc công chứng sao, chữ ký văn tiếng Việt cấp xã, phường, thị trấn (gọi chung cấp xã) thực Thực Luật Công chứng văn hướng dân, năm qua, công tác chứng thực cấp uỷ đảng, quyền, ngành hữu quan quan tâm đạo thực nghiêm túc Tuy nhiên hoạt động công chứng chứng thực xã thời gian qua xuất số sai sót lĩnh vực chứng thực hợp đồng, bên tham gia giao kết hợp đồng chưa ghi đầy đủ thông tin không ký tắt vào trang hợp đồng; hồ sơ lưu trữ giấy tờ kèm theo thiếu; việc mở sổ sách theo dõi tuỳ tiện Về nguyên nhân tồn yếu nêu trên, chủ yếu là: việc tiếp nhận hồ sơ, thẩm định, trình ký chứng thực hợp đồng, giao dịch cán địa thực dẫn đến nhiều hợp đồng chứng thực không ghi vào sổ, không lưu trữ hồ sơ chứng thực theo quy định; lực, trình độ phận cán làm cơng tác cơng chứng, chứng thực hạn chế; cán làm công tác công chứng, chứng thực mối quan hệ cá nhân nể nên dễ dàng bỏ qua thủ tục quy định pháp luật dẫn đến việc làm sai Một số trường hợp có hiểu biết pháp luật chủ quan sức ép từ người có thẩm quyền Những sai sót từ hoạt động gây số hậu đáng tiếc như: Xảy tranh chấp hợp đồng khơng có sở khó giải quyết; số trường hợp xảy mâu thuẫn, tranh chấp khiếu kiện gây mâu thuẫn, ổn định địa phương - Lãnh đạo xã có lúc đo bận họp định kỳ, đột xuất, giải công 31 việc phát sinh nên có thời gian chưa thực tốt cơng tác giải hành chính, phải hẹn dân chờ đợi lâu Việc trang bị công cụ hỗ trợ cho phận Tư pháp xã, thị trấn để phát giấy tờ giả mạo chưa thực hiện, thực việc chứng thực mắt thường nghiệp vụ cán Tư pháp, chưa vi tính hóa - Bộ phận tư pháp UBND xã có 03 cơng chức Tư pháp - Hộ tịch, công việc chuyên môn nhiều nhu cầu xin việc làm, chứng dạng văn người dân tăng cao nên đảm bảo giải trả kết hồ sơ ngày làm việc đơi lúc để người dân chờ đợi lâu 32 Chương CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG – CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ NGA AN, HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA 1.Công việc giao đơn vị thực tập: - Trong tháng thực tập phòng Giải hành UBND xã Nga An, hướng dẫn tận tình anh, chị em làm nhiều việc như: Công chứng – chứng thực từ chính, đánh hồ sơ hợp đồng quyền sử dụng đất, vào sổ hợp đồng, vào sổ văn phát hành VP UBND xã… - Trong cơng việc giao đó, cơng tác Cơng chứng – chứng thực cơng việc mà em phân công, tiếp xúc trực tiếp thực nhiều - Vì em chọn đề tài báo cáo em “Công chứng – chứng thực” nên em sâu vào ngành “Công chứng – chứng thực” để thuận tiện làm báo cáo - Nhiệm vụ em giao tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, cơng chứng từ chính, vào sổ cơng chứng, sau trình Chủ tịch Phó Chủ tịch ký chuyển đến phận văn thư để đóng dấu cuối trả hồ sơ Đây xem công việc chủ yếu thường xuyên phòng giải hành Đánh giá kết cơng việc thực q trình thực tập - Sau đợt thực tập UBND xã Nga An hoặt động “Công chứng – chứng thực” mang lại cho em nhiều kiến thức mà em học trường Bởi vì, theo em lý thuyết phải gắn liền với thực tiễn người thật thành cơng áp dụng có hiệu học vào thực tiễn sống Nhưng thực tế có nhiều tình so với lý thuyết Chính điều này, cho em học nhiều kiến thức thuộc chức quản lý nhà nước - Em biết kiến thức kinh nghiệm không đủ Vì em cố gắng học tập nhiều để bổ sung vào kho tàn tri thức thân để làm hành trang vững công tác sau - Qua đợt thực tập UBND xã Lai Uyên cho em thấy tầm quan 33 trọng chương trình đào tạo khố học Nó giúp em nắm vững kiến thức học vận dụng có hiệu vào thực tế Sau đợt thực tập này, em cảm thấy thấy kiến thức hoạt động Công chứng – chứng thực em nói riêng lĩnh vực khác hoạt động quan nói chung bổ sung thêm cách rõ ràng, phục vụ cho công tác chuyên môn em sau Về mặt ưu điểm: - Trong tháng thực tập phòng Giải hành UBND xã Nga An hoạt động Công chứng – chứng thực, em giúp cho anh chị quan số công việc anh chị bận rộn với công việc khác - Trong công việc em ln hồ đồng, ln tạo niềm vui cho anh chị quan, ln tạo bầu khơng khí làm việc thoải mái, vui vẻ lúc căng thẳng - Biết chào hỏi cấp lãnh đạo anh chị làm việc quan - Tích cực tìm tòi, học hỏi kinh nghiệm từ anh chị - Trong thời gian thực tập em cố gắng thực nghiêm túc, nội quy, quy chế quan - Trong thời gian thực tập em mặc đồng phục chỉnh tề Về mặt hạn chế thiếu sót: - Do lần tiếp xúc với cơng việc nên em lúng túng, đơi sai sót nhỏ q trình giải cơng việc - Các thao tác cơng tác Cơng chứng – chứng thực chậm chưa quen với công việc Nhận xét em đơn vị thực tập - Mặt dù quan hành cấp địa phương cán UBND xã Nga An có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao ( Đại Học luật, Đại Học hành chính, Trung Cấp văn thư…) Có nhiều kinh nghiệm đáp ứng cầu công việc - Cán bộ, cơng chức UBND xã Nga An có tinh thần trách nhiệm cao, ln tận tình giải cơng việc khả 34 - Cán bộ, cơng chức phòng giải hành UBND xã Nga An có phong cách nhã nhặn, lịch tiếp xúc với dân - Hồ sơ hành xếp cách khoa học phân cơng giải nhanh chóng, thứ tự - Cán xã ln ln đồn kết hỗ trợ giải công việc để đạt kết cao - Khi có vướng mắt phát sinh cơng việc lại tìm tòi, học hỏi để bổ sung thêm kiến thức chuyên môn - Luôn cố gắng, linh động giải kịp thời yêu cầu để tránh phiền hà, khó khăn cho người dân - UBND xã Nga An có đội ngũ cán bộ, công chức trung thực, vui vẻ, nhiệt tình làm việc với người dân - Lãnh đạo xã thường xuyên tổ chức buổi họp giao ban ngành, đoàn thể để nhận xét, đánh giá Từ đưa mặt làm được, mặt chưa làm để rút kinh nghiệm cho hoạt động sau - Chấp hành tốt chủ trương, sách pháp luật Nhà nước Cụ thể chấp hành tốt thời gian làm việc (sáng từ 7g 30 – 11g, chiều từ 13g 30 – 16g) - Có bố trí phòng, ban hợp lý, thống mát tạo khơng khí thoải mái, lành, cơng sở văn minh đẹp - Có lập tủ sách pháp luật phục vụ cho người dân cán bộ, cơng chức đến tìm hiểu Đó tâm nguyện anh, chị cán bộ, công chức UBND xã Nga An 35 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC 1.Cơ quan, đơn vị thực tập: 1.1 UBND xã thực tốt chức năng, nhiệm vụ: - Biết kế thừa phát huy thành tựu vào công tác Công chứng – chứng thực để bước khắc phục hạn chế nhằm tổ chức văn phòng UBND hoạt động có hiệu - Bố trí thêm vài cán cho phận giải hành để đảm bảo cho cơng việc hồn thành nhanh chóng, đầy đủ, xác kịp thời - Cần phải lập hồ sơ công việc, danh mục hồ sơ để đảm bảo cho việc bảo quản, tra tìm vận chuyển cách nhanh chóng - UBND xã cần triển khai biện pháp để thực nói khơng với tiêu cực bệnh “thành tích” UBND xã Nga An giúp đỡ học viên hoàn thành nhiệm vụ thực tập: - Trong vấn đề giúp đỡ học viên hồn thành thực tập UBND xã phải theo 36 dõi trình thực tập học viên - Bắt đầu bố trí cho học viên thực tập UBND xã phải bố trí cho học viên công việc cụ thể để học viên dễ dàng công việc thực tập 2.Kiến nghị trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 2.1 Điểm phù hợp: - Trong thời gian qua trường Đại học Nội Vụ Hà Nội bố trí địa điểm phòng học tương đối ổn định - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội xếp thời gian học cách hợp lý cho học viên 2.2 Điểm chưa phù hợp: - Giáo viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội không đủ công tác giảng dạy, phải mời giáo viên trường khác giảng dạy nên đơi có chậm trể tiết học học viên 2.3 Kiến nghị: - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cần phải đào tạo thêm chương trình dạy học - Nội dung phương pháp dạy trường cần quan tâm nhiều - Phương pháp đào tạo: + Trường nên tổ chức thêm nhiều buổi thực tế, ngồi việc học lý thuyết lớp học viên cần liên hệ với thực tế để hiểu rõ thêm vấn đề mà thầy giảng lớp Đồng thời tạo cho học viên có tự tin với lượng kiến thức học đến quan thực tập công tác nghiệp vụ sau Cụ thể như: + Trong học ngành luật nhà trường cần tổ chức thêm nhiều buổi tham gia phiên nhằm giúp cho học viên nắm vững điều, khoản cách áp dụng điều, khoản vào thực tế + Đối với môn học như: công tác tra, nghiệp vụ thư ký tồ án, cơng tác lý lịch tư pháp….Đặc biệt công tác Công chứng – chứng thực nhà trường nên tổ chức cho học viên đến án, quan tra, UBND xã, phường để tìm hiểu cách thức hoạt động tổ chức phân công giải công 37 việc để tránh khỏi lúng túng học viên sau - Nếu nhà trường nên tổ chức Câu lạc pháp luật nhà trường để học viên học hỏi lẫn - Tổ chức buổi nói chuyện với học viên để học viên trình bày thắc mắc học tập Nội dung đào tạo: + Cao nữa, nhà trường phối hợp với trường Luật khác, tổ chức cho sinh viên trường giao lưu với nhau, tổ chức thi đau học hỏi qua vài thi pháp luật Hoạt động vừa giao lưu học hỏi, vừa tuyên truyền giáo dục người + Thư viện sách nhà trường cần bổ sung thêm phải có cập nhật loại sách Luật ban hành hay sửa đổi, bổ sung để học viên có đầy đủ tài liệu tham khảo Chương trình đào tạo: + Nhà trường nên tổ chức, phân công giáo viên hướng dẫn riêng biệt, thầy, cô hướng dẫn đề tài phụ trách đề tài riêng để vừa giúp học viên bám sát đề tài học tập Thời gian: + Trường nên tạo điều kiện cho học viên thực tập thời gian lâu Ví dụ thời gian thực tập kéo dài khoảng hai tháng để học viên nắm bắt quen với công việc để thuận lợi cho công việc sau + Trường nên tổ chức cho học viên thực tập vào đầu tháng, để thuận lợi việc tra cứu số liệu làm báo cáo tốt Phương thức: + Tổ chức thực tế cho học viên mà khơng có dẫn trường làm cho học viên lúng túng, khó hiểu trước thực tập Vì vậy, trường nên phân cơng giáo viên hướng dẫn cho học viên thực tế cách chặt Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực Qua trình tham khảo hoạt động chúng thực UBND xã nơi em thực 38 tập bên cạnh mặt tích cực, pháp luật chứng thực bộc lộ số điểm chưa phù hợp, đòi hỏi phải sớm khắc phục để nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực, góp phần cải cách hành chính, tạo môi trường pháp lý thuận lợi để người dân thực quyền, lợi ích hợp pháp thời kỳ hội nhập nay, thân xin có số kiến nghị sau: 3.1 Một số quy định thẩm quyền, thủ tục chứng thực việc cụ thể chưa phù hợp: - Về chứng thực sao: Theo quy định Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP , Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực từ giấy tờ, văn tiếng Việt, tiếng nước ngồi song ngữ, Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền chứng thực từ giấy tờ, văn tiếng Việt Quy định gây tình trạng tải Phòng Tư pháp, nay, nhiều giấy tờ, văn cấp dạng song ngữ Để giải vấn đề này, việc phân định lại thẩm quyền chứng thực Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã cách hợp lý cần thiết Hiện nay, quy định chứng thực số trường hợp chưa rõ ràng, dẫn đến tùy tiện áp dụng, cụ thể như: Đối với việc chứng thực từ hết hiệu lực pháp luật, chứng thực từ “phó bản”… pháp luật chưa có quy định cụ thể có chứng thực từ giấy tờ thuộc trường hợp hay không, gây tình trạng khơng thống áp dụng (có quan tiếp nhận chứng thực từ “bản chính” này, có quan lại từ chối) Bên cạnh đó, quan có thẩm quyền nước ngồi cấp có cần phải hợp pháp hóa lãnh trước chứng thực từ hay khơng; giấy tờ, văn tiếng nước ngồi có cần phải dịch sang tiếng Việt trước thực chứng thực hay không, chưa có quy định cụ thể Đặc biệt, tình trạng lạm dụng có chứng thực ngày trở nên phổ biến, gây phiền hà cho người dân, lãng phí cho xã hội Mặc dù Nghị định số Số: 23/2015/NĐ-CP quy định quan, tổ chức tiếp nhận khơng có 39 chứng thực có quyền u cầu đương xuất trình để đối chiếu, song quy định không phát huy hiệu thực tế, quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ không tự nguyện áp dụng quy định Do đó, cần có quy định chặt chẽ, cụ thể việc quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ phải tự tổ chức đối chiếu với chính, khơng u cầu nộp có chứng thực (trừ trường hợp gửi qua hệ thống bưu chính) để khắc phục tình trạng - Về chứng thực chữ ký: Hiện nay, Nghị định sốSố: 23/2015/NĐ-CP chưa có quy định cụ thể trường hợp không chứng thực chữ ký, nên tình trạng lợi dụng chứng thực chữ ký để hợp pháp hóa hợp đồng, giao dịch diễn phổ biến (tức việc chất hợp đồng, giao dịch, phải chứng thực theo trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch, bên lợi dụng, yêu cầu chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký nhằm trốn tránh lệ phí chứng thực đơn giản hóa thủ tục) Mặt khác, trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký lực hành vi dân văn yêu cầu chứng thực chữ ký có nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội… người thực chứng thực khơng có sở để từ chối Do đó, để khắc phục tình trạng này, cần quy định cụ thể trường hợp không thực chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký để hạn chế tình trạng lợi dụng thủ tục chứng thực chữ ký tạo thuận lợi cho người thực chứng thực thực nhiệm vụ - Về chứng thực hợp đồng, giao dịch: Trên thực tế, việc giao cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã chứng thực hợp đồng, giao dịch tiềm ẩn nhiều rủi ro, nhiều cán chứng thực chưa đào tạo chuyên ngành luật, mặt khác cán chứng thực bị phân tán cơng việc quản lý nhà nước, hợp đồng, giao dịch (đặc biệt hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản) loại việc phức tạp, có giá trị lớn, dễ nảy sinh tranh chấp, đòi hỏi chuyên nghiệp người thực chứng thực Do đó, cần quy định tách bạch trình tự, thủ tục chứng thực giá trị pháp lý văn chứng thực với trình tự, thủ tục cơng chứng giá trị pháp lý văn công chứng, để người dân thực quyền tự định đoạt tự chịu trách nhiệm quyền, 40 lợi ích hợp pháp 3.2 Một số giải pháp thực trạng chứng thực UBND Xã Nga An Khi Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP triển khai thực UBND Xã Nga An công việc cán Tư pháp trở nên tải, cán Tư pháp nhận biết văn bản, giấy tờ giả mạo hay cấp sai thẩm quyền Đối với vấn đề cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý để việc lưu trữ kiểm tra liệu thực nhanh chóng, an tồn, có khoa học Để nâng cao hiệu công tác chứng thực, đáp ứng nhu cầu nhân dân; bảo đảm tính an toàn pháp lý giao dịch tổ chức cá nhân cần thực tốt số giải pháp sau: Một là, nâng cao vai trò, trách nhiệm cấp uỷ đảng, quyền cấp sở đạo tổ chức thực nhiệm vụ công chứng, chứng thực thực tốt Luật cơng chứng Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP Chính phủ Hai là, cần rà soát , đánh giá hoạt động đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp đề từ có xếp bố trí cán làm công tác công chứng chứng thực phù hợp với lực, trình độ, tiêu chuẩn theo hướng dẫn văn cấp Ba là, đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến GDPL chứng thực đến đông đảo tầng lớp nhân dân với nhiều hình thức thiết thực như: Tun truyền thơng qua hoạt động Câu lạc pháp luật buổi sinh hoạt tổ chức đoàn thể như: Đoàn niên, Hội Nông dân, Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ Thực niêm yết công khai trụ sở UBND xã thủ tục từ trình tự công chứng, chứng thực để nhân dân biết để tiện theo dõi, giám sát thực theo quy định Bốn là, tăng cường tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn công tác chứng thực cho cán làm công tác công chứng, chứng thực gắn với làm tốt công tác tra, kiểm tra để phát huy mặt tích cực, việc làm hay để nhân rộng, đồng thời kịp uốn nắn, khắc phục sai phạm Phòng Tư pháp cần tăng cường cơng tác tra, kiểm tra chuyên ngành việc chứng thực UBND cấp 41 xã để kịp thời chấn chỉnh, uốn nắn sai sót Năm là, UBND xã thực tốt việc thu lệ phí chứng thực theo quy định hành dành kinh phí hợp lý để tăng cường sở vật chất phục cụ có hiệu cho nhiệm vụ cơng chứng, chứng thực Có chế độ đãi ngộ động viên, khen thưởng kịp thời cán trực tiếp thực công tác chứng thực có thành tích./ 42 C KẾT LUẬN Được đống ý Ban giám hiệu, Khoa Nhà Nước pháp Luật em đăng ký thực tập UBND Xã Nga An với đề tài "Hoạt động chứng thực UBND Xã Nga An Huyện Nga Sơn, tỉnh Thanh Hóa thực trạng giải pháp” Cứ sau đợt thực tập, học viên rút cho nhận xét học quý giá Bởi lẽ, thời gian thực tập khoảng thời gian học viên kết hợp lý thuyết thực hành, giúp học viên biết kết hợp lý thuyết vào thực tế Nếu khơng có kết hợp lý thuyết xem lý thuyết suông giấy tờ không thiết thực Cũng điều Luật ban hành ngồi có tính hợp pháp cần phải có tính hợp lý - Vì thế, em học viên hướng dẩn thực tập có một vài nhận xét kiến nghị tất mặt nghiệp vụ thời gian thực tập UBND xã Nga An thông qua báo cáo Em mong nhận đánh giá, nhận xét chân thành cấp lãnh đạo UBND xã Nga An Bên cạnh em chân thành cảm ơn cô giáo phụ trách hướng dẫn thực tập để em hồn thành xuất sắc báo cáo thực tập - Là học viên thực tập, có sai sót q trình thực tập, thiếu sót q trình làm báo cáo kính xin cấp lãnh đạo xã Lai Uyên cô giáo hướng dẫn bỏ qua dẫn thêm cho em Cuối em xin chân thành cảm ơn ! Qua việc nghiên cứu tìm hiểu đề tài em nhận thức vai trò tầm quan trọng công tác công chứng, chứng thực yêu cầu người dân cơng cải cách hành Nhà nước Hoạt động công chứng, chứng thực giải nhiều khó khăn cho người chứng thực người làm công tác chứng thực Tuy 29 ngày kiến tập không nhiều khoảng thời gian vô quý giá Em cọ sát với thực tế, vận dụng kiến thức học vào thực tiễn công việc Bên cạnh em quan sát cách làm việc anh chị ban tư pháp xã rút học kinh nghiệm cho thân Để trường vững tin với kiến thức học trải nghiệm thực tế từ 43 khoá thực tập để phục vụ cho công việc sau Trong thời gian kiến tập, em nhận giúp đỡ tận tình đầy đủ trách nhiệm thầy, cô giáo Khoa đặc biệt giảng viên Nguyễn Đức Thiện, thầy, cô giáo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội anh chị công tác UBND Xã Nga An , cho em bày tỏ lòng biết ơn đến quý thầy giáo, anh chị tận tình hướng dẫn hỗ trợ cho thân thời gian qua Do lực thân hạn chế nên báo cáo kiến tập chắn nhiều sai sót Rất mong góp ý tận tình Quý Thầy Cô giáo, Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực tập Đinh Thị Thuỷ 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Luật tổ chức Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân 2.Luật công chứng Số: 53/2014/ ngày 20 tháng 06 năm 2016 3.Nghị địnhSố: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 4.Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 5.Nghị định Số: 123/2015/NĐ-CP 6.Bộ luật dân 2015 7.Luật đất đai 2013 8.Nghiệp vụ Tư pháp cấp xã nhà xuất Tư pháp 9.Thông tư liên tịch số Số: 09/2016/TTLT-BGDĐT-BTC-BLĐTBXH 10.Các báo cáo năm 2012, 2013, 2014, 2015,2016 tình hình phát triển kinh tế, văn hóa – xã hội, quốc phòng-an ninh UBND xã Nga An– huyện Nga Sơn 11 Lịch sử Đảng UBND xã Nga An 45 ... ngày 31 tháng năm báo cáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 30 tháng năm báo cáo Thời hạn gửi báo cáo thực sau: báo cáo tháng đầu năm... phản ánh xác thực tế trình thực hoạt động UBND xã nơi em thực tập nên em chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực UBND xã Nga An huyện Nga Sơn thực trạng giải pháp " để làm chuyên đề thực tập để làm... Chứng thực hợp đồng, văn người thực chứng thực soạn thảo giúp Người yêu cầu chứng thực đề nghị người thực chứng thực soạn thảo hợp đồng Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung hợp đồng trước người thực