II. VĂN HOÁ XÃ HỘI.
- Trong mỗi nhóm nhỏ lại chia ra nhóm nhỏ hơn, thường là một vấn đề cụ thể. Ví dụ: KHỐI KINH TẾ. 1. Xây dựng cơ bản 2.Giao thông. 3. Nhà đất. 4. Tài chính – ngân sách 5.……….
- Trong mỗi nhóm nhỏ hơn đó tuỳ theo số lượng tài liệu mà tíên hành lập đơn vị bảo quản hay phân chia thêm ra từng vấn đề nhỏ nữa.
- Trật tự của cách sắp xếp là dựa trên cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ thực tế và theo tầm quan trọng của từng nhóm vấn đề và của từng đơn vị bảo quản trong nhóm vấn đề ấy. Cụ thể được giới thiệu rỏ ở phần thống kê hồ sơ của mục lục này. Thứ tự sắp xếp đó cũng chính là phương án hệ thống hoá các đơn vị bảo quản (hồ sơ) của phông.
- Trong phần thống kê hồ sơ có các cột và đã có diễn giải rõ nghĩa.
CÁCH SỬ DỤNG
- Trong thống kê: mục lục được sử dụng để thống kê số lượng đơn vị bảo quản theo từng loại thời hạn bảo quản.
- Trong tra tìm: Mục lục có tác dụng xác định vị trí bảo quản của tải liệu, trong đơn vị bảo quản bằng cách:
+ Xác định yêu cầu tra tìm thuộc vấn đề nào.
+ Mở phần thống kê xem đơn vị bảo quản ( hồ sơ) nào trùng với yêu cầu tra tìm hoặc nội dung tiêu đề gần với yêu cấu tra tìm, xác định ở hộp số mấy, hồ sơ số mấy.
+ Tìm hộp số đó trên giá kệ và đơn vị bảo quản trong hộp đó.
+ Trong đơn vị bảo quản (hồ sơ) vừa xác định sẽ có tài liệu cần tìm.
MỨC ĐỘ CHÍNH XÁC TÌM TÀI LIỆU PHỤ THUỘC: - Tài liệu có hay không trước lúc chỉnh lý. - Tài liệu có hay không trước lúc chỉnh lý.
- Tài liệu còn giá trị hay không (vì trong chỉnh lý có tiến hành xác định giá trị tài liệu).
- Cách xác định vấn đề cần tìm nếu không đúng nhóm thì sẽ không tìm được tài liệu.
MỤC LỤC
NỘI DUNG TRANG SỐ - LỜI NÓI ĐẦU - LỜI NÓI ĐẦU