Công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 2 LỜI CẢM ƠN 3 PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ MAI LẠP 3 1.1 Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp 3 1.1.1 Một số khái niệm và vai trò của văn bản quản lí nhà nước 3 1.1.2 Phân loại hệ thống văn bản quản lí nhà nước 4 1.1.3 Khái niệm, những yêu cầu chung của kỹ thuật soạn thảo và quy trình soạn thảo văn bản. 4 1.2 Khái quát về UBND xã Mai Lạp 6 1.2.1 Khái quát chung 6 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp 6 Tiểu kết 7 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ MAI LẠP 8 2.1 Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND xã MAI LẠP 8 2.1.1 Tình hình soạn thảo văn bản 8 2.1.2. Quản lý văn bản tại UBND xã Mai Lạp 9 2.2 Quy trình soạn thảo văn bản 14 2.3 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật 17 2.4 Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường 18 2.5 Quản lí sử dụng con dấu, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản 19 2.5.1 Quản lí sử dụng con dấu 19 2.5.2 Trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản 20 Tiểu kết 20 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ MAI LẠP 21 3.1 Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác soạn thảo văn bản 21 3.1.1 Ưu điểm 21 3.1.2. Nhược điểm 21 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lập 22 3.2.1 Đảm bảo về trình tự thủ tục xây dựng và ban hành văn bản 22 3.2.2 Đảm bảo về nội dung 22 3.2.3 Thực hiện công tác kiểm tra 22 3.2.4 Đào tạo, cán bộ công chức làm công tác soạn thảo 22 Tiểu kết 23 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC 26

BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN TRONG NHÓM STT Họ tên Mã số sinh viên A+ 10 11 12 13 Đặng Tuấn Anh Nguyễn Thị Việt Anh Phan Thị Linh Chi Ma Thị Dung Hà Thị Dược Phùng Thị Hoa Bùi Thị Huyền Vũ Thị Thanh Huyền Lò Thị Khoa Trần Hải Nam Hoàng Thanh Tùng Nguyễn Thị Thúy Vân Cà Thị Xinh 1505QTVA001 1505QTVA003 1505QTVA009 1505QTVA011 1505QTVA012 1505QTVA025 1505QTVA029 1505QTVA032 1505QTVA036 1505QTVA046 1505QTVA078 1505QTVA082 1505QTVA083 Tiêu chí Ký đánh giá A A- tên B LỜI CAM ĐOAN Nhóm xin cam đoan đề tài nghiên cứu “Công tác soạn thảo văn xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn” thật Chúng tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung đề tài nghiên cứu Thay mặt nhóm LỜI CẢM ƠN Trong thời gian nghiên cứu đề tài “Công tác soạn thảo văn xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn”, xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình UBND xã Mai Lạp Bên cạnh đó, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Bùi Thị Ánh Vân – giảng viên môn “ Phương pháp luận nghiên cứu khoa học ” trang bị cho kiến thức cần có để hồn thành nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .2 LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ MAI LẠP 1.1 Lý luận chung công tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lạp .3 1.1.1 Một số khái niệm vai trị văn quản lí nhà nước 1.1.2 Phân loại hệ thống văn quản lí nhà nước .4 1.1.3 Khái niệm, yêu cầu chung kỹ thuật soạn thảo quy trình soạn thảo văn 1.2 Khái quát UBND xã Mai Lạp 1.2.1 Khái quát chung 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND xã Mai Lạp .6 * Tiểu kết Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ MAI LẠP .8 2.1 Tình hình soạn thảo quản lý văn UBND xã MAI LẠP 2.1.1 Tình hình soạn thảo văn .8 2.1.2 Quản lý văn UBND xã Mai Lạp 2.2 Quy trình soạn thảo văn 14 2.3 Soạn thảo văn quy phạm pháp luật 17 2.4 Soạn thảo văn hành cá biệt văn hành thơng thường 18 2.5 Quản lí - sử dụng dấu, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn 19 2.5.1 Quản lí- sử dụng dấu 19 2.5.2 Trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn 20 * Tiểu kết 20 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ MAI LẠP 21 3.1 Một vài nhận xét đánh giá thực trạng công tác soạn thảo văn 21 3.1.1 Ưu điểm 21 3.1.2 Nhược điểm .21 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lập .22 3.2.1 Đảm bảo trình tự thủ tục xây dựng ban hành văn .22 3.2.2 Đảm bảo nội dung 22 3.2.3 Thực công tác kiểm tra .22 3.2.4 Đào tạo, cán công chức làm công tác soạn thảo 22 * Tiểu kết 23 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO .25 PHỤ LỤC 26 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quản lí hành tất quan tổ chức nay, hầu hết công việc điều hành, đạo quản lí dựa văn thực tế Soạn thảo quản lí văn nhiệm vụ quan trọng mang tính thường xuyên hoạt động quản lí quan, tổ chức Để văn ban hành đảm bảo chất lượng đòi hỏi người soạn thảo phải nắm vững biết vận dụng kiến thức kĩ yêu cầu soạn thảo văn bản: Quy trình soạn thảo văn bản, thể thức trình bày văn bản, thu thập xử lí thơng tin, xây dựng đề cương văn viết thảo, cách sử dụng từ ngữ cú pháp cho loại văn Bên cạnh yêu cầu thể thức văn soạn thảo phải với mục đích, nội dung yêu cầu soạn thảo thẩm quyền ban hành, quan ban hành, duyệt, kí, đóng dấu văn u cầu quan trọng cần có người soạn thảo văn Là sinh viên ngành quản trị văn phịng chúng tơi chọn cơng tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lạp để ứng dụng lý luận học trường kiểm chứng thực tế cơng việc Qua giúp đỡ người thân làm việc UBND xã Mai Lạp cung cấp cho thông tin số liệu thực tế để làm tốt chương tiểu luận Chúng mong muốn có hội tìm hiểu áp dụng kiến thức học vào công tác quản trị Với tất lí chúng tơi định lựa chọn đề tài “ Công tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn” Lịch sử vấn đề nghiên cứu Giáo trình “Lí luận phương pháp cơng tác văn thư”của PGS Vương Đình Quyền (2011) cung cấp cho chúng tơi nội dung để làm chương sở lý thuyết “Bài thu hoạch cuối chuyên đề kỹ soạn thảo văn bản” Nguyễn Thanh Tuyền, Trường Đại học Tây Đô Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Cơng tác văn thư q trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam” Th.s Nguyễn Thùy Trang, Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư Những cơng trình góp phần đưa nhìn khái quát công tác văn thư quan, tổ chức Từ góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư nói chung cơng tác soạn thảo nói riêng thêm khoa học hồn chỉnh Mục tiêu nghiên cứu - Phân tích tổng hợp sở lý luận công tác soạn thảo văn - Tìm hiểu thực trạng cơng tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lạp - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lạp Phạm vi nghiên cứu Không gian: Bài tiểu luận tập trung nghiên cứu UBND xã Mai Lạp Thời gian: Công tác soạn thảo văn UBND xã từ năm 2014 đến năm 2016 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp khảo sát thực tế - Phương pháp vấn - Phương pháp điều tra bảng hỏi - Phương pháp xử lí thơng tin - Phương pháp tổng hợp, phân tích, logic Đối tượng nghiên cứu Công tác soạn thảo UBND xã Mai Lạp Bố cục Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục, đề tài triển khai thành chương: Chương Lý luận chung công tác soạn thảo văn khái quát UBND xã Mai Lạp Chương Thực trạng công tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lạp Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lạp Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ MAI LẠP 1.1 Lý luận chung công tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lạp 1.1.1 Một số khái niệm vai trò văn quản lí nhà nước * Văn phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ngơn ngữ hay kí hiệu định * Văn quản lí nhà nước định quản lí thơng tin quản lí thành văn (được văn hóa ) quan quản lí nhà nước ban theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lí nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức cơng nhân * Văn hành loại văn quản lí nhà nước khơng tính quy phạm dùng để quy định, định, phản ánh thông báo tình hình trao đổi cơng việc xử lí vấn đề cụ thể khác hoạt động quản lí Văn hành gồm: văn hành cá biệt văn hành thơng thường * Chức văn quản lí nhà nước - Chức thông tin: chức thông tin chức bật văn nói chung văn quản lý nhà nước nói riêng Văn tạo trước hết nhằm mục đích ghi chép truyền đạt thông tin Văn ghi chép lại việc, tượng xảy thực tiễn sống tất vấn đề đời sống xã hội, từ lưu giữ lại truyền lại cho sống sau - Chức pháp lý: chức mang tính riêng biệt văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước phương tiện ghi chép truyền đạt quy phạm pháp luật xác lập quan hệ luật pháp quan [1;Tr 54] Công tác quản lý nhà nước phải dựa văn luật, Hiến pháp, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, định,… mà Nhà nước đề tất lĩnh vực đời sống xã hội Ngoài văn cịn có chức quan trọng khác làm chứng pháp lý cho định quản lý khác - Chức quản lý: công tác quản lý văn dùng để truyền đạt định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực định đó, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi cơng việc quan, cá nhân hay tổ chức 1.1.2 Phân loại hệ thống văn quản lí nhà nước * Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước ban hành phối hợp ban pháp luật ban hành quy phạm pháp luật HĐND UBND, có quy tắc xử chung, có hiệu lực bắt buộc chung, nhà nước đảm bảo thực để điều chỉnh quan hệ xã hội * Văn hành Văn hành loại văn quản lí nhà nước khơng tính quy phạm dùng để quy định, định, phản ánh thông báo tình hình trao đổi cơng việc xử lí vấn đề cụ thể khác hoạt động quản lí Văn hành gồm: văn hành cá biệt văn hành thơng thường Văn hành gồm: văn hành cá biệt văn hành thơng thường Văn hành cá biệt: Văn hành định quản lí thành văn quan cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục định sở áp dụng pháp luật cụ thể,cá biệt.\ Văn hành thơng thường : Là văn hình thành trình hoạt động quản lí nhằm ghi chép, truyền đạt phản ánh thông tin hoạt động quản lí * Văn hành chun mơn-kĩ thuật Đây hệ thống văn đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành số quan nhà nước định theo quy định pháp luật Những quan tổ chức khác có nhu cầu sử dụng loại văn phải tuân theo mẩu quy định quan nói trên, khơng tùy tiện thay đổi nội dung hình thức văn mẩu hóa 1.1.3 Khái niệm, yêu cầu chung kỹ thuật soạn thảo quy trình soạn thảo văn * Kỹ thuật soạn thảo văn khái niệm dùng để chi việc vận dụng lý luận, phương pháp kỹ soạn thảo văn quy tắc có liên quan để xây dựng văn từ khâu khởi đầu lúc văn hoàn thiện [1; Tr 147] * Những yêu cầu chung soạn thảo văn - Văn ban hành phải có tính mục đích: văn thường ban hành danh nghĩa quan tổ chức cụ thể nhằm biểu đạt sách, định, nội dung cơng việc cụ thể Vì văn ban hành phỉa có mục đích rõ ràng, nội dung văn phải xoay quanh chủ đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan -Văn phải đảm bảo xác: xác văn thể hai mặt cụ thể mặt nội dung mặt hình thức Về hình thức văn phải thể đắn đầy đủ thành phần quy định loại văn Về nội dung văn cần thể mục đích việc ban hành văn - Văn cần trình bày rõ ràng, dễ hiểu ngắn gọn: văn phải diễn đạt cách rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí cho đối tượng tiếp nhận văn Văn ngắn gọn giúp cho người giải rút ngắn thời gian đọc thuận lợi nắm bắt nội dung văn đồng thời giải cơng việc cách nhanh chóng - Văn ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến hợp pháp: văn ban hành phải theo thẩm quyền, nội dung văn không trái với Hiến pháp, luật pháp hành quy định cấp * Quy trình soạn thảo văn gồm bước: -Bước 1: Chuẩn bị + Phân công soạn thảo (theo chức nhiệm vụ đơn vị lực nhân) + Xác định mục đích, tính chất nội dung vấn đề cần văn + Xác định tên loại văn trích yếu nội dung + Thu thập thơng tin, phân tích lựa chọn thơng tin cần thiết có liên quan tới nội dung văn + Xây dựng đề cương viết văn - Bước 2: Xây dựng dự thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức văn theo quy định + Căn vào mục đích văn thông tin thu thập để soạn thảo văn + Soạn xong phải kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình bày; kiểm tra mục đích văn + Văn có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh hưởng tới nhiều đối tượng tổ chức xin ý kiến góp ý kiến góp ý đơn vị cá nhân -Bước 3: Trình duyệt văn Bản thảo người có thẩm quyền (do người kí văn bản) duyệt Trường hợp có sửa chữa bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét định -Bước 4: Hoàn thiện thể thức làm thủ tục phát hành + Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến lãnh đạo (nếu có) trình kí thức + Cán văn thư ghi số + Làm thủ tục phát hành + Lưu văn ( 01 lưu văn thư, 01 đơn vị soạn thảo văn hồ sơ công việc chuyên viên) 1.2 Khái quát UBND xã Mai Lạp 1.2.1 Khái quát chung Được hình thành từ năm 1997 trải qua mn vàn khó khăn vất vả xã chia thành thôn gồm: thôn khau tổng , thôn khau làng, thôn pá, thôn nà điếng, thôn rả, thôn khuổi phây Xã có diện tích tự nhiên 20,1km , dân số 11.320 người; chủ yếu gồm dân tộc là: kinh, tày, dao Trong dân tộc kinh chiếm 02%, dân tộc tày chiếm 70%, dân tộc dao chiếm 28% Nhờ có lãnh đạo đảng quyền xã có phát triển ngày tăng cao, giúp người dân có sống ngày cải thiện (nguồn UBND xã Mai Lạp) 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND xã Mai Lạp * Chức nhiệm vụ UBND xã Mai Lạp UBND xã Mai Lạp chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị HĐND xã nhằm đảm bảo thực chủ trương biện pháp phát phát trieenrkinh tế-xã hội, cung cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn xã Mai Lạp UBND xã Mai Lạp thực chức quản lí nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lí thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở * Cơ cấu tổ chức UBND xã Mai Lạp Thứ ba : nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng Văn hành phải phù hợp với người đọc , phù hợp với trình độ dân chí ; nội dung phải rõ ràng , xác thực , lời lẽ đơn giản , dễ hiểu , dễ nhớ Thứ tư : nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Nội dung văn hành phải phù hợp với trình độ , khả người thực thi , phải phù hợp với thực tế sống , định đưa trở thành thực Trong công tác soạn thảo văn văn để giải công việc văn phòng UBND xã, văn phòng theo dõi quan chuyên môn thuộc UBND xã việc chuẩn bị đề án, tham gia ý kiến nội dung hình thức thể thức trình soạn thảo đề án Thời gian từ năm 2014 đến năm 2016, văn phòng xã soạn thảo 459 định tất định giải cụ thể công việc khác mà nội dung sau: Sửa đổi định cũ UBND ban hành Vì công tác soạn thảo văn cần phải xác định nội dung soạn thảo đảm bảo xác, tuân theo quy trình soạn thảo 2.3 Soạn thảo văn quy phạm pháp luật Công tác ban hành văn quy phạm pháp luật nhiều năm qua văn phịng UBND ln cấp ủy đảng , quyền địa phương quan tâm đạo thực hiện, văn quy phạm pháp luật ban hành quy trình, trình tự, pháp luật có tính khả thi cao Nhìn chung cơng tác xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật đa có chuyển biến tích cực, có nội dung phù hợp với văn quan nhà nước cấp trên, đáp ứng nhu cầu quản lí nhà nước địa bàn Có ý kiến thẩm định văn phòng UBND xã nghiên cứu tự tiếp thu trình soạn thảo văn bản.Văn UBND xã ban hành đảm bảo chặt chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế địa phương Vì vậy, văn quy phạm pháp luật ban hành thưc không cần hướng dẫn thi hành nghành, cấp huyện, mà cấp xã ban hành văn quy phạm pháp luật Từ năm 2014 đến năm 2016 UBND xã ban hành 1000 văn quy phạm pháp luật loại, có 459 định ; 1074 thị Tuy nhiên bên cạnh kết đạt công tác soạn thảo văn 17 tồn số hạn chế như: Việc đăng kí xây dựng văn quy phạm pháp luật xã số người hạn chế; Chất lượng số dự thảo văn quy phạm pháp luật chưa đảm bảo nội dung đơn giản, sơ xài, chép quy định văn quy phạm pháp luật cấp chưa đảm bảo thể thức trình tự kĩ thuật trình bày Nguyên nhân tồn tại, hạn chế chưa nắm bắt tầm quan trọng công tác xây dựng ban hành văn Công tác phối hợp ban ngành chặt chẽ Cán tham mưu thực công tác soạn thảo văn quy phạm pháp luật cịn hạn chế Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc phân công công tác cán công chức UBND xã Mai Lạp UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ MAI LẠP Căn Luật tổ chức quyền địa phương năm 2015; …………………………………………………………………………… (nguồn UBND xã Mai Lạp) 2.4 Soạn thảo văn hành cá biệt văn hành thơng thường Cơng tác soạn thảo văn UBND xã đảm bảo giải vấn đề, nhiệm vụ giao Trình tự thủ tục soạn thảo văn thực theo quy định pháp luật Văn phương tiện quan trọng chứa đựng thông tin định quản lí để giải cơng việc Văn mang tính cơng quyền ban hành theo quy định nhà nước, tác động đến mặt đời sống xã hội sở pháp lí Các hoạt động cụ thể văn phòng UBND xã: Văn phòng quan tham mưu, chuyên môn giúp việc cho thường trực HĐND lãnh đạo UBND xã nên văn soạn thảo chủ yếu văn hành Văn phịng UBND xã thường soạn thảo chủ yếu văn hành gồm: Quyết định(cá biệt), thị(cá biệt), thơng báo, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng cơng văn Tùy nhiệm vụ cụ thể mà cán văn thư soạn thảo văn văn phòng đạo, hướng dẫn cán văn phịng- 18 thơng kê chịu trách nhiệm trình soạn thảo cải cách văn hành phục vụ cho việc giải vấn đề liên quan Trong trình thực nhiệm vụ cơng tác từ năm 2014 đến năm 2016, văn phịng UBND xã tham mưu cho lãnh đạo ban hành 459 định, 87 thông báo, 87 báo cáo, 10 thị công tác soạn thảo thị cơng tác soạn thảo trình tự thủ tục, thể thức theo quy định pháp luật Mẫu định tuyển dụng UBND xã Mai Lạp: (3) , ngày tháng năm 2002 Quyết định (4) Về việc tuyển dụng phân công công tác (4) Căn (5) ; Căn .; Theo đề nghị Hội đồng tuyển dụng (1) , Quyết định: Điều 1: Tuyển dụng ông (bà): (6) , sinh ngày , quê quán công tác kể từ ngày [xem phụ lục 2; Tr 26,27] 2.5 Quản lí - sử dụng dấu, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn 2.5.1 Quản lí- sử dụng dấu Con dấu sử dụng quan đơn vị tổ chức kinh tế- xã hội, đơn vị vũ trang số chức danh khác theo quy định pháp luật Mỗi đơn vị, tổ chức phép sử dụng loại dấu khác Con dấu sử dụng lên văn giấy tờ sau có chữ kí quan có thẩm quyền Con dấu phải giao cho người có trách nhiệm có trình độ chun mơn văn thư lưu giữ, bảo quản chịu trách nhiệm trước pháp luật việc giữ đóng dấu Đặc biệt dấu khơng mang theo người Mẫu quản lý quản lí sử dụng dấu UBND xã Mai Lạp thực theo Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 Chính phủ quản lí sử dụng dấu nghị định số 31/2009/NĐ- CP ngày 01 tháng năm 2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ- CP 19 Mẫu số 01 giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu [xem phụ lục 3; Tr 28] Mẫu số 02 giấy chứng nhận thu hồi dấu [xem phụ lục 4; Tr 29,30] 2.5.2 Trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn Để đảm bảo cơng tác soạn thảo văn tiến hành xác, nhanh chóng Được quan tâm UBND huyện trang bị cho văn phong UBND xã là: máy tính, máy in, điện thoại bàn, máy photcoppy, tủ đựng hồ sơ nhằm phục vụ cho cơng tác văn phịng (nguồn UBND xã Mai Lạp) * Tiểu kết Ở chương trình bày thực trạng cơng tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lạp số vấn đề : tình hình cơng tác soạn thảo văn quan, quy trình soạn thảo văn bản, soạn thảo văn quy phạm pháp luật, quản lý sử dụng dấu trang thiết bị phục vụ cơng tác soạn thảo văn Từ đó, giúp nhận ưu điểm, nhược điểm UBND xã để đưa giải pháp chương 20 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ MAI LẠP 3.1 Một vài nhận xét đánh giá thực trạng công tác soạn thảo văn 3.1.1 Ưu điểm Công tác soạn thảo văn hoạt động thường xuyên UBND việc thực hiên công đổi Dưới lãnh đạo Đảng Nhà nước, cấp thường xuyên mở lớp đào tạo cán văn phòng kịp thời ban hành văn chủ đạo hướng dẫn nghiệp vụ, chuyên môn đổi công tác soạn thảo văn để soạn thảo theo qui định , đảm bảo nội dung hình thức Tinh thần đồn kết đội ngũ cán nhân viên ngày nâng cao công tác tuyên truyền , vận động thường xuyên nên từ nhân dân có nội dung văn nhà nước truyền tải đến nhân dân Nhìn chung cơng tác soạn thảo văn UBND xã giải nhiệm vụ giao Soạn thảo văn thể theo quy định pháp luật- thực theo quy định nhà nước thể thức kĩ thuật trình bày văn theo thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 3.1.2 Nhược điểm Trang thiết bị sở vật chất kĩ thuật để phục vụ cho công tác soạn tahro văn UBND xã nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất lượng công việc Đội ngũ cán làm công tác soạn thảo văn chưa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ nên việc thực nhiệm vụ nhiều hạn chế thiếu xót Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: Cả nội dung hình thức văn phòng UBND xã chưa thống Một số văn trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi cịn hạn chế Về quy trình xây dựng ban hành văn bản: Văn soạn thảo văn phòn UBND xã yêu cầu cơng việc, tính giải nhanh vấn đề mà nhiều bước tiến hành khơng hồn chỉnh Về thể thức, kĩ thuật trình bày: Vẫn mắc số lỗi như: Số, kí hiệu văn bản, nơi nhận, chưa thống cỡ chữ, kiểu chữ Nhiều văn sai thể thức, kĩ thuật trình bày chưa thống chủ thể, quan soạn thảo việc thực theo quy định thể thức kĩ thuật trình bày văn thơng tư số 21 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2015 thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội Vụ ban hành ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành Về văn phong, ngôn ngữ văn bản: Công tác soạn thảo văn UBND xã phận soạn thảo, phận có chun mơn phụ trách lĩnh vực cụ thể Việc soạn thảo phụ thuộc vào lĩnh vực nên chuyên việc soạn thảo văn có lỗi sai đến nội dung: Sử dụng từ không đảm bảo văn phong, tiếng lồng, từ địa phương, hành văn không rõ ràng lỗi tả, vần, điệu, viết hoa Chúng ta cần quan tâm đến văn phong hành trình soạn thảo Trang thiết bị phục vụ cho soạn thảo hạn chế chưa đáp ứng đủ cho yêu cầu 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lập 3.2.1 Đảm bảo trình tự thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phong UBND xã chủ yếu ban hành văn hành thơng thường việc giải cơng việc Vì vậy, chủ thể ban hành cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dưng ban hành văn văn phòng UBND xã quan trọng đảm bảo tính hợp pháp hợp lý văn Hiện UBND xã chưa có văn quy định cụ thể, chi tiết trình tự thủ tục ban hành văn quản lí nhà nước văn chủ yếu dựa quy định pháp luật quan nhà nước có thẩm quyền 3.2.2 Đảm bảo nội dung Nội dung thành phần quan trọng chủ yếu tốt loại hình văn bản, định hành tồn văn Ngoài cần ý đến kĩ thuật xây dựng cấu trúc văn kĩ sử dụng ngôn ngữ văn phong văn 3.2.3 Thực công tác kiểm tra Cơng tác kiểm tra nhằm mục đích phát nhiều văn trái pháp luật để kịp thời đình buộc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ bãi bỏ văn đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống pháp luật 3.2.4 Đào tạo, cán công chức làm công tác soạn thảo 22 Đối với quan đơn vị quản lí sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn văn Xây dựng kế hoạch tập huấn bồi dưỡng cử cán đào tạo cán chuyên môn, nghiệp vụ cơng tác văn với hình thức phương pháp hiệu nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo văn quan đơn vị Đối với cán cơng chức làm công tác soạn thảo văn cần phải cập nhật thông tin, quy định công tác soạn thảo văn quan nhà nước cấp tuân theo quy định pháp luật Để đảm bảo giải pháp nêu ra, đòi hỏi UBND xã phải tăng cường, hỗ trợ kinh phí cơng tác soạn thảo văn văn phòng UBND xã Đồng thời đầu tư trang thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn đầy đủ * Tiểu kết Trong chương chúng tơi nhìn nhận ưu điểm nhược điểm UBND xã đưa giải pháp thiết thực nhằm giúp cho công tác soạn thảo văn thực theo quy định pháp luật Chúng hi vọng đóng góp góp phần làm cho công tác soạn thảo văn ngày hoàn thiện 23 KẾT LUẬN Để triển khai đề tài “ Công tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lạp, huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn” triển khai thành chương: Chương 1: sở lý luận công tác soạn thảo văn khái quát UBND xã Mai Lạp, trình bày hai vấn đề số lý luận công tác soạn thảo văn bản, đồng thời chúng tơi tìm hiểu khái quát UBND xã Mai Lạp, huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn Những nội dung mà chúng tơi tìm hiểu chương sở, tiền đề để triển khai chương Tiếp theo chương triển khai thực trạng công tác soạn thảo văn bản, Ở chương trình bày thực trạng cơng tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lạp số vấn đề : tình hình cơng tác soạn thảo văn quan, quy trình soạn thảo văn bản, soạn thảo văn quy phạm pháp luật, quản lý sử dụng dấu trang thiết bị phục vụ cơng tác soạn thảo văn Qua đó, giúp nhận ưu điểm, nhược điểm UBND xã Mai Lạp Vì chương chúng tơi đưa giải pháp thiết thực nhằm giúp cho công tác soạn thảo văn thực theo quy định pháp luật Chúng hi vọng đóng góp góp phần làm cho cơng tác soạn thảo văn ngày hồn thiện 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS Vương Đình Quyền (2011), Lí luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội, Hà Nội UBND xã Mai Lạp (2014-2016), tài liệu nội Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19-01-2011 thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, NXB Bộ Nội Vụ, Hà Nội 25 PHỤ LỤC Phụ lục Tên loại văn Năm Quyết Công định 2014 165 văn 10 2015 159 2016 135 Tờ trình Thông 132 báo 37 14 130 20 126 Báo cáo Chỉ Tổng số 30 thị 378 20 26 234 30 31 346 Bảng thống kê số lượng văn ban hành UBND xã Mai Lạp năm 2014-2016 (nguồn UBND xã Mai Lạp) 26 Phụ lục Mẫu định tuyển dụng UBND xã Mai Lạp: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc (3) , ngày tháng năm Số /QĐ- (2) 2002 Quyết định (4) Về việc tuyển dụng phân công công tác (4) Căn (5) ; Căn .; Theo đề nghị Hội đồng tuyển dụng (1) , Quyết định: Điều 1: Tuyển dụng ông (bà): (6) , sinh ngày , quê quán công tác kể từ ngày Điều 2: Ông (bà) hưởng % mức lương khởi điểm ngạch mã số hệ số khoản phụ cấp theo quy định pháp luật hành Điều 3: Thủ trưởng đơn vị trực thuộc có liên quan ông (bà) chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Nơi nhận: (7) - (ký tên, đóng dấu) - họ tên đầy đủ - Lưu: Chú giải: (1)Ghi tên quan ban hành định quan mà thủ trưởng quan định (2)Viết tắt tên quan thẩm quyền ban hành (3)Địa danh (4)Ghi tên quan ban hành (UBND) chức vụ thủ trưởng quan ban hành (5)Căn lý ban hành định (6)Họ tên người nhận định (7)Thẩm quyền ký thủ trưởng quan phó thủ trưởng quan ký (nguồn UBND xã Mai Lạp) Phụ lục 3: 27 Mẫu số 01 giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu ….1……………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ….2…………… Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ……/ĐKMCD …………., ngày … tháng … năm … GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG KÝ MẪU CON DẤU Căn Nghị định số …./… /NĐ-CP ngày … tháng … năm … Chính phủ quản lý sử dụng dấu ….2…………………………………………………………………………… chứng nhận mẫu dấu ….4…………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… đăng ký, có giá trị sử dụng từ ngày … tháng … năm … Đăng ký mẫu dấu Quyển số: …… Tờ số: ……… MẪU CON DẤU ĐĂNG KÝ …… 5…………………… (Ký, ghi họ tên, đóng dấu) (nguồn UBND xã Mai Lạp) Phụ lục 4: Mẫu số 02 giấy chứng nhận thu hồi dấu 28 Mẫu số 02 …….1… ….………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM …….2………………… Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ………/THCD …3…., ngày … tháng … năm … GIẤY CHỨNG NHẬN THU HỒI CON DẤU Căn Nghị định số /… /NĐ-CP ngày tháng năm Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Căn .4………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Vào hồi ………… …… ngày tháng …… năm ………………………… ……………………………………………………………………………… ………2………………………………………………………………………………… thu hồi dấu … 5…………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Lý thu hồi dấu: ……………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… Họ tên người giao nộp dấu: ………………………………… Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu số: ……………………… Ngày cấp: …… / …… / ………… Cơ quan cấp: …………………………… MẪU CON DẤU KHI THU HỒI MẪU CON DẤU SAU KHI HỦY NGƯỜI GIAO NỘP CÁN BỘ THU …6………………………… CON DẤU HỒI CON DẤU (Ký, ghi họ tên đóng dấu) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) 29 Ghi chú: Tên quan quản lý trực tiếp Tên quan đăng ký mẫu dấu Địa danh nơi ban hành giấy chứng nhận Tên văn có liên quan đến thu hồi dấu (nếu có) Tên quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị thu hồi dấu Quyền hạn, chức vụ người ký giấy chứng nhận Giấy chứng nhận lập thành 02 bản: 01 giao cho người giao nộp dấu, 01 lưu tạ hồ sơ (nguồn UBND xã Mai Lạp) 30 Phụ lục GIẤY CHỨNG NHẬN ĐĂNG KÝ MẪU CON DẤU Số: ……/ĐKMCD ngày … tháng … năm …… ……2………………………………………………………… đăng ký lưu chiểu mẫu dấu 4……………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……………………………………………………………… Quyển số: ………….Tờ số: ……… Con dấu có giá trị sử dụng từ ngày…… tháng … năm … MẪU CON DẤU ĐĂNG KÝ LƯU CHIỂU CÁN BỘ ĐĂNG KÝ ….5………………………… (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên, đóng dấu) Ghi chú: Tên quan quản lý trực tiếp Tên quan đăng ký mẫu dấu Địa danh nơi ban hành giấy chứng nhận Tên quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng dấu Quyền hạn, chức vụ người ký giấy chứng nhận (nguồn UBND xã Mai Lạp) 31 ... chung công tác soạn thảo văn khái quát UBND xã Mai Lạp Chương Thực trạng công tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lạp Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lạp Chương... trạng công tác soạn thảo văn bản, Ở chương trình bày thực trạng cơng tác soạn thảo văn UBND xã Mai Lạp số vấn đề : tình hình cơng tác soạn thảo văn quan, quy trình soạn thảo văn bản, soạn thảo văn. .. công tác soạn thảo văn khái quát UBND xã Mai Lạp, trình bày hai vấn đề số lý luận công tác soạn thảo văn bản, đồng thời chúng tơi tìm hiểu khái quát UBND xã Mai Lạp, huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn