Như chúng ta đã biết, công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng của nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu cấp bách của công dân.Công tác lưu trữ có một ý nghĩa hết sức quan trọng, thiết thực đối với mọi hoạt động về chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội…Chính vì thế, việc thực hiện tốt nội dung của công tác lưu trữ sẽ góp phần vào việc bảo vệ si sản của dân tộc, của quốc gia, đồng thời góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ đất nước.Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trong những công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lại mọi âm mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân. Đồng thời, tài liệu lưu trữ cũng chính là phương tiện thông tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối, chủ trương, chính sách đến các tầng lớp nhân dân. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn được sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao. Do đó, tài liệu lưu trữ phải luôn bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó chính là nguồn thông tin vô tận để mọi người công dân, mọi ngành, mọi cơ quan đều có thể sử dụng được.Tuy nhiên, đất nước ta đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh kéo dài, chính vì vậy, nhiều tài liệu đã bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác do một số người thiếu ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, đã tiêu hủy nhiều tài liệu có giá trị. Trước tình hình trên, để đưa công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đi vào nề nếp đã trở thành một trong những nhu cầu cấp bách của Đảng và nhà nước.Trong mấy năm gần đây, tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở Trung ương và địa phương ngày càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chú trọng và phát triển. Đảng và nhà nước ta ban hành hàng loạt các văn bản pháp quy, các công văn nhằm hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống, các cơ quan quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương. Bên cạnh đó, các cơ quan đã có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất, về trình độ chuyên môn cán bộ làm công tác lưu trữ…góp phần làm cho công tác lưu trữ bước đầu đi vào nề nếp.Qua đợt thực tập này, em nhận thấy rằng công tác văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã Long Thành Bắc còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế về kho tàng, cơ sở vật chất chưa được trang bị đầy đủ. Đồng thời, vận dụng các kiến thức đã được học ở nàh trường trong đợt thực tập này em đã đúc rút ra được một số kinh nghiệm quý báu trong công tác lưu trữ giúp cho em có được kiến thức về nghiệp vụ một cách vững chắc hơn.Ñể hoàn thành đợt thực tập này, em xin cảm ơn sự trau dồi kiến thức của các thầy, cô trong thời gian qua, cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Long Thành Bắc đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt thực tập này.Xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu trường Trung học văn thư – lưu trữ Trung ương II cùng các thầy cô của trường đã truyền đạt cho em những kiến thức quý báu để cho em áp dụng vào thực tiễn công tác ngày càng tốt hơn.Xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Trung tâm giáo dục thường xuyên tỉnh Tây Ninh, các phòng, ban và giáo viên chủ nhiệm lớp hành chính văn phòng khóa 24 tại chức đã nhiệt tình chỉ bảo, chăm lo ân cần, đã giành cho học viên chúng em những tình cảm chan hòa và đó cũng chính là nguồn động viên, cổ vũ lớn lao giúp chúng em đứn vững bước tiến vào tương lai phía trước, hứa hẹn nhiều điều tốt đẹp trong công tác của mình tại cơ quan, đồng thời đóng góp một phần công sức nhỏ bé trong công cuộc xây dựng đất nước giàu mạnh.Xin cảm ơn.PHẦN NỘI DUNG PHẦN I: NHẬN XÉT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan Vài nét về UBND xã Long Thành Bắc:Long Thành Bắc là một xã bán thành thị, bán nông thôn nằm ở khu vực trung tâm huyện Hoà Thành với tổng diện tích tự nhiên theo số liệu kiểm kê đất đai năm 2005 là 493ha, dân số của xã khoảng: 17.233 người.+ Phía Đông giáp xã Trường Hoà và xã Bàu Năng huyện Dương Minh Châu.+ Phía Tây giáp Thị trấn Hoà Thành và xã Long Thành Trung.+ Phía Nam giáp xã Long Thành Trung và xã Trường Tây.+ Phía Bắc giáp xã Ninh Thạnh Thị xã Tây Ninh.Sau đại thắng mùa xuân năm 1975, Đảng và nhà nước ta đã từng bước xây dựng, củng cố lại bộ máy chính quyền từ Trung ương đến địa phương để khắc phục hậu quả chiến tranh; cách đó 02 năm UBND xã Long Thành Bắc được thành lập theo Quyết định số 143CP ngày 04041979 của Hội đồng Bộ trưởng về việc phân chia địa giới hành chính và đổi tên từ huyện Phú Khương thành huyện Hòa Thành tỉnh Tây Ninh.Chiến tranh qua đi, ngọn lửa chiến tranh giờ đã lụi tàn thế nhưng tình hình nhân dân cả nước nói chung và nhân dân trên địa bàn xã Long Thành Bắc nói riêng phải đương đầu với không ít những khó khăn, thách thức, điều đó đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của bộ máy chính quyền địa phương.Lúc đó trình độ của cán bộ xã còn rất hạn chế nên việc bảo quản cũng như lưu trữ các hồ sơ, tài liệu rất lộn xộn, thường bó thành những gói, sắp xếp không theo thứ tự, để một số tài liệu bị hư hoặc thất lạc. Xác định công tác lưu trữ góp phần rất quan trọng trong việc điều hành lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan. Vì vậy, việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ để bố trí vào chức danh văn thư lưu trữ là mục tiêu, nhiệm vụ hàng đầu của xã. Chức năng UBND xã Long Thành Bắc: Là cơ quan thừa hành Pháp luật trong phạm vi địa giới hành chính của xã Long Thành Bắc Tham mưu giúp Đảng uỷ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội, an ninh quốc phòng và chăm lo đời sống nhân dân trên địa bàn xã. Nhằm đảm bảo cho Hiến pháp và Pháp luật được tôn trọng và chấp hành nghiêm chỉnh ở địa phương, phát huy quyền làm chủ của nhân dân lao động, động viên mọi người công dân làm
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr N h chỳng ta ó bit, cụng tỏc lu tr l mt lnh vc quan trng ca nh nc, bao gm tt c nhng vn v lý lun, thc tin v phỏp ch liờn quan n vic t chc khoa hc ti liu, bo qun v t chc khai thỏc, s dng ti liu lu tr, phc v cụng tỏc qun lý, nghiờn cu khoa hc v cỏc yờu cu cp bỏch ca cụng dõn. Cụng tỏc lu tr cú mt ý ngha ht sc quan trng, thit thc i vi mi hot ng v chớnh tr, kinh t, vn húa xó hiChớnh vỡ th, vic thc hin tt ni dung ca cụng tỏc lu tr s gúp phn vo vic bo v si sn ca dõn tc, ca quc gia, ng thi gúp phn vo vic xõy dng v bo v t nc. Trong quỏ trỡnh xõy dng v bo v t nc, ti liu lu tr l mt trong nhng cụng c thit yu bo v vng chc ch quyn ca t quc, chng li mi õm mu xõm lc ca bn quc, thc dõn. ng thi, ti liu lu tr cng chớnh l phng tin thụng tin c ng v nh nc s dng tuyờn truyn ng li, ch trng, chớnh sỏch n cỏc tng lp nhõn dõn. Ngoi ra, ti liu lu tr cũn c s dng rng rói trờn mi lnh vc t hiu qu cao. Do ú, ti liu lu tr phi luụn bo qun t th h ny sang th h khỏc, ú chớnh l ngun thụng tin vụ tn mi ngi cụng dõn, mi ngnh, mi c quan u cú th s dng c. Tuy nhiờn, t nc ta ó tri qua nhiu cuc chin tranh kộo di, chớnh vỡ vy, nhiu ti liu ó b hy hoi, phõn tỏn khp ni, mt khỏc do mt s ngi thiu ý thc, thiu tinh thn trỏch nhim, thiu hiu bit, ó tiờu hy nhiu ti liu cú giỏ tr. Trc tỡnh hỡnh trờn, a cụng tỏc lu tr v ti liu lu tr i vo n np ó tr thnh mt trong nhng nhu cu cp bỏch ca ng v nh nc. Trong my nm gn õy, tỡnh hỡnh cụng tỏc lu tr v ti liu lu tr Trung ng v a phng ngy cng c cỏc c quan, on th, t chc chỳ trng v phỏt trin. ng v nh nc ta ban hnh hng lot cỏc vn bn phỏp quy, cỏc cụng vn nhm hng dn, ch o, t chc mt cỏch cú h thng, cỏc c quan qun lý cụng tỏc lu tr v ti liu lu tr t Trung ng n a phng. Bờn cnh ú, cỏc c quan ó cú nhiu u t v c s vt cht, v trỡnh chuyờn mụn cỏn b lm cụng tỏc lu trgúp phn lm cho cụng tỏc lu tr bc u i vo n np. Qua t thc tp ny, em nhn thy rng cụng tỏc vn th lu tr ca y ban nhõn dõn xó Long Thnh Bc cũn gp nhiu khú khn, hn ch v kho tng, c s vt cht cha c trang b y . ng thi, vn dng cỏc kin thc ó c hc nh trng trong t thc tp ny em ó ỳc rỳt ra c mt s kinh nghim quý bỏu trong cụng tỏc lu tr giỳp cho em cú c kin thc v nghip v mt cỏch vng chc hn. SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 1 Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr ẹ hon thnh t thc tp ny, em xin cm n s trau di kin thc ca cỏc thy, cụ trong thi gian qua, cm n s giỳp nhit tỡnh ca cỏc cụ, chỳ lónh o y ban nhõn dõn xó Long Thnh Bc ó to iu kin cho em hon thnh tt t thc tp ny. Xin chõn thnh cm n Ban Giỏm hiu trng Trung hc vn th lu tr Trung ng II cựng cỏc thy cụ ca trng ó truyn t cho em nhng kin thc quý bỏu cho em ỏp dng vo thc tin cụng tỏc ngy cng tt hn. Xin chõn thnh cm n Ban Giỏm c Trung tõm giỏo dc thng xuyờn tnh Tõy Ninh, cỏc phũng, ban v giỏo viờn ch nhim lp hnh chớnh vn phũng khúa 24 ti chc ó nhit tỡnh ch bo, chm lo õn cn, ó ginh cho hc viờn chỳng em nhng tỡnh cm chan hũa v ú cng chớnh l ngun ng viờn, c v ln lao giỳp chỳng em n vng bc tin vo tng lai phớa trc, ha hn nhiu iu tt p trong cụng tỏc ca mỡnh ti c quan, ng thi úng gúp mt phn cụng sc nh bộ trong cụng cuc xõy dng t nc giu mnh. Xin cm n. SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà PHẦN NỘI DUNG SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 3 Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr PHN I: NHN XẫT TèNH HèNH CễNG TC LU TR CA C QUAN 1. Chc nng, nhim v, quyn hn v c cu t chc ca c quan * Vi nột v UBND xó Long Thnh Bc: Long Thnh Bc l mt xó bỏn thnh th, bỏn nụng thụn nm khu vc trung tõm huyn Ho Thnh vi tng din tớch t nhiờn theo s liu kim kờ t ai nm 2005 l 493ha, dõn s ca xó khong: 17.233 ngi. + Phớa ụng giỏp xó Trng Ho v xó Bu Nng huyn Dng Minh Chõu. + Phớa Tõy giỏp Th trn Ho Thnh v xó Long Thnh Trung. + Phớa Nam giỏp xó Long Thnh Trung v xó Trng Tõy. + Phớa Bc giỏp xó Ninh Thnh - Th xó Tõy Ninh. Sau i thng mựa xuõn nm 1975, ng v nh nc ta ó tng bc xõy dng, cng c li b mỏy chớnh quyn t Trung ng n a phng khc phc hu qu chin tranh; cỏch ú 02 nm UBND xó Long Thnh Bc c thnh lp theo Quyt nh s 143-CP ngy 04/04/1979 ca Hi ng B trng v vic phõn chia a gii hnh chớnh v i tờn t huyn Phỳ Khng thnh huyn Hũa Thnh tnh Tõy Ninh. Chin tranh qua i, ngn la chin tranh gi ó li tn th nhng tỡnh hỡnh nhõn dõn c nc núi chung v nhõn dõn trờn a bn xó Long Thnh Bc núi riờng phi ng u vi khụng ớt nhng khú khn, thỏch thc, iu ú ó nh hng khụng nh n hot ng ca b mỏy chớnh quyn a phng. Lỳc ú trỡnh ca cỏn b xó cũn rt hn ch nờn vic bo qun cng nh lu tr cỏc h s, ti liu rt ln xn, thng bú thnh nhng gúi, sp xp khụng theo th t, mt s ti liu b h hoc tht lc. Xỏc nh cụng tỏc lu tr gúp phn rt quan trng trong vic iu hnh lónh o ca th trng c quan. Vỡ vy, vic o to, bi dng cỏn b cú trỡnh chuyờn mụn nghip v b trớ vo chc danh vn th - lu tr l mc tiờu, nhim v hng u ca xó. * Chc nng UBND xó Long Thnh Bc: - L c quan tha hnh Phỏp lut trong phm vi a gii hnh chớnh ca xó Long Thnh Bc - Tham mu giỳp ng u thc hin chc nng qun lý nh nc v cỏc lnh vc kinh t, vn húa xó hi, an ninh quc phũng v chm lo i sng nhõn dõn trờn a bn xó. Nhm m bo cho Hin phỏp v Phỏp lut c tụn trng v chp hnh nghiờm chnh a phng, phỏt huy quyn lm ch ca nhõn dõn lao ng, ng viờn mi ngi cụng dõn lm trũn ngha v i vi nh nc. SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 4 Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr Cú t cỏch phỏp nhõn, cú con du riờng v c m ti khon ti kho bc nh nc huyn Hũa Thnh. * Nhim v v quyn hn ca y ban nhõn dõn xó Long Thnh Bc: - Xõy dng cỏc vn bn Quy phm phỏp lut (c quy nh ti Lut T chc Hi ng nhõn dõn v y ban nhõn dõn ngy 26 thỏng 11 nm 2003 ca Chớnh ph); - Bỏo cỏo, xut lónh o cp trờn v nhng vn cú liờn quan n i sng ca nhõn dõn v cỏc cụng trỡnh phỳc li nhm phc v nhõn dõn trong hin ti v lõu di; - T chc tuyn truyn, giỏo dc Phỏp lut, gii quyt cỏc vi phm phỏp lut v tranh chp nh trong nhõn dõn theo quy nh ca phỏp lut. - T chc tip dõn, gii quyt khiu ni, t cỏo v kin ngh ca cụng dõn theo thm quyn. - T chc thc hin tt hoc phi hp vi cỏc c quan chc nng trong vic thi hnh ỏn theo quy nh ca phỏp lut, t chc thc hin cỏc quyt nh x lý vi phm hnh chớnh theo quy nh ca phỏp lut. -Thc hin ch thụng tin bỏo cỏo theo quy nh ca cp trờn v thc hin cỏc nhim v khỏc do y ban nhõn dõn huyn giao. * C cu t chc ca y ban nhõn dõn xó: U ban nhõn dõn xó gm cú: - Ch tch; - Phú Ch tch; - Cỏc U viờn y ban nhõn dõn xó; - Cỏc ban, ngnh trc thuc y ban nhõn dõn xó. S c cu t chc ca UBND xó Long Thnh Bc CH TCH PHể CH TCH PHể CH TCH CễNG AN KHI KINH T KHI VN HO - X HI QUN S SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà VĂN PHÒNG THỐNG KÊ 2. Tổ chức lưu trữ ở cơ quan UBND xã Long Thành Bắc bố trí văn thư, kho lưu trữ chung với văn phòng UBND, diện tích 10m 2 , cán bộ thủ quỹ kiêm nhiệm công tác văn thư – lưu trữ, kho lưu trữ được đặt ở góc trong phòng làm việc. Cơ quan bố trí 01 cán bộ làm công tác lưu trữ, cán bộ lưu trữ của cơ quan làm công tác kiêm nhiệm, chưa qua trường lớp đào tạo. 3. Tình hình tài liệu của cơ quan Tài liệu hình thành trong công tác từ năm 1979 đến hết năm 2009. Khối tài liệu này nhìn chung còn với số lượng rất ít do bị mất mát thất lạc trong hoạt động của các năm trước đây. Tài liệu hầu hết chưa được chỉnh lý, lập hồ sơ, xác định giá trị và chưa lập công cụ tra tìm vì vậy trong quá trình giải quyết công việc gặp rất nhiều khó khăn. Loại hình tài liệu chủ yếu là loại hình về hành chính, cũng có một vài tài liệu về phim ảnh, không có tài liệu khoa học công nghệ. Tình trạng vật lý tài liệu: do chưa có dụng cụ bảo quản nên hầu hết bị phai màu, một số bị rách nát, lộn xộn. Tài liệu được sắp xếp theo năm và được bó gói cẩn thận. 4. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 4.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu: Thu thập bổ sung tài liệu là một nghiệp vụ quan trọng và có ý nghĩa trong công tác lưu trữ nhẵm quản lý thống nhất tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động. Bên cạnh đó nếu công tác thu thập bổ sung đầy đủ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu tại cơ quan. UBND xã thu tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định hàng năm, sau đó cán bộ lưu trữ còn tổ chức thu vén tài liệu của các ban, ngành, cá nhân nộp chưa hết vào kho lưu trữ; Tài liệu trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan được kiểm tra cẩn thận, bó gói, lập phông … Do chưa có chỉ đạo của ngành cấp trên nên lưu trữ UBND xã chưa giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ của UBND huyện Hòa Thành. UBND xã Long Thành Bắc chỉ có một phông lưu trữ, nội dung tài liệu trong phông chứa đựng thời kỳ thành lập UBND, những sự kiện tồn tại và phát triển kinh tế - văn hóa xã hội của địa phương, nội dung tài liệu còn phản ánh chức năng, nhiệm vụ của UBND xã như: kế hoạch, chỉ tiêu, báo cá, các Quyết định … Nội dung tài liệu trong phông phản ánh quá trình quản lý, điều hành như: + Báo cáo: tháng, quí, 06 tháng, tổng kết năm, tổng kết nhiều năm. SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 6 Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr + K hoch: thỏng, quớ, 06 thỏng, nm, 05 nm + Quyt nh, thụng bỏo, t trỡnh, bn ngh, biờn bn v cỏc loi cụng vn hnh chớnh khỏc. a. Nhúm ti liu hnh chớnh tng hp: Bao gm ti liu (k c s tay) ca lónh o UBND, ti liu ca Vn phũng UBND xó v ti liu ca b phn Vn th Lu tr. b. Nhúm ti liu v lnh vc Kinh t: Bao gm ti liu ca Ban GTNT, i Thu, Ban Ti chớnh - K toỏn v Ban a chớnh Xõy dng. c. Nhúm ti liu v Vn húa xó hi: Bao gm ti liu ca ban VHTT-TDTT, Ban Lao ng Thng binh xó hi, Trm y t, Ban Dõn s G&TE v cỏc hi ng cú liờn quan. d. Nhúm ti liu v An ninh quc phũng: Bao gm ti liu ca Ban t phỏp - h tớch, Cụng an, quõn s v cỏc hi ng cú liờn quan. 4.2. Cụng tỏc chnh lý ti liu: Xỏc nh giỏ tr ti liu ti UBND xó Long Thnh Bc c thc hin ch yu kt hp trong chnh lý. UBND xó Long Thnh Bc thnh lp Hi ng xỏc nh giỏ tr ti liu, thnh phn gm cú: - Ch tch Hi ng: l Ch tch UBND xó - Cỏc y viờn: + Cỏn b ph trỏch vn phũng, ph trỏch vn th lu tr. + Cỏn b lu tr UBND xó. + i din cỏc n v cú ti liu np lu Vic quy nh thi hn bo qun cho cỏc h s, ti liu lu tr ch yu l cn c vo thi hn bo qun mu cc lu tr nh nc ban hnh nm 1975. - i vi nhng ti liu c hỡnh thnh trong thi im hin ti thỡ ó c xỏc nh giỏ tr ti liu s b trong cụng tỏc vn th nh sau: + Sau khi h s c m phi thu thp tt c cỏc vn bn, ti liu vo trong h s lm phng tin cho vic iu hnh gii quyt cụng vic. Sau khi h s c m, tc l khi mt cụng vic c th c trin khai bt u t vn bn ngun, thỡ vi yờu cu gii quyt cụng vic, cỏc vn bn t liu tip theo cú liờn quan c tip tc b sung vo h s. õy chớnh l quỏ trỡnh hỡnh thnh h s v lp h s. Ton b vn bn hỡnh thnh trong quỏ trỡnh gii quyt cụng vic, ti liu tham kho cú liờn quan u lu trong h s khi xem xột, kim tra cụng vic cú th tỡm thy ngay nhng thụng tin vn bn, ti liu cn thit. SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 7 Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: Nguyn Th Tr + La chn cụng vic t hp thnh h s. Khi cụng vic kt thỳc la chn vn bn cú giỏ tr lu trong h s, b sung cỏc vn bn cũn thiu, ng thi loi nhng ti liu giy t khụng cn thit ra khi h s Nhng vn bn giy t, ti liu cn loi ra khi h s l:Vn bn trựng tha; giy t khụng phi thnh phn bt buc trong quỏ trỡnh gii quyt cụng vic, khụng cú giỏ tr tra cu sau ny; sỏch bỏo tham kho gii quyt cụng vic; vn bn quy phm phỏp lut dựng nghiờn cu khụng thuc thnh phn vn bn h s. Giy t khụng cn thit ó loi ra khi h s hu n gin, tc l loi hu ti liu ht giỏ tr khụng cn th tc lp hi ng xỏc nh giỏ tr ti liu c quan t vn xem xột. Riờng cỏc vn bn quy phm phỏp lut khỏc ó c tỏch khi h s a v qun lý trong h s nguyờn tc. + Phõn loi giỏ tr, ghi thi hn bo qun cho h s Sau khi hon thnh vic la chn v loi hu ti liu trong h s, c quan ó tin hnh biờn mc bờn trong v bờn ngoi h s. Biờn mc bờn ngoi h s l ghi thi hn bo qun Ti liu c phõn ra thnh cỏc nhúm nh sau: H s, ti liu khụng cn giao np vo lu tr c quan (cỏc h s, ti liu c qun lý ngay n v gii quyt cụng vic khi cụng vic ó gii quyt xong); h s, ti liu cú thi hn bo qun tớnh theo nm; h s, ti liu cú giỏ tr bo qun vnh vin. - Nhng loi ti liu cú giỏ tr cao cn c gi li trong quỏ trỡnh chnh lý xỏc nh giỏ tr bao gm: + Nhng ti liu phn ỏnh chc nng, nhim v chớnh trong hot ng qun lý. Loi ti liu ny thng c bo qun vnh vin v cú 1 s h s bo qun lõu di. + Nhng ti liu v ti k toỏn, thng kờ, ti liu v Hnh chớnh - T chc, Qun lý trang thit b, c s vt cht, trang thit b l nhng ti liu cú tớnh cht b tr. Ti liu ca nhúm ny cú th bo qun lõu di hoc tm thi tu theo ni dung tng ti liu. + Nhúm ti liu v nhõn s (h s cỏn b, cụng chc) thng bo qun lõu di. SVTH: Huyứnh Coõng Vieọt Trang 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà Sơ đồ lựa chọn và loại huỷ tài liệu trong công tác văn thư UBND xã Long Thành Bắc 4.3. Công tác thống kê Thống kê trong công tác lưu trữ là nhằm nắm được những số liệu về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và trang thiết bị bảo quản tài liệu. Trên cơ sở nắm chắc số liệu đó các cơ quan lưu trữ sẽ đề ra một số biện pháp trong quản lý số hồ sơ, tài liệu đang bảo quản trong kho. Từ năm 2000 đến nay UBND xã tổ chức thống kê tài liệu lưu trữ hàng năm, đơn vị dùng để thống kê theo cặp hồ sơ (cặp 3 dây). Kho lưu trữ UBND xã có các loại sổ sách thống kê như: - Sổ nhập tài liệu lưu trữ. - Sổ xuất tài liệu lưu trữ. Theo định kỳ mỗi năm, UBND xã tổ chức kiểm tra tình hình tài liệu một lần, thành phần kiểm tra gồm: 01 Phó Chủ tịch UBND xã, 01 Phó Chủ tịch Thường trực HĐND xã và cán bộ làm công tác lưu trữ, kiểm tra tình hình tài liệu nhưng chỉ kiểm tra tổng quát, kiểm tra cách sắp xếp, bố trí tài liệu, làm vệ sinh kho lưu trữ. 4.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Nhìn chung, điều kiện cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan nói chung, điều kiện cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ nói riêng còn rất thiếu thốn. Cơ quan chưa xây dựng được các phòng, kho lưu trữ riêng để bảo quản tài liệu. Hầu hết tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan được bảo quản tại các tổ của cơ quan. Các tổ chưa được trang bị các phương tiện bảo quản nhơ tủ, giá kệ đựng tài liệu. Tài liệu còn chưa được lập bảo quản trong các hộp, cặp đựng tài liệu. Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan còn được sắp xếp lộn xộn, lẫn lộn các loại tài liệu với nhau. 4.5. Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu UBND xã Long Thành Bắc có xây dựng nội qua nghiên cứu, sử dụng tài liệu, cơ quan hay cá nhân đến mượn tài liệu nghiên cứu đều có ghi số theo dõi cẩn thận và quy định thời gian giao trả hồ sơ (nếu mượn đem về). Qua thời gian theo dõi thực tế, người mượn chủ yếu là các cá nhân mượn tài liệu về luật, pháp lệnh, các mẫu văn bản liên quan đến công việc và các sinh viên đến thực tập tại UBND xã. Nhìn chung tình hình nghiên cứu sử dụng tài liệu ở UBND xã chưa thông dụng, người dân thường thì đến thư viện huyện hoặc tỉnh để tìm tài liệu nghiên cứu, chỉ đến UBND xã để nghiên cứu tài liệu chủ yếu về lĩnh vực hành chính và cơ cấu tổ SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 9 Văn bản, tài liệu hình thành làm phương tiện điều hành giải quyết công việc Lựa chọn tài liệu để tổ hợp thành hồ sơ Phân loại giá trị, ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ Hồ sơ có giá trị lịch sử (giá trị bảo quản vĩnh viễn) Hồ sơ ghi số lượng năm bảo quản, chỉ quản lý ở LTHH Hồ sơ, tài liệu không giao nộp vào LTHH Loại riêng sách báo, tư liệu tham khảo, tài liệu kém giá trị ra khỏi hồ sơ Huỷ giấy tờ vô dụng, tài liệu hết giá trị Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà chức cơ quan nên việc nghiên cứu sử dụng tài liệu còn rất hạn chế, chưa phát huy hết giá trị của tài liệu lưu trữ. SVTH: Huyønh Coâng Vieät Trang 10 [...]... quyết của UBND xã + đề nghị - Xây dựng xã văn hố - Báo cáo 2 Giáo dục - Chủ trương của huyện và của xã - Giải quyết của UBND xã + đề nghị - Báo cáo SVTH: Huỳnh Công Việt Trang 18 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà 3 Y tế - Chủ trương của huyện và của xã - Giải quyết của UBND xã + đề nghị - Báo cáo 4 Thể dục - thể thao - Chủ trương của huyện và của xã - Giải quyết của UBND xã + đề nghị - Báo. .. - Báo cáo 7 Phí - lệ phí 8 Quản lý tài sản nhà nước 9 Tiền lương 10 Trợ cấp - phụ cấp SVTH: Huỳnh Công Việt Trang 21 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà PHẦN III CÁC PHỤ LỤC SVTH: Huỳnh Công Việt Trang 22 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà Mục lục hồ sơ UBND XÃ LONG THÀNH BẮC MỤC LỤC HỒ SƠ PHƠNG: UBND XÃ LONG THÀNH BẮC Năm 2006 SVTH: Huỳnh Công Việt Trang 23 Báo cáo thực tập. .. đề - Số lưu trữ của đơn vị bảo quản được đánh liên tục từ đầu đến hết năm - Số hộp được đánh theo số năm SVTH: Huỳnh Công Việt Trang 32 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà PHỤ LỤC Bảng kê tài liệu loại BẢNG KÊ TÀI LIỆU LOẠI STT Trích yếu nội dung 1 - Tập báo cáo cơng tác tháng và q năm 2006 - Tập tài liệu hướng dẫn về cơng tác thi đua-khen thưởng năm 2006 - Lịch cơng tác tuần, báo cáo tuần,... tổng hợp - Báo cáo của Uỷ ban nhân dân xã - Báo cáo của các ấp 2 Quy hoạch - Các chủ trương của UBND tỉnh., huyện - Giải quyết của Uỷ ban nhân dân xã và đề nghị - Báo cáo SVTH: Huỳnh Công Việt Trang 17 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà 3 Kế hoạch - Thống kê a) Chỉ tiêu kế hoạch của huyện b) Thống kê điều tra - Hệ thống số liệu tổng hợp - Hệ thống số liệu chun ngành - Báo cáo kết quả điều... ĐỘNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN + Các kỳ họp HĐND xã B VĂN PHỊNG UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ I HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP * Hành chính 1 Văn thư – lưu trữ 2 Lưu cơng văn đi - Quyết định - Chỉ thị - Báo cáo - Thơng báo - Biên bản - Lưu chứng nhận sở hữu nhà - Lưu giấy phép thành lập doanh nghiệp - Lưu giấy phép xây dựng - Lưu chứng nhận kết hơn 3 Lưu sổ cơng văn đi 4 Lưu sổ cơng văn đến * Tổng hợp 1 Báo cáo tổng hợp - Báo. .. của năm 2005) + Báo cáo kết quả triển khai phổ biến giáo dục pháp luật từ năm 2002 đến năm 2006 (thì được xếp vào phơng của năm 2006) * Tài liệu vừa có ngày, tháng, bản chính vừa có ngày tháng bản sao thì căn cứ vào thời gian của bản chính Trường hợp ngày tháng của bản chính vượt q giới hạn thời gian của phơng lưu trữ thì xếp theo ngày tháng của bản sao SVTH: Huỳnh Công Việt Trang 11 Báo cáo thực tập. .. Nâng cấp sửa chữa - Báo cáo 3 Giao thơng - Tài liệu chỉ đạo chung - Giao thơng đường bộ - Giao thơng nơng thơn - Xây dựng các cơng trình giao thơng - Thanh tra giao thơng, TTAT giao thơng - Báo cáo 4 Nhà đất - Tài liệu chỉ đạo chung - Sở hữu nhà, bán nhà, cho th nhà - Báo cáo 5 Tài chính ngân sách - Tài liệu chỉ đạo chung - Vốn ngân sách SVTH: Huỳnh Công Việt Trang 20 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD:... TỔNG HỢP: 03/2006 1 HĐ của UBND: Các báo cáo, Thơng báo, Cơng văn 14/03/2006 68 của UBND xã về sự chỉ đạo điều 11/9/2006 hành của UBND huyện, UBND xã và ý kiến kết luận tại các buổi làm việc của UBND xã năm 2006 04/2006 Các báo cáo, Kế hoạch năm, 5 năm 20/7/2005 của UBND xã về tình hình phát 13/9/2006 triển Kinh tế - Xã hội và các chương trình mục tiêu quốc gia 05/2006 Các báo cáo, Chương trình tháng,... đặc trưng: tên loại, tác giả, vấn đề, thời gian Ví dụ: * Nghị định của Chính phủ hướng dẫn chỉ đạo về cơng tác tài chính ngân sách năm 2006 * Tập Quyết định của Bộ Tài chính, UBND huỵên,PhòngTài chính,… về cơng tác thu chi ngân sách năm 2006 - Dự kiến thời hạn bảo quản cho hồ sơ: SVTH: Huỳnh Công Việt Trang 13 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Trà Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định... nghị - Báo cáo 5 Phát thanh truyền hình - Chủ trương của huyện và của xã - Giải quyết của UBND xã + đề nghị - Báo cáo 6 Dân số gia đình và trẻ em 7 Lao động – thương binh xã hội - Tài liệu chỉ đạo - Chính sách xã hội - Thương binh – hưu trí - Xố đói giảm nghèo - dự án nhỏ - Báo cáo III KHỐI AN NINH QUỒC PHỊNG 1 Qn sự - Chủ trương của huyện và của xã - Giải quyết của UBND xã + đề nghị - Báo cáo 2 Cơng . Văn thư – lưu trữ 2. Lưu công văn đi - Quyết định - Chỉ thị - Báo cáo - Thông báo - Biên bản - Lưu chứng nhận sở hữu nhà - Lưu giấy phép thành lập doanh nghiệp - Lưu giấy phép xây dựng - Lưu chứng. thủ quỹ kiêm nhiệm công tác văn thư – lưu trữ, kho lưu trữ được đặt ở góc trong phòng làm việc. Cơ quan bố trí 01 cán bộ làm công tác lưu trữ, cán bộ lưu trữ của cơ quan làm công tác kiêm nhiệm,. liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định hàng năm, sau đó cán bộ lưu trữ còn tổ chức thu vén tài liệu của các ban, ngành, cá nhân nộp chưa hết vào kho lưu trữ; Tài liệu trước khi nộp vào lưu trữ cơ