MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu 2 3. Phương pháp thu thập thông tin 3 4. Kết cấu của đề tài 4 B. NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 5 1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực 5 1.1.1. Khái niệm chung 5 1.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực 5 1.2. Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp xã. 6 1.2.1. Thẩm quyền chứng thực 6 1.2.2. Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã 7 1.3. Thủ tục chứng thực 7 1.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính 7 1.3.1.1. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 8 1.3.1.2. Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã 8 1.3.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính 9 1.3.1.4. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính 10 1.3.1.5. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính 10 1.3.1.6. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính 10 1.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký 11 1.3.2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký 12 1.3.2.2. Thời hạn chứng thực chữ ký 13 1.3.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất 13 1.3.3.1. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn 14 1.3.3.2. Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp 19 Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ NGA AN HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA 22 2.1. Khái quát về xã Nga An 22 2.1.1. Đặc điểm về địa lý: 22 2.1.2. Nhiệm vụ của UBND Xã Nga An 23 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Nga An 24 2.2. Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND Xã Nga An 26 2.2.1. Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc 26 2.2.2. Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính 27 2.2.3. Thực trạng chứng thực chữ ký 28 2.2.4. Kết quả đạt được 29 2.3. Đánh giá chung: 30 2.3.1. Ưu điểm 30 2.3.2. Hạn chế: 31 Chương 3. CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG – CHỨNG THỰC. TẠI UBND XÃ NGA AN, HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA 33 1.Công việc được giao tại đơn vị thực tập: 33 2. Đánh giá kết quả công việc thực hiện trong quá trình thực tập. 33 2.1. Về mặt ưu điểm: 34 2.2. Về mặt hạn chế và thiếu sót: 34 3. Nhận xét của em đối với đơn vị thực tập 34 Chương 4. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC 36 1.Cơ quan, đơn vị thực tập: 36 1.1. UBND xã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ: 36 2. UBND xã Nga An đã giúp đỡ học viên hoàn thành nhiệm vụ thực tập: 36 2.Kiến nghị đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 37 2.1. Điểm phù hợp: 37 2.2. Điểm chưa phù hợp: 37 2.3. Kiến nghị: 37 3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực 38 3.1. Một số quy định về thẩm quyền, thủ tục chứng thực các việc cụ thể còn chưa phù hợp: 39 3.2. Một số giải pháp đối với thực trạng chứng thực tại UBND Xã Nga An. 41 C. KẾT LUẬN 43 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗtrợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốtthời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận đượcrất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè Với lòng biết
ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô trong khoa Nhà nước và pháp trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình đểtruyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tạitrường Và đặc biệt, trong kỳ này, Khoa đã tổ chức cho chúng em được kiến cọ sát,
Luật-áp dụng kiến thức chúng em đã được học vào thực tế mà theo em là rất hữu ích đốivới sinh viên ngành Dịch vụ pháp lý Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo:Nguyễn Đức Thiện đã tận tâm hướng dẫn em trong quá trình nghiên cứu hoànthành báo cáo kiến tập này Báo cáo thực tập được thực hiện trong khoảng thờigian gần 3 tuần Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động chứngthực tại UBND xã Nga An huyện Nga Sơn, kiến thức của em còn hạn chế và cònnhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn, em rấtmong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô và các bạn họccùng lớp để kiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn
Một lần nữa, em xin kính chúc quý Thầy Cô trong Khoa Nhà nước và phápLuật- trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tụcthực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau
Em cũng xin cảm ơn Đảng ủy, HĐND, UBND và các ban nghành đoàn thểcủa UBND xã Nga AN huyện Nga Sơn- Tỉnh Thanh Hóa đã giúp đỡ em trong suốtquá trình thu thập thông tin để hoàn thiện báo cáo này
Nga An, ngày 16 tháng 04 năm2017
Sinh Viên
Đinh Thị Thuỷ
Trang 2MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu 2
3 Phương pháp thu thập thông tin 3
4 Kết cấu của đề tài 4
B NỘI DUNG 5
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 5
1.1 Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực 5
1.1.1 Khái niệm chung 5
1.1.2 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực 5
1.2 Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân dân cấp xã 6
1.2.1 Thẩm quyền chứng thực 6
1.2.2 Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã 7
1.3 Thủ tục chứng thực 7
1.3.1 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính 7
1.3.1.1 Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 8
1.3.1.2 Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã 8
1.3.1.3 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính 9
1.3.1.4 Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính 10
1.3.1.5 Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính 10
1.3.1.6 Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính 10
1.3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký 11
1.3.2.1 Thủ tục chứng thực chữ ký 12
1.3.2.2 Thời hạn chứng thực chữ ký 13
Trang 31.3.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử
dụng đất 13
1.3.3.1 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn 14
1.3.3.2 Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp 19
Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ NGA AN HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA 22
2.1 Khái quát về xã Nga An 22
2.1.1 Đặc điểm về địa lý: 22
2.1.2 Nhiệm vụ của UBND Xã Nga An 23
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Nga An 24
2.2 Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND Xã Nga An 26
2.2.1 Thực trạng về cấp bản sao từ sổ gốc 26
2.2.2 Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính 27
2.2.3 Thực trạng chứng thực chữ ký 28
2.2.4 Kết quả đạt được 29
2.3 Đánh giá chung: 30
2.3.1 Ưu điểm 30
2.3.2 Hạn chế: 31
Chương 3 CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG – CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ NGA AN, HUYỆN NGA SƠN, TỈNH THANH HÓA 33
1.Công việc được giao tại đơn vị thực tập: 33
2 Đánh giá kết quả công việc thực hiện trong quá trình thực tập 33
2.1 Về mặt ưu điểm: 34
2.2 Về mặt hạn chế và thiếu sót: 34
3 Nhận xét của em đối với đơn vị thực tập 34
Chương 4 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC 36
1.Cơ quan, đơn vị thực tập: 36
Trang 41.1 UBND xã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ: 36
2 UBND xã Nga An đã giúp đỡ học viên hoàn thành nhiệm vụ thực tập: 36
2.Kiến nghị đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 37
2.1 Điểm phù hợp: 37
2.2 Điểm chưa phù hợp: 37
2.3 Kiến nghị: 37
3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực 38
3.1 Một số quy định về thẩm quyền, thủ tục chứng thực các việc cụ thể còn chưa phù hợp: 39
3.2 Một số giải pháp đối với thực trạng chứng thực tại UBND Xã Nga An 41
C KẾT LUẬN 43
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45
Trang 5A PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng
thực là rất lớn Nghị định Số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của
Chính phủ về công chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trongviệc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân Tuy nhiên, trong quá trình thựchiện NĐ 23 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạtđộng công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng vàUBND huyện Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay
thế cho văn bản cũ, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 về
cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Sauđây gọi là NĐ 23/2015 /NĐ-CP) Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luậtcông chứng 2016 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao
từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thầncải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi củanhân dân về vấn đề bản sao Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phâncấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, vănbản bằng tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho cácUBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phòngcông chứng và UBND cấp huyện như Nghị định trước đây
Trang 6
Sau hơn 1 năm thực hiện Nghị định số 23 , ngoài những kết quả đã đạt đượcthì cũng bộc lộ những hạn chế, bất cập về mặt tổ chức lẫn hoạt động Do nhận thức
về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự lẫn lộn giữa hai hoạtđộng công chứng và chứng thực Sự lẫn lộn này dẫn tới việc chứng thực khôngđúng thẩm quyền, UBND cấp xã, phường cũng chứng thực các hợp đồng giaodịch
Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tuy đã thựchiện được hơn năm năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể Chứng thựcđược giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi độingũ cán bộ Tư pháp xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhậnbiết được những văn bằng giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngàycàng tinh vi, rất khó phát hiện
Trong thời gian về thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực,nhất là chứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập –UBND xã Nga An, huyện Nga Sơn, tỉnh Thanh Hóa thì nhu cầu chứng thực bảnsao, chứng thực chữ ký là rất lớn Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tếnhất quá trình thực hiện hoạt động này tại UBND xã nơi em thực tập nên em đã
chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực tại UBND xã Nga An huyện Nga Sơn thực trạng và giải pháp " để làm chuyên đề thực tập của mình để làm rõ hơn những mặt
làm được, chưa làm được tại UBND Xã Nga An khi thực hiện NĐ 23/2015/NĐ-CP
và từ hoạt động thực tế tại Xã Nga An , bản thân tôi có thể rút ra bài học kinhnghiệm và có những kiến nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cảicách hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiệnnay
2 Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu
Được sự phối hợp của Ban cán sự lớp cao đẳng Dịch vụ pháp lý 14A, theonguyện vọng em được về UBND xã Nga An thực tập Trải qua 3 tuần tại UBND xã
từ ngày 20/03/ 2017 đến ngày 16/04/2017, được sự giúp đỡ của nhân viên Ban tưpháp xã em đã tiến hành thu thập được các thông tin cần thiết phục vụ cho chuyênđề
Trang 73 Phương pháp thu thập thông tin
Nhận thức rõ tầm quan trọng của các thông tin phục vụ cho việc viết chuyên
đề, trong suốt quá trình thực tập em đã xác định rõ định hướng và mục tiêu cụ thể
để có thể có những thông tin có độ chính xác cao nhất
Được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ Ban tư pháp nơi thực tập, mặc dùđiều kiện đi lại chưa phải thuận tiện nhất, tuy nhiên với những cố gắng hết mình
em cũng đã có những kiến thức để viết bài
Những tài liệu phục vụ cho việc viết chuyên đề nằm rải rác ở nhiều nguồntài liệu khác nhau, đó là trong sách vở, trong các tài liệu, giấy tờ, cũng như trongthực tiễn công việc Nó đòi hỏi người làm chuyên đề phải sử dụng kết hợp nhiềuphương pháp thu thập khác nhau Các phương pháp chủ yếu được em sử dụng, đólà: phương pháp điều tra, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phươngpháp so sánh
3.2 Phương pháp so sánh
Từ số liệu dã được thống kê, tổng hợp đem so sánh qua từng thời kỳ, từng
năm Để thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng
thực Ngoài ra chúng ta so sánh quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ đểtìm ra điểm mới, điểm tiến bộ của pháp luật đồng thời thấy được tồn tại chưa thểkhắc phục Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá khách quan chính xác về thực tiễn cũngnhư những ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng tiêucực đến đời sống nhân dân
3.3 Phương pháp phân tích
Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực,
Trang 8ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhânkhách quan
3.4 Phương pháp điều tra khảo sát
Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND Xã Nga An lấy ý kiếncủa người dân đến chứng thực cũng như ý kiến của cán bộ làm công tác chứngthực tại đây để đánh giá khách quan về hoạt động chứng thực cũng như hiểu đượctâm tư nguyện vọng của nhân dân Đồng thời tham khảo thêm báo cáo của Phòng
Tư pháp huyện Nga Sơn để có thể đánh giá chính xác nhất thực trạng chứng thựctrên toàn huyện Nga Sơn
3.5 Phương pháp khác
Lấy ý kiến của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao cũng như kinhnghiệm trực tiếp làm việc trong lĩnh vực chứng thực để giúp người nghiên cứuhiểu sâu hơn về tác động của chứng thực đến đời sống nhân dân
4 Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nộidung đề tài chia thành 3 chương:
Chương 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC.
Chương 2:
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND
XÃ NGA AN HUYỆN NGA SƠN,
Trang 9B NỘI DUNG CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
1.1 Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực
1.1.1 Khái niệm chung
Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có nhữngthuật ngữ như sau:
"Bản chính" là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên cógiá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao
"Bản sao" là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bảnviết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính
"Sổ gốc" là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khithực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bảnchính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp
"Cấp bản sao từ sổ gốc" là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứvào sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dungghi trong sổ gốc
"Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyềntheo quy định tại Điều 2 của Nghị định 23/2015 căn cứ vào bản chính để chứngthực bản sao là đúng với bản chính
"Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy địnhcủa Nghị đinh này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người
Trang 10được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ, bản chính không được yêu cầuxuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao làgiả mạo thì có quyền xác minh
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã
ký chủ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếucủa công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Namliên kết với trường đại học của nước ngoài trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếngViệt và tiếng nước ngoài)
b, Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:
Theo Luật Đất đai năm 2013 thì:
Điều 7 Người chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với việc sử dụng đất
1 Người đứng đầu của tổ chức, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoạigiao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đối với việc sử dụng đất của tổ chứcmình
2 Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn đối với việc sử dụng đấtnông nghiệp vào mục đích công ích; đất phi nông nghiệp đã giao cho Ủy ban nhândân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) để sử dụng
Trang 11vào mục đích xây dựng trụ sở Ủy ban nhân dân, các công trình công cộng phục vụhoạt động văn hóa, giáo dục, y tế, thể dục thể thao, vui chơi, giải trí, chợ, nghĩatrang, nghĩa địa và công trình công cộng khác của địa phương.
3 Người đại diện cho cộng đồng dân cư là trưởng thôn, làng, ấp, bản, buôn,phum, sóc, tổ dân phố hoặc người được cộng đồng dân cư thỏa thuận cử ra đối vớiviệc sử dụng đất đã giao, công nhận cho cộng đồng dân cư
4 Người đứng đầu cơ sở tôn giáo đối với việc sử dụng đất đã giao cho cơ sởtôn giáo
5 Chủ hộ gia đình đối với việc sử dụng đất của hộ gia đình
6 Cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài đối với việc sử dụng đấtcủa mình
7 Người có chung quyền sử dụng đất hoặc người đại diện cho nhóm người
có chung quyền sử dụng đất đối với việc sử dụng đất đó
Điều 25 Công chức địa chính ở xã, phường, thị trấn
1 Xã, phường, thị trấn có công chức làm công tác địa chính theo quy địnhcủa Luật cán bộ, công chức
2 Công chức địa chính ở xã, phường, thị trấn có trách nhiệm giúp Ủy bannhân dân cấp xã trong việc quản lý đất đai tại địa phương
1.2.2 Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiệnchứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã
Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc PhóChủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực Côngchức Tư pháp - Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực
1.3 Thủ tục chứng thực
1.3.1 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giátrị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao Tuy nhiên,trong thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chínhđược cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký
Trang 12lại Những bản chính cấp lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu Do vậy,bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm:
Bản chính cấp lần đầu;
Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại;
Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bảnviết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính
8 của Nghị định này Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu
cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quyđịnh của pháp luật
2 Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ,hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khilàm thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này
1.3.1.2 Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã
1.Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực
2 Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình
3 Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liênquan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợhoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng;con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợhoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi
4 Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 vàĐiều 32 của Nghị định này
Trang 135 Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cầnthiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
6 Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theoquy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp saithẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghịđịnh này
7 Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứngthực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứngthực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền
Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giảithích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực
1.3.1.3 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
1 Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm
cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực
Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩmquyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháphóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừtrường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam làthành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại
2 Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơquan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp
cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp
3 Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao,nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộccác trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thựcnhư sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực vàghi vào sổ chứng thực
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối,
Trang 14nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiềubản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thờiđiểm được ghi một số chứng thực
1.3.1.4 Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã Uỷban nhân dân cấp xã phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày.Cán bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức
Tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã phải niêm yết công khai lịch làmviệc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực
1.3.1.5 Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
1 Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ
2 Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung
3 Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc khôngđóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp
4 Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kíchđộng chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử củadân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; viphạm quyền công dân
5 Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, côngchứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản
1 Điều 20 của Nghị định này
6 Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấucủa cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
1.3.1.6 Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính
Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loạibản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bảnsao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổchức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7của Nghị định này thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai)
Trang 15ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầuchứng thực.
1.3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy địnhtại Điều 24 NGHỊ ĐỊNH Số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 nêutrên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầuchứng thực
MẪU LỜI CHỨNG (Ban hành kèm theo Thông tư số 20/TT-BTP ngày29 tháng 12 năm 2015của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định
số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ
sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợpđồng, giao dịch)
Lời chứng chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơchế một cửa, một cửa liên thông theo quy định tại khoản 3 Điều 24 của Nghị định
số 23/2015/NĐ-CP
Tại (1)……… ,… giờ … phút Tôi (2)……… , là (3) ………Chứng thực Ông/bà……… Giấy tờ tùy thân (4) số…………, cam đoan đãhiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ,văn bản trước mặt ông/bà ………… là công chức tiếp nhận hồ sơ Số chứng thực
………… quyển số ………… (5) - SCT/CK, ĐC Ngày ………… tháng ……….năm …………
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (6)
Chú thích
- (1) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B);chỉ cần ghi giờ, phút trong trường hợp chứng thực ngoài trụ sở
- (2) Ghi rõ họ và tên của người thực hiện chứng thực
- (3) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơquan thực hiện chứng thực (ví dụ: Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh
Trang 16C, Trưởng phòng Tư pháp huyện A, tỉnh B)
- (4) Ghi rõ loại giấy tờ là Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/ Hộchiếu
- (5) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực, vídụ: quyển số 01/2015-SCT/BS Nếu một năm dùng nhiều sổ thì ghi số thứ tự liêntiếp (ví dụ: quyển số 02/2015-SCT/BS); trường hợp sổ sử dụng cho nhiều năm thìghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: quyển số 01/2015 + 01/2016 - SCT/BS)
- (6) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng
ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủtịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã
và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghịđịnh này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứngthực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực vàghi vào sổ chứng thực
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vàotrang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai
3 Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quảtheo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra cácgiấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại
Trang 17Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứngthực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
4 Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũngđược áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy địnhcủa pháp luật;
d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyềnkhông có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và khôngliên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản
1.3.2.2 Thời hạn chứng thực chữ ký
Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định tạiĐiều 7 của Nghị định này hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bảnvới người yêu cầu chứng thực
1.3.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người
sử dụng đất
Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản:
Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về:
- Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;
- Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quyđịnh của pháp luật về dân sự
Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn:Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn phải chịu trách nhiệm về:
Thời điểm, địa điểm chứng thực;
Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bảntại thời điểm chứng thực;
- Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bảnkhông vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
Trang 18- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:
Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;
Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảogiúp
1.3.3.1 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
a) Thủ tục chứng thực
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 3 I/PYC);
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứngminh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định củaLuật Đất đai năm 2013, Luật Đất đai năm 1013, bản sao Giấy chứng nhận quyền
sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà
ở (sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất);
- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người
sử dụng đất đối với một phần thửa để;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệgiữa người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng disản theo pháp luật;
- Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người đượchưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản đượchưởng của từng người;
Trang 19Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệgiữa người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế làngười duy nhất;
Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định củapháp luật về nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và Giấy chứng nhậnquyền sở hữu công trình xây dựng được cấp theo quy định của Nghị định 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 05 năm 2015 hướng dẫn Luật Xây dựng về quản lý chấtlượng công trình xây dựng trong công tác khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng; vềbảo trì công trình xây dựng và giải quyết sự cố công trình xây - Văn bản xác nhậntiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã trả không cónguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có quyền sử dụng đất là
tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất; tổ chức kinh tếđược Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà đã trả trước tiền thuêđất hàng năm cho nhiều năm;
Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước cóthẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tươnglai mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặcphải lập dự án đầu tư
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu chứng thựcnộp thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên
b, Trình tự chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực vàxuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộtịch xã, thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực
Trường hợp người có bất động sản không có Giấy chứng nhận quyền sửdụng đất nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại cáckhoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụngđất mà hiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong Giấy chứngnhận quyền sử đụng đất thì cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn phải xác nhận cácthông tin về thửa đất Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu
Trang 20đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì Uỷ ban nhân dân xã,phường, thị trấn gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn phòng đăng kýquyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất Thời gian cung cấpthông tin về thửa đất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất không tính vàothời hạn chứng thực.
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch
xã thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trìnhChủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thựchợp đồng, văn bản về bất động sản Trường hợp không chứng thực được trongngày nhận hồ sơ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợpđồng, giao dịch và viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứngthực
Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà pháthiện người có bất động sản không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bấtđộng sản theo quy định của pháp luật thì cán bộ tú pháp - hộ tịch xã thị trấn trả lại
hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực
Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tàisản thừa kế thì thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày đối với việc phân chia tài sảnthừa kế, nhận tài sản thừa kế không tính vào thời hạn chứng thực
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trongngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việcchứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợphợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá ba (03)ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhândân xã, thị trấn thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí
c, Ký chứng thực
Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, ngườiyêu cầu chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực đọccho họ nghe Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong họp đồng thì ký tắt vào
Trang 21từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực hiệncông chứng, chứng thực và ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải
ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng
Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh sốthứ tự, có chữ ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiệnchứng thực, riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghivào cuối văn bản; văn bản chứng thực có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáplai
Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tíndụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan chứng thúc thì có thể chophép người đó ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếuchữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu, trước khi thực hiện việc chứngthực
Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu chứngthực, nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biếtký
Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong cáctrường hợp sau đây:
+ Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;
+ Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực, khi xem xét các giấy tờ
xuất trình, nếu xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu chứng thực;người yêu cầu chứng thực ít khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi chongười yêu cầu chứng thực
Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu khôngthể điểm chỉ bằng ngón trỏ phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp khôngthể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi điểm chỉphải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào
Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc điểm chỉ của người làmchứng
Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản,
Trang 22bản chính văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầuchứng thực đã xuất trình các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có Mỗi hồ sớ phải được đánh số theo thứ tự thời giản phù hợp với việc ghi trong Sổchứng thực hợp đồng, giao dịch, bảo đảm dễ tra cứu.
d, Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc:
Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ cáctrường hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở: việc chứng thực hợp đồng,giao dịch và chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bịbại liệt, người già yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác khôngthể đến trụ sở cơ quan chứng thực
Đối với mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứngthực được thực hiện ngoài giờ làm việc thì phải ghi thêm giờ, phút mà người thựchiện chứng thực ký vào văn bản chứng thực
đ, Việc sửa lỗi kỹ thuật
Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện chứng thựcđược sửa các lỗi kỹ thuật trong hợp đồng đã được chứng thực mà chưa được thựchiện, với điều kiện việc sửa đó không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của cácbên giao kết
Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong vănbản chứng thực Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực có tráchnhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực
Khi sửa lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau
đó ghi chú, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình vàđóng dấu của cơ quan
Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản chứng thực phải làngười đã thực hiện việc chứng thực đó Trong trường hợp người đã thực hiện việcchứng thực không còn làm công tác đó nữa thì người đứng đầu cơ quan có tráchnhiệm thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật đó
Trang 231.3.3.2 Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp
Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng thực soạnthảo hợp đồng
Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung của hợp đồng trước người thực hiệnchứng thực Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung màngười yêu cầu chứng thực đã nêu; việc ghi chép có thể là viết tay, đánh máy hoặcđánh bằng vi tính, nhưng phải bảo đảm nội dung người yêu cầu chứng thực đã nêu;nếu nội dung tuyên bố không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì người thực hiệnchứng thực soạn thảo hợp đồng
a) Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng
Đối với hợp đồng đã được chứng thực thì việc sửa đổi, bổ sung một phầnhoặc toàn bộ hợp đồng đó cũng phải được chứng thực và việc chứng thực đó cóthể được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nào, trừtrường hợp việc công chứng hợp đồng liên quan đến bất động sản thuộc thẩmquyền địa hạt của Phòng Công chứng
Vấn đề trên cũng được áp dụng đối với việc huỷ bỏ hợp đồng, nếu các bêngiao kết yêu cầu chứng thực việc huỷ bở họp đồng đó
cấp bản sao văn bản chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan Việc đối chiếu
bản sao văn bản chứng thực với bản chính chỉ được thực hiện tại cơ quan nhà nước
Trang 24có thẩm quyền chứng thực nơi đang lưu trữ hồ sơ.
Kèm theo báo cáo có biểu thống kê số liệu về chứng thực Số liệu thống kêkèm theo báo cáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày
31 tháng 3 của năm báo cáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm đượctính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 30 tháng 9 của năm báo cáo
Thời hạn gửi báo cáo được thực hiện như sau: báo cáo 6 tháng đầu nămđược gửi cho Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, huyện Nga Sơn(qua Phòng Tưpháp) trước ngày 10 tháng 4 hàng năm; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 10tháng 10 của năm
d, Giải quyết khiếu nại
Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thựckhông đúng với quy định của pháp luật
Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với Uỷ ban nhân dân xã, thịtrấn như sau:
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn giải quyết khiếu nại lần đầu đối vớiviệc từ chối chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn trongthời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết khiếu nại
- Người yêu cầu chứng thức không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại củaChủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn, thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷban nhân dân huyện, quận, thị xã, huyện Nga Sơn thuộc tỉnh Trong trường hợpkhiếu nại tiếp, người yêu cầu chứng thực phải gửi đơn kèm theo bản sao quyếtđịnh giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn và các tài liệuliên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phốthuộc tỉnh