MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Vài nét về xã Phong Huân 2 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Phong Huân 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Phong Huân 3 2. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Phong Huân 3 II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng 4 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 4 1.2 Phòng làm việc của văn phòng. 5 1.3 Các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kì của cơ quan. 7 1.4 Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND xã Phong Huân: 7 1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng. 9 1.6 Ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo. 10 1.7 Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 10 2. Khảo sát về công tác văn thư 11 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư ở UBND xã Phong Huân. 11 2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản 12 2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 12 2.2.3. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản: 12 2.3.2 Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. Nhận xét ưu, nhược điểm. 22 2.3.3. Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 26 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan. 27 2.5. Trang thiết bị làm việc tại văn phòng. ( Nhận xét ưu điểm, khuyết điểm so với nhu cầu công tác của cơ quan đó.) 28 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung. 29 III. Kết luận và đề xuất 30 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND xã Phong Huân. 30 1.1. Ưu điểm: 30 1.2. Nhược điểm: 31 2. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 31 PHỤ LỤC
MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Vài nét xã Phong Huân I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Phong Huân Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Phong Huân .3 Cơ cấu tổ chức UBND xã Phong Huân II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phòng .4 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.2 Phòng làm việc văn phòng 1.3 Các bước quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác thường kì quan 1.4 Những nhiệm vụ nhà quản trị văn phòng việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, họp) UBND xã Phong Huân: 1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho thủ trưởng 1.6 Ví dụ tình cụ thể cung cấp thơng tin văn phịng cho lãnh đạo 10 1.7 Các biện pháp đại hóa văn phòng quan 10 Khảo sát công tác văn thư 11 2.1 Tìm hiểu mơ hình tổ chức văn thư UBND xã Phong Huân 11 2.2 Soạn thảo ban hành văn 11 2.2 Soạn thảo ban hành văn 12 2.2.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn quan 12 2.2.3 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức kĩ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản: 12 2.3.2 Các bước quy trình tổ chức quản lý giải văn đến Nhận xét ưu, nhược điểm 22 2.3.3 Nhận xét việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 26 2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu quan 27 2.5 Trang thiết bị làm việc văn phòng ( Nhận xét ưu điểm, khuyết điểm so với nhu cầu công tác quan đó.) 28 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ đánh giá ưu, nhược điểm nội dung 29 III Kết luận đề xuất 30 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phịng UBND xã Phong Huân 30 1.1 Ưu điểm: 30 1.2 Nhược điểm: .31 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.31 PHỤ LỤC 33 LỜI NÓI ĐẦU Sinh thời bác Hồ dạy “Học phải đôi với hành” để nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo cho học sinh, đáp ứng yêu cầu phát triển xã hội Trường đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập, thực tế quan đơn vị vào cuối khóa học Lý thuyết gắn liền với thực tế lý thuyết trang bị cho học sinh kiến thức ngành nghề trình sâu, sát vào thực tế để cụ thể hóa lý luận, giúp cho học sinh hiểu rõ lý thuyết học làm quen với cơng việc Từ rèn luyện kĩ nghề nghiệp, phẩm chất người cán Hành – Văn phịng tương lai Cơng tác Hành ngày chiếm vị trí quan trọng Được giúp đỡ Lãnh đạo xã, hướng dẫn nhiệt tình cán hướng dẫn thực tập, anh chị, cô với nỗ lực thân, em hoàn thành tốt đợt thực tập Đặc biệt em làm tốt cơng tác văn phịng (chun nghành chính), tiếp xúc làm cơng việc Văn thư, Lưu trữ, tiếp xúc với văn tài liệu, điều kiện để nâng cao trình độ hiểu biết kinh nghiệm thực tế cho em sau trường Mỗi sách tri thức khác đem lại cho hiểu biết lĩnh vực báo cáo em kết tháng thực tập Uỷ ban nhân nhân xã Phong Huân chuyên ngành hành văn phịng Vì kinh nghiệm thực tế cịn cộng thêm bỡ ngỡ, báo cáo em có nhiều thiếu sót Em mong nhận giúp đỡ, góp ý Thầy giáo, Cơ giáo, bạn để báo cáo hồn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Vài nét xã Phong Huân Phong Huân xã thuộc huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn Xã có vị trí: Phía Bắc giáp xã Bằng Lãng, xã Đại Sảo Phía Đơng giáp xã Đại Sảo, xã n Mỹ Phía Nam giáp xã n Nhuận Phía Tây giáp xã Bình Trung, xã Nghĩa Tá Xã Phong Hn có diện tích 24,36 km2 Trên địa bàn có nhiều khe suối nhỏ Vân Hồ, Nà Ca, Khuổi Lai… Xã Phong Huân chia thành thôn: Bản Cưa, Nà Tấc, Pác Cộp, Nà Chợ, Nà Mạng, Khuổi Xỏm Tồn xã có 1000 dân Tồn xã có dân tộc anh em sinh sống Tày, Nùng, Kinh Về nông nghiệp người dân chủ yếu trồng lúa, lương thực khác ngô, lạc, đỗ tương loại ăn hồng, cam, quýt, lâm nghiệp keo, mỡ, bồ đề….diện tích trồng lương thực lâm nghiệp ngày mở rộng Về chăn ni chủ yếu ni trâu, lợn, bị…… Về thủy sản chủ yếu nuôi loại cá trắm cỏ, cá chép, cá chim… Về lĩnh vực văn hóa – xã hội số lượng học sinh sinh viên đỗ vào trường trung cấp, cao đẳng, đại học ngày cao Phong trào “ Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa ” đơng đảo người dân hưởng ứng việc thực nếp sống văn minh việc cưới, việc tang, lễ hội đưa vào hương ước, quy ước thôn, người dân hưởng ứng đồng tình hưởng ứng tích cực Một số lễ hội bảo tồn lưu giữ đến ngày hôm lễ hội lồng tồng vào dịp đầu xuân năm Tình hình an ninh trật tự, trị an tồn xã hội ln giữ vững Người dân có tinh thần đồn kết, sống hịa thuận với giúp đỡ xóa đói giảm nghèo I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Phong Huân Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Phong Huân - Xây dựng, trình hội đồng nhân dân xã định nội dung quy định khoản 1, 2, Điều 33 Luật tổ chức quyền địa phương năm 2015 tổ chức thực nghị HĐND xã - Khoản Điều 33 Ban hành nghị vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn HĐND xã - Khoản Điều 33.Quyết định biện pháp đảm bảo trật tự, an tồn xã hội, đấu tranh phịng chống tội phạm hành vi vi phạm pháp luật khác phòng, chống quan liêu, tham nhũng phạm vi phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản quyền lợi ích hợp pháp khác công dân địa bàn xã - Khoản Điều 33 Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách xã định chủ trương đầu tư chương trình, dự án xã phạm vi phân quyền - Tổ chức thực ngân sách địa phương - Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp ủy quyền cho UBND xã Cơ cấu tổ chức UBND xã Phong Huân UBND xã Phong Huân gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên phụ trách quân sự, Uỷ viên phụ trách công an Xã Phong Huân xã loại II có Phó Chủ tịch Những phịng ban giúp việc cho UBND xã: Văn phòng thống kê Phòng Tư pháp – Hộ tịch Phịng Tài chính- Kế tốn Phịng Văn hóa –Xã hội Phịng Cơng an Phịng Qn Phịng Địa - xây dựng (Sơ đồ máy quan xem phụ lục 1) II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Văn phòng đơn vị quan trọng cấu thành nên quan phận làm việc tổng hợp trực tiếp gián tiếp hỗ trợ cho công việc quản lý quan trung tâm thu thập xử lý thông tin kết nối hỗ trợ cho đơn vị khác đồng thời đảm bảo công tác hậu cần 1.2 Chức văn phòng: Trong thực tế có nhiều quan niệm, cách nhìn khác phòng, văn phòng mang nhiều tên gọi khác Tuy nhiên, văn phịng quan phải thực chức là: tham mưu tổng hợp chức hậu cần +) Chức tham mưu tổng hợpvà nhiệm vụ văn phòng - Văn phòng quan chuyên môn, máy giúp việc cho UBND HĐND - Tham mưu hoạt động tư vấn, góp ý đề xuất đưa giải pháp cách thức để giải vấn đề việc sở lãnh đạo xem xét, định - Tổng hợp hoạt động thu thập, phân tích, xử lý thơng tin để tìm thơng tin có giá trị nhằm cung cấp cho lãnh đạo quan trình giải công việc - Tham mưu tổng hợp có quan hệ khăng khít, tương hỗ cho muốn tham mưu tốt phải tổng hợp tốt, tổng hợp sở cho hoạt động tham mưu - Văn phòng thực chức tham mưu tổng hợp qua công việc tham mưu xây dựng máy văn phòng, tham mưu việc xây dựng quy chế, việc xây dựng kế hoạch, chương trình công tác, tham mưu việc xây dựng đề án, chiến lược, tham mưu việc xây dựng sở vật chất, hạ tầng, kĩ thuật chiến lược đối nội, đối ngoại Theo dõi đôn đốc thẩm định nội dụng chương trình, kế hoạch, báo cáo dự thảo - Tham mưu giúp UBND xã xây dựng quy định cải cách hành việc xử lý cơng việc thuộc phạm vi văn phịng Quản trị mạng công nghệ thông tin nội triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng - Là đầu mối quản lý thống việc soạn thảo, ban hành văn - Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạc cơng tác tháng, q, tháng, năm - Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định +) Chức hậu cầnvà nhiệm vụ văn phòng - Hậu cần toàn hoạt động nhằm đảm bảo yếu tố sở vật chất kĩ thuật, y tế, môi trường, an ninh nhằm đảm bảo tốt cho hoạt động quan Văn phòng thực chức hậu cần qua việc sau: - Quản lý toàn sở vật chất hạ tầng, trang thiết bị quan - Tổ chức phục vụ hội họp, buổi làm việc, tiếp khách quan, chuyến công tác chương trình kiện quan - Đảm bảo điều kiện vệ sinh môi trường an ninh trật tự quan - Tổ chức tốt công tác y tế chăm sóc sức khỏe đời sống cho cán bộ, nhân viên - Tổ chức phòng chống cháy nổ cho cán nhân viên - Đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, trang trọng, lịch sự, tiết kiệm tiến hành công tác đối nội, đối ngoại - Tổ chức buổi tiếp dân, tiếp nhận, theo dõi, đôn đốc giải khiếu nại tố cáo kiến nghị cơng dân; thực cơng tác phịng chống, chống tham nhũng, lãng phí phạm vi quản lý quan văn phòng theo quy định pháp luật 1.2 Phòng làm việc văn phòng Mỗi ngày công chức phải làm việc văn phòng quan khoảng thời gian dài, thêm vào khoảng thời gian mà cán nhiều công sức ngày Nếu nhân viên có đủ thoải họ thấy hứng thú với công việc đỡ mệt mỏi Cùng với suất lao động tăng lên cơng tác văn phịng phải ý tới công việc tạo điều kiện tăng hào hứng, an tồn để cơng chức làm việc lâu dài Người ta nhận thấy hoàn cảnh làm việc ảnh hưởng nhiều tới tâm sinh lý người tới hiệu lao động Vì bố trí phòng làm việc cách khoa học tạo thoải cho nhân viên Văn phòng UBND xã Phong Hn bố trí phịng với phòng tư pháp, phòng văn thư nơi tiếp dân dãy nhà cấp gần phòng Chủ tịch Phó chủ tịch UBND xã để thuận tiện cho việc trao đổi cơng việc Văn phịng phận thiếu quan đơn vị, q trình hoạt động văn phịng nhớ quan lãnh đạo Văn phịng nơi tiếp nhận thơng tin từ phía để cung cấp cho lãnh đạo cơng việc quản lý quan Và văn phòng nhiều nghiệp vụ khác +) Ưu điểm: Văn phòng bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực cơng việc văn phịng đánh máy, photo, xử lý văn bản, chuyển giao văn bản, lưu trữ văn Cách bố trí nâng cao chủ động cho phận, đảm bảo kịp thời tiết kiệm thời gian chờ đợi Bộ máy văn phòng gọn nhẹ +) Nhược điểm: Bố trí văn phịng xa phịng ban khác gặp nhiều hạn chế không sử dụng hết công suất thiết bị, lực nhân viên văn phịng Cùng bố trí với phịng tiếp dân nên ảnh hưởng tiếng ồn Đề xuất phương án tối ưu: Phịng làm việc UBND xã nhìn chung đảm bảo khoa học, thuận tiện cho cán thực cơng việc, nhiên văn phịng cần mở rộng diện tích xếp lại số trang thiết bị khác Đầu tư, mua sắm thay trang thiết bị cũ, để tạo điều kiện cho công việc hiệu Nên tách phòng tiếp dân khỏi văn phịng 1.3 Các bước quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác thường kì quan Chương trình, kế hoạch cơng tác văn thể mục tiêu giải pháp hệ thống cụ thể với cách thức, trình tự thời hạn định nhằm sử dụng hiệu tối đa nguồn lực, tài nguyên quan, đơn vị để đạt mục tiêu Chương trình, kế hoạch xác định phương hướng mục tiêu, nhiệm vụ cho quan tổ chức Chương trình kế hoạch sở giúp lãnh đạo kiểm tra, đánh giá hoạt động quan, tổ chức Chương trình, kế hoạch giúp quan tổ chức hoạt động khoa học, định hướng nghiệp vụ cho tổ chức, cá nhân Những chương trình, kế hoạch cơng tác thường kỳ quan quy mơ thời gian tuần, tháng, quý, năm… Kế hoạch tuần lập vào ngày cuối tuần trước; kế hoạch tháng lập vào ngày cuối tháng trước: kế hoạch quý lập vào tháng cuối quý trước: kế hoạch năm lập vào quý cuối năm trước Để đảm bảo cho hoạt động quan diễn liên tục, thống hiệu văn phịng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm cho quan Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch theo bước sau: Bước Thu thập thông tin Bước Xử lý thông tin Bước Xây dựng thảo Bước Xin ý kiến dự thảo Bước Chỉnh sửa hoàn thiện, ban hành 1.4 Những nhiệm vụ nhà quản trị văn phòng việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, họp) UBND xã Phong Huân: Cuộc họp gặp mặt nhiều người để bàn vấn đề quan trọng, diễn theo quy trình, thủ tục định Mục đích họp: + Thơng tin định từ quản lý cấp + Giải vướng mắc, khó khăn vấn đề liên quan đến phận * Trình tự họp Trước họp + Căn vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng quan yêu cầu giải công việc, quản lý phận xây dựng định tổ chức họp lớn, xác định tên họp phân công trách nhiệm đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức họp + Kế hoạch tổ chức hội họp năm hàng tháng phải thông báo trước cho đối tượng liên quan đến họp biết + Cuộc họp bất thường tổ chức để giải công việc đột xuất, khẩn cấp để phục vụ cho công tác đạo điều hành cấp quản lý việc thực nhiệm vụ quan trọng + Xây dựng chương trình nghị ( kịch chương trình) thời gian nội dung để diễn kiện (chú ý chương trình nghị xây dựng tổ chức hội họp có quy mơ lớn + Lập danh sách khách mời, soạn thảo giấy mời theo mẫu quan Giấy mời phải đươc gửi trước 03 ngày Kèm theo văn tài liệu, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường hợp đột xuất + Người tổ chức chuẩn bị họp phải chuẩn bị địa điểm họp, tổ chức vệ sinh phòng họp Kiểm tra đèn, bàn nghế, ổ cắm điện, chuẩn bị tài liệu cho họp, khăn phủ bàn, máy chiếu, máy tính…… + Lập bảng kinh phí dự trù xây dựng băng rơn, maket, pa nơ, áp phích, hiệu… + Chuẩn bị nội dung họp + Lời phát biểu tổng kết bế mạc lãnh đạo * Trong họp + Tiếp đón đại biểu tới dự hội nghị + Ghi danh sách đại biểu đến dự họp có nhiều tác dụng ta nắm số lượng đại biểu, để phục vụ họp dễ + Khi họp làm việc cử người thường trực liên quan đến vấn đề điện nước, loa, đài, y tế v.v để xử lý tình xảy họp để họp diễn theo chương trình định Cùng với phận thường trực phân cơng cho người thư ký ghi biên tổng hợp ý kiến phát biểu họp + Người chủ trì họp thơng báo mục đích, u cầu, nội dung, thời gian lịch trình họp Xác định thời gian tối thiểu, tối đa cho người tham gia họp phát biểu ý kiến cách hợp lý Điều khiển họp theo mục đích, u cầu đặt ra, có ý kiến kết luận trước kết thúc họp giao trách nhiệm cho cá nhân đơn vị có liên quan * Sau họp kết thúc + Được phân cơng Lãnh đạo Uỷ ban nhà quản trị văn phòng tổng hợp kết viết thông báo kết họp Dọn dẹp sau họp kết thúc, toán kinh phí, lập hồ sơ 1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến cơng tác cho thủ trưởng Tổ chức chuyến công tác hoạt động thường xuyên, cần thiết thiếu nhằm thiết lập quan hệ quan, để giải công việc, để tra kiểm tra, để dự hội nghị, hội thảo, học hỏi kinh nghiệm quản lý nước ngồi………vì chuyến thủ trưởng cán văn phòng chuẩn bị chu đáo như: Lập kế hoạch cụ thể cho chuyến đi, liên hệ đến nơi công tác, đôn đốc nhắc nhở đơn vị thực hiệm nhiệm vụ phân công: chuẩn bị phương tiện lại, kinh phí văn bản, tài liệu có liên quan… Sơ đồ quy tổ trình chức chuyến cơng tác cho thủ trưởng ( Xem phụ lục số ) 7/9/2017 Sáng: 7h00 đến 11h00 Chiều:13h30 đến 17h00 8/9/2017 Sáng: 7h00 đến 11h00 Chiều:13h30 đến 17h00 11/9/2017 Sáng: 7h00 đến 11h00 Chiều:13h30 đến 17h00 12/9/2017 Sáng: 7h00 đến 11h00 Chiều:13h30 đến 17h00 - Quét dọn văn phòng rửa ấm chén pha trà cho khách, với lãnh đạo - Hướng dẫn công nhân với khách đến giao dịch, liên hệ công việc - Thực đăng ký vă đi, đến vào sổ đăng ký - Sắp xếp văn theo tên loại, thời gian ban hành phục vụ cho cơng tác kiểm tra phịng Nội vụ huyện công tác soạn thảo ban hành văn Uỷ ban nhân dân xã - Quét dọn văn phòng rửa ấm chén pha trà cho khách, với lãnh đạo - Hướng dẫn công nhân với khách đến giao dịch, liên hệ công việc - Thực đăng ký vă đi, đến vào sổ đăng ký - Sắp xếp văn theo tên loại, thời gian ban hành phục vụ cho công tác kiểm tra phịng Nội vụ huyện cơng tác soạn thảo ban hành văn Uỷ ban nhân dân xã - Quét dọn văn phòng rửa ấm chén pha trà cho khách, với lãnh đạo - Hướng dẫn công nhân với khách đến giao dịch, liên hệ công việc - Thực đăng ký vă đi, đến vào sổ đăng ký - Thực hành tiếp công dân đến khiếu nại, tố, ghi vào sổ theo dõi cơng dân - Qt dọn văn phịng rửa ấm chén pha trà cho khách, với lãnh đạo - Hướng dẫn công nhân với 13/9/2017 Sáng: 7h00 đến 11h00 Chiều:13h30 đến 17h00 14/9/2017 Sáng: 7h00 đến 11h00 Chiều:13h30 đến 17h00 15/9/2017 Sáng: 7h00 đến 11h00 Chiều:13h30 đến 17h00 khách đến giao dịch, liên hệ công việc - Thực đăng ký vă đi, đến vào sổ đăng ký - Thực hành tiếp công dân đến khiếu nại, tố, ghi vào sổ theo dõi công dân - Quét dọn văn phòng rửa ấm chén pha trà cho khách, với lãnh đạo - Hướng dẫn công nhân với khách đến giao dịch, liên hệ công việc - Chuẩn bị phịng để tiếp cơng dân để giải hòa vụ tranh chấp đất đai ghi biên hòa giải - Quét dọn văn phòng rửa ấm chén pha trà cho khách, với lãnh đạo - Hướng dẫn công nhân với khách đến giao dịch, liên hệ công việc - Soạn thảo văn - Photo tài liệu, giấy tờ cho nhân dân phòng ban quan - Đăng ký văn đi, đến vào sổ đăng ký - Đóng dấu vào giấy tờ cho cơng dân - Qt dọn văn phịng rửa ấm chén pha trà cho khách, với lãnh đạo - Hướng dẫn công nhân với khách đến giao dịch, liên hệ công việc - Soạn thảo văn - Tham gia tiếp công dân với phận cửa ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG HUÂN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 2017 Từ ngày 01/01 đến ngày …………… Từ số 01 đến số …………………… Quyển số: Số, ký Ngày Tên loại trích yếu Người Nơi nhận Đơn vị Số Ghi hiệu tháng nội dung văn văn văn văn ký người nhận lượng lưu bản 39/KHUBND 02/8 Kế hoạch triển khai thực tiêu chí số 17 – Mơi trường theo tiêu chí Quốc gia xây dựng nơng thơn Ơng Hinh 64/QĐUBND 08/8 Quyết định V/v kiện Ơng tồn Ban huy phịng Hinh chống thiên tai, bão lụt tìm kiếm cứu nạn, xã Phong Huân năm 2017 40/KHUBND 10/8 Kế hoạch Triển khai thực “ Ngày tồn dân phịng, chống mua bán người” năm 2017 Ơng Hinh 31/TTrTĐKT 06/9 Tờ trình (Về việc đề nghị khen thưởng sơ kết 05 năm cơng tác thực Thơng tư số 23/2012/TT-BCA Ơng Hinh - Phòng VP-UBND NN&PT NT huyện - Các tổ chức hội huyện -Thành viên ban quản lý xã - Các địan thể xã - Ban phát triển thơn - UBND Văn thư huyện - Phòng NN&PTN T huyện - Đảng ủy xã - TT HĐND - Như Điều - TT Đảng Văn Thư ủy - TT HĐND - TT BCĐ 138 huyện - Các banh nghành - Các BCTMT - Công an xã 10 - Hội đồng Văn thư thi đua khen thưởng Công an 28 20 Bộ Công an quy định khu dân cư, xã phường , thị trấn, quan, doanh nghiệp, nhà trường đạt tiêu chuẩn “ An toàn an ninh, trật tự” năm 2012-2017) 24/TBUBND 30/8 Thông báo Lịch trực dịp nghỉ lễ Quốc khánh 02/9/2017 UBND xã Phong Huân Ông Hinh huyện Chợ Đồn - Hội đồng thi đua khên thưởng Công an tỉnh Bắc Kạn - UBND Văn thư huyện - TT Đảng ủy xã - TT HĐND xã Mỗi loại văn Uỷ ban nhân dân xã Phong Huân ban hành lấy số riêng, đăng ký mà không chia sổ đăng ký loại văn ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ PHONG HUÂN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 2017 Từ ngày 01/01 đến ngày……… Từ số 01 đến số……………… Quyển số: Ngày Số Tác giả Số ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích Đơn vị Ký Ghi đến đến 28/8 100 30/8 101 10/8 102 11/8 29/8 văn yếu nội dung người nhận V/v tổ chức trực báo cáo tình hình dịp lễ Quốc khánh V/v tổ chức trực báo cáo tình hình dịp nghỉ lễ Quốc khánh Lãnh đạo văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn Ban an tồn giao thơng 4195/UBNDTH 28/8/2017 1358/UBNDVP 30/8/2017 190/CVBATGT 10/8/2017 103 Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn 1088/KHUBND 10/8 104 Bảo hiểm xã hội huyện Chợ Đồn 137/BHXHBPT 29/8 V/v triển khai Kế hoạch tổ chức giải thưởng báo chí tun truyền an tồn giao thơng Kế hoạch truyền thơng phịng, chống mua bán người địa bàn huyện Chợ Đồn năm 2017 - 2020 V/v triển khai định số 595/QĐBHXH ,cấp mã số BHXH cho người lao động nhận Lãnh đạo văn phòng UBND xã, thị trấn UBND xã, thị trấn UBND xã, thị trấn Các 29/8 đơn vị sử dụng lao động địa bàn toàn huyện 103 MỘT SỐ HÌNH ẢNH TẠI CƠ QUAN Tủ đựng dấu Khu làm việc văn phòng Khu làm việc Tư pháp Tủ đựng tài liệu lưu trữ Khu làm việc văn thư Hệ thống phần mềm quản lý văn Điện thoại bàn Máy in Máy scan Máy photocopy ... để báo cáo hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Vài nét xã Phong Huân Phong Huân xã thuộc huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn Xã có vị trí: Phía Bắc giáp xã Bằng Lãng, xã Đại Sảo Phía Đơng giáp xã. .. điểm công tác hành văn phịng UBND xã Phong Hn Trong thời gian thực tập văn phòng UBND xã Phong Huân em tìm hiểu trực tiếp thực hành cơng việc ngành Hành văn phịng, tiếp xúc với công tác văn thư, ... cơng việc kiêm cơng tác văn phịng +) Ưu điểm: Nhìn chung hình thức Văn thư tập chung văn phòng HĐND UBND xã Phong Huân hợp lý, tiết kiệm chi phí cho việc thực công tác văn thư +) Nhược điểm: Bên