Báo cáo kiến tập hành chính văn phòng tại UBND xã tân MINH (Hệ trung cấp)

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ TÂN MINH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN 3 ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỊ TRÍ ĐỊA LÝ CỦA XÃ TÂN MINH 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TÂN MINH 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Tân Minh 4 1. Chức năng của Uỷ ban nhân dân 4 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Tân Minh 4 2.1 . Trong lĩnh vực kinh tế. 4 2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp 5 2.3. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 5 2.4. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, và thể dục thể thao 5 2.5. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội 6 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Tân Minh 18 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 18 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 18 1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Tân Minh 20 1.3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND Xã Tân minh 21 1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, hội họp) của UBND xã Tân Minh 21 1.5. Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng 22 1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo 23 1.7. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan. 24 2. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 25 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Tân Minh 25 2.2. Quy trình của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản. 26 2.2.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước. 26 2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. 27 2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm và các nội dung. 28 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan thực tập 29 2.3.1. Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND Xã Tân Minh 29 2.3.2 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến. 30 2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành vào giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 30 2.4. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 31 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung của cơ quan. 33 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 37 1. Một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều 37 2. Thống kế từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản lí được ban hành nhiều trong 5 năm trở lại đây của UBND xã Tân Minh: 57 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 58 I NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CỒNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TÂN MINH. 58 1. Nhận thức, thái độ. 58 2. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm. 58 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM 61 1. Về đội ngũ cán bộ, công chức 61 2. Về quy trình nghiệp vụ. 62 3. Về trang thiết bị Văn phòng. 63 LỜI CẢM ƠN 64 PHẦN PHỤ LỤC 65

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 3

ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND XÃ TÂN MINH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN 3

ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỊ TRÍ ĐỊA LÝ CỦA XÃ TÂN MINH 3

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TÂN MINH 4

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Tân Minh 4

1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân 4

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Tân Minh 4

2.1 Trong lĩnh vực kinh tế 4

2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp 5

2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải 5

2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, và thể dục thể thao 5

2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội 6

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Tân Minh 18

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 18

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 18

1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Tân Minh 20

1.3 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND Xã Tân minh 21

1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, hội họp) của UBND xã Tân Minh 21

1.5 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng 22

1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo 23

1.7 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 24

2 KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 25

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Tân Minh 25

2.2 Quy trình của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản 26

2.2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước 26

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 27

2.2.3 Nhận xét những ưu, nhược điểm và các nội dung 28

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan thực tập 29

2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND Xã Tân Minh 29

2.3.2 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến 30

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành vào giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: 30

2.4 TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 31

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung của cơ quan 33

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 37

1 Một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều 37

2 Thống kế từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản lí được ban hành nhiều trong 5 năm trở lại đây của UBND xã Tân Minh: 57

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 58

I- NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ NHỮNG ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CỒNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ TÂN MINH 58

1 Nhận thức, thái độ 58

2 Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm 58

II ĐỀ XUẤT NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM 61

1 Về đội ngũ cán bộ, công chức 61

2 Về quy trình nghiệp vụ 62

3 Về trang thiết bị Văn phòng 63

LỜI CẢM ƠN 64

PHẦN PHỤ LỤC 65

LỜI MỞ ĐẦU

&

Trong công cuộc đổi mới toàn diện của đất nước, trong sự phát triển ngàycàng vững mạnh của nhà nước Những năm gần đây với yêu cầu của cuộc cải cáchHành chính Quốc gia và sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ Việctrang bị những kiến thức và kỹ năng cơ bản về hành chính cho cán bộ, công chứccấp xã là rất quan trọng, nhằm nâng cao trình độ và tăng cường đội ngũ cán bộ,công chức có chuyên môn nghiệp vụ trong các cơ quan hành chính nhà nước

Được Đảng và nhà nước tạo điều kiện, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mởnhiều lớp đào tạo chính quy, tại chức dài hạn, ngắn hạn, hệ nghề, hệ liên thông, hệvừa học, vừa làm cho cán bộ công chức cấp xã trong phạm vi toàn quốc Nhàtrường đã tổ chức cho học viên đi thực tập, thực tế vào năm cuối tại các cơ quannhằm nâng cao nghiệp vụ sau khi ra trường công tác sẽ áp dụng được vào thựctiễn Qua đó cho học viên học hỏi, so sánh những gì đã được học và ngoài thực tếrút ra những kinh nghiệm, tìm ra sự nhạy bén, linh hoạt trong quá trình làm việc.Thời gian thực tập là vô cùng quan trọng, quyết định tới chất lượng đào tạo, đợthọc và đợt thực tập này giúp cho học viên lấy đây là cơ sở đánh giá, kinh nghiệmlàm việc của bản thân để khi ra trường làm việc thực tế tại cơ quan sẽ làm tốtchuyên môn nghiệp vụ của mình

Bản thân tôi được đào tạo chuyên ngành Hành chính Sau thời gian học tậpđược sự phân công giúp đỡ của thầy, cô giảng viên trong Trường cùng với sự đồng

ý tiếp nhận của UBND xã Tân Minh tôi vào thực tập tại UBND xã từ ngày20/4/2014 đến ngày 05/6/2015 Tôi đã có kỳ thực tập đúng quy định về thời giancũng như việc thực hành các nội dung mà đề cương đã đề ra Trong thời gian thựctập tại UBND xã Tân Minh đã giúp tôi hiểu rõ hơn về cách thức giải quyết công

việc và thực hiện các kỹ năng hành chính, kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng

quản lý, kỹ năng giải quyết văn bản, kỹ năng quản lý nhân sự, …

Nhưng kỹ năng Hành chính văn phòng là tôi thích nhất, vì vậy tôi đã xinUBND xã Tân Minh cho tôi nghiên cứu sâu về kỹ năng Hành chính văn phòng.Nhằm giúp tôi hiểu rõ hơn về nghiệp vụ trong công tác Văn phòng

Qua quá trình thực tập tôi xin trình bày kết quả bài báo cáo tốt nghiệp củatôi Đây là kết quả bước đầu mà tôi đạt được sau thời gian thực tập tại UBND xãTân Minh.

Tôi xin trân thành cảm ơn thầy, cô giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đã trang bị cho tôi những kiến thức và kỹ năng cơ bản về Hành chính Tôi xin cảm

ơn các đồng chí trong cơ quan và đặc biệt là đồng chí Văn phòng UBND xã TânMinh đã chỉ bảo giúp đỡ tôi hoàn thành chương trình thực tập

Nhưng do thời gian thực tập ngắn, năng lực bản thân còn hạn chế cho nênbài báo cáo này không tránh khỏi sai sót Vì vậy rất mong sự quan tâm của thầy, cô

giảng viên, cán bộ chuyên môn và các đồng chí cán bộ trong cơ quan xã Tân Minh

đã giúp tôi hoàn thành bài báo cáo này

Xin trân thành cảm ơn!

Tân Minh, ngày 28 tháng 5 năm 2015.

Học sinh

Trần Bích Vân

NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA UBND

XÃ TÂN MINH – HUYỆN TRÀNG ĐỊNH – TỈNH LẠNG SƠN

ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỊ TRÍ ĐỊA LÝ CỦA XÃ TÂN MINH

Tân Minh là một xã vùng cao, nằm ở phía đông bắc của huyện Tràng Định,

có đường biên giới giáp với Trung Quốc 13 km Có đường tỉnh lộ chạy qua trungtâm xã Toàn xã có 12 thôn bản, bản các thôn nằm giải rác ở các sườn đồi, có 4 dântộc anh em sinh sống là: Tày, Nùng, Kinh, Dao, xã cách trung tâm huyện 42 km,cách trung tâm Thành phố Lạng Sơn 72 km theo đường QL 4A, có vị trí địa lý nhưsau:

Ø Phía Bắc giáp Trung Quốc

Ø Phía Nam giáp xã Đào Viên

Ø Phía Đông giáp Trung Quốc

Ø Phía Tây giáp xã Trung Thành, xã Đội Cấn

Địa hình chủ yếu là đồi núi nằm ở độ cao trung bình là 400 – 500m, giao thông đi lại còn gặp nhiều khó khăn đặc biệt là thực hiện xây dựng đường bê tông

xi măng GTNT, do địa hình phức tạp nên một số đoạn đường ở các thôn, bản thực hiện chưa đáp ứng được yêu cầu, một số thôn không có nguồn nguyên liệu tại chỗ nên còn gặp nhiều khó khăn khi thực hiện và lượng xi măng hàng năm huyện phân cho xã không đồng đều nên kết quả thực hiện cứng hóa bê tông còn rất hạn chế

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ

1 Chức năng của Uỷ ban nhân dân

Uỷ ban nhân dân cấp xã do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp Pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm dảm vảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa phương

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ

Trung ương đến cơ sở.

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã Tân Minh

2.1 Trong lĩnh vực kinh tế.

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyên phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó

- Lập dự toán thu chi ngân sách trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách của mình, dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong từng trường hợp cần thiết và lập quyết toán địa

phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân,

cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp

2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ công nghiệp

- Tổ chức và thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển và ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi kinh tế, cây trồng vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch,

kế hoạch chung và phòng ngừa bệnh dịch đối với cây trồng vật nuôi;

- Tổ chức xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ

đê điều, bảo vệ rừng; phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt, ngân chặn kịp thời những hành vi vi phạm Pháp luật bảo vệ đê điều và bảo vệ rừng ở địaphương;

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật…

2.3 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

- Tổ chức xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật

2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, và thể dục thể thao

- Thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em đến trường đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi;

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáotrường mầm non địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý các trường tiểu học, trường trung học trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia đình được giao, vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống các bệnh dịch;

2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng

làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ của địa phương;

- Thực hiện nghĩa vụ công tác quan sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng kýquản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức việc thực hiện xây dựng phong trào toàn dân bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng ngừa, phòng chống tội phạm

A/ CƠ CẤU, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN.

I- CƠ CẤU, CHỨC NĂNG CỦA ĐẢNG ỦY XÃ TÂN MINH.

1 Cơ cấu:

- Ban Chấp hành (BCH) Đảng ủy xã có 15 đồng chí.

- Ban Thường vụ có 05 đồng chí ( trong đó 01 đồng chí Bí thư; 01 đồng chíPhó Bí thư Thường trực và 01 đồng chí Phó bí thư - Chủ tịch UBND xã và 02 ủyviên)

2 Chức năng của Đảng ủy xã:

- Lãnh đạo toàn diện trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, VH-XH, QP-AN,công tác xây dựng Đảng và công tác vận động quần chúng

3 Nhiệm vụ:

* Nhiệm vụ của Ban Chấp hành.

- Quán triệt các chủ trương đường lối chính sách của Đảng, Nghị quyết, Chỉthị cấp trên, đông thời đề ra các biện pháp, kế hoạch tổ chức thực hiện nghiêm túccác Chỉ thị, Nghị quyết cấp trên và cùng cấp

- Quyết định các vấn đề về chủ trương, chính sách công tác tổ chức cán bộtheo quy hoạch của điều lệ Đảng Quyết định một số nhân sự ứng cử các chức danhChủ tịch HĐND và UBND xã

* Ban thường vụ Đảng ủy xã có trách nhiệm và quyền hạn.

- Tổ chức thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng cấp trên và cấp mình,quyết định một số chủ trương biện pháp thực hiện các Nghị quyết đó

- Chuẩn bị nội dung và triệu tập các hội nghị thường kỳ của BCH, báo cáotình hình các mặt, xử lý, giải quyết các mặt với Ban Chấp hành

- Tổ chức chỉ đạo sự phối hợp giữa các tổ chức cơ sở Đảng, Chính quyền,MTTQ và các đoàn thể nhân dân về các mặt công tác trên địa bàn

- Xây dựng quy hoạch cán bộ, nhất là cán bộ dự nguồn các chức danh chủ

chốt cửa xã như Bí thư, Phó Bí thư; Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND và UBND;

Trưởng, phó các tổ chức đoàn thể nhân dân; chỉ đạo việc xây dựng đội ngũ cán bộtheo chức danh chủ chốt, chức danh chủ chốt của xã, thôn.

4 Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của đồng chí Bí thư, Phó Bí thư và các thành viên Ban Chấp hành Đảng ủy xã.

a) Bí Thư: Thay mặt BCH Đảng ủy xã giữ vai trò trung tâm đoàn kết trong

Ban Thường vụ, Ban Chấp hành, nắm vững đường lối chủ trương của Đảng, Nghịquyết của Đảng bộ và BCH, Ban Thường vụ Chủ động đề xuất những vấn đề lớn,quan trọng để đưa ra BCH, Ban Thường vụ thảo luận, quyết định, chỉ đạo thựchiện các nhiệm vụ trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá - xã hội, quốc phòng

- an ninh

Chỉ đạo đồng chí Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy giải quyết công việchàng ngày của Đảng bộ, chỉ đạo đồng chí Phó Bí thư phụ trách chính quyền lãnhđạo triển khai các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng và cấp ủy có liên quan đến côngtác quản lý nhà nước ở cấp xã, chỉ đạo các chi bộ trực thuộc, UBMTTQ và cácđoàn thể quần chúng nhân dân

b) Phó Bí thư thường trực.

Chịu trách nhiệm trước BCH, Ban Thường vụ và đồng chí Bí thư trong côngtác điều hành hàng ngày theo quy định của Ban Thường vụ, thương xuyên báo cáotình hình giải quyết công việc với Bí thư và Ban Thường vụ, thay mặt Bí thư giảiquyết các công việc khi bí thư đi vắng

Cùng với Ban Thường vụ, Ban chấp hành chăm lo tạo điều kiện, kiện toàn

bộ máy chính quyền xã, thôn Nghiêm cứu đề xuất với Ban Thường vụ, BCH quyếtđịnh về việc bố trí cán bộ thuộc phạm vi phân cấp

Thường xuyên tham gia hội ý với đồng chí Bí thư, Ban Thường vụ để giảiquyết công việc chung và đề xuất những công việc thuộc chính quyền xét thấy cầnthiết.

Lãnh đạo phân công, công tác của UBND, các thành viên UBND, công táccủa cán bộ chuyên môn thuộc UBND xã Quyết định các vấn đề thuộc nhiệm vụ,quyền hạn của Chủ tịch UBND xã, tham gia các vấn đề thuộc thẩm quyền của tậpthể của UBND

d) Các Ủy viên Ban Chấp hành.

- Tham gia vào sự lãnh đạo tập thể của BCH, dự đầy đủ các kỳ họp, bàn bạc

và giải quyết các công việc của BCH

- Chịu trách nhiệm và hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công, có tráchnhiệm đề xuất chủ trương, chính sách chung, cụ thể hoá trong lãnh đạo của Đảng

ủy lĩnh vực địa bàn phân công phụ trách

- Chịu trách nhiệm công tác ở các bộ phận của chính quyền, đoàn thể Lãnhđạo chỉ đạo cụ thể hoá Nghị quyết của Đảng, thực hiện đúng chủ trương đường lốicủa Đảng, xây dựng tổ chức cơ sở Đảng trong sạch vững mạnh

- Được thông tin đầy đủ về tình hình chung của Đảng và các vấn đề cần thiếtkhác, có quyền chấp vấn các hoạt động của Ban Thường vụ, các Ủy viên BCHkhác

- Ngoài ra các quy định trên, trong công tác hàng ngày các đồng chí ủy viênBCH giải quyết công việc theo chức trách, cương vị được giao Làm việc theonguyên tác tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách Hàng năm đượckiểm tra đánh giá, phân loại cấp ủy theo quy định

Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Tân Minh:

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND Xã Tân Minh)

CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCHVĂN HÓA – XÃ HỘI

PHÓ CHỦ TỊCHKINH TẾ

BANĐỊACHÍNHXÂYDỰNG

VĂNPHÒNGHĐNDVÀUBND

BANTÀICHÍNHNGÂNSÁCH

BAN CÔNGAN

BANCHỈHUYQUÂNSỰXÃ

II- CƠ CẤU, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA HĐND XÃ TÂN MINH

1- Cơ cấu:

Đại biểu HĐND xã Tân Minh có 25 đại biểu, trong đó Chủ tịch HĐND xã

do đồng chí Bí thư Đảng ủy kiêm nghiệm; 01 Phó Chủ tịch HĐND thường trực

2- Chức năng, quyền hạn của HĐND xã.

- Chủ tịch HĐND chịu trách nhiệm triệu tập, chủ trì các kỳ họp HĐND, phốihợp với UBND trong việc chuẩn bị kỳ họp HĐND, chủ trì tham gia xây dựng Nghịquyết của HĐND, giám sát, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các Nghị quyết củaHĐND

- Thường trực HĐND thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định củapháp luật, đông thời thực hiện nhiệm vụ triệu tập và chủ tọa các kỳ họp HĐND,phối hợp với UBND trong việc chuẩn bị các nội dung chương trình kỳ họp Phốihợp với UBND, UBMTTQ xã tổ chức các cuộc tiếp xúc giữa đại biểu HĐND với

cử tri

- Đôn đốc, kiểm tra UBND cùng cấp và các cơ quan nhà nước ở địa phươngthực hiện Nghị quyết của HĐND

- Giám sát việc thi hành pháp luật ở địa phương

- Tổ chức tiếp công dân, đôn đốc, kiểm tra tình hình giải quyết khiếu nại tốcáo, của công dân

- Lập kế hoạch chỉ đạo các tổ đại biểu HĐND tiếp xúc cử tri trước và sau kỳhọp

- Tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri để báo cáo với kỳ họp HĐND, giữmối liên hệ và phối hợp công tác với UBMTTQ trong các hoạt động tiếp theo

3- Nhiệm vụ.

HĐND là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương đại diện cho ý chí,nguyện vọng và quyền hạn là chủ của nhân dân bầu ra chịu trách nhiệm trước nhândân và nhà nước cấp trên

III- CƠ CẤU, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND XÃ.

1- Cơ cấu tổ chức.

UBND xã Tân Minh cơ cấu 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch và 07 chức danhchuyên môn

2- Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND.

Tổ chức chỉ đạo thực hiện chủ trương, chính sách pháp luật của Đảng vàNhà nước, đôn đốc cán bộ công chức cấp xã, trưởng thôn thực hiện các nhiệm vụ

mà cấp trên đã đề ra

3- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chủ tịch UBND xã.

Chủ tịch UBND xã do HĐND bầu ra là người đứng đầu UBND, lãnh đạomọi công việc của UBND, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ quyền hạn củamình theo quy định tại điều 127 Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003; Đồngthời cùng UBND xã chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước Đảng

ủy, HĐND và UBND Huyện

Chủ tịch UBND xã triệu tập, chủ trì các phiên họp mà chế độ các hội nghịkhác UBND, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay Đảm bảo việcchấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết củaĐảng ủy và HĐND cùng cấp

Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết củaĐảng ủy, HĐND xã và tình hình thực tiến của địa phương, xây dựng chương trìnhcông tác năm, quỹ, tháng của UBND xã

Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác Phân công nhiệm vụđôn đốc, kiểm tra các thành viên UBND xã và cán bộ công chức khác thuộcUBND xã, trưởng thôn trong việc thực hiện được giao.

Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung côngviệc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn, những vấn đề có ý kiến khácnhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch UBND và Ủy viên UBND

Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền Chủ tịch UBND theo quy địnhcủa pháp luật

Báo cáo tình hình kinh tế xã hội của xã, hoạt động của UBN đối với Đảng

ủy HĐND và UBND Huyện

Thường xuyên trao đổi công tác đối với Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch HĐND,Chủ tịch UBMTTQ và người đứng đầu các ban ngành đoàn thể nhân dân xã, phốihợp thực hiện các nhiệm vụ công tác, nghiên cứu, tiếp thu về các đề xuất củaMTTQ và các đoàn thể nhân dân đối với công tác của UBND Tạo điều kiện để cácban ngành đoàn thể hoạt động có hiệu quả

Tổ chức tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị củanhân dân theo quy định của pháp luật

4- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó Chủ tịch UBND xã.

- Phó Chủ tịch UBND xã do Hội đồng nhân dân xã bầu ra theo sự giới thiệucủa Chủ tịch UBND xã Phó Chủ tich UBND xã trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực vàđịa bàn công tác do Chủ tịch phân công; chủ động xây dựng chương trình, kếhoạch triển khai các công việc theo lĩnh vực được phân công trên địa bàn Phó Chủtịc được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vựcđược giao

- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, trước Hội đồng nhân dân và UBND vềlĩnh vực mình được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều hành của mình; cùngChủ tịch và các thành viên khác của UBND chịu trách nhiệm tập thể về toàn bộhoạt động của UBND trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, UBND huyện Đối vớinhững vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo Chủtịch quyết định

- Khi giải quyết công việc nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và tráchnhiệm giải quyết công việc của thành viên khác của UBND thì chủ động trao đổi,phối hợp với các thành viên đó để thống nhất cách giải quyết Nếu vẫn còn ý kiếnkhác nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định.

- Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức các thôn và tổ dân phố thực hiện cácchủ trương, chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao

- Chủ tịch UBND xã ủy quyền cho Phó Chủ tịch để chỉ đạo công việc củaUBND xã khi Chủ tịc đi vắng

5- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Uỷ viên UBND xã.

- Uỷ viên UBND xã chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công trướcChủ tịch UBND và UBND xã; cùng Chủ tịch và Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm tậpthể về hoạt động của UBND trước Hội đồng nhân dan xã và UBND huyện; nắmtình hình, báo cáo kịp thời với Chủ tịch UBND xã về lĩnh vực công tác của mình

và các công việc khác có liên quan

- Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc thuộc lĩnh vực được phân công trênđịa bàn, chủ động đề ra các biện pháp để hoàn thành tốt công việc đó

- Phối hợp công tác với các thành viên khác của UBND, các cán bộ, côngchức có liên quan và giữ mối quan hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn củaUBND huyện để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình và các nhiệm vụ khác do Chủtịch UBND giao

6- Chức năng, nhiệm vụ của các Ban chuyên môn xã Tân Minh.

a, Chức năng, nhiệm vụ của ban chỉ huy quân sự xã.

- Giúp UBND xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõithực hiện chương trình lịch làm việc; tổng hợp, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội,tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện, tiếp nhận và trả lời kết quảvào sổ công văn đi, đến và soạn thảo văn bản

b, Chức năng, nhiệm vụ của địa chính xã.

- Giúp UBND xã hướng dẫn thủ tục, thẩm tra để xác nhận việc tổ chức hộgia đình ký nhận đất ban đầu để thực hiện các quyền công dân liên quan tới đất địabàn xã

- Tham mưu cho UBND xã quản lý công tác xây dựng, giám sát các côngtrình phúc lợi ở địa phương.

- Tuyên truyền, giải thích, hòa giải tranh chấp đất đai; tiếp đơn thư khiếunại, tố cáo của công dân về đất đai; giúp UBND cấp có thẩm quyền giải quyết,thường xuyên kiểm tra nhằm phát hiện những trường hợp vi phạm về đất đai đểkiến nghị với UBMD xã xử lý

c, Chức năng, nhiệm vụ của văn hóa - thông tin.

- Giúp UBND xã trong việc tuyên truyền đường lối, chính sách của Đảng,pháp luật của nhà nước, tình hình kinh tế và chính trị ở địa phương

- Giúp xã trong việc tổ chức các hoạt động thể dục thể thao, văn hóa vănnghệ quần chúng; các câu lạc bộ, lễ hội truyền thống, bảo vệ các di tích lịch sử -văn hóa danh lam thắng cảnh ở địa phương; các điểm vui chơi giải trí và xây dựngnếp sống văn minh, gia đình văn hóa, ngăn chặn việc truyền bá tư tưởng phảnđộng, đồi trụy dưới hình thức văn hóa nghrrj thuật vá các tệ nạn xã hôi khác ở địaphương

d, Chức năng, nhiệm vụ của Tư pháp - hộ tịch.

- Giúp UBND xã soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý theo quy định củapháp luật

- Thực hiện việc đăng ký và quản lý hộ tịch theo các nhiệm vụ cụ thể đượcphân cấp quản lý và đúng thẩm quyền được giao

- Thực hiện việc chúng thực theo đúng thẩm quyền

- Giúp UBND xã về công tác th hành án theo nhiệm vụ cụ thể được phâncấp

- Giúp UBND xã thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm quyền sử dụng đất,bất động sản gắn liền với đất theo quy định của pháp luật

e, Chức năng, nhiệm vụ của UBMTTQ và các đoàn thể nhân dân.

- Chức năng: phụ trách riêng từng lĩnh vực đời sống được ngành dọ phâncông

- Nhiệm vụ: Tuyên truyền vận động nhân đân, đoàn viên, hội viên thực hiệntốt các chính sách đường lối của Đảng và nhà nước , những vấn đề của hội cấptrên.

- Tập hợp ý kiến, đề xuất, kiến nghị của hội viên, đoàn viên với Đảng, chínhquyền cấp trên, quan tâm đến quyền lợi của đoàn viên, hội viên Thực hiện tốtnhiệm vụ của ngành dọc đưa và Nghị quyết của Đảng ủy Hàng tháng, quý, nămbáo cáo với ngành dọc cấp trên

 Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Tân Minh (xem phụ lục 01)

Trên đó là toàn bộ cơ cấu bộ máy tổ chức của xã Tân Minh nơi tôi đến thựctập Qua tìm hiểu tôi nhận thấy cơ quan cấp xã có vị trí, vai trò rất quan trọng nhưChủ tịch Hồ Chí Minh nói "Cấp xã là cấp gần gũi nhân dân nhát, là nền tảng củahành chính Cấp xã làm được việc thì mọi việc đều xong xuôi" Như vậy cấp xã vàđặc biệt là UBND xã là cấp quan hệ gần nhất trực tiếp với nhân dân, là nơi đầu tiêngiải quyết các yêu cầu của nhân dân Tạo điều kiện thuận lợi cho nhân dân thựchiện tốt các quyền và nghĩa vụ của mình, đồng thời là nơi thực hiện đường lối chủtrương của Đảng và pháp luật của nhà nước

Để UBND cấp xã thực hiện và phát huy tốt vai trò, vị trí của mình thực tiễncông tác quản lý nhà nước tại địa phương thì phụ thuộc rất nhiều vào quá trìnhthực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cấp chính quyền được coi là gầndân nhất Chính vì vậy chính quyền cấp xã nói chung và UBND cấp xã nói riêng

có vị trí, vai trò quan trọng trong cơ cấu tổ chức quyền lực của nhà nước; đồng thời

là yếu tổ chi phối đời sống kinh tế xã hội của cộng đồng dân cư, của toàn thể ngườidân trong địa bàn

Trên thực tế việc UBND cấp xã có thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mìnhhay không có tác động lớn tới hiệu lực và hiệu quả của công tác quản lý nhà nước,đặc biệt là đối với tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia hiện nay.Bởi lẽ cùng với Hội đồng nhân dân cấp xá thì UBND xã là cầu nối giữa nhà nước,các tổ chức và nhân dân trong địa bàn nên cần phải đủ mạnh, thể hiện uy quyềncủa mình mơi có thể thực hiện được chức năng, nhiệm vụ mà nhà nước giao phó;đồng thời cũng vừa phải mềm dẻo, linh hoạt khi tiếp xúc, làm việc với người dân

phải đáp ứng nhu cầu, đòi hỏi đa dạng của mỗi người sao cho không trái với phápluạt, phù hợp với truyền thồng , điều kiện của mỗi người dân, mỗi địa phương.

IV- NỘI QUY LÀM VIỆC CÁN BỘ CÔNG CHỨC XÃ TÂN MINH

(Ban hành kèm theo quyết định số: 46/2012/QĐ-UBND ngày 15 tháng 2 năm

2012 của UBND xã Tân Minh)

Áp dụng cho các chức danh: Cán bộ chuyên trách, cán bộ không chuyên trách

và công chức xã

A- CHẤP HÀNH THỜI GIAN LÀM VIỆC THEO

QUY ĐỊNH CỦA NHÀ NƯỚC.

1 Làm việc 5 ngày trong tuần

2 Văn phòng UBND xã thực hiện chấm công theo từng ngày, tháng

3 Từng chức danh, bộ phận tự sắp xếp lịch công tác theo tuần, trường hợp đicông tác hoặc xuống cơ sở thôn thông qua Văn phòng UBND xã để đảm bảo chấmcông chính xác

4 Hàng tuần họp giao ban kiểm điểm công tác tuần trước, thông qua lịch côngtác tuần mới và tổng vệ sinh cơ quan vào đầu giờ sáng thứ hai

5 Các Phó đoàn thể, cán bộ khuyến nông hệ số lương 1,0 làm việc 03 ngày vàothứ hai, thứ tư, thứ sáu Còn lại dưới 1,0 làm việc 02 ngày vào ngày thứ hai và thứsáu hàng tuần Thời gian còn lại tùy theo nhiệm vụ được phân công

B- CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC

1 Theo quy chế đã định đối với chức danh Ngoài một số chức danh còn phảilàm nhiệm vụ kiệm nhiệm theo quyết định được phân công của Chủ tịch UBNDxã

2 Trong giờ làm việc tại công sở phải mặc quần áo gon gàng, sạch sẽ, có tácphong và thái độ cư xử đúng mực trong giao tiếp

3 Làm việc đúng vị trí đã được phân công, không tụ tập nói chuyện riêng tronggiờ làm việc

4 Không uống rượu, bia trong giờ làm việc (trừ trường hợp tiếp khách đặcbiệt) Cấm say rượu trong giờ hành chính.

5 Áp dụng chế độ khen thưởng, kỷ luật theo công chức nhà nước Khen đúngngười, đúng việc và xử lý nghiêm minh đối với các trường hợp vi phạm pháp luật

TM ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ

CHỦ TỊCH

(Ký tên, đóng dấu)

Nội quy trên được niêm yết tại tất cả các phòng ban làm việc

Thực hiện theo Nội quy, Quy chế của cơ quan đề ra cán bộ, công chức ở đâythực hiện rất nghiêm túc Hàng tháng họp cơ quan Văn phòng công có báo cáo kếtquả thực hiện Nội quy, vì vậy ngoài việc thực hiện nghiêm về công việc, nhiệm vụgiao thì cơ quan luôn được vệ sinh sạch sẽ

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Tân Minh

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

 Chức năng

- Văn phòng có chức năng giúp việc cho Chủ tịch UBND xã; là nơi tiếp nhận

hồ sơ, thủ tục hành chính; là nơi quản lý tất cả các con dấu của UBND xã

 Nhiệm vụ của văn phòng

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, toonge kết hoạtđộng, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hảnh của UBND xã và các báo cáokhác của UBND xã theo sự hỉ đạo của Chủ tịch UBND xã theo sự chỉ đạo của Chủtịch UBND xã

- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận chuyên môn, cơ quan thuộc UBND xã, các

thôn trong xã thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của UBND xã

- Xây dựng kế hoạch công tác trình UBND xã thông qua và giúp UBND xãkiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của UBND GiúpUBND, Chủ tịch UBND xã tổ chức thực hiện quy chế, phối hợp công tác giữaUBND xã với Thường trực Đảng ủy xã, Thường trực Hội đồng nhân dân, Uỷ banMặt trận tổ quốc và các đôàn thể nhân dân cùng cấp

- Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của UBND; tổ chức việc thu thập,tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch,Phó Chủ tịch UBND xã

- Tham mưu cho Chủ tịch UBND xã tổ chức thực hiện Quyết định số181/2003/QĐ - TTg ngày 24/09/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hànhquy chế thực hiện cơ chế "một cửa" tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,

tổ chức bộ phạn tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế "một cửa củaUBND xã

- Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức các hoạt động của Hội đồng nhândân, Thường trực Hội dồng nhân dân xã, UBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBNDxã

- Quản lý việc ban hành, công bố văn bản của Hội đồng nhân dân, UBND vàChủ tịch UBND xã

- Bố trí phòng làm việc, nơi đón tiếp công dân bảo đảm thuận lợi dễ dàng.Quản lí tài sản của cơ quan

- Phối hợp với Tư pháp xã xây dựng lịch tiếp dân của UBND xã

- Trả lời đương sự có đơn, thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của công dân khiđược Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã ủy quyền

-Quản lí và sử dụng các con dấu của UBND xã

- Tiếp nhận văn bản đến đồng thời soạn thảo, in ấn văn bản hành chính của cơquan

- Giải quyết một số công việc khác do Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND xãgiao

1.2 Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Tân Minh

Văn phòng là bộ mặt của cơ quan Vì vậy việc bố trí phòng làm việc khoa họccho văn phòng là một yếu tố rất quan trọng, nhận thức rõ điều này lãnh đạo UBND

xã Tân Minh đã rất quan tâm trú trọng việc bố trí phòng làm việc khoa học để cán

bộ, nhân viên Văn phòng làm việc hiệu quả, tăng tối đa năng suất lao động Bố tríhợp lý các trang thiết bị văn phòng như: Bàn, ghế làm việc, máy vi tính, máy in,quạt, tủ đựng tài liệu… Qua đó văn phòng thể hiện một văn phòng khá khoa học vàđầy đủ thiết bị làm việc

 Sơ đồ bố trí phòng làm việc của Văn phòng ( Xem phụ lục 02)

1 Ưu điểm, nhược điểm của Văn phòng.

 Ưu điểm của Văn phòng.

- Xử lí thông tin các văn bản giấy tờ nhanh chóng, chính xác; Văn phòngđược bố trí tiết kiệm diện tích, việc chuyển giao văn bản giữa bôn phận này với bộphận khác nhanh chóng

- Bàn ghế được kê gọn gàng có khoảng trống để di động, trang thiết bị củavăn phòng được trang bị đủ phục vụ cho công việc như máy tính, máy in

- Có tủ đụng tài liệu, bàn làm việc thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm tài liệu

để nghiên cứu và công tác bảo mật

 Nhược điểm của Văn phòng.

- Phòng làm việc còn quá nhỏ, không có đủ ánh sáng tự nhiên mà phải dùngđèn điện thắp sáng Trong khi đó có nhiều ban, đơn vị cùng làm việc làm ảnhhưởng đến việc đi lại và giao dịch, do không đủ chỗ dẫn đến quá tải khi người dânđến làm thủ tục hành chính, chứng thực

- Cần phải mở rộng hơn nữa diện tích phòng làm việc, đầu tư trang thiết bị cơ

sở vật chất dầy đủ đảm bảo công tác Văn phòng đạt hiệu quả

2 Đề xuất

- Phải thường xuyên cho cán bộ Văn phòng đi tập huấn và cử đi học các lớpbồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ

- Cần nâng cấp, mở rộng phòng làm việc đồng thời đầu tư trang thiết bị phục

vụ cho công tác Văn phòng như máy Fax để góp phần làm tốt hơn công tác văn

phòng nói riêng và các công tác khác trong toàn cơ quan nói chung.

1.3 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND Xã Tân minh

- Những chương trình, kế hoạch công tác thường kì của UBND, quy mô,thời gian có thể là tuần, tháng, quý, năm Kế hoạch tuần được lập vào ngày cuốicủa tuần trước; kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng của tháng trước; kếhoạch quý được lập vào tháng cuối của quý trước và kế hoạch của năm được lậpvào tháng cuối cùng của năm trước

- Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và hiệuquả thì Văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần,tháng, quý và năm của UBND Quy trình xây dựng các chương trình kế hoạch nàytuân theo các bước cụ thể như sau: Văn phòng yêu cầu các bộ phận đăng kí nộidung công việc, sau đó tổng hợp và xây dựng bản thảo, trình bản thảo với Chủ tịch

để xin ý kiến điều chỉnh và phê duyệt ban hành chương trình kế hoạch

 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của UBND xãTân Minh (xem phụ lục 03)

1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, hội họp) của UBND xã Tân Minh

Tại UBND xã Tân Minh, công tác tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp đượctiến hành như sau:

- Chuẩn bị: Tài liệu, cơ sở vật chất, giấy mời, kinh phí…

- Tiến hành: Đón đại biểu, phát tài liệu, diễn biến hội nghị, cán bộ làm côngtác thư ký ghi biên bản…

- Tổng kết hội nghị: Cán bộ Văn phòng giải quyết công tác hậu cần, quyếttoán kinh phí hội nghị

Trong thời gian hội nghị được diễn ra thì Văn phòng còn có trách nhiệmthường trực ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất trong quá trình hộinghị diễn ra

 Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp của UBND xã.

Hội họp là loại hình được sử dụng dưới nhiều hình thức: Hội nghị, hội thỏakhoa học, đại hội, họp kín, họp báo, họp giao ban Được quản lý sử dụng làmcông cụ phục vụ hoạt động điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, khuyếnkhích tính chủ động sáng tạo trông công việc Đồng thời phát huy nền dân chủ xãhội chủ nghĩa góp phần nâng cao năng xuất, hiệu quả trong công việc

Qua thực tập tại UBND xã Tân Minh tôi thấy loại hình hội họp được sửdụng nhiều nhất là họp giao ban và hội nghị Trong đó bản thân tôi cũng đượctham gia và chuẩn bị cho hội nghị của UBND

Theo tìm hiểu của bản thân, để tổ chức được một hội nghị thành công cần phảichuẩn bị tốt rất nhiều công việc Tôi xin khái quát một số công việc như sau:

- Đơn vị chủ trì lập kế hoạch tổ chức hội nghị, đăng kí công việc với vănphòng để sắp xếp thời gian, địa điểm tổ chức chuẩn bị tài liệu phục vụ hội nghị.Chuẩn bị kinh phí cơ sở vật chất khi hội nghị bắt đầu cần thực hiện một số côngviệc như: đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, ổn định tổ chức điểm danh đại biểu, tuyên

bố lý do, giới thiệu đại biểu, nếu mục đích , lý do, thông báo về nội dung, chươngtrình hội nghị, dẫn chương trình hội nghị Chủ trì cuộc thảo luận, phát biểu ý kiếntham gia xây dựng những nội dung đã triển khai, ghi biên bản, cám ơn đại biểu đến

dự, kết luận chung và tuyên bố bế mạc hội nghị

 Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị của UBND xã Tân Minh (xem phụ lục 04)

1.5 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng

Tổ chức chuyến đi công tác là một hoạt động thường xuyên cần thiết khôngthể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Đó có thể là đi dự hội nghị, hội thỏa, đi kiểm tra, đi hướng dẫn cơ sở, đi tham quanhọc tập kinh nghiệm quản lý hoặc đi nước ngoài

Vì vậy chuyến đi của lãnh đạo được cán bộ Văn phòng chuẩn bị chu đáo như:lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi, trình thủ trưởng phê duyệt, liên hệ đến nơi côngtác, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phân công, chuẩn bịphương tiện đi lại, kinh phí, văn bản tài liệu có liên quan; báo cáo công tác của cơ

quan khi thủ trưởng, lãnh đạo đi công tác về thì báo cáo tình hình giải quyết côngviệc, thanh quyết toán kinh phí chuyến đi.

Sơ đồ quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng (xem phụ lục 05)

Trong quá trình thực hiện công nghiệp hóa - hiện đại hóa của nền kinh tế đấtnước và sự bùng nổ thông tin trong thời đại hiện nay, nếu không chọn lọc thông tin

sẽ không thu được nguồn tin chính xác Khi thu thập thông tin phải căn cứ vàochức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của cơ quan Thông tin được truyền đến

cơ quan từ nhiều nguồn khác nhau như: thông tin do cấp trên chuyển xuống, cấpdưới chuyển lên, của cơ quan khác chuyển đến, của dư luận xã hội, báo chí Vìvậy khi thu thập thông tin Văn phòng có trách nhiệm xử lý sơ bộ để phục vụ chonhu cầu sử dụng thông tin và giải quyết thông tin của lãnh đạo nhanh chóng, chính

xác

- Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng

Tổ chức chuyến đi công tác là một hoạt động thường xuyên cần thiết khôngthể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Đó có thể là đi dự hội nghị, hội thỏa, đi kiểm tra, đi hướng dẫn cơ sở, đi tham quanhọc tập kinh nghiệm quản lý hoặc đi nước ngoài

Vì vậy chuyến đi của lãnh đạo được cán bộ Văn phòng chuẩn bị chu đáo như:lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi, trình thủ trưởng phê duyệt, liên hệ đến nơi côngtác, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phân công, chuẩn bịphương tiện đi lại, kinh phí, văn bản tài liệu có liên quan; báo cáo công tác của cơquan khi thủ trưởng, lãnh đạo đi công tác về thì báo cáo tình hình giải quyết côngviệc, thanh quyết toán kinh phí chuyến đi

1.6 Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo

 Sơ đồ hóa quy trình cung cấp thông tin của Văn phòng cho lãnh đạo

UBND xã Tân Minh (xem phụ lục 06)

1.7 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan.

Văn phòng là một mặt của toàn thể cơ quan, là bộ máy giúp việc cho thủtrưởng cơ quan trong công tác Văn phòng

Việc hiện đại hóa văn phòng phải được tiến hành trên cả ba mặt sau:

a, Về trang thiết bị văn phòng.

Lãnh đạo quản lý, điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.Ngày nay với những thành tựu của công nghệ thông tin đã làm cho hoạt động ủaVăn phong được đổi thay căn bản Hầu hết các công việc trong Văn phòng đều có

sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, máy tính và các phương tiện thông tin hiện đại.Như:

- Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như Telex, fax, in

tonet cùng với các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối

mạng thông tin nội bộ toàn quốc gia và toàn cầu được dề dàng và thuận tiện

- Văn phòng phẩm được trang bị đầy đủ như bút viết, bìa cặp, ghim kẹp, giá,

tủ hồ sơ

b, Con người làm Văn phòng.

- Con người làm việc trong văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể củavăn phòng, việc đổi mới trang thiết bị hay các khâu nghiệp vụ trong văn phòngtrước tiên phải đổi mới con người làm việc trong văn phòng

c, Các biện pháp nghiệp vụ trong Văn phòng.

- Có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm Văn phòng cho

cấu trúc ba mặt cơ bản của Văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể trở nên hàihòa, biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả thiết thực và cụ thể

2 KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 2.1 Mô hình tổ chức văn thư của UBND xã Tân Minh

Công tác văn thư gồm ba nội dung sau:

- Xây dựng và ban hành văn bản;

- Tổ chức quản lý văn bản;

- Bảo quản và sử dụng con dấu

Công tác văn thư của cơ quan đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Văn phòngUBND xã Tất cả các văn bản phải được văn phòng thẩm định trước khi ban hành

Theo hướng dẫn xử lý của UBND xã thì tất cả các văn bản đến UBND xãbằng bất kì hình thức nào cũng đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan Theoquy chế làm việc của UBND xã phòng văn thư được bố trí một cán bộ văn thư vớichức năng, nhiệm vụ chủ yếu là:

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến;

- Quản lý và sử dụng con dấu của UBND

 Ưu điểm:

- Công tác tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản đi và văn bản đến, việc lập hồ

sơ đã được nâng cao, có chất lượng và đúng theo quy định của Nhà nước

- Các quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện bởi các chuyên viên soạnthảo có kỹ năng và chuyên nghiệp

- Công tác văn thư đã được tập huấn với kinh nghiệm trong việc quản lý vănbản phục vụ cho chỉ đạo điều hành, lãnh đạo Công tác văn thư có thể theo dõiđược các văn bản gửi đến đã nhận hay chưa và kiểm tra được tiến độ thực hiện cácvăn bản đó Với cách xử lý này các văn bản được xử lý chính xác hơn, tìm kiếmvăn bản được dễ dàng thuạn tiệm, không mất nhiều thời gian chuyển giao văn bản,tiết kiệm kinh phí

- Công tác quản lý, sử dụng con dấu chặt chẽ; đánh dấu văn bản phát hànhnhanh chóng, chính xác; không còn tồn đọng các văn bản chưa đóng dấu

- Lập hồ sơ ít tồn đọng và theo trình tự lập hồ sơ của Nhà nước đề ra

- Sắp xếp công việc có nề nếp khoa học; ý thức được trách nhiệm và cóphương pháp giải quyết công việc lôgíc; cán bộ, nhân viên luôn hoàn thành nhiệmvụ.

 Nhược điểm:

- Sổ đăng ký văn bản đi đăng ký chưa đầy đủ nội dung, yêu cầu các sổ chuyển

giao văn bản không lập

- Nhiều văn bản gửi đên không qua bộ phận Văn thư xử lý trước mà trực tiếpđưa đến các phòng, ban, cá nhân theo địa chỉ; sau đó mới chuyển lại Văn thư đểlàm thủ tục Do đó làm mất nhiều thời gian và đôi khi ảnh hưởng đến công việc

- Công tác soạn thảo văn bản òn một số lỗi trong ký thuật trình bày văn bản

2.2 Quy trình của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.

UBND xã Tân Minh là cơ quan hành chính nhà nước cấp cơ sở có thẩmquyền ban hành công văn, báo cáo, quyết định, chỉ thị, tờ trình, thông báo, biênbản, kế hoạch, hợp đồng, giấy mời và một số loại giáy mời khác

- Văn bản do cơ quan ban hành ra phải đảm bảo có mục đích rõ ràng, nghĩa

là nội dung ban hành phải xoay quanh một vấn đề có liên quan đến chức năng vànhiệm vụ của cơ quan

- Nội dung của văn bản phải bảo đảm tính đúng đắn, khách quan, phù hợp

với điều kiện thực tế và các quy định của pháp luật

- Hình thức của văn bản phải thể hiện đầy đủ và chính xác các thành phầnđược quy định tại Thông tư số 55/2005/TT - TTLT - BNV - VPCP

- Câu văn trong văn bản phải phù hợp thể hiện văn phong hành chính, phảigắn gọn, dễ hiểu phù hợp với trình độ dân trí

- Văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, không trái với quy định củaHiến pháp và pháp luật của Nhà nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

2.2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý nhà nước.

Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ đối tượng nàysang đối tượng khác hoặc từ cơ quan này sang cơ quan khác Hay nói cách khácvăn bản là sản phẩm của hoạt động quản lý, vì vậy xây dựng và ban hành văn bản

là nội dung trọng tâm của công tác văn thư

Chủ tịch UBND xã ban hành các văn bản của UBND xã về chủ trương, cơchế ưu đãi phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh Về tổ chức bộ máy vànhân sự theo phân cấp, ký các Quyết định, Chỉ thị và các văn bản.

- Phó Chủ tịch UBND xã phụ trách từng lĩnh vực công tác, ký thay Chủ tịchcác văn bản khác thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND xã theo luật định

- Các văn bản để xử lý những vấn đề cụ thể nảy sinh trong những vấn đềđược Chủ tịch phân công

- Lĩnh vực xây dụng cơ bản: đối với công trình từ 500 triệu đồng trở lên (ở

xã làm chủ đấu tư, hoặc xã đầu tư, ngành làm chủ đầu tư) do Chủ tịch UBND ký

và quyết định Những công trình dưới 500 triệu đồng thuộc lĩnh vực nào thì PhóChủ tịch UBND xã phụ trách lĩnh vực đó ký dưới dạng ký thay Chủ tịch

- Chánh văn phòng Hội đồng nhân dân - UBND xã được ký thừa lệnh, ủyquyền Chủ tịch và một số văn bản thông thường khác

- UBND xã hàng năm ban hành rất nhiều văn bản gồm nhiều loại, các banchuyên môn không được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật Các văn bản

của các ban trước khi ban hành phải được thẩm định rõ ràng và được quản lý chặt

chẽ thì khi các văn bản này ban hành ra mới có thể đảm bảo giá trị pháp lý cao

Như vậy UBND xã đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về thẩmquyền ban hành văn bản và bảo đảm các giá trị pháp lý cũng như hiệu lực thi hànhvăn bản

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.

Hàng ngày UBND xã Tân Minh Văn phòng được lãnh đạo Hội đồng nhândân và UBND xã phân công soạn thảo số lượng văn bản tương đối lớn Đó là côngvăn trả lời, giao việc, giấy mời, quyết định, thông báo Nhìn chung để ban hànhmột văn bản quản lý đều phải tuân thủ theo một quy trình nhất định

Các bước soạn thảo văn bản ở cơ quan chủ yếu là:

Ø xác định tên văn bản

Ø Thu nhập thông tin

Ø Xây dựng đề cương bản thảo

Ø Chuyển xuống Văn thư chỉnh sửa về nội dung và thể thức

Ø Trình thủ trưởng duyệt ký và Văn thư đóng dấu ban hành.

2.2.3 Nhận xét những ưu, nhược điểm và các nội dung.

 Thẩm quyền ban hành văn bản

- Ưu điểm: Công tác ban hành và soạn thảo văn bản của xã được thực hiện

theo đúng quy định cuả Nhà nước Bởi đó là khâu quan trọng trong hoạt động quản

lý nhà nước, chất lượng của văn bản ảnh hưởng đến hiệu lực và công tác của cơquan, bởi vậy mà công tác soạn thảo văn bản của xã đã được tiến hành một cách tỉ

mỉ, thận trọng và được coi là một công tác khoa học không được xem nhẹ

- Nhược điểm: Trong việc ban hành văn bản để điều hành công việc đôi khi

chưa có sự phân biệt rõ rang, giữa các văn bản do cơ quan ban hành ra còn chưađảm bảo đúng quy trình, thủ tục và thẩm quyền ban hành

Ví dụ: Văn bản do Chủ tịch ban hành thì lại do UBND ban hành và ngược lại

 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, quy trình soạn thảo, kỹ năng

soạn thảo văn bản:

- Ưu điểm: Về mặt thể thức và nội dung văn bản nhìn chung đã đảm bảo được

tính kỷ cương và sự thống nhất trong việc ban hành văn bản của cơ quan, đảm bảotính trân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản, thể hiện được quyền uy và tinh thầntrách nhiệm của cơ quan, cá nhân ký văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc giảiquyết văn bản

Trong công tác soạn thảo văn bản của UBND xã Tân Minh luôn tuân thủtheo đúng quy định của Nhà nước và quy định của Tỉnh Lạng Sơn Được lãnh đạoquan tâm, chỉ đạo nên công tác soạn thảo văn bản luôn đảm bảo về mặt thể thức vànội dung thông tin Cơ quan có sự thống nhất mẫu chung theo Thông tư liên tịchsố: 55/TTLT - BNV - VPCP về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnhành chính

- Nhược điểm:

Quy trình soạn thảo văn bản dài dòng; về thể thức văn bản còn rườm rà, một

số văn bản còn thiếu số và ký hiệu, trích yếu nội dung dài, một số văn bản cònchưa đúng quy định Điều này đã dẫn tới việc tra tìm tài liệu rất khó khăn

Cỡ chữ giữa cơ quan ban hành văn bản với cỡ chữ của quốc hiệu chưa đồngnhất, phía dưới không có đường kẻ nét liền, số, ký hiệu của văn bản còn được trìnhbày bằng chữ nghiêng Cụ thể tại thông báo số 12/TB - UBND, ngày 11/09/2009của UBND xã Tân Minh về việc triển khai Nghị quyết số 89/2009/NQ, ngày13/05/2009 cụ thể như sau:

ỦY BAN NHÂN DÂN

XÃ TÂN MINH

Số: 12/TB - UBND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Tân Minh, ngày 03 tháng 8 năm 2012

Là xã vùng III, cách thành phố Lạng Sơn khá xa nhưng với trình độ chuyênmôn vững vàng, UBND xã Tân Minh là nơi cập nhật được thông tin khá nhanh vàchính xác Vì vậy mà UBND xã dần hoàn thiện hơn về thể thức và cách trình bàyvăn bản theo đúng với tiêu chuẩn mà Nhà nước ban hành

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan thực tập

t Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Quy trình giải quyết văn bản đi (xem phụ lục 07)

Sau khi lãnh đạo ký văn bản, văn thư tiến hành công tác đăng ký số, ngàytháng đi vào sổ, photo giữ lại bản lưu và phát hành văn bản, các văn bản đi khi đãđược đăng ký, đóng dấu đều chuyển ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việctiếp theo Được xếp theo thứ tự tăng dần từ số 01 Từ đầu năm 2014 đến nay đãđăng ký vào sổ được 56 số văn bản đi

2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND Xã Tân Minh

- Trình ký văn bản: Do lãnh đạo văn phòng hoặc cán bộ chuyên trách thựchiện

- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày (theo quy định tại Điểm b, Khoản 4 ,Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của

Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản)

t Ưu điểm:

2.3.2 Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến.

Quy trình giải quyết văn bản đến (xem phụ lục 08)

Các văn bản đến được văn thư quản lý theo trình tự sau:

+ Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký văn bản đến vào sổ.+ Trình, chuyển giao văn bản đến các chuyên môn để giải quyết công việc.+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Từ đầu năm 2014 đến nay đã tiếp nhận và đăng ký vào sổ được 2.154 sốVăn bản đến của Địa phương (bao gồm Văn bản của Tỉnh và của huyện) và 27 vănbản đến của Trung ương

- Đối với Văn bản mật đăng ký vào sổ riêng Từ đầu năm đến nay đã tiếpnhận và đăng ký văn bản vào sổ được 10 văn bản

Tất cả các văn bản đi, đến của UBND xã đều được quản lý tập trung, thốngnhất tại văn thư theo quy định của pháp luật

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành vào giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

- Công tác lập hồ sơ và đưa vào lưu trữ cơ quan luôn được thực hiện kịpthời; việc lập hồ sơ chủ yếu phục vụ công tác của cán bộ UBND Các văn bản giấy

tờ ban hành của cơ quan kết thúc mỗi năm đều được lập hồ sơ hiện hành đảm bảoviệc quản lí và sử dụng bản lưu, tránh việc làm thất thoát văn bản làm ảnh hưởngđến hoạt động của UBND

Khi nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan Văn thư nộp toàn bộ cả văn bản và sổđăng ký văn bản đi, đến của năm đó để lưu trữ cơ quan tiến hành xử lý

- Danh mục hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập do đó tạo điều kiện cho độchính xác của từng loại hồ sơ của từng công việc được đảm bảo

- Việc sắp xếp tài liệu chặt chẽ của Văn thư Bộ đã góp phần làm cho quátrình giải quyết công việc của Bộ được nhanh chóng

- Biên mục hồ sơ được tiến hành theo đúng quy định phục vụ cho việc tratìm tài liệu kịp thời không những tại thời điểm trước mắt mà còn về lâu dài.

2.4 TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Những quy định của UBND xã Tân Minh về quản lý, sử dụng con dấu

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theoquy định của Pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu của UBND xã chỉ được giao cho cán bộ văn phòng HĐND vàUBND là 01 người:

1 Bà Ma Thị Hường Sinh năm: 1986 TĐCM: TC – VTLT

Con dấu không được giao cho người khác khi chưa được phép bằng văn bảncủa Chủ tịch UBND xã Công chức văn thư tự tay đóng dấu vào văn bản khi đã cóchữ ký của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã, không đóng dấu khống chỉ, khi đóngdấu phải đảm bảo ngay ngắn, rõ ràng đúng chiều, trùm lên 1/3 chữ ký về phía bêntrái

1 Về công tác quản lý con dấu.

Con dấu là bộ phận quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động quản

lý của cơ quan Bất kỳ một cơ quan nào cũng phải có con dấu pháp nhân biểu hiệnquyền lực của Nhà nước và cơ quan, bảo đảm tính chính xác và giá trị pháp lý củavăn bản

Con dấu phải được để tại cơ quan và phải được quản lý chặt chẽ Tại UBND

xã Tân Minh các con dấu do cán bộ Văn phòng lưu trữ cất giữ và đóng dấu Trongtrường hợp vắng mặt phải giao lại cho cán bộ có liên quan đến công việc vănphòng quản lý

Con dấu được để ở trong tủ có khóa chắc chắn, nếu để mắt dấu hoặc để đánhdấu sai quy định thì sẽ bị xử lý hành chính, truy tố trước pháp luật Dấu bị mất phảikịp thời báo cáo ngay cho cơ quan Công an nơi gần nhất để kịp làm thủ tục cấpgiấy phép khắc dấu đồng thời thông báo hủy bỏ dấu bị mất

2 Sử dụng con dấu.

- Việc sử dụng con dấu đúng với nội dung, mục đích của công việc; Chỉ có

người được giao dấu mới được đóng dấu vào văn bản Tất cả những người kháckhông được mượn và tùy ý lấy dấu đóng lên văn bản và các loại giấy tờ khác

- Dấu cơ quan phải được đóng lên văn bản do cơ quan hành chính ban hành

ra, đóng dấu khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đánh dấukhống lên văn bản

- Dấu quốc huy của UBND xã được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.Tại UBND xã Tân Minh ngoài dấu cơ quan sử dụng chung trong cơ quan tại Vănphòng thì Hội đồng nhân dân có con dấu riêng và được đóng lên các văn bản doHội đồng nhân dân ban hành, dấu này do cán bộ TT Hội đồng nhân dân cất giữ

- Việc bảo quản con dấu được thực hiện rất tốt, thường xuyên được lau chùi,

không để mờ và xước

 Ưu điểm:

- Công tác quản lý, giải quyết văn bản đến được thực hiện một cách chặt chẽtuân thủ theo quy trình, quy định của Nhà nước tại luật ban hành văn bản quyphạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và UBND

- Công tác văn thư mặc dù kiêm nhiệm nhưng cán bộ rất cẩn thận và thực hiệnđúng quy trình công việc

 Nhược điểm:

Do tiết kiệm nên việc chuyển giao văn bản nhiều lúc chậm nên nhiều lúc ảnhhưởng đến việc xử lý văn bản

 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức và giải quyết văn bản (xem phụ lục 08)

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung của cơ quan

1 Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan.

1.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

Đối với UBND xã Tân Minh vì không có Văn thư nên cán bộ Văn phòngxác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và chuyển giao vào tủ lưutrữ Cán bộ công chức trong quá trình làm việc phải nộp hồ sơ công việc của mình

làm kho lập hồ sơ, tài liệu đã hẹn nộp lưu thì phải nộp vào lưu trữ cơ quan Công

tác thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan dựa trên 03 nguyên tắc: theo thời đại lịch

sử, theo phông trữ, theo khối phông

Với UBND xã Tân Minh công tác lưu trữ cơ quan được quan tâm, do vậynhiều tài liệu đang tồn đọng ở các Ban ngành, công chức đặc biệt là tài liệu củachính quyền các khóa trước vẫn được lưu trữ

1.2 Công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Tromg công tác lưu trữ thì chỉnh lý tài liệu là một khâu quan trọng nhất củangành lưu trữ, đó là bước chuẩn bị để đưa tài liệu trở thảnh tài liệu lưu trữ Côngviệc này hết sức phức tạp và gặp nhiều khó khăn nó đòi hỏi người thực hiện phải

có kiến thức chuyên sâu, được đào tạo thì mới đảm bảo yêu cầu Đây là khâu quantrọng người thực hiện cần phải tiến hành cẩn thận, đúng kỹ thuật và chính xác

- Công tác chỉnh lý sơ bộ đã được tiến hành ở khâu cuối cùng của công tácvăn thư Cán bộ lưu trữ phải dựa vào đặc điwwmr, yêu cầu, nhiệm vụ mà chỉnh sửahoặc phân loại chỉnh lý.

+ Quy trình quản lý tiến hành theo các bước sau:

- Phân loại tài liệu

- Phân chia tài liệu

- Phân chia tài liệu theo các nhóm nhỏ theo các năm

- Chia tài liệu thành các nhóm nhỏ theo tên, loại tên văn bản

Ví dụ: - Tập tài liệu Quyết định;

- Tập tài liệu Công văn;

- Tập tài liệu Tờ trình;

+ Lâp hồ sơ: Sau khi sắp xếp các loại văn bản thành từng tập thì tiến hànhkiểm tra lại lần nữa và loại bỏ những tài liệu không thuộc phông chỉnh lý rồi kếtthúc công việc thì mỗi nhóm này là một hồ sơ Các văn bản trong hồ sơ được sắpxếp theo thứ tự và xếp theo ngày, tháng, năm Ban hành văn bản từ nhỏ đến lớn,trong trường hợp mà hồ sơ có quá nhiều văn bản thì phải phân chia thành các tậpcho phù hợp

Ví dụ: - Tập quyết định của UBND xã Tân Minh quý II năm 2009 được

chia thành 02 tập lưu: Tập quyết định của UBND xã Tân Minh tháng 12 năm 2009

và tập quyết định của UBND xã tháng 09 năm 2009

Mỗi hồ sơ để trong một tờ sơ mi trong đó có ghi đầy đủ những thông tin cầnthiết như tờ bìa hồ sơ

+ Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn cặp hộp

Số hồ sơ được đánh bằng bút chì mềm đen và liên tục trong toàn bộ phông chữ

từ 01 đến hết

Viết và dán hộp: được in bằng giáy liền màu, rõ ráng, dễ đọc, giấy ghi thôngtin của hồ sơ và được gián vào gáy của hộp đựng hồ sơ, Sau đó tiến hành sắp xếpcác cặp hồ sơ lên giá theo thứ tự các năm, ghi nhãn hộp và sắp xếp lần lượt từ trênxuống dưới, từ trái qua phải

+ Ghi biên mục hồ sơ: là một công việc vô cùng quan trọng giúp tạo điềukiện cho công tác nghiên cứu và tra tìm tài liệu lưu trữ sau này.

+ Đánh số tờ nhằm cố định thứ tự của văn bản trong mỗi hồ sơ Cán bộchỉnh lý dùng bút chì đen, mềm và đánh số tờ, phải đánh chứ Ả rập ở phía trên bênphair của tài liệu

+ Viết mục lục của văn bản: viết từng thông tin của văn bản, tài liệu và mụclục văn bản đã được in sẵn, hồ sơ nào đầy thì viết 03 đến 04 tờ mục lục Tờ mụclục cũng được đánh theo thứ tự 1, 2, 3 và được kẹp với tài liệu lưu trữ, được đặt

ở trang đầu hồ sơ tạo thuận lợi cho việc tra tìm

+ Viết chứng từ kết thúc: ghi tất cả các thông tin cần thiết của bìa hồ sơ theomẫu in sẵn trong đó ghi rõ tình trạng vật lý của tài liệu hồ sơ

+ Viết hồ sơ: sau khi viết xong phần mục lục hồ sơ thì cho tài liệu lưu trữvào bìa hồ sơ và tiến hành viết bìa trên cơ sở tiêu đề của tờ sơ mi tạm thời Kếtthúc ta cho hồ sơ vào cặp 03 dây và để vào cặp hộp

- Xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ

Do điều kiện kinh tế của cơ quan còn hạn chế chưa có hệ thống tra tìm hiệnđại nên phông lưu trữ vẫn còn thô sơ là bằng sổ đăng ký văn bản và quyển mục lục

hồ sơ

1.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ thông thường ở UBND xã Tân Minhchủ yếu là tủ đựng tài liệu ngoài ra để thuận tiện cho việc phân loại, thống kê ,kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu Các hồ sơ được để trong cặp đựng tài liệu

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là nghiên cứu, sử dụng các biện pháp khoahọc để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốtnhững yêu cầu nghiên cứu, khai thác tài liệu trước măt và lâu dài các biện pháp kỹthuật, chống ẩm mốc, côn trùng, chống cháy Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưutrứ có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ tài liệu an toàn, quy chế kiểm tra định

kỳ, đột xuất về chất lượng và số lượng của tài liệu lưu trữ, đảm bảo không gây hưhại tài liệu, cơ quan cũng sử dụng hóa chất để bảo quản Đối với những tài liệu hư