Một số giải pháp hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã tiền phong

LỜI NÓI ĐẤUHiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà Nước vấn đềsoạn thảo văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần đượcquan tâm một cách đúng mức; Văn bả

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẤU 3

PHẦN 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN 5

1.1 Khái niệm, chức năng Văn bản 5

1.1.1 Khái niệm: 5

1.1.2 Chức năng: 5

1.2 Thể thức văn bản quản lý Nhà nước 5

1.2.1 Khái niệm: 5

1.2.2 Ý nghĩa, tác dụng của thể thức văn bản quản lý Nhà nước 6

1.3 Vị trí và kỹ thuật trình bày các yếu tố thể thức văn bản quản lý Nhà nước 6

1.3.1 Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản 6

1.3.2 Vị trí và cách trình bày các thành phần của văn bản quản lý Nhà nước 7

1.4.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 13

1.4.1 Khái niệm 13

1.4.2.Nội dung các bước của quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 13

1.5 Phương pháp soạn thảo một số văn bản thông thường 17

1.5.1 Soạn thảo công văn hành chính 17

1.5.2 Soạn thảo Tờ trình 18

1.5.3 Soạn thảo báo cáo 19

PHẦN 2.THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TIỀN PHONG, HUYỆN VĨNH BẢO 21

2.1 Giới thiệu chung về xã Tiền Phong, 21

2.1.1 Đặc điểm tinh hình chung 21

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân xã Tiền Phong 22

2.2 Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Tiền Phong 27

2.2.1 Kỹ thuật trình bày thể thức văn bản 27

2.2.2 Quy trình trình soạn thảo và ban hành văm bản quy phạm pháp luật của UBND xã Tiền Phong: Gồm 6 bước 28

2.2.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBNB xã Tiền Phong 31

2.2.4 Công tác soạn thảo một số văn bản hành chính thông thường lại Uỷ ban nhân dân xã

Tiền Phong 33

2.3 Đánh giá chung 40

2.3.1 Ưu điểm 40

2.3.2 Hạn chế 41

PHẦN 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN 43

1 Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản 43

2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 44

3 Đảm bảo về nội dung của văn bản 44

4 Thực hiện tất công tác kiểm tra và xử lý văn bản vỉ phạm pháp luật 44

5 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo văn bản 44

KẾT LUẬN 46

LỜI NÓI ĐẤU

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà Nước vấn đềsoạn thảo văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần đượcquan tâm một cách đúng mức; Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa làcông cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành của tổ chức.Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quandiễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứađựng bên trong các văn bản quản lý hành chính Nhà nước trong giải quyết côngviệc của cơ quan mình Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay các cơ quan trong bộmáy quản lý Nhà nước đang thực hiện việc cải cách thủ tục hành chính theo Đe

án 30 của Chính phủ; trong đó Hải Phòng là một trong những địa phương chủđộng thực hiện việc cái cách hành chính nhằm tạo điều kiện cho tổ chức, côngdân đến giao dịch các thủ tục hành chính thuận lơi, nhanh chóng Việc cải cáchthủ tục hành chính có tác động không nhỏ đến công tác soạn thảo văn bản Bêncạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính cũng là một vấn đề cầnđược chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của

cơ quan đó Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến soạn thảo văn bản sẽgóp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nóiriêng và quản lý Nhà nước nói chung

Trên thực tế công tác soạn thảo văn bản trong hoạt động của các cơ quanhành chính Nhà nước hiện nay nói chung đã đạt được nhiều thành tích đáng kể,đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý Nhà nước trên mọi lĩnh vực của đờisống kinh tế-xã hội Tuy nhiên hiện nay vẩn còn nhiều văn bản quản lý Nhànước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: Văn bản có nội dung tráipháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thểthức và thủ tục hành chính; văn bản không có tính khả thi cao, và những vănbản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt củađời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hànhchính nhà nước Qua thời gian thực tập ở UBND xã Tiền Phong tôi đã có dịp

tìm hiểu về công tác soạn thảo văn bản và xin chọn đề tài “Một số giải pháp

hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Tiền Phong" Đây cũng

là một vấn đề đáng được quan tâm tại văn phòng UBND xã và có một vai tròquan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của UBND xã.Báo cáo có kết cầu 3 phần:

Phần 1: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo văn bản

Phần 2: Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản tại Văn phòng

UBND xã Tiền Phong, huyện Vĩnh Bảo

Phần 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản

Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành và cách thể hiện các yếu

tố cấu thành văn bản do các cơ quan có thẩm quyền quy định nhằm đảm bảo chovăn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành trong thực tế

* Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồmcác thành phần sau:

-Quốc hiệu;

-Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

-Số, ký hiệu của văn bản;

-Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

-Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

-Nội dung văn bản;

-Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

-Dấu của cơ quan, tổ chức;

-Nơi nhận;

Ngoài ra còn có dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loạikhẩn,mật)

* Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a củakhoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ thư điện tử (E-mail);

số điện thoại, số Telex, số Fax, địa chỉ trang thông tin điện tử (Website) và biểutượng (logo) của cơ quan, tổ chức

1.2.2.Ý nghĩa, tác dụng của thể thức văn bản quản lý Nhà nước.

- Đảm bảo kỷ cương và sự thống nhất trong việc soạn thảo và ban hànhvăn bản;

-Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản;

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

1.3.1 Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản

a.Khổ giấy: Trình bày trên giấy khổ A4 (210mm X 297mm); các loại văn

bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thểđược trình bày trên giấy khổ A5( 148mm X 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn

b.Kiểu trình bày: Trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (địnhhướng bản in theo chiêu dài) Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểunhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trìnhbày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng)

c Định lề trang văn bản (đối với khổ A4)

20 - 25 mm 20 - 25 mm 30 - 35 mm 15-20 mm

d Phông chữ trình bày văn bản: Phông chữ sử dụng để trình bày trên máy

vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiểu chuẩn ViệtNam TCVN 6909:2001

1.3.2 Vị trí và cách trình bày các thành phần của văn bản quản lý Nhà nước.

a.Vị trí: Các thành phần của văn bản quản lý Nhà nước được trình bàytheo Phụ lục II, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụHướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

b.Cách trình bày các thành phần của văn bản quản lý Nhà nước

* Quốc hiệu: Quốc hiệu được trình bày ở ô số 1 Mỗi cụm từ được trình

bày trên một dòng

được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng đậm Dòngdưới: Cụm từ “ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ inthường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, đậm, chữ cái đầu của các từ được viếthoa, giữa các từ có gạch ngang nhỏ, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền(dùng lệnh Drawing), có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

* Tên cơ quan, tể chức ban hành vãn bản: Tên cơ quan, tổ chức ban hành

văn bản được trình bày ở ô số 2 Trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 - 13,kiểu chữ đứng đậm (Cơ quan cấp trên trực tiếp được trình bày ở phía trên bằngchữ in hoa, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng không đậm); phía dưới có đườnggạch ngang, nét liền, độ dài bằng từ 1/2 ->1/3 độ dài của dòng chữ và đặt cânđối giữa

*số, ký hiệu của văn bản:

-Số văn bản: số của văn bản là số thứ tự văn bản được ban hành, bắt đầu

từ 01 cho văn bản đầu tiên trong năm (tính từ ngày 01 tháng 01) và đánh sổ liêntục đối với văn bản tiếp theo cho đến hết năm (ngày 31 tháng 12)

Tùy vào tình hình thực tế hoạt động của cơ quan và số lượng văn bản banhành mà cơ quan lựa chọn cách đánh số khác nhau (đánh số theo nhiệm kỳ,

đánh số tổng hợp, đánh số theo tên loại, đánh số đối với văn bản liên tịch)ế

Số và ký hiệu văn bản được ghi ở ô số 3, trên cùng một dòng bằng kiểuchữ đứng, cỡ chữ 13 Từ “số” được trình bày bằng chữ in thường; sau đó có haichấm (:); tiếp theo là số văn bản được ghi bằng chữ số A-rập; sau nữa là kýhiệu văn bản được trình bày bằng chữ in hoa

- Ký hiệu của văn bản: Là tổ họp chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết

tắt tên cơ quan, hoặc liên cơ quan, hoặc chức danh nhà nước

+ Số và ký hiệu văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chỉnh có tên loại:Số: /Viết tắt tên loại văn bản - viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản

+ Số và kỷ hiệu văn bản hành chính không có tên loại (Công văn hành chính):Số: / Viết tắt tên cơ quan - viết tắt tên đơn vị soạn thảo

+ Số và ký hiệu văn bản quy phạm pháp luật:

Số: /Năm ban hành/Viết tắt tên loại văn bản - Viết tắt tên cơ quan banhành văn bản

*Địa danh và ngày tháng, năm ban hành văn bản

-Địa danh: Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành

chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xãthành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở

Kỹ thuật trình bày: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được

trình bày ở ô số 4 trên cùng một dòng bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 - 14,kiếu chữ nghiêng Địa danh đặt trước thời gian, sau địa danh có dấu phẩy

“ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Ngày, tháng, năm ban hành văn

bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội Hội đồngnhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bảnhành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày., tháng năm ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số A-rập; đối với những số chỉngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước

*Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

-Tên loại văn bản: là tên gọi chính thức của từng loại văn bản do cơ quan,

tổ chức ban hành Tên loại văn bản được trình bày tại ô số 5a, được đặt canhgiữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14 kiểu chữ đứng đậm

-Trích yếu nội dung văn bản: là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản

ánh khái quát được chính xác nội dung cơ bản của văn bản

Kỹ thuật trình bày:

Trích yếu nội dung của văn bản có tên loại được trình bày tại ô số 5a ngaydưới tên loại, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm Bên dưới cóđường kẻ ngang nét liền, độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặtcân đối ở giữa

Trích yếu nội dung của công văn hành chính được trình bày ở ô số 5b,bằng chữ in thường, cỡ chữ 12-13 được đặt canh giữa số và ký hiệu, kiểu chữđứng Mở đầu bằng cụm từ viết tắt “V/v” (về việc)

*Nội dung của văn bản: Nội dung là phần quan trọng nhất của văn bản

được trình bày tại ồ số 6 bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 - 14, kiểu chữ đứng.

Khi xuống dòng thì chữ đầu dòng lùi vào 1 Tab (1cm- l,27cm)

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗicăn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùngkết thúc bằng dấu phẩy

* Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền: Chức vụ, họ tên và

chữ ký của người có thẩm quyền là yếu tố thể thức cùng với con dấu đảm bảocho văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành trong thực tế Yếu tố nàyđược trình bày ở ô số 7a, 7b, 7c

-Cách trình bày:

Trường họp văn bản thuộc thẩm quyền chung của UBND theo quy địnhtại Điều 124 Chương 4 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dânngày 26/11/21003, các văn bản phải được tập thể thảo luận và quyết định theo

đa số thì Chủ tịch thay mặt (TM) tập thể để ký ban hành

Trường hợp văn bản thuộc thẩm quyền riêng của Chủ tịch UBND theoquy định tại Điều 127, Chương 4, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban

nhân dân ngày 26/11/2003 thì thể thức ký trực tiếp ghi là "CHỦ TỊCH".

+ Trường họp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữviệt tắt "KT." (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu và ghi chứcdanh của người ký thay ở dưới (PHÓ CHỦ TỊCH)

+ Trường hợp ký thừa lệnh (viết tắt "TL.") không được thực hiện ở UBND xã,phường, thị trấn Vì các cán bộ công chức cấp xã đều là chức danh chuyên môn.+ Trường họp uỷ quyền cho người khác ký văn bản thuộc thẩm quyền củamình thì phải có giấy uỷ quyền trong một phạm vi và thời gian nhất định.Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác Khi ký vănbản phải ghi chữ viết tắt là "TUQ." (thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ củangười đứng đầu cơ quan, tổ chức

Khoảng cách từ chỗ để chức vụ đến họ tên người ký phải lớn hơn hoặcbằng kích thước con dấu của cơ quan (lớn hơn hoặc bằng 3,2cm)

*Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Văn bản sau khi được

người có thấm quyền ký phải đóng dấu cơ quan Cùng với chữ ký của người cóthẩm quyền, dấu của cơ quan đóng vào văn bản là yếu tố đảm bảo tính chânthực và hiệu lực pháp lý của văn bản

Dấu được trình bày ở ô số 8, được đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều,trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, mực dấu màu đỏ tươi Chỉ đóng dấu vàovăn bản khi văn bản đó đã được người có thẩm quyền ký

*Nơi nhận: Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.

-Phần nơi nhận tại số 9a chỉ áp dụng với công văn hành chính và đượctrình bày như sau:

+ Mở đầu bằng cụm từ "Kính gửi" Sau đó có dấu hai chấm (:) Tiếp theo

là tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản để trực tiếp giải quyết côngviệc Phần này được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.+ Nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ "Kínhgửi" và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng.Trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức và cá nhân trở lên thìtên mỗi cơ quan, tố chức một dòng riêng; đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng

có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu phẩy.

-Phần nơi nhận tại ô số 9b được áp dụng chung cho tất cả các loại văn bản

và trình bày như sau:

+ Từ "Nơi nhận" được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu haichấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm

+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức đơn vị cá nhân nhận văn bản được trìnhbày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng Tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn

vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bàytrên một dòng riêng, đầu dòng có ngạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy

Riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ Lưu" sau có dấu hai chấm; tiếp theo lànơi lưu văn bản được viết tắt như: "VP" (văn phòng) cuối cùng là dấu chấm

*Các thành phần thể thức bổ sung của văn bản

-Dấu chỉ mức độ "mật"," khẩn"

-Các chỉ dẫn

-Tên viết tắt người đánh máy và số lượng bản phát hành

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 thảng 01 năm 2011 của Bộ

Nội vụ)

1.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

1.4.1 Khái niệm

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các công việc cần tiếnhành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành

1.4.2.Nội dung các bước của quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

a. Quy trình soạn thảo và ban hành vãn bản quy phạm pháp luật củaUBND xã: Gồm 6 bước

Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo

Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND chỉ đạo xây dựng và ban hành văn bảnquy phạm pháp luật ở địa phương theo thẩm quyền, hình thức luật định

Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản:

-Nghị quyết của HĐND cấp xã do UBND cùng cấp soạn thảo và trìnhHĐND

-Quyết định, chỉ thị của UBND cấp xã do Chủ tịch UBND phân công vàchỉ đạo việc soạn thảo

Ban soạn thảo có nhiệm vụ:

+ Tổng kết các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin, nghiêncứu, rà soát các văn kiện của Đảng, các văn bản pháp luật hiện hành;

+ Xác định mục đích, yêu cầu của văn bản để có cơ sở lựa chọn thể thức,ngôn ngữ, văn phong phù hợp;

+ Viết dự thảo văn bản

Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo:

Căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo nghị quyết, quyết định, chỉthị, Chủ tịch UBND cấp xã tổ chức việc lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến của các

cơ quan, tố chức hữu quan, của nhân dân tại các thôn, làng, tổ dân phố về dựthảo nghị quyết, quyết định, chỉ thị

Cồng chức Tư pháp - hộ tịch cấp xã có trách nhiệm phát biểu ý kiến đốivới tự thảo nghị quyết, quyết định, chỉ thị về những vấn đề sau đây:

-Sự cần thiết ban hành văn bản

-Đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản

-Tính họp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của dự thảo với hệ thống phápluật.

-Ngôn ngữ, kỹ thuật soạn thảo văn bản

Chủ tịch UBND cấp xã quyết định và tổ chức lấy ý kiến của nhân dân tạicác thôn, làng, tổ dân phố trong các trường hợp sau đây:

+ Văn bản có nội dung quy định về mức đóng góp, huy động vốn của dân

cư địa phương

+ Việc ban hành văn bản có ảnh hưởng quan trọng tới phát triển kinh tế

-xã hội của địa phương

+ Việc ban hành văn bản có ảnh hưởng lớn đến đời sống sinh hoạt của dân

cư ở địa phương

+ Văn bản có nội dung liên quan đến vấn đề quản lý đất đai, quy hoạch,xây dựng các công trình công cộng quan trọng thuộc địa bàn quản lý

Bước 3: Thẩm định dự thảo

Sau khi tổng họp các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, đơn vị soạn thảo

dự thảo có trách nhiệm chỉnh lý dự thảo theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBNDcấp xã Bản tập hợp ý kiến, văn bản giải trình về việc tiếp thu phải được lưutrong hồ sơ dự thảo trình Hội đồng nhân dân, UBND

Bước 4: Xem xét, thông qua

Trình tự xem xét, thông qua dự thảo nghị quyết của HĐND cấp xã.

trình, dự thảo nghị quyết và các tài liệu có liên quan đến các đại biểu HĐND

- Việc xem xét, thông qua dự thảo nghị quyết tại kỳ họp HĐNB được tiếnhành theo trình tự sau đây:

+ Đại diện UBND trình bày dự thảo nghị quyết

+ HĐND thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo nghị quyết

- Dự thảo nghị quyết được thông qua khi có quá nửa tổng số đại biểuHĐND biểu quyết tán thành

-Chủ tịch HĐND ký chứng thực nghị quyết

Trình tự xem xét, thông qua dự thảo Quyết định, Chỉ thị của UBND cấp xã:

-Tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo gửi tờ trình, dự thảo quyếtđịnh, chỉ thị, bản tổng hợp ý kiến và các tài liệu có liên quan đến các thành viênUBND chậm nhất là ba ngày trước ngày UBND họp.

- Việc xem xét, thông qua dự thảo quyết định, chỉ thị tại phiên họp UBNDđược tiến hành theo trình tự sau đây:

+ Đại diện tổ chức, cá nhân được phân công soạn thảo trình bày dự thảoquyết định, chỉ thị

+ UBND thảo luận và biểu quyết thông qua dự thảo quyết định, chỉ thị.-Dự thảo quyết định, chỉ thị được thông qua khi có quá nửa tổng số thànhviên UBND biểu quyết tán thành

-Chủ tịch UBND thay mặt UBND ký ban hành quyết định, chỉ thị

Bước 5: Công bố

Việc công bố văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND phảiđược niêm yết tại trụ sở cơ quan ban hành chậm nhất là hai ngày, kể từ ngàyHĐNB thông qua hoặc Chủ tịch UBND ký ban hành và những địa điểm khác

do Chủ tịch UBND cùng cấp quyết định Thời gian niêm yết ít nhất là hai mươingày liên tục, kể từ ngày niêm yết Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND,UBND niêm yết phải là bản chính

Bước 6: Gửi và lưu trữ

Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND phải được gửi đến các cơquan Nhà nước cấp trên trực tiếp, các cơ quan có thẩm quyền giám sát, kiểmtra, các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan ở địa phương chậm nhất là ba ngày,

kể từ ngày HĐND thông qua hoặc Chủ tịch UBND ký ban hành

Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBNB phải được lưu trữ theoquy định của pháp luật và lưu trữ

b Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của UBND xã:Gồm 4 bước

Bước 1 - Chuẩn bị soạn thảo

-Phân công soạn thảo:Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạnthảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo

hoặc chủ trì soạn thảo Đối với những văn bản có nội dung quan trọng, trongtrường hợp cần thiết hoặc pháp luật quy định khi soạn thảo văn bản quy phạmpháp luật thì phải thành lập Ban soạn thảo (hoặc Tổ soạn thảo).

-Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo:

+ Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản Trong

đó cần xác định văn bản ban hành nhằm mục đích ? Có mấy mục đích ? tínhchất của văn bản ? giới hạn của văn bản (nội dung, đối tượng, phạm vi điềuchỉnh)

+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định hìnhthức văn bản sử dụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần vănbản hoá; Căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản có thẩm quyền banhành của cơ quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp Trích yếu nội dungphải ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản

+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liênquan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá Thông tin cần thu thập là cácthông tin pháp lý và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều phươngpháp khác nhau Thông tin cần được thu thập đầy đủ và xử lý chính xác

+ Xây dựng đề cương: Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việcsoạn thảo văn bản thuận lợi Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về

dự định những điếm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản Những vănbản có nội dung quan trọng có thể tổ chức hội thảo thông qua đề cương

Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức vănbản theo quy định của Nhà nước

-Viết dự thảo:Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủtrì tiến hành soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung củavăn bản đã xác định Ớ khâu này phải sử dụng các câu, từ, cụm từ để diễn đạtcác ý trong đề cương nhưng đồng thời vẫn đảm bảo cho văn bản đó tạo thànhmột thể thống nhất và trọn vẹn về hình thức cũng như nội dung

Sau khi soạn thảo xong phải kiểm tra về chính tả, kỹ thuật trình bày, mụcđích đạt được của văn bản

-Xin ý kiến góp ý cho bản thảo:Văn bản có tính chất quan trọng, nội dungphức tạp thì có thể đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc thamkhảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan nghiêncứu tiếp thu ý kiến đế hoàn chỉnh bản thảo.

-Tổng họp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh dự thảo

Bước 3: Duyệt văn bản

-Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo.-Cán bộ Văn phòng phụ trách công tác văn thư lưu trữ ở cấp xã duyệt thểthức và thủ tục pháp lý

-Lãnh đạo cơ quan (thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng phụ trách lĩnh vực)duyệt và ký ban hành Nếu là văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phứctạp có nhiều vấn đề cần trình kèm theo Hồ sơ trình ký

Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền của tập thể mà việc thông quaphải do tập thể thảo luận và quyết định theo đa số thì việc thông qua do tập thểquyết định

Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành

-Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản vàtrình ký chính thức

-Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiệnthể thức và làm các thủ tục ban hành:

+ Văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận

+ Đóng dấu cơ quan

+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản lưu ở Văn thư, 01 bản lưutại đơn vị soạn thảo)

1.5 Phương pháp soạn thảo một số văn bản thông thường

1.5.1 Soạn thảo công văn hành chính

a Khái niệm: Công văn là hình thức văn bản hành chính không có tên gọi

cụ thê được dùng phô biên trong các cơ quan,tô chức.Công văn là phương tiệngiao tiếp chính thức giữa các cơ quan, tổ chức, giữa các cơ quan, tổ chức với

công dân đế trao đối, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơquan tổ chức mình, hướng dẫn thực hiện hoặc trả lời, đề nghị v.v với nhữngnhiệm vụ có liên quan.

b, Bố cục của công văn.

-Thế thức: trình bày theo quy định hiện hành

-Bố cục nội dung: Công văn hành chính có bố cục gồm ba phần (mở đầu,nội dung, kết luận)

c.Phương pháp soạn thảo.

Phần mở đầu: cần trình bày mục đích, lý do hoặc cơ sở để ban hành côngvăn Khi vận dụng vào thực tiễn thì phần mở đầu của mỗi công văn theo từngmục đích ban hành lại được trình bày khác nhau

Phần nội dung: Phần nội dung của công văn là phần quan trọng nhất đểtrình bày mục đích ban hành văn bản Tuỳ theo mục đích ban hành mà nội dungcông văn có sự khác nhau về nội dung, ngôn ngữ diễn đạt

Phân kết thúc: cần trình bày ngắn gọn để xác định trách nhiệm thực hiệnhoặc yêu cầu, đề nghị (chế độ thông tin báo cáo, yêu cầu quán triệt và thựchiện, đề nghị giúp đỡ, cám ơn đối với đối tượng nhận văn bản )

1.5.2 Soạn thảo Tờ trình

a Khái niệm: Tờ trình là văn bản dùng để trình bày với cấp trên hoặc cơ

quan có thẩm quyền về một chủ trương, chế độ, chính sách, một đề án công tác,một dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn, định mức kỹ thuật và đề nghị phê duyệt

b Yêu cầu khỉ soạn thảo Tờ trình:

-Xác định đúng mục đích và giới hạn của tờ trình:

-Nội dung trình bày phải có tính thuyết phục:

+ Có đầy đủ các luận cứ để cung cấp thông tin cho người đọc thấy được

sự cấp thiết của vấn đề trình bày, đề nghị giải quyết

+ Có sự phân tích, so sánh để chỉ rõ những ưu điểm, lợi ích, hiệu quả nếu

tờ trình được phê duyệt

-Cách hành văn và ngôn ngữ của tờ trình: Phải khách quan, nghiêm túc,lập luận chặt chẽ, logic Lời lẽ đúng mực theo phong cách ngôn ngữ hành chính

công vụ.

c, Phương pháp soạn thảo:

-về hình thức: Phải đảm bảo các yêu cầu về thể thức của văn bản hành

chính theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT- BNV 19/01/2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

-Về bố cục nội dung: Tờ trình có bố cục nội dung gồm 3 phần:

Phần mở đầu: Trình bày mục đích, lý do đưa ra vấn đề trình duyệt Trong

đó cần trình bày ngắn gọn về đặc điểm tình hình, phân tích thực trạng về vấn đề

đó (khó khăn, tồn tại, ảnh hưởng của nó với thực tiễn) nhằm giúp người duyệtthấy được tính cấp thiết

Phần nội dung của tờ trình: Trình bày nội dung vấn đề trình duyệt, phântích những ý nghĩa, lợi ích và hiệu quả của các vấn đề trình duyệt để có sứcthuyết phục cho tờ trình được phê duyệt; có thể dự kiến trước những vấn đề cóthể gặp; đề xuất luôn các giải pháp khắc phục và tiến độ thực hiện những đềxuất, kiến nghị đó phải có tính khả thi mới có khả năng được phê duyệt

Phần kết luận: cần bày tỏ sự mong muốn tờ trình được phê duyệt

1.5.3 Soạn thảo báo cáo

a Khái niệm: Báo cáo là văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình

lên cấp trên hoặc với tập thể về các vấn đề, sự việc có liên quan đến chức năng,nhiệm vụ của mình hoặc dùng để sơ kết, tổng kết công tác

Báo cáo có thể được chia thành nhiều loại tuỳ theo nội dung và tính chất(Báo cáo tổng kết, sơ kết, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáonhanh )

b Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo:

-Một là, đảm bảo tính khách quan, trung thực:

Các số liệu, sự việc, sự kiện phải được phản ánh một cách chính xác đúngvới thực tiễn khách quan, không được xuyên tạc sự thật hoặc hư cấu sự việc,khi đánh giá và nhận xét phải đầy đủ, toàn diện và khách quan, không được ápđặt những suy nghĩ của chủ quan hoặc phiến diện Thông tin đưa vào báo cáophải có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng và được tổng họp, chọn lọc và xử lý một

cách khoa học, chính xác và khách quan Khi cần có thế dùng các biểu mẫu,bảng biểu, sơ đồ kèm theo để chứng minh.

-Hai là, nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm:Tuỳ theo mục đích, yêucầu của từng loại báo cáo để xác định nội dung vấn đề sự việc trọng tâm, trọngđiểm cân đưa vào báo cáo, cần đưa vào nội dung báo cáo những thông tin vềcác mặt hoạt động chính, các vấn đề, sự việc chủ yếu đã hoặc đang thực hiện,tránh đưa vào báo cáo nội dung dài dòng, dàn trải, vụn vặt mà không liên quanđến chủ để, các nhận xét phải có trọng tâm và xác đáng

-Ba là, ngắn gọn, logic: Nội dung phản ánh, phân tích phải trình bày ngắngọn, không trình bày dài dòng miễn là phản ánh đầy đủ các thông tin Nội dunggiữa các ý, các phần, mục, tiểu mục phải có sự logic với nhau để thể hiện đượcchủ đề chính Các nội dung phải có sự liên kết với nhau chặt chẽ, không đượctrùng lặp, mâu thuẫn

c Phương pháp soạn thảo bảo cáo

-về hình thức: Báo cáo phải được trình bày thống nhất theo mẫu và thể

thức quy định

-Về bố cục nội dung: Do đặc điểm của báo cáo mang tính phản ánh tình

hình nên tùy theo mục đích của từng loại báo cáo để lựa chọn kết cấu bố cục nộidung phù hợp

-Phân kết luận cần đánh giá khái quát nội dung báo cáo; đề xuất kiến nghịvới cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền, đưa ra những nhận định về triển vọngtình hình

PHẦN 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN

NHÂN DÂN XÃ TIỀN PHONG, HUYỆN VĨNH BẢO

2.1 Giới thiệu chung về xã Tiền Phong,

2.1.1 Đặc điểm tinh hình chung.

Xã Tiền Phong được thành lập tháng 3 năm 1947; xã nằm ở phía TâyNam huyện Vĩnh Bảo, cách trung tâm huyện khoảng 10 km, Phía Đông giáp xãCộng Hiền; phía Nam giáp xã Vĩnh Phong; phía Đông bắc giáp xã ThanhLương; phía Bắc giáp xã Đồng Minh; phía Tây giáp sông Hoá; bên kia là xã AnMỹ- huyện Quỳnh Phụ tỉnh Thái Bình

Diện tích tự nhiên 532,72 ha (đất nông nghiệp là 318,81 ha chiếm gần70% tổng diện tích đất tự nhiên);

Dân số: Xã có 1892 hộ dân; 6654 nhân khẩu ( năm 2011) Tỷ lệ tăng dân số tựnhiên những năm gần đây giảm nhanh năm 2006 là 1,02% đến năm 2011 là0,58 % Kết quả trên đã góp phần tích cực cho công tác xoá đói giảm nghèo,giải quyết việc làm, nâng cao chất lượng cuộc sống nhân dân

Trong giai đoạn 2001-2011, qua hơn 10 năm xây dựng và phát triển xãTiền phong đã đạt được nhiều thành công trên bước đường đổi mới.Tăngtrưởng kinh tế bình quân năm 2011 đạt là 12,1 %.Cơ cấu kinh tế tiếp tụcchuyển dịch theo hướng tích cực; nông nghiệp-thuỷ sản là 68 % thương nghiệp

- dịch vụ 14 % Tiểu công nghiệp- xây dựng; 18 %; còn 51,4 % nông nghiệp, 25

% thương mại -dịch vụ 21 % Tiếu công nghiệp - xây dựng 27,6%; năm 2011.thu nhập bình quân đầu người đạt 11,7 triệu đồng /năm, tỷ lệ hộ nghèo giảmcòn 14,7% theo chuẩn mới, 100% số thôn có tổ thu gom rác thải hoạt động cóhiệu quả góp phần bảo vệ môi trường xanh, sạch, đẹp Ủy ban nhân dân huyệnVĩnh Bảo đã ra Quyết định phê duyệt quy hoạch và ban hành qui định quản lýxây dựng xã Tiền Phong theo quy hoạch nông thôn mới đến năm 2020 Đây làmột bước tiến mới trong quá trình phát triển kinh tế trong những năm tới đểđảm bảo theo hướng phát triển bền vững, xứng tầm trong khu vực và góp phầnlàm giảm sự chênh lệch về thu nhập, đời sống giữa nông thôn và thành thị

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của ủy ban nhân dân xã Tiền Phong.

* Chức năng: ủy ban nhân dân xã do HĐND xã bầu là cơ quan chấp

hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, cácVăn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cung cấpnhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế-xã hội, củng

cố Quốc phòng, an ninh và thực hiện các chinh sách khác trên địa bàn

Ủy ban nhân dân xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ Trung ương tới cơ sở

*Nhiệm vụ, Quyền hạn của ủy han nhân dân xã

Thực hiện theo quy định của Luật tổ chức HĐND và ủy ban nhân dânnăm 2003

-Trong lĩnh vực kinh tế, ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện nhữngnhiệm vụ, quyền hạn sau:

+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐNDcùng cấp thông qua để trình ủy ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thựchiện kế hoạch đó;

+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toánđiều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toánngân sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo úy bannhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

+Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, và báocáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật

+ Quản lý và sử dụng họp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ

các nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công

cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nướctheo quy định của pháp luật;

+Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản

lý cá khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sửdụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

-Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủcông nghiệp, úy ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

+Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyên khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôitrong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đốivới cây trồng và vật nuôi;

+Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bãolụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo

vệ rừng tại địa phương;

+ Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theoquy định của pháp luật;

+ Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ đểphát triển các ngành, nghề mới

-Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, ủy ban nhân dân xã thựchiện quyền hạn, nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xãtheo phân cấp

+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểmdân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật

về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định

+ Tổ chức việc bảo vệ,kiểm tra xử lý các hành vi xâm phạm đường giao