Báo cáo kiến tập hành chính văn phòng tại UBND xã TRUNG GIÃ (Hệ trung cấp)

MỤC LỤC ALỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I 3 B: KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TRUNG GIÃ 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, UYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN 3 1.Vài nét về xã Trung Giã: 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Trung Giã. 4 2.1. Chức năng: 4 2.2. Nhiệm vụ, uyền hạn: 4 2.3.Cơ cấu tổ chức: 5 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN: 7 1. Tổ chức hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND xã Trung Giã: 7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. 7 1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của Văn phòng. 8 1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung: 10 1.3.1. Chương trình công tác năm: 10 1.4. Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan. 10 1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng của Văn phong: 11 1.6. Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan. 11 1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan: 12 2. Khảo sát về công tác văn thư 12 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan(nhận xét ưu,nhược điểm) 12 2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản (nếu có) 13 2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (mô tả các bước) 15 2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản (nhận xét theo từng nội dung và cho ví dụ cụ thể). 16 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Trung Giã 21 2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Trung Giã; nhận xét ưu, nhược điểm. 21 2.3.2. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm. 22 2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan; 23 2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 24 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung: 25 3.2. Chỉnh lý tài liệu: 26 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 28 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 29 Phần II: 31 C: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÍ CỦA CƠ QUAN 31 1. Mẫu hóa một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều. 31 2. Thống kê từ Sổ công văn đi của UBND xã Trung Giã các tên loại văn bản quản lí được ban hành trong 5 năm trở lại đây: 46 Phần III:KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 47 I. NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TRUNG GIÃ: 47 1. Công tác văn phòng: 47 2. Công tác văn thư lưu trữ: 47 2.1. Công tác văn thư: 48 2.2.Công tác lưu trữ: 48 II. ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN. 48 C: KẾT LUẬN: 50 PHỤ LỤC CÁC SƠ ĐỒ. 51

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

A-LỜI NÓI ĐẦU 1

Phần I 3

B: KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TRUNG GIÃ 3

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, UYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN 3

1.Vài nét về xã Trung Giã: 3

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Trung Giã 4

2.1 Chức năng: 4

2.2 Nhiệm vụ, uyền hạn: 4

2.3.Cơ cấu tổ chức: 5

II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN: 7

1 Tổ chức hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND xã Trung Giã: 7

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 7

1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của Văn phòng 8

1.3 Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung: 10

1.3.1 Chương trình công tác năm: 10

1.4 Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan 10

1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng của Văn phong: 11

1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan 11

1.7 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan: 12

2 Khảo sát về công tác văn thư 12

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan(nhận xét ưu,nhược điểm) 12

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 13

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản (nếu có) 13

2.2.2 Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (mô tả các bước) 15

2.2.3 Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản (nhận xét theo từng nội dung và cho ví dụ cụ thể) 16

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Trung Giã 21

2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Trung Giã; nhận xét ưu, nhược điểm 21

2.3.2 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm 22

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan; 23

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 24

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung: 25

3.2 Chỉnh lý tài liệu: 26

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 28

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 29

Phần II: 31

C: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÍ CỦA CƠ QUAN 31

1 Mẫu hóa một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều 31

2 Thống kê từ Sổ công văn đi của UBND xã Trung Giã các tên loại văn bản quản lí được ban hành trong 5 năm trở lại đây: 45

Phần III:KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 46

I NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TRUNG GIÃ: 46

1 Công tác văn phòng: 47

2 Công tác văn thư lưu trữ: 47

2.1 Công tác văn thư: 47

2.2.Công tác lưu trữ: 48

II ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN 48

C: KẾT LUẬN: 49

II PHỤ LỤC CÁC SƠ ĐỒ 51

A-LỜI NÓI ĐẦU

Trong bối cảnh có nhiều thuận lợi nhưng cũng không ít khó khăn tháchthức cả ở trong nước cũng như trên thế giới; với sự nỗ lực của toàn dân, ViệtNam đang ngày càng hội nhập với Thế Giới trên tất cả các lĩnh vực Có thể nói,trong trình ngày càng phát triển này thì nhu cầu thu hút học sinh, sinh viên vàCán bộ tham gia nghiên cứu học tập về các bộ môn khoa học ngày càngnhiều.Trên con đường hội nhập uốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ vàthông tin ngày nay thì trong điều kiện của nền kinh tế thị trường với sự bùng nổthông tin một cách mạnh mẽ, văn phòng được coi là loại hình lao động thông tinvới tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng.chính vì vậy cần phải có một đội ngũcán bộ văn phòng với trình độ cao về chuyên môn nghiệp vụ đưa đất nước bắtkịp với thời đại và thế giới

Hai năm học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội- thời gian không phải

là nhiều và cung không phải là wa ít cho nhưng người muốn nghiên cứu và họctập.wa sự dạy bảo tận tình và kinh nghiệm truyền đạt các thầy, các cô đa cungcấp một phần không nhỏ nhưng kiến thức Thời gian học tập đa giúp em hiểu rohơn về chuyên nghành Hành chính văn phòng, về nhưng nhiệm vụ của công tácvăn phòng, về nhưng vấn đề liên wan mà bản thân cần tìm hiểu,…

Như chúng ta đa biết, Sinh thời Bác hồ đa dạy: “Học phải đi đôi vớihành”, ở bất kỳ một môi trường nào, có lý luận thì phải có thực tiên.Thực tiên sẽgiúp con người vận dụng nhưng lý luận một cách khoa học và hiệu wa nhất.Vìvậy Trung tâm Đào tạo Nghề và Thực hành các Nghiệp vụ Văn phòng củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội đa tổ chức cho các học viên đi thực tập thực tếtại các cơ wan nhằm giup cho cac học có dịp làm wen nhuần nhuyên với cáckhâu nghiệp vụ chuyên môn trước khi tốt nghiệp Để hoàn thiện khóa học vàvận dụng kiến thức đa học vào thực tế em đa lựa chọn đi thực tập tại UBNDTrung Gia để hoàn thành khóa học của mình, qua đó nhằm nâng cao kiến thức,

bổ sung nhưng thiêu của bản thân

Đi thực tập là khoảng thời gian nó giúp tôi vận dụng những kiến thức đã

học vào thực tiễn công việc nơi tôi đến thực tập wa đó giúp bản thân củng cốthêm kiến thức và học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm và nhiều kỹ năng giaotiếp….Đi thực tập sẽ giúp em học hỏi được nhiều điều bổ ích, có thể so sánh lýthuyết với thực hành.

Được sự đồng ý của nhà trường cùng với sự tiếp nhận của UBND xãTrung Giã để hoàn thành chương trình thực tập bắt đầu từ ngày 20 tháng 4 đếnhết ngày 6 tháng 6 năm 2015

Phần I B: KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND

XÃ TRUNG GIÃ

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, UYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA

ỦY BAN NHÂN

1.Vài nét về xã Trung Giã:

Xã Trung Giã qua các thời kỳ có nhiều thay đổi về tên gọi và địa giớihành chính, có địa hình bằng phẳng, dân cư đông với tổng diện tích là 1.152,7

ha Xã Trung Giã ở phía bắc huyện Đa phúc –nay là huyện Sóc Sơn, Thành Phố

Hà Nội; phía bắc giáp xã Thuận Thành, huyện Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên, phíađông giáp xã Hợp Thịnh, huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang, Phía tây giáp xãHồng Kỳ; phía nam giáp xã Tân Minh; phía đông nam giáp xã Tân Hưng.Trảiqua nhiều lần thay đổi tên gọi và địa giới hành chính, “Trung Giã” là tên gọiđược giữ nguyên từ đó đến nay.Năm 2004 xã Trung Giã có 10 thôn và khu dâncư: Bình An, Hòa Bình, An Lạc, Phong Mỹ, Thống Nhất, Trung Kiên, XuânSơn, Sông Công, thôn Đo và phố Nỷ.Toàn xã có 11.848 người, mật độ dân số

1550 người/km2, đa số là người kinh, trong đó số người theo đạo thiên chúa là

230 người

Dưới sự lãnh đạo của đảng bộ xã Trung Giã chính quyền nơi đây đã trảiqua 17 lần bầu cử HĐND Chính quyền địa phương đã không ngừng bổ xunghoàn thiện các ban ngành chuyên môn, đoàn thể, ban cán sự ở các đơn vị dân cư.Hiện nay xã có 40 cán bộ nhân viên, tám ban ngành, tám tổ chức và tám đơn vị

tổ dân cư cùng ban cán sự điều hành Mặc dù có sự phát triển mạnh mẽ củahuyện Sóc Sơn nói riêng và thành phố Hà Nội nói chung, một bộ phận dân cư đãchuyển sang hoạt động trong lĩnh vực tiểu thủ công nghiệp, thương nghiệpnhưng nghề nghiệp chủ yếu của dân cư nơi đây vẫn là làm ruộng và chăn nuôi Trước những năm 1990 hoạt động này còn mang tính nhỏ lẻ theo hình thức hợptác xã nông nghiệp tập chung Sau những năm 1990 đã chuyển sang thành hợptác xã nông nghiệp và dịch vụ, bắt đầu phát triển một cách mạnh mẽ trên tất cả

các lĩnh vực như: kinh tế-văn hóa-quốc phòng, an ninh.

Ủy ban nhân xã thường xuyên tổ chức các hoạt động văn hóa văn nghệ vàthể dục thể thao nhằm góp phần vào rèn luyện sức khỏe, phát huy phong tràođoàn kết trong nhân dân Công tác y tế chăm lo sức khỏe cho nhân dân cũngđược UBND quan tâm, đẩy mạnh dịch vụ y tế, chăm sóc sức khỏe bằng cáchthường xuyên cho nhân dân

Đảm bảo an ninh quốc phong cho nhân dân được thông xuất và đảm bảođời sống của dân được ổn định

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Trung Giã.

Việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaUBND xã Trung Giã được thực hiện theo Luật Tổ chức HĐND và UBND sửađổi ngày 26 tháng 11 năm 2003

2.1 Chức năng:

- UBND do Hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ uan chấp hành của hội đồngnhân dân, cơ uan hành chính Nhà Nước của địa phương, thực hiện chức năng,nhiệm vụ, uyền hạn và cơ cấu tổ chức theo luật tổ chức HĐND và UBND ngày

3 Lập dự toán, uyết toán ngân sách địa phương để trình HĐND phê duyệt

và báo cáo cơ uan hành chính nhà nước, cơ uan hành chính cấp trên trực tiếp và

tổ chức thực hiện kế hoạch

4 Căn cứ nghị uyết của HĐND, phối hợp với các cơ uan Nhà Nước cấptrên để tổ chức thực hiện theo từng linh vực như thu thuế, phí và lệ phí đảm bảothu đúng, thu đủ, thu kịp thời và báo cáo về ngân sách theo uy định của pháp

7 Quản lý công tác giáo dục, văn hóa, thông tin thể thao, y tế, khoa họccông nghệ, giao thông vận tải thuộc sự uản lý của UBND

8 Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn của UBND

9 Tổ chức biên chế, cơ sở vật chất, ky thuật, vật tư tài sản kinh phí củatheo uy định của pháp luật

Giúp UBND dự thảo văn bản, báo cáo trình cấp có thẩm quyền và thực

hiện các công tác thi đua khen thưởng ở xã, đảm bảo cơ sở vật chất, quản lý condấu, công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, báo cáo thống kê.

Quản lý mọi mặt công tác cán bộ công chức, công tác bảo vệ nội bộ xâydựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ quản lý và nghiệp vụ

Văn phòng có nhiệm vụ kiểm tra, rà soát các đề án, các văn bản trước khitrình chủ tịch ký ban hành

Tổ chức các kỳ họp và đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳhọp, hội nghị, đại hội của cơ quan và lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi biên bản cáccuộc họp

Giúp lãnh đạo UBND quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác hành chínhcủa cơ quan Nghiên cứu phân loại, kiểm tra đề xuất và giải quyết các công việchàng ngày cho lãnh đạo bằng văn bản, đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật

và phương tiện làm việc cho hoạt động của cơ quan

Tóm tắt và vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Trung Giã:

Tóm tắt và vẽ sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Trung Giã:

- Đảng ủy - HĐND - UBND - MTTQ

- Đảng ủy: - MTTQ - các ban ngành đoàn thể: Đoàn thanh niên, hội phụ

nữ, Hội nông dân, Hội cựu chiến binh

- HĐND(Bí thư Đảng Ủy kiêm Chủ tịch HĐND xã) - UBND (Chủ tịchUBND và 2 phó chủ tịch UBND xã) Gồm có

+ Thương binh xã hội

+ Văn hóa - Thông tin

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Trung Giã xem phụ lục số01)

II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN:

Văn phòng là một bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong côngtác lãnh đạo, quản lý điều hành giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụcủa cơ quan Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai mặt:

+ Tham mưu tổng hợp

+ Công tác đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động

- Nội dung công tác Văn Phòng gồm:

+ Hoạt động Hành Chính Văn Phòng

+ Hoạt động văn thư

+ Hoạt động lưu trữ

1 Tổ chức hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND xã Trung Giã:

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.

Theo Quyết định số 725/QĐ – UBND ngày 25 tháng 02 năm 2001 củaChủ tịch UBND xã Trung Giã quyết định chức năng, nhiệm vụ của văn phòngUBND như sau:

* Chức năng:

Văn phòng HĐND – UBND xã có chức năng tham mưu cho lãnh đạoUBND trong mọi hoạt động có liên quan và đã được quy định

Thu thập, phân tích, đánh giá và chọn lọc thông tin cung cấp cho lãnh đạo

để phục vụ cho hoạt động quản lí, điều hành của UBND; văn phòng có tráchnhiệm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ chính xác

* Nhiệm vụ:

Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của HĐND – UBND, văn phòng UBND cónhững nhiệm vụ sau:

Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịchlàm việc định kỳ, cho lãnh đạo và chương trình công tác năm của UBND;

Yêu cầu của văn phòng sẽ có đề nghị lên UBND huyện về việc xin tuyểndụng thêm nhân sự cho văn phòng Sau khi đề nghị của văn phòng được trìnhlên cấp trên và đã được cấp trên phê duyệt sẽ tiến hành tuyển dụng phỏng vấnlàm bảng hỏi…

Văn phòng kiểm tra quy trình tuyển dụng của các thí sin thông báo kếtquả trúng tuyển, đồng thời tiến hành hợp đồng lần đầu với người trúng tuyểnVăn phòng có trách nhiệm phận công, công việc cho nhân viên

Văn phòng xã có trách nhiệm quản lý nhân sự trong phòng làm việc, quản

lý nhân sự thuộc bộ phận chuyên trách, trong đó công chức văn phòng chịu tráchnhiệm quản lý, giải quyết công việc, thực hiện các nhiệm vụ:

Tổng hợp, báo cáo, trình chủ tịch thông qua các chương trình công tác củaxã;

Phối hợp với trưởng các ban ngành đôn đốc việc thực hiện quy chế làmviệc;

Tổ chức ghi biên bản các cuộc họp, giao ban, làm việc của lãnh đạo xã,bảo đảm điều kiện làm việc theo chế độ của Nhà nước cho các hoạt động chung

Văn phòng HĐND-UBND xã Trung Giã hiện nay có 2 người trong đó có

1 cán bộ là công chức văn phòng thống kê về số liệu các mặt hoạt động công tác

và cung cấp các thông tin cần thiết cho lãnh đạo, chịu trách nhiệm trước Chủtịch về hoạt động văn phòng, 1 người là cán bộ về việc phụ trách phân côngcông việc tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa cho nhân dân và là cán

bộ công chức văn phòng Cán bộ văn phòng có trình độ từ Trung Cấp đến Đạihọc và có sự phân công phù hợp với năng lực, trình độ của từng người

Việc phân công nhân sự trong Văn phòng phù hợp và khoa học giúp choviệc quản lý Văn phòng được dễ dàng hơn, hiệu quả công việc cao hơn

1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của Văn phòng.

Phòng làm việc là một công việc đòi hỏ phải khoa học, sáng tạo và việc

bố trí sắp xếp có hợp lý hay không đều ảnh hưởng đến chất lượng, năng suất laođộng và con người làm việc đó.

Văn phòng UBND xã Trung Giã được bố trí ở tầng 1, khu nhà 3 tầnggồm 1 phòng làm việc riêng biệt là Văn phòng thống kê của UBND xã và bộphận nhận và trả kết quả cho nhân dân bên trong được trang bị trang thiết bị nhưmáy vi tính, máy in, điện thoại bàn, máy phôtô; giá, tủ đựng tài liệu, để sáchbáo, bàn ghế làm việc và tiếp khách…

Các cán bộ thuộc Văn phòng được bố trí phòng làm việc gần với phònglàm việc của Chủ tịch, Phó chủ tịch để thuận tiện trong việc cung cấp thông tin

và giúp cho các hoạt động của UBND

* Ưu điểm:

Với cách bố trí Văn phòng làm việc như vậy sẽ không ảnh hưởng đếncông việc của các phòng Văn phòng lại là nơi trực tiếp giải quyết công việcthuộc chức năng, nhiệm vụ giúp cho chủ tịch chỉ đạo điều hành mọi hoạt độngcủa UBND Vì vậy sẽ giúp cho văn phòng dễ dàng quản lý và giải quyết côngviệc chuyên môn và việc liên hệ công tác của các cá nhân, cơ quan, tổ chức

Việc bố trí sắp xếp một phòng làm việc khoa học và tiện lợi là rất quantrọng, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình làm việc của cán bộ văn phòng vàgóp phần nâng cao hiệu quả công việc Vì vậy lãnh đạo rất quan tâm đến việc bốtrí các thiết bị văn phòng để có được phòng làm việc một cách tốt nhất

* Nhược điểm:

Việc sắp xếp, bố trí phòng làm việc của UBND nói chung và văn phòngnói riêng đã có nhiều sáng tạo Tuy nhiên vẫn còn một số khó khăn như: diệntích phòng làm việc còn hạn chế, thiết bị văn phòng cũ, hỏng Vì vậy ảnh hưởngđến năng suất làm việc của văn phòng

* Phương án đề xuất:

Văn phòng cần mở rộng diện tích phòng làm việc, bổ sung một số trangthiết bị văn phòng như: máy hủy tài liệu, máy quét, máy phô tô… thường xuyênđộng viên tinh thần làm việc của các cán bộ, tạo môi trường làm việc thoải mái,

giúp cán bộ văn phòng làm việc hiệu quả hơn.

Quan tâm nhiều hơn towiscacs cá nhân trong tập thể cán bộ nhằm am hiểutừng cá nhân một cách hiệu quả, quan tâm đến đời sống cũng như công việc củatừng cá nhân sẽ giúp cho lãnh đạo khái quát cũng như nắm rõ tình hình của cán

bộ trong cơ quan.Từ đó sẽ tạo được niềm tin với đồng nghiệp và với cấp dướicủa mình

1.3 Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung:

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác là yêu cầu thường trực khôngthể thiếu được bất kỳ một cơ quan nào nhằm đảm bảo cơ quan hoạt động có hiệuquả

UBND xã Trung Giã có kế hoạch công tác năm như sau:

1.3.1 Chương trình công tác năm:

a Yêu cầu:

Những đề án, nhiệm vụ đăng ký trong chương trình công tác năm UBNDphải thể hiện được sự kết hợp giữa các nhiệm vụ nêu trong các văn bản, ý kiếnlãnh đạo của cấp trên với sự chủ động đề xuất của đơn vị

Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tiến độ chuẩn bị và nội dung thựchiện công việc do đơn vị chủ trì đã đưa vào chương trình công tác của UBND

1.4 Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan.

UBND xã Trung Giã về nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc

tổ chức hội nghị được tiến hành như sau:

Chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất, giấy mời, kinh phí……

Tiến hành: Đón tiếp đại biểu, diễn biến hội nghị, cán bộ làm công tácthư ký ghi biên bản…

Tổng kết hội nghị: Nhà quản trị văn phòng tập hợp giấy tờ làm báo cáo

Trong thời gian hội nghị được diễn ra thì nhà quản trị Văn phòng có tráchnhiệm theo dõi, đưa ra các phương án để giải quyết các việc đột xuất trong qua

trình hội nghị diễn ra.

1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng của Văn phong:

Đi công tác là một hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan, chuyến đi công tác của lãnh đạo rất đa dạng, có thểdài ngày, ngắn ngày, tùy vào công việc cụ thể

Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi công tác, trình thủ trưởng phê duyệtliên hệ nơi công tác, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phâncông, chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí và văn bản, tài liệu có liên quan

Bước 1: Lên kế hoạch của chuyến đi Phải xác định rõ mục đích, nội dung

công việc, địa điểm đến, thời gian thành phần, phương tiện và kinh phí Đồngthời trong khi kế hoạch trên được duyệt Văn phòng còn có trách nhiệm đôn đốc,theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian

Bước 2: Làm công tác chuẩn bị trước chuyến đi Khi kế hoạch được duyệt

giao cho văn phòng UBND thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị đoàn và cácthành viên, nội dung và lịch làm việc

Bước 3: Chuẩn bị nội dung công tác Đây là phần nội dung quan trọng

nhất chuyến đi Văn phòng UBND biết sự phân công của lãnh đạo đôn đốc cácđơn vị được phân công thực hiện công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu về nộidung và tiến độ thời gian

Bước 4: Chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí

Bước 5: Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan.

1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan.

Thông tin là hoạt động quản lý, điều hành do vậy khi cung cấp thông tincho lãnh đạo phải thực hiện chính xác, nhanh chóng, quy trình cung cấp thôngtin tiến hành như sau:

Thông tin phải được xử lý sơ bộ;

Thông tin phải được chuyển đến đúng đối tượng;

Phải đảm bảo chất lượng thông tin.

1.7 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan:

Ngày nay, cùng với sự phát triển của kinh tế - xã hội thì các nhu cầu quản

lý của nhà nước cũng được tăng cường Trong hoạt động quản lý của Nhà nướcthì công tác Văn phòng là một trong những hoạt động không thể thiếu, vì vậyyêu cầu của việc đổi mới, hiện đại

Trong nền công nghiệp phát triển như hiện nay có nhiều tác động mạnh

mẽ đến con người và mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức Sự phát triển vàđổi mới của xã hội, của các ngành nghề trong xã hội đã tác động đến con ngườilam công tác văn phòng

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan(nhận xét ưu,nhược điểm)

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lí, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơquan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội;

Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư đóng vai trò quantrọng Có thể coi công tác văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhànước Công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt độngquản lý Nhà nước của mỗi cơ quan;

Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt đọng của mỗi cơ quan Nó

có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,báo cáo liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp Văn thư là hoạt động đảmbảo thông tin bằng văn bản Đây là bộ phận chiếm phần lớn trong công tác vănphòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan tạo thành một bj máy hoạtđộng nhịp nhàng;

Phòng làm việc của Văn thư là một phòng độc lập được bố trí sát phòngcủa cán bộ Văn phòng, một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến

và tiếp cận thông tin với mọi người Được trang bị tương đối đầy đủ các máy

móc Thiết bị đảm bảo cho công tác hoạt động của văn thư, máy vi tính, điệnthoại, máy photo, tủ đựng tài liệu….Đảm bảo cho hoạt động của công tác vănthư nhanh chóng, chính xác, bí mật;

Với mô hình tổ chức văn thư hiện tại của UBND xã Trung Giã đã đem lạihiệu quả cao trong công tác văn thư, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chínhxác thông tin cho lãnh đạo góp phần làm cho bộ máy của UBND hoạt độngđược hiệu quả cao nhất từ đó cũng góp phần vào việc phát triển kinh tế - xã hộicủa địa phương

Tuy nhiên, do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan nên trong môhình tổ chức công tác văn thư của UBND xã Trung Giã còn nhiều tồn tại một sốhạn chế nhỏ như: Công tác phục vụ sử dụng bản lưu đôi khi chưa kịp thời do cán

bộ văn thư phải kiêm nhiệm một số công việc khác và số lượng công việc cũngtương đối nhiều

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản (nếu có)

Việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Sơn Thủy thực hiệntheo quy định của Nghị định số 119/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư và thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ nội vụ và Văn phòng Chínhphủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

phòng để kiểm tra tính chính xác, rõ ràng, phù hợp về nội dung của văn bản;

Ban hành văn bản:

Thời hạn phát hành văn bản:

Trong thời hạn không qua 02 ngày làm việc, kể từ ngày lãnh đạo UBNDthông qua hoặc cho ý kiến chỉ đạo về nội dung đề án, dự án, công việc, Vănphòng UBND phối hợp với đơn vị liên quan hoàn chỉnh thủ tục để ban hành vănbản hoặc thông báo ý kiến kết luận của lãnh đạo Ủy ban;

Về việc ký văn bản:

Chủ tịch, phó chủ tịch ký thay mặt các văn bản sau:

Các quyết định, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án và các văn bản quantrọng thuộc thẩm quyền ban hành trình lên cơ quan cấp trên;

Quyết định, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa các đơn vị thực thuộc UBND;

Phê duyệt các dự án, đề án, văn bản được UBND huyện ủy quyền;

Phó chủ tịch, được giao ký thay các văn bản sau:

Quyết định cá biệt, quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán,tổng quyết toán, quyết toán các hạng mục công tình, dự án đầu tư thwo quy định

về công tác quản lý đầu tư và xây dựng của Nhà nước của UBND, thanh lý tàisản cố định và các văn bản xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực được chủ tịch phâncông phụ trách;

Chủ tịch ký trực tiếp các văn bản sau:

Ký một số văn bản thuộc thảm quyền của mình: Ký tất cả các văn bảnthuộc chức năng, nhiệm vụ, chuyên ngành được phân công, phân cấp quản lý;

Phát hành văn bản:

Văn phòng UBND có trách nhiệm phát hành văn bản của UBND đến các

cơ quan, đơn vị có liên quan sau khi cấp có thẩm quyền ký;

Văn phòng UBND tổ chức việc thông báo trên hệ thống truyền thanh của

xã theo quy định đối với các văn bản do UBND ban hành;

2.2.2 Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (mô

tả các bước)

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là trình tự các bướccần thiết được sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chấtlượng văn bản;

Tại UBND xã Trung Giã việc soạn thảo được thực hiện theo các bướcsau:

Bước 1: Chuẩn bị:

- Phân công soạn thảo;

- Xác định mục đích, tính chất và nội dung chủ yếu của vấn đề cần ra văn bản;-Xác định tên loại, trích yếu nội dung;

- Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tớinội dung của vấn đề cần văn bản hóa;

- Xây dựng đề cương và viết bản thảo

Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản:

- Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kỹ thuật trình bày, mục đíchđạt được của văn bản;

- Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, có nhiều vấn đề Vănphòng đã tổ chức xin góp ý của các đơn vị, cá nhân có liên quan;

Bước 3: Trình duyệt:

- Văn bản sau khi soạn tảo xong được trình lên lãnh đạo UBND phụ trách lĩnhvực đề cập đến trong nội dung văn bản để duyệt nội dung bản thảo;

- Cán bộ văn phòng duyệt thể thức và tính pháp lý;

- Lãnh đạo UBND duyệt và ký ban hành;

Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục phát hành;

- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, in văn bản, soát lại văn bản và trình chính thức;

- Văn thư ghi sổ, ngày tháng năm;

- Nhân bản theo số lượng gửi, nơi nhận;

- Đóng dấu và làm thủ tục phát hành;

- Lưu văn bản;

2.2.3 Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản (nhận xét theo từng nội dung và cho ví dụ

+ Nhược điểm:

Ngoài những ưu điểm vẫn còn một số nhược điểm trong ban hành văn bảnnhư ban hành một số văn bản không đúng theo quy định về thẩm quyền banhành

* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

+ Nhược điểm:

Việc ghi số và ngày tháng của văn bản theo quy định tại Nghị định 110của Chính phủ về công tác văn thư thì việc ghi số và ngày tháng phải thực hiệnsau khi lãnh đạo cơ quan đã ký văn bản và được văn thư của cơ quan vào sổ

đăng ký văn bản thì dau đó mới tiến hành ghi số và ngày tháng ban hành vănbản.

Quy trình soạn thảo văn bản: thực hiện đúng với các văn bản quy địnhhiện hành: từ việc phân công soạn thảo, soạn thảo, xin ý kiến xét duyệt, trình kýđến hoàn thiện, phát hành, chuyển giao văn bản

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”

được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡchữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữđứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từđược viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viếttắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:

ỦY BAN NHÂN DÂN

XÃ TRUNG GIÃ

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếmkhoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên cơ quan, tổchức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn

- Số, ký hiệu văn bản.

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổchức Số của văn bản được ghi bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúcvào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dướitên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡchữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/),giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ,

ví dụ:

Số: 25/QĐ-UBND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp xã là tên của xã,

ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Trung Giã và của các xóm thuộc xã: TrungGiã Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được pháthành, được viết đầy đủ, các số chỉ ngày, tháng, năm, đối với những số chỉ ngàynhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước; ví dụ:

Trung Giã, ngay 05 tháng 4 năm 2014

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phảnánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản (nghị quyết, quyết định,

kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằngchữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặtcanh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữđứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc điều động cán bộ

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữadưới số và ký hiệu văn bản, ví dụ:

Số: 72/VTLTNN-NVĐPV/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2009

- Nội dung văn bản.

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu và quan trọng của văn bản

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dànđều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một vănbản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùivào

- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

Việc ghi quyền hạn của người ký được thể hiện như sau:

- Nơi nhận:

Nơi xác nhận định những cơ quan, tổ chức đơn vị và cá nhân nhận vănbản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giámsát; bảo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu

Phần liệt kê các cơ quan tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổchức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bảnđược trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuốidòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồn chữ “Lưu” có dấu haichấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữviết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấmphẩy.

- Quy trình soạn thảo văn bản.

Bước 1: Xác định tính chất, mục đích của văn bản

Bước 2: Thu thập thông tin và sử lý thông tin

Bước 3:.Xác định tên loại văn bản

Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản và viết văn bản

Bước 5: Duyệt bản thảo

Bước 6: Hoàn thành các thủ tục trước khi trình ký

Bước 7: Hoàn thành các thủ tục cuối cùng để phát hành văn bản

+ Ưu điểm:

Quy trình soạn thảo văn bản tại UBND xã Trung Giã đã được thực hiệntheo đúng quy trình Cán bộ thực hiện soạn thảo văn bản đã tích cực thực hiệntheo đúng quy trình soạn thảo văn bản Tích cực học hỏi để nâng cao trình độchuyên môn nghiệp vụ, không để mắc sai sót trong công việc của cơ quan tổchức

Được lãnh đạo cơ quan tích cực nhắc nhở, đồng nghiệp giúp nhau trongcông việc, hoàn thành tốt quy trình soạn thảo văn bản

+ Nhược điểm:

Mặc dù đã có những mặt tốt vẫn còn có những lỗi không thể tránh khỏinhư: một số cán bộ trong khi soạn thảo văn bản không tuân thủ theo đúng quytrình nghiệp vụ, bỏ qua các bước cơ bản Soạn thảo không đúng quy trình chonên các văn bản phát hành ta tạo nên sự sai sót, mất thời gian sửa chữa gây nên

+ Nhược điểm:

Quá trình soạn thảo văn bản cũng không thể chánh được những sai sótthường gặp các lỗi cơ bản như: Sai lỗi chính tả, trong các Quyết định còn thiếucác căn cứ… vì những lỗi nhỏ thường gặp như vậy sẽ gây ra những khó khăntrong quá trình làm việc như tốn thời gian…

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Trung Giã

2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản

đi của UBND xã Trung Giã; nhận xét ưu, nhược điểm.

Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ, nhằm giúp cho

cơ quan và thủ trưởng cơ quan nắm được thành phần nội dung, và tình hìnhchuyên giao, tiếp nhận giải quyết văn bản; sử dụng và bảo quản văn bản tronghoạt động hằng ngày của cơ quan

Quản lý văn bản đi: là khái niệm chỉ chung của văn bản tài liệu do một cơquan gửi đi

Quản lý văn bản đi của Ủy ban nhân dân xã Trung Giã rất rõ ràng, chínhxác, kịp thời, an toàn và bí mật Văn bản đi đã thể hiện đầy đủ các nội dungtrong văn bản ban hành đi còn ít Sổ công văn đi gọn gàng, sạch sẽ, dễ hiểu.Công văn đi là công văn rất quan trọng chính vì thế mà cơ quan cần phải banhành số lượng văn bản đi nhiều hơn nữa

Đăng kí văn bản đi: Đây là công việc phải làm trước khi chuyển giao văn

bản cho đối tượng liên quan theo nguyên tắc thì tất cả các loại văn bản đều phảiđăng ký văn bản vào sổ theo dõi quy định của Nhà nước rõ ràng và đầy đủ.

Nguyên tắc của việc đăng kí văn bản vào sổ là phải đăng ký đầy đủ cácthông tin của văn bản vào sổ, qua trình đăng ký văn bản không được viết chồngchéo các cột với nhau, không tẩy xóa, không đăng ký văn bản bằng bút chì

Trình ký văn bản: Do văn thư hoặc lãnh đạo văn phòng hoặc cán bộchuyên trách thực hiện

Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày(theo quy định tại điểm b, khoản 4mục II của Thông tư liên tịch số 55/20050TTLT-BNV-VPCP ngày 6 tháng 5năm 2005 của Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản)

Đóng dấu văn bản(theo quy định tại khoản 2,3,4; Điều 26 Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tácvăn thư) Đăng ký văn bản vào sổ đúng theo quy định của cơ quan và các vănbản của Nhà nước Chuyển giao, ban hành là bước cuối cùng trong việc giảiquyết văn bản đi

- Ưu điểm:

Tại UBND xã các cán bộ đã thực hiện công việc nghiêm túc, có tráchnhiệm với công việc, thực hiện nghiêm túc đầy đủ, kịp thời theo đúng quy địnhcủa Nhà nước và pháp luật

- Nhược điểm:

Ngoài những ưu điểm đã đạt được còn một số nhược điểm sau: còn nhiềuthiếu sót, tồn đọng làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Cán bộ thực hiệnnhiệm vụ chưa nhanh gọn trong khâu xử lý văn bản

2.3.2 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm.

Quản lý văn bản đến là khái niệm chỉ chung cho các công văn giấy tờ do

cơ quan nhận được

Văn bản đến có thể qua nhiều đườn: Qua bưu điện hay gửi trực tiếp đều

phải qua bộ phận văn thư Khi đó văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tea,phân loại, bóc bì,đóng dấu đến và vào sổ hoặc phần mềm quản lý văn thư trongmáy tính để đăng ký văn bản đến Văn bản được chuyển đến người có thẩmquyền để giải quyết, văn thư tiến hành sao nhận văn bản chuyển đến cơ quan,đơn vị, cá nhân, giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến.

- Về ưu điểm:

Việc quản lý văn bản đến cũng được các cán bộ trong UBND xã TrungGiã thực hiện tốt, văn bản đến sau khi tiếp nhận, phân loại, được chuyển giaonhanh chóng phục vụ công tác giải quyết văn bản đến kịp thời, nhanh chóngchính xác

- Về nhược điểm:

Do điều kiện kinh phí hạn hẹp nên việc đăng ký các văn bản vẫn còn đăng

ký vào sổ chưa thực hiện đăng ký trên máy tính, vì vậy chưa được khoa học, tốnnhiều thời gian gây nhiều khó khăn cho việc quản lý và tra tìm tài liệu

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ

Các văn bản, giấy tờ ban hành của cơ quan kết thúc mỗi năm đều được lập

hồ sơ hiện hành đảm bảo việc quản lý sử dụng bản lưu, trách nhiệm làm thất toátvăn bản làm ảnh hưởng đến hoạt động của UBND

Khi nộp tài liệu vảo Lưu trữ cơ quan văn thư nộp toàn bộ cả văn bản và sổđăng ký văn bản đi, đến của năm đó để lưu trữ cơ quan tiến hành sử lý Danhmục hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập do đó tào điều kiện cho độ chính xáccủa từng loại hồ sơ, của từng công việc được đảm bảo

Biên mục hồ sơ được tiến hành theo đúng quy định phục vụ cho việc tratìm tài liệu kịp thời không những tại thời điểm trước mắt mà còn về lâu dài

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức

và được khẳng định trên văn bản Vì vậy, việc tổ chức và sử dụng con dấu của

xã được thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ (theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CPngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu Nghịđịnh số 110/2001/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2001 của Chính phủ về công tácVăn thư…)

Ủy ban nhân dân xã Trung Giã sử dụng con dấu cơ quan thể hiện tínhpháp lý, ngoài ra còn có một số dấu khác như: dấu công văn đến, dấu mức độkhẩn, mật,hỏa tốc,dấu chức danh, dấu tên một số lãnh đạo có thẩm quyền….Thủtrưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng condấu theo đúng quy định

Văn thư có nhiệm vụ quản lý và sử dụng con dấu, trong trường hợp Vănthư nghỉ thì con dấu được giao lại cho người có liên quan khi được sự đồng ýbằng văn bản của lãnh đạo UBND Văn thư chỉ được đóng dấu khi văn bản đãđúng về thể thức, nội dung và đã có đủ chữ ký của người có thẩm quyền.Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ Trước khi đóng dấu lên văn bản thì cán

bộ văn thư kiểm tra và soát kỹ văn bản trước khi đóng dấu, dấu đóng phải ngayngắn, rõ ràng, không đóng ngược, dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái…Con dấu được bảo quản chặt chẽ trong két có khóa an toàn, không được mangdấu ra ngoài cơ quan, nghiêm cấm việc làm giả dấu, dung dấu giả sử dụng codấu không đúng quy định Nếu vi phạm quy định sẽ bị xử lý theo đúng phápluật Thủ trưởng cơ quan có thể mang dấu ra ngoài nhưng phải chịu trách nhiệmtrước pháp luật về việc giữ và đóng dấu trong khoảng thời gian đó

+ Ưu điểm:

Trong thực tế tại UBND xã Trung Giã cho thấy tình hình sử dụng và quản lý condấu đã đúng với yêu cầu theo đúng quy định của nhà nước về bảo quản và sửdụng con dấu Dấu của cơ quan không đóng dấu lên những văn bản không cónội dung, không có chữ ký hợp lệ, không cho mượn con dấu…

+ Nhược điểm:

Bên cạnh những ưu điểm vẫn còn có những thiếu sót cần phải khắc phục UBND

xã Trung Giã cần bảo quản con dấu tốt hơn nữa

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung:

- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:

Tài sản lưu trữ là tài sản Quốc gia, mà trực tiếp của cơ quan sinh ra vàquản lý tài liệu đó Tài liệu Lưu trữ phảnh ánh một cách trung thực tình hìnhphát triển của đời sống xã hội, do đó việc lưu trữ, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ có

ý nghĩa vô cùng quan trọng, có tính lịch sử

Là một cơ quan hành chính nhà nước, hàng năm HĐND-UBND xã TrungGiã có khoảng 700 văn bản ban hành Tất cả đều được lưu lại và nộp vào khokwu trữ cơ quan

Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ gồm 4 nội dung cơ bản:

+ Xác định nguồn thu thập, bổ sung

+ Xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu

+ Phân chia các nguồn tài liệu

+ Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan

Thông tư số: 40/1998/TT-TBTCCBCP ngày 24/01/1998 quy định về việc

tổ chức các kho lưu trữ ở địa phương thì mỗi xã có một kho lưu trữ, có nhiệm vụthu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu của xã và do văn phòng UBND xãtrực tiếp quản lý, thực hiện quy định tại Thông tư số 40 của UBND xã thành lậpkho lưu trữ, bố trí một cán bộ làm công tác lưu trữ, kho lưu trữ được đặt tại tầng

1 của UBND xã với diện tích 20cm2, lưu trữ toàn bộ tài liệu của UBND xãTrung Giã

Ủy ban nhân dân xã thường xuyên theo chặt chẽ việc nộp tài liệu vào kho

lưu trữ của các đơn vị, đây chính là nguồn tài liệu chủ yếu và quan trọng nhất

Tất cả tài liệu nộp vào kho lưu trữ xã đều được thành lập thành hồ sơ đểđảm bảo giá trị của tài liệu và thuận tiện trong việc tra tìm sử dụng;

Tài liệu đưu vào lưu trữ là những tào liệu đã được lựa chọn kỹ càng, sắpxếp, thống kê và biên mục bên trong, biên mục bên ngoài một cách chính xác vàxác định rõ thời gian bảo quản;

Việc nộp lưu tài liệu phải do chính các đơn vị trực tiếp giao nộp tại kholưu trữ Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị nộplưu tài liệu

Cán bộ lưu trữ phải phối hợp với các đơn vị để lựa chọn những tài liệu cógiá trị để nộp vào lưu trữ của UBND, trong trường hợp đơn vị muốn sử dụngtiếp tài liệu phải có biên bản, đồng thời phải đăng ký vào sổ thống kê, nghi vào

sổ nhập tài liệu lưu trữ để tránh thất thoát, nhầm lẫn

Ủy ban nhân dân xã Trung Giã có nhiệm vụ thu thập, bổ sung, bảo quản

an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu Vì vậy công tác thu thập bổ sungtài liệu lưu trữ đã và đang được tiến hành một cách nhaanh chóng

* Nhược điểm:

Do còn thiếu kinh nghiệm về công tác lưu trữ nên trong khâu thu thập và

xử lý tài liệu lưu trữ của cán bộ làm công tác lưu trữ đôi khi còn lúng túng kholưu vẫn còn hạn hẹp và chưa được đổi mới