Đang tải... (xem toàn văn)
Tiểu luận về công tác soạn thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, huyện Tủa Chùa, tỉnh Điện Biên Tiểu luận về công tác soạn thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, huyện Tủa Chùa, tỉnh Điện Biên
MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện hoạt động quan hành nhà nước vấn đề soạn thảo quản lý văn quan vấn đề quan trọng cần quan tâm cách mức Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn quản lý hành nhà nước giải cơng việc quan Chính việc quan tâm mực đến soạn thảo quản lý văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Là học viên lớp Quản trị văn phòng, đồng thời tiếp cận với cán bộ, công chức Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, ý thức tầm quan trọng cần thiết việc tìm hiểu cơng tác soạn thảo ban hành văn nên học xong Môn: “Phương pháp nghiên cứu học”, em chọn đề tài "thực trạng giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, huyện Tủa Chùa" làm đề tài tiểu luận thi hết học phần Việc làm khơng ngồi mục đích tìm hiểu thực tế công tác soạn thảo ban hành văn quan, đánh giá thực trạng tìm hiểu nguyên nhân đồng thời bước đầu đưa số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, huyện Tủa Chùa, tỉnh Điện Biên Mục tiêu, nhiệm vụ đề tài Trên sở nghiêm cứu quy trình soạn thảo văn theo trình từ, thủ tục luật định, đảm bảo nội dung, mục đích yêu câu Nghiên cứu, đề xuất triển khai thực biện pháp nhằm khắc phục hạn chế trình thực công tác soạn thảo văn ủy ban nhân dân xã Trung Thu Đây dịp để thân vận dụng kiến thức học trường vào lĩnh vực phục trách phận cửa việc giải thủ tục hành thuộc thẩm quyền ủy ban nhân dân xã nhân dân quan, đơn vị đến giao dịch Đối tượng, phạm vi phương pháp nghiên cứu + Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu loại văn ủy ban nhân dân xã Trung Thu ban hành Đề tài tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo văn Công chức Văn phòng - Thống kê Ủy ban nhân dân xã Trung Thu lý luận thực tiễn Nghiên cứu xây dựng quy trình, ban hành văn ủy ban nhân dân Trung Thu Nghiên cứu áp dụng vào quy định, kỹ thuật soạn thảo văn ủy ban nhân dân Trung Thu cần yêu cầu sau: Yêu cầu nội dung, thể thức, cách diễn đạt, ngôn ngữ sử dụng văn + Phạm vi nghiên cứu Không gian ủy ban nhân dân xã Trung Thu Thời gian từ ngày 15 tháng 01 năm 2016 đến ngày 30 tháng năm 2017 + Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học chủ yếu là: Quy trình soạn thảo văn chủ yếu sử dụng phương pháp phân tích, khảo sát thực tiễn, so sánh, tổng hợp dựa tài liệu thu thập Phương pháp nghiên cứu thực tiễn, sở thu thập tài liệu ủy ban nhân dân phường quy trình soạn thảo ban hành văn kết hợp với tài liệu, giáo trình xây dựng soạn thảo văn Từ đưa quy trình xây dựng ban hành văn khoa học, quy định pháp luật Bố cục Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung tiểu luận chia thành ba chương, gồm: Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THU – HUYỆN TỦA CHÙA – ĐIỆN BIÊN Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THU Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THU – HUYỆN TỦA CHÙA – ĐIỆN BIÊN 1.1 Những vấn đề lý luận công tác soạn thảo văn 1.1.1 Khái niệm văn Theo nghĩa rộng, văn “bản viết in, mang nội dung cần ghi để lưu lại làm bằng”, “chuỗi ký hiệu ngơn ngữ hay nói chung ký hiệu thuộc hệ thống đó, làm thành chỉnh thể mang nội dung ý nghĩa trọn vẹn”; tác phẩm văn học khoa học, kỹ thuật; công văn, giấy tờ, hiệu, băng ghi âm, vẽ… quan, tổ chức gọi chung văn Khái niệm sử dụng cách phổ biến nghiên cứu văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nước ta Theo nghĩa hẹp, văn gọi chung cơng văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,… hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động quan, tổ chức Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thơng tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án… gọi văn Khái niệm sử dụng rộng rãi quan, tổ chức 1.1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước định thơng tin quản lý thành văn (được văn hóa) quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại quan nhà nước với quan nhà nước với tổ chức công dân 1.1.3 Khái niệm văn hành Theo nghĩa rộng từ hành “thuộc phạm vi đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, sách Nhà nước” Với nghĩa này, văn hành văn viết in, chứa đựng thơng tin có nội dung thuộc phạm vi đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, sách Nhà nước Trong thời đại nay, văn hành viết in giấy, phim nhựa, băng từ file điện tử; hình thức phổ thơng in giấy 1.1.4 Phân loại hệ thống văn quản lý nhà nước Văn quản lý Nhà nước hệ thống văn hình thành hoạt động quản lý xã hội Nhà nước, cơng cụ biểu thị ý chí lợi ích Nhà nước, đồng thời hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật Theo Điều Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư, phân loại văn quản lý Nhà nước gồm hình thức sau: 1.1.5 Văn quy phạm pháp luật “Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung, Nhà nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” (Điều 1, Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008 thay Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2002) 1.1.6 Văn hành - Văn hành cá biệt: Văn hành cá biệt (VBHCCB) phương định quản lý quan có thẩm quyền quản lý hành nhà nước ban hành sở định chung định quy phạm quan cấp quan nhằm giải công việc cụ thể; VBHCCB thường gặp định nâng lương, định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; thị việc phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt… - Văn hành thơng thường: Văn hành thơng thường văn mang tính thơng tin điều hành nhằm thực thi văn quy phạm pháp luật dùng để giải cơng việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc quan, tổ chức Đây hệ thống văn phức tạp đa dạng, bao gồm hai loại chính: - Văn khơng có tên loại: cơng văn; - Văn có tên loại: thơng báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, loại giấy (giấy đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…) - Văn chuyên ngành: Đây hệ thống văn mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành số quan nhà nước định theo quy định pháp luật Những quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng hệ thống văn phải theo quy định quan đó, khơng tùy tiện thay đổi nội dung hình thức chúng Những loại văn liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa… 1.2 Nội dung, quy trình cơng tác soạn thảo ban hành văn 1.2.1 Nội dung Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành văn quan hành nhà nước nói chung cơng tác soạn thảo văn Ủy ban nhân dân xã nói riêng Trên thực tế công tác soạn thảo quản lý văn hoạt động quan hành nhà nước nói chung đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên nhiều văn quản lý nhà nước nói chung bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn ban hành trái thẩm quyền; văn sai thể thức trình tự thủ tục ban hành; văn có tính khả thi chưa cao văn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ mặt đời sống xã hội, làm giảm uy tín hiệu tác động quan hành nhà nước 1.2.2 Quy trình soạn thảo văn ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo ban hành văn trình tự bước xếp khoa học mà quan quản lý nhà nước thiết phải tiến hành công tác xây dựng ban hành văn Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng trình tự ban hành tương ứng Quy trình soạn thảo ban hành văn nói chung phải đảm bảo nội dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn lưu văn Trong trình tự này, cơng tác sửa chữa, lý đánh máy thực nhiều lần vào giai đoạn tiến hành thông qua Riêng công đoạn đánh máy cơng đoạn túy khơng có ý nghĩa định trình tự ban hành Cũng thấy cơng đoạn có tiểu cơng đoạn định - Xác định vấn đề, nội dung văn hóa - Lựa chọn thơng tin, tài liệu - Lựa chọn tên loại, xác định thể thức - Xây dựng đề cương thảo - Viết dự thảo - Trao đổi ý kiến sửa chữa dự thảo - Hồn thiện văn Trong q trình soạn thảo ban hành văn qua công đoạn trình tự ban hành văn cụ thể chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung văn cụ thể 1.3 Vai trò công tác soạn thảo ban hành văn bản: Thứ nhất, đánh giá khả tác động dự thảo Quy phạm pháp luật nhằm dự báo tác động tích cực, tiêu cực dự thảo văn Việc dự báo tác động tích cực hay tiêu cực dự thảo văn cần thiết tùy vào thời điểm xã hội, tình hình kinh tế, giáo dục mà xem xét có nên hay không ban hành văn quy phạm pháp luật đời có mặt đáp ứng được, mặt có vướng mắc Nếu khơng có hoạt động đánh giá tác động dự thảo văn việc ban hành văn khơng cần thiết dẫn đến lãng phí cơng sức, tiền bạc, mà bất cập xã hội chưa giải triệt để Thứ hai, Việc soạn thảo văn dự thảo Văn quy phạm pháp luật văn hành nhằm đưa biện pháp khắc phục trước sau ban hành Khơng thể đòi hỏi cách tuyệt đối hiệu Văn quy phạm pháp luật, cho dù cố gắng để nghiên cứu, tìm phương án tối ưu song nhiều có hạn chế định điều tránh khỏi Để văn quy phạm pháp luật ban hành có hiệu trước hết phải trọng tới việc dự liệu phương án giải vấn đề trước sau Văn quy phạm pháp luật ban hành Trong có vấn đề cần giải quyết, phương hướng giải quyết, quan thực hiện, chế phối hợp quan vấn đề khác đội ngũ cán bộ, kinh phí thực hiện,… Việc hoạch định dự liệu không phù hợp với chủ trương, đường lối Đảng, đồng hệ thống pháp luật mà phải dựa nhu cầu khách quan đòi hỏi thực tế sống Có vậy, văn quy phạm pháp luật đời, văn quy phạm pháp luật đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi xã hội, có tính khả thi hiệu sống Ngoài ra, đề nghị, kiến nghị xây dựng văn quy phạm pháp luật, phải nêu lên tác động kinh tế - xã hội, nội dung, sách văn bản, … Cùng với đó, phải xác định rõ trách nhiệm quan, tổ chức việc lập thực chương trình cách quy định chặt chẽ trách nhiệm quan tham gia xem xét dự kiến chương trình; với quan đề nghị xây dựng văn cần phải có trách nhiệm giải trình bảo vệ dự kiến chương trình đề xuất Thứ ba, Trong cơng tác soạn thảo dự thảo Văn quy phạm pháp luật, Văn hành thơng thường sở để so sánh, đánh giá tác động văn quy phạm pháp luật, văn hành thơng thường xã hội trước sau ban hành Đây yếu tố quan trọng mà nhà làm luật phải cố gắng đạt tiến hành soạn thảo Văn quy phạm pháp luật điều người dân quan tâm khơng phải việc q trình nhà làm luật soạn thảo Văn quy phạm pháp luật nào, họ làm để tạo nên Văn quy phạm pháp luật mà quan trọng họ việc sau Văn quy phạm pháp luật đời đem lại lợi ích cho xã hội, khắc phục đề so với trước Cụ thể, nhà làm luật phải nhìn nhận, so sánh khả Văn quy phạm pháp luật có tác động tích cực hay tiêu cực đến mặt cụ thể 1.4 Khái quát Ủy ban nhân dân xã Trung Thu 1.4.1 Lịch sử hình thành phát triển Ủy ban nhân dân xã Trung Thu - Lịch sử hình thành: Xã Trung Thu thành lập ngày 18 tháng 10 năm 1955 Trong suốt 62 năm qua kể từ đời Trung Thu trải qua thăng trầm, biến cố lịch sử, trước quan tâm giúp đỡ TW, Tỉnh, Đảng nhân dân dân tộc xã Trung Thu phát huy truyền thống đoàn kết, tự lực, tự cường, khắc phục vượt khó lên, không ngừng làm thay đổi mặt xã Đó chặng đường khơng đơn giản, khơng phẳng đầy khó khăn thử thách, chặng đường mà Đảng nhân dân dân tộc xã từ khơng đến có, từ đến nhiều, từ chưa phát triển đến dần phát triển - Vị trí địa lý: Trung Thu xã vùng cao thuộc diện đặc biệt khó khăn huyện Tủa Chùa - Phía Bắc giáp huyện Lao Xả Phình; - Phía Nam giáp xã Sính Phình; - Phía Đơng giáp xã Tả Phìn; - Phía Tây giáp xã Pa Ham, huyện Mường Chà Tổng diện tích đất tự nhiên 5.348,02 - Khí hậu: Trung Thu nằm vùng ơn đới gió mùa chia thành mùa rõ rệt: - Mùa mưa: Từ tháng đến tháng - Mùa khô: Từ tháng đến tháng Xã có tất sơng, suối lớn nhỏ Trong có sơng số suối như: Sơng Nậm Mức; suối Đề Bâu; suối Chiếu tính Nhìn chung sơng, suối có đặc điểm như: Độ dốc cao, lưu vực nhỏ Lắm ghềnh, nhiều thác, lưu lượng thay đổi theo mùa 1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ủy ban nhân dân xã Trung Thu * Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch đó; - Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự tốn điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn xã, thị trấn báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật; - Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu cơng ích địa phương; xây dựng quản lý cơng trình cơng cộng, đường giao thông, Trụ sở, trường học, trạm y tế, cơng trình điện, nước theo quy định pháp luật; - Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng công trình kết cấu hạ tầng xã, thị trấn nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý khoản đóng góp phải cơng khai, có kiểm tra, kiểm sốt bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật * Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật nuôi; - Tổ chức việc xây dựng cơng trình thuỷ lợi nhỏ; thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng địa phương; - Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước địa bàn theo quy định pháp luật; - Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành, nghề truyền thống địa phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành, nghề 10 Tình hình soạn thảo quản lý văn Ủy ban nhân dân xã nêu phần thấy kết đáng ý hoạt động ban hành, định Ủy ban nhân dân xã Đạt thành tựu công tác soạn thảo quản lý văn bước tiến mới, hướng trình quản lý, điều hành Ủy ban nhân dân việc thực nhiệm vụ Qua nâng cao hiệu giải công việc soạn thảo ban hành văn bản, việc quản lý văn yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý quan Một văn soạn thảo quản lý cách chặt chẽ, thống Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Trong thời gian qua Văn phòng Ủy ban nhân dân xã làm tốt nhiệm vụ này, văn giấy tờ xử lý nhanh chóng, đảm bảo khơng để sót, thất lạc văn bản, phục vụ kịp thời công tác đạo, điều hành lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, công tác soạn thảo văn cơng chức Văn phòng – thống kê tồn nhiều thiếu sót, hạn chế sau: * Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: nội dung lẫn hình thức quan soạn thảo Ủy ban nhân dân xã chưa thống Nội dung quy định văn soạn thảo có tính khả thi cao, nhiên số văn q trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi bị hạn chế * Về quy trình xây dựng ban hành văn bản: văn soạn thảo Ủy ban nhân dân nhìn chung tuân thủ theo bước quy trình xây dựng ban hành văn Bên cạnh đó, u cầu cơng việc, tính giải nhanh vấn đề mà nhiều bước khơng tiến hành hồn chỉnh Điều ảnh hưởng phần đến chất lượng văn soạn thảo * Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu thể thức văn số, ký hiệu văn bản, phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn 20 chưa thống cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn Ủy ban nhân dân xã chủ yếu chưa có thống chủ thể, quan soạn thảo việc thực theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa văn quản lý * Về văn phong, ngơn ngữ văn bản: công tác soạn thảo văn Ủy ban nhân dân xã công chức chuyên môn soạn thảo, công chức phụ trách lĩnh vực cụ thể Việc soạn thảo văn phụ thuộc vào nhiệm vụ lĩnh vực nên công chức soạn thảo văn liên quan đến nhiệm vụ sự, điều hành người lãnh đạo Do đó, tồn lỗi chủ quan người soạn thảo đến nội dung văn như: sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không rõ ràng… Bên cạnh số lỗi như: lỗi vần, điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành q trình soạn thảo văn sử dụng đắn, chuẩn mực * Nguyên nhân hạn chế - Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho trình soạn thảo quản lý văn bản: phương tiện sử dụng vào q trình giới hóa tự động hóa việc soạn thảo quản lý văn chưa đáp ứng yêu cầu giai đoạn Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn thiếu mức lạc hậu - Lề lối làm việc quan nhà nước thể rõ chế quan liêu, bao cấp sản phẩm hoạt động quản lý văn ban hành thiếu quy củ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng 21 lớn chất lượng thơng tin chứa thấp, nhiều văn trùng lặp, thừa, khơng có hiệu lực - Hệ thống thuật ngữ, nghiên cứu văn phong văn hành nhiều điều chưa làm sáng tỏ Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, khơng giải thích rõ ràng, làm cho văn hạn chế tính khả thi - Sự nhận thức chưa đầy đủ nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán quản lý, soạn thảo vai trò, chức văn hệ thống văn Năng lực, trình độ cán công chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra xử lý văn nhiều hạn chế; việc mở lớp tập huấn nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý xử lý văn chưa đạt hiệu cao, chưa trọng Tiểu kết Trong chương em trình bày cơng tác soạn thảo ban hành văn bản, yêu cầu thể thức thực trạng công tác soạn ban hành văn Em làm rõ thực trạng nguyên nhân hạn chế công tác soạn thảo văn quan hành Nhà nước nói chung cơng tác soạn thảo ban hành văn cán bộ, công chức xã Ủy ban nhân dân xã Trung Thu nói riêng Nội dung làm sở để triển khai phần giải pháp nâng cao công tác soạn thảo ban hành văn ủy ban nhân dân xã Trung Thu chương 22 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THU 3.1 Đánh giá Quá trình khảo sát Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, phương pháp quan sát trực quan, vấn trực tiếp số cán bộ, công chức Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, em xin mạnh dạn đưa số nhận xét ưu điểm, hạn chế số giải pháp nhằm nâng cao kỹ thuật soạn thảo ban hành văn quan hành Nhà nước nói chung cơng tác hoạt đơng soạn thảo ban hành văn Ủy ban nhân dân xã Trung Thu nói riêng 3.1.1 Ưu điểm Về cơng tác soạn thảo ban hành văn cán bộ, công chức: Công tác soạn thảo văn hoạt động thường xuyên Ủy ban nhân dân xã việc thực công đổi Dưới lãnh đạo Đảng Nhà nước, cấp thường xuyên mở lớp đào tạo cho cán văn thư, kịp thời ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn đổi công tác soạn thảo văn văn thư để soạn thảo ban hành theo quy định, đảm bảo nội dung, hình thức, thể loại văn Tinh thần đoàn kết đội ngũ cán công chức ngày nâng cao, công tác tuyên truyền, vận động thường xuyên nên từ nhân dân có ý thức thực tốt nội dung văn nhà nước chuyển tải đến nhân dân Nhìn chung ban ngành, đồn thể Ủy ban nhân dân xã Trung Thu trang bị đầy đủ máy tính, máy photocoppy, điện thoại nhằm đảm bảo cho cán bộ, công chức xã làm việc thuận tiện, giải cơng việc nhanh chóng, xác, kịp thời 23 3.1.2 Khuyết điểm: Trang thiết bị sở vật chất kỹ thuật để phục vụ cho công tác soạn thảo văn Ủy ban nhân dân xã nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất lượng công việc Đội ngũ cán làm công tác soạn thảo văn văn thư chưa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ nên việc thực nhiệm vụ cơng việc nhiều hạn chế, thiếu sót Đối với số ban ngành khác tham mưu, giúp việc cho Ủy ban nhân dân xã đơi lúc tự soạn thảo văn nên có số văn chưa đảm bảo theo quy định Nhà nước, có văn thiếu tác giả, địa danh, ngày tháng năm, không ghi số vào sổ văn thư, chưa đảm bảo nội dung, hình thức, tên loại văn trình ký lưu hành làm trở ngại cho việc theo dõi giải văn văn thư Xã Trung Thu xã đặc biệt khó khăn, cách trung tâm huyện 30 km phía bắc, tồn xã có thơn, với 100% dân H’mơng với trình độ dân trí khơng đồng đều, cơng tác tuyên truyền sách đảng, pháp luật nhà nước gặp nhiều khó khăn Một số đối tượng xem nhẹ kỷ cương pháp luật Nhà nước nên việc thực thi văn Ủy ban nhân dân xã có trở ngại đến cơng tác quản lý điều hành Nhà nước 3.2 Giải pháp 3.2.1 Giải pháp nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn Ủy ban nhân dân xã trung Thu Chất lượng, hiệu văn quản lý hành nhà nước thơng qua nhiều tiêu chí khác nhau, song tiêu chí như: văn phải phản ánh nhiệm vụ trị địa phương; ban hành thẩm quyền; điều chỉnh thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân Việc soạn thảo quản lý văn đóng ý nghĩa quan trọng q trình quản lý, điều hành quan soạn thảo ban hành văn quản lý hành 24 nhà nước Dưới số giải pháp nhằm nâng cao hiệu soạn thảo quản lý văn Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Trung Thu * Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn bản: Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Trung Thu chủ yếu ban hành văn hành thơng thường giải cơng việc Chính vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng UBND xã cần thiết quan trọng mặt, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn Tại Ủy ban nhân dân xã, chưa có văn quy định cụ thể, chi tiết trình tự, thủ tục ban hành văn quản lý nhà nước, hầu hết văn quản lý nhà nước ban hành chủ yếu dựa quy định pháp luật quan nhà nước cấp Việc quan nhà nước phải xác định trình tự, thủ tục cho việc xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước nói chung khó Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng quy trình ban hành cho thích hợp Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn Tuy nhiên khái qt quy trình bao gồm bước sau: Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hóa Xác định tên loại văn đối tượng văn bản; Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thơng tin có chọn lọc; hồn thiện thảo thể thức, ngơn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định Quy trình thường áp dụng loại công văn, thông báo, báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần ý số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn (giai đoạn xây dựng thông qua 25 đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến đối tượng liên quan) văn đặc biệt * Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Trung Thu cần coi trọng thẩm quyền ký văn hành thơng thường, đòi hỏi phải quy định chặt chẽ cụ thể chủ thể ban hành Với văn hành thơng thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: cơng văn hành chính, thơng báo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền hình thức nội dung soạn thảo văn Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn nhằm đảm bảo tinh thần trách nhiệm trình thực văn mà điều tiết, phân cơng cơng việc cách phù hợp, công cá nhân với nhau, tránh quan liêu, hách dịch Trong trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý việc sử dụng hình thức văn hành thơng thường * Đảm bảo nội dung văn Hạn chế nội dung văn quản lý nhà nước Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Trung Thu soạn thảo ban hành nhỏ, vấn đề làm để tránh khắc phục hạn chế Nội dung thành phần chủ yếu quan trọng tất loại hình văn bản, định tính chất tồn văn Cho nên, việc bảo đảm yêu cầu nội dung tính mục đích, tính khoa học, tính cơng quyền, tính đại chúng, tính khả thi văn cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn kỹ sử dụng ngôn ngữ, văn phong văn Cấu trúc văn không giàn ý, đề cương mà cấu trúc bao hàm hai mặt: nội dung hình thức Để thực 26 tính thống cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư khoa học để hình thành chủ đề văn thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với kỹ sử dụng phong cách, ngôn ngữ soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn xác phong cách, ngơn ngữ hành chính, đảm bảo đặc điểm chủ yếu tính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khn mẫu; tính lịch sự, văn hóa * Thực tốt cơng tác kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật; tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư Công tác kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật: Mục đích cơng tác nhằm phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời, kiến nghị quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm quan, người có thẩm quyền ban hành văn Các văn hành thơng thường chủ yếu công cụ truyền đạt thông tin quản lý Văn phòng nói riêng Ủy ban nhân dân xã nói chung nên đảm bảo tính chuẩn xác văn đảm bảo cho thông tin truyền đạt cách trọn vẹn, xác có hiệu Việc kiểm tra xử lý văn có dấu hiệu vi phạm pháp luật không thống tuân theo quy định khác cấp quan trọng tạo tính thống nhất, xác khách quan hoạt động quản lý Nội dung kiểm tra chủ yếu kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức kỹ thuật trình bày văn Tăng cường tra, kiểm tra cơng tác văn thư: q trình quản lý văn cần coi trong, quan tâm cách mực Việc tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan phát sai trái văn thư thực cơng tác quản lý văn Thanh tra, kiểm tra nâng cao trách nhiệm, tinh thần làm việc phận văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn quan 27 * Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn Đối với quan, đơn vị quản lý sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn quan, đơn vị Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán cơng chức này, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn cán công chức Đối với cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo, quản lý văn quan nhà nước cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành Bên cạnh khơng ngừng tăng cường trách nhiệm cán công chức nhằm phát huy tích cực hạn chế cơng tác 3.2.2 Thực quy định nhà nước thể thức kỹ thuật trình bày văn Về thực quy định nhà nước thể thức kỹ thuật trình bày văn theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 3.2.3 Tăng cường kiểm tra, rà soát hệ thống văn ban hành Thường xun kiểm tra, rà sốt loại cơng văn, văn bản, định, thông báo trường ban hành Chú ý kỹ thuật trình bày; thể thức văn bản, quy trình ban hành; cơng tác lưu trữ văn đi, đến; thiết lập cách xếp hồ sơ Để đảm bảo tốt giải pháp mà báo cáo nêu trên, đòi hỏi Ủy ban nhân dân xã Trung Thu phải tăng cường hỗ trợ kinh phí cho cơng tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng Ủy ban nhân dân Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho 28 việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi yêu cầu quản lý thực tiễn xã hội Tiểu kết Trong chương em nêu giải pháp công tác soạn thảo ban hành văn bản, đánh giá thực trạng công tác soạn thảo văn Ủy ban nhân dân xã Trung Thu Em nêu ưu điểm, hạn chế giải pháp công tác soạn thảo văn quan hành Nhà nước nói chung công tác soạn thảo ban hành văn cán bộ, công chức xã Ủy ban nhân dân xã Trung Thu nói riêng KẾT LUẬN Văn quản lý nhà nước địa phương có vai trò quan trọng Một mặt, cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, văn Hội đồng nhân dân cấp; mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu, phương tiện để truyền đạt thông tin quyền địa phương lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Trong thời gian qua, văn Ủy ban nhân dân xã ban hành có đóng góp khơng nhỏ phát triển kinh tế - xã hội địa phương, điều khơng phủ nhận Thế nhưng, việc soạn thảo quản lý văn Ủy ban nhân dân xã bộc lộ số thiếu sót, hạn chế định; song hạn chế, thiếu sót chưa đưa lại hậu nghiêm trọng có phát kịp thời xử lý, điều chỉnh phù hợp Trong báo cáo chuyên đề em tập trung vào “hoạt động soạn thảo văn Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, thực trạng giải pháp.” nên đối tượng phạm vi nghiên cứu hoạt động Văn phòng Qua đánh giá công tác soạn thảo văn đây, chuyên đề đề xuất số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng việc soạn thảo văn hành thơng thường mà Văn phòng thường xuyên ban hành Song, giải pháp có xuất phát điểm từ người phục vụ người tốt 29 Hoạt động quan nhà nước để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu đời sống nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển Văn quan nhà nước ban hành chủ yếu phục vụ cho lợi ích đáng người dân Do đó, Văn phòng nói riêng Ủy ban nhân dân xã Trung Thu nói chung mà cán công chức quan chủ thể trực tiếp thực trách nhiệm, quyền hạn giải cơng việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích nhân dân thơng qua việc ban hành văn quản lý nhà nước Chỉ có đâu cán cơng chức lòng tâm thực cải cách hành hành thật chuyển đổi vấn đề nâng cao chất lượng văn quản lý nhà nước nội dung quan trọng cải cách hành Điều kiện thời gian vừa học xong phải thực tập, thời gian có hạn nên nội dung báo cáo thực tập khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong q thầy cô, lãnh đạo khoa nhà trường quan tâm góp ý để báo cáo tốt nghiệp để hồn chỉnh tốt nhằm giúp cho thân sau có thêm sở ,kinh nghiệm công tác sau DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông Tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ Hướng dẫn công tác Văn phòng ( Nxb trị Quốc gia Hà Nội 2000) Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước ( Nxb trị Quốc gia Hà Nội 2001) 30 Cẩm nang tổ chức hành kỹ thuật soạn thảo văn dùng cho đơn vị sở ( Nxb Lao động – Hà Nội) Các loại văn tài liệu tham khảo Ủy ban nhân dân xã Trung Thu 31 PHỤ LỤC 32 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ TRUNG THU Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND Phụ trách kinh tế Ban Kinh tế Địa Ban Cơng an Phó Chủ tịch UBND Phụ trách Văn hóa - xã hội Ban CH Quân Văn VH-XH phòng UBND Tư pháp * Chú thích sơ đồ: Quan hệ trực tiếp Quan hệ trực thuộc Quan hệ phối hợp 34 Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn Ghi chú: Ô số 5a 5b 7a, 7b, 7c : : : : : : : : : 9a, 9b 10a 10b 11 12 13 14 : : : : : : : : Thành phần thể thức văn Quốc hiệu Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Trích yếu nội dung cơng văn Nội dung văn Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận Dấu mức độ mật Dấu mức độ khẩn Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành Chỉ dẫn dự thảo văn Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Địa quan, tổ chức; địa E-Mail: địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 34 ... theo Quyết định số 159/Q UBND ngày 19 tháng năm 2016 Ủy ban nhân dân xã Trung Thu ban hành quy chế làm việc Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, khóa XX, nhiệm kỳ 2016-2021 Ủy ban nhân dân xã hoạt động... THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TRUNG THU 3.1 Đánh giá Quá trình khảo sát Ủy ban nhân dân xã Trung Thu, phương pháp quan sát trực quan, vấn trực tiếp số cán bộ, công chức Ủy ban nhân... cực đến mặt cụ thể 1.4 Khái quát Ủy ban nhân dân xã Trung Thu 1.4.1 Lịch sử hình thành phát triển Ủy ban nhân dân xã Trung Thu - Lịch sử hình thành: Xã Trung Thu thành lập ngày 18 tháng 10 năm