LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay
không tốt Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các
tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong 0những trọng tâm
được tập trung đổi mới
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản
lý nói chung Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là
nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của
Văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ
quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đây đủ, chính xác những
thông tin cắn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần
thiết Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn
bản Về mặt nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
Trang 2liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi đụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái với Pháp luật
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác
nhau trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản
giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yêu, thường xuyên cho tài liệu
lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ
quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình,
các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu
trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất
lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu: đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất
lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ
tài liệu nộp vào lưu trữ không bảo đảm gây khó khăn cho lưu trữ trong việc
tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh
Vì những lý do trên nên em chọn đề tài: “Công tác Văn thư” làm báo
cáo tốt nghiệp Đây là một lĩnh vực rất lớn nên em chỉ để cập đến công tác văn thư ở nơi em thực tập đó là Báo ảnh Việt Nam
BO cUlc OO tai gm 3 phOn nh sau:
PhằnA : Lý luận về công tác văn thư
Trang 3PhanC : Thực trạng công tác văn thư ớ Báo ánh Việt Nam
PHAN A: LY LUAN CHUNG VE CONG TAC VAN THU’ I TONG QUAN VE CONG TAC VAN THU
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, bất kể cơ quan đó là hành
chính Nhà nước hay là hành chính sự nghiệp thì Văn phòng luôn giữ một vị
trí đặc biệt quan trọng Nó có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản
trị hậu cần của một cơ quan tô chức Xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tô rất quan trọng giúp cho cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng của công tác lãnh đạo Chính vì vây, việc tăng cường xây dựng và tổ chức cải cách hoạt động Văn phòng trong bất kỳ cơ
quan nào cũng phải được đặc biệt quan tâm
Hoạt động của Văn phòng rất phong phú nó bao gồm các tác nghiệp và
thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở Sự am hiểu
thuần thục các kỹ thuật ,, nghiệp vụ hành chính Văn phòng là cơ sở để tiến
hành có hiệu quả các hoạt động công vụ khác, trong đó hoạt động Văn thư được coi là một nội dung không kém phần quan trọng để tạo nên sự thành
công trong hoạt động cho Văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung 1 Khái niệm về công tác Văn thư:
Công tác Văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng và ban hành văn bản ( sọan thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc xây dựng, quản lý, giải quyết văn bản trong các cơ quan đó
Trang 42.1 Vi tri:
Công tác Văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là một nội
dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Như vậy công tác Văn
thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý cũng như hiệu quả hoạt động của cơ quan, do đó công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc
nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan 2.2 Ýnghữa:
Công tác Văn thư Giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ quan được nhanh chóng và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đường lối, chính
sách, nguyên tắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan
đựoc chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt động của cơ quan
Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt
động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn
được bí mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới
Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên, vật
liệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản
Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ
quan, của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra
Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin quá khứ
Trang 5Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ quan, tô chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy đủ Từ đó giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp
cho quá trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn Do đó,
công tác Văn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau: 3.1 Nhanh chóng
Trong bắt kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức Nhưng
đối với công tác Văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc trong hoạt động của cơ quan Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của công tác Văn thư, nếu quá
trình này diễn ra nhanh chóng thì thong tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc
của cơ quan
3.2 Chính xác
Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động Văn thư của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng
Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn
bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức đo Nhà nước quy định
Trang 63.3 Bí mật
Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên trong hoạt động của mình công tác Văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí
mật để cho hoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà
nước
Trong quá trình xây dựng văn bản của cơ quan, tổ chức việc giải quyết
văn bản, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm bảo
yêu cầu đã quy định trong bí mật Nhà nước Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là sự thàng công của mỗi cơ quan đó
4 Hình thức tổ chức Văn thư
Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng khơng nhỏ đến tồn bộ
q trình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức phải
lựa chọn hình thức công tác Văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan
Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác Văn thư nhưng thông thường
người ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thưc tổ chức tập trung, hình thức tô chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp
Hình thức Văn thư tập trung: được áp dụng hầu hết các tác nghiệp
chuyên môn, công tác Văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị, hình
thức này thông thường được áp dụng tại một cơ quan, đơn vị có cơ cấu ít
phức tạp, có quy mô nhỏ, số lượng văn bản ít
Trang 7Hình thức Văn thư hỗn hợp: được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ chủ yếu nhưu đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một số
nơi, còn các khâu nghiệp vụ như theo dõi, giải quyết văn bản lưu trong quá
trình thực hiện ở các đơn vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thông
thường được áp dụng tại các cơ quan, tô chức trong hệ thống hành pháp quản lý hành chính Nhà nước
Ở đơn vị Báo Thanh tra qua tìm hiểu về công tác văn thư cũng như tiếp
cận với công việc ở đây, thì tôi thấy Báo Thanh tra đã áp dụng hình thưc tô
chức Văn thư tập trung, hình thức tổ chức công tác Văn thư này có nhiều phù
hợp với đặc thù hoạt động của Báo Thanh tra, nó đã đem lại nhiều thành công
trong hoạt động của Báo Thanh tra nói riêng và đóng góp vào thành tích chung của Thanh tra Chính phủ nói chung
Il LÝ LUẬN CHUNG VE CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CUA CONG TÁC VĂN THƯ
Nội dung công tác Văn thư bao gồm các nội dung sau: Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức giải quyết Văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ,
tổ chức và sử dụng, quản lý con dấu và công tác lập hồ sơ 1 Nghiệp vụ quán lý văn bản đến
a) Tiép nhan van bản
Văn bản đến là tất cả văn bản (kế cả văn bản mật),bao gồm văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản khác và
các đơn thư đo các cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến Theo điều 13 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định: “văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải
Trang 8Những văn bản không được đăng ký tại văn thư, các đơnv1, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết”
Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện, giao liên hoặc do cán bộ trong cơ quan trực tiếp gửi đến văn thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì đối với văn bản mang bí mật Nhà nước phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằm phát hiện những sai sót, hư hỏng trước khi nhận và ký nhận
Nếu bì văn bản bị bóc, bi rach, bi mat bi, bi mất hoặc bị tráo đổi văn
bản bên trong thì phải báo ngay với Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Hành chính ở những nơi cơ quan tổ chức không có văn phòng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm, trong trường hợp cần thiết phải lập
biên bản với người đưa văn bản
Đối với văn bản được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư
cũng phải kiẻm tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản
và nơi nhận Trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi
gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết b) Phân loại sơ bộ
Sau khi tiếp nhận văn bản các bì văn bản được phân loại sơ bộ như sau: Loại không bóc bì bao gồm:
Các văn bản đến trên có đóng dấu, ký hiệu các độ mật theo quy định tại
Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thi hành Nghị định
số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chỉ tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản mật
Trang 9Bì văn bản, giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng, gửi cho các đoàn thể như Cơng đồn, Đồn Thanh niên của các cơ quan, tổ chức và thư riêng
Loại bóc bì bao gồm tất cả các văn bản giấy tờ gửi cơ quan, tổ
chức(ngoài bì ghi tên cơ quan, tô chức hoặc ghi chức danh người đứng đầu cơ
quan, tổ chức), kể cả các bì văn bản có đóng dấu chữ ký độ “mật” và “tối mật”, nếu văn thư được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký loại văn bản đó
ec) Đăng kỷ văn bản đến
Văn bản đến có thể được đăng ký vào số đăng ký văn bản hoặc các công cụ khác như thẻ đăng ký hoặc các cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên
máy vi tính
Đăng ký văn bán đến bằng số
Lập số đăng ký văn bản đến Tuỳ theo số lượng văn bản mỗi nhóm văn bản đến hàng năm mà quyết định lập các loại số đăng ký cho phù hợp
Đối với những cơ quan tổ chức có số lượng văn bản đến đưới 2000 văn bản một năm cần lập ít nhất hai số sau là số đăng ký văn bản đến loại thường và số đăng ký văn bản loại mật
Những cơ quan có số lượng văn bản đến có số lượng 2000 đến 5000 văn bản một năm cần lập các số sau: số đăng ký văn bản đến ( loại thường) của các bộ, ngành, cơ quan Trung ương; số đăng ký văn bản đến( loại thường)
của các cơ quan khác; số đăng ký văn bản đến (loại mật)
Trang 10lưu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà Nước ( nay là Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước)
Việc đăng ký (cập nhập) thông tin đầu vào của văn bản đến vào cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản đến được sử dụng theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm của cơ quan tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó
đ) Trình và chuyển giao văn bản đến Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kip thời trình cho cơ quan, tổ
chức, cấp Phó của người đứng đầu, Chánh Văn phòng hoặc người đựơc người
đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối
giải quyết văn bản
Người có thẩm quyền, căn cứ nội dung của văn bản đến, quy chế làm
viéc co quan tổ chức, chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân
Đôi với văn bản liên quan đên nhiêu đơn vị, cá nhân cần xác định rõ
đơn vị cá nhân chủ trì cần giải quyết, những đơn vị cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân
ý kiến phân phối giải quyết được ghi vào khoảng giấy trống phía trên lề
trái của văn bản, hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản Trong trường hợp cần thiết ý kiến phân phối được ghi cập nhật hoặc ghi vào
phiếu riêng
Trang 11Văn bản đến được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn
cứ ý kiến của người có thấm quyền Việc chuyền giao văn bản đến trong cơ quan, tô chức cũng như các đơn vị khác phải bảo đảm các yêu câu sau:
Nhanh chóng: văn bản đến( loại khẩn) phải chuyển giao ngay cho đơn
vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết
Đúng đối tượng: văn bản đến (loại mật) phải chuyên đến tận tay người
nhận
Chặt chẽ.: khi chuyển giao văn bản đến phải tiến hành kiểm tra đối
chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận, đối với văn bản đến có đóng đấu thượng khân và hoả tốc thì phải ghi rõ thời gian nhận
Văn thư của đơn vị hoặc người được Thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận phải vào số đăng ký văn bản đến của đơn vị, trình
Thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết Căn cứ vào ý kiến phân phối của Thủ trưởng đơn vị văn bản chuyển cho cá nhân trực tiếp phân phối giải quyết
e) Giải quyết văn bản đến
Sau khi tiếp nhận văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
nghiên cứu giải quyết kịp thời theo đõi thời hạn pháp luật quy định hoặc theo
quy định cụ thể của cơ quan tổ chức; đối với các văn bản có đóng dấu các đô
khẩn phải giải quyết khẩn trương không chậm trễ
Khi giải quyết liên quan đến các đơn vị cá nhân khác đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản, bản sao văn bản đó kèm phiếu giải
quyết văn bản để tham khảo ý kiến của đơn vị cá nhân
Trang 12Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của
pháp luật hoặc của cơ quan tổ chức đều phải theo đõi đôn đốc về thời gian giải quyết
Văn thư có trách nhiệm lập số theo dõi, giải quyết văn bản đến và
thường xuyên tông hợp số liệu về văn bản đến
Đối với tài liệu văn bản đến có đóng dấu “tài liệu thu hồi”, văn thư có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng quy định 2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi
a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng của văn bản
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
Căn cứ theo quy định của pháp luật Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo dé phat hành văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo người
được giao trách nhiệm xem xét giải quyết
Ghi số, ngày tháng văn bản
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của
Pháp luật hiện hành Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ được đánh riêng cho từng loại hoặc đánh chung một số loại văn bản hành chính Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng của mỗi loại văn bản của cơ quan tô chức ban hành hàng năm mà lựa chọn các phương pháp đăng ký và đánh số văn
Trang 13Ngày, tháng của Văn bản quy phạm pháp luật do Quốc Hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc Hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn
bản được thông qua
Ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành
chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành và vào số đăng ký b) Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật
Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký trên văn bản và
đóng dấu cơ quan trên phụ lục kèm theo văn bản được thực hiện theo quy định tại điều6 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củâ Chính
phủ về công tác văn thư
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn bản chính do
người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định Dấu được đóng vào khoảng
giữa, mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ
giấy, mỗi lần đóng dấu lên không quá 05 tờ giấy liền kề Đóng dấu độ khẩn, Mật
An? Ậ
Việc đóng dấu các độ khẩn ( “Hoả tốc”, “ thượng khẩn” và “ khẩn » trên văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành Việc
33 c6
đánh dấu các độ mật (“ tuyệt mật”, “tối mật” và “ mật”), dấu của tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư
12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 của Bộ Công an
c) Dang ky van ban di
Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Trang 14phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều số mà có thể sử đụng một hoặc một
số loại số đăng ký chung trong đó được chia ra nhiều phần để đăng ký, các
loại văn bản khác nhau
Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính, sử dụng chương trình quản lý văn bản
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi thực hiện theo bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư- Lưu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày
19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nứơc ( nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nứoc)
Việc đăng ký cập nhật thông tin đầu vào của Văn bản đi vào cơ sở đữ liệu quản lý văn bản đi đượ thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình
phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần
mềm đó
d) Lam thi tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển văn bản i Làm thủ tục phát hành văn bản
Lựa chọ bì Tuỳ theo số lượng độ dày của khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước cụ thể của mỗi loại sao cho phù hợp đảm bảo kích thứoc của mỗi chiều của bì phải lớn hơn kích thứơc của văn bản, khi đựoc vào
bì ở đạng nguyên khổ giấy hoặc khi được gấp lại từ 10 mm trở lên có thể vào bì một cách dễ dàng
Vào bì và dán bì Tuỳ theo số lượng, độ dày của văn bản sẽ được vào bì mà lựa chọn cách gấp văn bản cho phù hợp Khi gấp văn bản cần lưu ý đề mặt
Trang 15Chuyến phát văn bản đi
Đối với trong nội bộ cơ quan, tổ chức Tuỳ theo số lượng văn bản đi
đựoc chuyên giao trong nội bộ hàng năm, hàng ngày và cách tổ chức chuyển
giao các cơ quan, tố chức quy định cụ thê việc lập số riêng hoặc sử dụng số
đăng ký văn bản để chuyển giao văn bản Khi chuyền giao văn bản trong nội bộ người nhận văn bản phải ký nhận vào số
Đối với chuyền phát trực tiếp do giao liên cơ quan, tổ chức thực hiện Văn bản đi do giao liên cơ quan, tổ chức chuyền trực tiếp cũng phải được đăng ký vào số khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký vào số
Chuyền phát văn bản qua bưu điện Tat ca văn bản đi được gửi qua bưu điện đều hoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào số, khi giao bì văn bản phải yêu câu nhân viên bưu điện kiêm tra, ký nhận và vào sô
Theo dõi văn bản đi Văn thư có trách nhiệm theo dõi, chuyển phát văn
bản đi trong trường hợp cần thiết phải lập phiếu gửi để theo dõi chuyển phát văn bản đến nơi nhận Trường hợp văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết
e) Lưu văn bản
Văn bản đi được lưu tại Văn thư phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký,
những văn bản đi được đăng ký Tại văn thư phải có phương tiện bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu, Văn thư có trách nhiệm lập số theo dõi phục vụ kịp thời
yêu cầu khai thác, sử dụng bản lưu mà mình quản lý theo yêu cầu của pháp
luật và quy định của cơ quan tô chức
Trang 16Những văn bản, giấy tờ, số sách dùng trong nội bộ cơ quan do chính cơ quan ban hành thì được gọi là văn bản nội bộ
Văn bản nội bộ bao gồm các quyết định nhân sự, chỉ đạo, thông báo, giấy công tác, giấy mời, giấy giới thiệu của cơ quan
Mỗi loại văn bản nội bộ khi phát hành phải vào số đăng ký, trong đó
nêu rõ số, ký hiệu, ngày tháng năm, người ký trích yếu nội dung, người nhận,
nơi nhận, ký nhận
Văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng phải vào số chuyển văn bản Các cán bộ đơn vị, trong cơ quan khi nhận văn bản nội bộ đều phải
ký nhận vào số chuyền giao văn bản
4 Tố chức quản lý và sử dụng con dấu
Tổ chức quản lý và sử dung con dấu là một trong những nhiệm vụ quan
trọng trong công tác Văn thư, bởi lẽ con dấu khắng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ hành chính Nhà nước
Con dấu được giao cho một nhân viên Văn thư quản lý việc sử dụng
con đấu theo quy định của Nhà nước về quản lý con đấu
Việc quản lý và sử dụng con đấu trong cơ quan, tổ chức được quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu
Việc đóng dấu phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản
Trang 17Không được đóng dấu vào văn bản không hợp lệ, văn bản khống chỉ hoặc văn bản chưa ghi nội dung, dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và
trùm lên 1/3 chữ ký bên trái
Mực dấu thống nhất là mầu đỏ cở do Bộ Công an hướng dẫn trừ trường hợp đóng dấu mầu khác có quy định riêng Trường hợp có các bản phụ lục hay các bản dự thảo thì đóng dấu treo
Dấu đóng mờ thì phải đóng lại
5 Công tác lập hồ sơ
Hồ sơ là một tập hợp (hoăc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm
thể loại hoặc về tác giả được hình thành trong quá trình giải quyết công
việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, một cá nhân Công tác lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và duyệt theo một chế độ nhất định
Quy trình lập danh mục hồ sơ
Bước I1.Xác định danh mục hồ sơ, tuỳ theo tình hình thực tế của cơ
quan mà xác định cần phải lập danh mục hồ sơ tổng hợp hay theo đơn vị tổ chức
Bước 2 Xây dựng đề cương đề cương phân loại hồ sơ
Theo vân đê Môi vân đê là một mục lớn bao gôm các mục nhỏ, môi
Trang 18Theo đơn vị tổ chức Mỗi đơn vị tổ chức là một mục lớn, các để mục nhồ là các hồ sơ hoặc đơn vị nhỏ hơn
Bước 3 Dự kiến hồ sơ va đặt tiêu đề hồ sơ
Tiêu đề dự kiến phải phản ánh được nội dung hồ sơ rõ ràng, ngắn gọn,
phán ánh đầy đủ các mặt một hoạt động của cơ quan hình thành theo từng
van dé cy thê phù hợp với tình hình thực tế
Bước 4.Quy định ký hiệu hồ sơ
Các mục lớn, nhỏ từng hồ sơ trong danh mục đều phải có SỐ, ký hiệu để xác định vị trí của chúng thuận tiện hơn cho việc tra cứu và sử dụng
Bước 5 Phân công người lập hồ sơ
Trong danh mục lập hồ sơ thì phải ghi rõ tên người lập hồ sơ nhằm
làm cho người lập hồ sơ biết mình phải lập hồ sơ gì trong năm để chủ động công tác, đồng thời giúp cho lãnh đạo cơ quan đơn vị văn được quản lý công
việc của cấp dưới
Bước 6 Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ
Trang 19PHÀN B: GIOI THIEU VE BAO ANH VIET NAM
I GIOI THIEU VE BAO ANH VIET NAM
1 Qua trinh thanh lap Bao anh Viét Nam
Thực hiện chỉ thị của Hồ Chủ Tịch và Trung ương Dang, ngay 15 tháng 10 năm 1954, chỉ 5 ngày sau khi thủ đô Hà Nội được giải phóng, tờ
hình ảnh Việt Nam sau đổi tên là Báo ảnh Việt Nam đã ra số đầu tiên, chính thức ra mắt bạn đọc nhằm giới thiệu bằng hình ảnh với nhân dân thế giới thắng lợi vĩ đại của nhân đân Việt Nam trên chiến trường Điện Biên Phủ và
sự nghiệp của nhân dân ta trong giai đoạn mới là xây dựng và bảo vệ chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng miền Nam, thống nhất đất
nước
54 năm qua Báo ảnh Việt Nam đã không ngừng phát triển Từ một bản tiếng Việt ban đầu, Báo ảnh Việt Nam nhanh chóng được in bằng nhiều thứ tiếng, phát hành trên khắp 5 châu lục trên thế giới Từ 10 phóng viên, biên tập viên đầu tiên đến nay Báo ảnh Việt Nam đã có đội ngũ phóng viên, biên
tập viên, biên dịch viên được đào tạo chính quy ở trong và ngoài nước Là tờ
báo đối ngoại quốc gia bằng hình ảnh, với đặc thù thông tin chủ yếu bằng
hình ảnh mang tính chân thực, thuyết phục cao, với sự phan đấu không mệt mỏi của nhiều thế hệ phóng viên, biên tập viên, biên dịch viên Báo ảnh Việt
Nam đã góp phần to lớn vào công tác thông tin tuyên truyền đối ngoại trong
Trang 20sự nỗ lực phấn đấu của tập thể Báo ảnh với số lượng 70 người (kế cả biên chế
và hợp đồng ngắn hạn, dài hạn)
2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tô chức của Báo ảnh
Việt Nam
2.1 Vị trí, chức năng:
Báo ảnh Việt Nam là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Thông tấn xã Việt Nam, thực hiện chức năng thông tin, tuyên truyền đối ngoại về Việt Nam
nhằm làm cho người nước ngoài và người Việt Nam ở nước ngoài hiểu rõ thêm về đất nước, con người Việt Nam và tranh thủ sự ủng hộ của cộng đồng quốc tế đối với công cuộc xây đựng và bảo vệ Tổ quốc ta thông qua việc xuất bản tờ Báo ảnh Việt Nam bằng các ngữ khác nhau dưới hai hình thức báo in
và báo điện tử
Báo ảnh Việt Nam có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là Vietnam
Pictorial (viết tắt là VNP)
Báo ảnh Việt Nam là đơn vi su nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có
con dấu và có tài khản riêng 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
Trình Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam quy định, sửa đối, bố
sung chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn và cơ câu tô chức của Báo ảnh Việt Nam;
Trình Tổng Giám đốc Thông tắn xã Việt Nam phê duyệt quy hoạch, kế hoạch phát triển đài hạn, 5năm, hàng năm và các dự án, đề án quan trọng của Báo ảnh Việt Nam, tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, dự án, đề án sau
Trang 21Thu thập, biên soạn các loại tin, bài, tư liệu, hình ảnh, sản phẩm thông tin đa phương tiện về chính trị, các lĩnh vực của đời sống kinh tế, văn hoá, xã
hội, về đất nước, con người Việt Nam để cung cấp cho người nước ngoài và người Việt Nam ở nước ngoài theo đường lối đối ngoại của Đảng và Nhà
nước;
Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm ảnh, các sản phẩm ảnh điện tử, mở rộng các hoạt động nghiệp vụ nhiếp ảnh, dịch vụ ảnh khác phục vụ cho các
đối tượng có nhu cầu trong và ngoài nước phù hợp với chức năng, nhiệm vụ
được giao và theo quy định của pháp luật;
Thực hiện các nghiệp vụ xuất bản, tiếp thị, phát hành Báo ảnh Việt Nam trên kênh báo in và báo điện tử, các ấn phẩm khác và các phụ trương, phụ san theo quy định của Nhà nước và của ngành;
Hợp tác với các hãng Thông tấn và tô chức Báo chí quốc tế trong việc
xuất bản và phát hành Báo ảnh Việt Nam, các ấn phẩm khác ở nước ngoài
theo chương trình, kế hoạch được Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam và
cơ quan có thẩm quyền phê duyệt
Thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính theo quyết định của Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam;
Quản lý tổ chức cán bộ, viên chức theo quy định của Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam về phân cấp quản lý tô chức, biên chế đối với các
đơn vị sự nghiệp trực thuộc Thông tấn xã Việt Nam;
Trang 22Xây dựng quy chế công tác và mối quan hệ của Báo ảnh Việt Nam với
các đơn vị trong và ngoài ngành trình Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam phê duyệt;
Thực hiện các nhiệm vụ công tác khảo sát do Tổng Giám đốc Thông tấn xã Việt Nam giao;
2.3 Cơ cấu tô chức của Báo ảnh Việt Nam gầm có:
Ban biên tập Báo ảnh Việt Nam gồm Tổng Biên tập và các phó Tổng
Biên tập
Tổng Biên tập Báo ảnh Việt Nam là người đứng đầu, lãnh đạo Báo ảnh
Việt Nam
Giúp Tổng Biên tập có 2 phó Tổng Biên tập
Tổng Biên tập và các phó Tổng Biên tập Báo ảnh Việt Nam do Tống Giám đốc Thông tắn xã Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định của
pháp luật
Tổng Biên tập Báo ảnh Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của các phòng, đơn vị trực thuộc
Tổ chức bộ máy của Báo ảnh Việt Nam gồm có 9 đơn vị cấp phòng với
chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau:
1 Phòng toà soạn Bao in: cé 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng và
các biên tập viên, biên dịch viên, hoạ sĩ
Tổ chức thực hiện biên tập, biên dịch, thiết kế ma két, theo đõi in và xuất bản báo các ngữ Việt, Anh, Hoa định kỳ hàng tháng và các ngữ Lào,
Tây Ban Nha 2 tháng một kỳ
2 Phòng Toà soạn Báo điện tử: có 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng
Trang 23Tổ chức biên soạn, biên dịch, thiết kế các trang web, thực hiện phát
Báo ảnh Việt Nam các ngữ lên mạng Internet
3 Phòng toà soạn phụ san “Đẹp”: có 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng và các biên tập viên, hoạ sĩ
Căn cứ nhiệm vụ được ban biên tập giao tổ chức biên soạn, thiết kế mỹ thuật, phối hợp với các đối tác in va phat hành Phụ san “Đẹp” phục vụ các đối tượng bạn đọc trong nước theo cơ chế tự hạch toán và theo các quy định
của pháp luật
4 Phòng phóng viên: Gồm 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng và các phóng viên
Có nhiệm vụ đề xuất và thể hiện (bài và ảnh) các đề tài phục vụ yêu cầu của các Toà soạn, các đơn vị có chức năng biên soạn và xuất bản các ấn
phẩm, sản xuất các ấn phâm khác theo quy định của Ban biên tập giao: phối
hợp với phòng đại diện Báo ảnh Việt Nam tại thành phố Hồ Chí Minh và phòng đại diện Báo ảnh Việt Nam tại thành phố Đà Nẵng triển khai kế hoạch
đề xuất đề tài và tổ chức thực hiện
5 Phòng tiếp thị — phát hành: Gồm 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng
phòng và các nhân viên
Có nhiệm vụ tổ chức và trực tiếp phát hành Báo ảnh Việt Nam cùng
như các ấn phẩm khác của cơ quan Mở rộng các hoạt động tiếp thị, giới thiệu, tuyên truyền nhằm giới thiệu sâu rộng tờ báo đến nhiều tầng lớp bạn đọc Tổ chức phát triển các dịch vụ thương mại quảng cáo trên báo in và báo
điện tử Thông qua các hoạt động tiếp thị, nghiên cứu thị trường cung cấp
thông tin, tham mưu cho ban biên tập có hướng điều chỉnh nội dung phù hợp
với nhu cầu bạn đọc và thị trường
6 Trung tâm ảnh: Gồm 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng và các
Trang 24Có nhiệm vụ khai thác sử dụng các nguồn từ liệu phim ảnh phục vụ cho công tác ra báo, tổ chức thực hiện, biên soạn các ấn phẩm phụ theo yêu
cầu trong và ngoài cơ quan như sách ảnh, catologue, tờ gấp các địch vụ về phim, ảnh quản lý, khai thác sử dụng thư viện sách báo Quản trị, khai thác và phát triển các địch vụ về phim ảnh của photogalery trên mạng
7.Phòng Tổng hợp: gồm 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng và các
nhân viên
Thực hiện công tác trị sự của tờ báo, các công việc về hành chính quản
trị, kế toán tài vụ của đơn vị
§ Phòng đại điện Báo ảnh Việt Nam tại thành phó Hồ Chí Minh: Gồm
01 trưởng phòng, 0I phó trưởng phòng và các phóng viên, nhân viên phát hành
Có nhiệm vụ đề xuất và thực hiện các đề tài tuyên truyền thuộc khu vực phía Nam, theo dõi in Báo ảnh Việt Nam và tham gia phát hành báo tại khu vực phía Nam Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban biên tập giao
9 Phòng đại diện Báo ảnh Việt Nam tại thành phố Đà Nẵng: gồm 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng và các phóng viên, nhân viên phát hành
Có nhiệm vụ đề xuất và tổ chức thực hiện các đề tài thuộc khu vực Đà
Nẵng và các tỉnh miền Trung Phối hợp với các phòng khác của Báo ảnh Việt
Trang 25PHAN C THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở BÁO ANH
VIỆT NAM
Do đặc thù Báo ảnh Việt Nam là đơn vị trực thuộc Thông tấn xã Việt Nam, thực hiện chức năng thông tin, tuyên truyền đối ngoại về Việt Nam
nhằm làm cho người nước ngoài và người Việt Nam ở nước ngoài hiểu rõ
thêm về đất nước, con người Việt Nam và tranh thủ sự ủng hộ của cộng đồng
Quốc tế đối với công cuộc xây đựng và bảo vệ Tổ quốc ta nên số lượng công việc và công tác hành chính ở đây là rất lớn, đòi hỏi bộ máy quản lý hành
chính của Báo phải làm việc với cường độ cao và khối lượng lớn Chính vì thế số lượng văn bản đi và văn bản đến ở Báo đã tiếp nhận và xử lý là rất lớn
Mỗi năm có trên 1000 đầu văn bản đi và đến mà phòng Tổng hợp cần giải quyết và mỗi năm do tình hình kinh tế xã hội ngày càng phát triển, tình hình trong và ngoài nước có nhiều thay đổi nên đã có sự tăng lên về số lượng văn
bản hàng năm, từ 15% đến 20% lượng văn bản cần giải quyết so với năm
trước Theo báo cáo tổng kết năm của Báo ảnh Việt Nam thì 2 năm vừa qua Báo đã tiếp nhận và xử lý các đầu văn bản đến, văn bản đi cũng như văn bản
nội bộ như sau: Năm Văn bản đến Văn bản đi Văn bản nội bộ 2006 1510 1200 320 2007 1870 1430 380
Vì là tờ báo đối ngoại lại có trụ sở đặt tại thủ đô Hà Nội nơi có nền
kinh tế phát triển, cơ sở hạ tầng kỹ thuật tương đối đồng bộ và hiện đại, có
nguồn nhân lực, tài lực nên phòng Tổng hợp đã tận dụng lợi thế đó để đưa tiến bộ công nghệ thông tin vào hầu hết các khâu trong quá trình quản lý hành
Trang 26Hầu hết các quy trình, nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến được
thực hiện trên hệ thống máy tính với các phần mềm quản lý được xây dựng và
được đưa vào áp dụng thực tiễn từ khi thành lập và qua mỗi năm được chỉnh sửa, hoàn thiện, nâng cấp phù hợp với đặc thù công việc và yêu cầu của sự đổi mới Đây là những phần mềm chuyên dụng được xây dựng phục vụ cho công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến, được nối mạng intenet để tiếp nhận,
chia sẻ thông tin phục vụ cho công tác quản lý hành chính Nhà nước, cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đi, đến được thực hiện theo hướng dẫn về ứng dụng công
nghệ thông tin trong Văn thư - Lưu trữ ban hành kèm theo công văn số
608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ( nay là Cục Van thu — Lưu trữ Nhà nước)
1 Quy trình xứ lý văn bán đến cúa Báo ánh Việt Nam a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Văn bản đo các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến Báo ảnh Việt Nam giải quyết được chuyển đến thẳng Phòng Tổng hợp, sau khi tiếp nhận song, tiếp tục phân loại và xử lý
Văn thư làm công tác quản lý văn bản đến gồm 01 đồng chí ( Đàm Thị Hạnh), sau khi tiếp nhận văn bản đến tiến hành phân loại sơ bộ thành 03 loại
các văn bản gửi trực tiếp lãnh đạo, các văn bản yêu cầu hồ sơ, thủ tục xử lý
công việc, sau khi phân loại xong, Văn thư làm công tác bóc bì văn bản Văn bản đã được bóc bì sẽ được đóng dấu đến, sau đó Văn thư làm công tác phân công từng loại văn bản cho lãnh đạo xử lý Đây là một công tác khó khăn, đòi hỏi trình độ nghiệp vụ về công tác hành chính cao vì thế phải phân loại sơ bộ, từng loại lĩnh vực văn bản nào sẽ thuộc phòng nào có trách
nhiệm giải quyết Thông thường Văn bản đến thuộc lĩnh vực phân công cho
Trang 27Phòng và các Phó Trưởng phòng như Phòng Phóng viên , Phong Tri su, Phòng Tổng hợp và các phòng đại điện phía Nam
Sau khi làm công tác phân loại Văn thư chuyên qua công tác đăng ký
văn bản bằng máy tính, đảm bảo đầy đủ thông tin như; Lãnh đạo xử lý; Nơi gửi văn bản; khu vực gửi văn bản; mức độ mật; mức độ khẩn; loại văn bản; số ký hiệu; ngày ký; ngày nhận; lĩnh vực văn bản; đính kèm văn bản nếu có; hạn
giải quyết văn bản nếu có Sau khi điền đầy đủ các thông tin trên vào màn
hình xử lý văn bản máy vi tính, văn thư thực hiện lệnh xác nhận, máy tính sẽ tự động hiện số đến của văn bản vừa tiếp nhận; văn thư làm công tác ghi số
đến va ngày đến của văn bản, sau khi đăng ký xong văn thư kẹp theo phiếu xử lý văn bản vào mỗi đầu văn bản và đưa vào các ô tiếp nhận văn bản của từng chuyên viên trong phòng
Phiếu xử lý văn bản là căn cứ để xử lý văn bản trong đó có ghi số văn bản, ngày, tháng, năm,cơ quan gửi, ý kiến của Trưởng và các Phó Trưởng phòng, ý kiến đề xuất của chuyên viên trực tiếp xử lý
b) Trình văn bản đến
Sau khi được đăng ký, văn bản được kịp thời chuyên cho nhân viên có
trách nhiệm trực tiếp giải quyết theo từng lĩnh vực chuyên môn cụ thể Các
nhân viên sau khi nhận được văn bản, sau khi xem xet nghiên cứu Căn cứ
vào chức năng nhiệm vụ,kế hoạch được giao ghi ý kiến phân phối văn bản cho đơn vị và cá nhân, ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết theo nội dung của văn bản
Ý kiến phân phối, giải quyết được ghi vào phiếu xử lý văn bản sau đó
Trang 28Sau khi có ý kiến phân phối, giải quyết của người có thâm quyền, văn bản được trả về bộ phận văn thư và được đăng ký bổ xung vào cơ sở đữ liệu
quản lý văn bản trong máy vi tính của văn thư
e) Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
giải quyết căn cứ các ý kiến của nhân viên đã ghi trong phiếu xử lý văn bản d) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên
cứu, giải quyết kịp thời theo thời gian đã được pháp luật quy định Đặc biệt
với những văn bản có đóng dấu các độ khắn sẽ được xử lý riêng, nhanh chóng kịp thời không chậm chễ
2 Quy trình xử lý văn bản đi của Báo ảnh Việt Nam
Quy trình xử lý văn ban đi do phòng tri sự đảm nhận đây là công tác
khó khăn, nặng nề áp lực công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn nghiệp vụ
hành chính và nghiệp vụ công tác văn thư cao vì khối lượng đầu văn bản do
Báo phát hành nhiều
a) Kiểm tra thể thức văn bản
Căn cứ quy định pháp luật, văn thư kiểm tra lại thế thức trình bày văn
bản trước khi làm thủ tục tiếp theo để ban hành văn bản sau đó.văn thư làm công tác ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản theo số thứ tự đăng ký
văn bản theo quy định của Phòng Tổng hợp
Trang 29Văn bản sau khi được kiểm tra kỹ, đánh máy, sau khi có chữ ký của
lãnh đạo hoặc các nhân viên và nhân bản xong thì đưa vào làm công tác đóng dấu do văn thư phụ trách quản lý con dấu có thâm quyền đóng dấu Văn thư
đóng đấu cơ quan, đóng dấu độ khẩn, mật và tài liệu thu hồi được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành
c) Dang ky van ban di
Việc đăng ky (cập nhật) thông tin của văn bản di được thực hiện bằng
phần mềm quản lý việc đăng ký văn bản bằng phần mềm này cần điền đầy đủ các thông tin sau: Khối phát hành văn bản, loại văn bản, số ký hiệu, ngày ký,
nơi nhận văn bản, trích yếu nội dung, lĩnh vực, người thảo, người ký, độ mật,
độ khân, số trang, số bản, ngày giờ phát hành công tác này do đồng chí văn
thư Đàm Thị Hạnh thực hiện
đ) Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản i Văn bản sau khi được đóng dấu, sẽ được làm thủ tục phát hành văn
bản.Văn bản sẽ được cho vào phong bì theo quy định về kích cỡ và thê thức,
ghi số văn bản, cơ quan, tổ chức tiếp nhận,mức độkhẩn, mật và chuyến, phát văn bản đi bằng đường bưu điện hoặc chuyền phát trực tiếp, do giao liên cơ
quan, tổ chức thực hiện hoặc bằng fax, qua mạng công tác này do nhân viên trong phòng đảm nhận
3 Quy trình sử lý văn bản nội bộ của Báo ảnh Việt Nam
Đối với văn bản nội bộ trong cơ quan Báo chủ yếu là các quyết định
tuyển dụng nhân sự các thông báo mời họp nội bộ cơ quan, giấy giới thiệu
hàng năm thì Báo cũng ban hành với số lượng văn bản nộ bộ tương đối nhiều
Trang 30nhận là hơn 500 đầu văn bản và năm 2005 số văn bản nội bộ đã tăng lên 587 văn bản
Quy trình sử lý văn bản nội bộ của Báo thì do Phòng Tống hợp đảm
nhận và cũng tuân thủ theo đầy đủ các quy định của Nhà nước
Trước khi văn bản được chuyền đến cho các Phòng, ban thì phải được
các nhân viên văn thư trong phòng, kiểm tra lại thể thức và nội đung van ban đã đúng chưa nếu có sai sót thì nhân viên phải có trách nhiệm báo cáo lại với Trưởng phòng hoặc người ký văn bản giải quyết
Tiếp sau khi văn bản đã được kiểm tra thể thức thì phải ghi số văn bán, ghi rõ thời gian ban hành, và ghi rõ các phòng tiếp nhận văn bản đó
Sau khi các thể thức văn bản đã làm xong và có chữ ký của người cơ thấm quyền thì các nhân viên văn thư của Báo làm thủ tục đóng dấu( Công
việc đóng dấu văn bản nội bộ cũng được thực hiện nghiêm túc đúng theo quy chế sử dụng con dấu được quy định trong các văn bản pháp luật Nhà nước) và chuyền đến các Phòng tiếp nhận văn bản
Khi các văn bản đã phát hành đi đến các bộ phận cơ quan thì văn thư
phải làm thủ tục lưu văn bản, một bản ở bộ phận văn thư của phòng, một bản
lưu ở hồ sơ công việc của đơn vị soạn thảo văn bản
4 Quản lý sử dụng con dấu của Báo ánh Việt Nam
Việc sử dụng con dấu của Báo ảnh Việt Nam được theo quy đinh của
Nghị định 58/2001/QĐ-CP và theo các quy định của cơ quan chủ quản là Thông tắn xã Việt Nam
Căn cứ theo điều kiện trên thì việc sử dụng con dấu của Báo ảnh Việt
Trang 31Con dấu của Báo ảnh Việt Nam không có hình quốc huy, vì Báo ảnh
Việt Nam là đơn vị trực thuộc Thông tấn xã Việt Nam
Quản lý và sử dụng con đấu
Con dấu của Báo ảnh Việt Nam được giao cho một nhân viên văn thư của Phòng Tổng hợp quản lý việc sử dụng con dấu tuyệt đối phải tuân theo
quy chế của Báo, tuyệt đối không được vi phạm quy chế quản lý con dấu, và lãnh đạo Báo Thanh tra cũng thường xuyên kiểm tra việc sử dụng con dấu của
đơn vị mình
Đối với nhân viên văn thư làm công tác quản lý con dấu ở Báo ảnh
Việt Nam thì phải chịu mọi trách nhiệm của mình nếu như vi phạm các nguyên tắc trong quá trình quản lý con dấu trước Trưởng Phòng mình và lãnh đạo của Báo ảnh Việt Nam
Đóng dấu văn bản :
Đóng dấu văn bản là khâu cuối cùng của chu trình soạn thảo và ban
hành văn bản cũng như trước khi văn bản được chuyền đi thì phải có dấu của
cơ quan Báo Qua con dấu thì mới chứng minh được hiệu lực pháp lý của văn bản đó Do đó đóng dấu là khâu quan trọng trong quá trình soạn thảo và ban
hành văn bản của Báo ảnh Việt Nam
Quá trình đóng dấu của Báo cũng tuân thủ theo các quy định của Nhà Nước:
Người được giao giữ con dấu trước khi đóng dấu phải kiểm tra lại thé
Trang 32Dấu phải đóng rõ ràng ngay ngắn,đúng mực đấu quy định, con dấu phải trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái Trường hợp văn thư đóng dấu
ngược, đấu mờ phải huỷ văn bản đó và làm lại văn bản khác
Người được giao giữ con đấu chỉ được đóng dấu vào văn bản khi đã có
chữ ký của người có thấm quyền Trong cơ quan Báo thì nghiêm cắm việc
đóng dấu khống chỉ, đóng dấu lên chữ ký tắt, chữ ký bằng bút chì hoặc mực đỏ, mực dễ phai
Con dấu chỉ được đóng bằng mực đỏ và đóng tại phòng nơi cất giữ con dấu và tuyệt đối ở Báo ảnh Việt Nam không có chuyện nhân viên văn thư
mang dau vé nha, hoặc ra ngoài cơ quan
Đối với các văn bản fax, văn bản truyền qua mạng máy tính được đóng dấu bằng mã máy theo quy định riêng của Báo ảnh Việt Nam
5 Quản lý lập hồ sơ
Các loại văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ của Báo ảnh Việt Nam đều được văn thư lưu bản gốc vào hồ sơ hiện hành của cơ quan Hiện
nay văn thư có các loại hồ sơ như sau: Hồ sơ về quyết định, hồ sơ về báo cáo, hồ sơ thông báo, hồ sơ về giấy mời, hồ sơ các loại văn bản khác
Trách nhiệm lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ
Trưởng Phòng Tổng hợp của Báo có trách nhiệm giúp lãnh đạo Báo xây đanh mục hồ sơ hàng năm của Báo và thời hạn quản lý các hồ sơ tài liệu
này
Nhân viên Văn thư của Phòng có nhiệm vụ lập hồ sơ, tài liệu của Báo
theo từng vấn đề cụ thể, cán bộ, công chức trong Báo phải lập hồ sơ về công
Trang 33Hồ sơ, tài liệu về lĩnh vự quản lý Nhà nước sau 01 năm kế từ khi sự
việc được giải quyết xong
Hồ sơ, tài liệu, đề tài nghiên cứu khoa học sau 01 năm kể từ khi đề tài được nghiệm thu chính thức hồ sơ, tài liệu kế cả các công trình xây dựng cơ bản, các dự án, sau 03 tháng kế từ khi công trình được quyết toán
Hồ sơ, tài liệu nói chung do Phòng Tổng hợp sự lưu trữ Hồ sơ của các
đơn vị trực thuộc Báo khác do đơn vị đó lưu trữ
Tóm lại, công tác Văn thư của Báo ảnh Việt Nam là một hoạt động
diễn ra theo một quy trình chặt chẽ và hợp lý theo đúng các quy định của Nhà nước về công tác Văn thư, đã góp phần làm cho hoạt động của Báo ngày càng hiệu quả hơn, đáp ứng yêu cầu công việc ngày càng một nhiều và tình hình mới của đất nước
HI NHỮNG MAT ĐẠT ĐƯỢC VÀ NHỮNG MẠT CÒN TÒN TẠI ĐÓI VỚI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BÁO ẢNH VIỆT
NAM
1 Những mặt đạt được
Nhìn chung công tác văn thư của Báo ảnh Việt Nam đã diễn ra theo một quy trình chặt chẽ đúng theo quy định của Nhà nước, đảm báo cho sự
hoạt động liên tục của cơ quan, cung cấp các thông tin nhanh chóng, chính xác và đầy đủ tạo điều kiện để cho Lãnh đạo Báo đưa ra các quyết định chính
xác, kịp thời góp phần tạo nên sự thành công của tờ Báo
Với một khối lượng các văn bản đến, văn bản đi là rất lớn Phòng đã làm tốt nhiệm vụ của mình trong việc sắp xép, phan loai, xu ly Cac thao tac
xử lý đã đựơc nhân viên làm rất chuyên nghiệp
Về cơ sở vật chất kỹ thuật: Công tác văn thư đã được làm trên một nền
Trang 34tính, 01 máy phôtocoppi và 03 máy in đủ để các nhân viên soạn thảo in ấn văn bản, tài liệu phục vụ cho nhiệm vụ của mình Hiện nay trong Phòng đang dùng các phầm mềm ứng dụng chuyên để phục vụ cho công tác văn thư các
phầm mềm đó ngày càng được đổi mới cho phù hợp với xu thế đối mới Cùng
với đó là hệ thống máy tính được nối mạng Internet, để cho các nhân viên trong phòng có thể dễ dàng truy cập các thông tin một cách nhânh chóng, tạo
tiền đề để nâng cao hiệu quả của công việc
Đội ngũ cán bộ, nhân viên: Các cán bộ nhân viên làm công tác văn thư,
hầu hết là những người đang trong độ tuổi rất trẻ, và hầu hết những người
trong số đó đã có trình độ đại học và sau đại học Sự kết hợp giữa sức trẻ,
lòng nhiệt huyết, tình yêu nghề đã đem lại cho họ một lòng tin về công việc và tập thể cán bộ nhân viên trong Phòng đang ra sức phấn đấu hết mình cho công việc văn thư ngày một tốt hơn và xa hơn là sự phát triển của Báo ảnh
Việt Nam
Sự quan tâm của Lãnh đạo Báo : công tác văn thư đã được sự quan tâm, chỉ đạo, hướng dẫn của Lãnh đạo Báo nên các nhân viên đã thực hiện rat
tốt cá nhiệm vụ của mình Ngoài chế độ hưởng lương theo quy định của cơ
quan, thì lãnh đạo Báo cũng rất quan tâm đến chế độ khen thưởng cho nhân viên của mình nếu như họ làm tốt công việc.sụ quan tâm của Lãnh đạo, đã
khích thích tinh thần sáng tạo của tập thể các nhân viên làm công tác văn thư nói riêng và tập thê cácnhân viên của Báo nói chung
Công tác văn thư được tiến hành thuận lợi cũng là nhờ vào việc sắp xếp
các phòng ban hợp lý, như Phòng tổng hợp đã được sắp xếp gần phòng Lãnh đạo (Phó Tổng biên tập, Tổng biên tập).Đã tạo điều kiện cho việc trao đổi các
văn bản trong nội bộ cơ quan và cơ quan với bên ngoài được nhânh chóng
hơn
Trang 35Văn thư luôn được sự quan tâm của Lãnh đạo Báo, được chỉ đạo sát sao
trong công việc
Các văn bản quy định về công tác văn thư rất rõ ràng, sát thực tế, hợp lý giúp văn thư có cơ sở đề giải quyết nhanh chóng công việc
Bộ phận văn thư nhận được sự phối hợp, hợp tác tích cực, sự giúp đỡ của các phòng ban, các đơn vị cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ
Nhân viên văn thư trong Phòng luôn được Trưởng phòng quan tâm và
gần gũi tạo ra một không khí làm việc rat là vui vẻ nhưng mà đầy hiệu quả Tổ chức các hoạt động nhằm động viên đề kích thích tỉnh thần làm việc: Như
cho đi thăm quan nghĩ mát vào dịp hè, lễ,tết và cũng có các hoạt động vui
chơi thể thao, văn nghệ
2 Những mặt còn tồn tại
Moi văn bản đi và văn bản đến , văn bản nội bộ của Báo vẫn chưa tập trung hoàn toàn về một đầu mối là bộ phận văn thư của Báo tình trạng văn
bản chưa qua văn thư để đăng ký vẫn còn xảy ra nhiều phòng, ban mang văn bản trực tiếp cho Lãnh đạo ký mà không cần qua văn thư Do vậy Phòng
không quản lý hết các van ban
Việc gửi văn bản trong nhiều trường hợp còn chậm, các văn bản gửi ra ngoài cơ quan đôi khi còn lạc địa chỉ, điều đó đã gây khó khăn công việc
chung của Báo
Về công tác quản lý sử dụng con dấu: đôi khi trong trường hợp khẩn cấp các nhân viên phòng khác trong phòng tự lấy dấu đóng vào văn bản của phòng mình, mà không cần phải qua nhân viên văn thư Phòng Tổng hợp, việc này đã dẫn đến các con dấu đó đóng chưa đúng thể thức
Công tác lập hồ sơ của văn thư còn nhiều những hạn chế đó là: cán bộ
Trang 36xôn, bó gói nộp thắng lên lưu trữ Mặt khác cơ quan không có bảng đanh mục
hồ sơ, chính vì vậy nên các cán bộ trong cơ quan không chủ động trong việc lập hồ sơ theo quy định một cách khoa học và hợp lý
Cơ sở vật chất kỹ thuật tuy đầy đủ nhưng vẫn chưa đồng bộ, hệ thống máy tính đã cũ, hệ thống mạng internet tốc độ truyền chậm gây mắt thời gian
cho việc truyền và nhận thông tin, khai thác các dữ liệu có trên mạng cũng
như các thao tác nghiệp vụ văn thư trên máy
Đội ngũ nhân viên văn thư tuy có trình độ, có sức trẻ nhưng hầu hết họ chưa có kinh nghiệm nhiều trong công tác văn thư, cũng như là chưa được
đào tạo đúng chuyên ngành về văn thư và nghiệp vụ hành chính văn phòng Do đó với khối lượng công việc ngày một tăng lên, các văn bản đến, đi ngày
một nhiều đó là một áp lực công việc rất lớn đối với các nhân viên
Việc phân công công việc của cá nhân của các nhân viên nhiều khi chưa rõ ràng, chưa có một quy chế một quy định cụ thể quy định ai phải làm gì và chịu trách nhiệm với nhau như thế nào? chủ yếu là thực hiện công việc hỗ trợ nhau vì mối quan hệ đồng nghiệp, cá nhân
Nguyên nhân dẫn tới những tôn tại trên
Lãnh đạo Báo không thường xuyên đi kiểm tra theo dõi, đôn đốc nhắc
nhở các nhân viên của mình trong công việc
Do kinh phí của Báo có hạn nên chưa thể đầu tư các trang thiết bị thật sự hiện đại ngay được do đó vẫn phải sử dụng các trang thiết bị đã cũ đã ảnh
hưởng tới công việc chung của cơ quan Cũng do kinh phí có hạn nên lương
của các nhân viên trong Phòng chưa cao do đó chưa thực sự kích thích họ đem hết các khả năng của mình phục vụ cho công tác văn thư
Báo cũng chưa chú trọng đến việc đào tạo nguồn nhân lực cho các nhân
Trang 37văn thư hay văn phòng hành chính, đi bồi dưỡng các lớp chính trị tư, tưởng
làm cho nhân viên có tính ỷ lại cho cấp trên
Trang 38NHONG KION NGHO, GIOI PHOP NHOM NONG CAO HIQU QUO HOUT 0ONG COA CENG TOC VON THO TOI BOO INH VIIT NAM
Như chúng ta đều biết: khi làm việc ở bất kỳ cơ quan nào từ tư nhân
đến Nhà nước hay các liên doanh nước ngoài thì hiệu công việc bao giờ cũng được đặt lên hàng đầu Mà hiệu quả công việc thì lại do rất nhiều yếu tố quyết định và đối với từng ngành nghề, từng cơ quan thì những yếu tố đó là khác nhau Nhưng trong phần này căn cứ vào những mặt còn tồn tại ở Báo Thanh tra(đã nêu ở chương II), Tôi chỉ xin đề cập đến những yếu tố mang tính quyết
định đến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Báo ảnh Việt Nam thuộc Thông tấn xã Việt Nam
1.Về mặt nhân lực:
Về phía cá nhân : Cán bộ văn thư là người được cơ quan tín nhiệm giao
cho nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến, gửi văn bản đi, quản lý các loại văn bản giấy tờ, Hồ sơ tài liệu, các loại co dấu và các loại trang thiết bị dù cho công
tác hàng ngày vì thế ngoài những đức tính bất cứ một công chức Nhà nước nào cũng phải có thì đo đặc thù công việc nên cán bộ văn thư cần có ý thức tự
rèn luyện tính cần thận, nghiêm túc, giữ gìn bí mật, tính cần cù, chịu khó và đặc biệt phải có tỉnh thần trách nhiệm cao thường xuyên trau đồi tri thức, nghiệp vụ
Vũ phớa c[ quan: ThOOng xuy6n tO che coc bu[i hp HH tlng k[t những cdi OOt OOOc cha OOt OO0c cla cM quan nui chung và ca tng cỏ nhõn núi riong O0 tO OG ryt kinh nghillm, tO chữc coc khoo Hào to vũ nghi[lp v0 hành chénh vOn phiing va vOn th nhOm lam néng cao nghillp vO, bili dOUng tO
Trang 392 Về cơ sớ vật chất và trang thiết kỹ thuật
Trong điều kiện hiện nay việc hoàn thiện công tác văn thư chỉ có thể
đạt kết quả nếu sử dụng các phương tiện kỹ thuật tương ứng Do đó hiện đại
hoá chính là một bộ phận cấu thành không thể thiếu được trong sự hồn thiện
cơng tác văn thư
Để hiện đại hố cơng tác văn thư, có thể áp dụng một số phương tiện kỹ thuật với mấy nhóm sau:
Các phương tiện làm ra văn bản: cần trang bị cho nhân viên mỗi người
một máy vi tính có cài đặt chương trình phần mềm quản lý văn bản, trang bị thêm máy ghi âm văn phòng đề ghi lại các điện báo qua điện thoại, cuộc nói
chuyện qua điện thoại đường dài
Các phương tiện sao ïn tài liệu: Nên trang bị thêm các máy ¡n hiện đại
để đảm bảo trong một thời gian ngắn có thể sao in được một số lượng lớn văn bản mà vẫn đẹp
Các phương tiện xử lý tài liệu: Nên trang bị thêm máy huý tài liệu để cắt tài liệu thành những đải nhỏ đến mức không thể khôi phục lại nội dung của tài liệu đê tránh nhâm lân với các văn bản còn giá trị
Các phương tiện báo hiệu và thông tin Văn phòng: Trang bị cho mỗi
nhân viên một máy điện thoại để tránh tình trạng khi cần gặp người này người nọ cứ phải chạy đi, chạy lại lộn xộn trong phòng làm việc, có thể lắp đặt máy
nhắn tin dé gọi người cán bộ ở trong khu vực cơ quan đến máy điện thoại gần
nhất
Trang 40Để góp phần làm tốt công tác văn thư và không ngừng đưa công tác văn
thư đi vào nề nếp ngoài việc tổ chức tốt các khâu nghiệp vụ.trang bị đầy đủ cơ sở vật chất kỹ thuật còn phải tổ chức hợp lý, khoa học nơi làm việc và trang
bị đầy đủ những phương tiện làm việc hàng ngày của cán bộ văn thư
Bố trí nơi làm việc của cán bộ văn thu: Phòng làm việc của cán bộ văn thư cần được bố trí ở những nơi thuận tiện cho việc liên hệ trao đôi công tác,
để tránh kẻ gian lọt vào phòng cần quy định người đến giao địch không được
vào chỗ làm việc, cần có vách ngăn cách chỗ làm việc của cán bộ văn thư,
phòng làm việc của cán bộ văn thư có thể mở thêm cửa sau để cán bộ văn thư
ra vào, cửa trước dành cho khách đến giao dich
Tổ chức Phòng làm việc: Cần bó trí đủ bàn làm việc, ánh sáng, có đầy đủ phương tiện làm việc như bút mực, bàn dập ghim, dao kéo, cặp sắt, bìa hồ so, gia, tủ đựng hồ sơ
4.Về sự quan tâm của Lãnh đạo Báo
Lãnh đạo Báo cần quan tâm hơn nữa đến đời sống vật chất, tinh thần
của cán bộ nhân viên làm công tác văn thư như thường xuyên tổ chức các đợt đi thăm quan, nghỉ mát, tổ chức nhiều hơn các phong trào thể thao văn nghệ
để tăng cường mối giao lưu giữa các phòng, ban trong cùng cơ quan, có chế độ thưởng đối với người có thành tích tốt, tính sáng tạo trong công việc đồng
thời cũng phải nghiêm khắc kiểm điểm phê bình đối với những cá nhân vi