LỜI NÓI ĐẦU Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hoá hiện đại hoá, nền kinh tế nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải có sự quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước. Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính văn thư giữ một chức năng và vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ. Hoạt động phòng hành chính văn thư đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành bại của doanh nghiệp, tổ chức. Vì vậy, văn phòng hành chính văn thư phải đựơc tổ chức, quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Một văn phòng hành chính văn thư khoa học và hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị đó triển khai công việc được thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lượng công việc và ngược lại. Phòng hành chính văn thư tham gia tổ chức lưu trữ các Hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn bản, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính và in ấn đánh máy vi tính… phòng hành chính văn thư đã tạo cho việc soạn thảo các văn bản hành chính và một số công việc khác. Thấy được vai trò quan trọng đó của hành chính văn thư là một vấn đề cấp thiết đối với mỗi người. Là một một học sinh thực tập, sau hai năm được học tập tại trường Chính trị tỉnh Hà Giang, tôi đã nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong chương trình đào tạo trung cấp hành chính văn thư. Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế. Khi được nhà trường tạo điều kiện cho chúng tôi được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế tôi đã xác định mục đích trong đợt thực tập này là: Vận dụng nhưng kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thể các quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ công chức hành chính văn thư trong tương lai. Học hỏi thêm những kiến thức mới trong quá trình thực tập tại cơ sở. Và sau gần hai tháng thực tập tại UBND xã Tân Quang, tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các bác, các anh, chị và sự cố gắng của bản thân, tôi đã hoàn thành công việc thực tâp của mình một cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích. Thực hiện Kế hoạch thực tập cuối khoá lớp Trung cấp Hành chính Văn thư, tôi xin báo cáo quá trình thực tập như sau: Nơi thực tập: UBND xã Tân Quang huyện Bắc Quang tỉnh Hà Giang. Thời gian thực tập: từ ngày 1582011 đến ngày 12102011. Cán bộ hướng dẫn thực tập: Hoàng Thị Minh Cán bộ Văn phòng Thống kê UBND xã Tân Quang. Quá trình thực tập: TT Thời gian Nội dung công việc Mục tiêu Phương hướng thực hiện 1 Từ 158 đến 208 Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Tân Quang Thu thập thông tin Hỏi + Điều tra + Ghi chép 2 Từ 208 đến 59 Nghiên cứu các văn bản, nội quy, quy chế, chế độ chính sách của cơ quan Thu thập thông tin về cơ quan Đọc + Ghi chép 3 Từ 59 đến 159 Nghiên cứu các văn bản đã ban hành của UBND xã Tân Quang Thu thập thông tin Đọc + Nghiên cứu 4 Từ 159 đến 309 Thực tập các nghiệp vụ chuyên môn và các hoạt động khác Thực hành công việc Thực hiện công việc + Ghi chép 5 Từ 309 đến 710 Tiếp tục công việc được giao tại văn phòng Bắt đầu tiến hành làm báo cáo thực tập Đánh giá hoạt động cải cách hành chính tại cơ quan Thực hành công việc Thực hiện công việc + Ghi chép 6 Từ 710 đến 1310 Tiếp tục công việc được giao tại văn phòng Hoàn thành báo cáo thực tập Tổng kết rút kinh nghiệm Thực hành công việc, Hoàn thành báo cáo thực tập Thực hiện công việc + Ghi chép
LỜI NĨI ĐẦU Trong giai đoạn đẩy mạnh cơng nghiệp hoá - đại hoá, kinh tế nước ta tăng trưởng với tốc độ cao Để phát triển mạnh mẽ, vững cần phải có quản lý, điều hành tốt Điều đòi hỏi nỗ lực thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước Như biết, thời đại ngày phịng hành - văn thư giữ chức vị trí quan trọng, doanh nghiệp, tổ chức nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ Hoạt động phịng hành - văn thư đóng góp phần khơng nhỏ vào thành bại doanh nghiệp, tổ chức Vì vậy, văn phịng hành - văn thư phải đựơc tổ chức, quản lý cách khoa học hiệu Một văn phòng hành văn thư khoa học hoạt động có hiệu giúp cho đơn vị triển khai cơng việc thuận lợi, đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội chất lượng công việc ngược lại Phịng hành - văn thư tham gia tổ chức lưu trữ Hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn bản, vào sổ công văn đi, vào sổ công văn đến, duyệt văn bản, duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hành, trả thủ tục hành in ấn đánh máy vi tính… phịng hành - văn thư tạo cho việc soạn thảo văn hành số cơng việc khác Thấy vai trị quan trọng hành - văn thư vấn đề cấp thiết người Là một học sinh thực tập, sau hai năm học tập trường Chính trị tỉnh Hà Giang, nắm kỹ năng, thao tác làm việc chương trình đào tạo trung cấp hành - văn thư Tuy nhiên cịn nhiều điều mà tơi chưa biết cần học hỏi thêm nhiều ứng dụng vào công việc thực tế Khi nhà trường tạo điều kiện cho tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế xác định mục đích đợt thực tập là: - Vận dụng kiến thức học trường vào công việc thực tế, củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, làm quen với tổng thể quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc người cán cơng chức hành - văn thư tương lai - Học hỏi thêm kiến thức trình thực tập sở Và sau gần hai tháng thực tập UBND xã Tân Quang, cịn gặp nhiều khó khăn việc áp dụng kiến thức học vào thực tế, song nhờ giúp đỡ tận tình bác, anh, chị cố gắng thân, tơi hồn thành cơng việc thực tâp cách có hiệu học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích Thực Kế hoạch thực tập cuối khố lớp Trung cấp Hành - Văn thư, tơi xin báo cáo q trình thực tập sau: - Nơi thực tập: UBND xã Tân Quang - huyện Bắc Quang - tỉnh Hà Giang - Thời gian thực tập: từ ngày 15/8/2011 đến ngày 12/10/2011 - Cán hướng dẫn thực tập: Hoàng Thị Minh - Cán Văn phòng - Thống kê UBND xã Tân Quang - Quá trình thực tập: T T Thời gian Nội dung công việc Mục tiêu Phương hướng thực Từ 15/8 đến 20/8 Tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Tân Quang Thu thập thông tin Hỏi + Điều tra + Ghi chép Từ 20/8 đến 5/9 Nghiên cứu văn bản, nội quy, quy chế, chế độ sách quan Thu thập thơng tin quan Đọc + Ghi chép Từ 5/9 đến 15/9 Nghiên cứu văn ban hành Thu thập UBND xã Tân Quang thông tin Đọc + Nghiên cứu Từ 15/9 đến 30/9 Thực tập nghiệp vụ chuyên môn hoạt động khác Thực hành công việc Thực công việc + Ghi chép Từ 30/9 đến 7/10 - Tiếp tục công việc giao văn phịng Thực hành cơng việc Thực công việc + Ghi chép - Bắt đầu tiến hành làm báo cáo thực tập - Đánh giá hoạt động cải cách hành quan Từ 7/10 đến 13/10 - Tiếp tục công việc giao văn phịng - Hồn thành báo cáo thực tập - Tổng kết rút kinh nghiệm Thực hành Thực cơng việc, cơng việc + Hồn thành Ghi chép báo cáo thực tập Nội dung báo cáo thực tập gồm có chương: Chương I: Tình hình, đặc điểm UBND xã Tân Quang Chương II: Những việc làm kết đạt thời gian thực tập Chương III: Phần kết luận đề nghị Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu sót, tơi mong nhân góp ý thầy, cô bạn để báo cáo hồn thành tốt Chương I: TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ TÂN QUANG I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH, ĐẶC ĐIỂM CỦA XÃ TÂN QUANG Vị trí địa lý Xã Tân Quang nằm phía Bắc huyện Bắc Quang, cách trung tâm huyện lỵ 14km Danh giới hành xác định sau: - Phía Bắc giáp xã Tân Thành - Phía Đơng giáp xã Đồng Tâm - Phía Tây giáp xã Tân Lập - Phía Nam giáp xã Việt Vinh Là cửa ngõ phía Tây huyện Xín Mần Hồng Su Phì, thuận lợi cho việc giao lưu phát triển kinh tế - xã hội theo hướng mở cửa với bên Đặc biệt đường quốc lộ chạy qua xã với chiều dài 4,8km Tổng diện tích tự nhiên là: 1.252,7 Địa bàn xã có thơn, có thơn Nông nghiệp gồm: thôn Tân Lâm, Tân Tiến, Vinh Ngọc, Mục Lạn, Mỹ Tân Nghĩa Tân Hai thơn cịn lại Xuân Hoà Vinh Quang chủ yếu làm kinh doanh dịch vụ khác Điều kiện xã hội Với vị trí xã thuộc trung tâm xã như: Đồng Tâm, Tân Lập, Tân Thành, Việt Vinh đặc biệt cửa ngõ phía Tây huyện Xín Mần Hồng Su Phì nên tốc độ thị hố phát triển nhanh tất thôn Theo định hướng Tỉnh, Huyện dự kiến Tân Quang thành trung tâm huyện lỵ mới, tương lai gần đón nhận lượng dân cư không nhỏ từ nơi khác đến sinh sống Điều tác động lớn đến hình thành thúc đẩy điểm, khu dân cư, khu vực kinh tế, công nghiệp, dịch ngành nghề truyền thống… Dân số tồn xã có 4.962 nhân với 1.216 hộ gia đình Xã có 13 dân tộc anh em, bao gồm: dân tộc Kinh có 3.781 nhân khẩu, chiếm 76%, dân tộc Hoa có 522 nhân khẩu, chiếm 10,5%, dân tộc Tày có 314 nhân khẩu, chiếm 6,3%, lại dân tộc khác Dao, Nùng, H.Mơng, Cao Lan, Pú Y, Mường, Giấy, Sán Dìu, Ngạn Trên địa bàn xã có 01 nhà thờ Cơng giáo với 126 hộ = 440 Mật độ dân số trung bình 4,2người/ha Hệ thống trị 3.1 Hệ thống trị xã gồm: - 01 Đảng sở, có 11 chi trực thuộc (08 chi nông thôn, 02 chi trường học 01 chi quan) với 165 Đảng viên - Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc đoàn thể hoạt động đồng đều, hàng năm hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Hội Cựu chiến binh có 08 chi trực thuộc với 190 hội viên - Hội Liên hiệp phụ nữ xã có 08 chi hội với 365 hội viên - Hội Nông dân có 08 chi hội với 319 hội viên - Đồn Thanh niên xã có 11 chi đồn với 114 đồn viên 3.2 Tình hình an ninh trật tự địa bàn: Tình hình an ninh trật tự địa bàn ổn định Tuy nhiên, trình thị hố, dân nhập cư phát triển nhanh nên tiềm ẩn tệ nạn trật tự an toàn xã hội Nhằm đảm bảo tình hình an ninh trật tự địa bàn ổn định phát triển kinh tế Đảng uỷ, quyền địa phương thường xuyên đạo ngành, chi thôn thông qua kỳ họp giao bàn hàng tuần, hàng tháng xã II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ TÂN QUANG Uỷ ban nhân dân xã Tân Quang tổ chức nghiệp quản lý Nhà nước có chức quản lý Nhà nước HĐND giao cho, vừa UBND cấp giao chịu lãnh đạo thống Chính phủ Là quan hành Nhà nước hoạt động thường xuyên địa phương thuộc hệ thống hành thống thông suốt nước Như thực việc đạo, điều hành ngày cơng việc hành Nhà nước địa phương quan HĐND, UBND chịu trách nhiệm thi hành Nghị HĐND báo cáo công việc trước HĐND cấp UBND cấp Là quan hành Nhà nước địa phương song UBND không chịu trách nhiệm chấp hành Nghị HĐND mà Nghị quan quyền cấp thi hành pháp luật thống Nhà nước UBND xã Tân Quang có trụ sở thơn Vinh Quang, xã Tân Quang - huyện Bắc Quang - tỉnh Hà Giang, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng * UBND xã Tân Quang thực quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực sau: - Quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thể dục thể thao, quốc phòng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội, sách dân tộc, tơn giáo, tín ngưỡng thi hành pháp luật địa phương - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp quan Nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân cơng đồn địa phương - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phịng tồn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương việc cư trú, lại người nước ngồi địa phương - Phịng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước công dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác - Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, bảo hiểm xã hội - Tổ chức đạo, thi hành án địa phương - Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách địa phương (thuế) phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phương - UBND xã Tân Quang có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành địa phương * UBND chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cấp Uỷ ban nhân dân cấp III CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ TÂN QUANG a Giới thiệu cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Tân Quang Hội đồng nhân dân cấp gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch uỷ viên uỷ ban Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đại biểu Hội đồng nhân dân Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ uỷ viên Uỷ ban nhân dân xã Chủ tịch UBND quy định Hiện Uỷ ban có 22 cán bộ, cơng chức biên chế quan, lại hợp đồng, hầu hết cán có trình độ Đại học, nhiều cán đào tạo với trình độ Cao đẳng, trung học chuyên nghiệp Theo thống kê trình độ chun mơn - nghiệp vụ UBND xã Tân Quang sau: * Đại học: 11 người * Cao đẳng: 02 người * Trung cấp: 09 b Sơ đồ tổ chức: Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND Cán Văn phòng - thống kê Cán Cán Địa Tư pháp - xây dựng - Hộ tịch Cán Kế tốn tài Chỉ huy trưởng quân Trưởng Cán Cán Công an Lao động TBXH Văn hố thơng tin Qua sơ đồ ta thấy rõ mối quan hệ chặt chẽ thành viên uỷ ban với UBND, cán có chức tham mưu, giúp việc cho Uỷ ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân thực chức quản lý Nhà nước xã, bảo đảm thống quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã quan chuyên môn cấp huyện lĩnh vực phân công c Nguyên tắc làm việc UBND xã * Uỷ ban nhân dân xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân tinh thần chủ động, sáng tạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban nhân dân Mỗi việc giao người phụ trách chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực phân công * Chấp hành đạo, điều hành quan Nhà nước cấp trên, lãnh đạo Đảng uỷ, giám sát Hội đồng nhân dân xã; phối hợp chặt chẽ Uỷ ban nhân dân xã với Mặt trận Tổ quốc Đoàn thể xã tình triển khai thực nhiệm vụ * Giải công việc công dân tổ chức theo pháp luật, thẩm quyền phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời hiệu quả; theo trình tự, thủ tục, thời hạn quy định chương trình, kế hoạch công tác UBND xã * Cán công chức cấp xã phải sâu sát sở, lắng nghe ý kiến đóng góp nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, bước đưa hoạt động UBDN xã ngày quy, đại, mục tiêu xây dựng quyền sạch, vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân IV TÌNH HÌNH ĐẶC ĐIỂM CƠNG TÁC VĂN PHỊNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ TÂN QUANG Công tác văn phòng 1.1 Chức Cán Văn phòng - Thống kê có chức tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND xã Tân Quang xây dưng, triển khai thực kế hoạch ngân sách, kế hoạch đầu tư trực tiếp triển khai công tác hành quản trị Uỷ ban; phục vụ yêu cầu quản lý công tác văn thư - lưu trữ UBND xã 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn * Lập tổ chức kế hoạch sáu tháng đầu năm… Định kỳ báo cáo công tác thực kế hoạch theo quy định * Thường xuyên theo dõi, đôn đốc đơn vị thực chương trình theo kế hoạch phải giải kịp thời công việc đột xuất tháo gỡ khó khăn, trở ngại trình thực kế hoạch * Thu thập xử lý thơng tin kịp thời, xác * Chuẩn bị văn tổng hợp để báo cáo lên cấp * Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn quan văn bên quan gửi đến * Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ UBND để phục vụ cho việc tra tìm nhanh chóng thuận tiện * Quản lý toàn tài sản, vật tư, trang thiết bị, công cụ lao động Uỷ ban, 1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phịng có 01 Cán Văn phòng - Thống kê Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định pháp luật Cán văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND xã công việc mà Chủ tịch UBND xã giao cho, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động UBND thực nhiệm vụ, quyền hạn 1.4 Trang thiết bị văn phòng quan Các trang thiết bị văn phịng bố trí cách hợp lý nhằm phục vụ cho cơng việc văn phịng thuận lợi Hiện văn phịng có: máy photocopy, máy vi tính, máy in, điện thoại để phục vụ cho cơng tác Cơng tác văn thư - lưu trữ 2.1 Quản lý, đạo công tác văn thư UBND xã Tân Quang Hiện nay, văn quản lý, đạo xã chưa có định ban hành Như biết văn quản lý đạo quan trọng mà quan phải ban hành, để thuận tiện cho công tác văn thư - lưu trữ Như vậy, văn quản lý, đạo công tác văn thư lưu trữ có vai trị quan trọng quan Vì mà quan chưa ban hành cần phải có văn ban hành kịp thời việc quản lý đạo thuận lợi công tác văn thư - lưu trữ Nếu có văn bản, quản lý đạo cán quan nắm rõ nội dung yêu cầu quan thực theo nguyên tắc đề Công tác văn thư có nội dung phức tạp, nhiều cơng tác mang tính khoa học kỹ thuật cáp Cán làm công tác văn thư - lưu trữ cán bán chuyên trách không đáp ứng đầy đủ yêu cầu mà công việc đề Do mà hàng năm có nhiều lớp bồi dưỡng ngắn hạn UBND huyện Bắc Quang tổ chức theo đạo chung UBND huyện Bắc Quang, phục vụ cho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bán chuyên trách làm công tác văn thư - lưu trữ Việc trang bị sở vật chất cho công tác văn thư quan việc cần thiết Về sở hạ tầng, quan tâm Đảng Nhà nước với nỗ lực phấn đấu công tác văn thư, đến Uỷ ban trang bị thiết bị làm việc tương đối đầy đủ Hình thức, tổ chức văn thư quan theo chế tập trung Có nghĩa toàn thao tác nghiệp vụ công tác văn thư thực nơi, vị trí quan hay làm việc nơi chung quan Đó Phịng hành “Một cửa” 2.2 Công tác soạn thảo văn Việc soạn thảo văn Cán Văn phòng - Thống kê trực tiếp soạn thảo, chủ yếu văn hành thơng thường như: Cơng văn, Báo cáo, thơng báo, tờ trình, định… Văn bao gồm nhiều yếu tố cấu thành nên viết nhiều vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ quy định chặt chẽ trình tự, thể thức theo quy định pháp luật hành nhằm đảm bảo cho văn có tính pháp lý, thể quyền lực văn Bảng biểu thống kê số lượng văn quan năm gần đây: Năm 2007 2008 2009 2010 Báo cáo 40 43 57 45 Thông báo 06 05 12 13 Công văn 19 21 30 20 Tờ trình 15 18 30 26 Quyết định 40 38 40 46 Quy trình soạn thảo văn dùng để trình tự bước tiến hành soạn thảo văn bản, quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn Tuy nhiên khái qt quy trình bao gồm bước sau: Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hoá Xác định tên loại văn đối tượng văn Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thơng tin có chọn lọc; hồn thiện thảo thể thức, ngôn ngữ Bước 3: Thông qua lãnh đạo Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định Quy trình thường áp dụng loại công văn, thông báo, báo cáo… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần ý số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn (giai đoạn xây dựng thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến đối tượng liên quan) văn đặc biệt 2.3 Quản lý công văn Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho quan thủ trưởng quan năm thành phần, nội dung tình hình chuyển giao, 10 tiếp nhận giải văn bản; sử dụng bảo quản văn hoạt động ngày quan a Quản lý văn đi: khái niệm chung văn bản, tài liệu quan gửi Các thủ tục chuyển giao văn quan, có kèm theo phiếu gửi Việc chuyển giao văn quan có kịp thời Song đăng ký văn theo hình thức sổ Đăng ký Văn theo mẫu Quản lý văn UBND xã Tân Quang rõ ràng, xác, kịp thời, an tồn bí mật Văn thể đầy đủ nội dung song số lượng văn ban hành Sổ đăng ký văn gọn gàng, sẽ, dễ hiểu b Quản lý văn đến: khái niệm chung cho công văn, giấy tờ quan nhận Tất văn đến phải thông qua văn thư quan để đăng ký vào sổ Đăng ký công văn đến Sau văn chuyển giao qua thủ trưởng quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bàn giao ký nhận rõ ràng Đảm bảo nhanh chóng, xác, giữ gìn bí mật theo quy định pháp luật 2.4 Quản lý dấu * Những quy định cảu quan quản lý sử dụng dấu: - Con dấu giao cho Cán văn phịng - thống kê có trách nhiệm, có trình độ chun mơn giữ bảo quản phải chịu trách nhiệm việc giữ đóng dấu - Không tự tiện mang dấu theo người - Nghiêm cấm việc làm giả dấu, dùng dấu giả, sử dụng dấu không quy định Nếu vi phạm quy định bị xử lý theo pháp luật hành - Khi hết làm việc Cán văn phòng phải cất dấu vào tủ cẩn thận * Việc đóng dấu quan là: Trước đóng dấu lên văn cán văn thư phải kiểm tra soát kỹ văn trước đóng dấu, dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng dấu khống (đóng dấu khơng có chữ ký, đóng dấu trước - ký tên sau) Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu quan với quy định pháp luật hành Văn thư quan quản lý loại dấu: dấu tròn, dấu uỷ ban, dấu chức danh, dấu tên 11 Chương II: NHỮNG VIỆC ĐÃ LÀM VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP I NHIỆM VỤ ĐƯỢC PHÂN CÔNG TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP Trong thời gian thực tập Uỷ ban nhân dân xã Tân Quang, cá nhân thực lĩnh nghiệp vụ chủ yếu công tác Văn thư quan Các khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư Công tác soạn thảo văn Soạn thảo văn cơng việc thường làm quan, tổ chức Như biết việc soạn thảo văn phải theo quy định chung công việc địi hỏi phải có độ xác cao văn có hiệu lực văn vật mang tin để ghi lại truyền đạt thơng tin hoạt động quản lý Nó mang tính giao dịch cụ thể hố văn pháp quy thực kế hoạch công tác theo chức năng, nhiệm vụ Uỷ ban Quy trình soạn thảo văn dùng để trình tự bước tiến hành soạn thảo văn Quy trình soạn thảo văn bao gồm: chuẩn bị thảo văn bản, duyệt thảo, in (nhân bản), trình ký văn * Quá trình chuẩn bị - Sơ xác định vấn đề Đây động tác để xác định công tác soạn thảo văn người soạn thảo văn phải xem xét vấn đề + Mục đích ban hành văn + Thời gian ban hành văn + Vấn đề cần giải văn + Đối tượng giải văn + Hậu tác động văn Căn để xác định: yêu cầu giải công việc (yêu cầu vấn đề cần giải hay yêu cầu quan) + Thực tế công tác quan có liên quan đến vấn đề giải văn Nội dung xác định: 12 + Xác định vấn đề cần giải văn + Xác định thời gian văn - Xác định tên loại văn Công việc trình chuẩn bị xác định tên loại văn cần soạn thảo Để phục vụ mục đích ban hành văn bản, phải chọn loại văn phù hợp với mục đích giải cơng việc thẩm quyền ban hành văn quan Mỗi văn có tác dụng mẫu cụ thể, việc chọn loại văn thích hợp với mục đích ban hành văn bản, cho giải công việc đạt hiệu quả, mục đích Căn để xác định + Thẩm quyền ban hành văn quan + Nội dung vấn đề cần giải + Mục đích, u cầu văn Nội dung cơng việc: + So sánh mục đích ban hành văn với công dụng loại văn để chọn văn cần sử dụng + Xác định mẫu văn theo tên loại chọn Tạo mẫu văn tiện cho việc thực mục đích ban hành văn bản, giải công việc đặt - Thu thập thơng tin Có loại thơng tin cần thu thập: thông tin nguyên tắc, thông tin tiến độ thông tin thực tế + Cơ sở thu thập: vào mục đích ban hành văn mục đích giải cơng việc văn vào đối tượng thi hành văn + Nội dung công việc: dựa vào thông tin thu thập Do vậy, địi hỏi thơng tin thu thập phải nhiều xác Có văn ban hành có tính khả thi,đáp ứng yêu cầu vấn đề đặt - Viết đề cương: Đây công việc cuối để hình thành văn Tất cơng việc chuẩn bị đến công việc cuối Việc viết đề cương hình thành cách hoàn thiện văn soạn thảo với việc xếp nội dung cách hợp lý, dễ hiểu Việc hình thành đề cương viết đề cương theo mẫu văn đặc điểm văn quản lý Nhà nước, sở hình thành đề cương 13 mẫu văn chọn tên loại thực sau xác định mục đích ban hành văn Công việc giúp cho người soạn thảo văn hình thành văn cách chi tiết trước tiến hành viết thành văn Mặt khác, việc viết đề cương trước soạn thảo với mục đích ban hành văn - Phương pháp viết văn bản: viết tay đánh máy vi tính - Duyệt thảo: Như vậy, quy trình soạn thảo văn việc cần thiết soạn thảo văn Muốn soạn thảo văn tốt phải có quy trình hợp lý tạo nên văn logic Thể thức văn theo Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ ban hành Quản lý văn - đến 2.1 Giải văn đến * Nguyên tắc giải quyết: tất văn đến phải thông qua Văn thư quan để đăng ký vào sổ cơng văn đến Sau văn chuyển giao qua thủ trưởng quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bàn giao ký nhận rõ ràng Đảm bảo nhanh chóng, xác, giữ gìn bí mật a Q trình xử lý văn Sai nhận văn đến, văn thư tiến hành sơ phân loại, bóc bì văn bản, văn có dấu hoả tốc bóc trước Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn ghi ngồi bì với thành phần tương ứng văn qua nhân viên bưu điện b Công việc vào sổ đăng ký Việc vào sổ Đăng ký Công văn đến bao gồm việc ghi lại thông tin văn bản, tài liệu; địi hỏi khơng trùng lặp, khơng bỏ sót, văn đăng ký lần Hình thức để đăng ký công văn đến quan dùng sổ Đăng ký cơng văn đến c Trình chuyển giao văn đến Sau vào sổ Công văn đến, phải xếp theo loại để trình Chủ tịch UBND xem xét, cơng văn đến ngày nào, phân phối ngày hơm đó, chậm đến sáng hôm sau Đối với công văn khẩn, hoả tốc, mời họp phải phân phối sau nhận 14 Tất văn vào sổ công văn đến theo biểu mẫu quy định: Ngày đến (1) Số Nơi gửi đến công văn (2) Ngày tháng công văn (4) (3) Số, ký hiệu (5) Tên loại Nơi nhận Ký Ghi trích yếu người nhận nội dung nhận (6) (7) (8) (9) - Phân phối chuyển giao văn đến: Tất văn đến quan sau có ý kiến phân phối Chủ tịch UBND xã phải chuyển đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không để chậm quên văn Khi chuyển giao văn cán văn thư phải ký nhận vào sổ nhận văn Sổ chuyển giao văn bản: Số đến Ngày chuyển Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Văn mật chuyển giao chậm 30 phút hành chính, ngồi hành 60 phút Văn mật thêm cột “mức độ mật” mẫu chuyển giao văn người nhận phải ký vào sổ 2.2 Giải văn Tất văn quan phải đăng ký vào sổ quản lý văn phận văn thư phải kiểm tra nội dung hình thức trước gửi Trình tự quản lý văn UBND xã Tân Quang tuân thủ theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư hướng dẫn cụ thể chi tiết nghiệp vụ quản lý văn Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Văn chuyển giao theo nguyên tắc: văn thư đóng dấu sau đăng ký làm thủ tục gửi đí Chỉ tiếp nhận để phát hành văn đánh máy quy định, thể thức pháp lý Văn phát hành theo quy trình sau: - Ghi số văn 15 - Ghi ngày, tháng, năm văn theo ngày tháng gửỉ - Đóng dấu lên văn có chữ ký hợp lệ vào sổ văn Văn chuyển ngày loại bí mật kèm theo phiếu gửỉ Mỗi văn phải lưu hai Tất văn vào sổ công văn theo biểu mẫu quy định: Ngày tháng văn Số ký hiệu Tên loại trích yếu nội dung (1) (2) (3) Người Nơi ký nhận (4) (5) Đơn vị người nhận lưu Số lượng văn Ghi (6) (7) (8) Quản lý dấu Tuân thủ quy định quan quản lý sử dụng dấu Trước đóng dấu lên văn Văn thư phải kiểm tra soát kỹ văn trước đóng dấu, dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng dấu khống (đóng dấu khơng có chữ ký, đóng dấu trước - ký tên sau) Đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái Cơng tác lưu trữ 4.1 Sự đạo công tác lưu trữ Hiện UBND xã Tân Quang chưa có đạo công tác lưu trữ Mà đạo công tác lưu trữ quan trọng cần thiết Chính mà cần phải có đạo cơng tác lưu trữ Nếu có đạo chất lượng làm việc mang lại hiệu cao 4.2 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu Công tác Uỷ ban không có, mà cần phải có cơng tác chỉnh lý khoa học tài liệu để đem lại hiệu công việc cao thuận tiện việc tra cứu tài liệu II ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ Kết cụ thể công việc làm nguyên nhân kết đạt 16 Với tinh thần nổ học sinh tinh thần ham học hỏi cộng với giúp đỡ tận tình bác, anh chị UBND xã Tân Quang giúp vững tin trình học tập kinh nghiệm UBND xã Tân Quang - Tích cực tìm hiểu quan sát hoạt động quan - Chấp hành giấc quy định nội quy quan - Có thái độ tốt, lễ phép với bác, anh chị quan Bằng việc quan sát trực tiếp công việc quan kiến tập sau tham gia vào số cơng việc đơn giản để nắm cơng việc cách nhanh chóng Qua trình quan sát để làm quen với công việc UBND xã Tân Quang ngày phân công thực tập số công việc cán văn thư thực thụ giúp tơi có học bổ ích thiết thực, công việc cụ thể như: - Thực hành, tiếp nhận văn bản, cách xếp thủ tục giải công văn giấy tờ - Thực hành cách thức vào sổ, lưu chuyển giao công văn phân văn thư - Biết cách sử dụng loại máy văn phòng như: máy photocopy, máy in… - Quan sát, học hỏi thái độ, cử tiếp khách bác, anh chị văn phòng - Xem loại văn đến quan - Quan sát tham gia vào việc cán Văn thư - Nắm bắt cách thức trình bày loại văn quan Nhà nước Những mặt hạn chế Do tiếp xúc với lý thuyết trường không tiếp cận với thực tế mơi trường làm việc chun nghiệp văn phịng nên cịn gặp phải khó khăn như: - Cịn bỡ ngỡ với môi trường làm việc - Kiến thức lý thuyết thực tế công việc không tương đồng nên gây khó khăn cơng việc 17 Chương III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ I KẾT LUẬN Đánh giá chung UBND xã Tân Quang tổ chức gnhiệp Nhà nước, thực tập hội tốt cho tơi Hơn tơi cịn tạo điều kiện nhiều cơng việc để bộc lộ khả học hỏi nhiều điều chưa biết Sau gần hai tháng thực tập UBND xã Tân Quang thời gian thật bổ ích tơi Có thể nói bước khởi đầu quan trọng giúp trưởng thành hơn, tự tin công việc sau Những điều làm cộng với kinh nghiệm học tập từ phía UBND xã Tân Quang chưa đủ giúp tơi tìm hiểu nắm bắt nhiều điều quan Song có thiếu sót, khuyết điểm khơng tránh khỏi Đợt thực tập giúp nắm nhiều kiến thức thực tế nên hành Nhà nước nói chung, hoạt động thường nhật hoạt động quan cụt hể nói riêng Qua tơi thấy học sinh hành cần phải có thái độ tiếp thu nghiêm túc kiến thức học trường q trình thực tiễn cơng việc làm tốt cơng việc trường, trở thành cơng chức Nhà nước nói chung lĩnh vực hoạt động văn phịng nói riêng Bài học kinh nghiệm - Về quy trình nghiên cứu khảo sát tình hình cơng tác văn thư, lưu trữ, cơng tác văn phịng quan, cần thực phương pháp thu thập thông tin để từ so sánh, đánh giá kiến thức học với thực tiễn hoạt động HĐND - UBND xã Tân Quang - Cần tìm tịi nghiên cứu để vận dụng kiến thức học từ kết hợp tốt lý thuyết với thực hành đúc kết kinh nghiệm cho thân - Trong công việc cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, có ý thức học hỏi kinh nghiệm từ người quan Bằng cố gắng, nỗ lực thân, tận dụng cách triệt để kiến thức học trường vào công việc thực tế, đồng thời củng cố kiến thức sẵn có học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc kiến thức Hơn 18 tơi cịn tạo lập kỹ nghiệp vụ cơng việc giao tiếp để vững vàng bước vào công việc sau II KIẾN NGHỊ Trong thời gian thực tập UBND xã Tân Quang thu nhiều kiến thức thực tế bổ ích Sau tơi xin có vài ý kiến kiến nghị sau: Đối với UBND xã Tân Quang Dựa quan sát thực công việc, xin đưa vài giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn phịng, văn thư - lưu trữ: a Về sở vật chất Để giúp cho công tác Văn thư - lưu trữ Uỷ ban bước đại hoá, biện pháp quan trọng đưa công nghệ tin học ứng dụng cách đồng Uỷ ban nên trang bị cho văn phòng hệ thống máy văn phòng cách đồng như: trang bị thêm máy vi tính có kết nối mạng internet, bình nước điện… để hỗ trợ thêm cho công việc Thay số máy in tốc độ chậm, mua thêm máy photocopy đại tốc độ cao c Tạo động lực, cá nhân chủ động hồn thiện nhiệm vụ Cần có biện pháp để kích thích tinh thần làm việc, ngồi việc khơng ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán Tinh thần làm việc cán có ảnh hưởng lớn đến hiệu cơng việc, cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi lợi ích họ Uỷ ban cần bố trí phịng cách hợp lý khoa học gọn gàng thống mát, xếp văn phịng cho việc trao đổi cán với thuận tiện d Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý Để cán phát huy hết lực đơn vị phải tạo cho họ tâm lý cơng việc họ làm trả cơng thích đáng Hàng tháng phải tổ chức bình xét thi đua cán bộ, cán hoàn thành nhiệm vụ mức khác có khuyến khích cán tích cực cơng việc Đối với cán có sáng kiến đem lại hiệu cao nên thưởng kịp thời để động viên mức thưởng 100.000đ Đối với quan Nhà nước cấp Nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ, quan Nhà nước cấp cần trọng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, tăng cường công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm cơng tác văn phịng, văn thư - lưu trữ 19 Đối với Trường Chính trị tỉnh Hà Giang Chương trình đào tạo Trung cấp hành - văn thư - nhà trường cần tạo điều kiện để học viên tiếp xúc với thực tế, với môi trường làm việc văn phòng nhiều Nhà trường tổ chức cho học viên thực tế, quan sát công việc để trau dồi kiến thức lý thuyết học lớp, từ người học nắm chất công việc tránh lúng túng bước vào công việc thực tế sau Tóm lại, báo cáo tơi q trình đúc kết gần hai tháng thực tập vừa qua Đó điều tơi viết dựa lý thuyết học tập trường công việc thực tập Uỷ ban Do thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích xây dựng báo cáo có nhiều thiếu sót, mong góp ý thầy, bạn Qua nhận thấy đợt thực tập tốt nghiệp lần thực bổ ích giúp cho sinh viên thâm nhập khảo sát công việc học hỏi thêm tinh thần, trách nhiệm công việc Hơn dịp sinh viên trau kiến thức Vững vàng bước vào công việc sau Một lần xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Chính trị tỉnh Hà Giang giúp chúng tơi có điều kiện tiếp xúc với cơng việc thực tế Uỷ ban nhân dân xã Tân Quang tạo điều kiện cho thực tập Uỷ ban./ Tân Quang, ngày 11 tháng 10 năm 2011 NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO Trần Thảo Ly 20 ... GIAN THỰC TẬP Trong thời gian thực tập Uỷ ban nhân dân xã Tân Quang, cá nhân thực lĩnh nghiệp vụ chủ yếu công tác Văn thư quan Các khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư Công tác soạn thảo văn. . .Thực Kế hoạch thực tập cuối khoá lớp Trung cấp Hành - Văn thư, tơi xin báo cáo trình thực tập sau: - Nơi thực tập: UBND xã Tân Quang - huyện Bắc Quang - tỉnh Hà Giang - Thời gian thực tập: ... CƠNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ TÂN QUANG Cơng tác văn phịng 1.1 Chức Cán Văn phịng - Thống kê có chức tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND xã Tân Quang xây dưng, triển khai thực