MỤC LỤC ALỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I 3 B: KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TRUNG GIÃ 3 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, UYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN 3 1.Vài nét về xã Trung Giã: 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Trung Giã. 4 2.1. Chức năng: 4 2.2. Nhiệm vụ, uyền hạn: 4 2.3.Cơ cấu tổ chức: 5 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN: 7 1. Tổ chức hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND xã Trung Giã: 7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng. 7 1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của Văn phòng. 8 1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung: 10 1.3.1. Chương trình công tác năm: 10 1.4. Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan. 10 1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng của Văn phong: 11 1.6. Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan. 11 1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan: 12 2. Khảo sát về công tác văn thư 12 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan(nhận xét ưu,nhược điểm) 12 2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản (nếu có) 13 2.2.2. Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (mô tả các bước) 15 2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản (nhận xét theo từng nội dung và cho ví dụ cụ thể). 16 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Trung Giã 21 2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã Trung Giã; nhận xét ưu, nhược điểm. 21 2.3.2. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm. 22 2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan; 23 2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: 24 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung: 25 3.2. Chỉnh lý tài liệu: 26 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 28 3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 29 Phần II: 31 C: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÍ CỦA CƠ QUAN 31 1. Mẫu hóa một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều. 31 2. Thống kê từ Sổ công văn đi của UBND xã Trung Giã các tên loại văn bản quản lí được ban hành trong 5 năm trở lại đây: 46 Phần III:KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 47 I. NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TRUNG GIÃ: 47 1. Công tác văn phòng: 47 2. Công tác văn thư lưu trữ: 47 2.1. Công tác văn thư: 48 2.2.Công tác lưu trữ: 48 II. ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN. 48 C: KẾT LUẬN: 50 PHỤ LỤC CÁC SƠ ĐỒ. 51
Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN MỤC LỤC MỤC LỤC A-LỜI NÓI ĐẦU .1 Phần I B: KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TRUNG GIÃ .3 I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, UYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN .3 1.Vài nét xã Trung Giã: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Trung Giã 2.1 Chức năng: .4 2.2 Nhiệm vụ, uyền hạn: 2.3.Cơ cấu tổ chức: .5 II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN: .7 Tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND – UBND xã Trung Giã: 1.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng .7 1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc Văn phòng .8 1.3 Mô tả nội dung bước quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ quan nói chung: 10 1.3.1 Chương trình công tác năm: .10 1.4 Mô tả nhiệm vụ nhà quản trị văn phòng tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, họp) quan 10 1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho thủ trưởng Văn phong: 11 1.6 Lấy ví dụ tình cụ thể cung cấp thông tin văn phòng cho lãnh đạo quan 11 1.7 Tìm hiểu biện pháp đại hóa văn phòng quan: .12 Khảo sát công tác văn thư 12 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư quan(nhận xét ưu,nhược điểm) 12 2.2 Soạn thảo ban hành văn 13 2.2.1 Hệ thống hóa văn quan quy định soạn thảo ban hành văn (nếu có) .13 2.2.2 Tìm hiểu quy trình soạn thảo ban hành văn quan (mô tả bước) 15 2.2.3 Nhận xét ưu, nhược điểm nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn (nhận xét theo nội dung cho ví dụ cụ thể) .16 2.3 Tổ chức quản lý giải văn UBND xã Trung Giã 21 2.3.1 Mô tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn UBND xã Trung Giã; nhận xét ưu, nhược điểm 21 2.3.2 Các bước quy trình tổ chức quản lý giải văn đến; nhận xét ưu, nhược điểm 22 2.3.3 Nhận xét việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan; 23 2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu: 24 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ đánh giá ưu, nhược điểm nội dung: 25 3.2 Chỉnh lý tài liệu: 26 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: .28 La Thị Lan Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN 3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: 29 Phần II: .31 C: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÍ CỦA CƠ QUAN 31 Mẫu hóa số văn hành quan ban hành nhiều 31 Thống kê từ Sổ công văn UBND xã Trung Giã tên loại văn quản lí ban hành năm trở lại đây: 45 Phần III:KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT .46 I NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TRUNG GIÃ: 46 Công tác văn phòng: .47 Công tác văn thư lưu trữ: 47 2.1 Công tác văn thư: 47 2.2.Công tác lưu trữ: 48 II ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN 48 C: KẾT LUẬN: 49 II PHỤ LỤC CÁC SƠ ĐỒ .51 La Thị Lan Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN A-LỜI NÓI ĐẦU Trong bối cảnh có nhiều thuận lợi không khó khăn thách thức nước giới; với nỗ lực toàn dân, Việt Nam ngày hội nhập với Thế Giới tất lĩnh vực Có thể nói, trình ngày phát triển nhu cầu thu hút học sinh, sinh viên Cán tham gia nghiên cứu học tập môn khoa học ngày nhiều.Trên đường hội nhập uốc tế, cách mạng khoa học công nghệ thông tin ngày điều kiện kinh tế thị trường với bùng nổ thông tin cách mạnh mẽ, văn phòng coi loại hình lao động thông tin với tính sáng tạo trí tuệ ngày tăng.chính cần phải có đội ngũ cán văn phòng với trình độ cao chuyên môn nghiệp vụ đưa đất nước bắt kịp với thời đại giới Hai năm học tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội- thời gian nhiều cung wa cho người muốn nghiên cứu học tập.wa dạy bảo tận tình kinh nghiệm truyền đạt thầy, cô đa cung cấp phần không nhỏ kiến thức Thời gian học tập đa giúp em hiểu ro chuyên nghành Hành văn phòng, nhiệm vụ công tác văn phòng, vấn đề liên wan mà thân cần tìm hiểu,… Như đa biết, Sinh thời Bác hồ đa dạy: “Học phải đôi với hành”, môi trường nào, có lý luận phải có thực tiên.Thực tiên giúp người vận dụng lý luận cách khoa học hiệu wa nhất.Vì Trung tâm Đào tạo Nghề Thực hành Nghiệp vụ Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đa tổ chức cho học viên thực tập thực tế wan nhằm giup cho cac học có dịp làm wen nhuần nhuyên với khâu nghiệp vụ chuyên môn trước tốt nghiệp Để hoàn thiện khóa học vận dụng kiến thức đa học vào thực tế em đa lựa chọn thực tập UBND Trung Gia để hoàn thành khóa học mình, qua nhằm nâng cao kiến thức, bổ sung thiêu thân Đi thực tập khoảng thời gian giúp vận dụng kiến thức La Thị Lan Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN học vào thực tiễn công việc nơi đến thực tập wa giúp thân củng cố thêm kiến thức học hỏi nhiều kinh nghiệm nhiều kỹ giao tiếp….Đi thực tập giúp em học hỏi nhiều điều bổ ích, so sánh lý thuyết với thực hành Được đồng ý nhà trường với tiếp nhận UBND xã Trung Giã để hoàn thành chương trình thực tập ngày 20 tháng đến hết ngày tháng năm 2015 La Thị Lan Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN Phần I B: KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TRUNG GIÃ I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, UYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN 1.Vài nét xã Trung Giã: Xã Trung Giã qua thời kỳ có nhiều thay đổi tên gọi địa giới hành chính, có địa hình phẳng, dân cư đông với tổng diện tích 1.152,7 Xã Trung Giã phía bắc huyện Đa phúc –nay huyện Sóc Sơn, Thành Phố Hà Nội; phía bắc giáp xã Thuận Thành, huyện Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên, phía đông giáp xã Hợp Thịnh, huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang, Phía tây giáp xã Hồng Kỳ; phía nam giáp xã Tân Minh; phía đông nam giáp xã Tân Hưng.Trải qua nhiều lần thay đổi tên gọi địa giới hành chính, “Trung Giã” tên gọi giữ nguyên từ đến nay.Năm 2004 xã Trung Giã có 10 thôn khu dân cư: Bình An, Hòa Bình, An Lạc, Phong Mỹ, Thống Nhất, Trung Kiên, Xuân Sơn, Sông Công, thôn Đo phố Nỷ.Toàn xã có 11.848 người, mật độ dân số 1550 người/km2, đa số người kinh, số người theo đạo thiên chúa 230 người Dưới lãnh đạo đảng xã Trung Giã quyền nơi trải qua 17 lần bầu cử HĐND Chính quyền địa phương không ngừng bổ xung hoàn thiện ban ngành chuyên môn, đoàn thể, ban cán đơn vị dân cư Hiện xã có 40 cán nhân viên, tám ban ngành, tám tổ chức tám đơn vị tổ dân cư ban cán điều hành Mặc dù có phát triển mạnh mẽ huyện Sóc Sơn nói riêng thành phố Hà Nội nói chung, phận dân cư chuyển sang hoạt động lĩnh vực tiểu thủ công nghiệp, thương nghiệp nghề nghiệp chủ yếu dân cư nơi làm ruộng chăn nuôi Trước năm 1990 hoạt động mang tính nhỏ lẻ theo hình thức hợp tác xã nông nghiệp tập chung Sau năm 1990 chuyển sang thành hợp tác xã nông nghiệp dịch vụ, bắt đầu phát triển cách mạnh mẽ tất La Thị Lan Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN lĩnh vực như: kinh tế-văn hóa-quốc phòng, an ninh Ủy ban nhân xã thường xuyên tổ chức hoạt động văn hóa văn nghệ thể dục thể thao nhằm góp phần vào rèn luyện sức khỏe, phát huy phong trào đoàn kết nhân dân Công tác y tế chăm lo sức khỏe cho nhân dân UBND quan tâm, đẩy mạnh dịch vụ y tế, chăm sóc sức khỏe cách thường xuyên cho nhân dân Đảm bảo an ninh quốc phong cho nhân dân thông xuất đảm bảo đời sống dân ổn định Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Trung Giã Việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Trung Giã thực theo Luật Tổ chức HĐND UBND sửa đổi ngày 26 tháng 11 năm 2003 2.1 Chức năng: - UBND Hội đồng nhân dân bầu ra, uan chấp hành hội đồng nhân dân, uan hành Nhà Nước địa phương, thực chức năng, nhiệm vụ, uyền hạn cấu tổ chức theo luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 2.2 Nhiệm vụ, uyền hạn: Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trư an, tổ chức cá nhân nước nước thuộc thẩm uyền giao ây dựng kế hoạch phát triển Kinh tế - hội hàng năm trình HĐND cấp thông ua trình UBND huyện phê duyệt tổ chức thực kế hoạch Lập dự toán, uyết toán ngân sách địa phương để trình HĐND phê duyệt báo cáo uan hành nhà nước, uan hành cấp trực tiếp tổ chức thực kế hoạch Căn nghị uyết HĐND, phối hợp với uan Nhà Nước cấp để tổ chức thực theo linh vực thu thuế, phí lệ phí đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời báo cáo ngân sách theo uy định pháp La Thị Lan Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN luật Kiểm tra đôn đốc, hướng dân sơ uan, tổ chức cá nhân thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào UBND Xây dưng uy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp-tiểu thủ công nghiệp, du lịch dịch vụ thương mại, ngành nghề,, địa phương trình cấp phê duyệt Quản lý công tác giáo dục, văn hóa, thông tin thể thao, y tế, khoa học công nghệ, giao thông vận tải thuộc uản lý UBND Thực biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn UBND Tổ chức biên chế, sở vật chất, ky thuật, vật tư tài sản kinh phí theo uy định pháp luật 2.3.Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức UBND a Trung Gia cấu cụ thể sau: Chủ tịch Phó chủ tịch Văn phòng có trách nhiệm đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị ky thuật cho máy UBND hoạt động cách tốt Phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác văn thư lưu trư hành văn phòng quan; để đảm bảo thực tốt chức mình, UBND giao văn phòng quản lý, chi tiêu tài để mua sắm trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm điều hành việc sử dụng * Nhiệm vụ: Căn vào cấu tổ chức HĐND-UBND, Văn phòng UBND có nhiệm vụ sau: Văn phòng có nhiệm vụ tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động HĐNDUBND; thu thập, xử lý cung cấp thông tin xác, kịp thời cho lãnh đạo Giúp UBND xây dựng, theo dõi chương trình công tác, lịch làm việc tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tổ chức cho phận thu nhận trả kết giao dịch công việc UBND với quan, tổ chức Giúp UBND dự thảo văn bản, báo cáo trình cấp có thẩm quyền thực La Thị Lan Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN công tác thi đua khen thưởng xã, đảm bảo sở vật chất, quản lý dấu, công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, báo cáo thống kê Quản lý mặt công tác cán công chức, công tác bảo vệ nội xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán quản lý nghiệp vụ Văn phòng có nhiệm vụ kiểm tra, rà soát đề án, văn trước trình chủ tịch ký ban hành Tổ chức kỳ họp đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho kỳ họp, hội nghị, đại hội quan lãnh đạo quan, tổ chức ghi biên họp Giúp lãnh đạo UBND quản lý, đạo thực công tác hành quan Nghiên cứu phân loại, kiểm tra đề xuất giải công việc hàng ngày cho lãnh đạo văn bản, đảm bảo đầy đủ sở vật chất, kỹ thuật phương tiện làm việc cho hoạt động quan Tóm tắt vẽ sơ đồ tổ chức máy UBND xã Trung Giã: Tóm tắt vẽ sơ đồ tổ chức máy UBND xã Trung Giã: - Đảng ủy - HĐND - UBND - MTTQ - Đảng ủy: - MTTQ - ban ngành đoàn thể: Đoàn niên, hội phụ nữ, Hội nông dân, Hội cựu chiến binh - HĐND(Bí thư Đảng Ủy kiêm Chủ tịch HĐND xã) - UBND (Chủ tịch UBND phó chủ tịch UBND xã) Gồm có - Khối kinh tế: + Kế toán + Địa chính-xây dựng + Nông nghiệp + Bảo vệ thực vật + Thú Y - Khối VH - XH: + Bộ phận cửu + Tư pháp-Hộ tịch La Thị Lan Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN + Thương binh xã hội + Văn hóa - Thông tin (Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND xã Trung Giã xem phụ lục số 01) II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN: Văn phòng máy giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý điều hành giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan Chức văn phòng thể hai mặt: + Tham mưu tổng hợp + Công tác đảm bảo sở vật chất kỹ thuật cho quan hoạt động - Nội dung công tác Văn Phòng gồm: + Hoạt động Hành Chính Văn Phòng + Hoạt động văn thư + Hoạt động lưu trữ Tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND – UBND xã Trung Giã: 1.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Theo Quyết định số 725/QĐ – UBND ngày 25 tháng 02 năm 2001 Chủ tịch UBND xã Trung Giã định chức năng, nhiệm vụ văn phòng UBND sau: * Chức năng: Văn phòng HĐND – UBND xã có chức tham mưu cho lãnh đạo UBND hoạt động có liên quan quy định Thu thập, phân tích, đánh giá chọn lọc thông tin cung cấp cho lãnh đạo để phục vụ cho hoạt động quản lí, điều hành UBND; văn phòng có trách nhiệm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ xác * Nhiệm vụ: Căn vào cấu tổ chức HĐND – UBND, văn phòng UBND có nhiệm vụ sau: La Thị Lan Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN Xây dựng theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc định kỳ, cho lãnh đạo chương trình công tác năm UBND; Yêu cầu văn phòng có đề nghị lên UBND huyện việc xin tuyển dụng thêm nhân cho văn phòng Sau đề nghị văn phòng trình lên cấp cấp phê duyệt tiến hành tuyển dụng vấn làm bảng hỏi… Văn phòng kiểm tra quy trình tuyển dụng thí sin thông báo kết trúng tuyển, đồng thời tiến hành hợp đồng lần đầu với người trúng tuyển Văn phòng có trách nhiệm phận công, công việc cho nhân viên Văn phòng xã có trách nhiệm quản lý nhân phòng làm việc, quản lý nhân thuộc phận chuyên trách, công chức văn phòng chịu trách nhiệm quản lý, giải công việc, thực nhiệm vụ: Tổng hợp, báo cáo, trình chủ tịch thông qua chương trình công tác xã; Phối hợp với trưởng ban ngành đôn đốc việc thực quy chế làm việc; Tổ chức ghi biên họp, giao ban, làm việc lãnh đạo xã, bảo đảm điều kiện làm việc theo chế độ Nhà nước cho hoạt động chung Văn phòng HĐND-UBND xã Trung Giã có người có cán công chức văn phòng thống kê số liệu mặt hoạt động công tác cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch hoạt động văn phòng, người cán việc phụ trách phân công công việc tiếp nhận trả kết theo chế cửa cho nhân dân cán công chức văn phòng Cán văn phòng có trình độ từ Trung Cấp đến Đại học có phân công phù hợp với lực, trình độ người Việc phân công nhân Văn phòng phù hợp khoa học giúp cho việc quản lý Văn phòng dễ dàng hơn, hiệu công việc cao 1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc Văn phòng Phòng làm việc công việc đòi hỏ phải khoa học, sáng tạo việc La Thị Lan Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN Kế hoạch TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /… -….… ….… , ngày … tháng … năm 20… KẾ HOẠCH ………… ……………… / Nơinhận: -…………; -……………; - Lưu: VT, … QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ tên 6.Báo cáo La Thị Lan 40 Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /… -….… ….… , ngày … tháng … năm 20… BÁO CÁO ………… ……………… / Nơinhận: -…………; -……………; - Lưu: VT, … QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ tên Biên La Thị Lan 41 Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: Trung tâm ĐTNVVP DN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /BB- … … BIÊN BẢN …………………… Thời gian bắt đầu Địa điểm Thành phần tham dự Chủ trì (chủ tọa): Thư ký (người ghi biên bản): Nội dung (theo diễn biến họp/hội nghị/hội thảo): Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào … … , ngày … tháng … năm …… / THƯ KÝ (Chữ ký) CHỦ TỌA (Chữ ký, dấu (nếu có)) Họ tên Họ tên Nơinhận: -……….; - Lưu: VT, hồ sơ Tờ trình La Thị Lan 42 Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /… -….… ….… , ngày … tháng … năm 20… TỜ TRÌNH ………… ……………… / Nơinhận: -…………; -……………; - Lưu: VT, … QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ tên Hợp đồng La Thị Lan 43 Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc /… -….… ….… , ngày … tháng … năm 20… HỢP ĐỒNG ………… ……………… / QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ Nơinhận: -…………; -……………; - Lưu: VT, … (Chữ ký, dấu) Họ tên Thống kê từ Sổ công văn UBND xã Trung Giã tên loại văn quản lí ban hành năm trở lại đây: TT La Thị Lan Tên loại văn ban hành 2010 2011 44 Số lượng 2012 2013 2014 Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Quyết định Công văn Thông báo Tờ trình Báo cáo Biên Kế hoạch Trung tâm ĐTNVVP DN 45 30 20 12 16 90 25 19 15 24 11 24 30 28 13 12 15 23 50 23 16 16 14 15 53 35 25 20 28 Quá trình thống kê từ công văn UBND xã Trung Giã với số lượng văn ban hành năm nhiều Có văn ban hành nhiều có văn ban hành + Số lượng văn ban hành nhiều nhất, lí do: Do xuất phát từ thực tế quan, loại văn ban hành chênh lệch tương đối lớn Số lượng văn ban hành nhiều gồm có loại văn bản: Quyết định công văn Quyết định công văn đươc ban hành nhiều Ủy ban định để nhằm đưa quy tắc để ổn định, tổ chức; để đưa định quan trọng liên quan tới tổ chức, đơn vị Ủy ban quản lí; định khen thưởng dành cho hộ gia đình có thành tích xuất sắc Công văn ban hành nhiều lí công văn việc + Văn ban hành nhất, lí do: Văn ban hành Biên xảy vụ chanh chấp đất đai, nhà cửa, biên khiếu nại Phần III:KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TRUNG GIÃ: La Thị Lan 45 Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN Công tác văn phòng: * Ưu điểm: UBND xã thực tương đối tốt khâu nghiệp vụ văn phòng (Văn thư, lưu trữ, Hành văn phòng…) Trang thiết bị văn phòng đầy đủ (máy tính, máy photo, máy in, điện thoại, tủ đựng tài liệu, cặp hồ sơ, văn phòng phẩm…) Đảm bảo môi trường làm việc ổn định, mang lại hiệu tốt, đa dạng, cung cấp thông tin đầy đủ cho việc thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng UBND xã tạo điều kiện nâng cao trình độ chuyên môn như: Cử cán học, 100% cám đào tạo qua trường lớp có cấp Thực nghiêm túc giấc quan, nội quy, quy định quan, thực chức năng, nhiệm vụ quan Xây dựng đầy đủ, kịp thời chương trình công tác thường kỳ, chương trình công tác năm UBND * Nhược điểm: Ngoài ưu điểm công tác văn phòng số nhược điểm sau: Tuy đầu tư vào số trang thiết bị đại, thực tế cho thấy số phương tiện máy móc cũ, cón thiếu máy quét, máy hủy tài liệu, gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác hiệu công việc Công tác văn thư lưu trữ: Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng trình hoạt động phát triển quan, đơn vị tổ chức Nhận thức điều đó, quan thường xuyên quan tâm đạo thực nghiêm túc kế hoạch đề Những ưu điểm, nhược điểm: 2.1 Công tác văn thư: * Ưu điểm: La Thị Lan 46 Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN Công tác văn thư thực khoa học xem “bộ mặt quan” luôn cần quan tâm, đạo kịp thời tạo điều kiện cho cán bôn tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ nâng cao trình độ chuyên môn Văn thư thực chức năng, nhiệm vụ giúp thủ trưởng giải công việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, quản lý dấu chặt chẽ, việc đăng ký văn với quy định Nhà nước * Nhược điểm: Một số khâu chuyển giao văn chưa kịp thời, chưa khoa học, nên trình giải công việc cán văn thư gặp khó khăn 2.2.Công tác lưu trữ: * Ưu điểm: UBND xã Trung Giã có biện pháp tích cực việc bảo quản tài liệu quan trọng từ năm 1945 đến giá trị sử dụng Kho lưu trữ thường xuyên vệ sinh sẽ, hệ thống bảo quản tài liệu thường xuyên bảo quản, kiểm tra thường xuyên nên cố xảy * Nhược điểm: Một số đồ dùng, dụng cụ, trang phục lao động cán thiếu chưa đầy đủ Điều kiện môi trường khí hậu làm ảnh hưởng đến tài liệu, việc bảo quản tài liệu gặp nhiều khó khăn II ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM TRÊN Trong kinh tế phát triển nay, người không ngừng đổi mặt Công nghệ thông tin đà phát triển mà chủ yếu máy tính phương tiện truyền thông lĩnh vực hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa, người La Thị Lan 47 Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN Trình độ phát triển văn hóa thông tin, ngôn ngữ quan niệm công tác Văn thư, lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm dần thay số lượng công việc, tích cực vào công tác quản lý hành Để áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc đòi hỏi cần nỗ lực, kiên trì làm việc sáng tạo, khoa học Chính UBND xã Trung Giã không ngừng phổ biến áp dụng công nghệ thông tin vào công tác hành văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi phục vụ hoạt động khác quan, phát triển, xây dựng trang thiết bị đại cho phù hợp với phát triển Văn phòng Tổ chức mở thêm lớp bồi dưỡng kiến thức tin học Văn phòng cho cán để thúc đẩy công tác tin học hóa công tác Hành văn phòng Đảm bảo sở vật chất, có khoản trợ cấp độc hại, động viên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cao cho cán quan Tạo điều kiện để sở vật chất đại đảm bảo quản lý tài liệu Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, xác đầy đủ Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn bản.Thận trọng giữ bí mật quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ Kiểm tra thường xuyên việc áp dụng hiệu văn Đảng, Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ quan Cần phải trao đổi chuyên môn, phong cách ứng xử nhanh nhẹn, biết tập trung xử lý vấn đề gặp phải, có biện pháp chủ động kịp thời Quan tâm phát triển đồng đến tất lĩnh vực văn phòng để tạo nên phát triển chung cho toàn Văn phòng Đầu tư thêm sở vật chất đại cho phòng quan để giúp giải công việc cách nhanh chóng, hiệu C: KẾT LUẬN: La Thị Lan 48 Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN Hiện kinh tế thị trường phát triển nhanh chóng với lĩnh vực, hội nhập với kinh tế nước Văn phòng lại quan trọng hoạt động công tác văn phòng, yếu tố chủ quan định đến tồn tại, vững mạnh quan, Văn phòng hoạt động có hiệu giúp cho toàn quan hoạt động hiệu cao, tăng cường khả cạnh tranh, chủ động trình nâng cao quan Văn phòng trở nên quan trọng chiếm ưu thế, nhận đánh giá cao giới công việc Điều khẳng định rõ nét văn phòng nơi em đến thực tập thời gian qua Cơ quan xây dựng đội ngũ văn phòng có lực, phẩm chất đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính, xây dựng phát triển đất nước Văn phòng trở thành máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng trình điều hành quan, để thực chức nhiệm vụ quan Với giúp đỡ, giới thiệu, định hướng Nhà trường, Trung tân ĐTNVVP DN em UBND xã Trung Gia tiếp nhận thực tập quan thời gian tuần từ ngày 20 tháng năm 2015 đến ngày 05 tháng năm 2015 thời gian thực tập quan, với giúp đỡ nhiệt tinh cán em nhận thức tầm quan trọng công tác Văn phòng quan quản lý Nhà nước nói chung UBND xã Trung Giã nói riêng La Thị Lan 49 Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp Trung tâm ĐTNVVP DN II PHỤ LỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ tổ chức máy UBND xã Trung Giã CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Kế toán Văn phòng thống kê La Thị Lan Địa xây sựng Nông nghiệp PHÓ CHỦ TỊCH Bảo vệ thực vật 50 Tư pháp hộ tịch Thương binh xã hội Bộ phận cửa Lớp HCVP K16 2013- 2015 Văn hóa xã hội Báo cáo thưc tập tốt nghiệp La Thị Lan Trung tâm ĐTNVVP DN 51 Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp La Thị Lan Trung tâm ĐTNVVP DN 52 Lớp HCVP K16 2013- 2015 Báo cáo thưc tập tốt nghiệp La Thị Lan Trung tâm ĐTNVVP DN 53 Lớp HCVP K16 2013- 2015